Project Proposals: Free Templates & Simple Steps

Một đề xuất dự án là cái bắt tay đầu tiên của bạn với một khách hàng tiềm năng. Nó mang đến ấn tượng đáng nhớ và cho thấy rằng bạn là người phù hợp nhất cho công việc.

Đối với các đội bán hàng, những đề xuất dự án tuyệt vời dẫn đến sự bùng nổ của các cơ hội kinh doanh mới. Và đối với nhân viên nội bộ, nó là bí quyết để quản lý hành động về ý tưởng của bạn.

Biết cách viết một đề xuất dự án thuyết phục và có một bộ mẫu bạn có thể tham khảo đặt bài nộp của bạn lên hàng đầu.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích lợi ích của việc sử dụng một đề xuất dự án, những gì nên bao gồm trong đề xuất và cách viết một đề xuất dự án tạo ra hành động.

Đề xuất dự án là gì?

Một đề xuất dự án là tài liệu đầu tiên được sử dụng để xác định một dự án bên ngoài hoặc nội bộ. Đây là một tài liệu chi tiết mà khách hàng sử dụng để xác định liệu có nên hợp tác với tổ chức của bạn hay không. Do đó, cần phải chất lượng cao, được viết tốt và dễ hiểu. 

Tại sao một đề xuất dự án quan trọng?

Nổi bật giữa những nhà cung cấp cạnh tranh

Các đề xuất dự án giúp công ty của bạn nổi bật giữa một biển đối thủ. Một đề xuất dự án được viết tốt cho phép bạn thể hiện giá trị độc nhất của mình. 

Công ty của bạn có cung cấp quy trình, kết quả hoặc giá cả tốt hơn không? Bạn có thể cho thấy những lợi ích này với một đề xuất dự án.

Tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời

Một đề xuất dự án thường là tương tác chính thức đầu tiên của bạn với một khách hàng tiềm năng. Nghiên cứu bạn thực hiện về nền tảng, nhu cầu và mục tiêu của họ cải thiện đề xuất và làm cho nó trở nên cá nhân hóa và đáng nhớ hơn. Hơn nữa, một ấn tượng tốt dẫn đến nhiều cuộc thảo luận hơn với khả năng hợp tác lâu dài.

Đảm bảo các dự án và nhà đầu tư tốt hơn

Khi tạo một đề xuất không yêu cầu, một mẫu đề xuất dự án có thể giúp bạn cung cấp một bài thuyết trình thuyết phục gây ấn tượng với người đọc. Nếu bạn thuộc nhóm được giao nhiệm vụ bảo đảm tài trợ, đề xuất dự án cho thấy những lợi ích mà các nhà đầu tư và khách hàng tiềm năng có khi kết hợp với tổ chức của bạn.

Cho thấy rõ ràng các mục tiêu và kết quả dự kiến để ngăn ngừa mở rộng phạm vi dự án

Mở rộng phạm vi là sự mở rộng không cần thiết của phạm vi dự án. Nó có thể bao gồm các sản phẩm không phải là một phần của thỏa thuận ban đầu hoặc những kết quả không đã được thảo luận trước đó. 

Các đề xuất dự án giúp ngăn ngừa mở rộng phạm vi thông qua các mục tiêu và kết quả được xác định rõ ràng mà khách hàng đã đồng ý trước khi bắt đầu dự án.

Duy trì thời gian biểu hợp lý

Trước khi nộp đề xuất, bạn nên tham gia các bên liên quan trong tổ chức của bạn đã thực hiện các dự án tương tự. 

Họ có thể giúp bạn xác định liệu thời gian cho mỗi sản phẩm có phải là khả thi hay không. Bạn cũng sẽ cần hợp tác với khách hàng để đảm bảo rằng bạn đang trên cùng một trang về thời gian và thông báo kiểm tra cho dự án.

Cải thiện lập kế hoạch

Một đề xuất dự án cải thiện lập kế hoạch. Tài liệu này được sử dụng để hoàn thiện ngân sách, quy trình, thời hạn và các sản phẩm cho hợp đồng. Với việc lập kế hoạch hợp lý, bạn có thể phân bổ tài nguyên và dự đoán tác động của dự án lên doanh nghiệp của khách hàng.

Quy trình sửa đổi hiệu quả

Các sửa đổi không hợp lý tốn tiền bạc, thời gian và công sức. Thêm thời gian cho sửa đổi vào đề xuất và hợp đồng giúp bạn đi đúng hướng. Nó cũng đơn giản hóa giao tiếp trong suốt dự án.

Có những loại đề xuất dự án nào?

Được yêu cầu chính thức

Các đề xuất dự án được yêu cầu chính thức được viết để đáp ứng một lời yêu cầu dự án (RFP). Rất dễ để viết vì khách hàng cung cấp các chi tiết về dự án như thời hạn, thời gian và các sản phẩm trong RFP. 

Được yêu cầu không chính thức

Các đề xuất được yêu cầu không chính thức tương tự như các đề xuất dự án được yêu cầu chính thức. Sự khác biệt chính là nhu cầu của khách hàng không được trình bày trong một tài liệu, điều này làm cho việc soạn thảo trở nên khó khăn hơn. Bạn sẽ cần phải nghiên cứu nhiều hơn để xác định các tiêu chí dự án như mục tiêu, quy trình và sản phẩm.

Không được yêu cầu

Hãy nghĩ về các đề xuất dự án không yêu cầu như một cuộc gọi lạnh. Người có triển vọng không yêu cầu nó, nhưng nếu làm đúng, nó sẽ mang lại rất nhiều giá trị. Đây là loại đề xuất khó viết nhất vì bạn không có các chi tiết ban đầu. Bạn cần thu thập càng nhiều thông tin càng tốt để làm cho đề xuất của bạn thuyết phục.

Tiếp tục

Các đề xuất dự án tiếp tục là những lời nhắc nhở và cập nhật cho các dự án đang diễn ra. Bạn không đang giới thiệu giải pháp của mình. Thay vào đó, bạn đang nhắc nhở khách hàng về tiến độ của một dự án, những thay đổi của dự án cần nhiều vốn hơn và sự cho phép để tiếp tục.

Đề xuất gia hạn

Một đề xuất gia hạn được viết để thuyết phục khách hàng duy trì dịch vụ của bạn thay vì chấm dứt dự án. Mục tiêu là để chỉ ra giá trị của các dịch vụ đang tiếp tục và tỷ lệ hoàn vốn.

Bổ sung

Sử dụng một đề xuất dự án bổ sung khi bạn cần nhiều tài nguyên hơn những gì đã được ngân sách cho dự án. Mục tiêu là để biện minh cho các tài nguyên bổ sung và cho thấy ước lượng chi phí của dự án.

Những gì nên được bao gồm trong một đề xuất dự án?

Nền tảng dự án

Yếu tố thuyết phục nhất của đề xuất dự án là nền tảng dự án. Đây là giai đoạn để củng cố vấn đề của khách hàng trong khi giải thích cách công ty của bạn có thể tạo ra sự khác biệt có thể đo lường được.

Nền tảng dự án của bạn nên giải thích lý do tại sao dự án được tạo ra ngay từ đầu. Bạn có thể chia nền tảng dự án thành một vài phần khác nhau:

• Thách thức và trở ngại trong kinh doanh
• Điểm yếu hoặc hạn chế trong kinh doanh
• Điểm mạnh và cơ hội của dự án

Nền tảng dự án nên kết thúc bằng một tuyên bố ngắn gọn về cách mà dự án hoàn thành sẽ tạo ra sự khác biệt cho khách hàng của bạn.

Tuyên bố về nhu cầu hoặc yêu cầu

Tuyên bố về nhu cầu hoặc yêu cầu giải quyết vấn đề 'tại sao' của dự án của bạn. Hãy nghĩ về phần này như phần giới thiệu của một cuốn sách. Làm cho nó ngắn gọn, ngọt ngào và đi đúng trọng tâm.

Dưới đây là một vài câu hỏi để giúp tạo nên một tuyên bố về nhu cầu và yêu cầu:

• Khách hàng của tôi cần gì, và tại sao?
• Ai được lợi từ kết quả của dự án?
• Tại sao dự án xảy ra ngay bây giờ? 
• Điều gì đã khiến điều đó trở nên cần thiết? 
• Giải pháp của tôi có gì đặc biệt? 
• Tôi có thể làm gì tốt hơn các đối thủ của mình?

Mục tiêu của dự án

Các mục tiêu của dự án mô tả các kết quả đo lường được của dự án. Các kết quả có thể là sản phẩm hoặc kết quả. Sản phẩm là những vật hữu hình mà bạn sẽ giao cho khách hàng. Kết quả là các chỉ số để đo lường những sản phẩm này.

Một mục tiêu dự án được viết tốt là bằng chứng cho thấy bạn hoàn toàn hiểu các mục tiêu của dự án. Nó cũng đóng vai trò là điểm khởi đầu cho việc lập kế hoạch dự án. Mỗi mục tiêu sẽ trở thành một cột mốc mà đội của bạn phải giải quyết trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo của dự án.

Phương pháp và kết quả dự án

Cũng giống như các phòng thí nghiệm bạn đã viết trong lớp học khoa học, phương pháp dự án thảo luận về quy trình và kỹ thuật sẽ được sử dụng để đạt được các mục tiêu.

Ví dụ, nếu bạn dự định xây dựng phần cứng cho một khách hàng, phương pháp đầu tiên của bạn sẽ là tiến hành nghiên cứu người dùng để hiểu đối tượng và vấn đề mà nó sẽ giải quyết. Kết quả sẽ là phần cứng hoàn thành. 

Phương pháp và kết quả của bạn nên được viết một cách chính thức. Theo TeamStage, khoảng 73% tổ chức sử dụng quản lý dự án chính thức luôn hoặc thường xuyên đạt được các mục tiêu của họ. Việc tạo ra một phương pháp dự án hợp lý dựa trên các kỹ thuật đã được chứng minh sẽ làm tăng khả năng đạt được các mục tiêu của dự án của bạn.

Dưới đây là một số chiến lược cho việc viết phần phương pháp dự án:

• Giải thích tại sao các phương pháp của bạn hoạt động 
• Phân công trách nhiệm và chỉ định thành viên cho mỗi sản phẩm
• Bao gồm các thời hạn quan trọng

Phạm vi của dự án

Phạm vi dự án của bạn nên thảo luận về các chi tiết cụ thể của dự án của bạn. Nó thường là phần dài nhất của đề xuất dự án. Phần này đặt ra kỳ vọng cho khách hàng và bao gồm các mục tiêu SMART cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thực tế và kịp thời.

Thêm những phần này vào phạm vi dự án của bạn:

• Mọi quy trình đưa vào các sản phẩm
• Cách bạn sẽ đo lường thành công của từng sản phẩm
• Những gì dự án sẽ không bao gồm

Ngân sách

Không có đề xuất dự án nào hoàn chỉnh mà không có phần ngân sách. Như các phần khác của đề xuất của bạn, ngân sách nên rất cụ thể và bao gồm mọi chi phí.

Sử dụng bảng để làm cho số liệu dễ hiểu hơn. Viết một bài tường thuật để giải thích từng phần phù hợp với các sản phẩm và kết quả. 

Đưa ra cho người đọc một ngân sách dự phòng phòng trường hợp có sự kiện ngoài ý muốn. Ví dụ, bạn có thể viết một đoạn về lý do tại sao bạn đã lên ngân sách cho một số sản phẩm.

Lý tưởng nhất là ngân sách dự án nên được viết bởi người quản lý dự án. Tuy nhiên, bạn nên đưa vào kế toán của công ty, người có thể có kiến thức tốt hơn về số liệu. Họ cũng có thể giúp đảm bảo ngân sách của bạn được cấp phối hợp lý với phần còn lại của đề xuất dự án.

Một vài mẹo để hướng dẫn bạn khi tạo ngân sách dự án bao gồm:

• Bắt đầu xây dựng ngân sách của bạn và cho phép nó phát triển cùng với đề xuất của bạn, thay vì để nó cho đến phút cuối
• Đảm bảo rằng các số liệu cộng lại và bạn có giá thị trường đúng cho tất cả các mục đã liệt kê
• Đảm bảo rằng ngân sách của bạn tuân theo một định dạng dễ hiểu
• Kiểm tra các phép toán nhiều lần

Khung thời gian của dự án

Thời gian dự án của bạn nêu rõ thời gian để hoàn thành từng phần của dự án. Bạn nên liệt kê các thời hạn hoàn thành sản phẩm và giai đoạn dự án trong phần này.

Thời gian biểu nên gắn tên các thành viên trong nhóm với từng nhiệm vụ cá nhân. Ví dụ, nếu nhà thiết kế UX của bạn sẽ chịu trách nhiệm cho phần nghiên cứu và thiết kế của dự án, hãy liệt kê tên của nhà thiết kế, thời gian và ngày dự kiến hoàn thành. 

Báo Cáo

Phần báo cáo giải thích:

• Cách mà khách hàng sẽ nhận cập nhật dự án (email, Slack, SMS, hoặc báo cáo trong ứng dụng)
• Mỗi bao lâu công ty của bạn gửi báo cáo? Bạn có xây dựng bảng điều khiển cho khách hàng không?
• Ai là người liên hệ sẽ nhận các báo cáo hoặc cập nhật định kỳ?
• Khách hàng có thể mong đợi bao nhiêu cuộc họp trong suốt dự án? Nếu có cuộc họp bổ sung, liệu chúng có bị tính phí thêm không?
• Khi nào, ở đâu và bằng cách nào các cuộc họp sẽ diễn ra?

Các rủi ro và vấn đề dự kiến

Xem xét các rủi ro của dự án đóng vai trò lớn trong việc thực hiện dự án thành công. Có vấn đề bất ngờ nào bạn nghĩ có thể xảy ra trong suốt dự án không? Ghi lại bất kỳ vấn đề nào có thể xảy ra trước, trong hoặc sau khi dự án hoàn thành.  Phần này không chỉ giúp bạn trung thực, mà còn có thể giúp bạn điều hướng qua những cạm bẫy của dự án.

Khi bạn biên soạn phần này, hãy chắc chắn xem lại thời gian của dự án của bạn. Ví dụ, bạn có thể tạo một khoảng đệm 1,5 hoặc 2 lần thời gian ước tính của dự án để có thêm không gian cho bất kỳ bất ngờ nào mà không làm lỡ thời hạn. Điều này có thể ngăn ngừa các khách hàng không hài lòng, những đánh giá tồi tệ, những đau đầu và những đêm không ngủ. 

Tiêu chí thành công

Tiêu chí thành công giải thích cách bạn sẽ đo lường thành công của dự án. Bao gồm các chỉ số, kết quả và các sản phẩm cần thiết để thành công.

PMI liệt kê các tiêu chí sau để đo lường thành công:

• Chỉ số và thống kê
• Chất lượng của các sản phẩm
• Tiềm năng trong tương lai
• Sự hài lòng của các bên liên quan
• Hiệu suất công ty

Lịch trình dự án

Lịch trình dự án là một cái nhìn tổng quan rộng rãi mô tả tất cả các yếu tố quan trọng của một dự án. Đó là phần cuối cùng của đề xuất dự án của bạn và nên được viết như một bản tóm tắt.

Dễ hơn để hiểu nếu bạn sử dụng một hình ảnh như biểu đồ hoặc dòng thời gian. Nổi bật các ngày quan trọng và kết quả mong đợi của chúng, cũng như bất kỳ sản phẩm nào.

Bạn cũng có thể muốn bao gồm một bản tóm tắt về:

• Mục tiêu
• Mốc thời gian
• Tài nguyên
• Chi phí ngân sách
• Các giai đoạn dự án

Ví dụ về các đề xuất dự án

Mẫu đề xuất dự án đơn giản

Một mẫu đề xuất dự án đơn giản được viết trong một bố cục có tổ chức dễ sử dụng và hiểu. Mẫu này lý tưởng cho nhiều loại dự án từ dự án nội bộ đến dự án học đường.

Mẫu thu thập yêu cầu

Mẫu thu thập yêu cầu là nền tảng vững chắc cho bất kỳ dự án nào. Nó đóng vai trò như một cầu nối thông tin giữa khách hàng và người quản lý dự án. Khách hàng truyền đạt rõ ràng những gì họ cần từ dự án và bạn đảm bảo rằng các mục tiêu của họ được tính đến trong việc thu thập yêu cầu.

Mẫu đề xuất quản lý dự án

Một mẫu đề xuất quản lý dự án nên cung cấp đủ thông tin để giúp khách hàng hoặc nhà tài trợ đưa ra quyết định. Theo quy tắc chung, bắt đầu bằng cách viết một tóm tắt ấn tượng vì đó là lần đầu tiên khách hàng tiếp xúc với tài liệu. Nếu tóm tắt ấn tượng thu hút, họ có nhiều khả năng tiếp tục đọc phần còn lại của đề xuất.

Các phần cần bao gồm trong mẫu đề xuất quản lý dự án của bạn bao gồm:

• Trang tiêu đề
• Tổng quan điều hành
• Chi tiết và mục tiêu dự án
• Sản phẩm
• Phạm vi của dự án
• Ngân sách và tài nguyên
• Các mốc thời gian và tiến trình

Mẫu đề xuất bán hàng

Đề xuất bán hàng của bạn nên giúp khách hàng hình dung một tương lai mà sản phẩm của bạn đã giải quyết được một vấn đề nghiêm trọng cho họ. Nhiều đội ngũ bán hàng rơi vào cái bẫy làm cho đề xuất bán hàng của họ quá mơ hồ, chung chung hoặc dài dòng.

Một đề xuất bán hàng nên thuyết phục khách hàng rằng bạn hiểu nhu cầu của họ và có giải pháp tốt nhất. Nó cũng nên truyền cảm hứng cho họ hành động.

Một vài điều nên bao gồm trong đề xuất bán hàng của bạn là:

• Lịch sử công ty
• Thách thức mà sản phẩm của bạn sẽ giải quyết
• Ngân sách
• Các nhà ra quyết định và các bên liên quan
• Giá trị độc đáo của bạn
• Những lời chứng thực cho thấy ROI với các khách hàng trước đây

Mẫu đề xuất dự án kinh doanh

Một đề xuất kinh doanh kết nối khoảng cách giữa bạn và khách hàng của bạn. Nó phác thảo giá trị của bạn theo cách thuyết phục một tổ chức hợp tác với bạn. 

Cũng giống như một đề xuất bán hàng, bạn sẽ cần giải thích lý do “tại sao” với một tóm tắt điều hành rõ ràng cho thấy lợi ích của dịch vụ hoặc sản phẩm của bạn và cách nó có thể giải quyết vấn đề.

Các phần cần bao gồm trong một đề xuất kinh doanh bao gồm:

• Mục lục
• Trang tiêu đề
• Tóm tắt điều hành
• Tuyên bố vấn đề
• Giải pháp
• Khung thời gian
• Những phẩm chất
• Các tùy chọn giá
• Các điều khoản và điều kiện

Mẫu đề xuất dự án phần mềm

Một đề xuất phần mềm là một tài liệu tiếp thị mà bạn chào hàng phần mềm của mình cho một tổ chức. Mục tiêu của đề xuất là giới thiệu phần mềm của bạn cho một khách hàng tiềm năng và cho thấy giá trị của sản phẩm của bạn. 

Đề xuất nên mô tả cách bạn dự định tự động hóa một quy trình thủ công và tiết kiệm thời gian. ROI từ việc sử dụng phần mềm của bạn cần được nhìn thấy rõ trong đề xuất bán hàng.

Mẫu đề xuất dự án kỹ thuật

Hầu hết các đề xuất dự án kỹ thuật được thực hiện để đáp ứng một yêu cầu đề xuất. Mục tiêu là cho thấy rằng bạn hiểu vấn đề được đề cập trong RFP và bạn là lựa chọn tốt nhất. 

Đề xuất dự án kỹ thuật của bạn cũng nên thuyết phục khách hàng rằng nhóm kỹ thuật của bạn là người đủ tiêu chuẩn nhất cho nhiệm vụ.

12 bước đơn giản để viết một đề xuất dự án

Mẹo chuyên nghiệp: Giữ cho nó ngắn gọn

Thời gian chú ý trung bình là 8.25 giây. Đó là một khoảng thời gian rất ngắn để thu hút sự chú ý và giữ nó. Thường thì, những đề xuất tốt nhất chỉ là một hoặc hai trang trong một bản trình bày với thương hiệu của công ty bạn. Hãy ngắn gọn và tránh cám dỗ đưa vào các chi tiết không cần thiết.

1. Viết một dàn ý cho đề xuất dự án của bạn

Tạo một dàn ý khi bạn đã thực hiện nghiên cứu và có đủ thông tin về dự án. Đừng lo lắng về sự hoàn hảo, hãy tập trung vào việc đưa thông tin quan trọng lên một trang. Trong khi bố cục chính xác của dàn bài có thể khác nhau dựa trên định dạng, bạn nên bao gồm:

• Vấn đề
• Một giới thiệu
• Giải pháp
• Quy trình của bạn
• Ngân sách
• Kết luận

2. Sử dụng mục lục

Một đề xuất không có mục lục giống như việc lao vào nơi không biết. Mục lục chuẩn bị cho khán giả của bạn về những gì họ sắp đọc và giúp dễ dàng tìm thông tin quan trọng nhất một cách nhanh chóng.

3. Hãy chắc chắn rằng phần giới thiệu của bạn hấp dẫn

Phần giới thiệu là nơi bạn thu hút khán giả của mình. Gần như không thể thuyết phục họ về lợi ích nếu họ không đọc qua phần giới thiệu.

Một mẹo tuyệt vời là mở đầu bằng một số liệu thống kê về vấn đề. Viết một câu thứ hai giải thích tại sao tình hình lại nghiêm trọng đến vậy. Cung cấp sự giải tỏa bằng một số liệu thống kê khác cho thấy giải pháp của bạn hiệu quả. Sau đó, sử dụng phần còn lại của đề xuất để cho thấy cách bạn sẽ giải quyết vấn đề.

Giữ phần giới thiệu ngắn gọn tối đa bốn dòng. Các phần giới thiệu ngắn hơn dễ đọc hơn và cho phép người đọc tập trung vào các chi tiết quan trọng.

4. Nêu rõ vấn đề cần giải quyết

Bao gồm một tóm tắt về vấn đề mà bạn đang giải quyết. Nếu bạn đã thực hiện nghiên cứu, bạn sẽ có đủ tài liệu để rút ra khi viết phần này. Trong vài câu, giải thích:

• Vấn đề là gì?
• Đã có gì được thực hiện cho đến nay cả về nội bộ với công ty của người có triển vọng và qua các giải pháp bên ngoài?
• Tại sao người có triển vọng lại quan tâm đến việc giải quyết vấn đề này?

5. Giải thích hiện trạng của các giải pháp hiện có

Hiện trạng của vấn đề mà bạn đang giải quyết là gì? Tại sao các giải pháp hiện có không hoạt động? Mô tả điểm đau khiến dễ dàng nhìn thấy bức tranh toàn cảnh và trân trọng giải pháp.

6. Giải thích tác động của giải pháp của bạn

Dưới đây là một vài cách để giải thích tác động của giải pháp của bạn:

• Điều gì khiến đề xuất của bạn hiệu quả?
• Bạn sẽ giải quyết vấn đề như thế nào?
• ROI trực tiếp của giải pháp là gì?
• Nó sẽ tạo ra doanh thu hoặc dẫn đến tăng hiệu quả không?

Nhớ 5W

Khi không chắc chắn về cách giải thích một giải pháp hoặc tính năng, hãy nhớ 5W:

• Cái gì
• Vì sao
• Ai
• Khi nào
• Ở đâu

Bạn có thể khai thác sâu hơn những gì bạn nghĩ bằng cách trả lời những câu hỏi này.

7. Dự đoán các câu hỏi

Những câu hỏi nào mà một khách hàng tiềm năng sẽ hỏi về sản phẩm, giải pháp và quy trình của bạn? Hãy chắc chắn rằng bạn đã trả lời những câu hỏi này một cách đầy đủ. Đôi khi, khi đối mặt với một sự lựa chọn, khách hàng có thể chọn đề xuất loại bỏ tất cả các trở ngại và mục tiêu.

8. Bao gồm các bài đánh giá của khách hàng

Không có bằng chứng nào tốt hơn rằng bạn có đủ khả năng hơn việc nghe từ chính miệng khách hàng của bạn. Các nhận xét mang lại sức sống cho đề xuất của bạn. Điều này cho phép khách hàng hình dung cách bạn sẽ giải quyết vấn đề của họ dựa trên một hợp đồng tương tự mà bạn đã thực hiện trong quá khứ.

Hãy chắc chắn rằng bài đánh giá liên quan trực tiếp đến ngành và vấn đề của khách hàng. Bao gồm hình ảnh, tên và thông tin liên lạc của khách hàng trong bài đánh giá để khách hàng tiềm năng của bạn có thể liên hệ để xác minh nếu họ muốn.

9. Lập kế hoạch ngân sách

Tại thời điểm này, khách hàng tiềm năng đang tham gia và tự hỏi dự án này sẽ tốn bao nhiêu. Phân tích chi phí thành các bước và sản phẩm với một lịch trình liên quan cho mỗi bước. 

Hãy chắc chắn rằng bạn đã bao gồm ngân sách dự phòng cho các chi phí phát sinh và tình huống bất ngờ. Nếu bạn có nguồn lực trong nhà giúp khách hàng tiết kiệm tiền, đáng để lưu ý điều này để làm cho thỏa thuận thêm hấp dẫn.

10. Cho thấy cách tiến độ sẽ được theo dõi

Nếu không có cách có cấu trúc để theo dõi tiến độ, cả bạn và khách hàng sẽ không biết liệu dự án có đang đúng hướng hay không. Thực tế, đó là một dấu hiệu đỏ khi khách hàng tiềm năng đang cân nhắc các tùy chọn và nhận thấy rằng bạn dự định để họ trong bóng tối cho đến cuối dự án.

Bạn sẽ phát hiện vấn đề sớm nhất như thế nào? Những cột mốc nào sẽ là nơi bạn gặp khách hàng để kiểm tra? Có những khoảng thời gian đã được xác định cho báo cáo không? Việc cung cấp sự đảm bảo này là một dấu hiệu của sự minh bạch xây dựng niềm tin với khách hàng.

11. Kiểm tra lại công việc của bạn

Trước khi gửi đề xuất dự án của bạn đến khách hàng tiềm năng, hãy để nó nghỉ qua đêm. Đôi mắt tươi mới sẽ phát hiện ra nhiều lỗi mà bạn không thấy trước đó. Hãy để một người khác trong nhóm của bạn đọc tài liệu và đảm bảo rằng nó đúng ngữ pháp. Ngữ pháp tốt làm rõ ràng giao tiếp.

🚀Tăng tốc năng suất với mẫu đề xuất dự án

Dưới đây là một vài cách bạn sẽ hưởng lợi từ việc sử dụng các mẫu đề xuất dự án:

• ‍Quản lý kỳ vọng: Nếu bạn gửi đề xuất có mẫu cho các khách hàng đã làm trước đó, họ sẽ dễ dàng nhận diện đề xuất của bạn. Họ sẽ biết đề xuất có độ dài bao nhiêu và thông tin gì mong đợi chỉ bằng cách nhìn vào trang đầu.‍
• Chính thức hóa quy trình: Sử dụng mẫu đề xuất dự án đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức của bạn làm theo cùng một quy trình khi gửi đề xuất.‍
• Tập trung kiến thức: Lưu trữ các mẫu đề xuất dự án của bạn trong một nền tảng quản lý kiến thức như Guru giúp nhân viên dễ dàng truy cập tài liệu trước đây. Họ có thể sử dụng những tài liệu này như nguồn cảm hứng để tạo ra một đề xuất chiến thắng.‍
• Tối ưu hóa đề xuất: Các mẫu đề xuất dự án giúp bạn tiết kiệm thời gian để bạn có thể tập trung nhiều hơn vào dự án đang thực hiện. Các mẫu cũng đảm bảo rằng bạn không bao giờ bỏ lỡ thông tin quan trọng nào vì tất cả các phần đều đã có trong mẫu.

Quản lý các đề xuất dự án của bạn với Guru.

Bây giờ bạn đã tạo mẫu đề xuất dự án đầu tiên của mình. Thật tuyệt! Bạn vẫn cần một nền tảng để quản lý các mẫu của mình và tích hợp chúng vào quy trình làm việc của bạn. Đó là nơi mà Guru xuất hiện. Bạn có thể tải xuống nhiều mẫu đề xuất và tùy chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức của bạn. Bạn cũng có thể kết nối với hàng nghìn ứng dụng hoặc tích hợp API để tiết kiệm thời gian và tự động hóa quy trình làm việc của bạn trong Guru.