7 Essential Project Documents [+ Templates]
Використовуйте ці шаблони документів проекту, щоб зберігати та ділитися ключовою інформацією проекту.
З будь-яким успішним проектом йдеться про велику кількість документів. Вони містять всі очікування, цілі та ресурси проекту. Якщо у вас є питання щодо проекту, зверніться до документів. Якщо вони заповнені повністю, ваша відповідь повинна бути там.
Документи проекту мають бути чіткими та лаконічними. У Guru ми починаємо всю нашу документацію проекту з цих шаблонів. Вони прискорюють підготовчий етап проекту, тож ми можемо швидше почати роботу над самим проектом. Ми рекомендуємо ознайомитися з цими 7 шаблонами для документів вашого проекту.
Чому документи проекту важливі?
Вони є єдиним джерелом істини
Більшість проектів має багато рухомих частин і задіяних зацікавлених сторін. Це може ускладнити відстеження та надання важливої інформації. Ви можете використовувати документи проекту як єдине місце, де можуть жити всі важливі документи проекту. Ніякого більше втраченого часу шукаючи відповіді.
Їх легко оновлювати з найостаннішою інформацією
Коли ви оголосите документи проекту єдиним місцем для всіх проектних відомостей, ви можете покладатися на них для надання оновлень зацікавленим сторонам. Порада: розгляньте використання Guru для налаштування сповіщень на регулярній основі для перегляду документів проекту та забезпечення актуальності всієї його інформації.
Вони окреслюють цілі проекту
Створіть умови для успіху, чітко окреслюючи цілі та потреби проекту. Коли зацікавлені сторони починають тут, вони отримують повне уявлення про обсяг проекту та розуміють, де їхні завдання знаходяться в загальному життєвому циклі проекту.
Вони оголошують, хто відповідає за кожне завдання
Коли вони працюють пліч-о-пліч з вашим планом управління проектом, ваші документи проекту зафіксують, хто відповідає за що та коли ці завдання повинні виконуватись у процесі. Розробіть ясний розподіл завдань, щоб зрозуміти, як кожна особа відповідає за більшу картину.
7 основних документів проекту
1. Короткий опис проекту
Вважайте короткий опис проекту оглядом проекту. Він має включати опис проекту, що він має на меті досягти, хто залучений і як буде оцінюватися успіх. Ви можете бути так конкретні, як буде потрібно для вашого проекту. Це чудове місце для початку орієнтування, мозкового штурму та визначення проекту.
2. Комунікації зі зацікавленими сторонами
Щоб відповідати єдиному джерелу надійної інформації, спробуйте використовувати шаблон проекту, що включає відповідальність зацікавлених сторін та комунікацію. Не дозволяйте інформації губитися в Slack або електронній пошті.
3. План управління витратами
Бюджет є важливим фактором, який потрібно врахувати під час розробки проекту. Якщо можливо, спробуйте залишити місце для корективів, оскільки, ймовірно, виникнуть фактори, які ви не передбачали.
4. Показники продуктивності
Замість того, щоб просто посилатися на цей шаблон наприкінці проекту, розгляньте можливість використання його для відстеження показників продуктивності протягом життєвого циклу проекту. Це допоможе визначити, чи ви на правильному шляху для досягнення своїх цілей або якщо потрібні корективи.
5. Оновлення проекту
Щоб тримати зацікавлені сторони та керівництво компанії в курсі, розгляньте можливість використання шаблонів оновлення проекту для обміну інформацією. Шаблон має розділи, де можна додавати регулярні оновлення. Не забудьте регулярно перевіряти статус оновлень, щоб тримати зацікавлені сторони в курсі.
Ось як PetDesk тримає команди в курсі проектних оновлень:
6. Управління змінами
Якщо всі проекти завжди йдуть за планом, вони були б занадто простими. Завжди є місця, де потрібно вносити корективи та вирішувати проблеми. Ви можете врахувати ці ревізії в плані управління змінами. Цей шаблон можна використовувати для деталізації того, як проект буде продовжуватись, якщо зміни будуть необхідні.
7. Ресурси проекту
Вважайте цей шаблон єдиним місцем для всіх відомостей, пов'язаних з проектом. Цей шаблон може бути або не бути необхідним в залежності від обсягу проекту. Використовуйте його як бібліотеку довідки з посиланнями на необхідну інформацію та тримайте його доступним для всіх зацікавлених сторін. Вони містять всі очікування, цілі та ресурси проекту. Якщо у вас є питання щодо проекту, зверніться до документів. Якщо вони заповнені повністю, ваша відповідь повинна бути там.
З будь-яким успішним проектом йдеться про велику кількість документів. Вони містять всі очікування, цілі та ресурси проекту. Якщо у вас є питання щодо проекту, зверніться до документів. Якщо вони заповнені повністю, ваша відповідь повинна бути там.
Документи проекту мають бути чіткими та лаконічними. У Guru ми починаємо всю нашу документацію проекту з цих шаблонів. Вони прискорюють підготовчий етап проекту, тож ми можемо швидше почати роботу над самим проектом. Ми рекомендуємо ознайомитися з цими 7 шаблонами для документів вашого проекту.
Чому документи проекту важливі?
Вони є єдиним джерелом істини
Більшість проектів має багато рухомих частин і задіяних зацікавлених сторін. Це може ускладнити відстеження та надання важливої інформації. Ви можете використовувати документи проекту як єдине місце, де можуть жити всі важливі документи проекту. Ніякого більше втраченого часу шукаючи відповіді.
Їх легко оновлювати з найостаннішою інформацією
Коли ви оголосите документи проекту єдиним місцем для всіх проектних відомостей, ви можете покладатися на них для надання оновлень зацікавленим сторонам. Порада: розгляньте використання Guru для налаштування сповіщень на регулярній основі для перегляду документів проекту та забезпечення актуальності всієї його інформації.
Вони окреслюють цілі проекту
Створіть умови для успіху, чітко окреслюючи цілі та потреби проекту. Коли зацікавлені сторони починають тут, вони отримують повне уявлення про обсяг проекту та розуміють, де їхні завдання знаходяться в загальному життєвому циклі проекту.
Вони оголошують, хто відповідає за кожне завдання
Коли вони працюють пліч-о-пліч з вашим планом управління проектом, ваші документи проекту зафіксують, хто відповідає за що та коли ці завдання повинні виконуватись у процесі. Розробіть ясний розподіл завдань, щоб зрозуміти, як кожна особа відповідає за більшу картину.
7 основних документів проекту
1. Короткий опис проекту
Вважайте короткий опис проекту оглядом проекту. Він має включати опис проекту, що він має на меті досягти, хто залучений і як буде оцінюватися успіх. Ви можете бути так конкретні, як буде потрібно для вашого проекту. Це чудове місце для початку орієнтування, мозкового штурму та визначення проекту.
2. Комунікації зі зацікавленими сторонами
Щоб відповідати єдиному джерелу надійної інформації, спробуйте використовувати шаблон проекту, що включає відповідальність зацікавлених сторін та комунікацію. Не дозволяйте інформації губитися в Slack або електронній пошті.
3. План управління витратами
Бюджет є важливим фактором, який потрібно врахувати під час розробки проекту. Якщо можливо, спробуйте залишити місце для корективів, оскільки, ймовірно, виникнуть фактори, які ви не передбачали.
4. Показники продуктивності
Замість того, щоб просто посилатися на цей шаблон наприкінці проекту, розгляньте можливість використання його для відстеження показників продуктивності протягом життєвого циклу проекту. Це допоможе визначити, чи ви на правильному шляху для досягнення своїх цілей або якщо потрібні корективи.
5. Оновлення проекту
Щоб тримати зацікавлені сторони та керівництво компанії в курсі, розгляньте можливість використання шаблонів оновлення проекту для обміну інформацією. Шаблон має розділи, де можна додавати регулярні оновлення. Не забудьте регулярно перевіряти статус оновлень, щоб тримати зацікавлені сторони в курсі.
Ось як PetDesk тримає команди в курсі проектних оновлень:
6. Управління змінами
Якщо всі проекти завжди йдуть за планом, вони були б занадто простими. Завжди є місця, де потрібно вносити корективи та вирішувати проблеми. Ви можете врахувати ці ревізії в плані управління змінами. Цей шаблон можна використовувати для деталізації того, як проект буде продовжуватись, якщо зміни будуть необхідні.
7. Ресурси проекту
Вважайте цей шаблон єдиним місцем для всіх відомостей, пов'язаних з проектом. Цей шаблон може бути або не бути необхідним в залежності від обсягу проекту. Використовуйте його як бібліотеку довідки з посиланнями на необхідну інформацію та тримайте його доступним для всіх зацікавлених сторін. Вони містять всі очікування, цілі та ресурси проекту. Якщо у вас є питання щодо проекту, зверніться до документів. Якщо вони заповнені повністю, ваша відповідь повинна бути там.
.webp)
.webp)
