One-on-One Meeting Templates for Productive, Trust-Building Meetings

אנחנו מניחים שאף על פי שפגישות אחד על אחד (נקראות גם 1:1 או 1-2-1) כבר בתכנון שלך, אתה לא כל כך נרגש מהן. איירוניה, הפגישות אמורות להיות על השגת משימות, אבל הפרודוקטיביות נפגעת מהזמן המושקע בפגישות. לפי מחקר שנעשה על ידי Deep Analysis עבור Guru ו-Loom, חצי מהעובדים בתעשיית הטכנולוגיה שנסקרו אומרים ש-40% או יותר מהזמן המושקע בשיחות וידאו היה בלתי פרודוקטיבי ובזבוז.

פגישות אחד על אחד הן הדרך החשובה ביותר בה יכולים המנהלים להוביל, להחליף משוב, לסקור עדיפויות ולתמוך בפיתוח המקצועי של הצוותים שלהם. אל תיתן לפגישה שלך ליפול למלכודת הפגישה הבלתי פרודוקטיבית. תבניות פגישות אחד על אחד שנבחרו בקפידה כאן משפרות את הפגישות. אז, במקום לשלוח הודעה בצ'אט של Zoom לומר, "האינטרנט שלך לא עובד," תתפוס את זה עכשיו.

\u200B

‍

אתה תמצא כל אחת מהתבניות האלה למטה: 

• פגישת אחד על אחד הראשונה עם העובד שלך 
• פגישת אחד על אחד שבועית לעובדים
• פגישת אחד על אחד חודשית
• פגישת אחד על אחד לתכנון מטרות OKR
• פגישת סקירת ביצועים לתקופת 90 ימים
• פגישת סקירת ביצועים שגרתית
• פגישת סקירת פיצוי
• פגישת אחד על אחד עם עמיתים
• פגישת אחד על אחד skip-level

‍

הפגישה הראשונה אחד על אחד עם העובד שלך 

הפגישה הראשונה מסדרת את העובדים החדשים להצלחה על ידי הבטחת ציפיות המנהלים שיתוקשרו בצורה ברורה. עובדים יכולים לשאול שאלות, להתחיל לחקור כיצד לעבוד עם המנהל שלהם בצורה הטובה ביותר, ולהתחיל להבין את ה-OKRs והמטרות שהם יעזרו להגיע אליהן. 

בפגישת האחד על אחד הראשונה שלך, תוכל לרצות לכסות את השאלות האלה:

• מה אתה אוהב לעשות מחוץ לעבודה? 
• כיצד תפקיד זה משתלב באסטרטגיה הרחבה יותר של הארגון? 
• כיצד يتم قياس النجاح בתפקיד זה? 
• מה מצפים מהתקופה הראשונה של 30 ימים? 60 ימים? 90 ימים? 
• אילו עמיתים חשובים להכיר? 
• מהי הדרך הטובה ביותר לתקשר איתך? איפה וכמה פעמים?
• על אילו פרויקטים תרצה לעבוד?
• איפה היית רוצה להיות בקריירה שלך בשנים הקרובות? 
• איפה נמצאים משאבי ההיכרות, כמו המדריך לעובדים?
• איפה משתפים מידע וחדשות של החברה? 
• אילו נוהלי SOPs או תבניות צוותנו משתמש?

‍

פגישת אחד על אחד שבועית

יש רק כך הרבה שעות בשבוע, אז למה לא לגרום לכל שיחה לספור? הפגישה השבועית שלך אחד על אחד עם העובד היא ההזדמנות הטובה ביותר שלך לבנות קשר אמין ולהכין את כולם להצלחה. 

השאירו מקום לפריטים חשובים שעלו השבוע. השאלות הללו כדי להבטיח שכל עובד מקבל את מה שהוא צריך כדי להמשיך לעבוד קדימה: 

• איך המטרות שלך מתקדמות השבוע? 
• האם נתקלת בחסמים שאפשר לדבר עליהם? 
• איך אתה מוצא את הפגישות האלה? כיצד נוכל לשפר אותן? 
• אנחנו יודעים שברוך הוא בעיה בזמן הזה. אני רוצה לוודא שאתה מרגיש שיש לך מספיק זמן להיטען. איך אתה מרגיש לגבי איזון העבודה-חיים שלך? 
  

אל תתחבא מהחיים האישיים גם כן. לדבר על החיים מחוץ לעבודה הוא הדרך שעובדים יכולים לומר למנהל שלהם אכפת מהם כבני אדם גם כן. 

הנה כמה דרכים מהנות להכיר אחד את השני שאתה יכול להוסיף לאג'נדה הבאה שלך: 

• איזה רגע היה הבולט ביותר שלך בשבוע? 
• מה היה החלק הקשה ביותר בשבוע שלך?
• ב-Guru, אנחנו משתפים תלונות והמלצות, אז אנחנו שואלים, "מה יש משהו שאתה לא סובל?" (ב-Guru, אנחנו קוראים לזה תלונות.) או שנשאל, "מה אהבת ממש לאחרונה?" (אנחנו קוראים לזה המלצות.)
  

‍

פגישת אחד על אחד חודשית

כאשר מנהלים ודיווחים נפגשים פחות פעמים, בדרך כלל יש יותר שטח לכסות. הבטיחו שכל אחד מכם מכין אג'נדה כך שאין פריטים חשובים החסרים. הנה כמה שאלות לשקול לאג'נדה השגרתית שלך: 

• איך אתה מרגיש לגבי העבודה שלך החודש? 
• איך אתה מרגיש לגבי המעקב שלך אחר המטרות שלך? 
• היכן אני יכול לספק תמיכה, לעזור לך לחשוב על דברים, או להסיר חסמים? 
• מה אתה רוצה שאנחנו נגיע אליו שלא הגענו? 
• האם יש דברים שאתה מוצא מתסכלים בצוות שלנו? כיצד נוכל לשפר את זה? 
• איך אתה חושב שהתהליכים שלנו יכולים לעבוד טוב יותר? 
• מה רעיונות שלך לשדרג את העבודה שלנו?
• איך אתה מרגיש לגבי התמיכה שאני מספק לך? מה אני יכול לעשות כדי לתמוך בך טוב יותר?
  

‍

פגישת אחד על אחד לתכנון מטרות OKR

תכנון מטרות הוא זמן מיוחד בשנה שבו עבודת כל עובד מאורגנת כך שתהיה בטווח הרחב להשגת מטרות גדולות יותר. כשעובדים על תכנון מטרות, שקול לשאול את השאלות האלה: 

• אתה חושב שזה יעד אפשרי? אם לא, למה?
• בחודש [הקודם, רבעון, שנה], היכן התמודדנו, וכיצד אתה חושב שנוכל לשפר את הדברים הפעם?
• מה אתה צריך כדי להצליח בהשגת מטרות אלה? (שקול כלים, תקציב, ותפקידים)
• אילו מכשולים פוטנציאליים או סיכונים אנחנו יכולים לצפות בפעם הבאה? איך יכול להיות שאנחנו נוכל לנהל את הדברים האלה? 
• מהם המטרות שלך לשנה הקרובה בתפקיד שלך? פיתוח מקצועי שלך?

‍

פגישת סקירת ביצועים לתקופה של 90 ימים

המפתח להצלחה לכל עובד הוא לעמוד בציפיות המנהל במהלך 90 הימים הראשונים. זה גם זמן לשקול עד כמה העובדים החדשים מתאימים לארגון. עובדים יכולים לבצע סקירת הערכה עצמית וגם עשויים לרצות להמליץ על עמיתים לסקירות הדדיות. 

הנה כמה שאלות שיכולות לעזור לך למבנה את השיחה שלך: 

• איפה אתה חושב שהיית מצליח עד כה? 
• איפה אתה חושב שאתה יכול להשתפר? 
• מה אני יכול לעשות כדי לתמוך בך טוב יותר? 
• איפה היית רוצה לצמוח מקצועית? 
• איך אתה מרגיש לגבי הביצועים שלך מול המטרות?

‍

פגישת סקירה על ביצועים שגרתית

כל סקירת ביצועים יכולה להיות מלאה בעצבים, במיוחד עבור עובדים חדשים. לקחת זמן להרגיע את העובד שלך על התהליך צעד אחר צעד ומה לצפות יכול לעזור להבטיח שיחה פרודוקטיבית. תרצה לייעד זמן לדבר על: 

• סקירה עצמית וסקירה מנהלית
• כל משוב עמיתי
• סקירה מבוססת ביצועים, כולל דיון על מטרות
• מה הלך טוב
• תחומים לצמיחה
• כל עדכונים של תואר, קידומים, או שינויי פיצוי

‍

פגישת סקירה על פיצוי

עבור כמה ארגונים, פיצוי אינו חלק סקירות ביצועים שגרתיות. במהלך סקירה על פיצויים, לשתף את המידע הזה יכול לעזור להקל על השיחה: 

• שתף כיצד החברה קובעת את סך הפיצוי, כולל שיחה על רמות, דרגות או גישה
• פיצוי/תואר מעודכן
• פרטים על השינוי ואיפה למצוא מידע נוסף
• איך אתה מרגיש לגבי העדכון? 
• האם יש לך שאלות לי?

‍

פגישת אחד על אחד skip-level

אם אתה מקבל זמן עם ה-CEO שלך או עם מנהיגים, זה שווה את זה לדאוג שאתה מוכן היטב לנצל את הזמן והחוכמה היקרה שלהם.

הנה כמה פריטים לשקול להביא לאג'נדה שלך: 

עבור עובדים:

• סקירה של ההשפעה המתוכננת והפועל של האסטרטגיה שלך
• שיתוף השפעת העסק של ההישגים שלך עד כה
  

למנהיגים: 

• מהן המטרות ארוכות הטווח שלך בקריירה שלך? 
• איך אתה אוהב לעבוד כאן? מה יוכל לשפר את זה?
• מהו דבר שאנחנו יכולים לעשות אפילו יותר טוב? 
• אילו רעיונות יש לך לשפר דברים כאן? האם יש דברים שעלינו לעשות או להפסיק לעשות?
• האם יש משהו שאתה מרגיש לא ברור באסטרטגיה שלנו?
  

‍

פגישת אחד על אחד עם עמיתים

טיפ מקצועי: כשאתה חדש בתפקיד, פגש את העמיתים שלך לקפה (מירטואלי) או צהריים והכנס את עצמך להכיר אחד את השני כאנשים. כולנו סומכים על אנשים יותר כאשר אנחנו מכירים אותם קצת, וזה עוזר להבטיח שגם הקשרים בעבודה יהיו חלקים מההתחלה.

​

פגישות אחד על אחד עם עמיתים הן פחות רשמיות ויכולות להיות נפלאות לבניית אמון ולשתף פרויקטים רלוונטיים. השאלות האלו יכולות להנחות שיחה מעמיקה וכיפית: 

• איך היו הדברים איתך לאחרונה? 
• איך הדברים הלכו בשבילך ועבור הצוות שלך?
• האם אתה עובד על משהו לאחרונה שעשוי להיות מועיל לשתף?
• מה הדרך הטובה ביותר לשמור אותך מעודכן כאשר עובדים על דברים רלוונטיים לך?
  

19 שאלות לפגישה אחד על אחד שמנהלים ועובדים צריכים לשאול

סביר להניח שאתה השתתפת בפגישה או שתיים שבהן לא היה לך באמת משהו לכסות. אם אתה לא מבטל את זה, המפגשים האלה יכולים להיות הדרך הטובה ביותר לבנות אמון ולהראות לאנשים שאכפת לך. חסוך לעצמך רגעים מביכים ושמור את השאלות הללו בכיס האחורי כדי להנחות מפגשים 1:1 מעוגלים יותר.

למנהלים לשאול את העובדים

• איך היית לאחרונה מחוץ לעבודה?
• על מה בעדיפות אתה עובד כעת? 
• האם אתה נתקל באיזשהן חסימות עכשיו? 
• מה אני יכול לעשות כדי לעזור לתמוך בך?
• איפה אתה רואה את עצמך בשלב הקריירה הבא שלך? 
• בטווח הקצר, האם יש כישורים שאתה רוצה לפתח או כנסים שאתה רוצה להשתתף בהם?
• איך היה לעבוד איתי? האם כיוון יותר (או פחות) ספציפי היה מועיל?
• איך נוכל להפוך את הפגישות שלנו יחד אפילו יותר טובות?
• איך אתה מעדיף לקבל משוב?
• האם אני נותן לך מספיק משוב?
• מהו משהו שאתה חושב שאני צריך להפסיק או להתחיל לעשות?

‍

עובדים לשאול את המנהל שלהם

• איך אני יכול לתמוך במטרות הצוות שלנו? 
• מהי הדרך הטובה ביותר לשמור אותך מעודכן (מייל, הודעות, עדכונים שבועיים וכו')?
• מה אני יכול לעשות עכשיו כדי להראות לך שאני מוכן לעבוד ברמה הבאה?
• האם אתה חושב שאני יכול לעבוד על [פרויקט/פרויקט רצוי]? אני חושב שאני יכול לתרום [איך אתה היית מתקרב לאחריות].
• איך אני עושה עם [דבר ספציפי]?
• איך אני יכול לתרום טוב יותר לצוות שלנו? להפגישות שלנו?
• מהו דבר שלא עובד היום בשביל הצוות שלנו שעשוי שנוכל לעזור לפתור?
• איפה אתה חושב שאני צריך לפתח את הכישורים שלי כדי לעשות עבודה טובה יותר כאן?