How to Write A Communication Plan in 9 Steps + Free Templates

Você acabou de lançar um novo produto, após cinco anos de desenvolvimento de um protótipo, testes e assegurando que o produto está pronto para o mercado. Mas o lançamento não ocorreu como planejado. Na primeira semana após o lançamento, clientes irritados lotam suas linhas de suporte ao cliente para reclamar sobre produtos defeituosos que se tornaram riscos de incêndio. 

Felizmente, sua equipe de comunicação já possui um plano de comunicação para esse cenário. Eles iniciam a campanha rapidamente para abordar preocupações com a segurança, reconstruir a confiança dos consumidores e ainda relançar o produto (após atualizações) com grande sucesso.

No entanto, um plano de comunicação não é apenas para apagar incêndios. É também útil ao lançar um novo produto ou liberar uma atualização importante. Ele garante que você obtenha a maior visibilidade do seu público-alvo.

Internamente, um plano de comunicação é essencial para manter stakeholders e membros da equipe na mesma página durante a gestão de projetos. Um plano de comunicação também estabelece uma estrutura para que os colaboradores possam encontrar informações quando precisam e dar seguimento se não conseguirem.

Neste guia, você aprenderá os benefícios de usar um plano de comunicação, como escrevê-lo e detalhes a serem incluídos em seu plano. Também incluímos vários modelos para download para simplificar o processo para você.

O que é um plano de comunicação? 

Um plano de comunicação é uma estratégia abrangente que permite que você entregue informações ao seu público e impulsione resultados positivos para os negócios. 

Um plano de comunicação ajuda você a identificar necessidades, priorizar seu orçamento, estruturar cronogramas e ajustar métodos de comunicação para atender ao público. Garante que qualquer mensagem da sua organização seja consistente em todos os canais e recebida pelo público-alvo certo. 

Enquanto a maioria das pessoas associa planos de comunicação à gestão de crises, eles também podem ser usados para lançar novos produtos ou apresentar novas iniciativas.

Um plano de comunicação descreve:

• Quem você quer alcançar
• Como você apresentará sua marca
• A mensagem que você quer comunicar
• Os canais para comunicação

Quando você usa essa estrutura para construir um plano de comunicação, terá as mensagens que precisa para alcançar os objetivos da sua organização. 

O que é um plano de comunicação na gestão de projetos? 

Um plano de comunicação na gestão de projetos descreve como você irá comunicar informações importantes sobre um projeto em andamento aos principais stakeholders. O plano de comunicação especifica quando os membros da equipe devem compartilhar atualizações do projeto e com quem devem compartilhar essas atualizações. 

Um plano de comunicação de gestão de projetos não é um plano de PR. Não ajuda você a identificar seu público, alinhar as mídias sociais ou estabelecer mensagens para seus segmentos de público. Em vez disso, considere usar uma estratégia de negócios ou planejador de mídia social para esses fins.

Os membros da equipe devem usar o plano de comunicação para responder a essas perguntas sobre o projeto:

• Como nos comunicamos com os stakeholders do projeto?
• Qual é a função de cada canal?
• Comunicamos assíncronamente ou sincronamente?
• Quem é o gerente de projeto?
• Quem está na equipe do projeto, e quais são seus papéis?
• Com que frequência compartilhamos detalhes importantes do projeto com os stakeholders?

Qual é a importância de um plano de comunicação?

Aumenta a colaboração e a produtividade

Trabalhadores do conhecimento atualmente gastam 60% do seu tempo atrás de aprovações, procurando documentos, alternando entre aplicativos e realizando outras tarefas fora de sua função principal. Isso acontece principalmente quando os colaboradores não sabem onde as informações são compartilhadas. Portanto, eles perdem tempo perguntando a colegas sobre informações.

Com a ascensão de equipes distribuídas ou remotas, é fácil ficar confortável com a comunicação. Gerentes enviam e-mails após o horário de trabalho, a informação não é centralizada e os colaboradores ficam inseguros sobre quando ou como se comunicar. Garantir a segurança e legitimidade da sua comunicação por e-mail com um checador de registro SPF torna-se importante.

Uma colaboração efetiva da equipe não acontece de forma natural. É uma habilidade que sua equipe desenvolve. Um aspecto crucial da colaboração efetiva da equipe é delinear como sua equipe se comunica. 

Com um plano de comunicação, os membros da equipe sabem onde, quando e o que comunicar. Você também esclarece convenções para "Não perturbe" ou sonegação de notificações em plataformas como Slack. Fornecer diretrizes remove barreiras para uma comunicação e colaboração acessíveis entre as equipes. Os membros da equipe ficam mais confiantes ao enviar mensagens e compartilhar ideias quando sabem onde se comunicar e no momento certo.

Cria transparência

Transparência é a extensão em que as informações estão disponíveis e compartilhadas com colaboradores, gerentes e stakeholders em uma organização. Os colaboradores conseguem visualizar o quadro geral e entender como sua contribuição faz a diferença quando as informações estão prontamente disponíveis.

A transparência é essencial para compartilhamento de conhecimento, construção de confiança e manter os colaboradores informados com informações verificadas.

Mesmo quando as informações nem sempre são positivas, a comunicação transparente ajuda os colaboradores a se adaptarem às mudanças e trabalharem continuamente de forma mais inteligente.

Minimiza mal-entendidos e trabalho duplicado entre os membros da equipe

Um plano de comunicação minimiza confusão e mal-entendidos através de processos documentados. Como resultado, sua equipe tem clareza sobre onde as informações estão e a quem perguntar quando enfrenta dificuldades. Eles são mais eficientes e menos frustrados, o que leva a uma força de trabalho feliz e a uma maior receita para sua empresa.

Garante que as pessoas certas recebam sua mensagem

Não há nada mais frustrante do que ouvir as palavras "Eu não sei," ou ser orientado a perguntar à próxima pessoa para responder sua pergunta. Um bom plano de comunicação descreve quem recebe as mensagens e como o processo de comunicação funciona. 

Nesse ambiente, seus membros da equipe sabem a quem fazer perguntas, e aqueles que deveriam ter as respostas estão munidos com as informações corretas.

Como escrever um plano de comunicação?

1. Audite seus materiais de comunicação atuais 

Os passos a seguir ao realizar uma auditoria incluem:

• Antes de escrever seu plano de comunicação, prepare o terreno. Faça um inventário de todos os materiais de comunicação existentes.
• Procure padrões em suas comunicações passadas e atuais. Procure mensagens que tiveram os melhores ou piores resultados. Tome nota das mudanças no estilo de comunicação ao longo do tempo e como elas afetaram os resultados.
• Pergunte aos gerentes e colaboradores como eficazes eles acham que o plano de comunicação atual é. Use métodos de pesquisa qualitativa, como ferramentas de pesquisa, entrevistas e grupos focais para coletar feedback. Para pesquisas, você pode usar Typeform no Guru para criar quizzes interativos e coletar feedback rapidamente.
• Use uma análise SWOT para destacar fraquezas, forças, ameaças e oportunidades em suas comunicações. Quais fatores estão prejudicando suas comunicações e o que poderia ajudar sua estratégia?

2. Defina metas SMART com base nos resultados da auditoria 

Após a auditoria, use os resultados para definir metas alcançáveis para o plano de comunicação. Suas metas SMART devem ser específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e oportunas. 

Por exemplo, a equipe de RH escreve um plano de comunicação para projetar uma matriz de crescimento para colaboradores que não desejam ser gerentes. Eles precisam identificar metas específicas que o plano realizará, mesmo que não sejam quantificáveis. 

A meta poderia ser aumentar a taxa de retenção de colaboradores em 30% nos próximos seis meses ou melhorar a satisfação dos colaboradores ao longo do próximo ano. Você pode usar um plano de comunicação para apresentar essas metas à gerência. 

3. Defina sua proposta de valor única (USP) 

Sua USP é como você mostra aos clientes e potenciais clientes a característica principal que diferencia você dos concorrentes. É uma solução que somente sua marca oferece, e que os clientes não conseguem encontrar em nenhum outro lugar.

Responda a estas perguntas para identificar sua USP:

• Quais problemas eu resolvo com meu serviço ou produto?
• Qual é a única coisa que eu ofereço que os concorrentes estão perdendo?
• Eu tenho características específicas que são difíceis de copiar?

Enquadre sua USP para mostrar os benefícios aos clientes e use-a em seu modelo de plano de comunicação. 

4. Vincule sua USP à sua declaração de missão

Em seguida, avance para sua declaração de missão, que deve comunicar toda a identidade da sua marca. 

Por exemplo, a USP da Tesla é fazer carros ecológicos, de alta qualidade e alto desempenho. Eles são únicos porque não estão apenas vendendo carros, mas tecnologia inovadora. Isso se conecta à missão deles de criar os automóveis mais atraentes do século XXI e liderar a transição do mundo para veículos elétricos.

Aqui está um guia abrangente para escrever uma declaração de missão e visão.

5. Identifique seu público

Conectar-se com seu cliente ideal requer uma compreensão profunda das necessidades e preferências do seu público. Embora você queira alcançar o maior número possível de pessoas, sua mensagem tem mais impacto quando é adaptada para um público específico. Segmentar também garante que você obtenha leads mais qualificados.

Se você estiver escrevendo o plano de comunicação para um projeto, é essencial conhecer seu público. 

Para quem você está escrevendo? 
Quem são os stakeholders? 

​

Exemplos de stakeholders incluem investidores, meios de comunicação, autoridades governamentais ou clientes. Se você estiver escrevendo para equipes internas, crie um documento abrangente que os colaboradores possam consultar na sua plataforma de base de conhecimento. Certifique-se de incluir informações sobre a quem fazer perguntas de acompanhamento.

Se o seu público incluir a imprensa e os meios de comunicação, escreva um comunicado à imprensa que descreva seu objetivo para o público. Sugerimos usar um modelo de comunicado à imprensa que detalhe o que a equipe de PR deve dizer.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a identificar seu público-alvo:

• Use ferramentas de pesquisa como Typeform no Guru para coletar informações sobre preferências e demografia.
• O Google Analytics fornece informações sobre o comportamento do usuário em seu site, bem como dados demográficos, como sexo, idade e localização.
• Verifique os padrões entre seus seguidores nas redes sociais. Qual é a faixa etária da maioria dos seus seguidores? Onde eles estão baseados? Que tipo de conteúdo eles interagem? Se você tiver um número pequeno de seguidores, pode espionar seus concorrentes para ver o tipo de público que eles atraem.

6. Esboce e escreva seu plano de comunicação para cada público 

Neste ponto, você conhece seus diferentes segmentos de público e as metas para seu plano de comunicação. À medida que você elabora uma mensagem para cada grupo de público, use sua mensagem de marca abrangente como base para a comunicação. 

Comece com uma tabela para identificar o público, as mensagens que você precisa promover e os canais para promovê-las.

Quando você tiver um esboço geral, responda a estas perguntas:

• Qual é a informação essencial que o público deve saber?
• Quais equívocos estou esclarecendo?
• Quais valores comuns existem entre o público e a minha marca?
• Que linguagem fará o público se sentir confortável e compreendido?

Adicione as respostas ao seu modelo de plano de comunicação na seção de mensagem principal. Enquanto você escreve, convide representantes que já trabalham com esse grupo de público para melhorar a personalização e a precisão da sua mensagem. 

7. Determine os canais de distribuição com base no seu público 

Os canais de comunicação que você escolher dependem de onde seu público passa o tempo. 

Por exemplo, se você está se comunicando com clientes, pode enviar um boletim informativo ou um comunicado à imprensa. Se você está se comunicando com um público frio, a publicidade paga pode ser útil. E se você estiver criando um plano de comunicação para colaboradores, usar seu software de gerenciamento de conhecimento é a melhor forma de transmitir sua mensagem.

Os canais de comunicação populares incluem:

• Email marketing para enviar ofertas de venda, boletins informativos e mensagens de marketing
• O blog da sua empresa onde você compartilha notícias e informações úteis com seu público-alvo
• Mensagens de texto para descontos, lembretes de eventos e anúncios de vendas
• Materiais impressos, como mala direta, panfletos, sinalização e brochuras
• Publicidade em podcasts através do seu próprio podcast empresarial ou como convidado em podcasts do setor
• Publicidade pay-per-click para mostrar seus anúncios a usuários navegando na internet
• Publicidade tradicional, como outdoors, rádio e comerciais de TV
• Mídias sociais para interagir com seu público
• Plataformas de intranet onde você pode compartilhar conteúdo com colaboradores, parceiros, fornecedores e outras partes interessadas

8. Crie uma matriz de mensagens

Uma matriz de mensagens é um gráfico que reúne seu público-alvo, o problema central, a declaração da marca e os canais de comunicação. Isso garante que seu plano de comunicação esteja sempre alinhado com sua proposta de valor. 

A maioria das organizações tem vários públicos com diferentes necessidades que seu produto resolve. Você precisa de uma mensagem, campanha de marketing e canal de distribuição únicos para cada público. Sua matriz de mensagens fornece uma visão geral de como suas mensagens se adaptarão a cada público e canal.

9. Meça os resultados com base em métricas de sucesso estabelecidas

Enquanto você executa seu plano de comunicações, meça os resultados no caminho. Alguns projetos, como marketing em mídias sociais, têm resultados quantificáveis. Outros, como melhorar a satisfação dos colaboradores, podem ter a conclusão de metas abstratas com base no sentimento da marca.

Anote o que funcionou e áreas que precisam de melhoria. Se você não atingiu sua meta, talvez seja melhor tentar aumentar o prazo ou reestruturar suas metas para torná-las mais alcançáveis. 

Quais são os componentes de um plano de comunicação?

1. Os objetivos do plano de comunicação

Os objetivos do seu plano de comunicações devem responder a estas perguntas:

• Quem estou alcançando?
• Por que preciso alcançá-los?
• O que vou dizer?
• Quais canais vou usar para entregar minha mensagem?
• Qual é o melhor momento para transmitir essa mensagem para maior impacto?

2. Seu público-alvo

Para planos de comunicação baseados em projetos, direcione a comunicação para as partes interessadas. Quais departamentos ou indivíduos serão afetados pelo plano de comunicações? Que informações eles devem saber sobre o projeto?

Os públicos são diferentes e podem incluir colaboradores, clientes ou a mídia. Use um mapa de público para segmentar seu público e criar mensagens únicas para cada um.

3. A mensagem

Pense no objetivo final ao redigir a mensagem. Qual é a ação que você deseja que o público tome como resultado do plano de comunicações? Comece com o propósito desde o início. 

Responda a estas perguntas na sua mensagem:

• Por que estamos fazendo isso?
• Como isso se encaixa em nossa missão geral?
• O que mudará após o plano de comunicações?

Abraçar a empatia ajuda você a entender o que seu público precisa ouvir. A mensagem deve ser simples, consistente, precisa e clara.

4. Timing

A temporização é crucial para o sucesso e a eficácia do seu plano de comunicações. A melhor comunicação acontece ao longo do tempo, não de uma só vez. 

As pessoas têm atenção curta e tempo limitado. Você pode precisar comunicar repetidamente para reforçar a mensagem principal e manter-se na mente do seu público-alvo. Você também precisa de um segundo plano de comunicações para protegê-lo contra eventos inesperados que ocorrerem no futuro.

5. O método de entrega

Sua estratégia de comunicação estabelece as bases para suas atividades de alcance. Isso inclui qual mensagem comunicar e os canais para cada mensagem. 

Por exemplo, se você estiver se comunicando com um público profissional, o LinkedIn e o Twitter podem ser mais eficazes do que o Instagram ou o TikTok, que são (geralmente) para uso mais casual.

6. O comunicador

Se você tiver uma equipe de comunicação interna, eles devem cuidar da criação e execução do plano de comunicação para públicos internos e externos. No entanto, as equipes de PR e RH devem trabalhar juntas em comunicações voltadas para a equipe interna que podem afetar os colaboradores.

Grandes comunicadores geralmente tendem a ser:

• Ótimos ouvintes
• Uma fonte confiável capaz de se conectar com um público frio
• Reflexivo sobre fazer as perguntas certas para coletar informações significativas

7. A continuidade

A comunicação eficaz é mais do que compartilhar informações. Requer acompanhamento para garantir que as pessoas certas vejam os dados e forneçam feedback para melhorar futuras comunicações.

Eles leram e entenderam a mensagem? Eles tomarão a ação desejada? O que acontece se eles não lerem a mensagem?

Quer saber se seus colaboradores leram um importante pedaço de informação que você compartilhou? Use os dados por card da Guru para compartilhar informações com equipes e colaboradores específicos dentro da sua organização. A Guru facilita para os colaboradores consumirem informações no seu próprio ritmo e permite que você acompanhe o que eles leram. Se eles não leram um card, você pode enviar um lembrete.

8. Quem está encarregado?

Designe um coordenador de comunicação para gerenciar a criação e execução do plano de comunicação. Embora esse papel frequentemente caia no gerente do projeto ou chefe de departamento, é mais sábio designar alguém com menos responsabilidades que possa ouvir onde a comunicação é necessária, descobrir o que está faltando e resolver as falhas de comunicação quando ocorrerem. O gerente ou líder de equipe já tem muito em suas responsabilidades, então as comunicações podem ser deixadas em segundo plano. 

Peça a colegas de departamentos relevantes para criar uma lista de desafios que podem surgir durante a execução do plano de comunicações. Por exemplo, quais são os desafios de adoção para equipes internas? Ao lançar um novo produto, você prevê obstáculos que poderiam se tornar um pesadelo de RP? Criar uma lista de desafios esperados pode ajudá-lo a preparar um plano de comunicação para mitigar os problemas.

9. Resumo executivo 

O resumo executivo é um resumo de uma página do seu plano de comunicação. Deve incluir:

• Valores centrais
• Mensagem chave
• Diferenciadores
• Desafios que você descobriu durante as reuniões de planejamento
• Objetivos que você gostaria de alcançar se os recursos se tornarem disponíveis, mas não são atualmente parte do plano de comunicação
• Objetivos de negócios

Exemplos de plano de comunicação

Plano de comunicação de marketing 

Um plano de comunicações de marketing é uma estratégia para compartilhar informações sobre seu produto ou serviço com seu público-alvo. Ele fornece foco, para que você saiba o que precisa dizer ao promover seu produto para seus clientes.

O plano de comunicações de marketing inclui:

• Descrição do seu mercado-alvo e cliente ideal
• Metas e objetivos
• Análise SWOT
• Cronograma
• Sua proposta de venda única
• Estratégias
• O problema que seu público enfrenta
• A interseção entre esses pontos de dor e suas soluções de produto
• Sua mensagem
• Canais de distribuição

Plano de comunicação de gerenciamento de projeto

Um plano de comunicação de gerenciamento de projeto descreve como você se comunicará informações importantes para as partes interessadas ao longo da vida do projeto. Ele também mantém sua equipe no caminho certo ao colaborar em um projeto, para que todos saibam o que devem fazer, quem é responsável por cada tarefa e quando ela deve ser concluída.

O plano de comunicação de gerenciamento de projeto deve incluir:

• Metas do projeto
• Detalhes das partes interessadas
• Tipo de informação a ser compartilhada com as partes interessadas
• Canais de comunicação
• Frequência de comunicação

Plano de comunicação de lançamento de produto

Um plano de comunicações de lançamento de produto garante que seu novo produto receba a visibilidade necessária para se conectar com seu público-alvo. Se for uma atualização de produto, a narrativa deve mostrar claramente a diferenciação em relação aos concorrentes e versões anteriores.

Divida os planos de lançamento de produtos em cinco fases:

1. Planejamento
2. Pré-lançamento
3. Prontidão de vendas e canais
4. Dia do lançamento
5. Acompanhamento pós-lançamento

Detalhes a incluir em um plano de comunicação de lançamento de produto:

• Objetivos principais do lançamento de produto
• Seu público-alvo
• Declaração de posicionamento
• Problemas que seu produto resolve
• Descrição do produto
• KPIs
• Atividades-chave e cronograma para cada atividade ocorrer
• Campanha de conscientização

Plano de comunicação interna

Quando praticada corretamente, a comunicação interna deve promover uma colaboração e conversa eficiente entre os funcionários de uma organização. Isso envolve produzir e compartilhar mensagens, bem como facilitar um diálogo saudável com os funcionários. 

Boas comunicações internas garantem que os funcionários nunca ouçam as palavras “ninguém me disse.” É uma experiência frustrante em organizações de todos os tamanhos onde a informação não chega às pessoas certas, é ignorada ou perdida durante o tráfego.

Um plano de comunicações internas prepara sua organização para gerenciar o impacto crescente de um ambiente de trabalho moderno.

Inclua os seguintes detalhes em um plano de comunicações internas:

• Personas de público
• Objetivos SMART
• Métricas-chave a serem acompanhadas
• Cronograma para alcançar metas e objetivos
• Processo de aprovação
• Ferramentas de comunicação interna
• Avaliação

Plano de Comunicação de Gestão de Mudança 

A mudança é difícil para todos aceitarem. Um plano de gestão de mudanças encapsula todos os planos estratégicos, processos e ferramentas para realizar mudanças organizacionais e ajudar os funcionários a se adaptarem a essas mudanças. 

Feito corretamente, um plano de gestão de mudanças reduz o risco de uma mudança organizacional malsucedida no caso de reestruturação, mudança para um novo local ou atualização de processos. É a única maneira de obter a adesão dos funcionários sem antagonizá-los.

65% dos gerentes seniores entrevistados pela Robert Half acreditam que a comunicação é o elemento mais essencial para liderar equipes através de mudanças com sucesso. Infelizmente, 70% das iniciativas de mudança organizacional são malsucedidas devido à comunicação ineficaz. 

Detalhes a serem incluídos em um plano de comunicação de gestão de mudanças:

• Nome do projeto de mudança
• Proprietário do projeto
• Partes interessadas para cada comunicação
• Razão para comunicação
• Descrição da comunicação necessária
• Métodos de comunicação
• Mensagens principais
• Cronograma

Ótimas relações públicas e com os funcionários começam com um plano de comunicação

Sem uma estrutura para comunicações, você não consegue se conectar com seu público-alvo ou colaborar de forma eficiente. Um plano de comunicação garante que você esteja preparado para quando uma crise ocorrer. Internamente, você dissemina informações corretamente ao tomar decisões de negócios ou ao realizar grandes mudanças. E externamente, você assume o controle de sua narrativa para moldar a percepção pública de sua marca e de sua oferta.

O Guru é o software de comunicação interna que complementa a comunicação dos funcionários com informações verificadas por especialistas. Com o Guru, seus funcionários têm acesso a informações quando precisam, para que nunca se sintam fora do loop.

FAQ para o modelo de plano de comunicação 

O que está incluído em um plano de comunicação?

• Propósito da comunicação
• Público-alvo
• Mensagem-chave
• Obstáculos esperados
• Método de entrega
• Resumo executivo

Como você escreve um plano de comunicações?

1. Audite seus materiais de comunicação atuais
2. Defina objetivos SMART
3. Identifique seu público
4. Defina sua declaração de missão e seu valor único
5. Escreva um plano de comunicações para cada público-alvo
6. Determine os canais de distribuição
7. Execute e meça os resultados

Quais são os exemplos de planos de comunicação?

Exemplos de planos de comunicação incluem:

• Plano de comunicação de gestão de mudanças
• Plano de comunicação para lançamento de produto
• Plano de comunicação para gerenciamento de projetos
• Plano de comunicação interna
• Plano de comunicação de marketing