7 Essential Project Documents [+ Templates]

โครงการที่ประสบความสำเร็จจะไม่มีเอกสารไม่เพียงพอ เอกสารเหล่านี้จะมีข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวกับความคาดหวัง วัตถุประสงค์ และทรัพยากรของโครงการ หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับโครงการ โปรดไปที่เอกสาร หากกรอกข้อมูลให้ครบถ้วน คำตอบของคุณควรอยู่ที่นั่น. 

เอกสารโครงการควรชัดเจนและกระชับ ที่ Guru เราเริ่มต้นเอกสารโครงการทั้งหมดจาก แม่แบบเหล่านี้ มันช่วยเร่งกระบวนการเตรียมการของโครงการเพื่อให้เราสามารถทำงานบนโครงการนั้นได้เร็วขึ้น เราขอแนะนำให้สำรวจแม่แบบ 7 รายการนี้สำหรับเอกสารโครงการของคุณ

ทำไมเอกสารโครงการจึงสำคัญ?

พวกเขาคือแหล่งข้อมูลเดียวของความจริง

โครงการส่วนใหญ่มีหลายสิ่งที่ต้องทำและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง สิ่งนี้อาจทำให้การติดตามและส่งมอบข้อมูลสำคัญเป็นไปได้ยาก คุณสามารถใช้เอกสารโครงการเป็นแหล่งกักเก็บที่ตั้งอยู่เดียวที่ซึ่งเอกสารสำคัญทั้งหมดจะอยู่ ไม่ต้องเสียเวลาอีกต่อไป ค้นหาคำตอบ

พวกเขาสามารถอัปเดตได้ง่ายด้วยข้อมูลล่าสุด

เมื่อคุณกำหนดว่าเอกสารโครงการของคุณเป็นสถานที่หนึ่งสำหรับข้อมูลโครงการทั้งหมด คุณสามารถวางใจได้ในพวกเขาในการให้ข้อมูลอัปเดตแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เคล็ดลับโปร: คิดถึง การใช้ Guru เพื่อตั้งการแจ้งเตือน ในช่วงเวลาปกติเพื่อทบทวนเอกสารโครงการและตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดได้รับการอัปเดต

พวกเขาจะช่วยกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ

สร้างเงื่อนไขสำหรับความสำเร็จโดยการกำหนดวัตถุประสงค์และความต้องการของโครงการอย่างชัดเจน เมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเริ่มต้นที่นี่ พวกเขาจะเข้าใจขอบเขตของโครงการทั้งหมดและเข้าใจว่าแต่ละงานอยู่ที่ไหนภายในวงจรชีวิตของโครงการ

พวกเขาจะแจ้งว่าผู้รับผิดชอบในแต่ละงานคือใคร

เมื่อพวกเขาทำงานร่วมกับแผนการจัดการโครงการ เอกสารโครงการของคุณจะบันทึกเกี่ยวกับผู้รับผิดชอบในแต่ละงานและเมื่อไหร่ที่งานเหล่านี้ต้องดำเนินการ พัฒนาการแบ่งแยกงานให้ชัดเจนเพื่อเข้าใจว่าหน้าที่ของแต่ละคนเกี่ยวข้องกับภาพรวมอย่างไร

เอกสารโครงการที่จำเป็น 7 ชิ้น

1. ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับโครงการ

ควรพิจารณา ข้อมูลเบื้องต้นของโครงการ ว่าเป็นมุมมองรวมเกี่ยวกับโครงการ มันควรมีคำอธิบายเกี่ยวกับโครงการ สร้างเป้าหมายที่เป็นที่หวัง ใครมีส่วนร่วม และจะวัดผลความสำเร็จอย่างไร คุณสามารถทำให้เฉพาะเจาะจงได้ตามที่ต้องการสำหรับโครงการของคุณ มันเป็นสถานที่ที่ดีในการเริ่มต้นเพื่อเบรกกลับทุนการ, ด้านแนวคิด และการกำหนดขอบเขตของโครงการ

2. การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

เพื่อให้สอดคล้องกับการเป็นแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เดียว พยายามใช้แม่แบบโครงการที่รวมการรับผิดชอบของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและ การสื่อสาร อย่าให้ข้อมูลหายไปใน Slack หรืออีเมล
‍

3. แผนการจัดการงบประมาณ

งบประมาณเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณาเมื่อพัฒนาโครงการของคุณ ถ้าเป็นไปได้ ให้ลองเว้นที่ไว้สำหรับการปรับเปลี่ยน เนื่องจากอาจมีปัจจัยที่เกิดขึ้นที่คุณไม่ได้คาดการณ์ไว้

4. เมตริกการดำเนินงาน

แทนที่จะอ้างอิงแม่แบบนี้ที่ส่วนท้ายของโครงการ ให้คิดถึงการใช้ ติดตามเมตริกการดำเนินงาน ตลอดวงจรชีวิตของโครงการ. สิ่งนี้จะช่วยให้ทราบว่าคุณอยู่ในแผนเพื่อตอบสนองต่อ เป้าหมาย ของคุณหรือไม่หรือว่าจำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยน

5. การอัปเดตโครงการ

เพื่อให้ข้อมูลกับผู้ถือหุ้นและฝ่ายบริหารของบริษัท ควรพิจารณาใช้ แม่แบบการอัปเดตโครงการ เพื่อแบ่งปันข้อมูล แม่แบบนี้มีส่วนที่สามารถเพิ่มการอัปเดตตามปกติได้ จำไว้ว่าต้องตรวจสอบการอัปเดตสถานะเป็นประจำเพื่อให้ข้อมูลแก่ผู้ถือหุ้น

นี่คือวิธีที่ PetDesk ทำให้ทีมทราบข้อมูลอัปเดตของโครงการ:

6. การจัดการการเปลี่ยนแปลง

หากว่าโครงการทั้งหมดเป็นไปตามแผนตลอดไป มันจะง่ายเกินไป จะมีสถานที่เสมอที่คุณจะต้องทำการปรับเปลี่ยนและแก้ไขข้อผิดพลาด คุณสามารถคำนึงถึงการปรับเปลี่ยนเหล่านี้ใน แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง แม่แบบนี้สามารถใช้เพื่ออธิบายว่าโครงการจะดำเนินการอย่างไรหากจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลง

7. ทรัพยากรโครงการ

ควรพิจารณาแม่แบบนี้เป็นแหล่งข้อมูลรวมสำหรับ ข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ แม่แบบนี้อาจจะเป็นสิ่งที่จำเป็นหรือไม่ขึ้นอยู่กับขอบเขตของโครงการ ใช้เป็นห้องสมุดอ้างอิงที่มีลิงก์ไปยังข้อมูลที่จำเป็นและให้พร้อมให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เอกสารเหล่านี้จะแสดงความคาดหวัง วัตถุประสงค์ และทรัพยากรของโครงการทั้งหมด หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับโครงการ คุณควรไปดูที่เอกสาร หากกรอกข้อมูลให้ครบถ้วน คำตอบของคุณควรอยู่ที่นั่น