Project Proposals: Free Templates & Simple Steps

Проектна пропозиція - це ваш перший handshake з потенційним клієнтом. Вона несе важливість справити незабутнє враження та показати читачеві, що ви найкращий кандидат на цю роботу.

Для команд з продажу чудові проектні пропозиції призводять до масового притоку нового бізнесу. А для співробітників у компанії це є секретним інгредієнтом, щоб змусити керівництво діяти за вашими ідеями.

Знати, як написати переконливу проектну пропозицію та мати набір шаблонів, до яких ви можете звертатися, ставить вашу заявку вище за інших.

У цьому посібнику ми пояснимо переваги використання проектної пропозиції, що слід включити до пропозиції та як написати проектну пропозицію, що спонукає до дій.

Що таке проектна пропозиція?

Проектна пропозиція - це перший документ, який використовується для визначення зовнішнього або внутрішнього проекту. Це детальний документ, який клієнт використовує, щоб визначити, чи варто співпрацювати з вашою організацією. Отже, він має бути високої якості, добре написаним і легкозрозумілим. 

Чому важлива проектна пропозиція?

Виділитися серед конкурентів-постачальників

Проектні пропозиції допомагають вашій компанії виділитися серед конкурентів. Добре написана проектна пропозиція дозволяє вам показати вашу унікальну ціннісну пропозицію. 

Чи пропонує ваша компанія кращі процеси, результати чи ціни? Ви можете показати ці переваги з проектною пропозицією.

Зробіть перше хороше враження

Проектна пропозиція зазвичай є вашим першим формальним контактом з потенційним клієнтом. Дослідження, яке ви проводите про їхній фон, потреби та цілі, покращує пропозицію та робить її більш персоналізованою та запам'ятовується. Також гарне перше враження призводить до більше обговорень з можливістю довгострокової роботи.

Забезпечте кращі проекти та інвесторів

Коли ви створюєте непрохану пропозицію, шаблон проектної пропозиції може допомогти вам представити переконливу презентацію, яка вразить читача. Якщо ви в команді, яка відповідає за отримання фінансування, проектні пропозиції показують потенційним інвесторам і клієнтам переваги співпраці з вашою організацією.

Чітко покажіть цілі та очікувані результати, щоб уникнути розширення обсягу проекту

Розширення обсягу є невиправданим розширенням обсягу проекту. Це може включати результати, які не були частиною первісної угоди, або результати, які не обговорювалися раніше. 

Проектні пропозиції допомагають запобігти розширенню обсягу через чітко визначені цілі та очікувані результати, на які клієнт вже погоджувався до початку проекту.

Дотримуйтеся керованих термінів

Перед подачею пропозиції корисно залучити зацікавлених осіб у вашій організації, які працювали над подібними проектами. 

Вони можуть допомогти вам визначити, чи здійснити терміни для кожного результату. Вам також потрібно буде співпрацювати з клієнтом, щоб переконатися, що ви на тій же сторінці щодо термінів та перевірок для проекту.

Покращте планування

Проектна пропозиція покращує планування. Документ використовується для остаточного узгодження бюджету, процесів, термінів та результатів для контракту. З правильним плануванням ви можете виділити ресурси та прогнозувати вплив проекту на бізнес вашого клієнта.

Ефективний процес перегляду

Нереалістичні перегляди коштують грошей, часу та зусиль. Додавання термінів перегляду в пропозицію та контракт допомагає вам дотримуватися графіку. Це також спростить комунікацію під час проекту.

Які типи проектних пропозицій?

Офіційно запрошені

Офіційно запрошені проектні пропозиції пишуться у відповідь на запит на пропозицію (RFP). Легко написати, оскільки клієнт надає деталі проекту, такі як терміни, часові рамки та результати у RFP. 

Неофіційно запрошені

Неофіційно запрошені пропозиції подібні до офіційно запрошених проектних пропозицій. Основна різниця полягає в тому, що потреби клієнта не викладені в документі, що ускладнює складання. Вам потрібно буде провести більше досліджень, щоб визначити критерії проекту, такі як цілі, процеси та результати.

Непрохані

Думайте про непрохані проектні пропозиції як про холодний дзвінок. Перспектива не просила про це, але якщо зробити правильно, це дає велику цінність. Це найскладніший тип пропозиції для написання, оскільки ви не маєте початкових деталей. Вам потрібно зібрати якомога більше інформації, щоб зробити вашу пропозицію переконливою.

Продовження

Продовжувані проектні пропозиції є нагадуваннями та оновленнями для поточних проектів. Ви не пропонуєте своє рішення. Швидше, ви нагадуєте клієнту про прогрес проекту, зміни в проекті, які потребують більше фінансування, та отримуєте дозвіл на продовження.

Оновлення

Пропозиція на оновлення написана, щоб переконати клієнта зберегти ваші послуги замість закриття проекту. Мета полягає в тому, щоб показати цінність постійних послуг і повернення інвестицій.

Доповнення

Використовуйте доповнюючу проектну пропозицію, коли вам потрібно більше ресурсів, ніж було спочатку заплановано для проекту. Мета полягає в тому, щоб обґрунтувати додаткові ресурси та продемонструвати оцінки витрат на проект.

Що повинно бути включено в проектну пропозицію?

Фон проекту

Найпереконливішим елементом проектної пропозиції є фон проекту. Це етап, щоб підкреслити гострі проблеми клієнта та пояснити, як ваша компанія може зробити вимірювану різницю.

Ваш фон проекту має пояснити, чому проект був створений спочатку. Ви можете розділити фон проекту на кілька розрізняльних частин:

• Бізнес-виклики та перешкоди
• Слабкі сторони або обмеження бізнесу
• Сильні сторони проекту та можливості

Фон проекту має закінчитися короткою заявою про те, як завершений проект зробить різницю для вашого клієнта.

Заява про потребу або вимоги

Заява про потребу або вимога стосується «чому» вашого проекту. Думайте про цей розділ як про вступ до книги. Зробіть його коротким, зрозумілим і до суті.

Ось кілька питань, щоб допомогти скласти заяву про потребу та вимоги:

• Що потрібно моєму клієнту, і чому?
• Хто отримує користь від результату проекту?
• Чому проект відбувається зараз? 
• Чому це сталось? 
• Чим моє рішення є унікальним? 
• Що я можу зробити краще за своїх конкурентів?

Мета проекту

Мета проекту описує кількісні результати проекту. Результати можуть бути поставками або результатами. Поставки - це відчутні предмети, які ви передасте клієнту. Результати - це метрики для оцінки цих поставок.

Добре написана мета проекту - це доказ того, що ви повністю розумієте цілі проекту. Це також виступає як початкова точка для планування проекту. Кожна мета стане етапом, який ваша команда повинна буде виконати перед переходом до наступної фази проекту.

Методологія проекту та результати

Так само, як лабораторії, які ви написали на заняттях з науки, методологія проекту обговорює процеси та техніки, які будуть використовуватися для досягнення цілей.

Наприклад, якщо ви плануєте створити апаратуру для клієнта, ваш перший метод полягатиме в проведенні дослідження користувачів, щоб зрозуміти аудиторію та проблему, яку вона вирішуватиме. Результатом буде завершена апаратура. 

Ваші методи та результати повинні бути написані в формальному стилі. Згідно з TeamStage, приблизно 73% організацій, які використовують формальне управління проектами, завжди або часто досягають своїх цілей. Складання продуманої методології проекту на основі перевірених технік значно підвищує ймовірність досягнення цілей вашого проекту.

Ось кілька стратегій для написання розділу методології проекту:

• Поясніть, чому ваші методи працюють 
• Делегуйте відповідальність та призначте членів команди для кожного результату
• Включіть важливі терміни

Обсяг проекту

Ваш обсяг проекту має обговорювати конкретні деталі вашого проекту. Це зазвичай найдовша частина проектної пропозиції. Цей розділ встановлює очікування для клієнтів і включає SMART-цілі, які конкретні, вимірювальні, досяжні, реалістичні та термінові.

Додайте ці розділи до вашого обсягу проекту:

• Кожен процес, що входить до результатів
• Як ви будете оцінювати успіх кожного результату
• Що проект не охоплюватиме

Бюджет

Жодна проектна пропозиція не є завершеною без розділу бюджету. Як і в інших розділах вашої пропозиції, бюджет має бути дуже конкретним і охоплювати всі витрати.

Використовуйте таблиці, щоб полегшити сприйняття цифр. Напишіть наратив, щоб пояснити, як кожна частина вписується в результати та результат.

Представте читачеві резервний бюджет у разі непередбачуваних подій. Наприклад, ви можете написати абзац про те, чому ви перевищили бюджет для певних результатів.

В ідеалі бюджет проекту має бути написаний менеджером проекту. Однак ви повинні залучити бухгалтера компанії, який, ймовірно, має кращий розум до цифр. Вони також можуть допомогти гарантувати, що ваш бюджет узгоджений з іншими частинами проектної пропозиції.

Кілька порад, які допоможуть вам при складанні проектного бюджету:

• Почніть створювати ваш бюджет і дайте йому змогу еволюціонувати разом з вашою пропозицією, а не залишайте його на останок
• Переконайтеся, що цифри сходяться і у вас є правильні ринкові ціни для всіх вказаних позицій
• Переконайтеся, що ваш бюджет відповідає формату, який легко зрозуміти
• Перевіряйте математику кілька разів

Термін реалізації проекту

Ваш термін реалізації проекту чітко вказує, скільки часу знадобиться для виконання кожного елемента проекту. Вам слід вказати терміни для виконання результатів та етапів проекту в цьому розділі.

Терміни мають включати імена членів команди, прив'язані до окремих завдань. Наприклад, якщо ваш UX-дизайнер відповідатиме за дослідження та проектування частини вашого проекту, вкажіть ім'я дизайнера, часові рамки та очікувану дату виконання. 

Підготовка звітів

Розділ звітності пояснює:

• Як клієнт отримуватиме оновлення проекту (електронна пошта, Slack, SMS або звітність в додатку)
• Як часто ваша компанія надсилатиме звіти? Чи будете ви створювати панель для клієнта?
• Хто є контактною особою, що отримуватиме регулярні звіти або оновлення?
• Скільки зустрічей клієнт може очікувати під час проекту? Якщо додаткові зустрічі доступні, чи будуть вони оплачені окремо?
• Коли, де і як відбуватимуться зустрічі?

Очікувані ризики та проблеми

Врахування ризиків проекту відіграє велику роль у успішному виконанні проекту. Чи є якісь непередбачувані проблеми, які, на вашу думку, можуть виникнути під час проекту? Запишіть усі проблеми, які можуть виникнути до, під час або після завершення проекту.  Цей розділ не лише дозволить вам залишатися чесними, але й може допомогти уникнути підводних каменів проекту.

Під час складання цього розділу обов’язково перегляньте свій графік проекту. Наприклад, ви можете створити буфер тривалістю 1,5 або 2 рази більше, ніж очікувана тривалість проекту, щоб мати змогу врахувати будь-які сюрпризи, не впускаючи терміни. Це може запобігти незадоволеним клієнтам, руйнівним відгукам, головним болям і безсонним ночам. 

Критерії успіху

Критерії успіху пояснюють, як ви вимірюватимете успіх проекту. Включайте метрики, результати та поставки, які повинні бути присутніми для досягнення успіху.

PMI вказує наступні критерії для вимірювання успіху:

• Метрики та статистика
• Якість поставок
• Майбутній потенціал
• Задоволення зацікавлених сторін
• Продуктивність компанії

Дорожня карта проекту

Дорожня карта проекту є загальним оглядом, який описує всі важливі елементи проекту. Це остання частина вашої пропозиції проекту і повинна бути написана як резюме.

Зрозуміти це легше, якщо ви використовуєте візуальний матеріал, такий як діаграма або графік. Виділіть ключові дати та їх очікувані результати, а також будь-які поставки.

Ви також можете захотіти включити резюме:

• Цілі
• Етапи
• Ресурси
• Бюджетні витрати
• Фази проекту

Приклади пропозицій проектів

Шаблон простої пропозиції проекту

Шаблон простої пропозиції проекту написаний в організованому форматі, який легко використовувати та зрозуміти. Цей шаблон ідеально підходить для різних типів проектів – від внутрішніх проектів до шкільних проектів.

Шаблон збору вимог

Шаблон збору вимог є надійною основою для будь-якого проекту. Він виступає мостом інформації між клієнтом і керівником проекту. Клієнт чітко повідомляє, що він потребує від проекту, і ви дбаєте про те, щоб їхні цілі були враховані в зборі вимог.

Шаблон пропозиції з управління проектом

Шаблон пропозиції з управління проектом має надати достатньо інформації, щоб допомогти клієнту чи спонсору ухвалити рішення. Коротше кажучи, почніть з написання вражаючого виконавчого резюме, оскільки це перший контакт клієнта з документом. Якщо виконавче резюме є цікавим, клієнт з більшою ймовірністю продовжить читати решту пропозиції.

Розділи, які потрібно включити в шаблон пропозиції з управління проектом, включають:

• Титульний лист
• Виконавче резюме
• Деталі проекту та цілі
• Результати
• Обсяг проекту
• Бюджет і ресурси
• Етапи і терміни

Шаблон пропозиції з продажу

Ваша пропозиція з продажу повинна допомогти клієнту уявити майбутнє, де ваш продукт вирішить термінову проблему для нього. Багато команд з продажу потрапляють у пастку, роблячи свою пропозицію занадто розмитою, загальною або довгою.

Пропозиція з продажу повинна переконати клієнта, що ви розумієте його потреби та маєте найкраще рішення. Це також має надихнути їх діяти.

Кілька речей, які слід включити у вашу пропозицію з продажу:

• Інформація про компанію
• Виклики, які вирішить ваш продукт
• Бюджет
• Особи, які приймають рішення, та зацікавлені сторони
• Ваша унікальна цінність
• Відгуки, що демонструють ROI з попередніми клієнтами

Шаблон бізнес-пропозиції

Бізнес-пропозиція усуває дистанцію між вами та вашими клієнтами. Вона викладає вашу ціннісну пропозицію таким чином, щоб переконати організацію займатися з вами. 

Подібно до пропозиції з продажу, вам потрібно пояснити ваше «чому» з виконавчим резюме, яке чітко показує переваги ваших послуг або продукту та як він може вирішити проблему.

Розділи, які слід включити в бізнес-пропозицію, включають:

• Зміст
• Титульний лист
• Виконавче резюме
• Заява про проблему
• Рішення
• Графік
• Кваліфікації
• Цінові опції
• Умови та умови

Шаблон пропозиції програмного проекту

Пропозиція програмного забезпечення – це маркетинговий документ, в якому ви пропонуєте своє програмне забезпечення організації. Мета пропозиції – представити свої програмні забезпечення потенційному клієнту та показати цінність вашого продукту. 

Пропозиція повинна описати, як ви плануєте автоматизувати ручний процес і заощадити час. ROI від використання вашого програмного забезпечення має бути чітко видно в пропозиції з продажу.

Шаблон пропозиції інженерного проекту

Більшість пропозицій інженерних проектів створюються у відповідь на запит на пропозицію. Мета полягає в тому, щоб показати, що ви розумієте проблему, згадану у запиті на пропозицію, і що ви є найбільш підходящим варіантом. 

Ваша пропозиція інженерного проекту також повинна переконати клієнта, що ваша інженерна команда є найкваліфікованішою для цього завдання.

12 простих кроків для написання пропозиції проекту

Порада професіоналів: Тримайте його коротким

Середня тривалість уваги складає 8,25 секунд. Це дуже короткий проміжок для того, щоб захопити увагу та утримати її. Часто найкращі пропозиції просто складаються з одного або двох слайдів в презентації з брендингом вашої компанії. Будьте лаконічними та уникайте спокуси включити зайві деталі.

1. Напишіть план вашої пропозиції проекту

Створіть план, коли ви завершили дослідження і маєте всю інформацію про проект. Не турбуйтеся про досконалість, зосередьтесь на тому, щоб важлива інформація помістилася на одному аркуші. Незалежно від точного оформлення плану, ви повинні включити:

• Проблему
• Вступ
• Рішення
• Ваш процес
• Бюджет
• Висновок

2. Використовуйте зміст

Пропозиція без змісту – це немов занурення у невідомість. Зміст підготовлює вашу аудиторію до того, що вони збираються прочитати, і полегшує швидке знаходження найважливішої інформації.

3. Переконайтеся, що ваше вступ є привабливим

Вступ – це місце, де ви зацікавлюєте свою аудиторію. Майже неможливо переконати їх у перевагах, якщо вони не прочитають далі введення.

Чудова порада – почати з статистики, що стосується проблеми. Напишіть друге речення, яке пояснює, чому ситуація настільки серйозна. Забезпечте полегшення ще однією статистикою, що показує, що ваше рішення працює. Потім використайте решту пропозиції, щоб показати, як ви збираєтеся вирішити проблему.

Збережіть ваше вступ до чотирьох рядків максимум. Коротші вступи легше прочитати і дозволяють читачеві зосередитися на важливих деталях.

4. Вкажіть проблему, яку потрібно вирішити

Включіть резюме проблеми, яку ви вирішуєте. Якщо ви провели дослідження, у вас буде достатньо матеріалу, щоб заповнити цей розділ. У кількох реченнях поясніть:

• Яка проблема?
• Що зроблено до цього часу, як всередині компанії потенційного клієнта, так і шляхом аутсорсингових рішень?
• Чому потенційний клієнт має зацікавленість у вирішенні проблеми?

5. Поясніть поточний стан існуючих рішень

Який поточний стан проблеми, яку ви вирішуєте? Чому існуючі рішення не працюють? Описуючи висновок проблеми, ви спростите розуміння загальної картини та оціните рішення.

6. Поясніть вплив вашого рішення

Ось кілька способів пояснити вплив вашого рішення:

• Що робить вашу пропозицію ефективною?
• Як ви вирішите проблему?
• Яка безпосередня ROI рішення?
• Чи приведе це до доходу або збільшення ефективності?

Запам'ятайте 5W

Якщо ви сумніваєтеся, як пояснити рішення або функцію, пам’ятайте про 5W:

• Що
• Чому
• Хто
• Коли
• Де

Ви можете копнути глибше, ніж думали, відповідаючи на ці питання.

7. Прогнозуйте питання

Які питання можуть задати потенційні клієнти про ваші результати, рішення та процеси? Переконайтеся, що ви всебічно відповіли на ці питання. Іноді, стикаючись з вибором, клієнт може вибрати пропозицію, яка усуває всі перешкоди та цілі.

8. Включіть відгуки клієнтів

Немає кращого підтвердження ваших здібностей, ніж почути це з уст вашого клієнта. Відгуки надають життя вашій пропозиції. Це дозволяє перспективному клієнту уявити, як ви вирішите їхню проблему на основі аналогічного контракту, який ви виконали раніше.

Переконайтеся, що відгук безпосередньо пов'язаний з галуззю та проблемою клієнта. Включіть обличчя, ім'я та контактні дані клієнта у відгук, щоб ваш потенційний клієнт міг зв'язатися для перевірки, якщо вони цього хочуть.

9. Плануйте бюджет

На цьому етапі потенційний клієнт на борту і питає, скільки коштуватиме виконання проекту. Розподіліть витрати на етапи та результати з пов'язаним графіком для кожного. 

Переконайтеся, що ви включили резервний бюджет на додаткові витрати та непередбачувані обставини. Якщо у вас є внутрішні ресурси, які економлять гроші для клієнта, варто зазначити це тут, щоб покращити угоду.

10. Показуйте, як буде контролюватися прогрес

Без структурованого способу відстеження прогресу ви і клієнт не знатимете, чи проект йде за планом. Фактично, це сигнал проблеми, коли потенційний клієнт розглядає варіанти і помічає, що ви плануєте залишити їх у темряві до кінця проекту.

Як ви виявите проблеми на найраніших етапах? Які матимуть місця для перевірки з клієнтом? Чи є попередньо визначені інтервали для звітування? Давати таку гарантію — це ознака прозорості, яка будує довіру з клієнтом.

11. Вичитайте свою роботу

Перед тим як надіслати свою проектну пропозицію потенційному клієнту, нехай вона відпочине до ранку. Свіжі, відпочилі очі знайдуть більше помилок, які ви раніше не помітили. Попросіть когось ще з вашої команди переглянути документ і переконатися, що він граматично коректний. Добра граматика робить спілкування яснішим.

🚀Підвищте продуктивність за допомогою шаблона пропозиції проекту

Ось кілька способів, як ви зможете скористатися перевагами використання шаблонів пропозицій проекту:

• ‍Керуйте очікуваннями: Якщо ви надсилаєте шаблоновані пропозиції повторним клієнтам, вони легко впізнають вашу подачу в загальному потоці. Вони знатимуть, наскільки велика пропозиція і яку інформацію очікувати, просто подивившись на першу сторінку.‍
• Формалізуйте процеси: Використання шаблону пропозиції проекту забезпечує, що всі в межах вашої організації дотримуються одного й того ж процесу під час надсилання пропозицій.‍
• Централізуйте знання: Зберігання шаблонів пропозицій проектів в платформі управління знаннями, такій як Guru, полегшує доступ співробітників до минулих документів. Вони можуть використовувати ці документи як натхнення для створення успішної пропозиції.‍
• Оптимізуйте пропозицію: Шаблони пропозицій проектів допомагають зекономити час, щоб ви могли більше зосередитися на поточному проекті. Шаблони також забезпечують, що ви ніколи не пропустите важливу інформацію, оскільки всі сегменти вже включені в шаблон.

Керуйте вашими пропозиціями проектів з Guru

Тепер ви створили свій перший шаблон пропозиції проекту. Це чудово! Вам все ще потрібна платформа для управління вашими шаблонами та їх інтеграції з вашим робочим процесом. Ось де допомагає Guru. Ви можете завантажити різноманітні шаблони пропозицій та налаштувати їх відповідно до потреб вашої організації. Ви також можете підключитися до тисяч додатків або використати API інтеграцію, щоб зекономити час і автоматизувати робочий процес у Guru.