How to Write A Communication Plan in 9 Steps + Free Templates

Acabas de lanzar un nuevo producto, después de cinco años construyendo un prototipo, probando y asegurándote de que el producto esté listo para el mercado. Pero el lanzamiento no salió como se planeó. Dentro de la primera semana de lanzamiento, clientes enojados colapsan tus líneas de soporte al cliente para quejarse de productos defectuosos que se han convertido en peligros de incendio. 

Afortunadamente, tu equipo de comunicaciones ya tiene un plan de comunicación para este escenario. Inician la campaña rápidamente para abordar las preocupaciones de seguridad, reconstruir la confianza con los consumidores y relanzar el producto (después de actualizaciones) con gran éxito.

Sin embargo, un plan de comunicación no es solo para apagar incendios. También es útil al lanzar un nuevo producto o al liberar una actualización importante. Asegura que obtengas la mayor visibilidad de tu audiencia objetivo.

Internamente, un plan de comunicación es esencial para mantener a los interesados y a los miembros del equipo en la misma sintonía durante la gestión del proyecto. Un plan de comunicación también establece una estructura para que los empleados puedan encontrar información cuando la necesiten y hacer un seguimiento si no pueden.

En esta guía, aprenderás los beneficios de usar un plan de comunicación, cómo escribir uno, y detalles que incluir en tu plan. También hemos incluido varias plantillas descargables para simplificar el proceso para ti.

¿Qué es un plan de comunicación? 

Un plan de comunicación es una estrategia integral que te permite entregar información a tu audiencia y generar resultados positivos para el negocio. 

Un plan de comunicación te ayuda a identificar necesidades, priorizar tu presupuesto, estructurar cronogramas y adaptar métodos de comunicación para satisfacer a la audiencia. Asegura que cualquier mensaje de tu organización sea consistente a través de los canales y recibido por la audiencia objetivo correcta. 

Si bien la mayoría de las personas asocian los planes de comunicación con la gestión de crisis, también pueden usarse para lanzar nuevos productos o presentar nuevas iniciativas.

Un plan de comunicación describe:

• A quién quieres alcanzar
• Cómo presentarás tu marca
• El mensaje que deseas comunicar
• Los canales para la comunicación

Cuando utilizas esta estructura para construir un plan de comunicación, tendrás los mensajes que necesitas para alcanzar los objetivos de tu organización. 

¿Qué es un plan de comunicación en la gestión de proyectos? 

Un plan de comunicación en la gestión de proyectos detalla cómo te comunicarás información importante sobre un proyecto en curso con los principales interesados. El plan de comunicación especifica cuándo los miembros del equipo deben compartir actualizaciones del proyecto y con quién deben compartir esas actualizaciones. 

Un plan de comunicación de gestión de proyectos no es un plan de PR. No te ayuda a identificar a tu audiencia, alinear redes sociales o establecer mensajes para los segmentos de tu audiencia. En su lugar, considera utilizar una estrategia empresarial o un plan de redes sociales para estos propósitos.

Los miembros del equipo deben usar el plan de comunicación para responder estas preguntas del proyecto:

• ¿Cómo nos comunicamos con los interesados del proyecto?
• ¿Para qué se usa cada canal?
• ¿Nos comunicamos de manera asincrónica o sincrónica?
• ¿Quién es el gerente del proyecto?
• ¿Quiénes están en el equipo del proyecto y cuáles son sus roles?
• ¿Con qué frecuencia compartiremos detalles importantes del proyecto con los interesados?

¿Cuál es la importancia de un plan de comunicación?

Aumentar la colaboración y productividad

Los trabajadores del conocimiento actualmente pasan el 60% de su tiempo persiguiendo aprobaciones, buscando documentos, cambiando entre aplicaciones y haciendo otras tareas fuera de su función laboral principal. Sucede principalmente cuando los empleados no saben dónde se comparte la información. Por lo tanto, desperdician tiempo pidiendo información a sus colegas.

Con el aumento de equipos distribuidos o remotos, es fácil sentirse cómodo con la comunicación. Los gerentes envían correos electrónicos después del horario laboral, la información no está centralizada y los empleados no están seguros de cuándo o cómo comunicarse. Asegurar la seguridad y legitimidad de tu comunicación por correo electrónico con un verificador de registros SPF se vuelve importante.

La colaboración efectiva del equipo no ocurre de manera natural. Es una habilidad que tu equipo desarrolla. Un aspecto crucial de la colaboración efectiva del equipo es delimitar cómo se comunica tu equipo. 

Con un plan de comunicación, los miembros del equipo saben dónde, cuándo y qué comunicar. También aclaras las convenciones para "No molestar" o aplazar notificaciones en plataformas como Slack. Proporcionar pautas elimina las barreras para una comunicación y colaboración accesibles entre equipos. Los miembros del equipo son más seguros enviando mensajes y compartiendo ideas cuando saben dónde comunicarse y en el momento adecuado.

Crea transparencia

La transparencia es el grado en el que la información está disponible y se comparte con empleados, gerentes y partes interesadas en una organización. Los empleados pueden visualizar el panorama general y entender cómo su contribución hace la diferencia cuando la información está fácilmente disponible.

La transparencia es esencial para el compartir conocimiento, construir confianza y mantener a los empleados informados con información verificada.

Incluso cuando la información no siempre es positiva, una comunicación transparente ayuda a los empleados a ajustarse a los cambios y a trabajar continuamente de manera más inteligente.

Minimiza los malentendidos y el trabajo duplicado entre los miembros del equipo

Un plan de comunicación minimiza la confusión y los malentendidos a través de procesos documentados. Como resultado, tu equipo tiene claridad sobre dónde reside la información y a quién preguntar cuando enfrentan dificultades. Son más eficientes y menos frustrados, lo que conduce a una fuerza laboral feliz y mayores ingresos para tu empresa.

Asegura que las personas adecuadas reciban tu mensaje

No hay nada más frustrante que escuchar las palabras: "No sé," o que te digan que preguntes a la siguiente persona para que responda tu pregunta. Un buen plan de comunicación describe quién recibe los mensajes y cómo funciona el proceso de comunicación. 

En este entorno, tus miembros del equipo saben a quién preguntar, y aquellos que deberían tener las respuestas están armados con la información correcta.

¿Cómo escribir un plan de comunicación?

1. Audita tus materiales de comunicación actuales 

Los pasos a seguir al realizar una auditoría incluyen:

• Antes de escribir tu plan de comunicación, establece las bases. Haz un inventario de todos los materiales de comunicación existentes.
• Busca patrones en tus comunicaciones pasadas y presentes. Busca mensajes que obtuvieron los mejores o peores resultados. Toma nota de los cambios en el estilo de comunicación a lo largo del tiempo y cómo afectaron los resultados.
• Pregunta a los gerentes de equipo y a los empleados cuán efectivos piensan que es el plan de comunicación actual. Utiliza métodos de investigación cualitativa como herramientas de encuesta, entrevistas y grupos focales para recopilar comentarios. Para las encuestas, puedes utilizar Typeform en Guru para crear cuestionarios interactivos y recopilar rápidamente comentarios.
• Usa un análisis FODA para resaltar debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades en tus comunicaciones. ¿Qué factores están perjudicando tus comunicaciones y qué podría ayudar tu estrategia?

2. Establece objetivos SMART basados en los resultados de la auditoría 

Después de la auditoría, utiliza los resultados para establecer objetivos alcanzables para el plan de comunicación. Tus objetivos SMART deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y oportunos. 

Por ejemplo, el equipo de HR escribe un plan de comunicación para diseñar una matriz de crecimiento para empleados que no quieren ser gerentes. Necesitan identificar objetivos específicos que el plan logrará, incluso si no son cuantificables. 

El objetivo podría ser aumentar la tasa de retención de empleados en un 30% durante los próximos seis meses o mejorar la satisfacción de los empleados en el próximo año. Puedes utilizar un plan de comunicación para presentar estos objetivos a la gerencia. 

3. Define tu propuesta de venta única (USP) 

Tu USP es cómo muestras a los clientes y prospectos la característica clave que te diferencia de los competidores. Es una solución que solo ofrece tu marca, y que los clientes no pueden encontrar en ninguna otra parte.

Responde estas preguntas para identificar tu USP:

• ¿Qué problemas resuelvo con mi servicio o producto?
• ¿Cuál es la única cosa que ofrezco que los competidores no tienen?
• ¿Tengo características específicas que son difíciles de copiar?

Formula tu USP para mostrar los beneficios a los clientes y utilízalo en tu plantilla del plan de comunicación. 

4. Vincula tu USP a tu declaración de misión

A continuación, pasa a tu declaración de misión, que debe comunicar toda tu identidad de marca. 

Por ejemplo, la USP de Tesla es hacer automóviles ecológicos, de alta calidad y alto rendimiento. Son únicos porque no solo venden automóviles, sino tecnología innovadora. Está vinculado a su declaración de misión de crear los automóviles más atractivos del siglo XXI y liderar la transición del mundo hacia vehículos eléctricos.

Aquí tienes una guía completa para redactar una declaración de misión y visión.

5. Identifica a tu audiencia

Conectarte con tu cliente ideal requiere una comprensión profunda de las necesidades y preferencias de tu audiencia. Si bien quieres llegar a la mayor cantidad de personas posible, tu mensaje tiene más impacto cuando está adaptado a una audiencia específica. El enfoque también asegura que consigas más prospectos calificados.

Si estás escribiendo el plan de comunicación para un proyecto, es esencial conocer a tu audiencia. 

¿Para quién estás escribiendo? 
¿Quiénes son las partes interesadas? 

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Ejemplos de partes interesadas incluyen inversores, medios de comunicación, funcionarios del gobierno o clientes. Si estás escribiendo para equipos internos, crea un documento completo al que los empleados puedan referirse en tu plataforma de base de conocimiento. Asegúrate de incluir información sobre a quién preguntar para hacer preguntas de seguimiento.

Si tu audiencia incluye a la prensa y medios de comunicación, redacta un comunicado de prensa que describa tu objetivo para el público. Sugerimos usar una plantilla de comunicado de prensa que detalla lo que el equipo de PR debería decir.

Aquí hay algunos consejos para ayudarte a identificar a tu audiencia objetivo:

• Utiliza herramientas de encuesta como Typeform en Guru para recopilar información sobre preferencias y demografía.
• Google Analytics proporciona información sobre el comportamiento de los usuarios en tu sitio así como datos demográficos como género, edad y ubicación.
• Busca patrones en tus seguidores de redes sociales. ¿Cuál es el grupo de edad de la mayoría de tus seguidores? ¿Dónde están ubicados? ¿Con qué tipo de contenido interactúan? Si tienes una pequeña cantidad de seguidores, puedes espiar a tus competidores para ver el tipo de audiencia que atraen.

6. Esboza y redacta tu plan de comunicación para cada audiencia 

En este punto, conoces tus diferentes segmentos de audiencia y los objetivos de tu plan de comunicación. A medida que elaboras un mensaje para cada grupo de audiencia, utiliza tu mensaje de marca general como base para la comunicación. 

Comienza con una tabla para identificar la audiencia, los mensajes que necesitas promover y los canales para promocionarlos.

Cuando tengas un esquema general, responde estas preguntas:

• ¿Cuál es la información esencial que la audiencia debe conocer?
• ¿Qué conceptos erróneos estoy aclarando?
• ¿Qué valores comunes existen entre la audiencia y mi marca?
• ¿Qué idioma hará que la audiencia se sienta cómoda y comprendida?

Agrega las respuestas a tu plantilla de plan de comunicación en la sección de mensaje clave. A medida que escribes, invita a representantes que ya trabajen con ese grupo de audiencia para mejorar la personalización y precisión de tu mensaje. 

7. Determina los canales de distribución según tu audiencia 

Los canales de comunicación que elijas dependen de dónde esté tu audiencia. 

Por ejemplo, si te estás comunicando con clientes, podrías enviar un boletín o un comunicado de prensa. Si te estás comunicando con una audiencia fría, la publicidad pagada podría ser útil. Y si estás creando un plan de comunicación para empleados, usar tu software de gestión del conocimiento es la mejor manera de entregar tu mensaje.

Los canales de comunicación populares incluyen:

• Email marketing para enviar ofertas de ventas, boletines e mensajes de alcance de marketing
• Tu blog de empresa donde compartes noticias de la empresa e información útil con tu audiencia objetivo
• Mensajes de texto para descuentos, recordatorios de eventos y anuncios de ventas
• Material impreso como correo directo, volantes, señalización y folletos
• Publicidad de podcasts a través de tu podcast de empresa o apareciendo como invitado en podcasts de la industria
• Publicidad de pago por clic para mostrar tus anuncios a usuarios que navegan por internet
• Publicidad tradicional como vallas publicitarias, anuncios de radio y televisión
• Redes sociales para interactuar con tu audiencia
• Plataformas de intranet donde puedes compartir contenido con empleados, socios, proveedores y otros interesados

8. Crea una matriz de mensajes

Una matriz de mensajes es un cuadro que reúne tu audiencia objetivo, el problema central, la declaración de la marca y los canales de comunicación. Asegura que tu plan de comunicación siempre esté alineado con tu propuesta de valor. 

La mayoría de las organizaciones tienen varias audiencias con diferentes necesidades que tu producto resuelve. Necesitas un mensaje, una campaña de marketing y un canal de distribución únicos para cada audiencia. Tu matriz de mensajes proporciona un resumen de cómo se adaptarán tus mensajes a cada audiencia y canal.

9. Mide resultados basándote en métricas de éxito establecidas

A medida que ejecutes tu plan de comunicaciones, mide resultados sobre la marcha. Algunos proyectos, como el marketing en redes sociales, tienen resultados cuantificables. Otros, como mejorar la satisfacción de los empleados, pueden tener un cumplimiento de objetivos abstracto basado en el sentimiento de la marca.

Toma nota de lo que funcionó y de las áreas de mejora. Si no cumpliste tu objetivo, tal vez intenta aumentar el plazo o rehacer tus metas para hacerlas más alcanzables. 

¿Cuáles son los componentes de un plan de comunicación?

1. Los objetivos del plan de comunicación

Los objetivos de tu plan de comunicaciones deben responder a estas preguntas:

• ¿A quién estoy alcanzando?
• ¿Por qué necesito alcanzarlos?
• ¿Qué diré?
• ¿Qué canales utilizaré para entregar mi mensaje?
• ¿Cuál es el mejor momento para entregar este mensaje para tener el mayor impacto?

2. Tu audiencia objetivo

Para planes de comunicación basados en proyectos, dirige la comunicación a los interesados. ¿Qué departamentos o individuos se verán afectados por el plan de comunicación? ¿Qué información deberían saber sobre el proyecto?

Las audiencias son diferentes y pueden incluir empleados, clientes o los medios de comunicación. Utiliza un mapa de audiencia para segmentar tu audiencia y crear mensajes únicos para cada audiencia.

3. El mensaje

Piensa en el objetivo final al redactar el mensaje. ¿Cuál es la acción que quieres que la audiencia tome como resultado del plan de comunicaciones? Empieza con el propósito al principio. 

Responde a estas preguntas en tu mensaje:

• ¿Por qué estamos haciendo esto?
• ¿Cómo se relaciona esto con nuestra misión general?
• ¿Qué cambiará después del plan de comunicaciones?

Abrazar la empatía te ayuda a entender lo que tu audiencia necesita escuchar. El mensaje debe ser simple, consistente, preciso y claro.

4. Temporización

La temporización es crucial para el éxito y la efectividad de tu plan de comunicaciones. La mejor comunicación tiene lugar a lo largo del tiempo, no de una sola vez. 

Las personas tienen poca capacidad de atención y tiempo limitado. También es posible que necesites comunicar repetidamente para reforzar el mensaje clave y mantenerte presente en la mente de tu audiencia objetivo. También necesitas un segundo plan de comunicación para protegerte contra eventos inesperados que ocurran en el futuro.

5. El método de entrega

Tu estrategia de comunicación establece las bases para tus actividades de alcance. Esto incluye qué mensaje comunicar y los canales para cada mensaje. 

Por ejemplo, si te estás comunicando con una audiencia profesional, LinkedIn y Twitter podrían ser más efectivos que Instagram o TikTok, que son (en general) para un uso más casual.

6. El comunicador

Si tienes un equipo de comunicaciones interno, deben encargarse de crear y ejecutar el plan de comunicación para audiencias internas y externas. Sin embargo, los equipos de relaciones públicas y recursos humanos deben trabajar juntos en las comunicaciones internas que puedan afectar a los empleados.

Los grandes comunicadores suelen ser:

• Un gran escuchador
• Una fuente confiable capaz de conectar con una audiencia fría
• Reflexivo sobre hacer las preguntas correctas para recoger información significativa

7. El seguimiento

La comunicación efectiva es más que compartir información. Requiere seguimiento para asegurar que las personas adecuadas vean los datos y proporcionen retroalimentación para mejorar futuras comunicaciones.

¿Leyeron y entendieron el mensaje? ¿Tomarán la acción deseada? ¿Qué pasa si no leen el mensaje?

¿Quieres saber si tus empleados han leído una pieza importante de información que compartiste? Utiliza los datos a nivel de carta de Guru para compartir información con equipos y empleados específicos dentro de tu organización. Guru facilita que los empleados consuman información a su propio ritmo y te permite rastrear lo que han leído. Si no han leído una Carta, puedes enviar un seguimiento y recordarles.

8. ¿Quién está a cargo?

Designa un coordinador de comunicación para gestionar la creación y ejecución del plan de comunicación. Si bien este rol a menudo recae en el gerente del proyecto o jefe de departamento, es más sabio designar a alguien con menos responsabilidades que pueda escuchar dónde se necesita comunicación, descubrir qué falta y resolver las fallas de comunicación cuando ocurren. El gerente o líder del equipo ya tiene mucho trabajo, por lo que las comunicaciones podrían relegarse al fondo. 

Pide a colegas de departamentos relevantes que creen una lista de desafíos que pueden surgir durante la ejecución del plan de comunicación. Por ejemplo, ¿cuáles son los desafíos para la adopción de los equipos internos? A medida que lances un nuevo producto, ¿preves algún obstáculo que pueda convertirse en una pesadilla para las relaciones públicas? Crear una lista de desafíos esperados puede ayudarte a preparar un plan de comunicación para mitigar los problemas.

9. Resumen ejecutivo 

El resumen ejecutivo es un resumen de una página de tu plan de comunicaciones. Debería incluir:

• Valores fundamentales
• Mensaje clave
• Diferenciadores
• Desafíos que descubriste durante las reuniones de planificación
• Objetivos que te gustaría alcanzar si los recursos se vuelven disponibles pero no son parte actualmente del plan de comunicación
• Metas comerciales

Ejemplos de planes de comunicación

Plan de comunicación de marketing 

Un plan de comunicación de marketing es una estrategia para compartir información sobre tu producto o servicio con tu audiencia objetivo. Proporciona enfoque, para que sepas qué necesitas decir al promover tu producto a tu cliente.

El plan de comunicación de marketing incluye:

• Descripción de tu mercado objetivo y cliente ideal
• Metas y objetivos
• Análisis FODA
• Cronograma
• Tu propuesta de venta única
• Estrategias
• El problema que enfrenta tu audiencia
• La intersección entre esos puntos de dolor y tus soluciones de producto
• Tu mensajería
• Canales de distribución

Plan de comunicación de gestión de proyectos

Un plan de comunicación de gestión de proyectos describe cómo comunicarás información importante a los interesados a lo largo de la duración del proyecto. También mantiene a tu equipo en el camino correcto al colaborar en un proyecto, para que todos sepan lo que deben hacer, quién es responsable de cada tarea y cuándo debe entregarse.

El plan de comunicación de gestión de proyectos debe incluir:

• Metas del proyecto
• Detalles de los interesados
• Tipo de información para compartir con los interesados
• Canales de comunicación
• Frecuencia de comunicación

Plan de comunicación de lanzamiento de producto

Un plan de comunicación de lanzamiento de producto asegura que tu nuevo producto obtenga la visibilidad que necesita para conectarse con tu audiencia objetivo. Si es una actualización de producto, la historia debe mostrar claramente el diferenciador de los competidores y versiones anteriores.

Segmenta los planes de lanzamiento de producto en cinco fases:

1. Planificación
2. Pre-lanzamiento
3. Preparación de ventas y canal
4. Día de lanzamiento
5. Seguimiento post-lanzamiento

Detalles a incluir en un plan de comunicación de lanzamiento de producto:

• Objetivos primarios del lanzamiento de producto
• Tu audiencia objetivo
• Declaración de posicionamiento
• Problemas que resuelve tu producto
• Descripción del producto
• Indicadores clave de rendimiento
• Actividades clave y cronograma para cada actividad
• Campaña de concienciación

Plan de comunicación interna

Cuando se practica correctamente, la comunicación interna debería promover la colaboración y conversación eficiente entre empleados en una organización. Involucra la producción y el intercambio de mensajes, así como la facilitación de un diálogo saludable con los empleados. 

Una buena comunicación interna asegura que los empleados nunca escuchen las palabras “nadie me lo dijo.” Es una experiencia frustrante en organizaciones de todos los tamaños donde la información no llega a las personas adecuadas, es ignorada o se pierde en el tránsito.

Un plan de comunicación interna equipa a tu organización para gestionar el creciente impacto de un entorno de trabajo moderno.

Incluye los siguientes detalles en un plan de comunicación interna:

• Personas de audiencia
• Objetivos SMART
• Métricas clave a rastrear
• Cronograma para lograr objetivos
• Proceso de aprobación
• Herramientas de comunicación interna
• Evaluación

Plan de comunicación de gestión del cambio 

El cambio es difícil de aceptar para todos. Un plan de gestión del cambio encapsula todos los planes estratégicos, procesos y herramientas para implementar cambios organizacionales y ayudar a los empleados a adaptarse a estos cambios. 

Hecho correctamente, un plan de gestión del cambio reduce el riesgo de un cambio organizacional fallido en el caso de una reestructuración, mudanza a una nueva ubicación o actualización de procesos. Es la única forma de conseguir el apoyo de los empleados sin antagonizarlos.

El 65% de los gerentes senior encuestados por Robert Half creen que la comunicación es el elemento más esencial para liderar equipos a través del cambio con éxito. Tristemente, el 70% de las iniciativas de cambio organizacional fracasan debido a una comunicación ineficaz. 

Detalles a incluir en un plan de comunicación de gestión del cambio:

• Nombre del proyecto de cambio
• Propietario del proyecto
• Interesados para cada comunicación
• Razón de la comunicación
• Descripción de la comunicación requerida
• Métodos de comunicación
• Mensajes clave
• Cronograma

Grandes relaciones públicas y con empleados comienzan con un plan de comunicación

Sin una estructura para las comunicaciones, no puedes conectar con tu público objetivo ni colaborar de manera eficiente. Un plan de comunicación asegura que estés preparado para cuando ocurra una crisis. Internamente, difundes información correctamente cuando tomas decisiones comerciales o realizas grandes cambios. Y externamente, tomas el control de tu narrativa para dar forma a la percepción pública de tu marca y su oferta.

Guru es el software de comunicación interna que complementa la comunicación de los empleados con información verificada por expertos. Con Guru, tus empleados tienen acceso a información cuando la necesitan, para que nunca se sientan fuera del circuito.

Preguntas frecuentes sobre la plantilla del plan de comunicación 

¿Qué se incluye en un plan de comunicación?

• Propósito de la comunicación
• Público objetivo
• Mensaje clave
• Obstáculos esperados
• Método de entrega
• Resumen ejecutivo

¿Cómo se escribe un plan de comunicaciones?

1. Auditar tus materiales de comunicación actuales
2. Establecer metas SMART
3. Identificar tu audiencia
4. Definir tu declaración de misión y valor único
5. Escribir un plan de comunicaciones para cada público objetivo
6. Determinar los canales de distribución
7. Ejecutar y medir resultados

¿Cuáles son ejemplos de planes de comunicación?

Ejemplos de planes de comunicación incluyen:

• Plan de comunicación para la gestión del cambio
• Plan de comunicación para el lanzamiento de productos
• Plan de comunicación para la gestión de proyectos
• Plan de comunicación interna
• Plan de comunicación de marketing