Change Management Plans: Expert Guide and Templates

Die Umsetzung von Veränderungen am Arbeitsplatz kann... eine Herausforderung sein, um es milde auszudrücken. Egal, ob Sie sich einer widerstandsfähigen Kultur gegen Veränderungen gegenübersehen oder Schwierigkeiten haben, Zustimmung zu schaffen, die richtigen Werkzeuge und Dokumentationen können dazu beitragen, Ihre Bemühungen im Änderungsmanagement zu unterstützen.

Wir haben nicht übertrieben, als wir sagten, dass dies ein Expertenleitfaden für das Änderungsmanagement wird. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum Sie einen Änderungsmanagement-Plan benötigen und was darin enthalten sein sollte, und um viele kostenlose Vorlagen für Änderungsmanagement-Pläne und Guru-Karten zu erhalten, die Ihnen auf dem Weg helfen.

Begriffsbestimmungen zum Änderungsmanagementprozess

Bevor wir in den Kern unseres Beitrags eintauchen, sprechen wir ein wenig über Begriffe. Wenn Sie im Änderungsmanagement erfolgreich sein und ein überzeugendes Argument für Ihre vorgeschlagenen Änderungen vorbringen möchten, müssen Sie die Fachsprache lernen. Hier sind einige Begriffe, die Sie verstehen sollten:

Warum Sie einen Änderungsmanagement-Plan benötigen

Damit eine organisatorische Veränderung erfolgreich stattfinden kann, müssen viele Dinge zusammenkommen. Sie benötigen die Zustimmung der Führungsebene, Hilfe von anderen Teams und einen angemessenen Zeitplan, um alles zu erledigen.

Wenn Sie einen gut durchdachten Plan haben, können Sie den möglichen Einfluss der vorgeschlagenen Änderung minimieren und berücksichtigen. Es ist wichtig zu beachten, dass jede Veränderung das Potenzial hat, die Arbeit zu stören. Anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu erledigen, kann eine Änderungsmanagement-Strategie Ihnen erlauben, kleinere, inkrementelle Änderungen einzuführen, die Sie dennoch Ihrem Endziel näher bringen, ohne viel Reibung zu verursachen.

Einen formalen, schriftlichen Plan zu haben, gibt Ihnen auch Spielraum, um einen agilen Ansatz im Änderungsmanagement zu verfolgen. Wenn Sie sich in der Planungsphase befinden, kann alles, was Sie tun, perfekt erscheinen, aber irgendwann wird jeder Ihrer Pläne von idealisiert zu real. Wenn Sie einen Änderungsmanagement-Plan haben, können Sie Anpassungen vornehmen, sobald es nötig ist.

Wie schreiben Sie einen Änderungsmanagement-Plan?

Jeder Änderungsmanagement-Plan kann einzigartig sein, aber sie enthalten dennoch einige grundlegende Elemente. Wenn Sie Ihren Plan zusammenstellen, denken Sie daran, diese wesentlichen Dinge im Auge zu behalten.

Demonstrieren Sie den Bedarf an Veränderung

Nehmen Sie nicht an, dass jeder weiß, dass Dinge sich ändern müssen (auch wenn Sie denken, dass es unglaublich offensichtlich ist). Einige Leute denken vielleicht, dass alles perfekt funktioniert, wie es ist, und andere sind möglicherweise nicht genug involviert, um zu verstehen, warum Sie so hartnäckig auf eine Veränderung drängen.

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Dies erleichtert es, Zustimmung zu schaffen und den Widerstand gegen Veränderungen zu verringern.

Tauchen Sie tief in alle Daten ein, die Sie finden können, um Ihre vorgeschlagene Veränderung zu unterstützen, egal ob diese aus internen oder externen Quellen stammen (es ist sogar besser, wenn Sie beide finden). Denken Sie daran, was Ihre Stakeholder am meisten motiviert und finden Sie Datenpunkte, die für sie ansprechend sind, um Ihr Argument noch robuster zu machen.

Legen Sie klar dar, welche Vorteile Ihre Veränderung für die Organisation bringen kann. Pläne und Vorschläge, die auf die übergeordneten Unternehmensziele verweisen, können bei den Entscheidungsträgern gut ankommen.

Verstehen Sie Ihren Umfang

Wenn die meisten Menschen über den Projektumfang nachdenken, bedenken sie, wie viel Zeit alles in Anspruch nehmen wird. Während es wichtig ist, über einen realistischen Zeitplan für Ihr Projekt nachzudenken, ist das nur die Grundlage dessen, was es sein muss.

Es ist sehr selten, dass Dinge nur eine Einzelperson oder sogar nur ein Team oder eine Abteilung betreffen.

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Nehmen Sie sich Zeit zu überlegen, was von Ihren vorgeschlagenen Änderungen betroffen sein wird.

Haben Sie Schwierigkeiten, Ihren Umfang zu bestimmen? Stellen Sie sich diese Fragen:

• Welche Teams und Personen werden am stärksten von meinen vorgeschlagenen Änderungen betroffen sein?
• Welche Richtlinien werden von meinen Änderungen betroffen sein?
• Müssen sich die Rollen in den Arbeitsplätzen ändern, um meine Veränderung so effektiv wie möglich zu machen?
• Müssen Strukturveränderungen in der Organisation berücksichtigt werden?
  

Identifizieren Sie wichtige Personen

Es ist schwierig (wenn nicht unmöglich), dass eine einzelne Person Veränderungen am Arbeitsplatz umsetzt. Sie werden viel Hilfe benötigen, wenn Sie möchten, dass Ihre Pläne Wirklichkeit werden, und der Großteil dieser Hilfe wird von Ihren Stakeholdern und Ihrem Änderungsmanagement-Team kommen.

Denken Sie daran: Stakeholder und Teammitglieder sind zwei sehr unterschiedliche Dinge.

Ihre Stakeholder können sehr an den Ergebnissen Ihres Projekts interessiert sein. Sie könnten Investoren, C-Level-Mitarbeiter oder Manager sein, aber sie werden nicht viel, wenn überhaupt, von der Arbeit übernehmen. Die Mitglieder Ihres Änderungsmanagement-Teams werden die Personen sein, die viele der Aufgaben übernehmen, um Veränderungen zu ermöglichen.

Wenn Sie über Ihre Teammitglieder nachdenken, denken Sie nicht nur an Personen, die Produktionsarbeit leisten. Erwägen Sie die Gründung eines Änderungsausschusses, der für die Überwachung der Arbeiten und die Erteilung von Genehmigungen und Anleitungen verantwortlich ist, wenn nötig.

Bestimmte Budgets und Meilensteine

Es wird geschätzt, dass etwa 70% der Veränderungen scheitern, weil die Leute entweder nicht glauben, dass der Aufwand gerechtfertigt ist, oder denken, dass alles funktioniert. Eine der einfachsten Möglichkeiten, zu vermeiden, in diese Falle zu tappen, besteht darin, sehr klare Meilensteine und Budgets zu skizzieren.

Wir verstehen, dass Veränderung nicht aus dem Nichts kommen kann.

Egal, ob Sie Geld, Zeit oder Arbeit von anderen Personen investieren, machen Sie sicher, dass Sie ein realistisches Budget dafür aufstellen. Ein gutes Budget sollte einen gewissen Spielraum haben, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft, falls Sie in Zukunft Änderungen vornehmen müssen.

Meilensteine können als kleinere Checkpoints auf Ihrer Veränderungsreise angesehen werden, aber wenn Sie das Beste daraus machen möchten, behandeln Sie jeden einzelnen wie ein wenig Check-in. Ein bevorstehender Meilenstein ist eine gute Gelegenheit, Ihre Pläne zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles noch für Ihr Team funktioniert.

Setzen Sie Ihren Kommunikationsplan fest

Klare und konsistente Kommunikation ist der Schlüssel zu jedem Änderungsmanagement-Plan. Wenn Sie einen strategischen Ansatz für die Kommunikation verfolgen, tun Sie viel, um die Menschen zu fokussieren und ein Vertrauensverhältnis zu fördern. Sie arbeiten nicht im Dunkeln oder versuchen, Ihren Fortschritt zu verbergen; Sie streben danach, in jedem Schritt des Weges sichtbar und zugänglich zu sein.

Schaffen Sie Gelegenheiten für Menschen, Fragen zu stellen, und seien Sie klar darüber, welche Informationen Sie teilen können und was warten muss. Setzen Sie einen positiven Ton für Konversationen, und scheuen Sie sich nicht davor, schwierige Fragen zu stellen. Selbst wenn Sie auf Probleme stoßen oder Ihre Pläne neu bewerten müssen, kann Offenheit und Ehrlichkeit darüber, was vor sich geht, dazu beitragen, Unterstützung aufrechtzuerhalten.

Was benötigt jeder Änderungsmanagement-Plan für den Erfolg?

Jeder Änderungsmanagement-Plan hat eine Reihe kleinerer Komponenten, und die richtige Dokumentation spielt eine entscheidende Rolle, um alles zusammenzuhalten. Wenn Sie bereit sind, Ihre Pläne in die Tat umzusetzen, können wir Ihnen einige Einblicke geben, was Sie einbeziehen sollten, und sogar einige Vorlagen zur Verfügung stellen, um Ihnen auf dem Weg zu helfen.

Kommunikationsplan für das Änderungsmanagement

Wenn Sie möchten, dass Ihr Änderungsmanagement-Plan ohne Probleme verläuft, müssen Sie die Zustimmung der wichtigen Stakeholder in Ihrem Unternehmen gewinnen. Hier kommt ein Kommunikationsplan für das Änderungsmanagement ins Spiel.

Änderungsmanagement-Roadmap

Timing ist alles, wenn Sie einen Änderungsmanagement-Plan erstellen. Die Planung eines Zeitplans hilft, Ihr Team auf Kurs zu halten, um bestimmte Meilensteine zu erreichen, und hilft auch, Erwartungen an Ihr Arbeitstempo zu setzen.

Klare Rollen im Änderungsmanagement

Rollen zu definieren ist ein Muss im effektiven Änderungsmanagement. Die Vergabe von Rollen hilft, Struktur in Ihre Arbeit zu bringen und sicherzustellen, dass die wichtigsten Arbeiten an Ihrem Projekt erledigt werden.

Wer wird die Aktualisierung der Dokumentation rund um die Arbeiten, die Sie leisten, übernehmen? Haben Sie einen bestimmten Designer oder Entwickler für dieses Projekt? Wer wird die Kommunikation mit den Stakeholdern aufrecht erhalten?

Haben Sie Probleme, Rollen zu delegieren? Manchmal muss es nicht nur Ihre Entscheidung sein. Fühlen Sie sich frei, es den Teammitgliedern zu überlassen, um zu sehen, ob jemand eine Aufgabe übernehmen möchte.

Änderungskontrollausschuss

Es ist Zeit, über die Hauptpersonen nachzudenken, die das Projekt steuern werden. Denken Sie daran, Sie können eine große Gruppe von Personen haben, die an Ihrem Projekt arbeiten, aber für bestimmte Aufgaben brauchen Sie einen „Entscheider“. Sie sind für alle Änderungen und Entscheidungen verantwortlich, die von Ihrem ursprünglichen Plan abweichen.

Definierter Änderungsmanagement-Prozess

Jetzt, wo Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie erreichen möchten, und Einblicke in Ihr Team und den Ausschuss, können Sie endlich in den Prozess eintauchen. Hier werden Sie klar festlegen, was geschehen muss, damit Ihre Veränderung vorankommt. Dies ist einer der wichtigsten Teile der Arbeit im Änderungsmanagement, und glücklicherweise haben wir einen Leitfaden, der Ihnen helfen kann. Erfahren Sie mehr über die Definition eines Änderungsmanagementprozesses.

Änderungsmanagement-Tools

Es spricht nichts dagegen, verschiedene Tools in Ihrem Technologiestack zu haben, wenn Sie tief im Änderungsmanagement-Prozess stecken. Sie müssen nur sicherstellen, dass jeder über die Tools Klarheit hat, die Sie verwenden werden.

Sie können nicht zulassen, dass Ihr leitender Designer in Figma arbeitet, während die meisten Mitarbeiter immer noch in Adobe sind. Stellen Sie sicher, dass alle auf die richtigen Tools abgestimmt sind, bevor Sie zu tief in Ihre Änderungsmanagement-Arbeiten eintauchen.

Plan für die Analyse des Änderungsmanagements

Ihr ausgezeichneter Änderungsmanagement-Plan wurde umgesetzt, und jetzt müssen Sie prüfen, ob Sie die richtigen Änderungen vorgenommen haben. Hier wird Ihr Änderungsmanagement-Analyseplan zur Anwendung kommen. Bestimmen Sie, welche Kennzahlen Sie zur Erfolgsmessung benötigen und skizzieren Sie, welche Ziele Sie erreichen müssen.

Zusätzliche Ressourcen für das Änderungsmanagement

Wir haben gerade einige absolute Must-haves для Changemanagementpläne erwähnt. Wir haben Ihnen gegeben, was Sie brauchen, um Veränderungen vorzunehmen, aber je nach Reifegrad Ihres Unternehmens und Ihrer Branche benötigen Sie möglicherweise ein wenig mehr Hilfe.

Wenn Sie alle Ihre T’s kreuzen und die Punkte Ihrer I’s setzen möchten, möchten Sie möglicherweise in Betracht ziehen, diese Dokumente in Ihren Gesamtplan für das Änderungsmanagement aufzunehmen:

Schulungsplan für das Änderungsmanagement

Es gibt einen Unterschied zwischen dem Wissen, dass eine Änderung bevorsteht, und der Bereitschaft, mit der Veränderung umzugehen. Nehmen Sie das Rätselraten aus etwaigen Änderungen, die Sie vorgenommen haben, und geben Sie den Menschen klare Anweisungen, wie es weitergeht.

Vorlage für Ressourcen im Änderungsmanagement

Was muss ich tun, wenn ich in dem neuen Prozess eine Veränderung vornehmen muss?

Wie stelle ich sicher, dass ich alles richtig verwende?

Geben Sie den Menschen die Antworten, die sie auf Fragen brauchen, bevor sie sie überhaupt stellen müssen, mit einem Ressourcenguide. Fügen Sie zusätzliche hilfreiche Dokumentation, notwendige Anweisungen und Informationen darüber hinzu, an wen sie sich wenden können, wenn sie weitere Hilfe benötigen.

Änderungsantragsformular

Müssen Sie Änderungen an einem bestimmten Prozess vornehmen? Hat jemand aus einem anderen Team einen tollen Vorschlag für neue Prozesse? Lassen Sie die Leute ein Änderungsantragsformular einreichen, damit ihre Vorschläge auf Ihrem Radar bleiben.

Änderungsauftragsprotokoll

Lassen Sie keine Änderungen im Dunkeln oder ohne Kontext vornehmen. Ein richtiges Änderungsmanagement-Protokoll kann Ihnen wichtige Arbeiten zeigen, die Ihr Team bereits gemacht hat, um Veränderungen zu bewirken, und kann Ihnen Einblick geben, warum bestimmte Änderungen vorgenommen wurden.

So nutzen Sie diese Vorlagen

Veränderungen sind schwierig, aber Ihr Team muss es nicht allein machen. Wir haben festgestellt, dass, wenn Sie Ihrem Team genügend Informationen über eine Änderung und viele Ressourcen über die Unterstützung beim Management geben, sie sowohl dankbar als auch schneller sein werden, die vorliegende Änderung zu übernehmen.

Wir möchten jede Änderung so einfach wie möglich für Sie gestalten. Verwenden Sie diese Vorlagen, um erfolgreiche Änderungen in Ihrem Unternehmen zu implementieren.

Wie diese Vorlage Ihrem Team helfen kann:

• HR/People Ops: Wenn Ihr Team neue Vorteile, Einstellungsverfahren, Entwicklungsmöglichkeiten und mehr einführt, stellen Sie sicher, dass Ihre Menschenmanager mit den richtigen Ressourcen im Änderungsmanagement ausgestattet sind, um ihre direkten Berichte in neue Prozesse oder Richtlinien einzuarbeiten.
• Customer Success und Support: Wenn Ihr Team wächst, ändern sich möglicherweise Ihre Unterstützungsangebote und Ihre Teamstruktur kann klarer definiert werden. Verwenden Sie diese Vorlage, um diese großen organisatorischen Veränderungen zu managen und sicherzustellen, dass Ihr Team weiterhin Vertrauen hat und über ihre Aufgaben informiert ist.
• Produkt und Technik: Es kann Zeiten geben, in denen Ihre Teams von einem Feature abweichen zugunsten einer Änderung auf dem Markt. Verwenden Sie diese Vorlage, um diese Änderung zu managen und Ihre Produkt- und Ingenieurteam mit der richtigen Anleitung zu diesen Änderungen auszurüsten.