Meeting Minutes: Templates and Examples

الاجتماعات! لعنة حياة العمل. السبب الذي يجعلنا نقول "كان يمكن أن يكون هذا بريدًا إلكترونيًا." لكن لا يمكننا التخلص منها لأن الأمر يبدو... أنها مفيدة حقًا؟ يمكنك حقًا إنجاز المزيد، بشكل أسرع، عندما يكون لديك الجميع في نفس الغرفة (افتراضيًا أو شخصيًا) لمناقشة القضايا الحالية والتوصل إلى اتفاق.

للأسف، يتجنب معظم الموظفين الاجتماعات بسبب ميلها للاستمرار إلى الأبد دون اتخاذ قرارات ملموسة. أظهرت البحوث الجديدة من Guru و Loom أن ما يقرب من نصف الأشخاص يشعرون أن أكثر من 40% من وقتهم الذي يقضونه في مكالمات الفيديو غير مجدي. يحدث ذلك عندما نذهب إلى الاجتماعات دون خطة وليس لدينا نموذج محضر اجتماعات لتوجيه المناقشات والحفاظ على الجميع في المسار الصحيح.

إذًا، كيف تضمن أن الحضور لا يبتعدون عن الموضوع دون أن تكون صارمًا جدًا؟ في هذه المقالة، سنوضح لك كيفية إنشاء خطة لاجتماعك، كيفية أخذ محاضر الاجتماعات وتخزينها في مستودع مركزي يمكن الوصول إليه من قبل الجميع.

ما هي محاضر الاجتماعات؟

محاضر الاجتماعات هي ملخص رسمي للمحادثات والقرارات المهمة التي تحدث خلال الاجتماع. تُعرف أيضًا باسم محاضر الاجتماع (MOM).

محاضر الاجتماعات هي أداة تواصل داخلية حاسمة تساعد في الطرق التالية:

• يظل الموظفون الذين لم يتمكنوا من حضور الاجتماع على اطلاع بأحدث التحديثات.
• يمكن أن تعمل الإجراءات أو القرارات المسجلة في المحاضر كخطة للمستقبل القريب، مما يساعد فريقك على التركيز على أهدافهم.
• في بعض السيناريوهات، توفر محاضر الاجتماعات حماية قانونية للمنظمة لأنها سجل رسمي لكيفية اتخاذ قرارات الشركة ومن قام بذلك.

يمكنك استخدام محاضر الاجتماعات لأي نوع من الاجتماعات، سواء كانت بين الموظفين والقيادة أو أصحاب المصلحة الخارجيين.

ماذا يجب أن يتضمن في محاضر الاجتماعات؟

تفاصيل أساسية مثل الأسماء، التاريخ، الوقت، والمكان

في أعلى محاضر الاجتماع، يجب تضمين معلومات أساسية مثل مكان الاجتماع، وموعده، وقائمة الحضور. تساعد إضافة هذه التفاصيل في العثور على المحاضر بشكل أسرع في المستقبل.

هدف الاجتماع

حدد هدفًا أو غرضًا واضحًا للاجتماع. لا يجب أن يكون مفصلًا، ولكن يجب أن يوفر هدفًا واضحًا.

على سبيل المثال، "مراجعة التقرير المالي لشهر يونيو" يمكن أن يكون هدف الاجتماع. من المحتمل أن تناقش مواضيع عديدة ذات صلة خلال الاجتماع، مثل ما أنفقه فريقك أو حيث كان بإمكانهم توفير الموارد.

جدول أعمال الاجتماع

جدول الأعمال الخاص بك يشير إلى النقاط الرئيسية التي سيتم مناقشتها خلال الاجتماع.

يجب أن تكون عناصر جدول أعمال الاجتماع لديك بالترتيب التالي:

• المحاضر من الاجتماع السابق
• التقارير/التحليلات
• المسائل العاجلة أو الحساسة للوقت
• المهام غير المكتملة، الأهداف، ونقاط الحديث من الاجتماع السابق
• مناقشة عامة
• أهداف جديدة، مهام، أو عناصر عمل

لا يتعين عليك اتباع هذا الترتيب بدقة. إنه نقطة انطلاق لمحاضر الاجتماع الخاصة بك.

عناصر العمل

عناصر العمل هي مهام أو أنشطة يجب العمل عليها بعد الاجتماع. بعض عناصر العمل لها مواعيد نهائية صارمة. أخرى أكثر غموضًا، مثل "يجب الانتهاء منها قبل الاجتماع القادم."

إليك بعض النصائح لتساعدك عند كتابة عناصر العمل الخاصة بك:

• كن مختصرًا وحدد الإجراء بوضوح. "اكتب محتوى" هو مثال سيء. بدلاً من ذلك، استخدم "اكتب مقالًا عن محاضر الاجتماعات."
• يجب تخصيص كل عنصر عمل لحضور الاجتماع حتى يتم إنجازه
• إذا كان العنصر له تاريخ استحقاق، يجب توثيقه بوضوح
• لا حاجة لتفاصيل مفصلة في عناصر العمل؛ يمكن للمكلف تدوين التفاصيل.
• تابع عناصر العمل للتأكد من إكمالها؛ عالج العناصر غير المكتملة في الاجتماع التالي

تاريخ ووقت الاجتماع المقبل 

قرب نهاية الاجتماع، يجب على الحضور أن يتخذوا قرارًا بشأن موعد ومكان عقد الاجتماع التالي. 

يجب عليك تدوين التاريخ، الوقت، والمكان لهذا الاجتماع المستقبلي في محاضرك. تجنب عبارات مثل "بعد أسبوع من الآن" أو "الثلاثاء القادم." استخدم دائمًا التاريخ والوقت الفعلي.

المستندات التي يجب تضمينها كجزء من التقرير

يجب إضافة أي مستندات كانت ذات صلة بالاجتماع، مثل التقارير والعروض التقديمية، إلى محضر الاجتماع. 

يمكن لفريقك الرجوع إلى هذه المستندات عند الحاجة. إذا كنت تستخدم أداة إدارة المعرفة مثل Guru، يمكنك بسهولة العثور على هذه المستندات باستخدام وظيفة البحث المتطورة.

نصائح احترافية للاجتماعات الأفضل 

قبل الاجتماع

حدد جدول الأعمال للاجتماع

تشمل أكبر 5 مشاكل في الاجتماعات: 

• التحديثات الحالة
• الخروج عن الموضوع
• عدم التحضير
• عدم وجود takeaway واضح
• إدارة الوقت

جدول أعمال محدد جيدًا يخفف من جميع هذه القضايا ويساعدك على إجراء اجتماعات فعالة.

يحدد جدول الأعمال الخاص بك بوضوح النقاط الرئيسية التي سيتم مناقشتها خلال الاجتماع. يحافظ على الجميع في المسار الصحيح، ويسلط الضوء على الموضوعات المهمة، ويقلل من الهدر في الوقت.

توصي Harvard Business Review بإطار المواضيع كأسئلة وإدراج أهم الموضوعات أولاً.  يجب أن يتضمن جدول الأعمال قائمة الحضور وأي مستندات داعمة ضرورية للاجتماع.

قم بإنشاء ملخص للمواضيع التي ستتم مناقشتها

جدول الأعمال الخاص بك هو لمحة مختصرة تساعدك في إنشاء ملخص مفصل لكل عنصر تحت الموضوعات الرئيسية. يجعل الملخص من السهل تسجيل الملاحظات والقرارات المتعلقة بكل عنصر من عناصر جدول الأعمال. 

بينما يُنصح باستخدام نموذج محضر اجتماع على الإنترنت، لا يزال يسجل العديد من الأشخاص الملاحظات في دفتر. إذا كنت تسجل الملاحظات يدويًا، اترك مساحة بعد كل عنصر لتملأها خلال الاجتماع.

شارك نقاط الحديث مع الحضور قبل الاجتماع 

شارك نقاط الحديث الحاسمة مع جميع الحضور في الاجتماع مسبقًا لمساعدتهم على فهم ما هو متوقع منهم حتى يكونوا أكثر استعدادًا. بهذه الطريقة، تكون المناقشات أكثر إنتاجية.

خلال الاجتماع

استخدم نموذج محاضر الاجتماعات

استراتيجية بسيطة تسهل عملية تدوين الملاحظات هي استخدام نموذج لمحاضر الاجتماعات.  النموذج هو تنسيق محدد مسبقًا يسهل عليك إنشاء جدول أعمال وملخص الموضوعات المهمة.

فكر في استخدام جهاز تسجيل

نظرًا لأن الاجتماعات يمكن أن تنتقل عبر العديد من الموضوعات والقرارات بسرعة، فكر في تسجيل الاجتماع على هاتفك المحمول أو جهاز التسجيل. يمكن أن تساعد التسجيلات في إنشاء محاضر اجتماعات أكثر دقة وتفصيلًا. من المهم إعلام الحضور أنك تسجلهم مسبقًا. 

سجل الحضور

يجب على كاتب الملاحظات الوصول مبكرًا من الجميع. في الاجتماعات الخاصة بالمجالس، عادة ما يكون كاتب الملاحظات هو سكرتير المجلس.  بالنسبة للاجتماعات الفريق، يمكن أن يكون منسق المشروع، مساعد، أو أي حضور هو كاتب الملاحظات.

يمكن لكاتب الملاحظات التحقق من كل اسم من المشاركين عند دخولهم الغرفة أو مكالمة الفيديو. بدلاً من ذلك، يمكنك توزيع قائمة الحضور قبل بدء الاجتماع. يمكن للحضور وضع أسماءهم على القائمة وتصحيح أي معلومات إذا لزم.

اكتب المحاضر في الوقت الحقيقي

باستخدام جدول الأعمال الخاص بك كملخص، اكتب نقاط المناقشة والقرارات كما تحدث في الوقت الحقيقي. عندما تكون المعلومات جديدة في ذهنك، فإنه يمكن أن يؤدي إلى تدوين ملاحظات أفضل.

أضف سياقًا بحيث يكون من السهل فهمه

إنشاء توازن بين التوجه مباشرة إلى النقطة وإضافة ما يكفي من السياق ليفهمه الغائبون. يجب أن تكون ملاحظاتك أيضًا مفيدة للرجوع إليها في المستقبل.

إزالة الملاحظات الشخصية

لا تضف ملاحظات شخصية إلى محاضر الاجتماع. يمكنك تدوين ملاحظاتك الخاصة بشكل منفصل، لكن محاضر الاجتماع يجب أن تكون سجلًا واقعيًا وغير متحيز.

قم بتدوين التفاصيل الأساسية فقط

خلال الاجتماع، ركز على تسجيل النقاط الأساسية、عناصر العمل، والقرارات في محاضرك. يمكنك إضافة تفاصيل إضافية أو ملاحظات توضيحية بعد الانتهاء من الاجتماع.

سجل القرارات

لضمان أقصى دقة، قم بتدوين عناصر العمل والقرارات الحاسمة ضمن ملخصك كما تحدث.

استخدم التنسيق الرقمي حتى يسهل المشاركة 

نظرًا لأن محاضر الاجتماعات هي سجل لما حدث خلال الاجتماع، من الأسهل حفظها ومشاركتها عندما تكون بتنسيق رقمي مثل كتابة الملاحظات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

بعد الاجتماع

قم بتدقيق النص

بمجرد انتهاء الاجتماع، قم بتدقيق المحاضر بحثًا عن أخطاء نحوية. قم بتوسيع الاختصارات عند استخدامها لأول مرة، واحتفظ بتنسيق متسق، وقدم توضيحات.

توزيع محاضر الاجتماع

يكون كاتب الملاحظات مسؤولاً عن توزيع محاضر الاجتماع. المشاركة عبر الإنترنت هي أسرع طريقة لنشر المعلومات. إذا كنت تستخدم منصة مثل Guru لتخزين نموذج محاضر الاجتماع، يمكنك بسهولة إرسال رابط للمستند عند جاهزيته وسيتلقى جميع الموظفين المعنيين إشعارًا.

قم بتخزين أو أرشفة المحاضر

تقوم بعض المؤسسات بتخزين محاضر الاجتماعات على قرص صلب خارجي، أو طباعتها لتخزينها في مجلد مادي، أو استخدام برامج عبر الإنترنت مثل Google Docs. أفضل وسيلة للتخزين هي برنامج اتصالات داخلية مثل Guru. إنه يمكّنك من التخزين المركزي والوصول السهل للجميع في فريقك. يمكنك استخدام إضافة المتصفح الخاصة بـ Guru لتدوين الملاحظات بسلاسة خلال الاجتماع وتحافظ عليها سهلة الوصول.

إجراء اجتماعات فعالة مع Guru

‍

احفظ الوقت مع نماذج مسبقة الصنع لمحاضر الاجتماعات

بدلاً من إضاعة الوقت في إنشاء جداول وأدلة بشكل منفصل لكل اجتماع، يمكنك استخدام نموذج محاضر الاجتماعات للإعداد بسرعة. مع النموذج المناسب، كل ما عليك فعله هو تدوين الملاحظات، وتنسيقها، ومشاركتها.

إذا حضرت عدة اجتماعات، سيكون هناك اختلافات في التنسيق. على سبيل المثال، فإن محضر اجتماع مجلس الإدارة سيكون رسميًا، لكن محضر مناقشة فريق التصميم سيكون أكثر مرونة وغير رسمي.

يمكنك إنشاء نماذج محاضر اجتماعات مخصصة لكلا السيناريوهين واستخدامها للاجتماعات المستقبلية.

التعاون على نفس الوثيقة إما بشكل متزامن أو غير متزامن

تضييع الوقت في رسائل فردية.  إذا قمت بإرسال محاضر الاجتماع بشكل منفصل لكل مشارك لتأكيد ما قاله هو الحقيقة، فسوف يستغرق الأمر وقتًا طويلاً للحصول على كافة التعليقات.

طريقة أسرع هي إنشاء بطاقة Guru لمحضر الاجتماع تحت لوحة موضوع محدد. أضف ملاحظات الاجتماع إلى بطاقة واسمح للحضور باقتراح تعديلات وتوضيحات في الوقت المناسب. عندما يتم التحقق من المحضر من قبل جميع الحضور، قم بتخزين محاضر اجتماعك في قاعدة المعرفة الخاصة بك للوصول إليها في أي وقت.

شارك الوثائق بسهولة إما عبر Slack أو البريد الإلكتروني

استخدم تكامل Guru مع Slack و Gmail لمشاركة محاضر الاجتماعات مع الموظفين.

نظرًا لأن المحاضر يمكن تخزينه كبطاقات على Guru، يمكن لمعد المحضر إنشاء بطاقات في Slack لأغراض التنفيذ، وإذا سأل شخص ما سؤالاً يتعلق بالاجتماع، يمكنك استخدام خيار "الإجابة مع بطاقة".

يمكنك أيضًا إنشاء بطاقات مباشرة على Gmail واستخدام إضافة متصفح Chrome للوصول إلى قاعدة المعرفة كلما احتجت إليها. 

تضمن هذه التكاملات أن فريقك يمكنه الوصول إلى محاضر الاجتماعات وأية معلومات ذات صلة بالشركة داخل الأدوات التي تستخدمها في سير العمل الخاص بك. 

أمثلة على قوالب محاضر الاجتماعات

نموذج بسيط لمحضر الاجتماع 

يتضمن محضر الاجتماع البسيط تنسيقًا سهلًا حتى تتمكن من التقاط أهم موضوعات الاجتماع بسرعة. استخدم هذا النموذج لتدوين الملاحظات أثناء الاجتماع أو لتنظيم ملاحظاتك قبل إرسالها إلى المشاركين للحصول على الموافقة.

 يشمل معلومات مثل:

• قائمة الحضور
• نقاط النقاش من الاجتماعات السابقة
• جدول أعمال الاجتماع الحالي
• موعد تقديم العناصر القابلة للتنفيذ للموافقة ومالك المهمة

نموذج محاضر الاجتماع الرسمي

 إن المحاضر رائعة لتوثيق القرارات الرسمية التي تحتاج إلى موافقة. اللغة رسمية وهي منظمة بهدف أن تُشارك مع جميع المشاركين في الاجتماع بعد ذلك.

تُستخدم محاضر الاجتماع الرسمية غالبًا من قبل الوكالات الحكومية والشركات العامة والمنظمات غير الربحية. تستند إلى قواعد روبرت للإجراءات حيث تحتوي المحاضر فقط على سجل لما تم فعله في الاجتماع، وليس فقط ما تم قوله من قبل الأعضاء.

المعلومات التي يجب تضمينها في قالب الاجتماع الرسمي تشمل:

• اسم الشركة والقسم
• بدء الاجتماع
• النداء
• موافقة محاضر الاجتماع السابق
• المسائل المفتوحة مع ملخص النقاش
• جدول الأعمال الجديد
• اختتام الاجتماع

نموذج محضر الاجتماع غير الرسمي

محضر الاجتماع غير الرسمي هو مرجع سريع للنقاشات الهامة مثل العقبات أو الأهداف أو الأفكار أو المواعيد النهائية التي ظهرت. على عكس الاجتماع الرسمي، لا يتطلب موافقة لأن الهدف الوحيد هو توثيق الموضوعات الرئيسية والخطوات التالية المتفق عليها.

التفاصيل التي يجب تضمينها في نموذج محضر الاجتماع غير الرسمي تشمل:

• التاريخ
• الحضور
• أهداف الاجتماع
• نقاط الحديث
• العناصر القابلة للتنفيذ
• المالكون
• المواعيد النهائية

نموذج محضر الاجتماع لفريق العمل

بشكل عام، يمكن أن تُعقد هذه الاجتماعات لمعالجة النزاعات، أو تقييم التقدم، أو تقديم تحديثات واقتراحات عامة.

بعض التفاصيل التي يجب تضمينها في نموذج محضر اجتماع الفريق تتضمن:

• التاريخ
• اسم الحضور
• هدف الاجتماع
• جدول أعمال الاجتماع
• نقاط النقاش
• النتائج الرئيسية والقرارات
• ملاحظات أخرى (معلومات قيمة قد لا تكون مرتبطة مباشرة بالموضوع الحالي)
• العناصر القابلة للتنفيذ
• الخطوات القادمة

مركزة وثائق اجتماع فريقك في مساحة عمل واحدة

يمكن أن تجعل الاستعدادات اجتماعاتك ناجحة أو فاشلة. إذا كنت قد تم تعيينك لتدوين محاضر الاجتماع، فإنه من المهم أن يكون لديك خطة قبل الدخول إلى الغرفة. حدد جدول الأعمال قبل الاجتماع. شارك نقاط الحديث حتى يكون الجميع مستعدًا واستخدم نموذج محضر الاجتماع لتنظيم تدوين الملاحظات.

الموسوعات الداخلية مثل Guru تخزن جميع نماذج محاضر اجتماعك. يمكنك بسهولة العثور على محاضر الاجتماعات السابقة لتوضيح اللبس ورؤية ما تم اتخاذه من قرارات.