How to Write A Communication Plan in 9 Steps + Free Templates

Sie haben gerade ein neues Produkt auf den Markt gebracht, nachdem Sie fünf Jahre lang ein Prototyp entwickelt, getestet und sichergestellt haben, dass das Produkt marktreif ist. Aber der Launch verlief nicht wie geplant. In der ersten Woche nach der Veröffentlichung sprengen verärgerte Kunden Ihre Kundendienst-Hotlines, um sich über fehlerhafte Produkte zu beschweren, die Feuergefahr darstellen. 

Glücklicherweise hat Ihr Kommunikationsteam bereits einen Kommunikationsplan für dieses Szenario. Sie starten die Kampagne schnell, um Sicherheitsbedenken anzusprechen, das Vertrauen der Verbraucher wiederherzustellen und das Produkt (nach Updates) mit großem Erfolg erneut einzuführen.

Ein Kommunikationsplan dient jedoch nicht nur dazu, Brände zu löschen. Er ist auch hilfreich, wenn Sie ein neues Produkt einführen oder ein wichtiges Update veröffentlichen. Er sorgt dafür, dass Sie die größte Sichtbarkeit bei Ihrer Zielgruppe erhalten.

Intern ist ein Kommunikationsplan wichtig, um die Stakeholder und Teammitglieder während des Projektmanagements auf dem gleichen Stand zu halten. Ein Kommunikationsplan schafft auch eine Struktur, damit Mitarbeiter die Informationen finden können, wenn sie sie benötigen, und nachverfolgen können, wenn sie nicht können.

In diesem Leitfaden erfahren Sie von den Vorteilen der Verwendung eines Kommunikationsplans, wie Sie einen schreiben und welche Details Sie in Ihren Plan aufnehmen sollten. Wir haben auch mehrere herunterladbare Vorlagen aufgenommen, um den Prozess für Sie zu vereinfachen.

Was ist ein Kommunikationsplan? 

Ein Kommunikationsplan ist eine umfassende Strategie, die es Ihnen ermöglicht, Informationen an Ihr Publikum zu übermitteln und positive Geschäftsergebnisse zu erzielen. 

Ein Kommunikationsplan hilft Ihnen, Bedürfnisse zu identifizieren, Ihr Budget zu priorisieren, Zeitpläne zu strukturieren und Kommunikationsmethoden an Ihr Publikum anzupassen. Er gewährleistet, dass jede Botschaft aus Ihrer Organisation über alle Kanäle hinweg konsistent ist und das richtige Zielpublikum erreicht wird. 

Während die meisten Menschen Kommunikationspläne mit Krisenmanagement assoziieren, können sie auch verwendet werden, um neue Produkte einzuführen oder neue Initiativen zu präsentieren.

Ein Kommunikationsplan beschreibt:

• Wen Sie erreichen möchten
• Wie Sie Ihre Marke präsentieren werden
• Die Botschaft, die Sie kommunizieren möchten
• Die Kommunikationskanäle

Wenn Sie diese Struktur verwenden, um einen Kommunikationsplan zu erstellen, haben Sie die Botschaften, die Sie benötigen, um die Ziele Ihrer Organisation zu erreichen. 

Was ist ein Kommunikationsplan im Projektmanagement? 

Ein Kommunikationsplan im Projektmanagement beschreibt, wie Sie wichtige Informationen über ein laufendes Projekt an die wichtigsten Stakeholder kommunizieren. Der Kommunikationsplan legt fest, wann Teammitglieder Projektupdates teilen sollen und mit wem sie diese Updates teilen sollen. 

Ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement ist kein PR-Plan. Er hilft Ihnen nicht dabei, Ihre Zielgruppe zu identifizieren, Social Media auszurichten oder Botschaften für Ihre Zielgruppensegmente zu erstellen. Stattdessen sollten Sie in Erwägung ziehen, eine Geschäftsstrategie oder einen Social Media-Planer für diese Zwecke zu verwenden.

Teammitglieder sollten den Kommunikationsplan verwenden, um diese Projektfragen zu beantworten:

• Wie kommunizieren wir mit den Projektstakeholdern?
• Wofür wird jeder Kanal verwendet?
• Kommunizieren wir asynchron oder synchron?
• Wer ist der Projektleiter?
• Wer ist im Projektteam und welche Rollen haben sie?
• Wie häufig teilen wir wichtige Projektdetails mit Stakeholdern?

Was ist die Bedeutung eines Kommunikationsplans?

Erhöhung der Zusammenarbeit und Produktivität

Wissensarbeiter verbringen derzeit 60% ihrer Zeit damit, Genehmigungen zu verfolgen, Dokumente zu suchen, zwischen Anwendungen zu wechseln und andere Aufgaben außerhalb ihrer Kernaufgaben zu erledigen. Das passiert meist, wenn Mitarbeiter nicht wissen, wo Informationen geteilt werden. Daher verschwenden sie Zeit, um Kollegen nach Informationen zu fragen.

Mit dem Anstieg von verteilten oder Remote-Teams ist es einfach, bei der Kommunikation nachlässig zu werden. Manager senden E-Mails nach Feierabend, Informationen sind nicht zentralisiert und Mitarbeiter sind sich unsicher, wann oder wie sie kommunizieren sollen. Die Sicherstellung der Sicherheit und Legitimität Ihrer E-Mail-Kommunikation mit einem SPF-Prüfer wird wichtig.

Eine effektive Teamzusammenarbeit geschieht nicht von allein. Es ist eine Fähigkeit, die Ihr Team aufbaut. Ein entscheidender Aspekt effektiver Teamzusammenarbeit besteht darin, zu umreißen, wie Ihr Team kommuniziert. 

Mit einem Kommunikationsplan wissen die Teammitglieder, wo, wann und was sie kommunizieren müssen. Sie klären auch Conventions für „Nicht stören“ oder das Snoozing von Benachrichtigungen auf Plattformen wie Slack. Richtlinien zu geben, beseitigt die Barrieren für zugängliche Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teams. Teammitglieder sind selbstbewusster darin, Nachrichten zu senden und Ideen zu teilen, wenn sie wissen, wo sie kommunizieren und wann sie das tun sollten.

Schafft Transparenz

Transparenz ist der Grad, in dem Informationen verfügbar sind und mit Mitarbeitern, Managern und Interessengruppen in einer Organisation geteilt werden. Mitarbeiter können das große Ganze visualisieren und verstehen, wie ihr Beitrag einen Unterschied macht, wenn Informationen leicht verfügbar sind.

Transparenz ist entscheidend für Wissensaustausch, Vertrauensbildung und um Mitarbeiter mit verifizierten Informationen auf dem Laufenden zu halten.

Selbst wenn die Informationen nicht immer positiv sind, hilft transparente Kommunikation den Mitarbeitern, sich an Veränderungen anzupassen und kontinuierlich effektiver zu arbeiten.

Minimiert Missverständnisse und doppelte Arbeit zwischen Teammitgliedern

Ein Kommunikationsplan minimiert Verwirrung und Missverständnisse durch dokumentierte Prozesse. So hat Ihr Team Klarheit darüber, wo Informationen gespeichert sind und wen sie nach Hilfe fragen können, wenn sie auf Schwierigkeiten stoßen. Sie sind effizienter und weniger frustriert, was zu einer glücklichen Belegschaft und höheren Einnahmen für Ihr Unternehmen führt.

Stellt sicher, dass die richtigen Personen Ihre Botschaft erhalten

Es gibt nichts Frustrierenderes, als die Worte „Ich weiß nicht“ zu hören oder gesagt zu bekommen, dass Sie die nächste Person fragen sollen, um Ihre Frage zu beantworten. Ein guter Kommunikationsplan beschreibt, wer Nachrichten erhält und wie der Kommunikationsprozess funktioniert. 

In diesem Umfeld wissen Ihre Teammitglieder, an wen sie Fragen stellen sollten, und diejenigen, die die Antworten haben sollten, sind mit den richtigen Informationen ausgestattet.

Wie schreibe ich einen Kommunikationsplan?

1. Überprüfen Sie Ihre aktuellen Kommunikationsmaterialien 

Schritte, die Sie bei einer Überprüfung befolgen sollten, sind:

• Bevor Sie Ihren Kommunikationsplan schreiben, legen Sie das Fundament. Machen Sie eine Bestandsaufnahme aller vorhandenen Kommunikationsmaterialien.
• Suchen Sie nach Mustern in Ihren vergangenen und aktuellen Kommunikationsmaterialien. Suchen Sie nach Botschaften, die die besten oder schlechtesten Ergebnisse erzielt haben. Notieren Sie Änderungen im Kommunikationsstil im Laufe der Zeit und wie sie die Ergebnisse beeinflusst haben.
• Fragen Sie Teamleiter und Mitarbeiter, wie effektiv sie den aktuellen Kommunikationsplan einschätzen. Verwenden Sie qualitative Forschungsmethoden wie Umfragetools, Interviews und Fokusgruppen, um Feedback zu sammeln. Für Umfragen können Sie Typeform in Guru verwenden, um interaktive Umfragen zu erstellen und schnell Feedback zu sammeln.
• Verwenden Sie eine SWOT-Analyse, um Schwächen, Stärken, Bedrohungen und Chancen in Ihren Kommunikationsstrategien hervorzuheben. Welche Faktoren schaden Ihrer Kommunikation und was könnte Ihrer Strategie helfen?

2. Setzen Sie SMART-Ziele basierend auf den Ergebnissen der Überprüfung 

Nach der Überprüfung sollten Sie die Ergebnisse nutzen, um erreichbare Ziele für den Kommunikationsplan zu setzen. Ihre SMART-Ziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein. 

Zum Beispiel schreibt das HR-Team einen Kommunikationsplan, um eine Wachstumsmatrix für Mitarbeiter zu gestalten, die nicht Führungskräfte werden möchten. Sie müssen spezifische Ziele identifizieren, die der Plan erreichen soll, auch wenn sie nicht quantifizierbar sind. 

Das Ziel könnte sein, die Mitarbeiterbindungsrate innerhalb der nächsten sechs Monate um 30% zu erhöhen oder die Mitarbeiterzufriedenheit im nächsten Jahr zu verbessern. Sie können einen Kommunikationsplan nutzen, um diese Ziele dem Management vorzustellen. 

3. Definieren Sie Ihr einzigartiges Verkaufsversprechen (USP) 

Ihr USP ist, wie Sie den Kunden und Interessenten die Schlüsselfunktion zeigen, die Sie von den Wettbewerbern abhebt. Es ist eine Lösung, die nur Ihre Marke anbietet, und die Kunden können sie nirgendwo anders finden.

Beantworten Sie diese Fragen, um Ihr USP zu identifizieren:

• Welche Probleme löse ich mit meinem Service oder Produkt?
• Was ist das eine, was ich anbiete, das die Wettbewerber nicht haben?
• Habe ich spezifische Funktionen, die schwer zu kopieren sind?

Rahmen Sie Ihr USP so ein, dass die Vorteile für die Kunden aufgezeigt werden und verwenden Sie es in Ihrer Kommunikationsplanvorlage. 

4. Verknüpfen Sie Ihr USP mit Ihrer Missionserklärung

Gehen Sie dann zu Ihrer Missionserklärung über, die Ihre gesamte Markenidentität kommunizieren sollte. 

Zum Beispiel ist Teslas USP, umweltfreundliche, hochwertige und leistungsstarke Autos herzustellen. Sie sind einzigartig, weil sie nicht nur Autos verkaufen, sondern auch innovative Technologie. Es passt zu ihrem Ziel, die überzeugendsten Automobile des 21. Jahrhunderts zu schaffen und den Übergang der Welt zu Elektrofahrzeugen zu führen.

Hier ist ein umfassender Leitfaden zum Schreiben einer Mission- und Visionserklärung.

5. Identifizieren Sie Ihr Publikum

Die Verbindung zu Ihrem idealen Kunden erfordert ein tiefes Verständnis der Bedürfnisse und Präferenzen Ihres Publikums. Während Sie so viele Menschen wie möglich erreichen möchten, hat Ihre Botschaft die größte Wirkung, wenn sie auf ein spezifisches Publikum zugeschnitten ist. Die Zielgerichtetheit stellt auch sicher, dass Sie qualifiziertere Leads erhalten.

Wenn Sie den Kommunikationsplan für ein Projekt schreiben, ist es entscheidend, Ihr Publikum zu kennen. 

Für wen schreiben Sie? 
Wer sind die Stakeholder? 

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Beispiele für Stakeholder sind Investoren, Medien, Regierungsvertreter oder Kunden. Wenn Sie für interne Teams schreiben, erstellen Sie ein umfassendes Dokument, auf das die Mitarbeiter in Ihrer Wissensdatenbankplattform zugreifen können. Stellen Sie sicher, dass Sie Informationen darüber einfügen, wen Sie nachfolgende Fragen stellen sollten.

Wenn Ihr Publikum die Presse und die Medien umfasst, schreiben Sie eine Pressemitteilung, die Ihr Ziel für die Öffentlichkeit beschreibt. Wir empfehlen, eine Pressemitteilungs-Vorlage zu verwenden, die beschreibt, was das PR-Team sagen sollte.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Zielgruppe zu identifizieren:

• Verwenden Sie Umfragetools wie Typeform in Guru, um Informationen über Präferenzen und Demografie zu sammeln.
• Google Analytics liefert Informationen über das Nutzerverhalten auf Ihrer Website sowie demografische Daten wie Geschlecht, Alter und Standort.
• Überprüfen Sie die Muster Ihrer Follower in sozialen Medien. Welche Altersgruppe haben die meisten Ihrer Follower? Wo sind sie ansässig? Mit welchem Inhalt beschäftigen sie sich? Wenn Sie eine kleine Anhängerschaft haben, können Sie einen Blick auf Ihre Wettbewerber werfen, um zu sehen, welche Art von Publikum sie anziehen.

6. Umreißen und schreiben Sie Ihren Kommunikationsplan für jedes Publikum 

An diesem Punkt kennen Sie Ihre verschiedenen Zielgruppensegmente und die Ziele für Ihren Kommunikationsplan. Während Sie eine Botschaft für jede Zielgruppe entwickeln, verwenden Sie Ihre übergreifende Markenbotschaft als Basis für die Kommunikation. 

Beginnen Sie mit einer Tabelle, um das Publikum, die Botschaften, die Sie fördern müssen, und die Kanäle, um diese zu fördern, zu identifizieren.

Wenn Sie eine allgemeine Gliederung haben, beantworten Sie diese Fragen:

• Was ist die essentielle Information, die das Publikum wissen sollte?
• Welche Missverständnisse räume ich aus?
• Welche gemeinsamen Werte gibt es zwischen dem Publikum und meiner Marke?
• Welche Sprache wird das Publikum komfortabel und verstanden fühlen lassen?

Fügen Sie die Antworten in Ihre Kommunikationsplanvorlage unter dem Abschnitt Hauptbotschaft hinzu. Laden Sie Vertreter ein, die bereits mit dieser Zielgruppe arbeiten, um die Personalisierung und Genauigkeit Ihrer Botschaft zu verbessern. 

7. Bestimmen Sie die Verteilungswege basierend auf Ihrem Publikum 

Die Kommunikationskanäle, die Sie wählen, hängen davon ab, wo sich Ihr Publikum aufhält. 

Wenn Sie beispielsweise mit Kunden kommunizieren, könnten Sie einen Newsletter oder eine Pressemitteilung versenden. Wenn Sie mit einem kalten Publikum kommunizieren, könnten bezahlte Werbung hilfreich sein. Und wenn Sie einen Kommunikationsplan für Mitarbeiter erstellen, ist die Verwendung Ihrer Wissensmanagement-Software der beste Weg, um Ihre Botschaft zu übermitteln.

Beliebte Kommunikationskanäle sind:

• E-Mail-Marketing, um Verkaufsangebote, Newsletter und Marketingnachrichten zu versenden
• Ihr Unternehmensblog, in dem Sie Unternehmensnachrichten und hilfreiche Informationen mit Ihrer Zielgruppe teilen
• Textnachrichten für Rabatte, Veranstaltungs Erinnerungen und Verkaufsankündigungen
• Druckmaterialien wie Direktmailings, Flyer, Beschilderungen und Broschüren
• Podcast-Werbung über Ihren Unternehmenspodcast oder als Gast in Fachpodcasts
• Pay-per-Click-Werbung, um Ihre Anzeigen Nutzern zu zeigen, die im Internet surfen
• Traditionelle Werbung wie Plakatwände, Radio- und TV-Werbung
• Soziale Medien, um mit Ihrem Publikum zu interagieren
• Intranet-Plattformen, auf denen Sie Inhalte mit Mitarbeitern, Partnern, Anbietern und anderen Beteiligten teilen können

8. Erstellen Sie eine Messaging-Matrix

Eine Messaging-Matrix ist ein Diagramm, das Ihre Zielgruppe, das Kernproblem, die Markenbotschaft und die Kommunikationskanäle zusammenbringt. Sie stellt sicher, dass Ihr Kommunikationsplan immer mit Ihrem Wertversprechen übereinstimmt. 

Die meisten Organisationen haben mehrere Zielgruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen, die Ihr Produkt löst. Für jede Zielgruppe benötigen Sie eine einzigartige Botschaft, eine Marketingkampagne und einen Verteilungskanal. Ihre Messaging-Matrix bietet einen Überblick darüber, wie sich Ihre Botschaften an jede Zielgruppe und jeden Kanal anpassen.

9. Ergebnisse messen auf Basis festgelegter Erfolgskriterien

Wenn Sie Ihren Kommunikationsplan umsetzen, messen Sie die Ergebnisse unterwegs. Einige Projekte, wie z.B. Social Media Marketing, haben quantifizierbare Ergebnisse. Andere, wie z.B. die Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit, können abstrakte Zielverwirklichungen basierend auf der Markenwahrnehmung haben.

Notieren Sie, was funktioniert hat, und Bereiche, in denen Verbesserungen erforderlich sind. Wenn Sie Ihre Ziele nicht erreicht haben, sollten Sie vielleicht den Zeitrahmen verlängern oder Ihre Ziele überarbeiten, um sie erreichbarer zu machen. 

Was sind die Komponenten eines Kommunikationsplans?

1. Die Ziele des Kommunikationsplans

Die Ziele Ihres Kommunikationsplans sollten diese Fragen beantworten:

• Wen spreche ich an?
• Warum muss ich sie erreichen?
• Was werde ich sagen?
• Welche Kanäle werde ich nutzen, um meine Botschaft zu übermitteln?
• Was ist die beste Zeit, um diese Botschaft für den größten Einfluss zu übermitteln?

2. Ihre Zielgruppe

Für projektbasierte Kommunikationspläne, richten Sie die Kommunikation an die Beteiligten. Welche Abteilungen oder Personen werden von dem Kommunikationsplan betroffen sein? Welche Informationen sollten sie über das Projekt wissen?

Zielgruppen unterscheiden sich und können Mitarbeiter, Kunden oder die Medien umfassen. Verwenden Sie eine Zielgruppenkarte, um Ihre Zielgruppe zu segmentieren und für jede Zielgruppe einzigartige Botschaften zu erstellen.

3. Die Botschaft

Denken Sie an das Endziel, wenn Sie die Botschaft schreiben. Welche Handlung möchten Sie, dass das Publikum als Ergebnis des Kommunikationsplans vornimmt? Führen Sie den Zweck frühzeitig aus. 

Beantworten Sie diese Fragen in Ihrer Botschaft:

• Warum tun wir das?
• Wie passt das zu unserer Gesamtausrichtung?
• Was wird sich nach dem Kommunikationsplan ändern?

Empathie zu zeigen, hilft Ihnen zu verstehen, was Ihr Publikum hören muss. Die Botschaft sollte einfach, konsistent, präzise und klar sein.

4. Zeitpunkt

Timing ist entscheidend für den Erfolg und die Wirksamkeit Ihres Kommunikationsplans. Die beste Kommunikation findet im Laufe der Zeit und nicht auf einmal statt. 

Menschen haben kurze Aufmerksamkeitsspannen und begrenzte Zeit. Sie müssen möglicherweise wiederholt kommunizieren, um die Hauptbotschaft zu verstärken und im Gedächtnis Ihrer Zielgruppe zu bleiben. Sie benötigen auch einen zweiten Kommunikationsplan, um Sie gegen unerwartete Ereignisse abzusichern, die auf Ihrem Weg auftreten.

5. Die Liefermethode

Ihre Kommunikationsstrategie legt die Grundlage für Ihre Outreach-Aktivitäten. Dies umfasst, welche Botschaft zu kommunizieren und die Kanäle für jede Botschaft. 

Wenn Sie beispielsweise mit einem professionellen Publikum kommunizieren, könnten LinkedIn und Twitter effektiver sein als Instagram oder TikTok, die (im Allgemeinen) für die casual Nutzung gedacht sind.

6. Der Kommunikator

Wenn Sie ein internes Kommunikationsteam haben, sollten sie die Erstellung und Durchführung des Kommunikationsplans für interne und externe Zielgruppen übernehmen. Das PR- und HR-Team sollten jedoch bei internen Kommunikationsmaßnahmen, die Mitarbeiter betreffen könnten, zusammenarbeiten.

Große Kommunikatoren sind meist:

• Guter Zuhörer
• Eine vertrauenswürdige Quelle, die in der Lage ist, mit einem kalten Publikum zu kommunizieren
• Nachdenklich, wenn es darum geht, die richtigen Fragen zu stellen, um wertvolle Informationen zu sammeln

7. Die Nachverfolgung

Effektive Kommunikation wird weit mehr als nur Informationen teilen. Es erfordert Nachverfolgung, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen die Daten sehen und Rückmeldungen geben, um zukünftige Kommunikationsmaßnahmen zu verbessern.

Haben sie die Botschaft gelesen und verstanden? Werden sie die gewünschte Handlung vornehmen? Was passiert, wenn sie die Botschaft nicht lesen?

Möchten Sie wissen, ob Ihre Mitarbeiter ein wichtiges Stück Informationen, das Sie geteilt haben, gelesen haben? Verwenden Sie Gurus Kartendaten, um Informationen mit bestimmten Teams und Mitarbeitern in Ihrer Organisation zu teilen. Guru erleichtert es den Mitarbeitern, Informationen in ihrem eigenen Tempo zu konsumieren, und ermöglicht es Ihnen, nachzuvollziehen, was sie gelesen haben. Wenn sie eine Karte nicht gelesen haben, können Sie eine Nachverfolgung senden und sie erinnern.

8. Wer ist verantwortlich?

Bestimmen Sie einen Kommunikationskoordinator, der die Erstellung und Durchführung des Kommunikationsplans verwaltet. Während diese Rolle oft dem Projektleiter oder Abteilungsleiter zukommt, ist es klüger, jemanden zu benennen, der weniger Verantwortung hat, und der hören kann, wo Kommunikation benötigt wird, herausfinden kann, was fehlt und Kommunikationsstörungen lösen kann, wenn sie auftreten. Der Manager oder Teamleiter hat bereits viel zu tun, sodass Kommunikation in den Hintergrund gedrängt werden könnte. 

Fragen Sie Kollegen aus relevanten Abteilungen, eine Liste von Herausforderungen zu erstellen, die während der Durchführung des Kommunikationsplans auftreten können. Welche Herausforderungen gibt es bei der Einführung neuer Produkte für interne Teams? Sehen Sie während der Einführung eines neuen Produkts Hindernisse voraus, die zu einem PR-Albtraum werden könnten? Eine Liste erwarteter Herausforderungen zu erstellen, kann Ihnen helfen, einen Kommunikationsplan vorzubereiten, um die Probleme zu mildern.

9. Zusammenfassung 

Die Zusammenfassung ist eine einseitige Zusammenfassung Ihres Kommunikationsplans. Sie sollte Folgendes enthalten:

• Kernwerte
• Schlüsselbotschaft
• Differenzierungsmerkmale
• Herausforderungen, die Sie während der Planungstreffen entdeckt haben
• Ziele, die Sie erreichen möchten, wenn Ressourcen verfügbar werden, die aber derzeit nicht Teil des Kommunikationsplans sind
• Geschäftsziele

Beispiele für Kommunikationspläne

Marketingkommunikationsplan 

Ein Marketingkommunikationsplan ist eine Strategie zur Weitergabe von Informationen über Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung an Ihre Zielgruppe. Er bietet Fokus, damit Sie wissen, was Sie bei der Vermarktung Ihres Produkts an den Kunden sagen müssen.

Der Marketingkommunikationsplan umfasst:

• Beschreibung Ihres Zielmarktes und Ihres idealen Kunden
• Ziele und Vorgaben
• SWOT-Analyse
• Zeitplan
• Ihr einzigartiges Verkaufsversprechen
• Strategien
• Das Problem, das Ihre Zielgruppe hat
• Die Schnittstelle zwischen diesen Schmerzpunkten und Ihren Produktlösungen
• Ihre Botschaften
• Vertriebskanäle

Kommunikationsplan für das Projektmanagement

Ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement beschreibt, wie Sie wichtige Informationen während der Laufzeit des Projekts an die Beteiligten weitergeben. Er sorgt dafür, dass Ihr Team auch bei der Zusammenarbeit an einem Projekt auf dem richtigen Weg bleibt, sodass jeder weiß, was zu tun ist, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und wann es fällig ist.

Der Kommunikationsplan für das Projektmanagement sollte Folgendes enthalten:

• Ziele des Projekts
• Details zu den Beteiligten
• Art der Informationen, die mit den Beteiligten geteilt werden sollen
• Kommunikationskanäle
• Häufigkeit der Kommunikation

Kommunikationsplan für die Produkteinführung

Ein Kommunikationsplan für die Produkteinführung stellt sicher, dass Ihr neues Produkt die Sichtbarkeit erhält, die es benötigt, um mit Ihrer Zielgruppe in Kontakt zu treten. Wenn es sich um ein Produktupdate handelt, sollte die Geschichte deutlich zeigen, was das Produkt von Wettbewerbern und früheren Versionen unterscheidet.

Segmentieren Sie Produkteinführungspläne in fünf Phasen:

1. Planung
2. Vorbereitungsphase
3. Bereitschaft von Vertrieb und Kanälen
4. Tag der Einführung
5. Nachverfolgung nach der Einführung

Details, die in einen Kommunikationsplan zur Produkteinführung aufgenommen werden sollen:

• Primäre Ziele des Produkteinführung
• Ihre Zielgruppe
• Positionierungsaussage
• Probleme, die Ihr Produkt löst
• Produktbeschreibung
• KPIs
• Wichtige Aktivitäten und Zeitplan für jede Aktivität
• Sensibilisierungskampagne

Interner Kommunikationsplan

Wenn es richtig praktiziert wird, sollte interne Kommunikation effiziente Zusammenarbeit und Gespräche zwischen Mitarbeitern in einer Organisation fördern. Es geht darum, Nachrichten zu erstellen und zu teilen sowie einen gesunden Dialog mit Mitarbeitern zu fördern. 

Gute interne Kommunikation stellt sicher, dass die Mitarbeiter nie die Worte "niemand hat es mir gesagt" hören. Es ist ein frustrierendes Erlebnis in Organisationen jeder Größe, wenn Informationen nicht die richtigen Personen erreichen, ignoriert oder auf dem Weg verloren gehen.

Ein interner Kommunikationsplan stattet Ihre Organisation aus, um die wachsenden Auswirkungen einer modernen Arbeitsumgebung zu bewältigen.

Fügen Sie die folgenden Details in einen internen Kommunikationsplan ein:

• Zielgruppenszenarien
• SMART-Ziele
• Wichtige Kennzahlen zur Nachverfolgung
• Zeitplan zum Erreichen von Zielen und Vorgaben
• Genehmigungsprozess
• Interne Kommunikationsmittel
• Bewertung

Kommunikationsplan für das Change Management 

Veränderungen sind für jeden schwer zu akzeptieren. Ein Change-Management-Plan fasst alle strategischen Pläne, Prozesse und Werkzeuge zusammen, um organisatorische Veränderungen zu ermöglichen und Mitarbeitern bei der Anpassung zu helfen. 

Richtig umgesetzt reduziert ein Change-Management-Plan das Risiko einer misslungenen organisatorischen Veränderung im Falle einer Umstrukturierung, eines Umzugs oder einer Prozessoptimierung. Es ist der einzige Weg, um die Zustimmung der Mitarbeiter zu gewinnen, ohne sie zu verärgern.

65% der leitenden Manager, die von Robert Half befragt wurden, glauben, dass Kommunikation das wichtigste Element ist, um Teams erfolgreich durch Veränderungen zu leiten. Leider sind 70% der organisatorischen Veränderungsinitiativen aufgrund ineffektiver Kommunikation erfolglos. 

Details, die in einen Kommunikationsplan für das Change Management aufgenommen werden sollten:

• Name des Änderungsprojekts
• Projektverantwortlicher
• Stakeholder für jede Kommunikation
• Grund für die Kommunikation
• Beschreibung der erforderlichen Kommunikation
• Methoden der Kommunikation
• Wichtige Botschaften
• Zeitplan

Tolle öffentliche und Mitarbeiterbeziehungen beginnen mit einem Kommunikationsplan

Ohne Struktur für die Kommunikation können Sie Ihr Zielpublikum nicht erreichen oder effizient zusammenarbeiten. Ein Kommunikationsplan stellt sicher, dass Sie bereit sind, wenn eine Krise eintritt. Intern verbreiten Sie Informationen ordnungsgemäß, wenn Sie Geschäftsentscheidungen treffen oder große Änderungen umsetzen. Extern nehmen Sie Kontrolle über Ihre Erzählung, um die öffentliche Wahrnehmung Ihrer Marke und ihres Angebots zu gestalten.

Guru ist die Software für interne Kommunikation, die die Mitarbeiterkommunikation mit Experteninformationen ergänzt. Mit Guru haben Ihre Mitarbeiter Zugriff auf Informationen, wenn sie sie benötigen, sodass sie sich nie außen vor fühlen.

FAQ zur Vorlage für Kommunikationspläne 

Was ist in einem Kommunikationsplan enthalten?

• Zweck der Kommunikation
• Zielgruppe
• Kernbotschaft
• Erwartete Hindernisse
• Liefermethode
• Zusammenfassung

Wie schreibt man einen Kommunikationsplan?

1. Überprüfen Sie Ihre aktuellen Kommunikationsmaterialien
2. Setzen Sie SMART-Ziele
3. Bestimmen Sie Ihr Publikum
4. Definieren Sie Ihre Missions- und Wertvorstellung
5. Schreiben Sie einen Kommunikationsplan für jede Zielgruppe
6. Bestimmen Sie die Vertriebskanäle
7. Setzen Sie um und messen Sie die Ergebnisse

Was sind Beispiele für Kommunikationspläne?

Beispiele für Kommunikationspläne sind:

• Kommunikationsplan für das Change Management
• Kommunikationsplan für die Produkteinführung
• Kommunikationsplan für das Projektmanagement
• Interner Kommunikationsplan
• Marketingkommunikationsplan