Project Communication Plan Templates, Examples & How-To

Réfléchissez à tous les projets sur lesquels vous avez travaillé au cours de votre carrière. Un manque de communication a-t-il rendu difficile le respect des délais ciblés ? Si la réponse est "oui", vous ne seriez pas le seul. Une communication pauvre ou floue est le talon d'Achille de la réussite de tout projet.  

La bonne nouvelle ? Établir votre propre plan de communication de projet est un jeu d'enfant. Examinons nos conseils et astuces recommandés pour créer un plan de communication de projet efficace et concis.

Comment créer un plan de communication de projet

Le moment où vous lancez un projet est celui où vous devez commencer à penser à comment vous allez communiquer tout au long du projet. Une façon simple de commencer à esquisser votre plan de communication de projet est de l'aligner avec votre chronologie de projet. Réfléchissez à quand et comment vous prévoyez de communiquer avec les parties prenantes de votre projet. Posez-vous les questions suivantes :

• Qui doit recevoir quels types de communication ?
• Quel est le principal canal de communication ?
• À quelle fréquence devez-vous communiquer ? 
  

Vous devez également définir quelles parties prenantes sont responsables de la communication de quelles mises à jour. Assurez-vous que chaque partie prenante comprend son rôle, afin qu'aucun message ne passe à travers les mailles du filet.

Qu'est-ce qu'un plan de communication de projet ?

Un plan de communication de projet est une source unique de vérité qui définit comment vous allez communiquer des informations importantes sur le projet aux parties prenantes. Cela aide les parties prenantes à savoir quand et comment elles doivent s'attendre à recevoir des mises à jour sur le projet. Votre plan de communication de projet peut inclure comment vous allez communiquer tant en interne qu'en externe. 

Gardez à l'esprit qu'un plan de communication de projet est une déclaration de la façon de communiquer tout au long du projet. Il n'inclut pas les chronologies du projet, les repères, les ressources ou toute autre information qui pourrait accompagner un projet.

De superbes mises à jour de projet concernent plus que le simple partage d'informations. Si vos communications de projet sont toutes stockées au même endroit et qu'il existe un chemin clair pour distribuer les informations aux parties prenantes, vous aurez un flux de travail de projet rationalisé dès le premier jour.

Plan de communication ou plan de communication de projet

Un plan de communication peut signifier n'importe quoi, d'un plan PR à la façon dont vous allez communiquer avec les employés en interne, tandis qu'un plan de projet se concentre sur les communications de projet.

Conseils de communication à l'ère des équipes distantes et hybrides

Les environnements de travail à distance et hybrides sont la nouvelle réalité pour de nombreuses organisations. Cela crée un défi supplémentaire en matière de communication. Les équipes doivent s'adapter pour tenir compte des e-mails, des DMs et d'autres formes de communication asynchrone, qui sont désormais la principale forme de partage et de diffusion des connaissances. Cela dit, une communication claire est plus importante que jamais. 

Vous voulez vous assurer que vos parties prenantes de projet reçoivent les informations dont elles ont besoin pour assumer leurs responsabilités, mais pas chaque morceau d'information possible pour l'ensemble du projet (selon leur rôle). Trop d'informations est accablant, et le cerveau humain ne peut retenir que tant de choses avant de commencer à rejeter de nouvelles connaissances. Gardez votre communication concise et tenez-vous à un modèle qui soit facile à parcourir.

5 étapes simples pour créer un plan de communication de projet

1) Déterminez les objectifs de communication

Avant de commencer à structurer votre plan de communication de projet, vous devez définir vos objectifs de communication projet. Ces objectifs pourraient prendre la forme de la fréquence de mise à jour, des meilleures pratiques pour la communication interne ou de l'endroit où toutes vos informations de projet seront stockées. Posez-vous les questions suivantes lorsque vous commencez à établir votre plan :

• À quelle fréquence allez-vous communiquer avec les parties prenantes de projet ?
• Quel type d'information est important à partager ?
• Comment l'information sera-t-elle partagée ?

2) Choisissez la méthode de communication

Définissez les normes de communication en nommant une méthode de communication et en vous y tenant. Cela rend la communication prévisible pour les parties prenantes, nécessitant moins d'énergie mentale de leur part. Communiquer à partir d'un modèle garantit également que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que la réception d'informations est équitable. Le mode de communication que vous utilisez peut varier en fonction du projet. Vous pouvez considérer :

• E-mails
• Présentation
• Réunions en personne
• Démarrage d'appel vidéo
• Article de blog
• Bref projet
• Appel téléphonique
  

Les communications internes se font dans divers lieux. Vous gagnerez du temps si vous utilisez un seul document pour communiquer des informations de projet importantes. 

3) Définir la fréquence de communication 

La fréquence de votre communication variera en fonction des chronologies de votre projet, de vos besoins et de votre public. Envisagez d'établir les attentes en matière de fréquence de communication dès le premier jour du projet, afin que les parties prenantes sachent ce qui est attendu d'elles et pour augmenter la productivité. La fréquence de communication peut être basée sur la date ou l'action.

Lorsque vous communiquez sur votre projet, vous pourriez : 

• Communiquer selon une base chronologique : quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou trimestriellement. 
• Communiquer selon une fréquence basée sur l'action : lorsque une tâche, une action, un jalon, etc. est terminé

4) Identifier les propriétaires, les parties prenantes et le public 

Qui est responsable de la communication des mises à jour du projet ? Qui recevra ces notifications ? La quatrième étape pour établir votre plan de communication de projet est de définir le public de communication ainsi que qui est responsable de la communication. Envisagez de créer une feuille de calcul contenant les noms de toutes les parties prenantes, les informations de contact pertinentes et leur rôle dans le projet. Définissez une attente pour les communicateurs et le public quant au quand, comment et quoi communiquer. Assurez-vous que toutes les parties prenantes du projet sont sur la même longueur d'onde. 

5) Définir la stratégie de communication 

Une stratégie de communication établit les attentes en matière de communication. Vous indiquerez les objectifs de votre plan de communication de projet, en précisant ce que les parties prenantes doivent anticiper de chaque élément de communication qu'elles reçoivent à propos du projet. Les outils que vous utilisez pour communiquer sont également un élément clé de votre stratégie de communication. 

Envisagez d'impliquer vos parties prenantes ici. Demandez-leur quelles méthodes de communication ou quels outils ils préfèrent utiliser. Quels moyens de communication vont résonner avec votre équipe ?

6) Utilisez des outils pour communiquer votre plan de projet

Les outils que vous utilisez pour communiquer vont soit rationaliser votre projet, soit l'entraver. Si les informations sont dispersées sur plusieurs sources, il devient difficile de savoir à quoi se fier. Une fois que vous avez rassemblé toutes vos informations de projet, vous pouvez communiquer à propos de votre projet via Slack, e-mail ou tout autre moyen de messagerie. Assurez-vous simplement de maintenir votre source unique de vérité à jour avec toute mise à jour de projet. Cela établit un emplacement comme la source fiable de toutes les informations sur le projet. Vous éviterez que les parties prenantes posent des questions répétées et réduirez les sollicitations auprès des experts en la matière. 

Comment formater un plan de communication de projet

Utilisez un langage clair et concis dans votre plan de communication de gestion de projet. Un modèle aidera à garder votre communication cohérente et votre projet sur la bonne voie. 

Votre modèle de plan de communication de projet doit commencer par la date des mises à jour annoncées. Suivez cela par des mises à jour de statut générales ou des sections individualisées pour les mises à jour de chaque membre de l'équipe. Découpez cette section en titres et sous-titres d'une manière qui a du sens pour votre projet et votre équipe. 

Envisagez d'ajouter une section pour les félicitations d'équipe en dessous. Vous savez déjà que vous travaillez avec une équipe d'individus talentueux, alors pourquoi ne pas mettre en lumière ceux qui ont particulièrement bien réussi récemment ? Identifiez des réalisations spécifiques, des endroits où les parties prenantes ont excellé et des idées créatives qui ont élevé le projet. 

Terminez le plan de communication de projet avec une section indiquant ce que les parties prenantes peuvent s'attendre à se passer ensuite. Documentez la prochaine étape du projet, y compris les tâches, les jalons et tout ce que vous jugez nécessaire. 

Pourquoi un plan de communication en gestion de projet est-il important ?

Quels sont les avantages d'avoir un plan de communication en gestion de projet ? Pour commencer, une communication claire est le cœur de chaque projet. Une mauvaise communication conduit les parties prenantes sur un chemin de jalons et d'opportunités manqués. Quand avez-vous terminé un projet sans communication régulière pour la dernière fois ? Il y a de fortes chances qu'un manque de communication crée des obstacles qui peuvent être évités avec un plan de communication de projet. 

Un plan de communication de projet :

• Établit des attentes quant à la date à laquelle les parties prenantes recevront des mises à jour
• Offre une opportunité de retour d'information 
• Aide à éviter les risques et problèmes potentiels 
• Augmente la productivité des équipes 
  

Un plan de communication de projet maintient toute votre équipe informée. Il donne à chaque partie prenante les mêmes attentes et supprime les lacunes dans la connaissance du projet. Il invite à la transparence. Votre plan de communication de projet doit être structuré pour répondre aux besoins de votre projet et de votre équipe. Un plan de communication de projet clair et succinct pourrait changer la donne pour votre gestion de projet.