Meeting Minutes: Templates and Examples

מפגשים! המֵוק של חיי העבודה. הסיבה שאנו אומרים “זה יכול היה להיות מייל.” אבל פשוט לא נוכל להיפרד מהם כי זה מתברר... שהם בעצם מועילים? אתה יכול למעשה להשיג יותר, מהר יותר, כשיש לך את כולם באותו חדר (בווירטואלי או פנים אל פנים) לדבר על בעיות קיימות ולהגיע להסכמה.

לצערנו, רוב העובדים חוששים ממפגשים בגלל הנטייה שלהם להימשך לנצח מבלי לקבל החלטות קונקרטיות. מחקר חדש מ-Guru ו-Loom גילה שכמעט חצי מהאנשים מרגישים שיותר מ-40% מהזמן שהם מבלים בשיחות וידאו הוא מבוזבז. זה קורה כשאנחנו נכנסים למפגשים בלי תכנית ואינם משתמשים בתבנית פרוטוקול מפגש כדי להנחות דיונים ולשמור על כולם במסלול.

אז, איך אתה מבטיח שהנוכחים לא מנתבים את הדרך מבלי להיות קפדני מדי? במאמר הזה, נ покаж לכם איך ליצור תכנית למפגש שלכם, איך לכתוב פרוטוקול מפגש ולאחסן אותם במאגר מרכזי שנגיש לכולם.

מהו פרוטוקול מפגש?

פרוטוקול מפגש הוא סיכום רשמי של שיחות והחלטות חשובות שמתקיימות במהלך מפגש. הם ידועים גם כMinutes of Meeting (MOM).

פרוטוקול מפגש הוא כלי תקשורת פנימית קריטי שעוזר בתחומים הבאים:

• עובדים שלא יכלו להשתתף במפגש נשארים מעודכנים בעדכונים האחרונים.
• פעולות או החלטות שנרשמו בפרוטוקול יכולות לשמש כתכנית עבור העתיד הקרוב, ולעזור לצוות שלך להישאר ממוקד במטרותיהם.
• במספר תסריטים, פרוטוקול מפגש מספק הגנה משפטית לארגון, מכיוון שהם רישום רשמי של איך התקבלו החלטות החברה ומי היה אחראי.

אתה יכול להשתמש בפרוטוקול מפגש עבור כל סוג של מפגש, בין אם זה בין עובדים להנהלה או בעלים חיצוניים.

מה עליך לכלול בפרוטוקול מפגש?

פרטים בסיסיים כמו שמות, תאריך, שעה, ומיקום

במרכז פרוטוקול המפגש, כוללים מידע בסיסי כגון היכן יתקיים המפגש, מתי, ורשימת המשתתפים. הוספת פרטים אלו עוזרת לך למצוא את הפרוטוקולים מהר יותר בעתיד.

מטרת המפגש

קבעו מטרה ברורה או יעד למפגש. זה לא צריך להיות מפורט, אבל זה צריך לספק מטרה ברורה.

למשל, “סקירת דוח כספי עבור יוני” יכולה להיות מטרת מפגש. אתה עשוי לדון בהרבה נושאים קשורים במהלך המפגש, כמו מה הצוות שלך בהוצאות או היכן הם יכולים היו לחסוך משאבים.

סדר יום של המפגש

הסדר יום שלך מתייחס לנקודות המפתח שידונו במהלך המפגש.

נקודות הסדר יום של המפגש שלך חייבות להיות בסדר הבא:

• פרוטוקולים מהמפגש הקודם
• דווחים/אנליזות
• נושאים דחופים או רגישי זמן
• משימות לא הושלמו, מטרות, וכיווני שיח מהמפגש הקודם
• דיון כללי
• מטרות חדשות, משימות, או פריטי פעולה

אתה לא צריך לעקוב אחרי הסדר הזה בצורה נוקשה. זו נקודת התחלה עבור הפרוטוקולים שלך.

פריטי פעולה

פריטי פעולה הם משימות או פעילויות שצריך לעבוד עליהן אחרי המפגש. חלק מפריטי הפעולה יש להם מועדים ברורים. אחרים יותר מעורפלים, כמו “להשלים לפני המפגש הבא.”

כמה טיפים להנחות אותך כשאתה כותב את פריטי הפעולה שלך:

• היה תמציתי והגדר את הפעולה בבירור. “כתוב תוכן” הוא דוגמה רעה. במקום זאת, השתמש ב“כתוב מאמר על פרוטוקולי מפגשים.”
• כל פריט פעולה חייב להיות מוקצה למשתתף כדי שיתבצע
• אם לפריט יש מועד הגשה, יש לתעד זאת בבירור
• פריטי הפעולה שלך לא צריכים להיות מפורטים; המוקצים יכולים לרשום את הפרטים
• עקוב אחרי פריטי פעולה כדי לוודא שהם מושלמים; ענה על פריטים לא מושלמים במפגש הבא

תאריך ושעת המפגש הבא 

כמעט בסיום המפגש, הנוכחים צריכים להחליט מתי והיכן לקיים את המפגש הבא. 

אתה צריך לרשום את התאריך, השעה, והמקום של מפגש העתיד בפרוטוקולים שלך. נמנע מפסקאות כמו “שבוע מעכשיו” או “ביום שלישי הבא.” תמיד השתמש בתאריך ובשעה המדויקים.

מסמכים שיבחנו כחלק מהדוח

כל המסמכים שהיו רלוונטיים למפגש, כמו דוחות והמצגות, חייבים להתוסף לפרוטוקול המפגש. 

הצוות שלך יכול לחזור למסמכים אלו כאשר יש בכך צורך. אם אתה משתמש בכלי ניהול ידע כמו Guru, אתה יכול בקלות למצוא מסמכים אלו עם פונקציית חיפוש חזקה.

טיפים מקצועיים לפגישות טובות יותר 

לפני המפגש

קבע את סדר היום של המפגש

5 הבעיות המובילות עם מפגשים כוללות: 

• עדכוני מצב
• חזרה על הנושאים
• חוסר הכנה
• אין תובנות ברורות
• ניהול זמן

סדר יום מפורט מקל על כל הבעיות הללו ועוזר לך לנהל מפגשים יעילים.

הסדר יום שלך מתאר באופן מפורש את הנקודות העיקריות שידונו במהלך המפגש. הוא שומר על כולם במסלול, מדגיש את הנושאים הקריטיים, ומפחית בזבוז זמן.

Harvard Business Review מציעה לעצב את נושאי הסדר יום כשאלות ולרשום את הנושאים החשובים ביותר קודם.  הסדר יום חייב לכלול את רשימת המשתתפים וכל המסמכים התומכים הנדרשים למפגש.

צור מתווה של הנושאים שידונו

הסדר יום שלך הוא סקירה קצרה שעוזרת לך ליצור מתווה מפורט של כל פריט תחת הנושאים העיקריים. מתווה מקל על התעדה של הערות והחלטות הקשורות לכל פריט סדר יום. 

למרות שזה מומלץ להשתמש בתבנית פרוטוקול מפגש מקוונת, הרבה אנשים עדיין משתמשים במחברת. אם אתה רושם הערות ביד, השאר מקום אחרי כל פריט למלא במהלך המפגש.

שתף נקודות שיח עם המשתתפים לפני המפגש 

שתף נקודות שיח חשובות עם כל משתתפי המפגש מראש כדי לעזור להם להבין מה מצופה מהם כך שהם יוכלו להיות מוכנים יותר. כך, הדיונים יהיו יותר פרודוקטיביים.

במהלך המפגש

השתמש בתבנית פרוטוקול מפגש

טקטיקה פשוטה שמפשטת את רישום ההערות היא להשתמש בתבנית פרוטוקול מפגש.  התבנית היא פורמט שנקבע מראש שמקל עליך ליצור סדר יום ולפרט נושאים חשובים.

שקול להשתמש במכשיר הקלטה

מכיוון שמפגשים יכולים לעבור במהירות דרך נושאים והחלטות רבות, שקול להקליט את המפגש בטלפון הנייד או במכשיר הקלטה. הקלטות יכולות לעזור לך ליצור פרוטוקול מפגש מדויק ומפורט יותר. חשוב להודיע למשתתפים שאתה מקליט אותם מראש. 

רשום את הנוכחות

מנהל הרישומים צריך להגיע לפני כולם. במפגשי מועצה, בדרך כלל מנהל הרישומים הוא מזכיר המועצה.  במפגשי צוות, יכול להיות שהמתאם לפרויקט, העוזר, או כל משתתף אחר יהיה מנהל ההערות.

מנהל ההערות יכול לסמן את שמו של כל משתתף כשהם נכנסים לחדר או לשיחת וידאו. לחילופין, אתה יכול להפיץ רשימת נוכחות לפני שהמפגש מתחיל. משתתפים יכולים לסמן את שמותיהם ברשימה ולתקן מידע אם נדרש.

כתוב פרוטוקול בזמן אמת

בעזרת הסדר יום שלך כמתווה, רשום נקודות שיח והחלטות כפי שהן מתרחשות בזמן אמת. כאשר המידע טרי במחשבה שלך, זה מקל על רישום טוב יותר.

הוסף הקשר כך תהיה זו קלה להבנה

צור איזון בין להגיע ישר לנקודה והוספת מספיק הקשר כך שהנוכחים לא נוכחים יבינו. הערות שלך גם צריכות להיות מועילות עבור הפניות עתידיות.

הסר התשובות אישיות

לעולם אל תוסיף הערות אישיות לפרוטוקול המפגש. אתה יכול לכתוב את ההערות שלך בנפרד, אבל פרוטוקול המפגש צריך להיות רישום עובדתי ולא מוטה.

תפס רק פרטים חיוניים

במהלך המפגש, התמקד בהקלטת נקודות חיוניות, פריטי פעולה, והחלטות בפרוטוקולים שלך. אתה יכול להוסיף פרטים נוספים או תכני הבהרות לאחר שהמפגש הושלם.

רשום החלטות

כדי להבטיח דיוק מירבי, תעד פעולות והחלטות קריטיות על פי המתווה שלך כפי שעושים.

השתמש בפורמט דיגיטלי כך שיהיה קל לשתף 

מכיוון שפרוטוקולי מפגש הם רישום של מה קרה במהלך המפגש, קל יותר לשמור ולשתף כאשר זה בפורמט דיגיטלי כמו רישום במחשב שלך.

אחרי המפגש

ערוך

כשהמפגש מסתיים, ערוך את הפרוטוקולים עבור טעויות דקדוק. הרחב על קיצורים בפעם הראשונה שבהם הם משמשים, שמור על עיצוב עקבי, והכן הבהרות.

הפץ את פרוטוקול המפגש

מנהל ההערות אחראי על הפצת פרוטוקול המפגש. שיתוף מקוון הוא הדרך המהירה ביותר להפיץ מידע. אם אתה משתמש בפלטפורמה כמו Guru כדי לאחסן את תבנית פרוטוקול המפגש שלך, אז אתה יכול בקלות לשלוח קישור למסמך כאשר הוא מוכן וכל העובדים הרלוונטיים יקבלו התראה.

שמור או מיין את הפרוטוקולים

חלק מהארגונים שומרים את פרוטוקול המפגשים שלהם על כונן חיצוני, מדפיסים אותם לשמירה בתיק פיזי, או משתמשים בתוכנת אונליין כמו Google Docs. שיטת האחסון הטובה ביותר היא תוכנה לתקשורת פנימית כמו Guru. היא מאפשרת אחסון מרוכז וגישה קלה לכולם בצוות שלך. הרחבת דפדפן Guru מאפשרת לך לרשום הערות בצורה חלקה במהלך המפגש ומקלה על גישה אליהן.

ניהול מפגשים יעילים עם Guru

‍

חסוך זמן עם תבניות פרוטוקול מפגשים מוכנות

במקום לבזבז זמן ביצירת סדרי יום והערות ידנית לכל מפגש, אתה יכול להשתמש בתבנית פרוטוקול מפגש כדי להתארגן במהירות. עם התבנית הנכונה, כל מה שאתה צריך לעשות זה לקחת הערות, לעצב את זה ולשתף.

אם אתה משתתף במפגשים רבים, יהיו הבדלים בעיצוב. למשל, פרוטוקול מפגש עבור מפגש המועצה יהיה רשמי, אבל פרוטוקול עבור דיון צוות העיצוב יהיה יותר גמיש ובלתי רשמי.

אתה יכול ליצור תבניות פרוטוקול מפגש מותאמות אישית לשני התסריטים הללו וליצור שימוש בהם במפגשים עתידיים.

שיתף פעולה על אותו מסמך הן בדרך סינכרונית והן בדרך אסינכרונית

הודעות אישיות מבזבזות זמן.  אם תשלח את פרוטוקול הפגישה באופן אישי לכל משתתף כדי להוכיח שהדברים שאמרו נכונים, זה ייקח לנצח לקבל את כל המשוב.

שיטה מהירה יותר היא ליצור כרטיס גורי עבור פרוטוקול הפגישה תחת לוח נושא ספציפי. הוסף הערות פגישה לכרטיס ואפשר למשתתפים להציע עריכות והבהרות בזמן נוח. כאשר פרוטוקול הפגישה מאושר על ידי כל המשתתפים, שמור את פרוטוקול הפגישה שלך בבסיס הידע שלך כדי שהצוות שלך יוכל לגשת אליו בכל עת.

שתף מסמכים בקלות הן דרך סלאק והן דרך דואר אלקטרוני

השתמש בשילוב של Slack ו-Gmail של גורי כדי לשתף את פרוטוקולי הפגישה עם עובדים.

מכיוון שפרוטוקולים יכולים להיות מאוחסנים ככרטיסים בגורי, מתעד הפגישה יכול ליצור כרטיסים בסלאק עבור פריטי פעולה, ואם מישהו שואל שאלה רלוונטית לפגישה, תוכל להשתמש באפשרות "ענה עם כרטיס".

אתה גם יכול ליצור כרטיסים ישירות בג'ימייל ולהשתמש ב-תוסף דפדפן כרום כדי לגשת לבסיס הידע בכל פעם שאתה צריך את זה. 

שילובים אלו מבטיחים שהצוות שלך יוכל לגשת לפרוטוקולי הפגישה שלך וכל מידע חשוב על החברה ישירות בתוך הכלים שבהם אתה משתמש בזרימת העבודה שלך. 

דוגמאות לתבניות פרוטוקולי פגישות

תבנית פרוטוקול פגישה פשוטה 

תבנית פרוטוקול פגישה פשוטה יש לה פורמט קל כך שתוכל ללכוד במהירות את הנושאים החשובים ביותר של הפגישה. עשה שימוש בתבנית זו להערות במהלך הפגישה או כדי לארגן את ההערות שלך לפני ששלחת אותן למשתתפים לאישור.

 זה כולל מידע כגון:

• רשימת משתתפים
• נושאי דיון מפגישות קודמות
• האג'נדה של הפגישה הנוכחית
• מועד הגשת רשימת פריטי פעולה לאישור ובעל התפקיד

תבנית פרוטוקול פגישה פורמלית

 פרוטוקולים מצוינים לתיעוד החלטות רשמיות שזקוקות לאישור. השפה היא פורמלית ומסודרת במטרה לשתף אותה עם כל משתתפי הפגישה לאחר מכן.

פרוטוקולים פורמליים משמשים בעיקר על ידי סוכנויות ממשלתיות, חברות ציבוריות ועמותות. זה מבוסס על החוקים של רוברט שבו הפרוטוקולים כוללים רק רישום של מה נעשה בפגישה, ולא רק את מה שאמרו החברים.

המידע שיש לכלול בתבנית פגישה פורמלית כולל:

• שם החברה והמחלקה
• קריאה לפתיחה
• בדיקת נוכחות
• אישור פרוטוקולי הפגישה הקודמת
• בעיות פתוחות עם סיכום הדיון
• אג'נדה חדשה
• סיום

תבנית פרוטוקול פגישה לא פורמלית

פרוטוקול פגישה לא פורמלי הוא הפניה מהירה לדיונים חשובים כמו מכשולים, מטרות, רעיונות או מועדים שעלו. בניגוד לפגישה פורמלית, הוא אינו דורש אישור מכיוון שהמטרה היחידה היא לתעד נושאים מרכזיים והשלבים המוסכמים הבאים.

פרטים שיש לכלול בתבנית פרוטוקול פגישה לא פורמלית כוללים:

• תאריך
• משתתפי הפגישה
• מטרות הפגישה
• נושאי שיחה
• פריטי פעולה
• בעלים
• מועדים

תבנית פרוטוקול פגישה צוותית

באופן כללי, יש לכנס פגישות אלו כדי לטפל בסכסוכים, להעריך התקדמות או לספק עדכונים והמלצות כלליות.

כמה פרטים שיש לכלול בתבנית פרוטוקול פגישה צוותית כוללים:

• תאריך
• שם המשתתפים
• המטרה של הפגישה
• אג'נדה של הפגישה
• נקודות לדיון
• החלטות ועיקרי דברים
• הערות נוספות (מידע יקר ערך שעשוי לא להיות קשור ישירות לנושא הנוכחי)
• פריטי פעולה
• שלבים הבאים

מרכז את תיעוד הפגישות של הצוות שלך במקום עבודה אחד

הכנה יכולה לעשות או לשבור את הפגישות שלך. אם הוקצתה לך משימת תיעוד פרוטוקולי פגישה, חשוב שתהיה לך תוכנית לפני שאתה נכנס לחדר. קבע את האג'נדה לפני הפגישה. שתף את נקודות השיחה כך שכולם יהיו מוכנים והשתמש בתבנית פרוטוקול פגישה כדי לייעל את לקיחת ההערות.

ויקי פנימי כמו גורי מאחסן את כל תבניות פרוטוקול הפגישה שלך. אתה יכול למצוא בקלות פרוטוקולים קודמים כדי לפזרבלול טשטוש ולראות אילו החלטות התקבלו.