Free Press Release Templates and Simple, Step-by-Step Guide

Згідно з опитуванням Muck Rack, 48% журналістів отримують від 1 до 5 пропозицій на день, а 13% отримують більше 20 пропозицій на день.  Управління громадськими зв’язками стає все важчим. Журналісти переповнені пропозиціями, і лише найкращі потрапляють на верх купи.

PR – це не просто заповнення новинного циклу. Традиційний, нудний прес-реліз, написаний стажером, щоб швидко отримати зворотнє посилання з високоякісного сайту, більше не спрацює. 

Вам потрібно ділитися релевантною інформацією в потрібний час, через потрібні канали, і робити це таким чином, яким ваша аудиторія хоче споживати.

Якщо все зроблено правильно, прес-реліз стає важливою частиною вашої стратегії зв’язків з громадськістю. Це чудовий спосіб підтримувати активність у пам'яті вашої аудиторії, налагоджувати стосунки з журналістами, просувати свої бізнес-пропозиції та зміцнювати авторитет вашого бренду.

У цій статті ми покажемо, як написати прес-реліз, який буде помічений журналістами, а також найкращі практики, яких слід дотримуватися під час подання вашої пропозиції.

Що таке прес-реліз?

Прес-реліз – це офіційна заява, яку ваша організація використовує для оголошення про публічне оголошення. Новини можуть бути про нагороду, майбутню подію, найм нового CEO або все, що ваша організація вважає новиною.

Прес-релізи є важливим аспектом стратегії зв’язків з громадськістю. Постійний потік інформації від вашої компанії (особливо позитивних новин) допомагає вам залишатися актуальними та залучати потенційних клієнтів.

Ваш прес-реліз повинен бути лаконічним і базуватися на фактах. Хоча тон формальний, ви можете використовувати зображення, статистику, числа та цитати, щоб утримати увагу читачів.

Переваги прес-релізів для вашої організації 

Миттєвий доступ до вашої цільової аудиторії

Для малих бізнесів та стартапів прес-релізи забезпечують миттєву експозицію бренду з боку усталеного видання з великою читацькою базою. 

За допомогою прес-релізів ви будуєте довіру та авторитет з різних сторін. Ви надаєте потенційним клієнтам причину відвідати ваш веб-сайт і дізнатися більше про те, що ви пропонуєте.

Доступно та ефективно

Думайте про прес-релізи як про безкоштовну рекламу. Коли його підхоплює журналіст великої медіа-установи, він допомагає вам поширити інформацію про вашу компанію безкоштовно. 

Окрім того, що ваші продукти або послуги стануть більш бажаними для потенційних клієнтів, вони привертають увагу інвесторів, які можуть стати майбутніми спонсорами, що стимулюють зростання вашого бізнесу.

Збільшений веб-трафік і SEO переваги

Ваш прес-реліз індексується Google та іншими пошуковими системами. Це означає, що ваш веб-сайт, ймовірно, з'явиться у результатах пошуку, коли користувачі шукатимуть ключове слово, пов’язане з темою прес-релізу. Ви також отримуєте цінні зворотні посилання, які допомагають вам зайняти вищу позицію за основним ключовим словом, а також отримувати реферальний трафік назад на ваш веб-сайт.

Перевага SEO не обмежується тільки рейтингом пошуку. Ви насолоджуєтеся визнанням бренду, підвищеною видимістю, залученням у соціальних мережах і цитатами.

Станьте лідером галузі

Прес-релізи не завжди є саморекламними. Відмінна PR-кампанія пропонує можливість позиціонувати себе як галузевий авторитет. Ви ділитеся унікальними інсайтами, які ставлять вас в позицію лідера думок. З часом ваш бренд може заробити довіру, зміцнюючи обізнаність та авторитет серед вашої цільової аудиторії.

Авторитет особливо критичний для малих і середніх бізнесів, оскільки він може допомогти вам розширити вашу клієнтську базу та створити ідентичність бренду.

Проактивне управління репутацією

Кращий продукт або обслуговування клієнтів не зупинить кількох людей від негативних висловлювань про ваш бренд. Як ви справляєтеся з негативними відгуками – це те, що має значення.

Ви можете витіснити негативні новини в результати пошуку позитивними новинами про свій бренд. Це ще більш ефективно, коли ви використовуєте платформи розподілу, щоб привернути більше поглядів до вашого контенту.

Коли ви визнаєте помилки, такі як порушення даних, відкликання продукту чи проблеми з безпекою заздалегідь, це дозволяє вам контролювати наратив, а не давати конкуренції робити це за вас. Це також показує, що ви дбаєте про споживчий досвід з вашим брендом. 

Типи прес-релізів

Прес-реліз про запуск нового продукту

Використовуйте прес-реліз нового продукту, щоб викликати інтерес перед запуском продукту. Більше ніж просто функції, прес-реліз повинен підкреслювати переваги та унікальні функції, які відрізняють продукт від конкурентів. Розповсюджуйте прес-реліз за кілька днів наперед, щоб дати журналістам достатньо часу, щоб написати матеріал.

Прес-реліз про запуск нового продукту має включати: 

• Дата випуску продукту
• Ключові особливості та переваги продукту
• Ціна
• Цитата від керівника
• Візуальні матеріали

Прес-реліз про оновлення продукту

Прес-реліз про оновлення продукту має на меті поінформувати вашу існуючу аудиторію про нові зміни в продукті. Цільова аудиторія – це ваші клієнти, а не потенційні клієнти. 

Прес-реліз про оновлення продукту повинен включати: 

• Основні зміни, які були внесені
• Причини змін
• Як зміни покращують користувача

Приклад прес-релізу про оновлення продукту

Прес-реліз заходу

Прес-реліз є життєво важливою частиною вашої стратегії маркетингу заходів. Мета – привернути увагу ЗМІ, підвищити громадський інтерес і продати якомога більше квитків.

Ваш прес-реліз заходу повинен включати:

• Час і місцезнаходження
• Ціна за вхід (якщо є)
• Цікаві деталі про захід (дайте людям причину відвідати)

Не забудьте включити всі деталі на початку прес-релізу, бажано в перших 1-2 абзацах.

Приклад прес-релізу заходу

Прес-реліз про злиття та поглинання

Коли дві компанії зливаються або одна поглинає іншу, прес-реліз інформує зацікавлених сторін та клієнтів про майбутні зміни компанії. 

Прес-реліз про злиття та поглинання включає:

• Важливі деталі про обидві організації
• Причина злиття або поглинання
• Зміни, що виникають внаслідок злиття чи поглинання
• Цитати від лідерів обох компаній
• Як зміни можуть вплинути на клієнтів

Приклад прес-релізу про злиття та поглинання

Прес-реліз про ребрендинг

Прес-реліз про ребрендинг усуває непорозуміння серед користувачів, коли ви вносите суттєві зміни на своєму веб-сайті, продукті, логотипі чи назві. 

Прес-реліз про ребрендинг має включати:

• Яким буде новий веб-сайт або продукт
• Коли змінено набуває чинності
• Чому були внесені зміни
• Цитати від керівництва, щоб заспокоїти сумніви або хвилювання клієнтів

Приклад прес-релізу про ребрендинг

Прес-реліз про відкриття

Відкриття або святкування зазвичай відбуваються, коли бізнес відкриває новий офіс або змінює місце розташування. 

Прес-реліз про відкриття має включати:

•  Дата, час та місцезнаходження
•  Причина переїзду або відкриття нового офісу
•  Будь-які спеціальні події під час відкриття

Приклад прес-релізу про відкриття

Прес-реліз про нагороди

Коли ваша компанія виграє нагороду, ви можете поширити прес-реліз, щоб закріпити свою позицію як лідера галузі. Нагороди та визнання є відмінними для отримання публічності та підвищення довіри клієнтів. 

Прес-реліз про нагороду повинен включати:

•  Що означає це визнання для вашої компанії
• Чому ваша компанія отримала нагороду 
• Цитати від керівництва
• Деталі про будь-які святкові події або пропозиції

Приклад прес-релізу про нагороду

Прес-реліз про нове партнерство

Коли дві організації об'єднуються, ви можете надіслати прес-реліз, щоб пояснити, чому партнерство було сформовано і як це вигідно обом базам клієнтів. 

Прес-реліз про нове партнерство має включати:

• Резюме обох компаній
• Чому було укладено партнерство
• Як це вигідно обом базам клієнтів
• Додаткова інформація для поточних та майбутніх зацікавлених сторін

Приклад прес-релізу про нове партнерство

Прес-реліз про новий найм

Прес-реліз про новий найм інформує клієнтів і інвесторів про зміни в керівних посадах, зазвичай для високопоставлених виконавців. 

Прес-реліз про новий найм повинен включати: 

• Професійні досягнення нового найманця
• Їхня місія та візія для організації
• Цитати від нового найманця 
• Цитати від одного чи двох поточних керівників, що пояснюють цінність нового наймання

Приклад прес-релізу нового найму

Прес-реліз про благодійні ініціативи

Благодійні ініціативи – це чудовий спосіб показати своїй аудиторії, що вам важливо більше, ніж просто гроші. Прес-реліз має дати клієнтам і суспільству уявлення про корпоративну культуру вашої компанії. Ваша мета - поділитися загальною інформацією про роботу, що виконується, і залучити інших до вашої справи.

Прес-реліз про благодійну ініціативу повинен включати:

• Як ваші ініціативи допомогли тим, хто потребує (без зайвої реклами)
• Конкретні цифри, щоб показати вплив
• Цитати від організацій, які ви допомагаєте

Приклад прес-релізу про благодійні ініціативи

Як написати прес-реліз

Заголовок

Заголовок або назва, безсумнівно, є найважливішою частиною прес-релізу.  В середньому, 8 з 10 людей читають заголовок, але лише 2 з 10 прочитають решту тексту. Мета заголовка – переконати читачів прочитати вступ.

Ось кілька порад щодо написання заголовків: 

• Зберігайте його коротким (зазвичай один рядок)
• Додайте статистику до вашого заголовка
• Використовуйте дієслова дії, щоб викликати емоції
• Сфокусуйтеся на інформаційних заголовках, а не на рекламі
• Визначте і використовуйте тон, що підходить вашій цільовій аудиторії
• Використовуйте заголовний регістр 
• Уникайте знаків оклику та пунктуації

Дата та місце

Напишіть дату, штат і місто на першому рядку прес-релізу. Ваше повідомлення про дату має вказувати дату, коли прес-реліз буде опублікований, а не дату, коли ви його написали.

Вступ

Вступ підсумовує основну мету прес-релізу. Він має бути прямим і переконливим, оскільки, ймовірно, це перше, що прочитає журналіст, що не має часу.

Ведучий абзац (також “лід”)

Ваш ведучий абзац, або лід, містить найбільш важливу інформацію, яку ви хочете передати. Він відповідає на 5 запитань: хто, що, коли, де та чому. Читачі повинні отримати всю актуальну інформацію у ведучому абзаці.

Підтримуючі цитати

Використовуйте підтримуючі цитати, щоб «очеловічити» ваш прес-реліз. Включите цитату з голови відділу, з якого виходять новини, щоб пояснити, чому новини важливі. Використовуйте цитати від партнерів і клієнтів, щоб надати вашому оголошенню довіру.

Бойлерплейт

Бойлерплейт - це, по суті, розділ «Про нас» для компанії. Це короткий абзац (100 слів або менше), який фокусується на історії компанії і тому, що вона робить. Бойлерплейт часто відокремлюють від основного тексту прес-релізу, використовуючи окремий заголовок.

Ось кілька порад, які можуть допомогти вам при написанні бойлерплейту:

• Визначте кут: Ваш бойлерплейт може зосереджуватися на історії вашої компанії, робочій культурі, особистості бренду, інвесторах або досягненнях. Визначте, що з цього найкраще підходить для вашого прес-релізу. 
• Опис бізнесу: Напишіть одно-два речення про свій бізнес. 
• Вникніть у деталі: Після вступу включіть деталі про те, чим займається ваш бізнес, в якій галузі ви працюєте, будь-які помітні партнерства чи інвестори, недавні нагороди (якщо є) й частка на ринку.

Заклик до дії

Заклик до дії (CTA) заохочує читачів діяти. Тут дія може полягати в відвідуванні цільової сторінки на вашому веб-сайті.

Щоб зрозуміти силу хорошого CTA, давайте використаємо Hubspot як приклад. Вони оптимізували CTA 12 старіших постів і побачили 99%-ве зростання кількості перспектив і 87%-ве зростання проценту конверсій.

CTA також важливі для прес-релізів. Ваш прес-реліз може не згенерувати потенційних клієнтів або продажів без правильного CTA. 

Ось як ви можете написати переконливий заклик до дії для прес-релізу:

• Почніть з вашої мети: Розгляньте мету прес-релізу та налаштуйте ваш CTA відповідно. Це може бути генерування трафіку, збільшення підписок або підвищення продажів. 
• Використовуйте дієслова дії: Викликайте емоцію та терміновість, використовуючи сильні дієслова.
• Включіть посилання з повним URL: URL показує вашому читачеві, куди вони йдуть. Ви можете використовувати гіперпосилання в інших розділах

Контактні дані

Багато PR-експертів часто забувають включити свої адреси електронної пошти, відправляючи прес-реліз. У 2019 році лише 56% прес-релізів містили контактну інформацію.

Додайте контактні дані співробітника, відповідального за розподіл прес-релізу. Включіть їхнє ім'я, номер телефону та адресу електронної пошти. 

Ця інформація робить легшим для журналістів розв'язати будь-які запитання щодо вашої компанії або релізу.

Закриття

Після CTA використовуйте цей знак “—###—” внизу сторінки, щоб позначити кінець прес-релізу.

‍

8 професійних порад для написання прес-релізу

1. Використовуйте цифри в заголовках

Є причина, чому більшість маркетологів люблять цифри у своєму контенті. Цифри резонирують з аудиторією. Вони є чудовим способом надати вашим твердженням довіру і викликати інтерес. 

Дослідження Conductor, опубліковане на Moz, показало, що понад 36% читачів надають перевагу заголовкам з цифрами.

Поглиблене дослідження 700 найпопулярніших статей на Medium у 2020 році показало, що цифри були другим за популярністю доповненням до заголовків.

Цифри є відмінним інструментом візуалізації. Наприклад, якщо ваш прес-реліз стосується благодійних досягнень, додавання суми, що була пожертвована, або кількості людей, які скористалися ініціативою, допомагає читачам зрозуміти, наскільки ви дійсно допомогли справі.

2. Знайдіть новини, що варті уваги

Окрім стилю написання та граматики, ваш заголовок має фокусуватися на новинах, які варті уваги, або точці зору. Чому ваш прес-реліз заслуговує на публікацію перед сотнями інших? Що робить його цікавим або унікальним?

Декілька новинних точок, які варто підкреслити:

• Місцевий вплив: Показати громадські заходи, які ваша організація або співробітники провели для покращення місцевої громади.
• Прогрес: Поділитися значним прогресом у вашій організації, наприклад, досягненням мети або віхи.

Конфлікт: Перспектива конфлікту розповідає про інший бік триваючого спору чи незгоди.

3. Включіть своє ключове слово

Проведіть дослідження ключових слів, щоб знайти ключові слова та фрази, які є актуальними для вашого прес-релізу. 

Ось кілька порад для додавання ключових слів до прес-релізів:

• Використовуйте ваше основне ключове слово або його варіацію в заголовку, вступі та 2-4 рази в основному тексті
• Використовуйте вторинні ключові слова (бажано довгі) природно в основному тексті
• Додайте основне ключове слово або його варіацію у метаопис і текст альтернативи зображення

4. Включіть мультимедіа

Показуйте, а не розповідайте. Це правило номер один для написання захоплюючої історії. Немає кращого способу, щоб допомогти читачеві візуалізувати історію, ніж з допомогою мультимедіа. 

Прес-релізи з візуальними елементами отримують в три рази більше переглядів, ніж ті, що без. Для того, щоб візуальні елементи були ефективними, вони повинні бути високоякісними та релевантними до контенту. 

Проте важливо пам'ятати, що журналісти не приймуть зображення або відео, на які ви не маєте прав.

Приклади мультимедійного контенту для включення:

PDF-файли – Посилання на подовжені тексти, такі як електронна книга або біла книга.

Зображення – Використовуйте зображення, щоб підтримати оголошення компанії, запуск продукту або нагороди. Зображення для прес-релізів повинні мати принаймні 300 dpi. Малі зображення можуть виглядати розмите та розтягнуте. 

Відео – Чудово підходять для залучення аудиторії в соціальних мережах. Тримайте його коротким з максимальною довжиною 60 секунд-2 хвилини.

Інфографіка – Перетворюйте складну інформацію на просту графіку, яку легко сприймати

5. Зробіть його цікавим

Більшість прес-релізів нецікаві та нудні. Вони написані в монотонному тоні, який заставляє читача заснути швидше, ніж колискова. Захоплюючий прес-реліз читати цікаво. Він веде читача від захоплюючого заголовка через кожен рядок тексту до фінальної дії в CTA.

Поради щодо написання захоплюючого прес-релізу:

• Використовуйте просту мову, яка легка для розуміння
• Пріоритизуйте наміри пошуку 
• Зосередьтеся на перевагах, а не на функціях
• Використовуйте голос клієнта, щоб задовольнити потреби вашої цільової аудиторії
• Наповніть текст послідовним голосом бренду
• Тестуйте свої прес-релізи A/B, щоб дізнатися, який з них працює краще
• Додайте статистику, зображення та цитати, щоб підтримати вашу заяву

6. Поставте найбільш важливу інформацію на перше місце

Більшість прес-релізів слідує формату перевернутої піраміди.

На початку пам'ятайте про 5Ws:

• Що відбувається
• Коли це відбувається
• Чому це відбувається
• Хто відповідальний за подію
• Де це відбувається

У середині ви можете включити вторинні деталі, такі як цитати. Внизу ви знайдете додаткову інформацію, таку як стандартний текст і контактна особа для запитів.

7. Дотримуйтесь стилю AP 

Стандартні керівні принципи Associated Press, відомі як стиль AP, — це найпоширеніший посібник з написання прес-релізів. 

Декілька порад для написання в стилі AP: 

• Використовуйте ім'я та прізвище людини, коли згадуєте їх вперше. Після першого згадування ви можете звертатися до них, використовуючи лише їхнє прізвище.
• Розширюйте кожну абревіатуру та акронім при першому використанні.
• Записуйте всі титули, за винятком Dr., Mr., і Mrs., коли вони використані в прямих висловленнях.
• Використовуйте числа при написанні дат і років.
• Записуйте всі назви місяців, коли не посилаєтеся на конкретну дату.

8. Видаляйте зайві фрази та дотримуйтеся обсягу до 500 слів.

Кореспонденти не мають часу переглядати зайву інформацію, щоб знайти факти. Залишайте свій прес-реліз коротким і зрозумілим. Зазвичай ваш прес-реліз повинен бути близько 250 слів, але не більше 500 слів.

Декілька порад для того, щоб ваш прес-реліз був стиснутим:

• Видаляйте особисті думки, точки зору та коментарі.
• Дотримуйтесь фактів.
• Використовуйте формальний, прямий тон.
• Уникайте розмовних приміток або невимушеного тону.
• Уникайте надмірно довгих речень і прагніть швидко донести ваше повідомлення.
• Використовуйте активний голос замість пасивного.
• Видаляйте прислівники та беззмістовні слова, такі як «лише», «просто», «повністю», «типу» та «насправді».
  

Кращі практики для прес-релізів.

Звертайтеся прямо до редакторів.

Не відправляйте масову електронну пошту всім журналістам і редакторам. Натомість контактуйте з конкретними редакторами у вашій сфері та надсилайте їм персоналізовані повідомлення. Також це чудова ідея дати редакторам ексклюзивну інформацію, щоб підвищити ваші шанси на публікацію.

Ви можете використовувати програмне забезпечення для управління знаннями, таке як Guru, щоб стежити за шаблонами та пітчами прес-релізів.

Використовуйте крос-промоцію, щоб отримати довіру.

Ваша PR-кампанія починається з пошуку шляхів спільного просування, щоб розширити вашу аудиторію. Якщо у вас є потенційний партнер, який може отримати вигоду від безкоштовної реклами, розгляньте крос-промоцію як спосіб підвищити вашу аудиторію та довіру. Ви можете звернутися до тих, з ким ви вже співпрацюєте, або почати налагоджувати партнерство з брендами, які додають цінність вашому, без конкуренції. 

Оптимізуйте для SEO.

Багато людей вважають, що через те, що посилання в прес-релізі є no-follow, немає цінності SEO. Для таких людей, «посилальний сік» є єдиною метрикою.

Це зовсім не так. Коли ви враховуєте цілі, які прес-реліз досягає, такі як медійне висвітлення, реферальний трафік, побудова репутації та контроль над кризою, ви можете чітко побачити важливість SEO.

Ось кілька порад, як оптимізувати ваш прес-реліз для SEO.

• Проведіть дослідження ключових слів.
• Включіть правильні ключові слова.
• Використовуйте заголовок, що орієнтований на цінність.
• Уникайте жаргону у тексті.
• Переконайтеся, що ваш текст є цікавим.
• Додайте візуальний контент та використовуйте alt-текст для опису візуалів.
• Пропонуйте рішення проблеми.
• Включайте  стандартний текст.
• Закінчуйте переконливим закликом до дії, що веде на релевантну сторінку.
• Діліться своїм прес-релізом зі правильним журналістом.

Фактично, робіть все, що ми порадили в цьому посібнику, і ви оптимізуєте ваш текст для SEO, навіть не усвідомлюючи цього.

Використовуйте сервіс для розсилки новин.

В 2019 році 60.74% із 37,748 проаналізованих прес-релізів були відправлені за допомогою служби розсилки новин. Служба розсилки новин забезпечує, щоб кожен великий інформаційний ресурс поділився вашими новинами. Більшість служб розсилки новин можуть поділитися вашими новинами з понад 30,000-100,000 журналістами та блогерами в сотнях країн. 

Ви можете надіслати свій прес-реліз через службу розсилки новин або розподілу, таку як Newswire або Cision. Найкращі результати часто супроводжуються високим початковим запитом. Наприклад, Business Wire Berkshire Hathaway коштує понад 400 доларів за кожен випуск з обмеженням у 400 слів (більше, якщо ви хочете додати кількість слів, зображення, відео або сигнали у соціальних мережах). Проте ці перевірені сервіси розповсюдження можуть допомогти вам отримати згадки в основних виданнях, таких як Wall Street Journal.

Часуйте ваш реліз ідеально.

Час впливає на успіх вашого прес-релізу. Згідно з Shift, найкращий час для відправки прес-релізу — на початку вівторка, щоб він досягнув видань до того, як вони визначать теми для журналістів.

Оскільки більшість прес-релізів публікуються на початку години, уникайте відправки ваших у цей час. Відправляйте свій прес-реліз через кілька хвилин після години. Наприклад, замість того, щоб відправити свій прес-реліз о 9 ранку, ви відправите його о 9:10.

Розповсюджуйте та діліться своїм медійним охопленням.

Окрім використання служби розсилки новин для розповсюдження, у вас може бути спеціальний медійний розділ на вашому вебсайті, де ви зможете ділитися новинами та іншими прес-релізами. Ділитися прес-релізами на вашому вебсайті — це зручний спосіб, щоб ваші читачі залишалися в курсі останніх подій у вашій організації.

Також використовуйте соціальні мережі, щоб скористатися медійним охопленням. Діліться опублікованими історіями на ваших соціальних платформах і заохочуйте користувачів взаємодіяти з вашим контентом через коментарі, лайки та поширення. Наприклад, ви можете підвищити свою публікацію у Facebook з заголовком, “…San Francisco Chronicle охоплює новий реліз програмного забезпечення для команд обслуговування.”

Керувати своїми шаблонами прес-релізів у Guru.

Написати свій перший прес-реліз може здаватися складним завданням, якщо ви не знаєте, з чого почати. Пишіть так, як говорить ваша аудиторія. Переконайтеся, що ваш вміст не перевищує 250-500 слів. Використовуйте службу розсилки, щоб отримати максимальну публічність для вашого прес-релізу.

Спрощуйте свої шаблони прес-релізів з допомогою платформи управління знаннями, такої як Guru. Зручно організувати ваші пітчи за типом прес-релізу, ті, що готові до публікації, і пітчи, які не були прийняті. Центральна платформа, така як Guru забезпечує, щоб ваше повідомлення було у кожного співробітника, який спілкується з громадськістю, щоб кожен дзвінок, електронна пошта та розмова було чіткими та без зайвих витрат часу на відеодзвінки.