Project Communication Plan Templates, Examples & How-To

Piensa en todos los proyectos en los que has trabajado a lo largo de tu carrera. ¿La falta de comunicación dificultó cumplir con los plazos objetivos? Si la respuesta es "sí", no serías el único. Una comunicación pobre o poco clara es el talón de Aquiles del éxito de cualquier proyecto.  

¿La buena noticia? Establecer tu propio plan de comunicación del proyecto es muy fácil. Echemos un vistazo a nuestros consejos y trucos recomendados para crear un plan efectivo y conciso para la comunicación del proyecto.

Cómo crear un plan de comunicación del proyecto

El momento en que inicias un proyecto es cuando debes comenzar a pensar en cómo vas a comunicarte a lo largo del proyecto. Una forma sencilla de comenzar a esbozar tu plan de comunicación del proyecto es alinearlo con la línea de tiempo de tu proyecto. Piensa en cuándo y cómo planeas comunicarte con los interesados de tu proyecto. Pregúntate las siguientes preguntas:

• ¿Quién necesita recibir qué tipos de comunicación?
• ¿Cuál es el canal principal de comunicación?
• ¿Con qué frecuencia necesitas comunicarte? 
  

También querrás definir qué interesados son responsables de comunicar qué actualizaciones. Asegúrate de que cada interesado entienda su papel, para que no se pierdan mensajes.

¿Qué es un plan de comunicación del proyecto?

Un plan de comunicación del proyecto es una única fuente de verdad que define cómo vas a comunicar información importante del proyecto a los interesados. Ayuda a los interesados a saber cuándo y cómo deben esperar actualizaciones del proyecto. Tu plan de comunicación del proyecto puede incluir cómo te comunicarás tanto internamente como externamente. 

Ten en cuenta que un plan de comunicación del proyecto es un enunciado de cómo comunicarte a lo largo del proyecto. No incluye cronogramas de proyecto, parámetros, recursos, ni ninguna otra información que pueda estar asociada a un proyecto.

Grandes actualizaciones de proyectos son más que solo compartir información. Si tus comunicaciones de proyecto están todas almacenadas en un solo lugar y hay un camino claro para distribuir información a los interesados del proyecto, tendrás un flujo de trabajo de proyecto optimizado desde el primer día.

Plan de comunicación vs plan de comunicación del proyecto

Un plan de comunicación puede significar cualquier cosa, desde un plan de relaciones públicas hasta cómo te comunicarás internamente con los empleados, mientras que un plan de proyecto se centra en las comunicaciones del proyecto.

Consejos de comunicación en la era de equipos remotos e híbridos

Los entornos de trabajo remotos e híbridos son la nueva realidad para muchas organizaciones. Esto crea un desafío adicional en cuanto a la comunicación. Los equipos deben ajustarse para acomodar correos electrónicos, mensajes directos y otras formas de comunicación asincrónica, que ahora son la principal forma de compartir y difundir conocimiento. Dicho esto, la comunicación clara es más importante que nunca. 

Quiero asegurarme de que tus interesados del proyecto estén recibiendo la información que necesitan para cumplir con sus responsabilidades, pero no cada pieza de información posible para todo el proyecto (dependiendo de su rol). Demasiada información es abrumadora, y los cerebros humanos solo pueden retener tanto antes de comenzar a ignorar nuevo conocimiento. Mantén tu comunicación concisa y adhiérete a una plantilla que sea fácil de leer.

5 pasos sencillos para crear un plan de comunicación del proyecto

1) Determina los objetivos de comunicación

Antes de empezar a estructurar tu plan de comunicación del proyecto, necesitas definir tus objetivos de comunicación del proyecto. Estos objetivos podrían adoptar la forma de frecuencia de actualización, mejores prácticas para la comunicación interna, o dónde vivirá toda tu información del proyecto. Pregúntate las siguientes preguntas mientras comienzas a construir tu plan:

• ¿Con qué frecuencia te comunicarás con los interesados del proyecto?
• ¿Qué tipo de información es importante compartir?
• ¿Cómo se compartirá la información?

2) Elige el método de comunicación

Establece los estándares de comunicación nombrando un método de comunicación y adhiriéndote a él. Esto mantiene la comunicación predecible para los interesados, requiriendo menos energía mental de su parte. Comunicarte desde una plantilla también asegura que todos estén en la misma página y que la recepción de información sea equitativa. El modo de comunicación que uses puede verse diferente dependiendo del proyecto. Puedes considerar:

• Correos electrónicos
• Presentación
• Reuniones en persona
• Inicio de videollamada
• Publicación en el blog
• Resumen del proyecto
• Llamada telefónica
  

Las comunicaciones internas ocurren en una variedad de lugares. Ahorrarás tiempo al optar por usar un solo documento para comunicar información importante del proyecto. 

3) Establece la frecuencia de comunicación 

La frecuencia con la que te comuniques variará según los cronogramas de tu proyecto, necesidades y partes interesadas. Considera establecer las expectativas de frecuencia de comunicación desde el primer día del proyecto, para que las partes interesadas sepan lo que se espera de ellas y aumentar la productividad. La frecuencia de comunicación puede basarse en fechas o acciones.

Al comunicarte sobre tu proyecto, podrías: 

• Comunicarse en funciones de un cronograma: diario, semanal, mensual o trimestral. 
• Comunicar con una frecuencia basada en acciones: cuando se completa una tarea, acción, hito, etc.

4) Identificar a los propietarios, interesados y audiencia 

¿Quién es responsable de comunicar actualizaciones del proyecto? ¿Quién recibirá estas notificaciones? El cuarto paso para establecer tu plan de comunicación del proyecto es definir la audiencia de comunicación así como quién es responsable de la comunicación. Considera hacer una hoja de cálculo que contenga los nombres de todos los interesados, información de contacto relevante y su rol en el proyecto. Establece una expectativa para los comunicadores y la audiencia sobre cuándo, cómo y qué se comunicará. Asegúrate de que todos los interesados del proyecto estén en la misma página. 

5) Definir la estrategia de comunicación 

Una estrategia de comunicación establece expectativas de comunicación. Se enunciarán los objetivos de tu plan de comunicación del proyecto, indicando lo que los interesados deben anticipar recibir de cada comunicación que reciban sobre el proyecto. Las herramientas que usas para comunicarte también son un elemento clave de tu estrategia de comunicación. 

Considera incluir a tus interesados aquí. Pregúntales qué métodos de comunicación o herramientas prefieren usar. ¿Qué medios de comunicación resonarán con tu equipo?

6) Usa herramientas para comunicar tu plan de proyecto

Las herramientas que usas para comunicarte harán que tu proyecto fluya o lo dificultarán. Si la información está repartida en múltiples fuentes, se vuelve difícil saber en qué confiar. Una vez que hayas reunido toda tu información del proyecto, puedes comunicarte sobre tu proyecto a través de Slack, correo electrónico o cualquier otra mensajería. Solo asegúrate de mantener tu única fuente de verdad actualizada con cualquier actualización del proyecto. Esto establece una ubicación como la fuente confiable para toda la información del proyecto. Evitarás que los interesados hagan preguntas repetidas y reducirás las consultas a los expertos en la materia. 

Cómo formatear un plan de comunicación del proyecto

Usa un lenguaje claro y conciso en tu plan de comunicación de gestión de proyectos. Una plantilla ayudará a mantener tu comunicación consistente y tu proyecto en el buen camino. 

Tu plantilla de plan de comunicación del proyecto debe comenzar con la fecha de las actualizaciones que se anuncian. Sigue esto con actualizaciones de estado generales o secciones individualizadas para las actualizaciones de cada miembro del equipo. Divida esta sección en encabezados y subencabezados de manera que tenga más sentido para tu proyecto y equipo. 

Considera agregar una sección para reconocimientos del equipo a continuación. Ya sabes que estás trabajando con un equipo de individuos talentosos, ¿por qué no destacar a aquellos que han funcionado especialmente bien recientemente? Destaca logros específicos, lugares donde los interesados sobresalieron y ideas creativas que elevaron el proyecto. 

Cierra el plan de comunicación del proyecto con una sección que enumere lo que los interesados pueden esperar que suceda a continuación. Documenta la próxima etapa del proyecto, incluyendo tareas, hitos y cualquier otra cosa que consideres necesaria. 

¿Por qué es importante un plan de comunicación en la gestión de proyectos?

¿Cuáles son los beneficios de tener un plan de comunicación en la gestión de proyectos? Para empezar, la comunicación clara es la esencia de cada proyecto. La falta de comunicación lleva a los interesados por un camino de hitos y oportunidades perdidas. ¿Cuándo fue la última vez que completaste un proyecto sin problemas sin comunicación regular? Es probable que la falta de comunicación cree obstáculos que se pueden prevenir con un plan de comunicación del proyecto. 

Un plan de comunicación del proyecto:

• Establece expectativas sobre cuándo los interesados recibirán actualizaciones
• Proporciona una oportunidad para retroalimentación 
• Ayuda a evitar riesgos e incidencias potenciales 
• Aumenta la productividad entre los equipos 
  

Un plan de comunicación del proyecto mantiene a todo tu equipo informado. Le da a cada interesado las mismas expectativas y elimina lagunas en el conocimiento del proyecto. Invita a la transparencia. Tu plan de comunicación del proyecto debe ser esquematizado para adaptarse a las necesidades de tu proyecto y equipo. Un plan de comunicaciones claro y conciso del proyecto podría ser un cambio radical para tu gestión del proyecto.