7 Tài Liệu Dự Án Cần Thiết [+ Mẫu]

Sử dụng các mẫu tài liệu dự án này để lưu trữ và chia sẻ thông tin chủ chốt của dự án.

Bất kỳ dự án thành công nào cũng không thiếu tài liệu. Chúng chứa tất cả kỳ vọng, mục tiêu và nguồn lực của dự án. Nếu bạn có câu hỏi về dự án, hãy truy cập vào các tài liệu. Nếu chúng được hoàn thành đầy đủ, câu trả lời của bạn nên nằm ở đó.

Tài liệu dự án nên rõ ràng và ngắn gọn. Tại Guru, chúng tôi bắt đầu tất cả tài liệu dự án từ những mẫu này. Chúng tăng tốc độ chuẩn bị cho giai đoạn của một dự án để chúng tôi có thể bắt đầu làm việc trên dự án đó nhanh hơn. Chúng tôi khuyên bạn nên khám phá 7 mẫu này cho tài liệu dự án của bạn.

Tổng Quan về Phát Hành Tính Năng — Chia sẻ và lưu trữ tất cả kiến thức của bạn về dự án dẫn đến công việc hoàn thành tốt.

Tại sao tài liệu dự án lại quan trọng?

Chúng là một nguồn thông tin duy nhất

Hầu hết các dự án đều có nhiều mảnh ghép và các bên liên quan tham gia. Điều này có thể khiến việc theo dõi và cung cấp thông tin quan trọng trở nên khó khăn. Bạn có thể sử dụng tài liệu dự án như một vị trí duy nhất mà tất cả tài liệu quan trọng của dự án có thể tồn tại. Không còn lãng phí thời gian tìm kiếm câu trả lời.

Chúng có thể dễ dàng được cập nhật với thông tin mới nhất

Khi bạn đã công nhận tài liệu dự án của mình là điểm đến duy nhất cho tất cả thông tin dự án, bạn có thể dựa vào chúng để cung cấp thông tin cập nhật cho các bên liên quan. Mẹo chuyên nghiệp: hãy cân nhắc sử dụng Guru để thiết lập thông báo định kỳ để xem xét tài liệu dự án và đảm bảo tất cả thông tin của nó được cập nhật.

Chúng phác thảo các mục tiêu của dự án

Thiết lập nền tảng cho sự thành công bằng cách phác thảo rõ ràng các mục tiêu và nhu cầu của dự án. Khi các bên liên quan bắt đầu từ đây, họ sẽ nắm được toàn bộ phạm vi dự án và hiểu được nhiệm vụ của họ nằm ở đâu trong vòng đời dự án tổng thể.

Chúng tuyên bố ai là người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ

Khi chúng hoạt động song song với kế hoạch quản lý dự án của bạn, tài liệu dự án của bạn ghi nhận ai chịu trách nhiệm cho cái gì và khi nào trong quy trình những nhiệm vụ này cần phải xảy ra. Phát triển một sự phân định rõ ràng giữa các nhiệm vụ để hiểu cách mà trách nhiệm của từng cá nhân ảnh hưởng đến bức tranh tổng thể.

7 tài liệu dự án cần thiết

1. Tóm tắt dự án

Xem xét dự án tóm tắt như là cái nhìn tổng quan về dự án. Nó nên bao gồm một mô tả về dự án, những gì nó hy vọng đạt được, ai tham gia, và cách mà sự thành công sẽ được đo lường. Bạn có thể đi vào chi tiết cụ thể ở đây nếu cần cho dự án của bạn. Đây là một nơi tuyệt vời để bắt đầu định hình, brainstorm và lập kế hoạch dự án.

Tùy chỉnh tóm tắt này bằng cách sử dụng các mẫu bên dưới.

2. Giao tiếp với các bên liên quan

Để đồng bộ với việc trở thành một nguồn thông tin đáng tin cậy, hãy thử sử dụng một mẫu dự án mà bao gồm trách nhiệm của các bên liên quan và giao tiếp. Đừng để thông tin bị mất trong Slack hoặc email.
‍

Tùy chỉnh kế hoạch giao tiếp này bằng cách sử dụng các mẫu bên dưới.

3. Kế hoạch quản lý chi phí

Ngân sách là một yếu tố lớn cần xem xét khi phát triển dự án của bạn. Nếu có thể, hãy cố gắng để lại một số chỗ cho các điều chỉnh vì có khả năng sẽ có những yếu tố phát sinh mà bạn không lường trước được.

Nhận các mẫu bên dưới để chỉnh sửa ngân sách này.

4. Các chỉ số hiệu suất

Thay vì chỉ tham khảo mẫu này vào cuối dự án, hãy cân nhắc việc sử dụng nó để theo dõi chỉ số hiệu suất trong suốt vòng đời của dự án. Điều này sẽ giúp thông báo cho bạn nếu bạn đang trên đà đạt được các mục tiêu của mình hoặc nếu cần điều chỉnh.

Để chỉnh sửa điều này, nhận các mẫu bên dưới.

5. Cập nhật dự án

Để giữ cho các bên liên quan và lãnh đạo doanh nghiệp được thông báo, hãy xem xét việc sử dụng một mẫu cập nhật dự án để chia sẻ thông tin. Mẫu này có các phần nơi thông tin cập nhật thường xuyên có thể được thêm vào. Hãy nhớ kiểm tra các cập nhật trạng thái thường xuyên để giữ cho các bên liên quan được thông báo.

Đây là cách mà PetDesk giữ cho các đội luôn được thông báo về các cập nhật dự án:

Nhận các mẫu bên dưới để chỉnh sửa mẫu cập nhật dự án từ PetDesk.

6. Quản lý thay đổi

Nếu tất cả các dự án luôn diễn ra hoàn hảo theo kế hoạch thì chúng sẽ quá dễ dàng. Luôn có những nơi mà bạn sẽ phải thực hiện điều chỉnh và khắc phục lỗi. Bạn có thể tính đến những sửa đổi này trong một kế hoạch quản lý thay đổi. Mẫu này có thể được sử dụng để chi tiết cách thức mà dự án sẽ tiến hành nếu có sự thay đổi cần thiết.

Để lấy những tài liệu kế hoạch quản lý thay đổi tùy chỉnh này, hãy nhận các mẫu bên dưới.

7. Tài nguyên dự án

Xem xét mẫu này như là điểm dừng duy nhất cho tất cả thông tin liên quan đến dự án. Mẫu này có thể không cần thiết tùy vào phạm vi của dự án. Hãy sử dụng nó như một thư viện tham khảo với các liên kết đến thông tin cần thiết và giữ nó sẵn có cho tất cả các bên liên quan. Chúng chứa tất cả các kỳ vọng, mục tiêu và nguồn lực của dự án. Nếu bạn có câu hỏi về dự án, hãy ghé thăm các tài liệu. Nếu chúng được hoàn thành đầy đủ, câu trả lời của bạn sẽ ở đó.