How to Write A Communication Plan in 9 Steps + Free Templates

Vous venez de lancer un nouveau produit, après cinq ans de développement d'un prototype, de tests et de préparation du produit pour le marché. Mais le lancement ne s'est pas déroulé comme prévu. Au cours de la première semaine de lancement, des clients en colère inondent vos lignes de support client pour se plaindre de produits défectueux qui sont devenus des risques d'incendie. 

Heureusement, votre équipe de communication a déjà un plan de communication pour ce scénario. Ils lancent rapidement la campagne pour traiter les préoccupations en matière de sécurité, restaurer la confiance des consommateurs et relancer le produit (après mises à jour) avec un grand succès.

Cependant, un plan de communication n'est pas seulement destiné à éteindre les incendies. Il est également utile lors du lancement d'un nouveau produit ou de la publication d'une mise à jour importante. Il garantit que vous obtenez la plus grande visibilité auprès de votre public cible.

En interne, un plan de communication est essentiel pour garder les parties prenantes et les membres de l'équipe sur la même longueur d'onde pendant la gestion de projet. Un plan de communication établit également une structure afin que les employés puissent trouver les informations dont ils ont besoin et suivre s'ils ne le peuvent pas.

Dans ce guide, vous découvrirez les avantages d'utiliser un plan de communication, comment en rédiger un et les détails à inclure dans votre plan. Nous avons également inclus plusieurs modèles téléchargeables pour simplifier le processus pour vous.

Qu'est-ce qu'un plan de communication? 

Un plan de communication est une stratégie complète qui vous permet de transmettre des informations à votre public et d'obtenir des résultats commerciaux positifs. 

Un plan de communication vous aide à identifier les besoins, à prioriser votre budget, à structurer les délais et à adapter les méthodes de communication en fonction du public. Il garantit que tout message de votre organisation est cohérent sur tous les canaux et reçu par le bon public cible. 

Alors que la plupart des gens associent les plans de communication à la gestion de crise, ils peuvent également être utilisés pour lancer de nouveaux produits ou proposer de nouvelles initiatives.

Un plan de communication décrit :

• Qui vous voulez atteindre
• Comment vous présenterez votre marque
• Le message que vous souhaitez communiquer
• Les canaux de communication

Lorsque vous utilisez cette structure pour construire un plan de communication, vous aurez les messages nécessaires pour atteindre les objectifs de votre organisation. 

Qu'est-ce qu'un plan de communication en gestion de projet? 

Un plan de communication en gestion de projet décrit comment vous communiquerez des informations importantes sur un projet en cours aux principales parties prenantes. Le plan de communication précise quand les membres de l'équipe doivent partager des mises à jour sur le projet et avec qui ils doivent partager ces mises à jour. 

Un plan de communication en gestion de projet n'est pas un plan de RP. Il ne vous aide pas à identifier votre public, à aligner les médias sociaux ou à établir des messages pour vos segments de public. Au lieu de cela, envisagez d'utiliser une stratégie commerciale ou un plan de médias sociaux à ces fins.

Les membres de l'équipe doivent utiliser le plan de communication pour répondre à ces questions sur le projet :

• Comment communiquons-nous avec les parties prenantes du projet?
• À quoi sert chaque canal?
• Communiquons-nous de manière asynchrone ou synchrone?
• Qui est le chef de projet?
• Qui est dans l'équipe du projet et quels sont leurs rôles?
• À quelle fréquence partagerons-nous des détails importants sur le projet avec les parties prenantes?

Quelle est l'importance d'un plan de communication?

Augmente la collaboration et la productivité

Les travailleurs de la connaissance passent actuellement 60 % de leur temps à courir après des approbations, à chercher des documents, à passer d'une application à l'autre et à effectuer d'autres tâches en dehors de leur fonction principale. Cela se produit principalement lorsque les employés ne savent pas où les informations sont partagées. Ainsi, ils perdent du temps à demander des informations à leurs collègues.

Avec la montée des équipes distribuées ou à distance, il est facile de s'habituer à la communication. Les gestionnaires envoient des e-mails après les heures de travail, l'information n'est pas centralisée et les employés ne savent pas quand ni comment communiquer. Assurer la sécurité et la légitimité de votre communication par e-mail avec un outil de vérification de l'enregistrement SPF devient important.

Une collaboration efficace au sein de l'équipe ne se produit pas naturellement. C'est une compétence que votre équipe développe. Un aspect crucial d'une collaboration efficace au sein de l'équipe est de définir comment votre équipe communique. 

Avec un plan de communication, les membres de l'équipe savent où, quand et quoi communiquer. Vous clarifiez également les conventions concernant "Ne pas déranger" ou la mise en veille des notifications sur des plateformes comme Slack. Fournir des directives supprime les barrières à une communication et collaboration accessibles entre les équipes. Les membres de l'équipe sont plus confiants pour envoyer des messages et partager des idées lorsqu'ils savent où communiquer et au bon moment.

Crée de la transparence

La transparence est la mesure dans laquelle l'information est disponible et partagée avec les employés, les gestionnaires et les parties prenantes d'une organisation. Les employés peuvent visualiser l'ensemble et comprendre comment leur contribution fait la différence lorsque l'information est facilement accessible.

La transparence est essentielle pour le partage des connaissances, établir la confiance et tenir les employés informés avec des informations vérifiées.

Même lorsque l'information n'est pas toujours positive, une communication transparente aide les employés à s'adapter aux changements et à travailler de manière plus efficace.

Minimise les malentendus et le travail duplicable entre les membres de l'équipe

Un plan de communication minimise la confusion et les malentendus grâce à des processus documentés. En conséquence, votre équipe a une clarté sur l'endroit où l'information se trouve et à qui poser des questions en cas de difficulté. Ils sont plus efficaces et moins frustrés, ce qui conduit à un personnel heureux et à un revenu plus élevé pour votre entreprise.

Assure que les bonnes personnes reçoivent votre message

Il n'y a rien de plus frustrant que d'entendre les mots « Je ne sais pas » ou qu'on vous dise de demander à la personne suivante de répondre à votre question. Un bon plan de communication décrit qui reçoit les messages et comment fonctionne le processus de communication. 

Dans cet environnement, vos membres d'équipe savent à qui poser des questions, et ceux qui devraient avoir les réponses sont armés des bonnes informations.

Comment rédiger un plan de communication?

1. Évaluez vos documents de communication actuels 

Les étapes à suivre lors de la réalisation d'un audit comprennent :

• Avant d'écrire votre plan de communication, jetez les bases. Inventoriez tous les documents de communication existants.
• Recherchez des modèles dans vos communications passées et présentes. Recherchez des messages qui ont obtenu les meilleurs ou les pires résultats. Notez les changements dans le style de communication au fil du temps et comment cela a affecté les résultats.
• Demandez aux gestionnaires d'équipe et aux employés à quel point ils pensent que le plan de communication actuel est efficace. Utilisez des méthodes de recherche qualitative telles que des outils d'enquête, des entretiens et des groupes de discussion pour recueillir des commentaires. Pour les enquêtes, vous pouvez utiliser Typeform dans Guru pour créer des quiz interactifs et recueillir rapidement des commentaires.
• Utilisez une analyse SWOT pour mettre en évidence les faiblesses, les forces, les menaces et les opportunités dans vos communications. Quels facteurs nuisent à vos communications et que pourrait aider votre stratégie?

2. Définissez des objectifs SMART basés sur les résultats de l'audit 

Après l'audit, utilisez les résultats pour définir des objectifs réalisables pour le plan de communication. Vos objectifs SMART doivent être spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et définis dans le temps. 

Par exemple, l'équipe des ressources humaines rédige un plan de communication pour concevoir une matrice de croissance pour les employés qui ne souhaitent pas devenir dirigeants. Ils doivent identifier des objectifs spécifiques que le plan atteindra, même s'ils ne sont pas quantifiables. 

L'objectif pourrait être d'augmenter le taux de fidélisation des employés de 30 % au cours des six prochains mois ou d'améliorer la satisfaction des employés au cours de l'année prochaine. Vous pouvez utiliser un plan de communication pour présenter ces objectifs à la direction. 

3. Définissez votre proposition de vente unique (USP) 

Votre USP est la manière dont vous montrez aux clients et aux prospects la caractéristique clé qui vous distingue des concurrents. C'est une solution que seule votre marque offre, et les clients ne peuvent la trouver nulle part ailleurs.

Répondez à ces questions pour identifier votre USP :

• Quels problèmes puis-je résoudre avec mon service ou mon produit?
• Quelle est la seule chose que j'offre qui manque aux concurrents?
• Ai-je des caractéristiques spécifiques difficiles à copier?

Formulez votre USP pour montrer les avantages aux clients et utilisez-la dans votre modèle de plan de communication. 

4. Liez votre USP à votre énoncé de mission

Ensuite, passez à votre énoncé de mission, qui devrait communiquer toute votre identité de marque. 

Par exemple, l'USP de Tesla est de fabriquer des voitures écologiques, de haute qualité et à haute performance. Elles sont uniques car elles ne vendent pas seulement des voitures mais aussi une technologie innovante. Cela s'inscrit dans leur énoncé de mission de créer les automobiles les plus convaincantes du 21e siècle et de mener la transition mondiale vers des véhicules électriques.

Voici un guide complet pour rédiger un énoncé de mission et de vision.

5. Identifiez votre public

Se connecter avec votre client idéal nécessite une compréhension approfondie des besoins et des préférences de votre public. Bien que vous souhaitiez atteindre le plus de personnes possible, votre message a le plus d'impact lorsqu'il est adapté à un public spécifique. Le ciblage garantit également que vous obtenez des prospects plus qualifiés.

Si vous rédigez le plan de communication pour un projet, il est essentiel de connaître votre public. 

Pour qui écrivez-vous? 
Qui sont les parties prenantes? 

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Des exemples de parties prenantes incluent des investisseurs, des médias, des responsables gouvernementaux ou des clients. Si vous écrivez pour des équipes internes, créez un document complet auquel les employés peuvent se référer dans votre plateforme de base de connaissances. Assurez-vous d'inclure des informations sur qui poser des questions de suivi.

Si votre public inclut la presse et les médias, rédigez un communiqué de presse qui décrit votre objectif pour le public. Nous vous suggérons d'utiliser un modèle de communiqué de presse qui détaille ce que l'équipe de RP devrait dire.

Voici quelques astuces pour vous aider à identifier votre public cible :

• Utilisez des outils d'enquête comme Typeform dans Guru pour collecter des informations sur les préférences et la démographie.
• Google Analytics fournit des informations sur le comportement des utilisateurs sur votre site ainsi que des données démographiques telles que le sexe, l'âge et la localisation.
• Vérifiez les modèles dans vos abonnés sur les réseaux sociaux. Quel est le groupe d'âge de la plupart de vos abonnés? Où sont-ils basés? Quel type de contenu engagent-ils? Si vous avez un petit nombre d'abonnés, vous pouvez espionner vos concurrents pour voir le type de public qu'ils attirent.

6. Élaborez et rédigez votre plan de communication pour chaque public 

À ce stade, vous connaissez vos différents segments d'audience et les objectifs de votre plan de communication. Lorsque vous élaborez un message pour chaque groupe d'audience, utilisez votre message de marque global comme base de communication. 

Commencez par un tableau pour identifier le public, les messages que vous devez promouvoir et les canaux pour les promouvoir.

Lorsque vous avez un plan général, répondez à ces questions :

• Quelle est l'information essentielle que le public doit connaître?
• Quelles idées fausses je vais clarifier?
• Quelles valeurs communes existent entre le public et ma marque?
• Quel langage fera en sorte que le public se sente à l'aise et compris?

Ajoutez les réponses à votre modèle de plan de communication dans la section message clé. Au fur et à mesure que vous écrivez, invitez des représentants qui travaillent déjà avec ce groupe d'audience pour améliorer la personnalisation et l'exactitude de votre message. 

7. Déterminez les canaux de distribution en fonction de votre audience 

Les canaux de communication que vous choisissez dépendent de l'endroit où votre audience se trouve. 

Par exemple, si vous communiquez avec des clients, vous pourriez envoyer une newsletter ou un communiqué de presse. Si vous communiquez avec un public froid, la publicité payante peut être utile. Et si vous créez un plan de communication pour les employés, utiliser votre logiciel de gestion des connaissances est le meilleur moyen de délivrer votre message.

Les canaux de communication populaires incluent :

• Marketing par courriel pour envoyer des offres de vente, des bulletins d'information et des messages de sensibilisation marketing
• Le blog de votre entreprise où vous partagez des nouvelles de l'entreprise et des informations utiles avec votre public cible
• Messages textes pour des réductions, des rappels d'événements et des annonces de vente
• Matériels imprimés tels que le publipostage, les brochures, les pancartes et les dépliants
• Publicité par podcast à travers votre podcast d'entreprise ou en apparaissant en tant qu'invité sur des podcasts de l'industrie
• Publicité au clic pour montrer vos annonces aux utilisateurs naviguant sur Internet
• Publicité traditionnelle comme les panneaux d'affichage, la radio et les annonces télévisées
• Réseaux sociaux pour interagir avec votre audience
• Plateformes intranet où vous pouvez partager du contenu avec les employés, partenaires, fournisseurs et autres parties prenantes

8. Créez une matrice de messages

Une matrice de messages est un tableau qui regroupe votre public cible, le problème central, la déclaration de marque et les canaux de communication. Elle garantit que votre plan de communication est toujours aligné avec votre proposition de valeur. 

La plupart des organisations ont plusieurs publics avec différents besoins que votre produit résout. Vous avez besoin d'un message unique, d'une campagne marketing, et d'un canal de distribution pour chaque public. Votre matrice de messages fournit un aperçu de la façon dont vos messages s'adapteront à chaque public et canal.

9. Mesurez les résultats en fonction des indicateurs de succès établis

Au fur et à mesure que vous exécutez votre plan de communication, mesurez les résultats en cours de route. Certains projets, comme le marketing sur les réseaux sociaux, ont des résultats quantifiables. D'autres, comme l'amélioration de la satisfaction des employés, peuvent avoir des objectifs abstraits de réalisation basés sur le sentiment de marque.

Notez ce qui a fonctionné et les domaines à améliorer. Si vous n'avez pas atteint votre objectif, essayez peut-être d'augmenter le délai ou de reformuler vos objectifs pour les rendre plus réalisables. 

Quels sont les composants d'un plan de communication?

1. Les objectifs du plan de communication

Les objectifs de votre plan de communication devraient répondre à ces questions :

• Qui atteins-je ?
• Pourquoi ai-je besoin de les atteindre ?
• Que vais-je dire ?
• Quels canaux vais-je utiliser pour délivrer mon message ?
• Quel est le meilleur moment pour délivrer ce message et avoir le plus d'impact ?

2. Votre public cible

Pour les plans de communication basés sur des projets, ciblez la communication vers les parties prenantes. Quels départements ou individus seront affectés par le plan de communication ? Quelles informations devraient-ils connaître sur le projet ?

Les publics diffèrent et peuvent inclure des employés, des clients ou les médias. Utilisez une carte du public pour segmenter votre audience et créer des messages uniques pour chaque public.

3. Le message

Pensez à l'objectif final lors de la rédaction du message. Quelle action voulez-vous que le public prenne à la suite du plan de communication ? Menez avec le but dès le départ. 

Répondez à ces questions dans votre message :

• Pourquoi faisons-nous cela ?
• Comment cela s'inscrit-il dans notre mission globale ?
• Qu'est-ce qui changera après le plan de communication ?

Embrasser l'empathie vous aide à comprendre ce que votre public a besoin d'entendre. Le message doit être simple, cohérent, précis et clair.

4. Timing

Le timing est crucial pour le succès et l'efficacité de votre plan de communication. La meilleure communication se fait dans le temps, pas d'un seul coup. 

Les gens ont une capacité d'attention courte et un temps limité. Vous pourriez avoir besoin de communiquer plusieurs fois pour renforcer le message clé et rester présent à l'esprit de votre public cible. Vous avez également besoin d'un second plan de communication pour vous protéger contre des événements inattendus qui surviennent au fil du temps.

5. La méthode de livraison

Votre stratégie de communication pose les bases de vos activités de sensibilisation. Cela comprend quel message communiquer et les canaux pour chaque message. 

Par exemple, si vous communiquez avec un public professionnel, LinkedIn et Twitter pourraient être plus efficaces qu'Instagram ou TikTok, qui sont (généralement) pour un usage plus informel.

6. Le communicateur

Si vous avez une équipe de communication interne, elle devrait gérer la création et l'exécution du plan de communication pour les audiences internes et externes. Cependant, les équipes de relations publiques et de ressources humaines doivent travailler ensemble sur les communications internes qui peuvent affecter les employés.

Les grands communicateurs ont généralement tendance à être :

• Un grand auditeur
• Une source de confiance capable de se connecter avec un public froid
• Réfléchi lors de la pose des bonnes questions pour recueillir des informations significatives

7. Le suivi

Une communication efficace est plus que le partage d'informations. Cela nécessite un suivi pour s'assurer que les bonnes personnes voient les données et fournissent des retours pour améliorer les communications futures.

Ont-ils lu et compris le message ? Vont-ils prendre l'action souhaitée ? Que se passe-t-il s'ils ne lisent pas le message ?

Voulez-vous savoir si vos employés ont lu un élément d'information important que vous avez partagé ? Utilisez les données au niveau des cartes de Guru pour partager des informations avec des équipes spécifiques et des employés au sein de votre organisation. Guru facilite la consommation d'informations par les employés à leur propre rythme et vous permet de suivre ce qu'ils ont lu. S'ils n'ont pas lu une carte, vous pouvez envoyer un suivi et leur rappeler.

8. Qui est responsable ?

Désignez un coordinateur de communication pour gérer la création et l'exécution du plan de communication. Bien que ce rôle incombe souvent au chef de projet ou au responsable de département, il est plus judicieux de désigner quelqu'un avec moins de responsabilités qui peut écouter où la communication est nécessaire, découvrir ce qui manque et résoudre les ruptures de communication lorsqu'elles se produisent. Le responsable ou le chef d'équipe a déjà beaucoup de responsabilités, donc les communications pourraient être reléguées au second plan. 

Demandez à des collègues des départements concernés de créer une liste des défis qui pourraient survenir lors de l'exécution du plan de communication. Par exemple, quels sont les défis à l'adoption pour les équipes internes ? Alors que vous lancez un nouveau produit, prévoyez-vous des obstacles qui pourraient devenir un cauchemar en relations publiques ? Créer une liste des défis attendus peut vous aider à préparer un plan de communication pour atténuer les problèmes.

9. Résumé exécutif 

Le résumé exécutif est un récapitulatif d'une page de votre plan de communication. Il devrait inclure :

• Valeurs fondamentales
• Message clé
• Différenciateurs
• Défis que vous avez découverts lors des réunions de planification
• Objectifs que vous aimeriez atteindre si des ressources deviennent disponibles mais ne font pas actuellement partie du plan de communication
• Objectifs commerciaux

Exemples de plans de communication

Plan de communication marketing 

Un plan de communication marketing est une stratégie pour partager des informations sur votre produit ou service avec votre public cible. Il fournit un cadre, donc vous savez ce que vous devez dire lorsque vous faites la promotion de votre produit auprès de vos clients.

Le plan de communication marketing comprend :

• Description de votre marché cible et de votre client idéal
• Objectifs et objectifs
• Analyse SWOT
• Chronologie
• Votre proposition de vente unique
• Stratégies
• Le problème auquel votre public est confronté
• L'intersection entre ces points de douleur et vos solutions produit
• Votre message
• Canaux de distribution

Plan de communication pour la gestion de projet

Un plan de communication pour la gestion de projet décrit comment vous communiquerez des informations importantes aux parties prenantes tout au long de la durée du projet. Il maintient également votre équipe sur la bonne voie lors de la collaboration sur un projet, afin que chacun sache ce qu'il doit faire, qui est responsable de chaque tâche et quand elle doit être accomplie.

Le plan de communication pour la gestion de projet devrait inclure :

• Objectifs du projet
• Détails des parties prenantes
• Type d'informations à partager avec les parties prenantes
• Canaux de communication
• Fréquence de communication

Plan de communication pour le lancement de produit

Un plan de communication pour le lancement de produit garantit que votre nouveau produit obtienne la visibilité nécessaire pour se connecter avec votre public cible. S'il s'agit d'une mise à jour de produit, l'histoire devrait clairement montrer le différenciateur par rapport aux concurrents et aux versions précédentes.

Segmentez les plans de lancement de produit en cinq phases :

1. Planification
2. Pré-lancement
3. Préparation des ventes et des canaux
4. Jour du lancement
5. Suivi post-lancement

Détails à inclure dans un plan de communication pour le lancement de produit :

• Objectifs principaux du lancement de produit
• Votre public cible
• Déclaration de positionnement
• Problèmes que votre produit résout
• Description du produit
• KPI
• Activités clés et calendrier pour chaque activité
• Campagne de sensibilisation

Plan de communication interne

Lorsqu'elle est pratiquée correctement, la communication interne devrait promouvoir une collaboration et une conversation efficaces entre les employés d'une organisation. Cela implique de produire et de partager des messages, ainsi que de faciliter un dialogue sain avec les employés. 

De bonnes communications internes garantissent que les employés n'entendent jamais les mots « personne ne m'a dit. » C'est une expérience frustrante dans les organisations de toutes tailles où l'information ne parvient pas aux bonnes personnes, est ignorée ou perdue en cours de route.

Un plan de communication interne équipe votre organisation pour gérer l'impact croissant d'un environnement de travail moderne.

Inclure les détails suivants dans un plan de communication interne :

• Personas du public
• Objectifs SMART
• Métriques clés à suivre
• Calendrier pour atteindre les objectifs
• Processus d'approbation
• Outils de communication interne
• Évaluation

Plan de communication sur la gestion du changement 

Le changement est difficile à accepter pour tout le monde. Un plan de gestion du changement englobe tous les plans stratégiques, processus et outils pour apporter des changements organisationnels et aider les employés à s'adapter à ces changements. 

Bien fait, un plan de gestion du changement réduit le risque d'un changement organisationnel infructueux en cas de restructuration, de déménagement ou de mise à niveau des processus. C'est le seul moyen d'obtenir l'adhésion des employés sans les agacer.

65% des cadres supérieurs interrogés par Robert Half estiment que la communication est l'élément le plus essentiel pour diriger les équipes à travers le changement avec succès. Malheureusement, 70% des initiatives de changement organisationnel échouent en raison d'une communication inefficace. 

Détails à inclure dans un plan de communication sur la gestion du changement :

• Nom du projet de changement
• Propriétaire du projet
• Parties prenantes pour chaque communication
• Raison de la communication
• Description de la communication requise
• Méthodes de communication
• Messages clés
• Calendrier

De bonnes relations publiques et avec les employés commencent par un plan de communication

Sans une structure pour les communications, vous ne pouvez pas vous connecter à votre public cible ou collaborer efficacement. Un plan de communication garantit que vous restez prêt pour quand une crise survient. En interne, vous diffusez l'information correctement lors de la prise de décisions commerciales, ou lors de grands changements. Et en externe, vous contrôlez votre récit pour façonner la perception du public de votre marque et de son offre.

Guru est le logiciel de communication interne qui complète la communication des employés avec des informations vérifiées par des experts. Avec Guru, vos employés ont accès à l'information quand ils en ont besoin, donc ils ne se sentent jamais en dehors du cadre.

FAQ sur le modèle de plan de communication 

Que contient un plan de communication ?

• Objectif de la communication
• Public cible
• Message clé
• Obstacles prévus
• Méthode de livraison
• Résumé exécutif

Comment rédiger un plan de communication ?

1. Audit de vos matériels de communication actuels
2. Fixer des objectifs SMART
3. Identifier votre public
4. Définir votre déclaration de mission et votre valeur unique
5. Rédiger un plan de communication pour chaque public cible
6. Déterminer les canaux de distribution
7. Exécuter et mesurer les résultats

Quels sont des exemples de plans de communication ?

Exemples de plans de communication incluent :

• Plan de communication sur la gestion du changement
• Plan de communication pour le lancement de produit
• Plan de communication pour la gestion de projet
• Plan de communication interne
• Plan de communication marketing