Change Management Plans: Expert Guide and Templates

מימוש שינוי בעבודה יכול להיות... מאתגר לפחות. בין אם אתה נתקל בתרבות עמידה בפני שינויים או נאבק ליצור תמיכה, הכלים והדוקומנטציה הנכונים יכולים לעזור רבות במאמצי ניהול השינוי שלך.

לא צחקנו כשרצינו לומר שזה יהיה מדריך מומחים לניהול שינוי. המשך לקרוא כדי ללמוד מדוע אתה צריך תוכנית ניהול שינוי ומה צריך להיות בה, ושיגיעו אליך plenty תבניות של תוכנית ניהול שינוי וכרטיסי Guru כדי לעזור לך בדרך.

מונחים בתהליך ניהול שינוי

לפני שנצלול לתוך תוכן הפוסט שלנו, בוא נדבר קצת על מונחים. אם אתה רוצה לexcel בניהול שינוי ולבנות מקרה חזק לשינויים שלך, תצטרך ללמוד את הלשון. הנה כמה מושגים שתרצה לוודא שאתה מבין:

מדוע אתה צריך תוכנית ניהול שינוי

כדי ששינוי ארגוני יקרה בהצלחה, הרבה דברים צריכים להתאגד יחד. אתה תצטרך תמיכה מהמדריכים, עזרה מצוותים אחרים, ולוח זמנים סביר כדי לסיים הכל.

כאשר יש לך תוכנית מהורהרת היטב, תוכל לעזור למזער ולהתחשב בהשפעה שהשינוי המוצע שלך יכול לגרום. חשוב לזכור כי כל שינוי יש פוטנציאל להפריע לעבודה. במקום לנסות לעשות הכל בבת אחת, אסטרטגיית ניהול שינוי יכולה לאפשר לך להתחיל בשינויים קטנים והדרגתיים שיכולים עדיין להביא אותך למטרה הסופית שלך دون לגרום המון חיכוכים.

להחזיק בתוכנית כתובה רשמית גם נותן לך מקום לאמץ גישה אגילית לניהול שינוי. כאשר אתה בשלב התכנון, כל מה שאתה עושה יכול להיראות מושלם, אבל בסופו של דבר, כל התוכניות שלך יועברו מלהיות אידיאליות למציאות. כאשר יש לך תוכנית ניהול שינוי במקום, תוכל לעשות פניות והתאמות לפי הצורך.

איך לכתוב תוכנית ניהול שינוי?

כל תוכנית ניהול שינוי עשויה להיות ייחודית, אך הן עדיין מכילות כמה רכיבים בסיסיים קריטיים. כאשר אתה מרכיב את התוכנית שלך, זכור לשמור על הדברים החיוניים הללו בראש.

להציג את הצורך בשינוי

אל תניח שכולם יודעים שצריך שינוי (אפילו אם אתה חושב שזה ברור מאוד). חלק מהאנשים עשויים לחשוב שהדברים מתנהלים בצורה מושלמת, ואחרים עשויים שלא להיות מעורבים מספיק כדי להבין מדוע אתה דוחף כל כך קשה כדי לבצע שינוי.

‍

זה מקל ליצור תמיכה ולצמצם התנגדות לשינוי.

צלול לעומק כל נתון שאתה יכול למצוא כדי לתמוך בשינוי המוצע שלך, בין אם זה מגיע ממקורות פנימיים או חיצוניים (עדיף אם אתה יכול למצוא את שניהם). חשוב על מה שמניע את בעלי העניין שלך ביותר ומצא נתונים שמעוררים בהם עניין כדי להפוך את המקרה שלך לחזק יותר.

הצהר בבירור על היתרונות שהשינוי שלך יכול להביא לארגון. תוכניות והצעות שאתה יכול לקשור ליעדים כלליים של החברה יכולות להתפוס את תשומת הלב של המנהיגות.

להבין את היקף העבודה

כאשר רוב האנשים חושבים על היקף הפרויקט, הם מתייחסים כמה זמן הכל ידרוש. למרות שחשוב לחשוב על לוח זמנים סביר עבור הפרויקט שלך, זה רק היסוד של מה שהוא צריך להיות.

זה נדיר מאוד שדברים ישפיעו רק על אדם אחד או אפילו על צוות או מחלקה אחת.

‍

קח זמן לחשוב מה יושפע מהשינויים המוצעים שלך.

האם יש לך בעיה לקבוע את היקף העבודה שלך? שאל את עצמך את השאלות הבאות:

• אילו צוותים ואנשים יושפעו יותר על ידי השינויים שלי?
• אילו מדיניות יושפעו על ידי השינויים שלי?
• האם יהיה צורך לשנות תפקידים כדי שהשינוי שלי יהיה הכי יעיל שאפשר?
• האם יש צורך לשקול שינויים במבנה הארגוני?
  

זיהוי אנשים מרכזיים

זה קשה (אם לא בלתי אפשרי) עבור אדם אחד להפעיל שינוי בעבודה. אתה צריך הרבה עזרה אם אתה רוצה לראות את התוכניות שלך מתממשות, ורוב העזרה הזו תגיע מבעלי העניין שלך וצוות ניהול השינוי שלך.

זכור: בעלי העניין וחברי הצוות הם שני דברים שונים מאוד.

הבעלים שלך יכולים להיות מאוד מושקעים בתוצאה של הפרויקט שלך. הם עשויים להיות משקיעים, עובדים ברמה ב', או מנהלים, אך הם לא יעסקו הרבה בעבודה עצמה. חברי צוות ניהול השינוי שלך יהיו האנשים שיטפלו ברוב מה שצריך לעשות כדי לגרום לשינויים להתממש.

כאשר אתה מתכנן את חברי הצוות שלך, אל תחשוב רק על אנשים שיעשו את העבודה. שקול להתחיל ועדת ייעוץ שינוי שתהיה אחראית על פיקוח על העבודה והצעת אישורים והנחיות כשצריך.

קבע תקציבים ואבני דרך

ההערכות הם שכaround 70% מהשינויים נכשלים כי אנשים לא מאמינים שהמאמץ שווה את זה או חושבים שכבר הכל עובד. אחת הדרכים הקלות ביותר להימנע מליפול למלכודת הזו היא למפות אבני דרך ותקציבים ברורים מאוד.

אנו מבינים ששינוי לא יכול לבוא מהאוויר.

בין אם אתה משקיע כסף, זמן, או עבודה מאנשים אחרים, ודא שאתה עושה תקציב ריאלי לכל זה. תקציב טוב צריך להיות עם מעט מרווח כדי לוודא שדברים יכולים עדיין להתנהל בצורה חלקה במקרה שתצטרך לבצע שינויים בעתיד.

אבני דרך יכולות להיחשב כנקודות ביקורת קטנות בדרך השינוי שלך, אבל אם אתה רוצה להשיג את המירב עליהן, התייחס לכל אחת כאילו זו בדיקת מצב. מאורע הבא הוא זמן נהדר להעריך מחדש את התוכניות שלך ולוודא שהכל עובד עדיין עבור הצוות שלך.

קבע את תוכנית התקשורת שלך

תקשורת ברורה ועקבית היא המפתח לכל תוכנית ניהול שינוי. כאשר אתה לוקח גישה אסטרטגית לתקשורת, אתה עושה הרבה כדי לשמור על אנשים ממוקדים ולטפח תחושת אמון. אתה לא עובד בחשכה או מנסה להסתיר את ההתקדמות שלך; אתה שואף להיות גלוי ונגיש בכל שלב בדרך.

צור הזדמנויות לאנשים לשאול שאלות והיה ברור מה המידע שאתה יכול לשתף ומה צריך לחכות לתאריך מאוחר יותר. קבע טון חיובי לשיחות, ואל תחשוש להתמודד עם שאלות קשות. אפילו אם אתה נתקל בבעיות או צריך להעריך מחדש את התוכניות שלך, להיות פתוח וכנה לגבי מה קורה יכול לעזור לשמור על תמיכה.

מה כל תוכנית ניהול שינוי זקוקה כדי להצליח?

כל תוכנית ניהול שינוי יש סדרה של רכיבים קטנים יותר, והמסמכים הנכונים משחקים תפקיד מכריע בשמירה על הכל יחד. אם אתה מוכן להפוך את התוכניות שלך לחיים, אנו יכולים לתת לך תובנות לגבי מה שאתה צריך לכלול ואפילו לספק כמה תבניות כדי לעזור לך בדרך.

תכנית התקשורת לניהול שינוי

אם אתה רוצה שתוכנית ניהול השינוי שלך תתנהל חלק, אתה צריך ליצור תמיכה מבעלי העניין המרכזיים בחברה שלך. הנה מקום שבו תוכנית תקשורת ניהול שינוי תהיה שימושית.

מפת הדרכים לניהול שינוי

הזמן הוא הכל כאשר אתה יוצר תוכנית ניהול שינוי. תכנון לוח זמנים עוזר לשמור על הצוות שלך במסלול כדי לעמוד באבני הדרך מסויימות וגם עוזר לקבוע ציפיות לגבי קצב העבודה שלך.

תפקידים ברורים בניהול שינוי

הגדרת תפקידים היא חובה בניהול שינוי היעיל. הענקת תפקידים מסייעת להוסיף מבנה לעבודה שלך ועוזרת לוודא שהעבודה החשובה ביותר על הפרויקט שלך מתבצעת.

מי הולך לעדכן את התיעוד סביב העבודה שאתה עושה? האם יש לך מעצב או מפתח מסודר על פרויקט זה? מי הולך לשמור על זרימת התקשורת עם בעלי העניין?

האם יש לך בעיה להטיל תפקידים? לפעמים זה לא צריך להיות תלוי בך. אל תהסס לפתוח את זה לחברי הצוות כדי לראות אם מישהו רוצה לקחת על עצמו משימה.

ועדת בקרת שינוי

הגיע הזמן לחשוב על האנשים המרכזיים שיהיו בעדפת הפרויקט. זכור, ייתכן שיש לך קבוצה גדולה של אנשים שעובדים על הפרויקט שלך, אבל תצטרך "מחליט" למשימות מסוימות. הם יהיו אחראים על כל השינויים וההחלטות שיהיו בסתירה לתוכנית המקורית שלך.

תהליך ניהול שינוי מוגדר

עכשיו כשיש לך רעיון ברור מה אתה רוצה להשיג ותובנות על הצוות שלך ולוח ההנחיה, אתה יכול סוף סוף להיכנס לתהליך. כאן תציין בצורה ברורה מה צריך לקרות כדי שהשינוי שלך יתאר. זה אחד החלקים החשובים ביותר בעבודת ניהול השינוי, ולמזלך, יש לנו מדריך שיכול לעזור. ללמוד עוד על הגדרת תהליך ניהול שינוי.

כלים לניהול שינוי

אין דבר רע בכך שיהיו כלים שונים בערכת הטכנולוגיה שלך כאשר אתה עוסק בתהליך ניהול השינוי. עליך לוודא שכולם ברורים על הכלים שאתה הולך להשתמש בהם.

אתה לא יכול להיות המנהל הראשי שלך עובד ב-Figma כאשר רוב האנשים בייצור עדיין עובדים ב-Adobe. ודא שכולם מסודרים על הכלים הנכונים להשתמש בהם לפני שאתה מתעמק בעבודת ניהול השינוי שלך.

תוכנית ניהול שינוי אנליזות

תוכנית ניהול השינוי המעולה שלך הושקה, ועכשיו אתה צריך לבדוק אם עשית את השינויים הנכונים. כאן תוכנית ניהול השינוי שלך תיכנס לפעולה. קבע אילו מדדים אתה מודד כדי לקבוע הצלחה והגדר אילו מטרות אתה צריך להשיג.

משאבי ניהול שינוי נוספים

בדיוק הזכרנו כמה דברים הכרחיים לתוכניות ניהול שינוי. נתנו לך את מה שאתה צריך כדי להפעיל שינוי, אבל בהתאם לבגרות של החברה שלך ולתעשייה שלך, ייתכן שתצטרך עוד קצת עזרה.

אם אתה רוצה להקפיץ את כל ה-T שלך ולתעל את כל ה-I שלך, ייתכן שתרצה לשקול להוסיף את המסמכים האלה לתוכנית ניהול השינוי הכללית שלך:

תוכנית הכשרה לניהול שינוי

יש הבדל בין לדעת ששינוי מתקרב לבין להיות מוכן להתמודד עם השינוי. הפס את ההשערות לגבי השינויים שביצעת והענק לאנשים כיוונים ברורים לגבי איך להתקדם.

תבנית לניהול שינוי משאבים

מה אני צריך לעשות אם אני צריך לבצע שינוי בתהליך החדש?

איך אני יכול לוודא שאני משתמש בכל מה שצריך בצורה הנכונה?

תן לאנשים את התשובות שהם צריכים לשאלות לפני שהם צריכים לשאול אותן בעזרת מדריך משאבים. כלול תיעוד נוסף מועיל, כיוונים נדרשים ומידע על מי ליצור קשר אם זקוקים לעזרה נוספת.

טופס בקשת שינוי

האם אתה צריך לבצע שינויים בתהליך מסוים? האם למישהו בצוות אחר יש הצעה מדהימה לתהליכים חדשים? הנח לאנשים להגיש טופס בקשת שינוי כך שהצעותיהם יישארו על הרדאר שלך.

יומן הזמנות שינוי

אל תאפשר לשינויים להתבצע בחשיכה או בלי הקשר. יומן ניהול שינוי נכון יכול להראות לך עבודה חשובה שכבר ביצע הצוות שלך כדי לבצע שינויים ויכול לתת לך תובנות מדוע שינויים מסוימים נעשו.

איך להשתמש בתבניות הללו

שינוי הוא קשה, אבל הצוות שלך לא צריך להתמודד עם זה לבד. מצאנו שכאשר אתה נותן לצוות שלך מספיק מידע על שינוי והרבה משאבים על איך לעזור להם לנהל את זה, הם יהיו גם אסירי תודה וגם ימהרו לאמץ את השינוי המתחייב.

אנחנו רוצים להקל על כל שינוי ככל האפשר עבורך. השתמש בתבניות הללו כדי להנחיל שינוי מוצלח בתוך החברה שלך.

איך תבנית זו יכולה לעזור לצוות שלך:

• משאבי HR/תפעול אנשים: כאשר הצוות שלך מיישם הטבות חדשות, הליכי גיוס, מסלולי צמיחה ועוד, ודא שמנהלי האנשים שלך מצוידים עם המשאבים הנכונים לניהול שינוי כדי לקלוט את הדיווחים הישירים שלהם לתהליכים או מדיניות חדשות.
• הצלחה ושירות לקוחות: כאשר הצוות שלך גדל, ההצעות שלך יכולות להשתנות והמבנה של הצוות שלך עשוי להיות מוגדר יותר. השתמש בתבנית זו כדי לנהל שינויים ארגוניים גדולים אלה ודא שהצוות שלך עדיין מרגיש בטוח ובידע עליהם.
• מוצר והנדסה: עשויות להיות פעמים שבהן הצוותים שלך סוטים תכונה אחת בעד שינוי בשוק. השתמש בתבנית זו כדי לנהל שינוי זה ולצייד את הארגון שלך של מוצר והנדסה עם ההנחיות הנכונות לגבי שינוי זה.