Meeting Minutes: Templates and Examples

Besprechungen! Das Übel des Arbeitslebens. Der Grund, warum wir sagen: „Das hätte eine E-Mail sein können.“ Aber wir können sie einfach nicht loswerden, weil sich herausstellt... sie sind tatsächlich nützlich? Sie können tatsächlich mehr erledigen, schneller, wenn Sie alle im selben Raum (virtuell oder persönlich) haben, um aktuelle Probleme zu besprechen und zu einer Einigung zu kommen.

Leider haben die meisten Mitarbeiter Angst vor Besprechungen, weil sie dazu neigen, endlos zu dauern, ohne dass je konkrete Entscheidungen getroffen werden. Neue Forschungen von Guru und Loom fanden heraus, dass fast die Hälfte der Menschen das Gefühl hat, dass mehr als 40% ihrer Zeit in Videoanrufen verschwendet ist. Das passiert, wenn wir ohne Plan in Besprechungen gehen und keine Vorlage für die Protokolle verwenden, um Diskussionen zu leiten und alle auf Kurs zu halten.

Wie stellen Sie also sicher, dass die Teilnehmer nicht vom Thema abschweifen, ohne zu streng zu sein? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Plan für Ihre Besprechung erstellen, wie Sie Besprechungsprotokolle führen und sie in einem zentralen Repository speichern, das für alle zugänglich ist.

Was sind Besprechungsprotokolle?

Die Besprechungsprotokolle sind eine offizielle Zusammenfassung wichtiger Gespräche und Entscheidungen, die während einer Besprechung getroffen werden. Sie werden auch als Protokolle der Besprechung (MOM) bezeichnet.

Die Besprechungsprotokolle sind ein wichtiges internes Kommunikationsinstrument, das auf folgende Weise hilft:

• Mitarbeiter, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, bleiben über die neuesten Updates informiert.
• Aktionen oder Entscheidungen, die in den Protokollen aufgezeichnet sind, können als Plan für die nahe Zukunft dienen, damit Ihr Team fokussiert bleibt.
• In einigen Szenarien bieten Besprechungsprotokolle dem Unternehmen rechtlichen Schutz, da sie einen offiziellen Nachweis dafür darstellen, wie Entscheidungen getroffen wurden und von wem.

Sie können Besprechungsprotokolle für jede Art von Besprechung verwenden, sei es zwischen Mitarbeitern und der Leitung oder externen Stakeholdern.

Was sollte in den Besprechungsprotokollen enthalten sein?

Grundlegende Details wie Namen, Datum, Uhrzeit und Ort

An oberster Stelle in den Besprechungsprotokollen sollten grundlegende Informationen enthalten sein, wie wo und wann die Besprechung stattfinden wird und die Liste der Teilnehmer. Das Hinzufügen dieser Details hilft Ihnen, die Protokolle in Zukunft schneller zu finden.

Zweck der Besprechung

Setzen Sie einen klaren Zweck oder ein klares Ziel für die Besprechung. Es muss nicht detailliert sein, aber es sollte ein klares Ziel bieten.

Zum Beispiel kann „Finanzbericht für Juni überprüfen“ der Zweck einer Besprechung sein. Sie werden wahrscheinlich viele verwandte Themen während der Besprechung besprechen, wie was Ihr Team ausgegeben hat oder wo sie Ressourcen hätten sparen können.

Tagesordnung für die Besprechung

Ihre Tagesordnung bezieht sich auf die Schlüsselpunkte, die während der Besprechung diskutiert werden sollen.

Ihre Tagesordnungspunkte sollten in folgender Reihenfolge angeordnet sein:

• Protokolle der vorherigen Besprechung
• Berichte/Analysen
• Dringende oder zeitkritische Angelegenheiten
• Unvollständige Aufgaben, Ziele und Diskussionsthemen aus der vorherigen Besprechung
• Allgemeine Diskussion
• Neue Ziele, Aufgaben oder Aktionspunkte

Sie müssen sich nicht unbedingt streng an diese Reihenfolge halten. Es ist ein Ausgangspunkt für Ihre Besprechungsprotokolle.

Aktionspunkte

Aktionspunkte sind Aufgaben oder Aktivitäten, die nach der Besprechung bearbeitet werden müssen. Einige Aktionspunkte haben strenge Fristen. Andere sind vager, wie „vor der nächsten Besprechung abzuschließen“.

Einige Tipps, die Ihnen beim Schreiben Ihrer Aktionspunkte helfen:

• Seien Sie prägnant und definieren Sie die Aktion klar. „Inhalte schreiben“ ist ein schlechtes Beispiel. Verwenden Sie stattdessen „Einen Artikel über Besprechungsprotokolle schreiben.“
• Jeder Aktionspunkt muss einem Teilnehmer zugewiesen werden, damit er abgeschlossen wird.
• Wenn ein Punkt ein Fälligkeitsdatum hat, dokumentieren Sie es klar.
• Ihre Aktionspunkte müssen nicht detailliert sein; der Beauftragte kann Einzelheiten notieren.
• Verfolgen Sie die Aktionspunkte, um sicherzustellen, dass sie abgeschlossen sind; sprechen Sie unvollständige Punkte in der nächsten Besprechung an.

Datum und Uhrzeit der nächsten Besprechung 

Gegen Ende der Besprechung sollten die Teilnehmer entscheiden, wann und wo die nächste Besprechung stattfinden soll. 

Sie sollten das Datum, die Uhrzeit und den Ort für diese zukünftige Besprechung in Ihren Protokollen festhalten. Vermeiden Sie Phrasen wie „in einer Woche“ oder „nächsten Dienstag“. Verwenden Sie immer das tatsächliche Datum und die Uhrzeit.

Dokumente, die Teil des Berichts sein müssen

Alle Dokumente, die für die Besprechung relevant sind, wie Berichte und Präsentationen, müssen in das Besprechungsprotokoll aufgenommen werden. 

Ihr Team kann diese Dokumente bei Bedarf zurückverweisen. Wenn Sie ein Wissensmanagement-Tool wie Guru verwenden, können Sie diese Dokumente mit der robusten Suchfunktion problemlos finden.

Profi-Tipps für bessere Besprechungen 

Vor der Besprechung

Bestimmen Sie die Tagesordnung für die Besprechung

Die 5 größten Probleme bei Besprechungen sind: 

• Statusupdates
• Vom Thema abweichen
• Mangelnde Vorbereitung
• Keine klaren Ergebnisse
• Zeitmanagement

Eine klar definierte Tagesordnung lindert all diese Probleme und hilft Ihnen, effiziente Besprechungen zu leiten.

Ihre Tagesordnung umreißt explizit die Hauptpunkte, die während der Besprechung diskutiert werden sollen. Sie hält alle auf Kurs, hebt wichtige Themen hervor und reduziert Zeitverschwendung.

Harvard Business Review schlägt vor, Tagesordnungsthemen als Fragen zu formulieren und die wichtigsten Themen zuerst aufzulisten.  Die Tagesordnung muss auch die Liste der Teilnehmer und alle erforderlichen unterstützenden Dokumente für die Besprechung enthalten.

Erstellen Sie eine Gliederung der zu besprechenden Themen

Ihre Tagesordnung ist eine kurze Übersicht, die Ihnen hilft, eine detaillierte Gliederung zu jedem Punkt unter den Hauptthemen zu erstellen. Eine Gliederung erleichtert das Festhalten von Notizen und Entscheidungen zu jedem Tagesordnungspunkt. 

Obwohl es empfohlen wird, eine Vorlage für Besprechungsprotokolle online zu verwenden, verwenden viele Menschen immer noch ein Notizbuch. Wenn Sie Notizen von Hand schreiben, lassen Sie nach jedem Punkt Platz, um während der Besprechung auszufüllen.

Teilen Sie die Gesprächspunkte vor der Besprechung mit den Teilnehmern 

Teilen Sie alle wichtigen Gesprächspunkte im Voraus mit allen Teilnehmern der Besprechung, um ihnen zu helfen, zu verstehen, was von ihnen erwartet wird, sodass sie besser vorbereitet sind. Auf diese Weise sind die Diskussionen produktiver.

Während der Besprechung

Verwenden Sie eine Vorlage für Besprechungsprotokolle

Eine einfache Taktik, die die Notizen erleichtert, besteht darin, eine Vorlage für Besprechungsprotokolle zu verwenden.  Die Vorlage ist ein vordefiniertes Format, das es Ihnen erleichtert, eine Tagesordnung zu erstellen und wichtige Themen zu umreißen.

Erwägen Sie die Verwendung eines Aufnahmegeräts

Da Besprechungen schnell durch viele Themen und Entscheidungen führen können, sollten Sie in Erwägung ziehen, die Besprechung auf Ihrem Mobiltelefon oder Aufnahmegerät aufzunehmen. Aufnahmen können Ihnen helfen, genauere und detailliertere Besprechungsprotokolle zu erstellen. Es ist wichtig, den Teilnehmern im Voraus mitzuteilen, dass Sie sie aufnehmen. 

Dokumentieren Sie die Anwesenheit

Der Protokollant sollte früher als alle anderen ankommen. Bei Vorstandssitzungen ist der Protokollant normalerweise der Vorstandsekretär.  Bei Teamsitzungen kann ein Projektkoordinator, Assistent oder jeder Teilnehmer der Protokollant sein.

Der Protokollant kann den Namen jedes Teilnehmers abhaken, sobald er den Raum oder den Videoanruf betritt. Alternativ können Sie eine Anwesenheitsliste zirkulieren, bevor die Besprechung beginnt. Die Teilnehmer können ihre Namen auf der Liste markieren und gegebenenfalls Informationen korrigieren.

Protokoll in Echtzeit führen

Verwenden Sie Ihre Tagesordnung als Gliederung, um Diskussionsthemen und Entscheidungen in Echtzeit festzuhalten. Wenn die Informationen frisch in Ihrem Kopf sind, erleichtert das das Protokollieren.

Fügen Sie Kontext hinzu, damit es leicht zu verstehen ist

Schaffen Sie ein Gleichgewicht zwischen dem direkten Ansprechen der Punkte und dem Hinzufügen von ausreichend Kontext, damit Abwesende es verstehen können. Ihre Notizen sollten auch für zukünftige Referenzen nützlich sein.

Persönliche Beobachtungen entfernen

Fügen Sie niemals persönliche Notizen in die Besprechungsprotokolle ein. Sie können Ihre eigenen Notizen separat anfertigen, aber die Besprechungsprotokolle sollten ein faktischer und unvoreingenommener Nachweis sein.

Nur wesentliche Details erfassen

Konzentrieren Sie sich während der Besprechung darauf, wesentliche Punkte, Aktionspunkte und Entscheidungen in Ihren Protokollen festzuhalten. Sie können nach Abschluss der Besprechung zusätzliche Details oder erläuternde Notizen hinzufügen.

Entscheidungen festhalten

Um maximale Genauigkeit zu gewährleisten, sollten Sie Aktionspunkte und wichtige Entscheidungen in Ihrer Gliederung festhalten, während sie auftreten.

Digitales Format verwenden, damit es leicht zu teilen ist 

Da die Besprechungsprotokolle ein Nachweis dafür sind, was während der Besprechung passiert ist, ist es einfacher, sie in einem digitalen Format zu speichern und zu teilen, z. B. Notizen auf Ihrem Computer zu machen.

Nach der Besprechung

Korrektur lesen

Nach dem Ende der Besprechung sollten Sie die Protokolle auf Grammatikfehler überprüfen. Erweitern Sie Abkürzungen beim ersten Mal, wenn sie verwendet werden, halten Sie ein konsistentes Format ein und geben Sie Klarstellungen.

Die Besprechungsprotokolle verteilen

Der Protokollant ist dafür zuständig, die Protokolle zu verteilen. Online-Sharing ist der schnellste Weg, Informationen zu verbreiten. Wenn Sie eine Plattform wie Guru zur Speicherung Ihrer Vorlage für Besprechungsprotokolle verwenden, können Sie einfach einen Link zu dem Dokument senden, wenn es fertig ist, und alle relevanten Mitarbeiter werden benachrichtigt.

Protokolle speichern oder ablegen

Einige Organisationen speichern ihre Besprechungsprotokolle auf einer externen Festplatte, drucken sie aus, um sie in einem physischen Ordner zu speichern, oder verwenden Online-Software wie Google Docs. Die beste Speicher Methode ist eine Software für interne Kommunikation wie Guru. Sie ermöglicht eine zentrale Speicherung und einen einfachen Zugriff für alle in Ihrem Team. Die Browsererweiterung von Guru ermöglicht es Ihnen, während der Besprechung nahtlos Notizen zu machen und sie leicht zugänglich zu halten.

Effiziente Besprechungen mit Guru leiten

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Zeit sparen mit vorgefertigten Vorlagen für Besprechungsprotokolle

Anstatt Zeit damit zu verschwenden, für jede Besprechung manuell Tagesordnungen und Notizen zu erstellen, können Sie eine Vorlage für Besprechungsprotokolle verwenden, um schnell einsatzbereit zu werden. Mit der richtigen Vorlage müssen Sie nur noch Notizen machen, sie formatieren und teilen.

Wenn Sie an mehreren Besprechungen teilnehmen, können Unterschiede im Format auftreten. Zum Beispiel wird ein Protokoll für eine Vorstandssitzung formell sein, während ein Protokoll für die Diskussion des Designteams flexibler und informeller sein wird.

Sie können maßgeschneiderte Vorlagen für Besprechungsprotokolle für beide Szenarien erstellen und sie für zukünftige Meetings verwenden.

Zusammenarbeiten an demselben Dokument, entweder synchron oder asynchron

Individuelle Nachrichten kosten Zeit.  Wenn Sie das Protokoll der Besprechung einzeln an jeden Teilnehmer senden, um zu bestätigen, dass das, was sie gesagt haben, wahr ist, wird es ewig dauern, bis Sie alle Rückmeldungen erhalten haben.

Eine schnellere Methode besteht darin, eine Guru-Karte für ein Protokoll unter einem bestimmten Themenbrett zu erstellen. Fügen Sie Besprechungsnotizen zu einer Karte hinzu und ermöglichen Sie den Teilnehmern, zu einem günstigen Zeitpunkt Änderungs- und Klarstellungsvorschläge zu machen. Wenn das Protokoll von allen Teilnehmern verifiziert wurde, speichern Sie Ihr Protokoll in Ihrer Wissensdatenbank, damit Ihr Team jederzeit darauf zugreifen kann.

Dokumente einfach über Slack oder E-Mail teilen

Verwenden Sie Gurus Slack und Gmail-Integration, um Besprechungsprotokolle mit Mitarbeitern zu teilen.

Da Protokolle als Karten in Guru gespeichert werden können, kann der Protokollführer Karten innerhalb von Slack für Aufgaben erstellen, und wenn jemand eine Frage stellt, die für die Besprechung relevant ist, können Sie die Option „Mit Karte antworten“ verwenden.

Sie können auch Karten direkt in Gmail erstellen und die Chrome-Browsererweiterung nutzen, um auf die Wissensdatenbank zuzugreifen, wann immer Sie sie benötigen. 

Diese Integrationen stellen sicher, dass Ihr Team auf Ihre Besprechungsprotokolle und alle relevanten Unternehmensinformationen direkt in den Tools zugreifen kann, die Sie in Ihrem Workflow verwenden. 

Beispiele für Vorlagen für Besprechungsprotokolle

Einfache Vorlage für Besprechungsprotokolle 

Ein einfaches Besprechungsprotokoll hat ein leicht verständliches Format, damit Sie die wichtigsten Themen einer Besprechung schnell erfassen können. Verwenden Sie diese Vorlage für die Notiznahme während der Besprechung oder um Ihre Notizen zu organisieren, bevor Sie sie zur Genehmigung an die Teilnehmer senden.

 Es enthält Informationen wie:

• Eine Liste der Teilnehmer
• Diskussionspunkte aus vorherigen Besprechungen
• Die Agenda für die aktuelle Besprechung
• Fristen für die Auflistung von Aufgaben zur Genehmigung und für den Verantwortlichen

Vorlage für formelle Besprechungsprotokolle

 Protokolle sind gut geeignet, um offizielle Entscheidungen zu dokumentieren, die genehmigt werden müssen. Die Sprache ist formell und strukturiert, um nachträglich mit allen Teilnehmern geteilt zu werden.

Formelle Besprechungsprotokolle werden hauptsächlich von Regierungsbehörden, öffentlichen Unternehmen und gemeinnützigen Organisationen verwendet. Es basiert auf Roberts Geschäftsordnung, bei der die Protokolle nur einen Nachweis darüber enthalten, was in der Besprechung getan wurde, nicht nur, was von den Mitgliedern gesagt wurde.

Informationen, die in einer formellen Vorlag zur Besprechung enthalten sein sollten, sind:

• Name des Unternehmens und der Abteilung
• Einberufung
• Rufnummer
• Genehmigung des letzten Besprechungsprotokolls
• Offene Fragen mit einer Zusammenfassung der Diskussion
• Neue Agenda
• Vertagung

Vorlage für informelle Besprechungsprotokolle

Informelle Besprechungsprotokolle sind eine schnelle Referenz für wichtige Diskussionen wie Hindernisse, Ziele, Ideen oder Fristen, die aufgetreten sind. Im Gegensatz zu einer formellen Besprechung erfordert es keine Genehmigung, da das einzige Ziel darin besteht, wichtige Themen und vereinbarte nächste Schritte zu dokumentieren.

Details, die in einer Vorlage für informelle Besprechungsprotokolle enthalten sein sollten, sind:

• Datum
• Teilnehmer der Besprechung
• Ziele der Besprechung
• Gesprächspunkte
• Aufgaben
• Verantwortliche
• Fristen

Vorlage für Besprechungsprotokolle des Teams

In der Regel können diese Besprechungen einberufen werden, um Konflikte zu klären, den Fortschritt zu bewerten oder allgemeine Aktualisierungen und Vorschläge zu geben.

Einige Details, die in einer Vorlage für Besprechungsprotokolle des Teams enthalten sein sollten, sind:

• Datum
• Namen der Teilnehmer
• Ziel der Besprechung
• Agenda der Besprechung
• Diskussionspunkte
• Wichtigste Erkenntnisse und Beschlüsse
• Weitere Notizen (wertvolle Informationen, die möglicherweise nicht direkt mit dem aktuellen Thema zu tun haben)
• Aufgaben
• Nächste Schritte

Zentralisieren Sie Ihre Dokumentation der Team-Besprechungen an einem einzigen Arbeitsplatz

Vorbereitungen können entscheidend für den Erfolg Ihrer Besprechungen sein. Wenn Sie mit der Protokollierung der Besprechung beauftragt wurden, ist es wichtig, einen Plan zu haben, bevor Sie den Raum betreten. Bestimmen Sie die Agenda vor der Besprechung. Teilen Sie die Gesprächspunkte mit, damit jeder vorbereitet ist und verwenden Sie eine Vorlage für Besprechungsprotokolle, um die Notizen zu optimieren.

Interne Wikis wie Guru speichern all Ihre Vorlagen für Besprechungsprotokolle. Sie können frühere Protokolle leicht finden, um Verwirrung zu klären und zu sehen, welche Entscheidungen getroffen wurden.