One-on-One Meeting Templates for Productive, Trust-Building Meetings

Nous supposons que même si les réunions en tête-à-tête (appelées aussi 1:1 ou 1-2-1) sont déjà sur votre calendrier, vous n'en êtes pas trop ravi. Ironiquement, les réunions sont censées être pour accomplir des tâches, mais la productivité souffre du temps dépensé en réunions. Selon une étude réalisée par Deep Analysis pour Guru et Loom, la moitié des travailleurs de la technologie interrogés affirment que 40 % ou plus du temps qu'ils passent sur des appels vidéo est improductif et inutile.

Les réunions en tête-à-tête sont le moyen le plus important pour les managers de diriger, d'échanger des retours, de revoir les priorités et de soutenir le développement professionnel de leurs équipes. Ne laissez pas les vôtres tomber dans le piège des réunions improductives. Nos modèles de réunions en tête-à-tête soigneusement sélectionnés ici améliorent les réunions. Donc, au lieu d'appuyer sur envoyer dans ce chat Zoom pour dire : « Votre internet ne fonctionne pas », prenez-les maintenant.

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Vous trouverez chacun de ces modèles ci-dessous : 

• Première réunion en tête-à-tête avec votre employé 
• Réunion hebdomadaire en tête-à-tête avec l'employé
• Réunion en tête-à-tête mensuelle
• Réunion en tête-à-tête sur la planification des objectifs OKR
• Réunion de performance de 90 jours
• Réunion de performance habituelle
• Réunion annuelle sur les compensations
• Réunion entre pairs en tête-à-tête
• Réunion en tête-à-tête de niveau supérieur

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Première réunion en tête-à-tête avec votre employé 

La première réunion prépare les nouveaux employés pour le succès en s'assurant que les attentes des managers sont clairement communiquées. Les employés peuvent poser des questions, commencer à explorer comment mieux travailler avec leur manager et commencer à comprendre les OKR et les objectifs qu'ils vont aider à réaliser. 

Lors de votre première réunion en tête-à-tête, vous voudrez vous assurer de couvrir ces questions :

• Qu'aimez-vous en dehors du travail ? 
• Comment ce rôle s'inscrit-il dans la stratégie de l'organisation ? 
• Comment le succès dans ce rôle sera-t-il mesuré ? 
• Qu'est-ce qui est attendu dans les 30 premiers jours ? 60 jours ? 90 jours? 
• Quels collègues est-il important de connaître ? 
• Quelle est la meilleure façon de communiquer avec vous ? Où et à quelle fréquence ?
• Sur quels types de projets aimeriez-vous le plus travailler ?
• Où voulez-vous vous situer dans votre carrière dans les prochaines années ? 
• Où se trouvent les ressources d'intégration, comme le manuel de l'employé ?
• Où sont partagées les informations et les mises à jour de l'entreprise ? 
• Quelles procédures, SOP, ou modèles notre équipe utilise-t-elle ?

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Réunion hebdomadaire en tête-à-tête

Il n'y a que tant d'heures dans une semaine, alors pourquoi ne pas faire en sorte que chaque conversation compte ? Votre réunion hebdomadaire en tête-à-tête est votre meilleure occasion de construire une relation de confiance et de préparer chacun au succès. 

Laissez de la place pour les points d'agenda émergents de la semaine. Ces questions garantiront que chaque employé obtient ce dont il a besoin pour faire avancer le travail : 

• Comment suivent vos objectifs cette semaine ? 
• Renoignez-vous à des obstacles que nous pouvons discuter ? 
• Comment trouvez-vous ces réunions ? Comment pouvons-nous les améliorer ? 
• Nous savons que le burnout est un problème en ce moment. Je veux m'assurer que vous sentez que vous avez suffisamment de temps pour vous ressourcer. Comment vous sentez-vous par rapport à votre équilibre travail-vie ? 
  

Ne vous cachez pas du personnel non plus. Parler réellement de la vie en dehors du travail permet aux employés de dire à leur manager qu'il se soucie aussi d'eux en tant que personnes. 

Voici quelques façons amusantes de mieux se connaître que vous pouvez ajouter à votre prochaine agenda : 

• Quel a été votre plus grand moment de la semaine ? 
• Quelle a été la partie la plus difficile de votre semaine ?
• Chez Guru, nous partageons des frustrations et des recommandations, alors nous demandons : « Qu'est-ce qui vous déplaît ? » (Chez Guru, nous appelons cela des frustrations.) Ou nous demanderons : « Qu'avez-vous vraiment aimé dernièrement ? » (Nous appelons cela des recommandations.)
  

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Réunion en tête-à-tête mensuelle

Quand les managers et les rapports se rencontrent moins souvent, il y a tendance à y avoir plus de terrain à couvrir. Assurez-vous que chacun de vous prépare un agenda afin que les éléments clés ne soient pas manqués. Voici quelques questions à considérer pour votre agenda régulier : 

• Comment vous sentez-vous par rapport à votre travail ce mois-ci ? 
• Comment vous sentez-vous par rapport à vos objectifs ? 
• Où puis-je vous apporter un soutien, vous aider à réfléchir ou retirer des obstacles ? 
• Qu'est-ce que vous aimeriez que nous abordions que nous n'avons pas encore fait ? 
• Y a-t-il des choses qui vous frustrent dans notre équipe ? Comment pouvons-nous les améliorer ? 
• Comment pensez-vous que nos processus pourraient mieux fonctionner ? 
• Quelles idées avez-vous pour améliorer notre travail ?
• Comment vous sentez-vous par rapport à la façon dont je vous soutiens ? Que puis-je faire pour mieux vous soutenir ?
  

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Réunion en tête-à-tête sur la planification des objectifs OKR

La définition des objectifs est une période spéciale de l'année où le travail de chaque employé est structuré pour s'aligner sur l'atteinte d'objectifs plus importants. Lors de la définition des objectifs, envisagez de poser ces questions : 

• Pensez-vous que cet objectif est réalisable ? Sinon, pourquoi ?
• Au cours du dernier [mois, trimestre, année], où avons-nous eu des difficultés, et comment pensez-vous que nous pouvons améliorer les choses cette fois ?
• De quoi avez-vous besoin pour réussir à atteindre ces objectifs ? (Pensez aux outils, au budget et aux rôles)
• Quels sont les obstacles ou risques potentiels que nous pouvons anticiper pour ce prochain [trimestre, année] ? Comment pouvons-nous nous préparer à y faire face ? 
• Quels sont vos objectifs pour l'année à venir dans votre rôle ? Pour votre développement professionnel ?

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Réunion de performance de 90 jours

La clé du succès pour tout employé est de respecter les attentes du manager au cours des 90 premiers jours. C'est aussi un moment pour réfléchir à savoir si les nouveaux employés s'intègrent bien dans l'organisation. Les employés peuvent effectuer une auto-évaluation et peuvent également souhaiter nommer des collègues pour des évaluations par les pairs. 

Voici quelques questions pour aider à structurer votre conversation : 

• Où pensez-vous avoir eu du succès jusqu'à présent ici ? 
• Où pensez-vous que vous pourriez vous améliorer ? 
• Que puis-je faire pour mieux vous soutenir ? 
• Où aimeriez-vous vous développer professionnellement ? 
• Comment vous sentez-vous par rapport à votre performance par rapport aux objectifs ?

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Réunion de performance habituelle

Toute évaluation de performance peut être anxieuse, surtout pour les nouvelles recrues. Prendre le temps de rassurer votre employé sur le processus étape par étape et ce à quoi s'attendre aide à garantir une conversation productive. Vous voudrez prendre le temps de parler de : 

• Auto-évaluation et évaluation par le manager
• Tout retour d'expérience de pairs
• Évaluation basée sur la performance, y compris la discussion des objectifs
• Ce qui s'est bien passé
• Zones à améliorer
• Mises à jour de titre, promotions ou changements de compensation

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Réunion sur la révision de la compensation

Pour certaines organisations, la compensation ne fait pas partie des évaluations de performance habituelles. Lors d'une révision de la compensation, partager ces informations peut aider à apaiser la conversation : 

• Partagez comment l'entreprise détermine la compensation totale, y compris une discussion sur le niveau, les catégories ou l'approche
• Mise à jour de la compensation/titre
• Détails sur le changement et où aller pour obtenir plus d'informations
• Comment vous sentez-vous par rapport à la mise à jour ? 
• Avez-vous des questions pour moi ?

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Réunion en tête-à-tête de niveau supérieur

Si vous avez du temps avec votre PDG ou vos dirigeants, il vaut la peine de vous assurer que vous êtes bien préparé pour profiter de leur temps et de leur sagesse.

Voici quelques éléments à envisager d'apporter à votre ordre du jour : 

Pour les employés:

• Revue de l'impact prévu et/ou réel de votre stratégie
• Partage de l'impact commercial de vos réalisations à ce jour
  

Pour les dirigeants: 

• Quels objectifs à long terme avez-vous pour votre carrière ? 
• Que pensez-vous du travail ici ? Qu'est-ce qui pourrait améliorer cela ?
• Qu'est-ce que nous pourrions faire encore mieux ? 
• Quelles idées avez-vous pour améliorer les choses ici ? Y a-t-il des choses que nous devrions faire ou arrêter de faire ?
• Y a-t-il quelque chose qui vous semble flou dans notre stratégie ?
  

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Réunion un-à-un entre pairs

Conseil : Lorsque vous êtes nouveau dans un rôle, rencontrez vos collègues pour un café ou un déjeuner (virtuel) et apprenez à vous connaître en tant que personnes. Nous faisons tous plus confiance aux gens quand nous les connaissons un peu, et cela aide à garantir que les relations de travail se déroulent bien dès le départ.

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Les réunions individuelles entre pairs sont plus informelles et peuvent être excellentes pour établir la confiance et partager des projets pertinents. Ces questions peuvent donner lieu à une conversation approfondie et amusante : 

• Comment ça va avec vous ces derniers temps ? 
• Comment les choses se passent-elles pour vous et votre équipe ?
• Avez-vous travaillé récemment sur quelque chose qui pourrait être utile à partager ?
• Quel est le meilleur moyen de vous tenir informé des choses qui vous concernent ?
  

19 questions de réunion un-à-un que les responsables et les employés devraient poser

Il y a de fortes chances que vous ayez eu une réunion ou deux où vous n'aviez vraiment rien à aborder. Si vous ne les annulez pas, celles-ci peuvent être le meilleur moyen d'établir la confiance et de faire savoir aux gens que vous vous souciez d'eux. Épargnez-vous des moments gênants et gardez ces questions dans votre poche arrière pour encourager des réunions 1:1 plus équilibrées.

Pour que les responsables posent des questions aux employés

• Comment avez-vous été en dehors du travail ?
• Sur quels priorités travaillez-vous ? 
• Rencontrez-vous des obstacles en ce moment ? 
• Que puis-je faire pour vous aider ?
• Où vous voyez-vous dans votre prochaine phase de carrière ? 
• À court terme, y a-t-il des compétences que vous aimeriez développer ou des conférences auxquelles vous voulez assister ?
• Comment a été le fait de travailler avec moi ? Une direction plus (ou moins) spécifique serait-elle utile ?
• Comment pourrions-nous rendre nos réunions ensemble encore meilleures ?
• Comment préférez-vous recevoir des commentaires ?
• Est-ce que je vous donne suffisamment de retours ?
• Qu'est-ce que vous pensez que je devrais arrêter ou commencer à faire ?

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Pour que les employés posent des questions à leur manager

• Comment puis-je soutenir les objectifs de notre équipe ? 
• Quel est le meilleur moyen de vous tenir informé (email, messagerie, mises à jour hebdomadaires, etc.) ?
• Que puis-je faire dès maintenant pour vous montrer que je suis prêt à travailler à un niveau supérieur ?
• Pensez-vous que je pourrais travailler sur [projet/dossier désiré] ? Je pense que je pourrais contribuer [comment vous aborderiez la responsabilité].
• Comment je m'en sors avec [chose spécifique] ?
• Comment puis-je mieux contribuer à notre équipe ? À nos réunions ?
• Qu'est-ce qui ne fonctionne pas bien aujourd'hui pour notre équipe que je pourrais aider à résoudre ?
• Où pensez-vous que je dois développer mes compétences pour mieux travailler ici ?