Process Documentation: How-to with Examples

Переживаєте через зростання, боротьбу з проблемами та втрачений час? Масштабування без добре задокументованих процесів є рецептами неефективності та шокуючих 80% працівників не мають навичок для своїх поточних роль, відповідно до опитування Gartner серед 7000 співробітників.

А що, якщо? Задокументуйте свої процеси, щоб зекономити час, спростити та масштабувати без втрати продуктивності. Документування ваших процесів надає новим співробітникам навчальні ресурси та навички, необхідні для їх ефективної роботи.

Давайте розглянемо найкращі практики для створення документації процесу та чому ви повинні покращити свою.

Що таке документація процесу? 

Документація процесу – це список етапів та контексту для повторного досягнення стандарту якості. Починати з шаблону процесу, як наш, гарантує, що ваша документація буде чіткою та зекономить час командам.

Ваш бізнес може мати скільки завгодно документів процесів. Кількість документів процесів, які ви створюєте, звичайно, залежить від розміру вашої організації, кількості департаментів і кількості процесів, які кожне завдання вимагає. 

Наприклад, процес документації з продажу буде відрізнятися від маркетингового процесу. Так само HR, НДДКР та інші департаменти. 

Ці документи часто об'єднуються у те, що компанії називають ігровою книгою, стандартні операційні процедури (SOP) або операційний посібник.

Які переваги створення документації процесу?

Навчання нових працівників

Успішні працівники легше входять у компанію, коли ваші процеси добре задокументовані. Ви економите час, використовуючи повторювані процеси для навчання своїх нових співробітників. 

Аналіз

Документування вашого процесу допомагає вам стежити за продуктивністю ваших співробітників. Ви можете використовувати існуючу документацію для аналізу того, що працює, а що ні. Ці знання показують вам частини вашого робочого потоку, які потрібно скоригувати. 

Гарантування прозорості процесу

Документація допомагає підтримувати прозорість у вашій компанії. Співробітники, які не знайомі з певною частиною бізнес-процесу, можуть отримати інформацію про те, як виконуються завдання поза їхнім департаментом або безпосередньою командою. 

Нове розуміння може призвести до покращень робочих процесів, таких як усунення повторюваних кроків або завдань. Також виявляє серйозні проблеми, які перетворюються на завдання. Обізнаність про проблемні зони іноді є єдиним, чого не вистачає для внесення поступових покращень у ваш процес.

Підготовка до непередбачених обставин

Коли новий працівник приєднується до вашої команди, це зазвичай означає, що інші працівники повинні взяти на себе більше роботи, поки новий працівник не буде повністю включений.

Якщо у вас немає задокументованого процесу, ви пропустите терміни, знизите продуктивність і отримаєте розчарованого співробітника.

Документування вашого процесу гарантує, що навіть якщо співробітник тимчасово або постійно залишає роботу, у вас завжди будуть ресурси для термінового навчання нового співробітника.

Покращення внутрішньої комунікації

Більше ніж просто документ, документація процесу є формою внутрішньої комунікації. Новому працівникові потрібно час, щоб дізнатися, як працює компанія, і наявність документації процесу покращує розуміння вашої організації. 

Коли всі знають свої ролі у організації та до кого звертатися, коли їм потрібна допомога, продуктивність зростає. 

Стимулювання обміну знаннями

Проблеми знань виникають, коли працівники з спеціалізованими знаннями залишають без документування свої процеси. Коли керівники документують свої найкращі практики для досягнення відмінних результатів,  усі члени команди можуть відтворювати такі ж результати, слідуючи подібному процесу. 

Зниження витрат та оперативної невизначеності

Документування ваших процесів усуває невизначеність ролей та відповідальностей. Документація усуває плутанину і забезпечує ясність. Коли співробітники мають ясність у фокусі, вони витрачають більше часу на збільшення прибутку компанії і менше часу на пошук відповідей, які вже існують.

Всі члени команди можуть звертатися до документа, коли виникає плутанина з тим, хто що виконує чи як повинні виконуватися певні завдання.

Ваш документ процесу пояснює:

• Хто призначений до завдання
• Конкретні завдання, які потрібно виконати, щоб завершити процес
• Покрокова інструкція для виконання завдання

Хто беруть участь у документуванні процесу? 

В документації бізнес-процесів беруть участь три сторони: 

• Зацікавлені сторони 
• Команда проекту 
• Зовнішні сторони 

Зацікавлені сторони 

Зацікавлена сторона може бути будь-хто з зацікавленням у бізнесі.  Зацікавлені сторони з знаннями в конкретному департаменті повинні надати свої коментарі до документації процесу, щоб дати зворотний зв’язок там, де це необхідно. 

Команда проекту 

Команда проекту несе відповідальність за документацію процесу. Кожен працівник у команді проекту повинен документувати свої процеси під час виконання завдань, щоб забезпечити правильну реєстрацію кожного кроку в процесі. 

Однак документування процесів під час роботи може бути відволікаючим. Добра практика – це делегувати перевірку інформації, яка додається до кожної документації одному чи двом експертам з предметів, щоб забезпечити єдине джерело правди. 

Зовнішні сторони 

Ви можете вирішити найняти консультантів, щоб отримати нову перспективу та отримати неупереджене відгук щодо ваших бізнес-практик. Відступ дає ясність і можливість знайти ефективніші способи виконання функцій роботи.

Щоб зібрати рекомендації від зацікавлених сторін та зовнішніх учасників, ось шаблон запиту на зміну для напрямку.

Що слід включити у вашу документацію бізнес-процесів? 

Ваша документація процесу повинна містити наступні деталі: 

• Політика: Загальні принципи, що керують процесом та процедурами.  Зазвичай їх встановлює старше керівництво. 
• Процес: Це серія дій, які необхідно виконати, щоб перетворити вхідні дані на вихідні. 
• Процедура: Деталі того, як кожен крок буде виконано. 

Думайте про політики як про правила, процес як про огляд усіх етапів, які потрібно виконати, а процедуру як про детальне пояснення кожного кроку. 

Ваш фінальний документ може бути у формі шаблонів, відео, чек-листів, скріншотів або комбінації цих. 

Найкращі практики для успішної документації процесу  

Оцініть інструмент для документації вашого процесу 

Ключові вимоги до найкращих інструментів для документації процесу: 

• Розроблено для масштабування з вашою командою
• Залишає вас у робочому процесі, а не додає ще одне місце призначення
• Вбудована перевірка для забезпечення завжди актуального контенту
• Інтуїтивно зрозуміла браузерна розширення для забезпечення знань там, де ви працюєте
• Має функцію пошуку, яку ви можете легко використовувати для пошуку інформації
• Масові дії
• Інтеграція з Slack
• Надає аналітику
• API
• Надійні інтеграції з інструментами, які подобаються вашій команді
• Шаблони, які заощадять ваш час. 

Ідентифікуйте та назвіть процес 

Який процес ви задокументуєте першим? Чому цей процес принесе користь вашій організації?  Наприклад, ви розробляєте процес продажу, щоб допомогти вашій команді ефективніше вести потенційних клієнтів через процес купівлі? Дайте йому ім’я та коротко опишіть процес.

Визначте обсяг процесу 

Що входить до процесу, а що виходить за рамки роботи? Також розгляньте ресурси, необхідні для того, щоб процес був ефективним. 

Збирайте інформацію та організуйте кроки

Якщо це процес, який залучає кількох працівників, проведіть сеанс мозкового штурму з усіма залученими колегами. Якщо ви виконуєте завдання самостійно, документуйте його під час виконання.

Після збору інформації організуйте кроки з чіткими інструкціями. Допомагає використовувати візуальні елементи, такі як попередньо записані пояснюючі відео, діаграми, блок-схеми та скріншоти.

Визначте, хто залучений 

Опишіть співробітника, відповідального за виконання кожного кроку у процесі. Зазначайте лише ролі, а не імена, оскільки процес, який ви розробляєте, буде використовуватися навіть після того, як працівники залишать. 

Запишіть виключення з звичайного процесу

Документ процесу не повинен бути жорстким, оскільки деякі процеси не завжди слідують лінійному маршрут. Гнучкість – це одна з основних ознак доброго робочого процесу. Де можуть виникати виключення та які кроки повинен вжити працівник, щоб їх пом'якшити.

Поясніть межі процесу 

Що запускає процес? Коли починається або закінчується процес?  Коли він завершений? Запишіть це. Визначте межі, щоб усунути будь-які неясності.

Додайте контрольні точки 

Контрольні точки додаються до стратегічних точки в процесі, де може виникнути ризик. Під час документування процесу робіть нотатки про можливі ризикові ситуації, які слід уважно контролювати.  

Визначте вхідні та вихідні дані процесу 

Складіть список ресурсів, які потрібні для початку процесу. Також поясніть вихідні дані, які повинні бути отримані, коли процес завершується. 

Використовуйте шаблони для уніфікації підходу та фінального документу

Шаблони допомагають створити узгодженість у всіх документах процесу. Це також полегшує команді дотримуватися інструкцій, оскільки вони знають, чого очікувати

Ось шаблон, щоб допомогти менеджерам уніфікувати спосіб фіксації вашою командою внутрішніх процесів. 

Зробіть його візуальним 

67% людей сприймають інформацію краще у візуальному форматі.  Комбінація тексту з візуальними елементами полегшує розуміння та запам’ятовування.  

Перегляньте, протестуйте та налаштуйте

Зберіть усіх, хто надав ідеї, щоб переглянути документ процесу. Поділіться своїм документом з командою. Запитайте у членів команди, щоб вони самостійно перевірили процес та подивилися, як це працює. Протестуйте процес, щоб переконатися, що ви не пропустили жодного кроку та визначте, чи потрібні вам зміни у вашому документі. 

Розподілити 

Створення процесу — це одна частина, а забезпечення його легкої доступності — інша. Зберігайте документування процесів у вікі або внутрішніх мережах компанії, які легко доступні для всіх.

Регулярно перевіряйте, щоб підтвердити або оновити 

Згідно з BPtrends, 96% компаній мають документовані процеси, але лише 4% їх вимірюють і перевіряють.  Коли ваш робочий процес розвивається, вам потрібно регулярно оновлювати кроки та переконатися, що інформація, яку ви публікуєте, є точною. 

З движком перевірки Guru, ви можете бути впевнені, що всі ваші процеси актуальні та точні. Ви можете обрати експертів з предмета для перевірки карток або дозволити AI Guru запропонувати перевіряючих на основі схожих карток.

Визначте інтервал для перегляду та оновлення вашого документа процесу всередині, а потім оберіть цю дату як інтервал перевірки в Guru. Якщо ви не впевнені в правильному інтервалі, ви можете вибрати стандартні 90 днів або максимальний термін, який становить 12 місяців.  Команди, з якими ви співпрацюєте, можуть бачити картки як перевірені або неперевірені, щоб уникнути плутанини. 

Покращте колективний розум вашої команди з документацією процесів

Єдиний спосіб зберегти знання - це гарантувати, що кожен працівник документує свій процес. Це заощаджує час на введення в курс справи нових працівників і наділяє їх можливістю виконувати завдання більш ефективно.

Створення культури обміну знаннями забезпечує, що коли одна людина досягає успіху, всі інші можуть скористатися її знаннями, щоб створити множинний ефект, що призводить до підвищення продуктивності та збільшення доходу вашої компанії.