How to Write A Communication Plan in 9 Steps + Free Templates

لقد أطلقت للتو منتجًا جديدًا، بعد خمس سنوات من بناء نموذج أولي، والاختبار، والتأكد من جاهزية المنتج للسوق. لكن الإطلاق لم يسير كما هو مخطط له. خلال الأسبوع الأول من الإصدار، انفجر العملاء الغاضبون في خطوط دعم العملاء لديك ليشتكوا من المنتجات المعيبة التي أصبحت مصدرًا للخطر.

لحسن الحظ، فريق الاتصالات لديك لديه بالفعل خطة اتصالات لهذا السيناريو. يبدأون الحملة بسرعة لمعالجة مخاوف السلامة، وإعادة بناء الثقة مع المستهلكين وما زالوا يعيدون إطلاق المنتج (بعد التحديثات) بنجاح كبير.

ومع ذلك، فإن خطة الاتصالات ليست فقط لإخماد الحرائق. كما أنها مفيدة عند إطلاق منتج جديد أو إصدار تحديث هام. تضمن لك الحصول على أكبر رؤية من جمهورك المستهدف.

داخليًا، فإن خطة الاتصالات ضرورية للحفاظ على توافق أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق خلال إدارة المشروع. كما أن خطة الاتصالات تؤسس هيكلًا بحيث يمكن للموظفين إيجاد المعلومات عندما يحتاجون إليها والمتابعة إذا لم يستطيعوا.

في هذا الدليل، ستتعلم فوائد استخدام خطة الاتصالات، وكيفية كتابتها، والتفاصيل التي يجب تضمينها في خطتك. لقد قمنا أيضًا بتضمين العديد من القوالب القابلة للتنزيل لتبسيط العملية بالنسبة لك.

ما هي خطة الاتصالات؟ 

خطة الاتصالات هي استراتيجية شاملة تتيح لك تقديم المعلومات لجمهورك وتحقيق نتائج إيجابية للأعمال. 

تساعدك خطة الاتصالات على تحديد الاحتياجات، أولويات الميزانية، وهياكل المواعيد النهائية، وتخصيص وسائل الاتصال لتناسب الجمهور. تضمن أن أي رسالة من مؤسستك متسقة عبر القنوات ويتم استقبالها من الجمهور المستهدف الصحيح. 

بينما يرتبط معظم الناس بخطط الاتصال بإدارة الأزمات، يمكن استخدامها أيضًا لإطلاق منتجات جديدة أو تقديم مبادرات جديدة.

تصف خطة الاتصالات:

• من تريد الوصول إليه
• كيف ستعرض علامتك التجارية
• الرسالة التي تريد إيصالها
• القنوات المستخدمة للتواصل

عند استخدام هذه الهيكلية لبناء خطة اتصالات، سيكون لديك الرسالة التي تحتاجها لتحقيق أهداف مؤسستك. 

ما هي خطة الاتصالات في إدارة المشروع؟ 

تحدد خطة الاتصالات في إدارة المشروع كيفية التواصل مع المعلومات المهمة حول مشروع مستمر مع أصحاب المصلحة الرئيسيين. تحدد خطة الاتصال متى يجب على أعضاء الفريق مشاركة تحديثات المشروع، ومع من يجب مشاركة تلك التحديثات. 

خطة التواصل لإدارة المشروع ليست خطة علاقات عامة. لا تساعدك على تحديد جمهورك، وتنسيق وسائل التواصل الاجتماعي أو وضع رسائل للجوانب المستهدفة من جمهورك. بدلاً من ذلك، ضع في اعتبارك استخدام استراتيجية عمل أو مخطط وسائل التواصل الاجتماعي لهذه الأغراض.

يجب على أعضاء الفريق استخدام خطة الاتصال للإجابة على هذه الأسئلة المتعلقة بالمشروع:

• كيف نتواصل مع أصحاب المصلحة في المشروع؟
• ما الهدف من كل قناة؟
• هل نتواصل بشكل متزامن أو غير متزامن?
• من هو مدير المشروع؟
• من هو فريق المشروع، وما هي أدوارهم؟
• ما مدى تكرار مشاركة تفاصيل المشروع المهمة مع أصحاب المصلحة؟

ما هي أهمية خطة الاتصالات؟

زيادة التعاون والإنتاجية

يقدم العاملون في مجال المعرفة حاليًا 60% من وقتهم في البحث عن الموافقات، والبحث عن الوثائق، والتبديل بين التطبيقات، وأداء مهام أخرى خارج وظيفة العمل الأساسية. يحدث هذا بشكل أساسي عندما لا يعرف الموظفون مكان مشاركة المعلومات. لذا، يضيعون الوقت في سؤال الزملاء عن المعلومات.

مع ارتفاع عدد الفرق الموزعة أو البعيدة، من السهل أن تصبح مرتاحًا مع الاتصال. يرسل المديرون رسائل بريد إلكتروني بعد ساعات العمل، المعلومات غير مركزيّة والموظفون غير متأكدين متى أو كيف يتواصلون. يصبح تأمين أمان وشرعية اتصالات بريدك الإلكتروني مع أداة فحص سجل SPF أمرًا مهمًا.

التعاون الفعّال بين الفرق لا يحدث بشكل طبيعي. إنها مهارة يبنيها فريقك. أحد الجوانب الأساسية للتعاون الفعّال بين الفرق هو توضيح كيفية تواصل فريقك. 

مع خطة اتصالات، يعرف أعضاء الفريق أين ومتى وماذا يتواصلون. كما توضح لك القواعد لعقد "لا تزعج" أو تأجيل الإشعارات على منصات مثل سلاك. تزيل الإرشادات الحواجز أمام الاتصال والتعاون بين الفرق. يكون أعضاء الفريق أكثر ثقة في إرسال الرسائل ومشاركة الأفكار عندما يعرفون أين يتواصلون وفي الوقت المناسب.

يخلق الشفافية

الشفافية هي المدى الذي تكون فيه المعلومات متاحة ومشاركة مع الموظفين، والمديرين، وأصحاب المصلحة في المؤسسة. يمكن للموظفين تصور الصورة الأكبر وفهم كيف تجعل مساهمتهم فارقًا عندما تكون المعلومات متاحة بسهولة.

الشفافية ضرورية لـ مشاركة المعرفة، وبناء الثقة، وإبقاء الموظفين على اطلاع بمعلومات موثوقة.

حتى عندما لا تكون المعلومات دائمًا إيجابية، تساعد الاتصالات الشفافة الموظفين على التكيف مع التغييرات والعمل بذكاء بشكل مستمر.

تقلل من سوء الفهم والازدواجية في العمل بين أعضاء الفريق

تقلل خطة الاتصالات من الارتباك وسوء الفهم من خلال العمليات الموثقة. نتيجة لذلك، يتمتع فريقك بوضوح حول مكان وجود المعلومات ومن يجب أن يطرحوا عليهم الأسئلة عند مواجهة صعوبة. هم أكثر كفاءة وأقل إحباطًا، مما يؤدي إلى قوة عاملة سعيدة وزيادة الإيرادات لشركتك.

تضمن أن الأشخاص المناسبين يتلقون رسالتك

لا يوجد شيء أكثر إحباطًا من سماع الكلمات، "لا أعرف"، أو الطلب منك أن تسأل الشخص التالي للإجابة على سؤالك. تصف خطة الاتصالات الجيدة من يتلقى الرسائل وكيف يعمل عملية الاتصال. 

في هذا السياق، يعرف أعضاء فريقك من يطرحون الأسئلة عليهم، والذين يجب أن تكون لديهم الإجابات يمتلكون المعلومات الصحيحة.

كيف تكتب خطة اتصالات؟

1. قم بمراجعة المواد الاتصالية الحالية لديك 

الخطوات التي يجب اتباعها عند إجراء مراجعة تشمل:

• قبل أن تكتب خطة الاتصالات الخاصة بك،هيء الأساس. أخذ جرد لجميع المواد الاتصالية الموجودة.
• ابحث عن الأنماط في اتصالاتك السابقة والحالية. ابحث عن الرسائل التي حققت أفضل أو أسوأ النتائج. خذ ملاحظة بالتغييرات في أسلوب الاتصال على مر الزمن وكيف أثرت النتائج.
• اسأل مديري الفرق والموظفين عن مدى فاعلية خطة الاتصال الحالية الخاصة بهم. استخدم طرق البحث النوعية مثل أدوات الاستطلاع، والمقابلات، ومجموعات التركيز لجمع التعليقات. لنفس الاستطلاعات، يمكنك استخدام Typeform في Guru لإنشاء اختبارات تفاعلية وجمع التعليقات بسرعة.
• استخدم تحليل SWOT لتسليط الضوء على نقاط القوة والضعف، والتهديدات، والفرص في اتصالاتك. ما هي العوامل التي تؤثر سلبًا على اتصالاتك، وما الذي يمكن أن يساعد في استراتيجيتك؟

2. حدد أهداف SMART بناءً على نتائج التدقيق 

بعد التدقيق، استخدم النتائج لتحديد أهداف قابلة للتحقيق لخطة الاتصالات. يجب أن تكون أهداف SMART الخاصة بك محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة وفي الوقت المناسب. 

على سبيل المثال، تقوم مجموعة الموارد البشرية بكتابة خطة اتصالات لتصميم مصفوفة النمو للموظفين الذين لا يريدون أن يكونوا مدراء. يحتاجون إلى تحديد أهداف محددة ستتحققها الخطة، حتى لو لم تكن قابلة للقياس. 

يمكن أن يكون الهدف هو زيادة معدل الاحتفاظ بالموظفين بنسبة 30% خلال الأشهر الستة المقبلة أو تحسين رضا الموظفين على مدار العام القادم. يمكنك استخدام خطة التواصل هذه لتقديم هذه الأهداف للإدارة. 

3. حدد عرض البيع الفريد (USP) لديك 

عرض البيع الفريد لديك هو كيف تظهر للعملاء والعملاء المحتملين الميزة الأساسية التي تميزك عن المنافسين. إنه حل لا تقدمه سوى علامتك التجارية، ولا يمكن للعملاء العثور عليه في أي مكان آخر.

أجب عن هذه الأسئلة لتحديد عرض البيع الفريد لديك:

• ما المشكلات التي أحلها من خلال خدمتي أو منتجي؟
• ما هو الشيء الوحيد الذي أقدمه والذي يفتقر إليه المنافسون؟
• هل لدي ميزات معينة يصعب نسخها؟

أطر عرض البيع الفريد الخاص بك لتظهر الفوائد للعملاء واستخدمه في قالب خطة الاتصالات الخاص بك. 

4. ربط عرض البيع الفريد برؤية مهمتك

بعد ذلك، انتقل إلى رؤية مهمتك، والتي يجب أن تعبر عن هوية علامتك التجارية بالكامل. 

على سبيل المثال، عرض البيع الفريد لشركة تسلا هو صنع سيارات صديقة للبيئة وعالية الجودة والأداء. هم فريدون لأنهم لا يبيـعون مجرد سيارات بل تكنولوجيا مبتكرة. إنه يرتبط برؤية مهمتهم لإنشاء أكثر السيارات جاذبية في القرن الحادي والعشرين وقيادة العالم للانتقال إلى السيارات الكهربائية.

إليك دليل شامل لكتابة بيان المهمة والرؤية.

5. حدد جمهورك

يتطلب التواصل مع عميلك المثالي فهمًا عميقًا لاحتياجات الجمهور وتفضيلاته. بينما تريد الوصول إلى أكبر عدد ممكن من الأشخاص، فإن رسالتك لها أكبر تأثير عندما تكون مخصصة لجمهور معين. يضمن الاستهداف أيضًا أنك ستحصل على عملاء مؤهلين أكثر.

إذا كنت تكتب خطة الاتصالات الخاصة بمشروع، فمن الضروري معرفة جمهورك. 

لمن تكتب؟ 
من هم أصحاب المصلحة؟ 

‍

أمثلة أصحاب المصلحة تشمل المستثمرين، ووسائل الإعلام، والمسؤولين الحكوميين، أو العملاء. إذا كنت تكتب للفرق الداخلیة، أنشئ وثیقة شاملة يمكن للموظفین الرجوع إلیها في منصة المعرفة لديك. تأكد من تضمين المعلومات حول من ينبغي السؤال حول أسئلة المتابعة.

إذا كان جمهورك يشمل الصحافة ووسائل الإعلام، اكتب بيانًا صحفيًا يصف هدفك نحو الجمهور. نقترح استخدام نموذج بيان صحفي الذي يوضح ما يجب على فريق العلاقات العامة قوله.

إليك بعض النصائح لمساعدتك في تحديد جمهورك المستهدف:

• استخدم أدوات الاستطلاع مثل Typeform في Guru لجمع المعلومات حول التفضيلات والديموغرافيات.
• توفر Google Analytics معلومات حول سلوك المستخدمين على موقعك بالإضافة إلى بيانات ديموغرافية مثل الجنس، العمر، والموقع.
• تحقق من الأنماط لدى متابعينك على وسائل التواصل الاجتماعي. ما هو الفئة العمرية لمعظم متابعينك؟ أين يتواجدون؟ ما نوع المحتوى الذي يتفاعلون معه؟ إذا كان لديك عدد قليل من المتابعين، يمكنك التجسس على منافسيك لمعرفة نوع الجمهور الذي يجذبونه.

6. حدد واكتب خطة الاتصالات الخاصة بك لكل جمهور 

في هذه المرحلة، تعرف على شريحة جمهورك المختلفة وأهداف خطة الاتصالات الخاصة بك. أثناء صياغة رسالة لكل مجموعة جمهور، استخدم الرسالة العامة لعلامتك التجارية كأساس للتواصل. 

ابدأ بجدول لتعريف الجمهور، والرسائل التي تحتاج إلى الترويج لها، والقنوات للترويج لها.

عندما يكون لديك مخطط عام، أجب عن هذه الأسئلة:

• ما هي المعلومات الأساسية التي يجب أن يعرفها الجمهور؟
• ما التصورات الخاطئة التي أريد توضيحها؟
• ما القيم المشتركة بين الجمهور وعلامتي التجارية؟
• ما هي اللغة التي ستجعل الجمهور يشعر بالراحة والفهم؟

أضف الإجابات إلى نموذج خطة الاتصالات الخاصة بك تحت قسم الرسالة الرئيسية. بينما تكتب، ادع ممثلين يعملون بالفعل مع تلك المجموعة من الجمهور لتحسين تخصيص ودقة رسالتك. 

7. حدد قنوات التوزيع بناءً على جمهورك 

تعتمد قنوات الاتصال التي تختارها على المكان الذي يتواجد فيه جمهورك. 

على سبيل المثال، إذا كنت تتواصل مع العملاء، قد تقوم بإرسال نشرة إخبارية أو بيان صحفي. إذا كنت تتواصل مع جمهور غير مألوف، قد تكون الإعلانات المدفوعة مفيدة. وإذا كنت تقوم بإنشاء خطة اتصالات للموظفين، فإن استخدام برنامج إدارة المعرفة الخاص بك هو أفضل طريقة لإيصال رسالتك.

تشمل قنوات الاتصال الشائعة:

• التسويق عبر البريد الإلكتروني لإرسال عروض المبيعات، والنشرات الإخبارية، ورسائل الأعمال الترويجية
• مدونة شركتك حيث تشارك الأخبار والمعلومات المفيدة مع جمهورك المستهدف
• رسائل نصية حول الخصومات، وتذكيرات للفعاليات، وإعلانات المبيعات
• مواد مطبوعة مثل البريد المباشر، والملصقات، والإعلانات، والكتيبات
• إعلانات البودكاست عبر بودكاست شركتك أو الظهور كضيف في البودكاسات الصناعية
• إعلانات الدفع مقابل النقرة لعرض إعلاناتك للمستخدمين المتصفحون على الإنترنت
• الإعلانات التقليدية مثل اللوحات الإعلانية، والإعلانات على الراديو، والتلفزيون
• وسائل التواصل الاجتماعي للتفاعل مع جمهورك
• منصات الإنترانت حيث يمكنك مشاركة المحتوى مع الموظفين والشركاء والموردين وأصحاب المصلحة الآخرين

8. إنشاء مصفوفة الرسائل

مصفوفة الرسائل هي جدول يجمع بين جمهورك المستهدف، والمشكلة الأساسية، وبيان العلامة التجارية، وقنوات الاتصال. يضمن أن خطة اتصالاتك تتماشى دائمًا مع عرض القيمة الخاص بك. 

معظم المنظمات لديها عدة جماهير ذات احتياجات مختلفة تحلها منتجاتك. تحتاج إلى رسالة فريدة، وحملة تسويقية، وقناة توزيع لكل جمهور. تقدم لك مصفوفة الرسائل نظرة عامة حول كيفية تكيف رسائلك مع كل جمهور وقناة.

9. قم بقياس النتائج بناءً على مقاييس النجاح التي تم تحديدها

بينما تنفذ خطتك الاتصالية، قياس النتائج أثناء التنقل. بعض المشاريع، مثل تسويق وسائل التواصل الاجتماعي، لديها نتائج قابلة للقياس. أخرى، مثل تحسين رضا الموظف، قد تكون لديها أهداف مجردة تكمل بناءً على شعور العلامة التجارية.

تذكر ما الذي نجح وما هي مجالات التحسين. إذا لم تحقق الهدف، ربما جرب زيادة الجدول الزمني أو إعادة صياغة أهدافك لجعلها أكثر قابلية للتحقيق. 

ما هي مكونات خطة الاتصال؟

1. أهداف خطة الاتصال

يجب أن تجيب أهداف خطة اتصالاتك على هذه الأسئلة:

• من أشخاص تتواصل معهم؟
• لماذا أحتاج إلى التواصل معهم؟
• ماذا سأقول؟
• ما القنوات التي سأستخدمها لإيصال رسالتي؟
• ما هو أفضل وقت لإيصال هذه الرسالة لتحقيق أكبر تأثير؟

2. جمهورك المستهدف

بالنسبة لخطط الاتصال القائمة على المشاريع، استهدف اتصالات خاصة بالمستفيدين. أي الإدارات أو الأفراد سيتأثرون بخطة الاتصالات؟ ما المعلومات التي ينبغي عليهم معرفتها عن المشروع؟

يختلف الجمهور وقد يشمل الموظفين والعملاء أو وسائل الإعلام. استخدم خريطة الجمهور لتقسيم جمهورك وإنشاء رسائل فريدة لكل جمهور.

3. الرسالة

فكر في الهدف النهائي عند كتابة الرسالة. ما العمل الذي تريد أن يقوم به الجمهور نتيجة لخطة الاتصالات؟ ابدأ بالهدف مبكرًا. 

أجب عن هذه الأسئلة في رسالتك:

• لماذا نقوم بذلك؟
• كيف يتناسب ذلك مع مهمتنا العامة؟
• ما الذي سيتغير بعد خطة الاتصالات؟

احتضان التعاطف يساعدك على فهم ما يحتاج جمهورك إلى سماعه. يجب أن تكون الرسالة بسيطة ومتسقة ودقيقة وواضحة.

4. التوقيت

التوقيت أمر بالغ الأهمية لنجاح وفعالية خطة اتصالاتك. تحدث أفضل الاتصالات على مدى فترة زمنية، وليس مرة واحدة. 

يمتلك الناس انتباهًا قصيرًا ووقتًا محدودًا. قد تحتاج إلى التواصل مرارًا لتعزيز الرسالة الرئيسية والبقاء في ذهن جمهورك المستهدف. تحتاج أيضًا إلى خطة اتصالات ثانية لتخفيف الأثر ضد الأحداث غير المتوقعة التي تحدث في المستقبل.

5. طريقة التسليم

تضع استراتيجيتك في الاتصال الأسس لأنشطة التواصل الخاصة بك. يتضمن ذلك ما الرسالة التي يجب التواصل بها والقنوات لكل رسالة. 

على سبيل المثال، إذا كنت تتواصل مع جمهور محترف، فقد تكون LinkedIn وTwitter أكثر فعالية من Instagram أو TikTok، والتي تكون (بشكل عام) للاستخدام غير الرسمي.

6. الجهة المرسلة للرسالة

إذا كان لديك فريق اتصالات داخلي، ينبغي عليهم تحمل مسؤولية إنشاء وتنفيذ خطة التواصل للجماهير الداخلية والخارجية. ومع ذلك، يجب على فرق العلاقات العامة والموارد البشرية العمل معًا بشأن الاتصالات الداخلية التي قد تؤثر على الموظفين.

يميل المرسلون العظماء عادةً إلى أن يكونوا:

• مستمع عظيم
• مصدر موثوق قادر على الاتصال مع جمهور جديد
• يفكر جيدا في طرح الأسئلة الصحيحة لجمع معلومات قيمة

7. المتابعة

الاتصال الفعال هو أكثر من مجرد مشاركة المعلومات. يتطلب المتابعة لضمان رؤية الأشخاص المناسبين للبيانات وتقديم ملاحظات لتحسين الاتصالات المستقبلية.

هل قرأوا الرسالة وفهموها؟ هل سيتخذون العمل المرغوب؟ ماذا يحدث إذا لم يقرأوا الرسالة؟

هل ترغب في معرفة ما إذا كان موظفوك قد قرأوا معلومات هامة شاركتها؟ استخدم بيانات مستوى البطاقة في Guru لمشاركة المعلومات مع فرق معينة وموظفين داخل مؤسستك. يجعل Guru من السهل على الموظفين استهلاك المعلومات بالسرعة التي تناسبهم ويسمح لك بتتبع ما قرأوه. إذا لم يقرأوا بطاقة، يمكنك إرسال تذكير لهم.

8. من المسؤول؟

عين منسق اتصالات لإدارة إنشاء وتنفيذ خطة الاتصال. بينما غالبًا ما تقع هذه المهمة على عاتق مدير المشروع أو رئيس القسم، فإنه من الأفضل تعيين شخص لديه مسؤوليات أقل يمكنه الاستماع إلى حيث تكون بحاجة إلى الاتصالات، واكتشاف ما هو مفقود، وحل انقطاع الاتصالات عند حدوثه. يمتلك المدير أو قائد الفريق الكثير من الأمور على عاتقهم، لذا قد يتم تهميش الاتصالات. 

اطلب من الزملاء من الأقسام ذات الصلة إنشاء قائمة بالتحديات التي قد تطرأ أثناء تنفيذ خطة الاتصالات. على سبيل المثال، ما هي التحديات التي قد تواجه قبول الفرق الداخلية؟ عند إطلاق منتج جديد، هل تتوقع أي عقبات قد تصبح كابوسًا للعلاقات العامة؟ يمكن أن تساعدك إنشاء قائمة بالتحديات المتوقعة في إعداد خطة اتصال لتخفيف القضايا.

9. الملخص التنفيذي 

الملخص التنفيذي يتوفر عند الطلب. يجب أن يتضمن:

• القيم الأساسية
• الرسالة الرئيسية
• المميزات التنافسية
• التحديات التي اكتشفتها خلال اجتماعات التخطيط
• الأهداف التي ترغب في تحقيقها إذا توفرت الموارد ولكنها ليست جزءًا من خطة التواصل حاليًا
• الأهداف التجارية

أمثلة خطة العمل الخاصة بالاتصالات

خطة الاتصالات التسويقية 

خطة الاتصالات التسويقية هي استراتيجية لمشاركة المعلومات حول منتجك أو خدمتك مع جمهورك المستهدف. تقدم التركيز، حتى تعرف ما تحتاج إلى قوله عند الترويج لمنتجك لعميلك.

تشمل خطة التسويق للاتصالات:

• وصف لسوقك المستهدف والعميل المثالي
• الأهداف والغايات
• تحليل SWOT
• الجدول الزمني
• عرض البيع الفريد الخاص بك
• استراتيجيات
• المشكلة التي يواجهها جمهورك
• التقاطع بين تلك النقاط المؤلمة وحلول منتجك
• رسالتك
• قنوات التوزيع

خطة اتصالات إدارة المشروع

تصف خطة الاتصال لإدارة المشروع كيف ستقوم بالتواصل مع المعلومات المهمة مع أصحاب المصلحة طوال مدة المشروع. كما أنها تحافظ على مسار فريقك عند التعاون في مشروع، بحيث يعرف الجميع ما يجب عليهم القيام به، ومن المسؤول عن كل مهمة، ومتى ينبغي الانتهاء منها.

يجب أن تتضمن خطة الاتصالات الخاصة بإدارة المشروع:

• أهداف المشروع
• تفاصيل أصحاب المصلحة
• نوع المعلومات التي ينبغي مشاركتها مع أصحاب المصلحة
• قنوات الاتصال
• تكرار التواصل

خطة اتصال إطلاق المنتج

تضمن خطة اتصالات إطلاق المنتج أن يحصل منتجك الجديد على الرؤية التي يحتاجها للتواصل مع جمهورك المستهدف. إذا كانت تحديثًا للمنتج، ينبغي أن تُظهر القصة بوضوح المميزات التنافسية مقارنةً بالمنافسين والإصدارات السابقة.

قسم خطط إطلاق المنتج إلى خمس مراحل:

1. التخطيط
2. قبل الإطلاق
3. استعدادات المبيعات والقنوات
4. يوم الإطلاق
5. المتابعة بعد الإطلاق

تفاصيل لتضمينها في خطة اتصالات إطلاق المنتج:

• الأهداف الرئيسية لإطلاق المنتج
• جمهورك المستهدف
• بيان تحديد
• المشاكل التي يحلها منتجك
• وصف المنتج
• مؤشرات الأداء الرئيسية
• الأنشطة الرئيسية والجدول الزمني لكل نشاط يجب أن يحدث
• حملة توعية

خطة الاتصال الداخلي

عند ممارستها بشكل صحيح، يجب أن تعزز الاتصالات الداخلية التعاون الفعال والحوار بين الموظفين في المنظمة. إنها تتضمن إنتاج ومشاركة الرسائل، بالإضافة إلى تسهيل الحوار الصحي مع الموظفين. 

تضمن الاتصالات الداخلية الجيدة أن الموظفين لا يسمعون أبدا كلمات "لم يخبرني أحد". إنها تجربة محبطة في منظمات جميع الأحجام حيث لا تصل المعلومات إلى الأشخاص المناسبين، أو يتم تجاهلها، أو تضيع أثناء نقلها.

تقوم خطة الاتصالات الداخلية بتجهيز المنظمة لديك لإدارة التأثير المتزايد لبيئة العمل الحديثة.

تضمن التفاصيل التالية في خطة الاتصالات الداخلية:

• شخصيات الجمهور
• أهداف ذكية
• المقاييس الرئيسية للتتبع
• الجدول الزمني لتحقيق الأهداف والأهداف
• عملية الموافقة
• أدوات الاتصال الداخلي
• تقييم

خطة الاتصال لإدارة التغيير 

التغيير صعب على الجميع تقبله. تجمع خطة إدارة التغيير جميع الخطط الاستراتيجية والعمليات والأدوات لتنفيذ التغييرات التنظيمية ومساعدة الموظفين على التكيف مع هذه التغييرات. 

إذا تمت بشكل صحيح، فإن خطة إدارة التغيير تقلل من خطر تغيير تنظيمي غير ناجح في حالة إعادة الهيكلة، أو الانتقال إلى موقع جديد، أو ترقية العمليات. إنها الطريقة الوحيدة للحصول على دعم الموظفين دون تأجيجهم.

65% من كبار المديرين الذين تم استقصاؤهم من قبل رابطة روبرت نصف يعتقدون أن الاتصال هو العنصر الأكثر أهمية لقيادة الفرق خلال التغيير بنجاح. لسوء الحظ، 70% من مبادرات تغيير المنظمات غير ناجحة بسبب الاتصالات غير الفعالة. 

التفاصيل التي يجب تضمينها في خطة الاتصالات لإدارة التغيير:

• اسم مشروع التغيير
• مالك المشروع
• المعنيون لكل اتصال
• سبب الاتصال
• وصف الاتصال المطلوب
• طرق الاتصال
• الرسائل الرئيسية
• الجدول الزمني

تبدأ العلاقات العامة العامة وعلاقات الموظفين الجيدة بخطة اتصالات

بدون هيكل للاتصالات، لا يمكنك التواصل مع جمهورك المستهدف أو التعاون بفعالية. تضمن خطة الاتصالات أنك مستعد عندما تحدث أزمة. داخلياً، تقوم بإيصال المعلومات بشكل صحيح عند اتخاذ قرارات العمل، أو تنفيذ تغييرات كبيرة. وخارجياً، تأخذ زمام المبادرة في سرد قصتك لتشكيل تصور الجمهور عن علامتك التجارية وعروضها.

غورو هو برنامج الاتصالات الداخلية الذي يكمل التواصل بين الموظفين بمعلومات تم التحقق منها من قبل الخبراء. مع غورو، يحصل موظفوك على معلومات عندما يحتاجون إليها، لذلك لا يشعرون أبداً بأنهم خارج الحلقة.

الأسئلة الشائعة عن نموذج خطة الاتصالات 

ما الذي يتضمنه نموذج خطة الاتصالات؟

• غرض الاتصال
• الجمهور المستهدف
• الرسالة الرئيسية
• العقبات المتوقعة
• طريقة التسليم
• الملخص التنفيذي

كيف تكتب خطة اتصالات؟

1. قم بمراجعة مواد الاتصالات الحالية لديك
2. حدد أهداف ذكية
3. حدد جمهورك المستهدف
4. حدد بيان مهمتك وقيمتك الفريدة
5. اكتب خطة اتصالات لكل جمهور مستهدف
6. حدد قنوات التوزيع
7. نفذ وقم بقياس النتائج

ما هي أمثلة على خطط الاتصالات؟

تشمل أمثلة خطط الاتصال:

• خطة اتصالات إدارة التغيير
• خطة اتصالات إطلاق المنتج
• خطة اتصالات إدارة المشروع
• خطة الاتصالات الداخلية
• خطة الاتصالات التسويقية