Project Communication Plan Templates, Examples & How-To
השתמש בתבניות אלו לעדכונים סדירים לגבי מידע חשוב על הפרויקט, עדכונים והישגים.
קבל טיפים וטריקים מומלצים ליצירת תוכנית אפקטיבית ותמציתית לתקשורת פרויקט.
חשוב על כל הפרוייקטים שעבדת עליהם במהלך הקריירה שלך. האם חוסר בתקשורת הקשה לעמוד בזמנים המיועדים? אם התשובה היא "כן", לא תהיה היחיד. תקשורת לקויה או לא ברורה היא שורש הבעיה של הצלחת הפרוייקט.
החדשה הטובה? להקים את תוכנית התקשורת שלך לפרויקט זה דבר פשוט. בוא נסתכל על הטיפים והטריקים המומלצים שלנו ליצירת תוכנית אפקטיבית ותמציתית לתקשורת פרוייקט.
איך ליצור תוכנית תקשורת פרוייקט
הרגע שבו אתה מתחיל פרויקט הוא הזמן בו אתה צריך להתחיל לחשוב על איך ת מתקשר במהלך הפרויקט. דרך פשוטה להתחיל לשרטט את תוכנית התקשורת שלך היא ליישר אותה עם לוח הזמנים של הפרויקט שלך. חשוב על מתי ואיך אתה מתכוון לתקשר עם בעלי העניין של הפרויקט שלך. שאל את עצמך את השאלות הבאות:
- מי צריך לקבל איזה סוגי תקשורת?
- מהו הערוץ העיקרי לתקשורת?
- באיזו תדירות אתה צריך לתקשר?
אתה גם רוצה להגדיר אילו בעלי עניין אחראים ללתקשר איזה עדכונים. וודא שכל בעל עניין מבין את תפקידו, כך שלא ייחלפו הודעות.
מהי תוכנית תקשורת פרויקט?
תוכנית תקשורת פרויקט היא מקור אחד שמתאר כיצד תתקשר עם בעלי העניין את המידע החשוב על הפרויקט. זה עוזר לבעלי העניין לדעת מתי וכיצד הם צריכים לצפות לעדכוני פרויקט. תוכנית התקשורת שלך יכולה לכלול כיצד תתקשר הן פנימית והן חיצונית.
זכור כי תוכנית תקשורת פרויקט היא הנחיות כיצד לתקשר במהלך הפרויקט. זה לא כולל לוחות זמנים של פרויקטים, אבני דרך, משאבים או כל מידע אחר שעשוי להיות קשור לפרויקט.
עדכוני פרויקט מעולים עוסקים ביותר משיתוף מידע. אם התקשורת של הפרויקט שלך נשמרת במקום אחד וישנה דרך ברורה להפיץ מידע לבעלי העניין של הפרויקט, תהיה לך תהליך עבודה חלק מהיום הראשון.
תוכנית תקשורת מול תוכנית תקשורת פרויקט
תוכנית תקשורת יכולה להיות כל דבר מתוכנית PR עד כיצד תתקשר עם עובדים באופן פנימי, בעוד שתוכנית פרויקט מתמקדת בתקשורת פרויקט.
טיפים לתקשורת בעידן הצוותים מרוחקים והיברידיים
סביבות עבודה מרוחקות והיברידיות הם המציאות החדשה עבור הרבה ארגונים. זה יוצר אתגר נוסף כשזה מגיע לתקשורת. הצוותים חייבים להתאים את עצמם כדי להסתגל לדוא"ל, הודעות ישירות וצורות אחרות של תקשורת אסינכרונית, שהן עכשיו הצורה המרכזית לשיתוף והפצת ידע. באופן כללי, תקשורת ברורה היא יותר חשובה מאי פעם.
אתה רוצה לוודא שבעלי העניין בפרויקט שלך מקבלים את המידע שהם צריכים כדי לבצע את האחריות שלהם, אך לא כל פיסת מידע אפשרית לגבי כל הפרויקט (בהתאם לתפקידם). מידע רב מדי הוא מכביד, והמוחות האנושיים יכולים לזכור רק כך הרבה לפני שהם מתחילים לשלול ידע חדש. שמור על התקשורת שלך תמציתית והתמיד בתבנית שקל לסקות.
5 צעדים פשוטים ליצירת תוכנית תקשורת פרויקט
1) קבע את מטרות התקשורת
לפני שאתה מתחיל לבנות את תוכנית התקשורת שלך לפרויקט, אתה צריך להגדיר את מטרות התקשורת שלך בפרויקט. מטרות אלו יכולות להיות בצורת תדירות עדכון, שיטות הטובות ביותר לתקשורת פנימית, או באילו מקומות יחיו כל המידע על הפרויקט שלך. שאל את עצמך את השאלות הבאות כשאתה מתחיל לבנות את התוכנית שלך:
- באיזו תדירות תתקשר עם בעלי העניין של הפרויקט?
- איזה סוג מידע חשוב לשתף?
- איך המידע ישותף?
2) בחר את שיטת התקשורת
קבע את הסטנדרטים לתקשורת על ידי הפעלת שיטת תקשורת ולהתמיד בה. זה שומר על התקשורת הצפויה לבעלי העניין, ודורש מהם פחות אנרגיה מנטלית. תקשורת מתבנית גם מבטיחה שכולם יהיו באותו עמוד ושהמידע יתקבל באופן הוגן. מצב התקשורת שבו אתה משתמש יכול להיראות שונה בהתאם לפרויקט. אתה יכול לשקול:
- דוא"ל
- מצגת
- מפגשים פנים אל פנים
- שיחת וידיאו פתיחה
- פוסט בבלוג
- טופס פרויקט
- שיחת טלפון
תקשורת פנימית מתרחשת במגוון מקומות. אתה תחסוך זמן כאשר תשתמש במסמך אחד לתקשורת של מידע פרויקטי חשוב.
3) קבע את תדירות התקשורת
באיזו תדירות אתה מתכוון לתקשר בבסיס העדכונים, הצרכים והבעלי העניין של הפרויקט. שקול לקבוע את הציפיות לתדירות התקשורת מהיום הראשון של הפרויקט, כך שבעלי העניין ידעו מה מצופה מהם וכדי להגביר את הפרודוקטיביות. תדירות התקשורת יכולה להיות מתונה או מבוססת על פעולה.
בזמן התקשורת לגבי הפרויקט שלך, תוכל:
- לתקשר על בסיס זמן: יומי, שבועי, חודשי או רבעוני.
- לתקשר על בסיס תדירות פעולה: כאשר משימה, פעולה, ציון דרך וכו' הושלמו
4) לזהות את הבעלים, בעלי העניין והקהל
מי אחראי על העברת עדכוני הפרויקט? מי יקבל את ההודעות האלה? השלב הרביעי בהקמת תוכנית התקשורת שלך הוא להגדיר את קהל התקשורת כמו גם מי אחראי על התקשורת. שקול להכין גיליון אלקטרוני שיכיל את השמות של כל בעלי העניין, את המידע הרלוונטי ליצירת קשר ואת התפקיד שלהם בפרויקט. קבע ציפיות לגבי התקשורת והקהל, לגבי מתי, איך ומה יתקשרו. ודא שכל בעלי העניין בפרויקט בסוד העניינים.
5) הגדר את אסטרטגיית התקשורת
אסטרטגיה לתקשורת קובעת את הציפיות לתקשורת. אתה תפרט את המטרות של תוכנית התקשורת שלך, מציין מה בעלי העניין צריכים לצפות לקבל כל תוכן תקשורת שהם מקבלים על הפרויקט. הכלים שאתה משתמש בהם לתקשורת הם גם عنصر מפתח של אסטרטגיית התקשורת שלך.
שקול לשאול את בעלי העניין שלך כאן. שאל אותם באילו שיטות תקשורת או כלים הם מעדיפים להשתמש. אילו אמצעי תקשורת הולכים לגעת בצוות שלך?
6) השתמש בכלים כדי לתקשר את תוכנית הפרויקט שלך
הכלים שאתה משתמש בהם לתקשורת או שיפר את הפרויקט שלך או יפריעו לו. אם המידע מפוזר על פני מקורות רבים, זה הופך להיות קשה לדעת מה לסמוך עליו. ברגע שאספת את כל המידע על הפרויקט שלך, תוכל לתקשר לגבי הפרויקט שלך באמצעות Slack, דוא"ל או כל מסר אחר. רק תוודא שאתה משאיר את מקור האמת שלך מעודכן עם כל עדכוני הפרויקט. זה קובע מקום אחד כמקור מהימן לכל המידע על הפרויקט. אתה תמנע מבעלי העניין לשאול שאלות חוזרות ותצמצם פניות לאנשי מקצוע בתחום.
איך לעצב תוכנית תקשורת פרויקט
השתמש בשפה ברורה ותמציתית בתוכנית התקשורת שלך לניהול פרויקטים. תבנית תעזור לשמור על תיאום התקשורת שלך ולעזור לפרויקט שלך להמשיך בדרך הנכונה.
תבנית תוכנית התקשורת שלך לפרויקט צריכה להתחיל עם תאריך העדכונים המוצהרים. לאחר מכן בצע עדכונים כלליים או חלקים אינדיבידואליים לכל עדכון של חבר צוות. פרק את הסעיף הזה לכותרות וכותרות משנה באופן שהכי הגיוני לפרויקט שלך ולצוות שלך.
שקול להוסיף סעיף לשבחים של צוות למטה. אתה כבר יודע שאתה עובד עם צוות של אנשים מוכשרים, אז למה לא להאיר את האור על אלו שעשו זאת בצורה יוצאת דופן לאחרונה? הקצה את ההישגים הספציפיים, מקומות שבהם בעלי העניין מצטיינים, ורעיונות יצירתיים שהעלו את הפרויקט.
סיים את תוכנית התקשורת שלך עם סעיף המפרט מה בעלי העניין יכולים לצפות שיקרה בהמשך. תעד את השלב הבא של הפרויקט, כולל משימות, אבני דרך וכל דבר אחר שתמצא נחוץ.
למה תוכנית תקשורת לניהול פרויקטים היא חשובה?
מהם היתרונות של החזקת תוכנית תקשורת לניהול פרויקטים? כפי שאומרים, תקשורת ברורה היא מהות כל פרויקט. חוסר בתקשורת מביא את בעלי העניין בדרך של החמצות אבני דרך והזדמנויות. מתי הייתה הפעם האחרונה שהשלמת פרויקט חלק ללא תקשורת סדירה? סביר להניח שחוסר בתקשורת יוצר מכשולים שיכולים להימנע עם תוכנית תקשורת פרויקט.
תוכנית תקשורת לפרויקט:
- קובעת ציפיות לגבי מתי בעלי העניין יקבלו עדכונים
- מספקת הזדמנות למשוב
- עוזרת להימנע מסיכונים ובעיות פוטנציאליים
- מגביר את הפרודוקטיביות בקרב צוותים
תוכנית תקשורת פרויקט שומרת את כל הצוות שלך בסוד. זה נותן לכל בעל עניין את אותן ציפיות ומסיר פערים בידע לגבי הפרויקט. זה מזמין שקיפות. תוכנית התקשורת שלך צריכה להיות מותאמת כך שתתאים לצרכים של הפרויקט והצוות שלך. תוכנית תקשורת ברורה ותמציתית עשויה לשנות את המשחק עבור ניהול הפרויקט שלך.
חשוב על כל הפרוייקטים שעבדת עליהם במהלך הקריירה שלך. האם חוסר בתקשורת הקשה לעמוד בזמנים המיועדים? אם התשובה היא "כן", לא תהיה היחיד. תקשורת לקויה או לא ברורה היא שורש הבעיה של הצלחת הפרוייקט.
החדשה הטובה? להקים את תוכנית התקשורת שלך לפרויקט זה דבר פשוט. בוא נסתכל על הטיפים והטריקים המומלצים שלנו ליצירת תוכנית אפקטיבית ותמציתית לתקשורת פרוייקט.
איך ליצור תוכנית תקשורת פרוייקט
הרגע שבו אתה מתחיל פרויקט הוא הזמן בו אתה צריך להתחיל לחשוב על איך ת מתקשר במהלך הפרויקט. דרך פשוטה להתחיל לשרטט את תוכנית התקשורת שלך היא ליישר אותה עם לוח הזמנים של הפרויקט שלך. חשוב על מתי ואיך אתה מתכוון לתקשר עם בעלי העניין של הפרויקט שלך. שאל את עצמך את השאלות הבאות:
- מי צריך לקבל איזה סוגי תקשורת?
- מהו הערוץ העיקרי לתקשורת?
- באיזו תדירות אתה צריך לתקשר?
אתה גם רוצה להגדיר אילו בעלי עניין אחראים ללתקשר איזה עדכונים. וודא שכל בעל עניין מבין את תפקידו, כך שלא ייחלפו הודעות.
מהי תוכנית תקשורת פרויקט?
תוכנית תקשורת פרויקט היא מקור אחד שמתאר כיצד תתקשר עם בעלי העניין את המידע החשוב על הפרויקט. זה עוזר לבעלי העניין לדעת מתי וכיצד הם צריכים לצפות לעדכוני פרויקט. תוכנית התקשורת שלך יכולה לכלול כיצד תתקשר הן פנימית והן חיצונית.
זכור כי תוכנית תקשורת פרויקט היא הנחיות כיצד לתקשר במהלך הפרויקט. זה לא כולל לוחות זמנים של פרויקטים, אבני דרך, משאבים או כל מידע אחר שעשוי להיות קשור לפרויקט.
עדכוני פרויקט מעולים עוסקים ביותר משיתוף מידע. אם התקשורת של הפרויקט שלך נשמרת במקום אחד וישנה דרך ברורה להפיץ מידע לבעלי העניין של הפרויקט, תהיה לך תהליך עבודה חלק מהיום הראשון.
תוכנית תקשורת מול תוכנית תקשורת פרויקט
תוכנית תקשורת יכולה להיות כל דבר מתוכנית PR עד כיצד תתקשר עם עובדים באופן פנימי, בעוד שתוכנית פרויקט מתמקדת בתקשורת פרויקט.
טיפים לתקשורת בעידן הצוותים מרוחקים והיברידיים
סביבות עבודה מרוחקות והיברידיות הם המציאות החדשה עבור הרבה ארגונים. זה יוצר אתגר נוסף כשזה מגיע לתקשורת. הצוותים חייבים להתאים את עצמם כדי להסתגל לדוא"ל, הודעות ישירות וצורות אחרות של תקשורת אסינכרונית, שהן עכשיו הצורה המרכזית לשיתוף והפצת ידע. באופן כללי, תקשורת ברורה היא יותר חשובה מאי פעם.
אתה רוצה לוודא שבעלי העניין בפרויקט שלך מקבלים את המידע שהם צריכים כדי לבצע את האחריות שלהם, אך לא כל פיסת מידע אפשרית לגבי כל הפרויקט (בהתאם לתפקידם). מידע רב מדי הוא מכביד, והמוחות האנושיים יכולים לזכור רק כך הרבה לפני שהם מתחילים לשלול ידע חדש. שמור על התקשורת שלך תמציתית והתמיד בתבנית שקל לסקות.
5 צעדים פשוטים ליצירת תוכנית תקשורת פרויקט
1) קבע את מטרות התקשורת
לפני שאתה מתחיל לבנות את תוכנית התקשורת שלך לפרויקט, אתה צריך להגדיר את מטרות התקשורת שלך בפרויקט. מטרות אלו יכולות להיות בצורת תדירות עדכון, שיטות הטובות ביותר לתקשורת פנימית, או באילו מקומות יחיו כל המידע על הפרויקט שלך. שאל את עצמך את השאלות הבאות כשאתה מתחיל לבנות את התוכנית שלך:
- באיזו תדירות תתקשר עם בעלי העניין של הפרויקט?
- איזה סוג מידע חשוב לשתף?
- איך המידע ישותף?
2) בחר את שיטת התקשורת
קבע את הסטנדרטים לתקשורת על ידי הפעלת שיטת תקשורת ולהתמיד בה. זה שומר על התקשורת הצפויה לבעלי העניין, ודורש מהם פחות אנרגיה מנטלית. תקשורת מתבנית גם מבטיחה שכולם יהיו באותו עמוד ושהמידע יתקבל באופן הוגן. מצב התקשורת שבו אתה משתמש יכול להיראות שונה בהתאם לפרויקט. אתה יכול לשקול:
- דוא"ל
- מצגת
- מפגשים פנים אל פנים
- שיחת וידיאו פתיחה
- פוסט בבלוג
- טופס פרויקט
- שיחת טלפון
תקשורת פנימית מתרחשת במגוון מקומות. אתה תחסוך זמן כאשר תשתמש במסמך אחד לתקשורת של מידע פרויקטי חשוב.
3) קבע את תדירות התקשורת
באיזו תדירות אתה מתכוון לתקשר בבסיס העדכונים, הצרכים והבעלי העניין של הפרויקט. שקול לקבוע את הציפיות לתדירות התקשורת מהיום הראשון של הפרויקט, כך שבעלי העניין ידעו מה מצופה מהם וכדי להגביר את הפרודוקטיביות. תדירות התקשורת יכולה להיות מתונה או מבוססת על פעולה.
בזמן התקשורת לגבי הפרויקט שלך, תוכל:
- לתקשר על בסיס זמן: יומי, שבועי, חודשי או רבעוני.
- לתקשר על בסיס תדירות פעולה: כאשר משימה, פעולה, ציון דרך וכו' הושלמו
4) לזהות את הבעלים, בעלי העניין והקהל
מי אחראי על העברת עדכוני הפרויקט? מי יקבל את ההודעות האלה? השלב הרביעי בהקמת תוכנית התקשורת שלך הוא להגדיר את קהל התקשורת כמו גם מי אחראי על התקשורת. שקול להכין גיליון אלקטרוני שיכיל את השמות של כל בעלי העניין, את המידע הרלוונטי ליצירת קשר ואת התפקיד שלהם בפרויקט. קבע ציפיות לגבי התקשורת והקהל, לגבי מתי, איך ומה יתקשרו. ודא שכל בעלי העניין בפרויקט בסוד העניינים.
5) הגדר את אסטרטגיית התקשורת
אסטרטגיה לתקשורת קובעת את הציפיות לתקשורת. אתה תפרט את המטרות של תוכנית התקשורת שלך, מציין מה בעלי העניין צריכים לצפות לקבל כל תוכן תקשורת שהם מקבלים על הפרויקט. הכלים שאתה משתמש בהם לתקשורת הם גם عنصر מפתח של אסטרטגיית התקשורת שלך.
שקול לשאול את בעלי העניין שלך כאן. שאל אותם באילו שיטות תקשורת או כלים הם מעדיפים להשתמש. אילו אמצעי תקשורת הולכים לגעת בצוות שלך?
6) השתמש בכלים כדי לתקשר את תוכנית הפרויקט שלך
הכלים שאתה משתמש בהם לתקשורת או שיפר את הפרויקט שלך או יפריעו לו. אם המידע מפוזר על פני מקורות רבים, זה הופך להיות קשה לדעת מה לסמוך עליו. ברגע שאספת את כל המידע על הפרויקט שלך, תוכל לתקשר לגבי הפרויקט שלך באמצעות Slack, דוא"ל או כל מסר אחר. רק תוודא שאתה משאיר את מקור האמת שלך מעודכן עם כל עדכוני הפרויקט. זה קובע מקום אחד כמקור מהימן לכל המידע על הפרויקט. אתה תמנע מבעלי העניין לשאול שאלות חוזרות ותצמצם פניות לאנשי מקצוע בתחום.
איך לעצב תוכנית תקשורת פרויקט
השתמש בשפה ברורה ותמציתית בתוכנית התקשורת שלך לניהול פרויקטים. תבנית תעזור לשמור על תיאום התקשורת שלך ולעזור לפרויקט שלך להמשיך בדרך הנכונה.
תבנית תוכנית התקשורת שלך לפרויקט צריכה להתחיל עם תאריך העדכונים המוצהרים. לאחר מכן בצע עדכונים כלליים או חלקים אינדיבידואליים לכל עדכון של חבר צוות. פרק את הסעיף הזה לכותרות וכותרות משנה באופן שהכי הגיוני לפרויקט שלך ולצוות שלך.
שקול להוסיף סעיף לשבחים של צוות למטה. אתה כבר יודע שאתה עובד עם צוות של אנשים מוכשרים, אז למה לא להאיר את האור על אלו שעשו זאת בצורה יוצאת דופן לאחרונה? הקצה את ההישגים הספציפיים, מקומות שבהם בעלי העניין מצטיינים, ורעיונות יצירתיים שהעלו את הפרויקט.
סיים את תוכנית התקשורת שלך עם סעיף המפרט מה בעלי העניין יכולים לצפות שיקרה בהמשך. תעד את השלב הבא של הפרויקט, כולל משימות, אבני דרך וכל דבר אחר שתמצא נחוץ.
למה תוכנית תקשורת לניהול פרויקטים היא חשובה?
מהם היתרונות של החזקת תוכנית תקשורת לניהול פרויקטים? כפי שאומרים, תקשורת ברורה היא מהות כל פרויקט. חוסר בתקשורת מביא את בעלי העניין בדרך של החמצות אבני דרך והזדמנויות. מתי הייתה הפעם האחרונה שהשלמת פרויקט חלק ללא תקשורת סדירה? סביר להניח שחוסר בתקשורת יוצר מכשולים שיכולים להימנע עם תוכנית תקשורת פרויקט.
תוכנית תקשורת לפרויקט:
- קובעת ציפיות לגבי מתי בעלי העניין יקבלו עדכונים
- מספקת הזדמנות למשוב
- עוזרת להימנע מסיכונים ובעיות פוטנציאליים
- מגביר את הפרודוקטיביות בקרב צוותים
תוכנית תקשורת פרויקט שומרת את כל הצוות שלך בסוד. זה נותן לכל בעל עניין את אותן ציפיות ומסיר פערים בידע לגבי הפרויקט. זה מזמין שקיפות. תוכנית התקשורת שלך צריכה להיות מותאמת כך שתתאים לצרכים של הפרויקט והצוות שלך. תוכנית תקשורת ברורה ותמציתית עשויה לשנות את המשחק עבור ניהול הפרויקט שלך.
.webp)
.webp)
