Daily Standup Meeting

Tại nơi làm việc, một cuộc họp standup hàng ngày thường đồng nghĩa với việc mỗi thành viên trong nhóm cung cấp thông tin ngắn gọn về tình trạng dự án của họ. Đây là cơ hội để cập nhật tình trạng nhanh chóng mà không cần phải gửi email dài dòng hoặc tin nhắn Slack. Khi ngày càng nhiều đội chuyển sang mô hình làm việc từ xa hoặc kết hợp, đã đến lúc tinh giảm cách tiếp cận của bạn với những mẫu họp standup này.

Tại đây, bạn sẽ có một mẫu có thể được sao chép và chỉnh sửa cho mỗi lần cập nhật. Cấp quyền cho các bên liên quan dự án để thêm các cập nhật của riêng họ hoặc giữ cho mẫu riêng tư với một người có trách nhiệm thông báo tình trạng dự án. Một mẫu họp standup hàng ngày giúp giảm bớt các cuộc họp trong lịch trong khi vẫn chăm sóc cho nhân viên làm việc từ xa và vẫn cung cấp các cập nhật nhanh chóng để tiến mọi thứ đi về phía trước.

Hãy xem mẫu họp standup tùy chỉnh của chúng tôi ở dưới đây.

Lợi ích của một mẫu họp standup là gì?

Giữ cho cuộc họp đi đúng hướng

Cách chúng ta dành thời gian trong ngày làm việc là rất quan trọng và không ai muốn dành nhiều thời gian hơn cần thiết trong các cuộc họp. Nếu đội của bạn chọn các cuộc họp cập nhật dự án, hãy sử dụng mẫu họp standup để giữ mọi thứ có tổ chức và đi đúng hướng. Giảm thiểu nguy cơ cuộc trò chuyện đi lệch hướng bằng cách tổ chức một cuộc họp cập nhật tình trạng ngắn gọn và súc tích.

Giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp hiệu quả là cơ sở cho bất kỳ sự hợp tác thành công nào. Một cuộc họp cập nhật tình trạng thường được thiết kế để giữ cho tất cả các bên liên quan nắm rõ tiến độ của dự án. Mẫu là một điểm tham chiếu trong cuộc họp và là nơi mà các bên liên quan có thể tham khảo sau này để trả lời các câu hỏi theo dõi.

Tiết kiệm thời gian

Một mẫu họp standup có thể tiết kiệm thời gian cho mọi người bằng cách truyền đạt thông tin quan trọng về dự án mà không yêu cầu thời gian đáng kể của họ. Có cuộc họp hay không có cuộc họp, nó có thể tóm tắt tình trạng của dự án một cách cẩn thận và tránh một cuộc họp kéo dài.

Cải thiện sự hợp tác

Mẫu họp standup mời các bên liên quan giao tiếp các cập nhật và thành tựu của họ. Nó tạo ra một không gian cho sự hợp tác và ăn mừng. Bạn có thể ghi nhận những thành công nhỏ trong suốt quá trình để nâng cao tinh thần của đội và khuyến khích sự hợp tác.

Đo lường tiến độ dự án

Các kiểm tra tình trạng là cách dễ nhất để dành thời gian hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng để xem xét các chỉ số về dự án. Điều này cho phép bạn trình bày số liệu trong báo cáo tình trạng để cho thấy rằng dự án đang đi đúng hướng. Đây là không gian hoàn hảo để đo lường và ghi chép tiến độ của một dự án.

Một cuộc họp standup nên bao gồm những gì?

Trước khi lao vào cuộc họp standup của bạn, hãy tự hỏi những câu hỏi sau.

Hôm qua tôi đã đạt được điều gì?
Mục tiêu của tôi cho hôm nay là gì?
Có bất kỳ thay đổi nào về vai trò của tôi trong dự án không?
Những gì phần còn lại của đội ngũ cần biết?

Một cuộc họp standup là một cập nhật tình trạng, nhưng không có nghĩa là nó nên bao gồm mọi thứ. Dưới đây là một số điều cần tránh:

• Nêu lại các mục tiêu dự án tổng thể hoặc nhiệm vụ đã hoàn thành
• Liên kết đến các tài liệu bên ngoài mà không có thông tin hỗ trợ trong mẫu

Một mẫu hỗ trợ các cập nhật tình trạng dự án của bạn cho dù bạn thực hiện chúng trong một cuộc họp kiểm tra hàng tuần hay gửi ra các cập nhật hàng ngày cho các bên liên quan để họ xem lại vào thời gian của riêng họ. Nó linh hoạt và đáng tin cậy. Mẫu cuộc họp standup của bạn là một nguồn sự thật duy nhất cho các cập nhật tình trạng cấp cao trên toàn bộ dự án. Nó vừa vặn một cách khít khao trong kế hoạch giao tiếp tổng thể của dự án của bạn.