Project Proposals: Free Templates & Simple Steps

ข้อเสนอโปรเจกต์เป็นการจับมือครั้งแรกของคุณกับลูกค้าในอนาคต. มันเป็นสิ่งที่สำคัญในการสร้างความประทับใจที่น่าจดจำและแสดงให้ผู้อ่านเห็นว่าคุณเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับงานนี้.

สำหรับทีมขาย ข้อเสนอโปรเจกต์ที่ดีนำไปสู่ธุรกิจใหม่มากมาย. และสำหรับพนักงานภายใน มันคือซอสลับในการทำให้ผู้บริหารลงมือทำตามความคิดของคุณ.

การรู้วิธีเขียนข้อเสนอโปรเจกต์ที่น่าเชื่อถือและมีชุดแม่แบบที่คุณสามารถอ้างอิงได้ จะทำให้การส่งของคุณเหนือกว่าคนอื่น.

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายประโยชน์ของการใช้ข้อเสนอโปรเจกต์ สิ่งที่ควรรวมในข้อเสนอ และวิธีการเขียนข้อเสนอโปรเจกต์ที่สร้างการลงมือทำ.

ข้อเสนอโปรเจกต์คืออะไร?

ข้อเสนอโปรเจกต์คือเอกสารแรกที่ใช้เพื่อจำกัดขอบเขตโปรเจกต์ภายนอกหรือภายใน. มันเป็นเอกสารรายละเอียดที่ลูกค้าใช้ในการประเมินว่าจะร่วมมือกับองค์กรของคุณหรือไม่. ดังนั้นมันจึงต้องมีคุณภาพสูง เขียนได้ดี และเข้าใจง่าย.

ทำไมข้อเสนอโปรเจกต์จึงสำคัญ?

โดดเด่นในหมู่ผู้ขายที่แข่งขันกัน

ข้อเสนอโปรเจกต์ช่วยให้บริษัทของคุณโดดเด่นในหมู่คู่แข่ง. ข้อเสนอโปรเจกต์ที่เขียนได้ดีช่วยให้คุณเสนอค่าใช้จ่ายที่เป็นเอกลักษณ์ของคุณ.

บริษัทของคุณมีขั้นตอน ผลลัพธ์ หรือราคาใดดีกว่าหรือไม่? คุณสามารถแสดงประโยชน์เหล่านี้ด้วยข้อเสนอโปรเจกต์.

สร้างความประทับใจแรกที่ดี

ข้อเสนอโปรเจกต์มักเป็นการติดต่อแรกอย่างเป็นทางการของคุณกับลูกค้าในอนาคต. การวิจัยที่คุณทำเกี่ยวกับภูมิหลัง ความต้องการ และเป้าหมายของพวกเขาจะช่วยปรับปรุงข้อเสนอและทำให้มันเป็นส่วนตัวมากขึ้น. นอกจากนี้ ความประทับใจแรกที่ดีนำไปสู่วิสัยทัศน์มากขึ้นกับความเป็นไปได้ที่จะทำงานระยะยาว.

ทำให้โปรเจกต์และนักลงทุนดีขึ้น

เมื่อสร้างข้อเสนอที่ไม่มีการร้องขอ แม่แบบข้อเสนอโปรเจกต์จะช่วยให้คุณนำเสนอการนำเสนอที่น่าเชื่อถือที่สร้างความประทับใจให้กับผู้อ่าน. หากคุณเป็นทีมที่ได้รับมอบหมายให้หาทุน ข้อเสนอโปรเจกต์จะแสดงให้ผู้ลงทุนและลูกค้าเห็นถึงประโยชน์ของการร่วมมือกับองค์กรของคุณ.

แสดงเป้าหมายและผลลัพธ์ที่คาดหวังให้ชัดเจนเพื่อป้องกันการขยายขอบเขต.

การขยายขอบเขตหมายถึงการขยายขอบเขตของโครงการโดยไม่สมควร. มันอาจรวมถึงผลลัพธ์ที่ไม่เป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงเดิมหรือลักษณะที่ไม่ได้มีการพูดคุยกันก่อนหน้านี้.

ข้อเสนอโปรเจกต์ช่วยป้องกันการขยายขอบเขตผ่านการกำหนดวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่คาดหวังอย่างชัดเจนซึ่งลูกค้าได้ตกลงกันก่อนการเริ่มโครงการ.

รักษาเวลาในการจัดการให้สามารถควบคุมได้

ก่อนที่จะส่งข้อเสนอ เป็นความคิดที่ดีที่จะมีส่วนเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในองค์กรของคุณที่เคยทำงานในโครงการที่คล้ายกัน.

พวกเขาสามารถช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าเวลาสำหรับแต่ละผลลัพธ์จะสามารถให้บริการได้หรือไม่. คุณยังจำเป็นต้องทำงานร่วมกับลูกค้าเพื่อให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับเวลาและการตรวจสอบสำหรับโครงการ.

ปรับปรุงการวางแผน

ข้อเสนอโปรเจกต์ช่วยปรับปรุงการวางแผน. เอกสารนี้ถูกใช้ในการกำหนดงบประมาณ กระบวนการ เส้นตาย และผลลัพธ์สำหรับสัญญา. ด้วยการวางแผนที่เหมาะสม คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรและคาดการณ์ผลกระทบของโครงการต่อธุรกิจของลูกค้าได้.

กระบวนการแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพ

การแก้ไขที่ไม่สมเหตุสมผลนั้นทำให้เสียเงิน เวลา และความพยายาม. การเพิ่มกำหนดการแก้ไขในข้อเสนอและสัญญาช่วยให้คุณแน่ใจได้ว่าทุกอย่างเป็นไปตามแผน. มันยังทำให้การสื่อสารในระหว่างโครงการเป็นไปอย่างราบรื่น.

ประเภทของข้อเสนอโปรเจกต์คืออะไร?

การร้องขออย่างเป็นทางการ

ข้อเสนอโปรเจกต์ที่ถูกขออย่างเป็นทางการจะเขียนขึ้นเพื่อตอบสนองต่อคำขอในการเสนอ (RFP). มันง่ายที่จะเขียนเพราะลูกค้าให้รายละเอียดโปรเจกต์เช่นเส้นตาย กำหนดเวลา และผลลัพธ์ใน RFP. 

การร้องขออย่างไม่เป็นทางการ

ข้อเสนอที่ร้องขออย่างไม่เป็นทางการคล้ายกับข้อเสนอโปรเจกต์ที่ร้องขออย่างเป็นทางการ. ความแตกต่างหลักคือความต้องการของลูกค้าไม่ได้ถูกระบุไว้ในเอกสารซึ่งทำให้ยากต่อการร่าง. คุณจำเป็นต้องทำวิจัยเพิ่มเติมเพื่อกำหนดเกณฑ์โครงการเช่นเป้าหมาย กระบวนการ และผลลัพธ์.

ข้อเสนอที่ไม่มีการร้องขอ

คิดว่าข้อเสนอโปรเจกต์ที่ไม่มีการร้องขอเหมือนกับการโทรเย็น. ผู้ที่คาดหวังไม่ได้ขอให้มัน แต่เมื่อตระหนักดี มันจะให้คุณค่ามากมาย. นี่คือประเภทของข้อเสนอที่ยากที่สุดในการเขียนเพราะคุณไม่มีรายละเอียดเริ่มต้น. คุณต้องรวบรวมข้อมูลมากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อทำให้ข้อเสนอของคุณน่าเชื่อถือ.

การต่อเนื่อง

ข้อเสนอโปรเจกต์การต่อเนื่องเป็นการเตือนความจำและการอัปเดตสำหรับโครงการที่กำลังดำเนินอยู่. คุณไม่ได้เสนอทางออกของคุณ. แต่คุณกำลังเตือนลูกค้าเกี่ยวกับความก้าวหน้าของโครงการ การเปลี่ยนแปลงที่ต้องการเงินทุนเพิ่มเติม และการอนุญาตให้ดำเนินการต่อ.

การต่ออายุ

ข้อเสนอการต่ออายุได้ถูกเขียนขึ้นเพื่อชักชวนให้ลูกค้าคงบริการของคุณแทนที่จะเลิกโครงการ. เป้าหมายคือการแสดงมูลค่าของบริการที่กำลังดำเนินอยู่และผลตอบแทนจากการลงทุน.

เสริมเพิ่มเติม

ใช้ข้อเสนอโปรเจกต์เสริมเมื่อคุณต้องการทรัพยากรมากกว่าที่ถูกตั้งงบไว้ในตอนแรก. เป้าหมายคือการชี้แจงเหตุผลในการใช้ทรัพยากรพิเศษและแสดงการประเมินว่าสิ่งที่จะต้องใช้ในการดำเนินโครงการจะมีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่.

สิ่งที่ควรรวมอยู่ในข้อเสนอโปรเจกต์คืออะไร?

ข้อมูลพื้นฐานของโครงการ

องค์ประกอบที่น่าเชื่อถือที่สุดของข้อเสนอโปรเจกต์คือต้นทุนพื้นฐานของโครงการ. นี่คือช่วงเวลาเพื่อย้ำปัญหาของลูกค้าในขณะที่อธิบายว่าวิธีที่บริษัทของคุณสามารถทำความแตกต่างที่วัดได้อย่างไร.

ข้อมูลพื้นฐานของโครงการของคุณควรอธิบายว่าทำไมจึงได้สร้างโครงการนี้ในเบื้องต้น. คุณสามารถแบ่งข้อมูลพื้นฐานของโครงการออกเป็นหลายส่วนที่แตกต่างกันได้คือ:

• ความท้าทายทางธุรกิจและอุปสรรค
• จุดอ่อนหรือข้อจำกัดทางธุรกิจ
• จุดแข็งและโอกาสของโครงการ

ข้อมูลพื้นฐานของโครงการควรสิ้นสุดด้วยคำแถลงสั้น ๆ เกี่ยวกับว่าโครงการที่เสร็จสิ้นจะส่งผลให้เกิดความแตกต่างอย่างไรกับลูกค้าของคุณ.

คำแถลงถึงความต้องการหรือข้อกำหนด

คำแถลงถึงความต้องการหรือข้อกำหนดจะชี้ให้คุณเห็นว่า ‘ทำไม’ ของโครงการของคุณ. นึกถึงส่วนนี้เหมือนกับบทนำของหนังสือ. ทำให้มันสั้น กระชับ และตรงประเด็น.

นี่คือคำถามบางข้อที่จะช่วยในการร่างคำแถลงถึงความต้องการและข้อกำหนด:

• ลูกค้าต้องการอะไรและทำไม?
• ใครได้ประโยชน์จากผลลัพธ์ของโครงการ?
• ทำไมโครงการถึงเกิดขึ้นตอนนี้?
• อะไรเป็นสิ่งที่ทำให้มันจำเป็น?
• วิธีการของฉันแตกต่างอย่างไร?
• ฉันสามารถทำอะไรได้ดีกว่าคู่แข่งของฉัน?

วัตถุประสงค์ของโครงการ

วัตถุประสงค์ของโครงการอธิบายผลลัพธ์ที่สามารถวัดได้ของโครงการ. ผลลัพธ์อาจเป็นผลผลิตหรือตัววัด. ผลผลิตเป็นรายการที่จับต้องได้ที่คุณจะส่งมอบให้กับลูกค้า. ผลลัพธ์ใช้เป็นเกณฑ์ในการวัดผลผลิตเหล่านี้.

วัตถุประสงค์ของโครงการที่เขียนได้ดีคือหลักฐานว่าคุณเข้าใจเป้าหมายของโครงการอย่างเต็มที่. มันยังทำหน้าที่เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการวางแผนโครงการ. แต่ละวัตถุประสงค์จะกลายเป็นเหตุการณ์สำคัญที่ทีมงานของคุณต้องจัดการก่อนที่จะไปยังเฟสถัดไปของโครงการ.

กลยุทธ์และผลลัพธ์ของโครงการ

เช่นเดียวกับห้องปฏิบัติการที่คุณเคยเขียนในชั้นเรียนวิทยาศาสตร์ วิธีการของโครงการจะพูดคุยเกี่ยวกับกระบวนการและเทคนิคที่จะใช้ในการบรรลุเป้าหมาย.

ตัวอย่างเช่น หากคุณวางแผนจะสร้างฮาร์ดแวร์ให้กับลูกค้า วิธีการแรกของคุณก็คือการทำการวิจัยผู้ใช้เพื่อทำความเข้าใจผู้ชมและปัญหาที่จะได้รับการแก้ไข. ผลลัพธ์จะเป็นฮาร์ดแวร์ที่เสร็จสมบูรณ์.

วิธีการและผลลัพธ์ของคุณควรเขียนในรูปแบบทางการ. ตามที่ TeamStage ระบุ มีประมาณ 73% ขององค์กร ที่ใช้การจัดการโครงการอย่างเป็นทางการ มักจะประสบความสำเร็จในเป้าหมายของพวกเขา. การจัดทำวิธีการโครงการที่ถูกต้องโดยใช้เทคนิคที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว จะเพิ่มโอกาสในการบรรลุเป้าหมายของโครงการของคุณ.

นี่คือกลยุทธ์บางอย่างสำหรับการเขียนส่วนวิธีการของโครงการ:

• อธิบายว่าทำไมวิธีการของคุณทำงาน
• กำหนดความรับผิดชอบและมอบหมายสมาชิกในทีมให้กับแต่ละผลผลิต
• รวมกำหนดการที่สำคัญ

ขอบเขตของโครงการ

ขอบเขตของโครงการของคุณควรพูดคุยเกี่ยวกับรายละเอียดเฉพาะของโครงการ. โดยทั่วไปจะเป็นส่วนที่ยาวที่สุดของข้อเสนอโปรเจกต์. ส่วนนี้ตั้งความคาดหวังสำหรับลูกค้าและรวมเป้าหมาย SMART ที่เฉพาะเจาะจง วัดผลได้ บรรลุผลได้จริง และทันท่วงที.

เพิ่มส่วนเหล่านี้ลงในขอบเขตของโครงการของคุณ:

• ทุกกระบวนการที่เข้าไปอยู่ในผลผลิต
• วิธีที่คุณจะวัดความสำเร็จของแต่ละผลผลิต
• สิ่งที่โครงการจะไม่ครอบคลุม

งบประมาณ

ไม่ว่าข้อเสนอโปรเจกต์จะไม่เสร็จสมบูรณ์โดยไม่มีส่วนงบประมาณ. เหมือนกับส่วนอื่น ๆ ของข้อเสนอ งบประมาณควรจะมีความเฉพาะเจาะจงและครอบคลุมค่าใช้จ่ายทั้งหมด.

ใช้ตารางเพื่อทำให้ตัวเลขเข้าใจได้ง่ายขึ้น. เขียนเรื่องราวเพื่ออธิบายว่าแต่ละชิ้นจะเข้าไปอย่างไรในผลผลิตและผลลัพธ์.

นำเสนอผู้อ่านด้วยงบประมาณเผื่อเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด. ตัวอย่างเช่น คุณอาจเขียนย่อหน้าที่เกี่ยวกับสาเหตุที่ คุณตั้งงบให้สูงกว่าค่าใช้จ่ายสำหรับผลผลิตบางอย่าง.

โดยทั่วไปแล้ว งบประมาณของโครงการควรร่างโดยผู้จัดการโครงการ. แต่ควรมีการเชิญให้นักบัญชีของบริษัทซึ่งอาจมีความเข้าใจในตัวเลขที่ดีกว่า. พวกเขายังสามารถช่วยการันตีว่างบประมาณของคุณสอดคล้องกับข้อเสนอโปรเจกต์ที่เหลืออยู่.

เคล็ดลับบางประการเพื่อให้คุณสร้างงบประมาณโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพคือ:

• เริ่มต้นการวางแผนงบประมาณและอนุญาตให้มันพัฒนาไปพร้อมกับข้อเสนอของคุณ แทนที่จะรอจนกระทั่งสุดท้าย
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลขตรงกันและคุณมีราคาตลาดที่ถูกต้องสำหรับรายการทั้งหมด.
• ให้แน่ใจว่างบประมาณของคุณปฏิบัติตามรูปแบบที่เข้าใจง่าย
• เช็คคณิตศาสตร์หลายครั้ง

กรอบเวลาของโครงการ

กรอบเวลาของโครงการของคุณควรระบุให้ชัดเจนว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการ完成แต่ละส่วนของโครงการ. คุณควรระบุเส้นตายสำหรับการ完成ผลผลิตและช่วงขั้นตอนของโครงการในส่วนนี้.

กรอบเวลาควรมีชื่อสมาชิกทีมแนบกับมอบหมายแต่ละรายการ. ตัวอย่างเช่น หากนักออกแบบ UX ของคุณจะรับผิดชอบด้านการวิจัยและการออกแบบของโครงการของคุณ จงระบุชื่อนักออกแบบ กำหนดเวลา และวันที่ที่คาดหวังให้เสร็จสิ้น.

การรายงาน

ส่วนการรายงานอธิบายถึง:

• วิธีที่ลูกค้าจะได้รับข้อมูลอัปเดตโครงการ (ทางอีเมล, Slack, SMS หรือการรายงานในแอป)
• บริษัทของคุณจะส่งรายงานบ่อยเพียงใด? คุณจะสร้างแดชบอร์ดสำหรับลูกค้าหรือไม่?
• ใครคือผู้ติดต่อที่จะได้รับรายงานหรือข้อมูลอัปเดตเป็นประจำ?
• ลูกค้าคาดหวังการประชุมกี่ครั้งตลอดระยะเวลาโครงการ? หากมีการประชุมเพิ่มเติม จะมีการคิดค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมหรือไม่?
• เมื่อใด ที่ไหน และการประชุมจะเกิดขึ้นอย่างไร?

ความเสี่ยงและปัญหาที่คาดว่าจะเกิดขึ้น

การพิจารณาความเสี่ยงของโครงการมีส่วนสำคัญในการดำเนินโครงการให้ประสบความสำเร็จ. มีปัญหาที่ไม่คาดคิดใด ๆ ที่คุณคิดว่าอาจเกิดขึ้นระหว่างโครงการหรือไม่? จดบันทึกปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อน ระหว่าง หรือหลังจากที่โครงการเสร็จสิ้น.  ส่วนนี้ไม่เพียงแต่จะทำให้คุณซื่อสัตย์ มันอาจช่วยให้คุณนำทางหลุมพรางของโครงการได้เช่นกัน.

เมื่อคุณร่างส่วนนี้ อย่าลืมตรวจสอบไทม์ไลน์ของโครงการของคุณ. ตัวอย่างเช่น คุณอาจสร้างเบฟเฟอร์ 1.5 หรือ 2 เท่าของระยะเวลาโครงการที่คาดไว้เพื่อให้คุณมีที่ว่างในการรองรับความประหลาดใจใด ๆ โดยไม่พลาดกำหนดเวลา. สิ่งนี้สามารถป้องกันลูกค้าที่ไม่พอใจ รีวิวที่ร้ายแรง ปวดหัว และการต้องทำงานดึก. 

เกณฑ์สำหรับความสำเร็จ

เกณฑ์สำหรับความสำเร็จอธิบายวิธีที่คุณจะวัดความสำเร็จของโครงการ. รวมถึงเมตริก ผลลัพธ์ และผลผลิตที่ควรมีอยู่เพื่อให้ความสำเร็จเกิดขึ้น.

PMI รายการ เกณฑ์ต่อไปนี้เพื่อวัดความสำเร็จ:

• เมตริกและสถิติ
• คุณภาพของผลผลิต
• ศักยภาพในอนาคต
• ความพึงพอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ประสิทธิภาพของบริษัท

แผนที่โครงการ

แผนที่โครงการเป็นภาพรวมที่กว้างซึ่งอธิบายถึงทุกองค์ประกอบที่สำคัญของโครงการ. นี่คือส่วนสุดท้ายของข้อเสนอสำหรับโครงการของคุณและควรเขียนให้เหมือนกับสารสรุป.

มันง่ายต่อการเข้าใจหากคุณใช้ภาพ เช่น แผนภูมิหรือไทม์ไลน์. เน้นวันที่สำคัญและผลลัพธ์ที่คาดหวังรวมถึงผลผลิตใด ๆ.

คุณอาจต้องการรวมบทสรุปของ:

• วัตถุประสงค์
• เหตุการณ์สำคัญ
• ทรัพยากร
• ค่าบริการ
• ระยะเวลาของโครงการ

ตัวอย่างของข้อเสนอสำหรับโครงการ

แม่แบบข้อเสนอสำหรับโครงการแบบง่าย

แม่แบบข้อเสนอสำหรับโครงการแบบง่ายเขียนในรูปแบบที่มีการจัดระเบียบซึ่งใช้งานง่ายและเข้าใจได้. แม่แบบนี้เหมาะสำหรับหลายประเภของโครงการ ตั้งแต่โครงการภายในไปจนถึงโครงการโรงเรียน.

แม่แบบการรวบรวมความต้องการ

แม่แบบการรวบรวมความต้องการเป็นรากฐานที่แข็งแกร่งสำหรับโครงการใด ๆ. มันทำหน้าที่เป็นสะพานข้อมูลระหว่างลูกค้าและผู้จัดการโครงการ. ลูกค้าสื่อสารสิ่งที่พวกเขาต้องการจากโครงการอย่างชัดเจนและคุณทำให้แน่ใจว่าเป้าหมายของพวกเขาถูกนับรวมในความต้องการที่รวบรวม.

แม่แบบข้อเสนอการจัดการโครงการ

แม่แบบข้อเสนอการจัดการโครงการควรให้ข้อมูลเพียงพอที่จะช่วยให้ลูกค้าหรือผู้สนับสนุนตัดสินใจได้. ตามหลักการทั่วไปให้เริ่มด้วยการเขียนสารสรุปที่น่าสนใจเนื่องจากนั่นคือการพบกันครั้งแรกที่ลูกค้าเห็นเอกสารนี้. หากสารสรุปน่าสนใจ พวกเขาจะมีแนวโน้มที่จะอ่านต่อไปในส่วนที่เหลือของข้อเสนอ.

ส่วนที่ควรรวมอยู่ในแม่แบบข้อเสนอการจัดการโครงการของคุณมี:

• หน้าชื่อ
• สารสรุปผู้บริหาร
• รายละเอียดและเป้าหมายของโครงการ
• ผลผลิต
• ขอบเขตของโครงการ
• งบประมาณและทรัพยากร
• เหตุการณ์สำคัญและไทม์ไลน์

แม่แบบข้อเสนอการขาย

ข้อเสนอการขายของคุณควรช่วยให้ลูกจินตนาการถึงอนาคตที่ผลิตภัณฑ์ของคุณได้แก้ปัญหาที่สำคัญให้กับพวกเขา. ทีมขายจำนวนมาก ตกอยู่ในกับดักของการทำให้ข้อเสนอการขายของพวกเขาไม่ชัดเจน คลุมเครือ หรือยาวเกินไป.

ข้อเสนอการขายควรโน้มน้าวให้ลูกค้าทราบว่าคุณเข้าใจความต้องการของพวกเขาและมีทางออกที่ดีที่สุด. มันควรจะสร้างแรงบันดาลใจให้พวกเขาเพื่อดำเนินการต่อไป.

มีหลายสิ่งที่ควรรวมไว้ในข้อเสนอการขายของคุณคือ:

• ข้อมูลบริษัท
• ความท้าทายที่ผลิตภัณฑ์ของคุณจะแก้ปัญหา
• งบประมาณ
• ผู้ตัดสินใจและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• คุณค่าที่ไม่เหมือนใครของคุณ
• คำรับรองที่แสดง ROI กับลูกค้าในอดีต

แม่แบบข้อเสนอธุรกิจ

ข้อเสนอทางธุรกิจเชื่อมช่องว่างระหว่างคุณและลูกค้าของคุณ. มันอธิบายถึงข้อเสนอของคุณในลักษณะที่ทำให้โน้มน้าวใจองค์กรให้ทำธุรกิจกับคุณอย่างชัดเจน. 

เช่นเดียวกับข้อเสนอการขาย คุณจะต้องอธิบายเหตุผล “ทำไม” ด้วยสารสรุปที่แสดงถึงประโยชน์ของบริการหรือผลิตภัณฑ์ของคุณและวิธีที่มันสามารถแก้ปัญหาได้.

หมวดหมู่ที่ควรรวมอยู่ในข้อเสนอทางธุรกิจมี:

• สารบัญ
• หน้าชื่อ
• สารสรุปผู้บริหาร
• แจ้งปัญหา
• วิธีแก้ไข
• ไทม์ไลน์
• คุณสมบัติ
• ตัวเลือกการตั้งราคา
• ข้อกำหนดและเงื่อนไข

แม่แบบข้อเสนอสำหรับโครงการซอฟต์แวร์

ข้อเสนอซอฟต์แวร์คือเอกสารทางการตลาดที่คุณนำเสนอโซลูชันซอฟต์แวร์ของคุณต่อองค์กร. เป้าหมายของข้อเสนอคือการแนะนำซอฟต์แวร์ของคุณให้กับลูกค้าเป้าหมายและแสดงถึงคุณค่าของผลิตภัณฑ์ของคุณ. 

ข้อเสนอควรอธิบายวิธีการที่คุณวางแผนจะทำให้กระบวนการอัตโนมัติและประหยัดเวลา. ผลตอบแทนจากการลงทุนจากการใช้ซอฟต์แวร์ของคุณควรเห็นได้อย่างชัดเจนในข้อเสนอการขาย.

แม่แบบข้อเสนอสำหรับโครงการวิศวกรรม

ข้อเสนอโครงการวิศวกรรมส่วนใหญ่จะสร้างขึ้นเพื่อตอบสนองต่อคำขอข้อเสนอ. เป้าหมายคือการแสดงให้เห็นว่าคุณเข้าใจปัญหาที่กล่าวถึงใน RFP และคุณเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด. 

ข้อเสนอวิศวกรรมของคุณควรโน้มน้าวลูกค้าว่าทีมวิศวกรรมของคุณมีคุณสมบัติที่ดีที่สุดสำหรับงานนี้.

12 ขั้นตอนง่าย ๆ ในการเขียนข้อเสนอสำหรับโครงการ

เคล็ดลับอาชีพ: ให้มันสั้น

ความสนใจเฉลี่ยที่อยู่:8.25 วินาที. นี่คือช่วงเวลาที่สั้นมากในการดึงดูดความสนใจและรักษาไว้. บ่อยครั้ง ข้อเสนอที่ดีที่สุดคือการนำเสนอเพียงหนึ่งหรือสองสไลด์ในสไลด์ที่มีแบรนด์ของบริษัทของคุณ. ควรรัดกุมและหลีกเลี่ยงแรงกระตุ้นในการรวมรายละเอียดที่ไม่จำเป็น.

1. เขียนเค้าร่างสำหรับข้อเสนอของโครงการของคุณ

สร้างเค้าร่างเมื่อคุณทำการวิจัยและคุณมีข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการ. อย่ากังวลเกี่ยวกับความสมบูรณ์แบบ ให้มุ่งเน้นไปที่การนำเสนอข้อมูลที่สำคัญในหนึ่งหน้า. ในขณะที่รูปแบบของเค้าร่างอาจแตกต่างกันไปตามรูปแบบ คุณควรรวมถึง:

• ปัญหา
• การแนะนำ
• โซลูชันคือ
• กระบวนการของคุณ
• งบประมาณ
• สรุป

2. ใช้สารบัญ

ข้อเสนอที่ไม่มีสารบัญเหมือนกับการดำดิ่งเข้าสู่สิ่งที่ไม่รู้จัก. สารบัญเตรียมผู้ชมให้พร้อมสำหรับสิ่งที่พวกเขากำลังอ่านอยู่ และทำให้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูลที่สำคัญเร็ว ๆ นี้.

3. มั่นใจว่าการแนะนำของคุณน่าสนใจ

การแนะนำเป็นที่ที่คุณดึงดูดผู้ชมของคุณ. มันแทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะโน้มน้าวให้พวกเขาเห็นประโยชน์หากพวกเขาไม่อ่านผ่านการแนะนำไป.

เคล็ดลับที่ดีคือการเริ่มด้วยสถิติที่เกี่ยวกับปัญหา. เขียนประโยคที่สองที่อธิบายว่าทำไมสถานการณ์จึงเลวร้าย. ให้การช่วยเหลือด้วยสถิติอีกอย่างหนึ่งที่แสดงว่าวิธีการของคุณมีประสิทธิภาพ. จากนั้นใช้ข้อเสนอที่เหลือเพื่อแสดงว่าคุณจะจัดการกับปัญหาอย่างไร.

ให้การแนะนำของคุณสั้นสุดไม่เกินสี่บรรทัด. การแนะนำที่สั้นกว่าจะอ่านง่ายกว่าและช่วยให้ผู้อ่านมุ่งเน้นที่รายละเอียดที่สำคัญ.

4. ระบุปัญหาที่จะจัดการ

รวมถึงการสรุปปัญหาที่คุณกำลังจัดการอยู่. หากคุณได้ทำการวิจัย คุณจะมีเนื้อหาจำนวนมากที่จะใช้เมื่อเขียนส่วนนี้. ในไม่กี่ประโยค อธิบาย:

• ปัญหาคืออะไร?
• สิ่งที่ทำไปแล้วทั้งภายในกับบริษัทของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและผ่านโซลูชั่นที่มีการเอาท์ซอร์สออกไป?
• ทำไมลูกค้าถึงต้องการแก้ไขปัญหา?

5. อธิบายสถานะปัจจุบันของโซลูชั่นที่มีอยู่

สถานะปัจจุบันของปัญหาที่คุณกำลังจัดการอยู่เป็นอย่างไร? ทำไมโซลูชั่นที่มีอยู่จึงไม่ได้ผล? การอธิบายจุดเจ็บปวดทำให้ง่ายต่อการมองเห็นภาพรวมที่ใหญ่ขึ้นและชื่นชมโซลูชัน.

6. อธิบายผลกระทบของโซลูชันของคุณ

นี่คือวิธีการอธิบายผลกระทบของโซลูชันของคุณ:

• สิ่งที่ทำให้ข้อเสนอของคุณมีประสิทธิภาพ?
• คุณจะแก้ไขปัญหาได้อย่างไร?
• ผลตอบแทนที่ชัดเจนจากการลงทุนของโซลูชั่นคืออะไร?
• มันจะสร้างรายได้หรือทำให้ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นหรือไม่?

อย่าลืม 5Ws

เมื่อสงสัยเกี่ยวกับวิธีอธิบายโซลูชันหรือฟีเจอร์ให้นึกถึง 5Ws:

• อะไร
• ทำไมถึงเป็นเช่นนั้น
• ใคร
• เมื่อไหร่?
• ที่ไหน

คุณสามารถขุดลึกกว่าที่คุณคิดได้โดยการตอบคำถามเหล่านี้

7. คาดหวังคำถาม

คำถามใดบ้างที่ลูกค้าที่มีแนวโน้มจะถามเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์, โซลูชัน, และกระบวนการของคุณ? ทำให้แน่ใจว่าคุณได้ตอบคำถามเหล่านี้อย่างรอบคอบ บางครั้งเมื่อต้องเผชิญกับทางเลือก, ลูกค้าอาจเลือกข้อเสนอที่เคลียร์อุปสรรคและวัตถุประสงค์ทั้งหมด

8. รวมคำรับรองจากลูกค้า

ไม่มีอะไรเป็นหลักฐานที่ดีกว่าการได้ยินจากปากของลูกค้าของคุณ คำรับรองช่วยเติมชีวิตชีวาให้กับข้อเสนอของคุณ มันช่วยให้ผู้ที่มีแนวโน้มสามารถนึกภาพได้ว่าคุณจะแก้ปัญหาของพวกเขาอย่างไรจากสัญญาที่คล้ายกันที่คุณได้ทำในอดีต

ทำให้แน่ใจว่าคำรับรองเกี่ยวข้องโดยตรงกับอุตสาหกรรมและปัญหาของลูกค้า รวมภาพใบหน้าของลูกค้า, ชื่อ, และรายละเอียดการติดต่อในคำรับรองเพื่อให้ผู้ที่มีแนวโน้มสามารถติดตามเพื่อตรวจสอบว่าพวกเขาต้องการหรือไม่

9. วางแผนงบประมาณ

ในช่วงเวลานี้, ผู้ที่มีแนวโน้มอยู่ที่นี่และสงสัยว่ามีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ในการดำเนินโครงการ แบ่งค่าใช้จ่ายเป็นขั้นตอนและผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องกับระยะเวลาสำหรับแต่ละรายการ 

ทำให้แน่ใจว่าคุณรวมงบประมาณสำรองสำหรับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดไว้ด้วย หากคุณมีทรัพยากรในบ้านที่ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายให้กับลูกค้า, ควรค่าแก่การกล่าวถึงที่นี่เพื่อทำข้อตกลงให้ดีขึ้น

10. แสดงให้เห็นว่าความก้าวหน้าจะถูกติดตามอย่างไร

โดยไม่มีวิธีการที่มีโครงสร้างในการติดตามความก้าวหน้า, คุณหรือผู้คล้ายสะท้อนจะไม่รู้ว่าทางโครงการมีอยู่ ในความเป็นจริง, มันเป็นสัญญาณไฟสีแดงเมื่อผู้ที่มีแนวโน้มกำลังชั่งน้ำหนักตัวเลือกและสังเกตว่าคุณวางแผนที่จะปล่อยให้พวกเขาอยู่ในความมืดจนกระทั่งสิ้นสุดโครงการ.

คุณจะตรวจจับปัญหาได้อย่างไรในขณะแรก? อะไรจะเป็นเหตุการณ์สำคัญที่คุณจะตรวจสอบกับลูกค้า? มีช่วงเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการรายงานหรือไม่? การให้การประกันนี้เป็นสัญญาณของความโปร่งใสที่สร้างความไว้วางใจกับลูกค้า

11. ตรวจสอบงานของคุณ

ก่อนที่คุณจะส่งข้อเสนอโปรเจ็คของคุณให้กับผู้เข้าชม, ปล่อยให้มันพักข้ามคืน การไม่เข้ามายุ่งเกี่ยวจะช่วยให้สามารถเจอข้อผิดพลาดที่คุณไม่เคยเห็นมาก่อน ให้ใครสักคนในทีมของคุณอ่านเอกสารและทำให้แน่ใจว่ามันถูกต้องตามหลักแกรมม่า แกรมมาที่ดีทำให้การสื่อสารชัดเจนยิ่งขึ้น

🚀เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้สูงขึ้นด้วยเทมเพลตข้อเสนอโปรเจ็ค

นี่คือบางวิธีที่คุณจะได้รับประโยชน์จากการใช้เทมเพลตข้อเสนอโปรเจ็ค

• ‍จัดการคาดหวัง: หากคุณกำลังส่งข้อเสนอแบบที่แสดงให้ลูกค้าซ้ำ ๆ, พวกเขาจะรู้จักการส่งของคุณจากฝูงได้ง่าย พวกเขาจะรู้ว่าเสนอมีความยาวเท่าไหร่และข้อมูลอะไรที่คาดหวังโดยเพียงเลือกดูที่หน้าแรก.‍
• ทำให้กระบวนการเป็นทางการ: การใช้เทมเพลตข้อเสนอโปรเจ็คเพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนภายในองค์กรของคุณปฏิบัติตามกระบวนการเดียวกันเมื่อส่งข้อเสนอออกไป.‍
• รวมศูนย์ความรู้: การเก็บเทมเพลตข้อเสนอโปรเจ็คของคุณใน แพลตฟอร์มการจัดการความรู้ เช่น Guru ทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารในอดีตได้อย่างง่ายดาย พวกเขาสามารถใช้เอกสารเหล่านี้เป็นแรงบันดาลใจสำหรับการสร้างข้อเสนอที่ชนะ.‍
• ทำให้ข้อเสนอเป็นระบบ: เทมเพลตข้อเสนอโปรเจ็คช่วยให้คุณประหยัดเวลาเพื่อที่จะให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่โครงการที่อยู่ในมือได้มากขึ้น เทมเพลตยังช่วยให้คุณไม่พลาดข้อมูลสำคัญใด ๆ เนื่องจากทุกส่วนมีอยู่ในเทมเพลตแล้ว

จัดการข้อเสนอโปรเจคของคุณด้วย Guru

ตอนนี้คุณได้สร้างเทมเพลตข้อเสนอโปรเจคแรกของคุณแล้ว ยอดเยี่ยม! คุณยังต้องแพลตฟอร์มในการจัดการเทมเพลตของคุณและรวมเข้าเป็นเวิร์กโฟลว์ของคุณ. นี่คือจุดที่ Guru เข้ามา คุณสามารถ ดาวน์โหลดเทมเพลตข้อเสนอหลากหลายรูปแบบ และปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการขององค์กรของคุณ. คุณยังสามารถเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันหรือการรวม API หลายพันรายการเพื่อประหยัดเวลาและทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณอัตโนมัติภายใน Guru.