Project Communication Plan Templates, Examples & How-To
Use estes modelos para atualizações regulares sobre informações importantes do projeto, atualizações e conquistas.
Obtenha dicas e truques recomendados para criar um plano eficaz e conciso para a comunicação do projeto.
Pense em todos os projetos nos quais você trabalhou ao longo de sua carreira. A falta de comunicação dificultou o cumprimento das metas estabelecidas? Se a resposta for “sim”, você não seria o único. Uma comunicação ruim ou pouco clara é o ponto fraco do sucesso de qualquer projeto.
A boa notícia? Estabelecer seu próprio plano de comunicação de projeto é muito fácil. Vamos dar uma olhada em nossas dicas e truques recomendados para criar um plano eficaz e conciso para a comunicação do projeto.
Como criar um plano de comunicação de projeto
O momento em que você inicia um projeto é quando deve começar a pensar sobre como você irá comunicar-se ao longo do projeto. Uma maneira simples de começar a delinear seu plano de comunicação do projeto é alinhá-lo com o cronograma do projeto. Pense em quando e como você planeja se comunicar com os interessados do seu projeto. Pergunte a si mesmo as seguintes perguntas:
- Quem precisa receber quais tipos de comunicação?
- Qual é o principal canal de comunicação?
- Com que frequência você precisa se comunicar?
Você também vai querer definir quais interessados são responsáveis por comunicar quais atualizações. Certifique-se de que cada interessado entenda seu papel, para que nenhuma mensagem se perca.
O que é um plano de comunicação de projeto?
Um plano de comunicação de projeto é uma única fonte de verdade que define como você irá comunicar informações importantes do projeto aos interessados. Ajuda os interessados a saber quando e como devem esperar atualizações sobre o projeto. Seu plano de comunicação do projeto pode incluir como você irá se comunicar tanto interna quanto externamente.
Lembre-se de que um plano de comunicação de projeto é um como fazer para se comunicar ao longo do projeto. Não inclui cronogramas de projetos, marcos, recursos ou qualquer outra informação que possa acompanhar um projeto.
Atualizações de projetos incríveis são mais do que apenas compartilhar informações. Se as suas comunicações do projeto estão todas armazenadas em um só lugar e há um caminho claro para distribuir informações para os interessados, você terá um fluxo de trabalho de projeto simplificado desde o primeiro dia.
Plano de comunicação vs plano de comunicação de projeto
Um plano de comunicação pode significar qualquer coisa, desde um plano de PR até como você vai se comunicar com os funcionários internamente, enquanto um plano de projeto foca nas comunicações do projeto.
Dicas de comunicação na era de equipes remotas e híbridas
Ambientes de trabalho remotos e híbridos são a nova realidade para muitas organizações. Isso cria um desafio adicional quando se trata de se comunicar. As equipes devem se ajustar para acomodar e-mails, mensagens diretas e outras formas de comunicação assíncrona, agora sendo a principal forma de compartilhar e difundir conhecimento. Dito isso, a comunicação clara é mais importante do que nunca.
Você quer garantir que seus interessados do projeto estão recebendo as informações de que precisam para realizar suas responsabilidades, mas não cada peça possível de informação para o projeto inteiro (dependendo de seu papel). Informação demais é esmagadora, e os cérebros humanos só podem manter tantas informações antes de começarem a descartar novos conhecimentos. Mantenha sua comunicação concisa e siga um modelo que seja fácil de ler.
5 passos simples para criar um plano de comunicação de projeto
1) Determine os objetivos de comunicação
Antes de começar a estruturar seu plano de comunicação de projeto, você precisa definir os objetivos de comunicação do seu projeto. Esses objetivos podem assumir a forma de frequência de atualização, melhores práticas para comunicação interna, ou onde todas as informações do seu projeto estarão. Pergunte a si mesmo as seguintes perguntas ao começar a construir seu plano:
- Com que frequência você se comunicará com os interessados do projeto?
- Que tipo de informação é importante compartilhar?
- Como a informação será compartilhada?
2) Escolha o método de comunicação
Defina os padrões de comunicação nomeando um método de comunicação e mantendo-o. Isso mantém a comunicação previsível para os interessados, exigindo menos energia mental deles. Comunicar-se a partir de um modelo também garante que todos estejam na mesma página e que o recebimento de informações seja equitativo. O modo de comunicação que você usa pode parecer diferente dependendo do projeto. Você pode considerar:
- E-mails
- Apresentação
- Reuniões presenciais
- Chamada de vídeo para início
- Postagem em blog
- Resumo do projeto
- Telefone
As comunicações internas acontecem em uma variedade de lugares. Você economizará tempo ao usar um único documento para comunicar informações importantes do projeto.
3) Definir a frequência de comunicação
Com que frequência você se comunicará variará com base nos cronogramas do projeto, necessidades e interessados. Considere estabelecer as expectativas para a frequência de comunicação desde o primeiro dia do projeto, para que os interessados saibam o que é esperado deles e para aumentar a produtividade. A frequência de comunicação pode ser baseada em data ou ação.
Ao se comunicar sobre seu projeto, você pode:
- Comunicar-se com base em cronograma: diariamente, semanalmente, mensalmente ou trimestralmente.
- Comunicar-se com frequência baseada em ações: quando uma tarefa, ação, marco, etc. é concluído
4) Identifique os responsáveis, interessados e o público
Quem é responsável por comunicar as atualizações do projeto? Quem receberá essas notificações? A quarta etapa para estabelecer seu plano de comunicação do projeto é definir o público da comunicação, bem como quem é responsável pela comunicação. Considere fazer uma planilha que contenha os nomes de todos os interessados, informações de contato relevantes e seu papel no projeto. Defina uma expectativa para os comunicadores e o público sobre quando, como e o que será comunicado. Certifique-se de que todos os interessados do projeto estejam na mesma página.
5) Definir a estratégia de comunicação
Uma estratégia de comunicação estabelece expectativas de comunicação. Você declarará os objetivos do seu plano de comunicação do projeto, dizendo o que os interessados devem esperar receber de cada peça de comunicação sobre o projeto. As ferramentas que você usa para se comunicar também são um elemento chave da sua estratégia de comunicação.
Considere incluir seus interessados aqui. Pergunte a eles quais métodos de comunicação ou ferramentas eles preferem usar. Quais meios de comunicação vão ressoar com sua equipe?
6) Use ferramentas para comunicar seu plano de projeto
As ferramentas que você usa para se comunicar agilizarão ou dificultarão seu projeto. Se a informação estiver espalhada em várias fontes, fica difícil saber no que confiar. Uma vez que você tenha reunido todas as informações do seu projeto, você pode se comunicar sobre seu projeto através do Slack, e-mail ou qualquer outra mensagem. Apenas certifique-se de manter sua única fonte de verdade atualizada com quaisquer atualizações do projeto. Isso estabelece um local como a fonte confiável para todas as informações do projeto. Você evitará que os interessados façam perguntas repetidas e reduzirá as interrupções em especialistas em assuntos.
Como formatar um plano de comunicação de projeto
Use uma linguagem clara e concisa em seu plano de comunicação de gerenciamento de projeto. Um modelo ajudará a manter sua comunicação consistente e seu projeto no caminho certo.
Seu modelo de plano de comunicação de projeto deve começar com a data das atualizações sendo anunciadas. Siga isso com atualizações de status gerais ou seções individuais para as atualizações de cada membro da equipe. Divida essa seção em cabeçalhos e subtítulos de maneira que faça mais sentido para seu projeto e equipe.
Considere adicionar uma seção para homenagens à equipe abaixo disso. Você já sabe que está trabalhando com uma equipe de indivíduos talentosos, então por que não destacar aqueles que se destacaram especialmente bem recentemente? Identifique conquistas específicas, lugares onde os interessados se destacaram e ideias criativas que elevaram o projeto.
Feche o plano de comunicação do projeto com uma seção listando o que os interessados podem esperar que aconteça a seguir. Documente a próxima fase do projeto, incluindo tarefas, marcos e qualquer outra coisa que você considerar necessária.
Por que um plano de comunicação de gerenciamento de projeto é importante?
Quais são os benefícios de ter um plano de comunicação de gerenciamento de projeto? Para começar, a comunicação clara é o cerne de cada projeto. A falta de comunicação leva os interessados a um caminho de marcos e oportunidades perdidas. Quando foi a última vez que você concluiu um projeto sem comunicação regular? As chances são de que a falta de comunicação cria obstáculos que podem ser evitados com um plano de comunicação de projeto.
Um plano de comunicação de projeto:
- Define expectativas sobre quando os interessados receberão atualizações
- Oferece uma oportunidade para feedback
- Ajuda a evitar potenciais riscos e problemas
- Aumenta a produtividade entre as equipes
Um plano de comunicação de projeto mantém toda a sua equipe informada. Dá a cada interessado as mesmas expectativas e remove lacunas no conhecimento do projeto. Convida à transparência. Seu plano de comunicação de projeto deve ser definido para se ajustar às necessidades do seu projeto e da sua equipe. Um plano de comunicação de projetos claro e sucinto pode ser um divisor de águas para o seu gerenciamento de projeto.
Pense em todos os projetos nos quais você trabalhou ao longo de sua carreira. A falta de comunicação dificultou o cumprimento das metas estabelecidas? Se a resposta for “sim”, você não seria o único. Uma comunicação ruim ou pouco clara é o ponto fraco do sucesso de qualquer projeto.
A boa notícia? Estabelecer seu próprio plano de comunicação de projeto é muito fácil. Vamos dar uma olhada em nossas dicas e truques recomendados para criar um plano eficaz e conciso para a comunicação do projeto.
Como criar um plano de comunicação de projeto
O momento em que você inicia um projeto é quando deve começar a pensar sobre como você irá comunicar-se ao longo do projeto. Uma maneira simples de começar a delinear seu plano de comunicação do projeto é alinhá-lo com o cronograma do projeto. Pense em quando e como você planeja se comunicar com os interessados do seu projeto. Pergunte a si mesmo as seguintes perguntas:
- Quem precisa receber quais tipos de comunicação?
- Qual é o principal canal de comunicação?
- Com que frequência você precisa se comunicar?
Você também vai querer definir quais interessados são responsáveis por comunicar quais atualizações. Certifique-se de que cada interessado entenda seu papel, para que nenhuma mensagem se perca.
O que é um plano de comunicação de projeto?
Um plano de comunicação de projeto é uma única fonte de verdade que define como você irá comunicar informações importantes do projeto aos interessados. Ajuda os interessados a saber quando e como devem esperar atualizações sobre o projeto. Seu plano de comunicação do projeto pode incluir como você irá se comunicar tanto interna quanto externamente.
Lembre-se de que um plano de comunicação de projeto é um como fazer para se comunicar ao longo do projeto. Não inclui cronogramas de projetos, marcos, recursos ou qualquer outra informação que possa acompanhar um projeto.
Atualizações de projetos incríveis são mais do que apenas compartilhar informações. Se as suas comunicações do projeto estão todas armazenadas em um só lugar e há um caminho claro para distribuir informações para os interessados, você terá um fluxo de trabalho de projeto simplificado desde o primeiro dia.
Plano de comunicação vs plano de comunicação de projeto
Um plano de comunicação pode significar qualquer coisa, desde um plano de PR até como você vai se comunicar com os funcionários internamente, enquanto um plano de projeto foca nas comunicações do projeto.
Dicas de comunicação na era de equipes remotas e híbridas
Ambientes de trabalho remotos e híbridos são a nova realidade para muitas organizações. Isso cria um desafio adicional quando se trata de se comunicar. As equipes devem se ajustar para acomodar e-mails, mensagens diretas e outras formas de comunicação assíncrona, agora sendo a principal forma de compartilhar e difundir conhecimento. Dito isso, a comunicação clara é mais importante do que nunca.
Você quer garantir que seus interessados do projeto estão recebendo as informações de que precisam para realizar suas responsabilidades, mas não cada peça possível de informação para o projeto inteiro (dependendo de seu papel). Informação demais é esmagadora, e os cérebros humanos só podem manter tantas informações antes de começarem a descartar novos conhecimentos. Mantenha sua comunicação concisa e siga um modelo que seja fácil de ler.
5 passos simples para criar um plano de comunicação de projeto
1) Determine os objetivos de comunicação
Antes de começar a estruturar seu plano de comunicação de projeto, você precisa definir os objetivos de comunicação do seu projeto. Esses objetivos podem assumir a forma de frequência de atualização, melhores práticas para comunicação interna, ou onde todas as informações do seu projeto estarão. Pergunte a si mesmo as seguintes perguntas ao começar a construir seu plano:
- Com que frequência você se comunicará com os interessados do projeto?
- Que tipo de informação é importante compartilhar?
- Como a informação será compartilhada?
2) Escolha o método de comunicação
Defina os padrões de comunicação nomeando um método de comunicação e mantendo-o. Isso mantém a comunicação previsível para os interessados, exigindo menos energia mental deles. Comunicar-se a partir de um modelo também garante que todos estejam na mesma página e que o recebimento de informações seja equitativo. O modo de comunicação que você usa pode parecer diferente dependendo do projeto. Você pode considerar:
- E-mails
- Apresentação
- Reuniões presenciais
- Chamada de vídeo para início
- Postagem em blog
- Resumo do projeto
- Telefone
As comunicações internas acontecem em uma variedade de lugares. Você economizará tempo ao usar um único documento para comunicar informações importantes do projeto.
3) Definir a frequência de comunicação
Com que frequência você se comunicará variará com base nos cronogramas do projeto, necessidades e interessados. Considere estabelecer as expectativas para a frequência de comunicação desde o primeiro dia do projeto, para que os interessados saibam o que é esperado deles e para aumentar a produtividade. A frequência de comunicação pode ser baseada em data ou ação.
Ao se comunicar sobre seu projeto, você pode:
- Comunicar-se com base em cronograma: diariamente, semanalmente, mensalmente ou trimestralmente.
- Comunicar-se com frequência baseada em ações: quando uma tarefa, ação, marco, etc. é concluído
4) Identifique os responsáveis, interessados e o público
Quem é responsável por comunicar as atualizações do projeto? Quem receberá essas notificações? A quarta etapa para estabelecer seu plano de comunicação do projeto é definir o público da comunicação, bem como quem é responsável pela comunicação. Considere fazer uma planilha que contenha os nomes de todos os interessados, informações de contato relevantes e seu papel no projeto. Defina uma expectativa para os comunicadores e o público sobre quando, como e o que será comunicado. Certifique-se de que todos os interessados do projeto estejam na mesma página.
5) Definir a estratégia de comunicação
Uma estratégia de comunicação estabelece expectativas de comunicação. Você declarará os objetivos do seu plano de comunicação do projeto, dizendo o que os interessados devem esperar receber de cada peça de comunicação sobre o projeto. As ferramentas que você usa para se comunicar também são um elemento chave da sua estratégia de comunicação.
Considere incluir seus interessados aqui. Pergunte a eles quais métodos de comunicação ou ferramentas eles preferem usar. Quais meios de comunicação vão ressoar com sua equipe?
6) Use ferramentas para comunicar seu plano de projeto
As ferramentas que você usa para se comunicar agilizarão ou dificultarão seu projeto. Se a informação estiver espalhada em várias fontes, fica difícil saber no que confiar. Uma vez que você tenha reunido todas as informações do seu projeto, você pode se comunicar sobre seu projeto através do Slack, e-mail ou qualquer outra mensagem. Apenas certifique-se de manter sua única fonte de verdade atualizada com quaisquer atualizações do projeto. Isso estabelece um local como a fonte confiável para todas as informações do projeto. Você evitará que os interessados façam perguntas repetidas e reduzirá as interrupções em especialistas em assuntos.
Como formatar um plano de comunicação de projeto
Use uma linguagem clara e concisa em seu plano de comunicação de gerenciamento de projeto. Um modelo ajudará a manter sua comunicação consistente e seu projeto no caminho certo.
Seu modelo de plano de comunicação de projeto deve começar com a data das atualizações sendo anunciadas. Siga isso com atualizações de status gerais ou seções individuais para as atualizações de cada membro da equipe. Divida essa seção em cabeçalhos e subtítulos de maneira que faça mais sentido para seu projeto e equipe.
Considere adicionar uma seção para homenagens à equipe abaixo disso. Você já sabe que está trabalhando com uma equipe de indivíduos talentosos, então por que não destacar aqueles que se destacaram especialmente bem recentemente? Identifique conquistas específicas, lugares onde os interessados se destacaram e ideias criativas que elevaram o projeto.
Feche o plano de comunicação do projeto com uma seção listando o que os interessados podem esperar que aconteça a seguir. Documente a próxima fase do projeto, incluindo tarefas, marcos e qualquer outra coisa que você considerar necessária.
Por que um plano de comunicação de gerenciamento de projeto é importante?
Quais são os benefícios de ter um plano de comunicação de gerenciamento de projeto? Para começar, a comunicação clara é o cerne de cada projeto. A falta de comunicação leva os interessados a um caminho de marcos e oportunidades perdidas. Quando foi a última vez que você concluiu um projeto sem comunicação regular? As chances são de que a falta de comunicação cria obstáculos que podem ser evitados com um plano de comunicação de projeto.
Um plano de comunicação de projeto:
- Define expectativas sobre quando os interessados receberão atualizações
- Oferece uma oportunidade para feedback
- Ajuda a evitar potenciais riscos e problemas
- Aumenta a produtividade entre as equipes
Um plano de comunicação de projeto mantém toda a sua equipe informada. Dá a cada interessado as mesmas expectativas e remove lacunas no conhecimento do projeto. Convida à transparência. Seu plano de comunicação de projeto deve ser definido para se ajustar às necessidades do seu projeto e da sua equipe. Um plano de comunicação de projetos claro e sucinto pode ser um divisor de águas para o seu gerenciamento de projeto.
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