Project Communication Plan Templates, Examples & How-To
استخدم هذه القوالب للحصول على تحديثات منتظمة حول معلومات المشروع المهمة، التحديثات، والإنجازات.
احصل على نصائح وتوجهات موصى بها لإنشاء خطة فعالة وموجزة للاتصال بالمشاريع.
فكر في جميع المشاريع التي عملت عليها خلال مسيرتك المهنية. هل جعل نقص الاتصال من الصعب تحقيق المواعيد المستهدفة؟ إذا كان الجواب هو "نعم"، فلن تكون الوحيد. الاتصال الضعيف أو الغامض هو نقطة ضعف أي مشروع.
الخبر الجيد؟ إنشاء خطة اتصال بمشروعك هو أمر سهل جداً. دعنا نلقي نظرة على نصائحنا وتوجهاتنا لخلق خطة فعالة وموجزة للاتصال بالمشاريع.
كيفية إنشاء خطة اتصال بمشروع
اللحظة التي تبدأ فيها مشروعاً هي عندما يجب أن تبدأ بالتفكير في كيفية التواصل طوال المشروع. طريقة بسيطة لبدء تخطيط التواصل الخاص بك بالمشروع هي محاذاته مع الجدول الزمني لمشروعك. فكر في متى وكيف تخطط للتواصل مع أصحاب المصلحة في مشروعك. اسأل نفسك الأسئلة التالية:
- من يحتاج إلى تلقي أي نوع من الاتصال؟
- ما هي القناة الرئيسية للاتصال؟
- كم مرة تحتاج إلى التواصل؟
ستحتاج أيضاً إلى تحديد أي من أصحاب المصلحة مسؤول عن التواصل مع أي تحديثات. تأكد من أن كل صاحب مصلحة يفهم دوره، حتى لا تضيع أي رسائل.
ما هي خطة الاتصال بالمشروع؟
خطة الاتصال بالمشروع هي مصدر واحد حقيقي يحدد كيفية التواصل بمعلومات المشروع المهمة إلى أصحاب المصلحة. إنها تساعد أصحاب المصلحة على معرفة متى وكيف يجب أن يتوقعوا تحديثات المشروع. يمكن أن تتضمن خطة الاتصال بالمشروع كيفية التواصل داخلياً وخارجياً.
تذكر أن خطة الاتصال بالمشروع هي كيفية واضحة للتواصل طوال المشروع. إنها لا تتضمن جداول زمنية للمشاريع، معالم، موارد، أو أي معلومات أخرى قد تترافق مع المشروع.
تحديثات المشاريع الجيدة تتعلق بأكثر من مجرد مشاركة المعلومات. إذا كانت اتصالات مشروعك مخزنة جميعها في مكان واحد وكان هناك مسار واضح لتوزيع المعلومات على أصحاب المصلحة في المشروع، فستكون لديك سير عمل سلس من اليوم الأول.
خطة الاتصال مقابل خطة الاتصال بالمشروع
يمكن أن تعني خطة الاتصال أي شيء من خطة العلاقات العامة إلى كيف ستتواصل مع الموظفين داخلياً، بينما تركز خطة المشروع على اتصالات المشروع.
نصائح الاتصال في عصر الفرق البعيدة والهجينة
البيئات البعيدة والهجينة هي الواقع الجديد للعديد من المنظمات. هذا يخلق تحديًا إضافيًا عندما يتعلق الأمر بالتواصل. يجب على الفرق التكيف لاستيعاب البريد الإلكتروني، الرسائل المباشرة، وأشكال أخرى من التواصل غير المتزامن، التي تعتبر الآن الشكل الرئيسي لمشاركة ونشر المعرفة. ومع ذلك، فإن التواصل الواضح أكثر أهمية من أي وقت مضى.
تريد التأكد من أن أصحاب المصلحة في مشروعك يحصلون على المعلومات التي يحتاجونها لأداء مسؤولياتهم، ولكن ليس كل قطعة من المعلومات الممكنة حول المشروع بأكمله (حسب دورهم). الكثير من المعلومات قد يكون مرهقًا، والعقول البشرية يمكنها الاحتفاظ بحد معين قبل أن تبدأ في تجاهل المعرفة الجديدة. اجعل تواصلك موجزًا واتبعه بقالب يمكن تصفحه.
5 خطوات بسيطة لإنشاء خطة اتصال بالمشروع
1) حدد أهداف الاتصال
قبل أن تبدأ في هيكلة خطة التواصل الخاصة بمشروعك، تحتاج إلى تحديد أهداف اتصال المشروع. يمكن أن تتخذ هذه الأهداف شكل تكرار التحديثات، أفضل الممارسات للاتصالات الداخلية، أو مكان وجود جميع معلومات مشروعك. اسأل نفسك الأسئلة التالية أثناء البدء في بناء خطتك:
- كم مرة ستتواصل مع أصحاب المصلحة في المشروع؟
- ما نوع المعلومات المهمة التي ينبغي مشاركتها؟
- كيف ستتم مشاركة المعلومات؟
2) اختر طريقة الاتصال
حدد معايير الاتصال عن طريق تسمية طريقة اتصال والالتزام بها. هذا يحافظ على توقعات الاتصال لتحسين مستوى الوعي وتقليل الطاقة الذهنية المطلوبة منهم. التواصل من قالب يضمن أيضًا أن الجميع على نفس الصفحة وأن تقبُّل المعلومات عادل. قد يبدو شكل الاتصال الذي تستخدمه مختلفًا وفقًا للمشروع. يمكنك اعتبار:
- البريد الإلكتروني
- عرض تقديمي
- اجتماعات مباشرة
- اجتماع عبر مكالمة فيديو
- نشر مدونة
- ملخص المشروع
- مكالمة هاتفية
تحدث الاتصالات الداخلية في مجموعة متنوعة من الأماكن. ستوفر وقتًا عندما تضع ورقة واحدة لاستخدامها في التواصل بمعلومات المشروع المهمة.
3) حدد تكرار الاتصالات
سيختلف مدى تكرار الاتصال بناءً على الجداول الزمنية للمشروع، الاحتياجات، وأصحاب المصلحة. فكر في تحديد توقعات تكرار الاتصال منذ اليوم الأول للمشروع، بحيث يعرف أصحاب المصلحة ما هو متوقع منهم وزيادة الإنتاجية. يمكن أن يكون تكرار التواصل موجهًا بالوقت أو الفعل.
عند التواصل حول مشروعك، قد ت:ق
- تتواصل على أساس زمني: يوميًا، أسبوعيًا، شهريًا، أو ربع سنوي.
- تتواصل بتواتر بناءً على الحدث: عندما يتم إنجاز مهمة، إجراء، أو معلم.
4) تحديد الملاك، أصحاب المصلحة، والجمهور
من هو المسؤول عن التواصل بآخر التحديثات للمشروع؟ من سيستقبل هذه الإشعارات؟ الخطوة الرابعة من إنشاء خطة الاتصال بالمشروع هي تحديد الجمهور الذي سيستقبل الاتصال وأيضًا من هو المسؤول عن الاتصال. فكر في إنشاء جدول بيانات يحمل أسماء جميع أصحاب المصلحة، معلومات الاتصال ذات الصلة، ودورهم في المشروع. حدد توقعات المرسلين والجمهور حول متى، كيف، وماذا سيتم التواصل. تأكد من أن جميع أصحاب المصلحة في المشروع على نفس الصفحة.
5) تحديد استراتيجية الاتصال
تحدد استراتيجية الاتصال توقعات الاتصال. ستحدد أهداف خطة الاتصال بمشروعك، ما ينبغي أن يتوقعه أصحاب المصلحة من كل جزء من أجزاء التواصل تلك التي يتلقونها بخصوص المشروع. الأدوات التي تستخدمها للتواصل تشكل أيضًا عنصرًا رئيسيًا في استراتيجيتك الاتصال.
فكر في إبلاغ أصحاب المصلحة هنا. اسألهم عن طرق الاتصال أو الأدوات التي يفضلون استخدامها. ما هي الوسائط التواصلية التي ستكون مناسبة لفرقكم؟
6) استخدام أدوات للتواصل بشأن خطة مشروعك
الأدوات التي تستخدمها للتواصل ستجعل مشروعك يسير بشكل محسن أو تعيقه. إذا كانت المعلومات موزعة عبر مصادر متعددة، يصبح من الصعب معرفة أي منها يمكن الوثوق به. بمجرد أن تجمع كل معلومات مشروعك، يمكنك التواصل حول مشروعك عبر سلاك، البريد الإلكتروني، أو أي شكل آخر من أشكال المراسلة. تأكد من الحفاظ على استمرار مصدر الحقيقة الوحيد محدثًا مع أي تحديثات للمشروع. هذا يثبت مكانًا واحدًا كمصدر موثوق لجميع معلومات المشروع. ستمنع أصحاب المصلحة من طرح أسئلة مكررة وتقلل من اللمسات المشتتة على الخبراء في الموضوع.
كيفية تنسيق خطة الاتصال بالمشروع
استخدم لغة واضحة وموجزة في خطة إدارة التواصل الخاصة بمشروعك. ستساعد القالب في الحفاظ على اتساق التواصل الخاص بك وعلى مسار مشروعك.
يجب أن تبدأ خطة التواصل الخاصة بمشروعك بتاريخ تحديثات التي تم الإعلان عنها. تابع ذلك مع تحديثات الحالة العامة أو أقسام فردية لكل تحديث خاص بالعضو في الفريق. قسّم هذا القسم إلى عناوين وعناوين فرعية بشكل يجعل أكثر حسًا لمشروعك وفريقك.
فكر في إضافة قسم للإشادات بالفريق أدناه. أنت تعرف بالفعل أنك تعمل مع فريق من الأفراد الموهوبين، فلماذا لا تمنحهم فرصة للظهور بشكل خاص جيد؟ حدد إنجازات معينة، أماكن تفوق فيها أصحاب المصلحة، وأفكار إبداعية تميزت في المشروع.
اختتم خطة التواصل بالمشروع بقسم يوضح ما يمكن توقعه في المرحلة التالية. وثق المرحلة القادمة من المشروع، بما في ذلك المهام، المعالم، وأي شيء آخر تراه ضروريًا.
لماذا تعتبر خطة الاتصال لمشروع الإدارة مهمة؟
ما هي فوائد وجود خطة الاتصال لمشروع الإدارة؟ بادئ ذي بدء، التواصل الواضح هو جوهر كل مشروع. سوء التفاهم يقود أصحاب المصلحة نحو مسار ضياع المعالم والفرص. متى كانت آخر مرة أتممت فيها مشروعًا بسلاسة دون تواصل منتظم؟ من المحتمل أن عدم التواصل يخلق حواجز يمكن الوقاية منها بخطة الاتصال بالمشروع.
خطة الاتصال بالمشروع:
- تحدد التوقعات حول متى سيستقبل أصحاب المصلحة التحديثات
- توفر فرصة للتغذية الراجعة
- تساعد في تجنب المخاطر والقضايا المحتملة
- تزيد من الإنتاجية بين الفرق
تحافظ خطة الاتصال بالمشروع على جميع أفراد فريقك في الصورة. تمنح كل صاحب مصلحة نفس التوقعات وتزيل الفجوات في المعرفة بالمشروع. تدعو إلى الشفافية. يجب أن يتم تنظيم خطة الاتصال بالمشروع بحيث تناسب احتياجات مشروعك وفريقك. قد تكون خطة التواصل الواضحة والموجزة تغييرًا كبيرًا في إدارة مشروعك.
فكر في جميع المشاريع التي عملت عليها خلال مسيرتك المهنية. هل جعل نقص الاتصال من الصعب تحقيق المواعيد المستهدفة؟ إذا كان الجواب هو "نعم"، فلن تكون الوحيد. الاتصال الضعيف أو الغامض هو نقطة ضعف أي مشروع.
الخبر الجيد؟ إنشاء خطة اتصال بمشروعك هو أمر سهل جداً. دعنا نلقي نظرة على نصائحنا وتوجهاتنا لخلق خطة فعالة وموجزة للاتصال بالمشاريع.
كيفية إنشاء خطة اتصال بمشروع
اللحظة التي تبدأ فيها مشروعاً هي عندما يجب أن تبدأ بالتفكير في كيفية التواصل طوال المشروع. طريقة بسيطة لبدء تخطيط التواصل الخاص بك بالمشروع هي محاذاته مع الجدول الزمني لمشروعك. فكر في متى وكيف تخطط للتواصل مع أصحاب المصلحة في مشروعك. اسأل نفسك الأسئلة التالية:
- من يحتاج إلى تلقي أي نوع من الاتصال؟
- ما هي القناة الرئيسية للاتصال؟
- كم مرة تحتاج إلى التواصل؟
ستحتاج أيضاً إلى تحديد أي من أصحاب المصلحة مسؤول عن التواصل مع أي تحديثات. تأكد من أن كل صاحب مصلحة يفهم دوره، حتى لا تضيع أي رسائل.
ما هي خطة الاتصال بالمشروع؟
خطة الاتصال بالمشروع هي مصدر واحد حقيقي يحدد كيفية التواصل بمعلومات المشروع المهمة إلى أصحاب المصلحة. إنها تساعد أصحاب المصلحة على معرفة متى وكيف يجب أن يتوقعوا تحديثات المشروع. يمكن أن تتضمن خطة الاتصال بالمشروع كيفية التواصل داخلياً وخارجياً.
تذكر أن خطة الاتصال بالمشروع هي كيفية واضحة للتواصل طوال المشروع. إنها لا تتضمن جداول زمنية للمشاريع، معالم، موارد، أو أي معلومات أخرى قد تترافق مع المشروع.
تحديثات المشاريع الجيدة تتعلق بأكثر من مجرد مشاركة المعلومات. إذا كانت اتصالات مشروعك مخزنة جميعها في مكان واحد وكان هناك مسار واضح لتوزيع المعلومات على أصحاب المصلحة في المشروع، فستكون لديك سير عمل سلس من اليوم الأول.
خطة الاتصال مقابل خطة الاتصال بالمشروع
يمكن أن تعني خطة الاتصال أي شيء من خطة العلاقات العامة إلى كيف ستتواصل مع الموظفين داخلياً، بينما تركز خطة المشروع على اتصالات المشروع.
نصائح الاتصال في عصر الفرق البعيدة والهجينة
البيئات البعيدة والهجينة هي الواقع الجديد للعديد من المنظمات. هذا يخلق تحديًا إضافيًا عندما يتعلق الأمر بالتواصل. يجب على الفرق التكيف لاستيعاب البريد الإلكتروني، الرسائل المباشرة، وأشكال أخرى من التواصل غير المتزامن، التي تعتبر الآن الشكل الرئيسي لمشاركة ونشر المعرفة. ومع ذلك، فإن التواصل الواضح أكثر أهمية من أي وقت مضى.
تريد التأكد من أن أصحاب المصلحة في مشروعك يحصلون على المعلومات التي يحتاجونها لأداء مسؤولياتهم، ولكن ليس كل قطعة من المعلومات الممكنة حول المشروع بأكمله (حسب دورهم). الكثير من المعلومات قد يكون مرهقًا، والعقول البشرية يمكنها الاحتفاظ بحد معين قبل أن تبدأ في تجاهل المعرفة الجديدة. اجعل تواصلك موجزًا واتبعه بقالب يمكن تصفحه.
5 خطوات بسيطة لإنشاء خطة اتصال بالمشروع
1) حدد أهداف الاتصال
قبل أن تبدأ في هيكلة خطة التواصل الخاصة بمشروعك، تحتاج إلى تحديد أهداف اتصال المشروع. يمكن أن تتخذ هذه الأهداف شكل تكرار التحديثات، أفضل الممارسات للاتصالات الداخلية، أو مكان وجود جميع معلومات مشروعك. اسأل نفسك الأسئلة التالية أثناء البدء في بناء خطتك:
- كم مرة ستتواصل مع أصحاب المصلحة في المشروع؟
- ما نوع المعلومات المهمة التي ينبغي مشاركتها؟
- كيف ستتم مشاركة المعلومات؟
2) اختر طريقة الاتصال
حدد معايير الاتصال عن طريق تسمية طريقة اتصال والالتزام بها. هذا يحافظ على توقعات الاتصال لتحسين مستوى الوعي وتقليل الطاقة الذهنية المطلوبة منهم. التواصل من قالب يضمن أيضًا أن الجميع على نفس الصفحة وأن تقبُّل المعلومات عادل. قد يبدو شكل الاتصال الذي تستخدمه مختلفًا وفقًا للمشروع. يمكنك اعتبار:
- البريد الإلكتروني
- عرض تقديمي
- اجتماعات مباشرة
- اجتماع عبر مكالمة فيديو
- نشر مدونة
- ملخص المشروع
- مكالمة هاتفية
تحدث الاتصالات الداخلية في مجموعة متنوعة من الأماكن. ستوفر وقتًا عندما تضع ورقة واحدة لاستخدامها في التواصل بمعلومات المشروع المهمة.
3) حدد تكرار الاتصالات
سيختلف مدى تكرار الاتصال بناءً على الجداول الزمنية للمشروع، الاحتياجات، وأصحاب المصلحة. فكر في تحديد توقعات تكرار الاتصال منذ اليوم الأول للمشروع، بحيث يعرف أصحاب المصلحة ما هو متوقع منهم وزيادة الإنتاجية. يمكن أن يكون تكرار التواصل موجهًا بالوقت أو الفعل.
عند التواصل حول مشروعك، قد ت:ق
- تتواصل على أساس زمني: يوميًا، أسبوعيًا، شهريًا، أو ربع سنوي.
- تتواصل بتواتر بناءً على الحدث: عندما يتم إنجاز مهمة، إجراء، أو معلم.
4) تحديد الملاك، أصحاب المصلحة، والجمهور
من هو المسؤول عن التواصل بآخر التحديثات للمشروع؟ من سيستقبل هذه الإشعارات؟ الخطوة الرابعة من إنشاء خطة الاتصال بالمشروع هي تحديد الجمهور الذي سيستقبل الاتصال وأيضًا من هو المسؤول عن الاتصال. فكر في إنشاء جدول بيانات يحمل أسماء جميع أصحاب المصلحة، معلومات الاتصال ذات الصلة، ودورهم في المشروع. حدد توقعات المرسلين والجمهور حول متى، كيف، وماذا سيتم التواصل. تأكد من أن جميع أصحاب المصلحة في المشروع على نفس الصفحة.
5) تحديد استراتيجية الاتصال
تحدد استراتيجية الاتصال توقعات الاتصال. ستحدد أهداف خطة الاتصال بمشروعك، ما ينبغي أن يتوقعه أصحاب المصلحة من كل جزء من أجزاء التواصل تلك التي يتلقونها بخصوص المشروع. الأدوات التي تستخدمها للتواصل تشكل أيضًا عنصرًا رئيسيًا في استراتيجيتك الاتصال.
فكر في إبلاغ أصحاب المصلحة هنا. اسألهم عن طرق الاتصال أو الأدوات التي يفضلون استخدامها. ما هي الوسائط التواصلية التي ستكون مناسبة لفرقكم؟
6) استخدام أدوات للتواصل بشأن خطة مشروعك
الأدوات التي تستخدمها للتواصل ستجعل مشروعك يسير بشكل محسن أو تعيقه. إذا كانت المعلومات موزعة عبر مصادر متعددة، يصبح من الصعب معرفة أي منها يمكن الوثوق به. بمجرد أن تجمع كل معلومات مشروعك، يمكنك التواصل حول مشروعك عبر سلاك، البريد الإلكتروني، أو أي شكل آخر من أشكال المراسلة. تأكد من الحفاظ على استمرار مصدر الحقيقة الوحيد محدثًا مع أي تحديثات للمشروع. هذا يثبت مكانًا واحدًا كمصدر موثوق لجميع معلومات المشروع. ستمنع أصحاب المصلحة من طرح أسئلة مكررة وتقلل من اللمسات المشتتة على الخبراء في الموضوع.
كيفية تنسيق خطة الاتصال بالمشروع
استخدم لغة واضحة وموجزة في خطة إدارة التواصل الخاصة بمشروعك. ستساعد القالب في الحفاظ على اتساق التواصل الخاص بك وعلى مسار مشروعك.
يجب أن تبدأ خطة التواصل الخاصة بمشروعك بتاريخ تحديثات التي تم الإعلان عنها. تابع ذلك مع تحديثات الحالة العامة أو أقسام فردية لكل تحديث خاص بالعضو في الفريق. قسّم هذا القسم إلى عناوين وعناوين فرعية بشكل يجعل أكثر حسًا لمشروعك وفريقك.
فكر في إضافة قسم للإشادات بالفريق أدناه. أنت تعرف بالفعل أنك تعمل مع فريق من الأفراد الموهوبين، فلماذا لا تمنحهم فرصة للظهور بشكل خاص جيد؟ حدد إنجازات معينة، أماكن تفوق فيها أصحاب المصلحة، وأفكار إبداعية تميزت في المشروع.
اختتم خطة التواصل بالمشروع بقسم يوضح ما يمكن توقعه في المرحلة التالية. وثق المرحلة القادمة من المشروع، بما في ذلك المهام، المعالم، وأي شيء آخر تراه ضروريًا.
لماذا تعتبر خطة الاتصال لمشروع الإدارة مهمة؟
ما هي فوائد وجود خطة الاتصال لمشروع الإدارة؟ بادئ ذي بدء، التواصل الواضح هو جوهر كل مشروع. سوء التفاهم يقود أصحاب المصلحة نحو مسار ضياع المعالم والفرص. متى كانت آخر مرة أتممت فيها مشروعًا بسلاسة دون تواصل منتظم؟ من المحتمل أن عدم التواصل يخلق حواجز يمكن الوقاية منها بخطة الاتصال بالمشروع.
خطة الاتصال بالمشروع:
- تحدد التوقعات حول متى سيستقبل أصحاب المصلحة التحديثات
- توفر فرصة للتغذية الراجعة
- تساعد في تجنب المخاطر والقضايا المحتملة
- تزيد من الإنتاجية بين الفرق
تحافظ خطة الاتصال بالمشروع على جميع أفراد فريقك في الصورة. تمنح كل صاحب مصلحة نفس التوقعات وتزيل الفجوات في المعرفة بالمشروع. تدعو إلى الشفافية. يجب أن يتم تنظيم خطة الاتصال بالمشروع بحيث تناسب احتياجات مشروعك وفريقك. قد تكون خطة التواصل الواضحة والموجزة تغييرًا كبيرًا في إدارة مشروعك.
.webp)
.webp)
