Free Press Release Templates and Simple, Step-by-Step Guide

Theo một khảo sát của Muck Rack, 48% các nhà báo nhận từ 1-5 thông điệp mỗi ngày và 13% nhận hơn 20 thông điệp mỗi ngày.  Quan hệ công chúng đang trở nên khó khăn hơn. Các nhà báo đang bị quá tải với các thông điệp và chỉ những cái tốt nhất mới đến được đỉnh của đống thư.

PR không chỉ đơn thuần là cung cấp thông tin cho chu kỳ tin tức. Thông cáo báo chí truyền thống, tẻ nhạt được viết bởi một thực tập sinh để có một liên kết nhanh từ một trang web có đánh giá cao sẽ không còn hiệu quả nữa. 

Bạn phải chia sẻ thông tin liên quan đúng lúc, qua đúng kênh, và làm điều đó theo cách mà khán giả của bạn muốn tiêu thụ.

Khi làm đúng, một thông cáo báo chí trở thành một phần quan trọng trong chiến lược quan hệ công chúng của bạn. Đây là một cách tuyệt vời để giữ vị trí hàng đầu trong tâm trí của khán giả, xây dựng mối quan hệ với các nhà báo, quảng bá các sản phẩm kinh doanh của bạn, và tăng cường uy tín thương hiệu của bạn.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách viết một thông cáo báo chí mà được các nhà báo chú ý cũng như những phương pháp tốt nhất cần tuân thủ khi bạn thực hiện thông điệp của mình.

Thông cáo báo chí là gì?

Một thông cáo báo chí là một tuyên bố chính thức mà tổ chức của bạn sử dụng để thông báo công khai. Tin tức có thể là một giải thưởng, một sự kiện sắp diễn ra, thuê một CEO mới, hoặc bất cứ điều gì mà tổ chức của bạn xem là đáng để thông báo.

Thông cáo báo chí là một khía cạnh quan trọng trong chiến lược quan hệ công chúng. Dòng thông tin liên tục từ công ty của bạn (đặc biệt là các tin tức tích cực) giúp bạn giữ liên quan và thu hút khách hàng tiềm năng.

Thông cáo báo chí của bạn phải ngắn gọn và dính vào sự thật. Trong khi giọng điệu là chính thức, bạn có thể sử dụng hình ảnh, số liệu, số liệu và trích dẫn để giữ cho người đọc quan tâm.

Lợi ích của thông cáo báo chí cho tổ chức của bạn 

Sự tiếp cận ngay lập tức đến khán giả mục tiêu của bạn

Đối với các doanh nghiệp nhỏ và các công ty khởi nghiệp, thông cáo báo chí cung cấp sự tiếp cận thương hiệu ngay lập tức từ một ấn phẩm đã thành lập với một lượng độc giả lớn. 

Với thông cáo báo chí, bạn xây dựng lòng tin và uy tín ở nhiều phương diện. Bạn đang cung cấp cho khách hàng tiềm năng lý do để truy cập trang web của bạn và tìm hiểu thêm về những gì bạn cung cấp.

Giá cả hợp lý và hiệu quả

Hãy nghĩ về thông cáo báo chí như quảng cáo miễn phí. Khi nó được nhà báo làm việc tại một đơn vị truyền thông lớn nhận, họ đang giúp bạn phổ biến thông tin về công ty của bạn mà không mất phí. 

Ngoài việc làm cho các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn trở nên hấp dẫn hơn với triển vọng, chúng thu hút sự chú ý của các nhà đầu tư có thể trở thành nhà tài trợ trong tương lai, tiếp sức cho sự phát triển của doanh nghiệp bạn.

Lưu lượng truy cập web tăng lên và lợi ích SEO

Thông cáo báo chí của bạn được Google và các công cụ tìm kiếm khác lập chỉ mục. Điều này có nghĩa là trang web của bạn sẽ xuất hiện trong kết quả tìm kiếm khi người dùng tìm kiếm từ khóa liên quan đến chủ đề của thông cáo báo chí. Bạn cũng nhận được các liên kết quý giá giúp bạn xếp hạng cao hơn cho từ khóa chính cũng như lưu lượng truy cập giới thiệu quay lại trang web của bạn.

Lợi ích SEO không chỉ nằm ở việc xếp hạng tìm kiếm. Bạn tận hưởng sự công nhận thương hiệu, tăng cường độ nhận diện, tương tác trên mạng xã hội và các bài bình luận.

Trở thành một nhà lãnh đạo trong ngành

Thông cáo báo chí không phải lúc nào cũng mang tính tự quảng bá. Một chiến dịch PR xuất sắc mang lại cơ hội để thương hiệu trở thành một quyền lực trong ngành. Bạn chia sẻ cái nhìn độc đáo mà định vị bạn như một nhà tư tưởng hàng đầu. Theo thời gian, thương hiệu của bạn có thể phát triển độ tin cậy khi bạn xây dựng lòng nhận thức và uy tín với khán giả mục tiêu của mình.

Uy tín đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ vì nó có thể giúp bạn mở rộng cơ sở khách hàng và xây dựng danh tính thương hiệu.

Quản lý danh tiếng chủ động

Sản phẩm tốt nhất hoặc dịch vụ khách hàng sẽ không ngăn một số người nói những điều tiêu cực về thương hiệu của bạn. Cách bạn xử lý các đánh giá tiêu cực mới là điều quan trọng.

Bạn có thể đẩy các tin tức tiêu cực xuống kết quả tìm kiếm bằng các tin tức tích cực về thương hiệu của bạn. Nó thậm chí còn hiệu quả hơn khi bạn sử dụng các nền tảng phân phối để có nhiều người xem nội dung của bạn.

Khi bạn thừa nhận sai sót như vi phạm dữ liệu, thu hồi sản phẩm, hoặc các vấn đề an toàn trước, điều này cho phép bạn kiểm soát câu chuyện thay vì để cho đối thủ làm điều đó. Điều này cũng cho thấy bạn quan tâm đến trải nghiệm của người tiêu dùng với thương hiệu của bạn. 

Các loại thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới

Sử dụng một thông cáo báo chí sản phẩm mới để tạo ra sự quan tâm trước khi ra mắt sản phẩm. Hơn cả chỉ là tính năng, thông cáo báo chí nên làm nổi bật các lợi ích và các chức năng độc đáo giúp sản phẩm khác biệt so với các đối thủ. Phát hành thông cáo báo chí vài ngày trước để cho các nhà báo có đủ thời gian viết một câu chuyện.

Một thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm nên bao gồm: 

• Ngày phát hành sản phẩm
• Các tính năng và lợi ích chính của sản phẩm
• Giá cả
• Một trích dẫn từ một giám đốc điều hành
• Hình ảnh

Thông cáo báo chí cập nhật sản phẩm

Một thông cáo báo chí cập nhật sản phẩm nhằm thông báo cho khán giả hiện tại của bạn về những thay đổi mới của sản phẩm. Khán giả mục tiêu là khách hàng của bạn, không phải khách hàng tiềm năng. 

Thông cáo báo chí cập nhật sản phẩm nên bao gồm: 

• Những thay đổi lớn đã được thực hiện
• Lý do đằng sau những thay đổi
• Cách mà những thay đổi mang lại lợi ích cho người dùng

Ví dụ thông cáo báo chí cập nhật sản phẩm

Thông cáo báo chí sự kiện

Một thông cáo báo chí là một phần quan trọng trong chiến lược tiếp thị sự kiện của bạn. Mục tiêu là thu hút sự chú ý của truyền thông, tăng cường sự quan tâm của công chúng, và bán được nhiều vé nhất có thể.

Thông cáo báo chí sự kiện của bạn nên bao gồm:

• Thời gian và địa điểm
• Giá vé (nếu có)
• Những chi tiết thú vị về sự kiện (cho mọi người lý do để tham gia)

Hãy chắc chắn bao gồm tất cả các chi tiết ở đầu thông cáo báo chí, tốt nhất là trong 1-2 đoạn đầu.

Ví dụ thông cáo báo chí sự kiện

Thông cáo báo chí sáp nhập và mua lại

Khi hai công ty sáp nhập, hoặc một công ty mua lại công ty khác, một thông cáo báo chí thông báo cho các bên liên quan và khách hàng về những thay đổi sắp tới của công ty. 

Thông cáo báo chí sáp nhập và mua lại bao gồm:

• Các chi tiết quan trọng về cả hai tổ chức
• Lý do cho việc sáp nhập hoặc mua lại
• Sự thay đổi nhân sự do sáp nhập hoặc mua lại
• Trích dẫn từ các lãnh đạo của cả hai công ty
• Cách mà những thay đổi có thể ảnh hưởng đến khách hàng

Ví dụ thông cáo báo chí sáp nhập và mua lại

Thông cáo báo chí thay đổi thương hiệu

Một thông cáo báo chí thay đổi thương hiệu xóa bỏ sự nhầm lẫn giữa người dùng khi bạn thực hiện những thay đổi đáng kể đến trang web, sản phẩm, logo, hoặc tên. 

Một thông cáo báo chí thay đổi thương hiệu nên bao gồm:

• Hình ảnh mới của trang web hoặc sản phẩm sẽ như thế nào
• Khi nào những thay đổi sẽ có hiệu lực
• Tại sao những thay đổi được thực hiện
• Trích dẫn từ lãnh đạo để xoa dịu những nghi ngờ hoặc lo lắng của khách hàng

Ví dụ thông cáo báo chí thay đổi thương hiệu

Thông cáo báo chí khai trương

Một thông cáo báo chí khai trương hoặc lễ kỷ niệm thường diễn ra khi một doanh nghiệp mở một văn phòng mới hoặc dời đi. 

Một thông cáo báo chí khai trương nên bao gồm:

•  Ngày, giờ, và địa điểm
•  Lý do cho việc di chuyển hoặc mở một văn phòng mới
•  Bất kỳ sự kiện đặc biệt nào trong buổi khai trương

Ví dụ thông cáo báo chí khai trương

Thông cáo báo chí giải thưởng

Khi công ty của bạn giành được một giải thưởng, bạn có thể phát hành một thông cáo báo chí để khẳng định vị trí của mình như một nhà lãnh đạo trong ngành. Giải thưởng và thành tựu rất tốt để có được sự công bố và tăng cường lòng tin của khách hàng. 

Một thông cáo báo chí giải thưởng nên bao gồm:

•  Ý nghĩa của thành tựu này đối với công ty của bạn
• Tại sao công ty của bạn đã giành được nó 
• Trích dẫn từ lãnh đạo
• Chi tiết về bất kỳ sự kiện ăn mừng nào hoặc các ưu đãi

Ví dụ thông cáo báo chí giải thưởng

Thông cáo báo chí quan hệ đối tác mới

Khi hai tổ chức hợp tác, bạn có thể gửi một thông cáo báo chí để giải thích lý do tại sao quan hệ đối tác được thành lập và cách mà nó mang lại lợi ích cho cả hai cơ sở khách hàng. 

Một thông cáo báo chí quan hệ đối tác mới nên bao gồm:

• Tóm tắt về cả hai công ty
• Lý do hình thành quan hệ đối tác
• Cách mà nó mang lại lợi ích cho cả hai cơ sở khách hàng
• Thông tin bổ sung cho các cổ đông hiện tại và tương lai

Ví dụ thông cáo báo chí quan hệ đối tác mới

Thông cáo báo chí tuyển dụng mới

Một thông cáo báo chí tuyển dụng mới thông báo cho khách hàng và nhà đầu tư về các thay đổi trong vị trí lãnh đạo, thường là các giám đốc điều hành cấp cao. 

Một thông cáo báo chí tuyển dụng mới nên bao gồm: 

• Những thành tựu chuyên môn của người mới tuyển dụng
• Sứ mệnh và tầm nhìn của họ cho tổ chức
• Trích dẫn từ người mới tuyển dụng 
• Trích dẫn từ một hoặc hai quản lý hiện tại giải thích giá trị của nhân viên mới

Ví dụ thông cáo báo chí nhân viên mới

Thông cáo báo chí về các sáng kiến từ thiện

Các sáng kiến từ thiện là một cách tuyệt vời để thể hiện với khán giả rằng bạn quan tâm đến nhiều hơn là tiền. Thông cáo báo chí nên cung cấp cho khách hàng và công chúng cái nhìn thoáng qua về văn hóa công ty của bạn. Mục tiêu của bạn là chia sẻ thông tin ở mức cao về công việc đang được thực hiện và rally người khác tham gia vào nguyên nhân của bạn.

Một thông cáo báo chí về sáng kiến từ thiện nên bao gồm:

• Cách mà các sáng kiến của bạn đã giúp đỡ những người có nhu cầu (không quá quảng cáo)
• Số liệu cụ thể để cho thấy tác động
• Trích dẫn từ các tổ chức mà bạn đang giúp đỡ

Ví dụ thông cáo báo chí về sáng kiến từ thiện

Cách viết một thông cáo báo chí

Tiêu đề

Tiêu đề hoặc tiêu đề có thể nói là phần quan trọng nhất của một thông cáo báo chí.  Trung bình, 8 trong số 10 người đọc tiêu đề, nhưng chỉ 2 trong số 10 sẽ đọc phần còn lại của nội dung. Mục tiêu của tiêu đề là thuyết phục người đọc đọc phần giới thiệu.

Dưới đây là một vài mẹo để viết tiêu đề: 

• Giữ cho nó ngắn gọn (thường là một dòng)
• Thêm thống kê vào tiêu đề của bạn
• Sử dụng động từ hành động để khơi dậy cảm xúc
• Tập trung vào tiêu đề thông tin thay vì clickbait
• Xác định và sử dụng một tông phù hợp với đối tượng mục tiêu của bạn
• Sử dụng kiểu tiêu đề 
• Tránh dấu chấm than và dấu câu

Ngày và địa điểm

Viết ngày, bang và thành phố trong dòng đầu tiên của thông cáo báo chí. Dòng thời gian của bạn nên ghi rõ ngày thông cáo báo chí sẽ được công bố, không phải ngày bạn viết nó.

Giới thiệu

Giới thiệu tóm tắt mục đích chính của thông cáo báo chí. Nó nên trực tiếp và hấp dẫn vì nó có thể là thứ đầu tiên mà một nhà báo bận rộn sẽ đọc.

Đoạn văn chính (còn gọi là “lede”)

Đoạn văn chính của bạn, hoặc lede, chứa thông tin quan trọng nhất mà bạn muốn truyền đạt. Nó trả lời 5 Ws của ai, cái gì, khi nào, ở đâu và tại sao. Người đọc nên nhận được tất cả thông tin liên quan trong đoạn văn chính.

Trích dẫn hỗ trợ

Sử dụng trích dẫn hỗ trợ để làm cho thông cáo báo chí của bạn trở nên gần gũi hơn. Bao gồm một trích dẫn từ người đứng đầu bộ phận mà tin tức xuất phát từ đó để giải thích lý do tại sao tin tức là quan trọng. Sử dụng trích dẫn từ đối tác và khách hàng để tăng tính xác thực cho thông báo của bạn.

Mẫu thông cáo báo chí

Một mẫu thông cáo báo chí cơ bản thực chất là một phần “về chúng tôi” cho công ty. Đó là một đoạn ngắn (dưới 100 từ) tập trung vào lịch sử và những gì công ty làm. Mẫu thông cáo báo chí thường được tách ra khỏi nội dung chính bằng cách sử dụng một tiêu đề riêng.

Một vài mẹo để hướng dẫn bạn khi viết mẫu thông cáo báo chí bao gồm:

• Xác định góc nhìn: Mẫu thông cáo báo chí của bạn có thể tập trung vào lịch sử của công ty, văn hóa làm việc, bản sắc thương hiệu, nhà đầu tư hoặc thành tích. Quyết định phương pháp nào là phù hợp nhất cho thông cáo báo chí của bạn. 
• Mô tả doanh nghiệp: Viết một hoặc hai câu về doanh nghiệp của bạn. 
• Đi sâu vào chi tiết: Sau phần giới thiệu, bao gồm các chi tiết về những gì doanh nghiệp của bạn làm, ngành mà bạn đang hoạt động, bất kỳ quan hệ đối tác hoặc nhà đầu tư nổi bật nào, các giải thưởng gần đây (nếu có) và thị phần.

Kêu gọi hành động

Một kêu gọi hành động (CTA) khuyến khích người đọc thực hiện hành động. Ở đây, hành động có thể là truy cập một trang đích trên trang web của bạn.

Để hiểu sức mạnh của một CTA tốt, hãy sử dụng Hubspot làm ví dụ. Họ đã tối ưu hóa các CTA của 12 bài viết cũ và thấy tỷ lệ tăng 99% về số lượng khách hàng tiềm năng và tỷ lệ chuyển đổi tăng 87%.

CTA cũng rất quan trọng đối với thông cáo báo chí. Thông cáo báo chí của bạn có thể không tạo ra khách hàng tiềm năng hoặc doanh thu nếu không có CTA đúng. 

Dưới đây là cách bạn có thể viết một CTA thuyết phục cho thông cáo báo chí:

• Bắt đầu với mục tiêu của bạn: Xem xét mục tiêu của thông cáo báo chí và điều chỉnh CTA của bạn cho phù hợp. Nó có thể là để tạo lưu lượng truy cập, tăng số lượng đăng ký hoặc tăng doanh thu. 
• Sử dụng động từ hành động: Khơi dậy cảm xúc và khẩn cấp bằng cách sử dụng động từ hành động mạnh.
• Bao gồm một liên kết với URL đầy đủ: URL cho biết cho độc giả biết họ sẽ đi đâu. Bạn có thể sử dụng liên kết siêu văn bản trong các phần khác

Thông tin liên hệ

Nhiều chuyên gia PR thường quên bao gồm địa chỉ email của họ khi gửi một đề xuất thông cáo báo chí. Năm 2019, chỉ có 56% các thông cáo báo chí chứa thông tin liên hệ.

Thêm thông tin liên hệ của nhân viên phụ trách phân phối thông cáo báo chí. Bao gồm tên, số điện thoại và địa chỉ email của họ. 

Thông tin này giúp các nhà báo dễ dàng trả lời bất kỳ thắc mắc nào về công ty hoặc thông cáo báo chí của bạn.

Kết thúc

Sau CTA, sử dụng dấu hiệu này “—###—” ở cuối trang để đánh dấu sự kết thúc của thông cáo báo chí.

‍

8 mẹo chuyên nghiệp để viết thông cáo báo chí

1. Sử dụng số trong tiêu đề

Có một lý do mà hầu hết các nhà tiếp thị yêu thích số trong nội dung của họ. Các số có sức ảnh hưởng đối với khán giả. Chúng là một cách tuyệt vời để tăng tính xác thực cho các tuyên bố của bạn và thu hút sự chú ý. 

Một nghiên cứu Conductor được công bố trên Moz cho thấy hơn 36% độc giả thích tiêu đề có số.

Một nghiên cứu sâu về 700+ bài viết hàng đầu trên Medium vào năm 2020 cho thấy các số là những phần thêm vào tiêu đề phổ biến thứ hai.

Các số là một công cụ hình ảnh xuất sắc. Ví dụ, nếu thông cáo báo chí của bạn về một thành tựu từ thiện, việc thêm số tiền đã quyên góp hoặc số người thụ hưởng từ sáng kiến sẽ giúp độc giả hiểu bạn đã thực sự giúp đỡ bao nhiêu cho nguyên nhân.

2. Tìm một góc nhìn có giá trị cho tin tức

Ngoài phong cách viết và ngữ pháp, tiêu đề của bạn cần tập trung vào một góc nhìn hoặc quan điểm có giá trị. Tại sao thông cáo báo chí của bạn đáng được công bố trước hàng trăm thông cáo khác? Điều gì khiến nó thú vị hoặc độc đáo?

Một số quan điểm đáng giá để làm nổi bật bao gồm:

• Tác động địa phương: Trình bày các sự kiện cộng đồng mà tổ chức hoặc nhân viên của bạn đã thực hiện để cải thiện cộng đồng địa phương.
• Tiến bộ: Chia sẻ tiến bộ quan trọng trong tổ chức của bạn, chẳng hạn như đạt được mục tiêu hoặc cột mốc.

Xung đột: Quan điểm xung đột nói lên một khía cạnh khác của một tranh chấp hoặc bất đồng đang diễn ra.

3. Bao gồm từ khóa của bạn

Thực hiện nghiên cứu từ khóa để tìm các từ khóa và cụm từ liên quan đến thông cáo báo chí của bạn. 

Một vài mẹo để thêm từ khóa vào thông cáo báo chí bao gồm:

• Sử dụng từ khóa chính hoặc biến thể của nó trong tiêu đề, phần giới thiệu và 2-4 lần trong nội dung chính
• Sử dụng từ khóa phụ (tốt nhất nên là từ khóa dài) một cách tự nhiên trong nội dung chính
• Thêm từ khóa chính hoặc biến thể của nó vào mô tả meta và văn bản alt của hình ảnh

4. Bao gồm đa phương tiện

Cho thấy đừng nói. Đây là quy tắc số một của viết một câu chuyện hấp dẫn. Không có cách nào tốt hơn để giúp độc giả hình dung câu chuyện hơn là với đa phương tiện. 

Thông cáo báo chí có hình ảnh nhận được ba lần nhiều lượt xem hơn những thông cáo không có. Để các yếu tố hình ảnh có hiệu quả, chúng phải có chất lượng cao và liên quan đến nội dung. 

Tuy nhiên, điều quan trọng là phải nhớ rằng các nhà báo sẽ không chấp nhận hình ảnh hoặc video mà bạn không có quyền sử dụng.

Ví dụ về nội dung đa phương tiện để bao gồm:

PDFs – Liên kết đến bản sao dài như eBook hoặc tài liệu trắng.

Hình ảnh – Sử dụng hình ảnh để hỗ trợ thông báo của công ty, ra mắt sản phẩm hoặc giải thưởng. Hình ảnh cho thông cáo báo chí cần có độ phân giải ít nhất là 300 dpi. Hình ảnh nhỏ có thể bị mờ và bị giãn. 

Video – Tuyệt vời để tăng cường sự tham gia của người xem trên mạng xã hội. Giữ cho nó ngắn gọn với thời gian tối đa 60 giây - 2 phút.

Đồ họa thông tin – Biểu diễn thông tin phức tạp thành một đồ họa đơn giản dễ hiểu

5. Làm cho nó hấp dẫn

Hầu hết các thông cáo báo chí đều nhàm chán và tẻ nhạt. Nó được viết với một giọng điệu đơn điệu khiến người đọc buồn ngủ nhanh hơn một bài hát ru. Một thông cáo báo chí hấp dẫn thì thú vị để đọc. Nó dẫn dắt người đọc từ tiêu đề hấp dẫn đến từng dòng văn bản cho đến hành động cuối cùng trong CTA.

Mẹo viết thông cáo báo chí hấp dẫn bao gồm:

• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản dễ hiểu
• Ưu tiên ý định tìm kiếm 
• Tập trung vào lợi ích thay vì tính năng
• Sử dụng giọng nói của khách hàng để đáp ứng nhu cầu của đối tượng mục tiêu của bạn
• Thêm bản sao với một giọng thương hiệu nhất quán
• A/B kiểm tra các thông cáo báo chí của bạn để xem cái nào hoạt động tốt hơn
• Thêm số liệu, hình ảnh và trích dẫn để hỗ trợ tuyên bố của bạn

6. Đặt thông tin quan trọng nhất của bạn lên đầu tiên

Hầu hết các thông cáo báo chí đều tuân theo định dạng Kim tự tháp ngược.

Ở đầu, hãy nhớ 5Ws:

• Điều gì đang xảy ra
• Khi nào nó xảy ra
• Tại sao nó xảy ra
• Ai là người phụ trách sự kiện
• Nơi nào diễn ra

Giữa chừng, bạn có thể bao gồm các chi tiết phụ như trích dẫn. Ở dưới cùng, thông tin bổ sung như bản sao boilerplate và người liên hệ để biết thêm câu hỏi.

7. Tuân theo phong cách AP 

Các hướng dẫn về phong cách của Associated Press, được biết đến với tên gọi phong cách AP, là hướng dẫn phong cách được sử dụng phổ biến nhất cho việc viết các thông cáo báo chí. 

Một số mẹo để viết theo phong cách AP bao gồm: 

• Sử dụng họ tên đầy đủ của một người khi bạn đề cập đến họ lần đầu tiên. Sau lần đầu tiên xuất hiện, bạn có thể gọi họ bằng họ của họ
• Mở rộng mọi từ viết tắt và chữ cái đầu tiên khi lần đầu tiên nó được sử dụng
• Viết đầy đủ tất cả các chức danh ngoại trừ Dr., Mr., và Mrs. khi được sử dụng trong các trích dẫn trực tiếp
• Sử dụng số khi viết ngày tháng và năm
• Viết đầy đủ tên của tháng khi không đề cập đến một ngày cụ thể

8. Loại bỏ những phần thừa và giữ nó dưới 500 từ

Các phóng viên không có thời gian để lọc qua thông tin nền thừa thãi để tìm ra sự thật. Giữ cho thông cáo báo chí của bạn ngắn gọn và súc tích. Thông thường, thông cáo báo chí của bạn nên khoảng 250 từ nhưng không dài hơn 500 từ.

Một vài mẹo để giữ cho thông cáo báo chí của bạn súc tích:

• Loại bỏ ý kiến cá nhân, quan điểm và bình luận
• Giữ lại sự thật
• Sử dụng tông giọng trang trọng, trực tiếp
• Tránh ghi chú theo cách trò chuyện hoặc tông giọng thoải mái
• Tránh những câu quá dài không cần thiết và tìm cách nhanh nhất để truyền đạt thông điệp của bạn
• Sử dụng giọng chủ động thay vì giọng bị động
• Loại bỏ trạng từ và những từ vô nghĩa như “chỉ”, “đơn giản”, “hoàn toàn”, “hơi” và “thực sự”.
  

Thực hành tốt nhất cho thông cáo báo chí

Gửi trực tiếp đến biên tập viên

Đừng gửi email hàng loạt đến mọi nhà báo và biên tập viên. Thay vào đó, liên hệ với các biên tập viên cụ thể trong ngành của bạn và gửi cho họ những thông điệp cá nhân hóa. Một ý tưởng tuyệt vời khác là cung cấp cho các biên tập viên một thông tin độc quyền để tăng khả năng được đăng.

Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý kiến thức như Guru để theo dõi các mẫu và bản thuyết trình thông cáo báo chí.

Sử dụng quảng bá chéo để tăng cường độ tin cậy

Chiến dịch PR của bạn bắt đầu bằng việc tìm kiếm các cách để quảng bá chéo nhằm mở rộng phạm vi của bạn. Nếu bạn có một đối tác tiềm năng có thể hưởng lợi từ quảng cáo miễn phí, hãy xem xét quảng bá chéo như một cách để cải thiện phạm vi và độ tin cậy của bạn. Bạn có thể tìm đến những người mà bạn đã hợp tác hoặc bắt đầu xây dựng quan hệ đối tác với các thương hiệu mang lại giá trị cho thương hiệu của bạn mà không có sự cạnh tranh. 

Tối ưu hóa cho SEO

Nhiều người cho rằng vì các liên kết trên một thông cáo báo chí không được theo dõi, nên không có giá trị SEO. Đối với những người này, giá trị liên kết là chỉ số duy nhất để theo dõi. 

Thực tế thì không phải như vậy. Khi bạn xem xét các mục tiêu mà một thông cáo báo chí đạt được như đưa tin trên phương tiện truyền thông, lưu lượng giới thiệu, xây dựng uy tín và kiểm soát khủng hoảng, bạn có thể thấy rõ tầm quan trọng của SEO.

Dưới đây là một vài mẹo để tối ưu hóa thông cáo báo chí của bạn cho SEO

• Tiến hành nghiên cứu từ khóa
• Bao gồm từ khóa chính xác
• Sử dụng tiêu đề dựa trên giá trị
• Tránh thuật ngữ trong bản sao
• Đảm bảo nội dung của bạn hấp dẫn
• Thêm hình ảnh và sử dụng văn bản alt-image để mô tả hình ảnh
• Cung cấp giải pháp cho một vấn đề
• Bao gồm  bản sao boilerplate
• Kết thúc với một CTA thuyết phục liên kết đến một trang liên quan
• Chia sẻ thông cáo báo chí của bạn với các nhà báo phù hợp

Về cơ bản, hãy thực hiện mọi thứ mà chúng tôi đã khuyên trong hướng dẫn này và bạn sẽ tối ưu hóa bản sao của bạn cho SEO mà không hề biết.

Sử dụng một dịch vụ phát hành

Vào năm 2019, 60,74% trong số 37.748 thông cáo báo chí được phân tích đã được gửi bằng dịch vụ phát hành. Một dịch vụ phát hành đảm bảo rằng mọi cơ quan báo chí lớn đều chia sẻ tin tức của bạn. Hầu hết các dịch vụ phát hành có thể chia sẻ tin tức của bạn với hơn 30.000-100.000 nhà báo và blogger tại hàng trăm quốc gia. 

Bạn có thể gửi thông cáo báo chí của mình thông qua một dịch vụ phân phối hoặc phát hành như Newswire hoặc Cision. Kết quả tốt nhất thường có giá ban đầu cao. Hãy xem xét, chẳng hạn, Business Wire của Berkshire Hathaway, có giá 400 đô la cho mỗi bản phát hành với giới hạn 400 từ (nhiều hơn nếu bạn muốn thêm số lượng từ, hình ảnh, video hoặc tín hiệu truyền thông xã hội). Tuy nhiên, những dịch vụ phân phối đã được thử nghiệm và đáng tin cậy này có thể giúp bạn có được sự chú ý trong các ấn phẩm lớn như Wall Street Journal.

Thời gian phát hành của bạn phải thật chính xác

Thời gian có ảnh hưởng đến sự thành công của thông cáo báo chí của bạn. Theo Shift, thời điểm tốt nhất để gửi thông cáo báo chí là vào đầu ngày thứ Ba để nó đến các ấn phẩm trước khi họ phân công những câu chuyện cho phóng viên.

Vì hầu hết các thông cáo báo chí đều được công bố vào đầu giờ, hãy tránh gửi của bạn vào thời gian đó. Gửi thông cáo báo chí của bạn vài phút sau giờ. Ví dụ, thay vì gửi thông cáo báo chí của bạn lúc 9 giờ sáng, bạn sẽ gửi nó lúc 9:10 sáng

Phân phối và chia sẻ sự bao phủ truyền thông của bạn

Ngoài việc sử dụng dịch vụ phát hành để phân phối, bạn có thể tạo một phần truyền thông trên trang web của mình để chia sẻ tin tức và các thông cáo báo chí khác. Chia sẻ các thông cáo báo chí trên trang web của bạn giúp bạn đọc của bạn dễ dàng cập nhật về những sự kiện mới nhất trong tổ chức của bạn.

Ngoài ra, hãy sử dụng mạng xã hội để tận dụng sự bao phủ truyền thông. Chia sẻ các câu chuyện đã công bố trên các nền tảng mạng xã hội của bạn, và khuyến khích người dùng tương tác với nội dung của bạn thông qua bình luận, thích và chia sẻ. Ví dụ, bạn có thể đẩy thông báo xã hội của mình trên Facebook với tiêu đề, “San Francisco Chronicle đưa tin về bản phát hành phần mềm mới cho các đội dịch vụ.”

Quản lý các mẫu thông cáo báo chí của bạn trong Guru

Việc viết thông cáo báo chí đầu tiên của bạn có thể có vẻ như một nhiệm vụ đáng sợ nếu bạn không biết bắt đầu từ đâu. Viết theo cách mà khán giả của bạn nói. Đảm bảo nội dung của bạn không vượt quá 250-500 từ. Sử dụng dịch vụ phân phối để có được sự công khai nhất cho thông cáo báo chí của bạn.

Sắp xếp các mẫu thông cáo báo chí của bạn với một nền tảng quản lý kiến thức như Guru. Thật dễ dàng để tổ chức các bản thuyết trình của bạn theo loại thông cáo báo chí, những cái đã sẵn sàng để xuất bản, và những bản thuyết trình mà không được chấp nhận. Một nền tảng trung tâm như Guru đảm bảo rằng thông điệp của bạn luôn có sẵn cho mọi đồng đội đối diện với công chúng, vì vậy mọi cuộc gọi, email và cuộc trò chuyện đều chính xác mà không lãng phí thời gian trong các cuộc gọi video.