How to Write a Project Plan in 9 Simple Steps [+ Templates]

הצלחתו של כל פרויקט גדול מתחילה מתכנית. כפי שאמר אחד מאבות המייסדים, "אם אתה נכשל בתכנון, אתה מתכנן לכשלון."

תכנית פרויקט מציבה את הבמה לכל שלב בפרויקט. מי אחראי על אילו משימות? מה המטרות והיעדים? אילו מדדים משמשים למדידת ההתקדמות? תכנון פרויקט הוא חלק בלתי נפרד מהבטחת מעורבות בעלי העניין, הצוותים ומנהלי הפרויקטים לראות את הפרויקט עד סיום. חוסר במטרות ברורות מוביל כ-%37 מהפרויקטים לכישלון.

מניעת תכנון מספקת היא סיכון לגמישות הפרויקט. כל פרויקט, קטן או גדול, צריך להשתמש בתבנית תכנית פרויקט. חשוב על תבנית תכנית הפרויקט שלך כמו בית לכל המידע והמשאבים של הפרויקט. על ידי שמירת הארגון של הפרויקט שלך, אתה מבטל בלבול ואת הסיכון להחמיץ מדדים עיקריים.

בסוף הפרויקט, תודו לעצמכם על כך שהייתם מאורגנים מהיום הראשון. בואו נצלול לדרכים לפיתוח תכנית ניהול פרויקטים.

מה זו תכנית פרויקט?

תכנית פרויקט מפצלת את חלקי הפרויקט שלך לקטעים קטנים. זוהי מסמך רשמי המנחה את הציפיות והתהליכים של הפרויקט. זהו יעד יחיד שבו יכולים חברי הצוות למצוא במהירות תשובות לשאלותיהם. מדדי ביצוע פרויקט, סיכומי משימות, ועדכונים תדירים יכולים כולם להתקיים במסמך זה, או סדרת מסמכים.

מנהלי פרויקטים יכולים לבדוק באופן שוטף את תכנית הפרויקט כדי להעריך את מצבה, להורות לחברי הצוות על כל אזור "מסוכן", וליידע את בעלי העניין של הפרויקט על הצלחות קטנות בדרך. הם יכולים גם לסקור את המסמך לאחר הפרויקט כדי להעריך את החוזקות והחולשות שלו וללמוד היכן ניתן לשפר את הפרויקטים העתידיים.

חשוב על תכנית הפרויקט שלך כתוכנית מסע. כשהחלטת על תכנית מסע, אתה רושם את האתרים שאתה רוצה לראות, מקומות לישון, ואת המקומות שבהם אתה יכול למלא דלק. בפשטות, אתה צריך לדעת מה אתה רוצה לעשות ואיך אתה רוצה לעשות את זה.

מהם 5 שלבי תכנית פרויקט?

כשאתה מתחיל ליצור את תכנית הפרויקט שלך, יש חמישה צעדים ראשוניים שיכולים לעזור לך להתחיל. שמור במחשבה שכל פרויקט, צוות וחברה הם קצת שונים. שנה, הוסף או הסר חלקים או צעדים לפי הצורך עד שהתכנית תהיה הגיונית ביותר לפרויקט שלך.

1. מושג והתחלה

השלב הראשון בפיתוח תכנית הפרויקט שלך הוא המקום שבו כל רעיונות מזומנים. אסוף את הצוות שלך או קבלת את מחשבותיהם בנפרד כדי ליצור רשימה כוללת של רעיונות. אל תדאג אם אין לך את כל התשובות כרגע. המוקד היחיד שלך בשלב זה צריך להיות לחשוב על לאן אתה רוצה שהפרויקט שלך ילך.

2. הגדרה ותכנון

כאן תיכנס יותר לתוך הפרטים. שלב ההגדרה והתכנון של תכנית הפרויקט שלך קובע את המטרות, ציר הזמן, והאחריות של הפרויקט. תרצה לוודא שכל שחקן מפתח יודע את תפקידו ואת הציפיות ממנו. תרצה גם לקבוע מדדים ברורים שישמשו למדידת הצלחת הפרויקט.

3. ביצוע הפרויקט

השלב השלישי הוא החלק הכיפי: הביצוע. עכשיו זה הזמן להוציא לפועל את כל רעיונותיך ותכנוניך. ודא שכל שחקן יודע להשתמש בתבנית תכנית הפרויקט כדי לקבל עדכונים, גילויים, ושיחות על הפרויקט. תקשורת ותקשורת טובה במהלך פרויקט תמיד חשובים, אך במיוחד בשלב זה.

4. ביצוע וביקורת

כאשר יגיע הזמן לבדוק את ביצועי הפרויקט, תודו על שהקמתם מדדים ברורים בתחילת שלב התכנון. סקור את הפרויקט מהתחלה ועד סיום.

טיפ מקצועי: שקול לבצע בדיקות תכופות לאורך הפרויקט במקום סקירה אחת סופית בסוף.

5. סיום הפרויקט

ראשית, עשה כיף! אם הגעת לשלב זה בתהליך הפרויקט, זה אומר שעבדת מבחוץ על כל שלב ועכשיו אתה יכול ליהנות מהמאמצים שלך. ודא שסקור כל שלב בפרויקט, והערך מה עבד ומה לא. שמור את התכנית שלך לעיון עתידי על ידך או על ידי צוותים אחרים. קח רגע בסוף הפרויקט לתעד הכל שלמדת. אתה יכול להשתמש במידע זה כדי להנחות את הפרויקטים הדומים בעתיד.

כיצד יש לעצב תכנית פרויקט?

עצב את תכנית הפרויקט שלך כדי לחקות את זרימת העבודה של הפרויקט. התחל על ידי הגדרת הפרויקט, ציין את מטרותיו, בעלי העניין שלו ואיך יתממש הצלחתו. זה יכול להיות מפורט או גבוה כפי שאתה מרגיש שצריך.

לאחר מכן, עבור לשלב הפרויקטים. אם יש לך צוותים רבים העובדים יחד, זהו מקום טוב לקשר לתבניות אחרות שמפרטות את זרימת העבודה של הפרויקט עבור אותם צוותים. אולי הסעיף החשוב ביותר בתכנית הפרויקט שלך הוא הסעיף "סטטוס". כאן תוכל לבצע עדכונים תכופים עבור הפרויקט. השאר הערות ספציפיות על אלמנטים חדשים שהתגלו בפרויקט או מידע כללי שיכול להיות שימושי בהמשך הפרויקט.

ככלל אצבע, הימנע מתיאור כמות מופרזת של מידע. ככל שמידע רב יותר על אנשים נדרש לקרוא ולהבין, כך הסיכוי שלהם לזכור את כל הפרטים המוצגים פוחת. ספק רק לבעלי העניין של הפרויקט את המידע שהם צריכים כדי להשלים בהצלחה את תפקידיהם בפרויקט.

כיצד לכתוב תכנית פרויקט

ישיבה כדי לכתוב את תכנית הפרויקט יכולה להיות מלחיצה. אנחנו מבינים. התחלה מתבנית מוכנה מראש יכולה לעזור להפוך את התהליך לפחות מלחיץ. עקוב אחרי הצעדים הללו בזמן כתיבת תכנית הניהול בפרויקט שלך:

1. זהה את הצדקת העסק והצרכים של בעלי העניין

שלב זה צריך לענות על ה"למה?" של הפרויקט שלך. איפה מתאים הפרויקט הזה במטרות העסקיות הכוללות של החברה שלך? מה הוא צריך להשיג? ודא לקבוע זמן לשוחח עם בעלי העניין של הפרויקט ולהבין את צרכיהם.

2. דגש על מטרות ויעדים של הפרויקט

המטרות והיעדים המוצהרים של הפרויקט יהיו משאב חשוב במשך כל תקופת הפרויקט. זו אינפורמציה שאתה כנראה תתייחס אליה לעיתים תכופות כשהשלבים של הפרויקט יושלמו. זה גם עוזרת ליידע את השלבים של חלק ה"ביצוע" של הפרויקט. שקול את הגורמים הללו כשאתה משלים את מטרות ויעדי הפרויקט:

• קבע את המתודולוגיה/המבנה של הפרויקט
• ציפיות לגבי תוצרים
• זהה סיכונים עיקריים וצעדיים נגדיים
• קבע ציוני דרך
• צור סקירה של ציר הזמן של הפרויקט
• הערך את המשאבים הנדרשים להשלמת הפרויקט

3. הגדר את היקף הפרויקט

חלק זה בתכנית הפרויקט שלך כולל מתווה מפורט של כל היבטי הפרויקט. משאבים, צירים, תוצרים וכל מסמכים קשורים עשויים להיות חלק זה מתוך תבנית התכנית. אתה יכול גם לזהות מכשולים פוטנציאליים וסימני ציון כשהם קשורים לפרויקט כהרמוניה או כמטלות בודדות. השתמש בסימנים למטה כדי להנחות את היקף שלך.

התאם מטרות הפרויקט

כאשר אתה מתחיל עם מטרות פרויקט, אתה יכול לקבוע בקלות יותר את הצעדים של הפרויקט. יש לך הבנה ברורה של מה הפרויקט אמור להשיג ואתה יכול להסביר זאת לחברי הצוות כאשר הם מתחילים לעבור על תחומי האחריות שלהם בפרויקט. הנה מופע להגדיר מטרות ששאר הארגון שלך יפנה אליהם.

קבע מטרות הפרויקט כדי להתאים לאוקראינית

המוקדים שלך המסמנים את מטרות ותוצאות מרכזיות של הפרויקט שלך. עכשיו כשאתה הקצת מטרות מדודות הללו, הגיע הזמן לקבוע נקודת מבט מהפרויקט שלך כדי לסייע לך להשיג את המטרות הללו. שבר כל מטרה לחלקים קטנים יותר שניתן לתת להם מדדים. השתמש בנקודות מבט אלו כדי להעריך את הצלחת הפרויקט מהתחלה ועד סיום.

קבע איך יימדדו המטרות

עכשיו כששברת את מטרותיך ל-מטרות מאוד מסוימות, הגיע הזמן להקצות מדדים שימושיים לכל מטרה. המספרים שבהם אתה משתמש כדי לקבוע את הצלחת הפרויקט שלך ייחודיים. בין אם זה אחוז תחושת האתר שמגיע מהרשתות החברתיות או מספר ההרשמות למוצר החדש, אתה יכול לבחור מדדים המיועדים להציג את הצלחת הפרויקט שלך בסוף.

4. צור את תכנית הפרויקט

עם המדדים והעצמים שלך בדרכיך, הגיע הזמן לצלול לתוך תכנית הפרויקט. כאן תגדיר מה נדרש ומתי. זהו המסגרת להקמת ציר זמן.

קבע את התוצרים

מה נדרש לפרויקט שלך כדי להצליח? תוצרי הפרויקט שלך יכולים לנבוע מעובדים או מעובדים חיצוניים. הם יכולים לכלול שרטוטי עיצוב, הצעות, דוחות הנדסה, ניתוח מתחרים, או הערכות טכניות. משהו פריטיים פיזיים ועד מטרות כפי-נמדדות יתחשבו כבעלי פוטנציאל סופיים לפרויקט שלך.

קבע ציפיות בתהליך לתוצרים

שמות את הצוותים או האנשים שיהיו שחקנים בפרויקט. הקצה משימות בהתבסס על תחומי ההתמחות של בעלי העניין. קבע ציפיות לכל חבר צוות או בעל עניין שמעורב בפרויקט. התקשורת ברורה היא קריטית להצלחת הפרויקט.

זהה משימות נדרשות להשלמה

אין מקום לעבודה מיותרת בפרויקט שלך, במיוחד אם אתה עובד על לוח זמנים צפוף. עם רשימה של התוצרים הצפויים של הפרויקט, אתה הולך לתאר את הסדר שבו יש להשלים את התוצרים הללו. אם יש צרכים ספציפיים עבור כל תוצר, ודא שזה יועבר לאדם האחראי עליהם.

צור תכנית תקשורת

כיצד יישארו הצדדים הפועלים בפרויקט במגע? האם יותר טוב לצוות שלך לקיים פגישות שבועיות לבדוק את מעמד הפרויקט או ששאר התקשורת תתבצע בצורה אסינכרונית? אתה יכול אפילו לשקול לעשות פגישות על בסיס לפי צורך. אתה יכול לתקשר בעיקר בטריגר ניהול הפרויקטים שלך או להסתמך על בסיס ידע כדי לתעד מידע ולענות על שאלות.

צור תכנית לניהול שינוי

תכנית לניהול שינוי מציינת את הצעדים המדויקים שהחברה תנקוט כדי לקבל שינויים בזרימת העבודה. שינוי בכל תכנית פרויקט עשוי להיות מאתגר. לקיחה של שינויים אלו בתכנית לניהול שינוי עלולה לסייע להקל על הלחץ המגיע עם ההתאמה לסביבה שוכנת.

5. זיהוי והקצאת משאבי פרויקט

לפני שהפרויקט מתחיל, ערוך רשימה של מה המשאבים שיכולים להיות נחוצים כדי להבטיח שהפרויקט יתנהל חלק. האם אתה צריך ליצור תיעוד פנימי נוסף? האם חברות דומות הושלמו על ידי החברה שלך בעבר שאתה יכול להתייחס אליהם? ודא שכל שחקן מפתח בפרויקט יש את מה שהוא צריך כדי להשלים את עבודתו היטב ובזמן.

הערך את המשאבים הנחוצים וזמינות המשאבים

האם יש תיעוד ספציפי נחוץ לשלבים מסוימים בתהליך? יכול להיות שיש תוכנה או כלים שהצוותים צריכים כדי להשלים את אחריות הפרויקט שלהם. היה בקשר עם בעלי העניין שלך כדי לשאול מה הם צריכים. אם אתה צריך להוסיף כלים או משאבים חדשים לתקציב שלך, הקפד לציין זאת במהלך תהליך תכנון הפרויקט.

זהה תרומה ותלות להשלמת משימות

בתוך זרימת העבודה של הפרויקט, יכול להיות שיש משימות מסוימות שתלויות בהשלמת משימות אחרות כדי להסתיים בעצמן. באותו הזמן, יכול להיות שיש מקומות שבהם בעלי העניין מתמודדים עם מכשולים. שקול את האפשרויות ותשמור עליהם ברשימת תכנון הפרויקט.

צור תכנית ניהול עלויות לתקציב

כמו עם כל פרויקט, השקה או יוזמה, אתה צריך שיהיה לך תקציב. לא משנה אם מדובר בהוצאות על פרסומות או בהעברת עבודה החוצה, אתה צריך שיהיה סיכום מפורט של הכספים הנדרשים לפרויקט. שמור על התייחסות לאן התקציב עשוי להיות מותאם בהתאם למשתנים שיכולים להתפתח. זה יעזור להפחית את הסיכון להיתקל בהוצאות מפתיעות שמעכבות את הפרויקט.

6. קבע לוח זמנים לפרויקט

‍

גדולים או קטנים, כל הפרויקטים והמשימות צריכים תאריכי יעד. כשעובדים עם פרויקט בקנה מידה גדול, יכול להיות שיש כמה צוותים ובעלי עניין מעורבים. ודא שכל אדם יודע את תפקידו ודא שכולם מעודכנים לגבי הלוח הזמנים של הפרויקט.

קבע משך פעולות ומשימות

היה בקשר עם בעלי העניין של הפרויקט כדי לקבל תחושה על העומס שלהם ולוח הזמנים האישי כדי לוודא שזה מתואם עם לוח הזמנים הראשי שאתה מציב. האנשים האחראים על כל חלק בפרויקט בדרך כלל מתמחים באותו תחום - הם ידעו טוב יותר כמה זמן לוקח להשלים חלק מהפרויקט.

קבע תאריכי התחלה וסיום לפעילויות ומשימות בפרויקט

בחר את תאריך הסיום הרצוי של הפרויקט ועבוד אחורה. מכאן, קבע תאריכי סיום לפעילויות הפרויקט. אם קביעת טווח תאריכים במקום תאריך ספציפי מתאימה טוב יותר לצוות שלך, עשה זאת.

הקצה תפקידים ואחריות

הקצאת תפקידים ואחריות עשויה לבוא ממנהל הפרויקט או מתוך כל צוות בנפרד. לאחר שציינת את הצוותים המעורבים בתהליך, ודא שהם ציינו אנשים ספציפיים שאחראים על חלקם בפרויקט.

זהה שלבים חשובים וציון דרך

שבור את הפרויקט הכללי שלך לשלבים וסמן שלבים אלה עם ציון דרך. תייחס לציוני הדרך כמו ניצחונות קטנים. אם אתה מגיע אליהם בזמן, זה אומר שאתה בדרך הנכונה להשלים את הפרויקט בהצלחה.

צור מפת דרך לפרויקט

מפת הדרך של הפרויקט שלך זו לוח הזמנים שלך עם קצת מידע נוסף. זה יכול להיות בצורה של לוח שנה, רשימה מתוארכת של ציוני דרך, או לוח משימות בנויות בתוכנת ניהול הפרויקטים המועדפת עליך. הנה מה שמפת הדרך צריכה להכיל:

• מטרות
• תוצרים של פרויקט
• ציוני דרך ודדליין חשובים
• משאבים

ייבא משימות לכלי ניהול פרויקטים

לאחר שבנית לוח זמנים לפרויקט, אתה צריך מקום לרשום את כל המשימות الفردיות שמתבצעות במסגרת זו. התבנית משמשת בתור תצוגה ברמה גבוהה של לוח הזמנים של הפרויקט. השתמש בה כשאתה מפרק משימות לפריטים ברי ביצוע בתוכנת ניהול הפרויקטים המועדפת עליך. אל תהסס לכלול קישור לתבנית לעיון קל במהלך הפרויקט.

7. ערוך הערכת סיכון

אף אחד לא אוהב לחשוב על הדרכים שבהן הפרויקט שלו יכול להשתבש. עם זאת, תתודה על כך שהיית מודע לכל האפשרויות אם איכשהו בתהליך תפגוש בעיות. עריכת הערכת סיכון מאפשרת לך להגדיר בעיות פוטנציאליות ולפתור אותן לפני שהן מתעוררות. בעשותך זאת, אתה מפחית את הסיכון להקדיש את הפרויקט להפסיק את כל העבודה כדי לפתור בעיות לא מתוכננות.

צור תכנית ניהול סיכונים

תכנית ניהול הסיכונים שלך צריכה להתייחס למקומות בתכנית הפרויקט שבהן עלולות להיות בעיות. אולי אתה עובד עם ספק צד שלישי שיכול לסיים את העבודה מאוחר או לדרוש יותר תקשורת ממה שקיווית. במקרה זה, תקצה יותר זמן בתכנית הפרויקט לשיתוף פעולה עם ספק זה.

8. פגש עם הצוות ובעלי העניין

עכשיו כשאתה מתקרב לסיום תהליך תכנון הפרויקט שלך, הגיע הזמן לפגוש את בעלי העניין, או בקבוצה או באופן פרטני, כדי לתאר את האחריות. זה גם נותן מרחב לשחקנים מרכזיים לשאול שאלות או להציע הצעות לפני שמתחילים עם הפרויקט.

תקשר תפקידים, ציפיות ודדליינים אישיים

נגענו בזה קודם, אבל אנחנו חוזרים לזה שוב כי זה כל כך חשוב. התקשורת היא בלב הצלחת הפרויקט שלך. שקיפות עם ציפיות וצרכים מבעלי העניין מסירה בלבול ואפשרויות שהוחמצו. אם אתה מתקשר את תפקידיו ואחריותו של כל אחד בצורה ברורה, אתה מכין את כולם להצלחה.

9. בצע את הפרויקט

סוף סוף, התכנון הושלם. עכשיו הגיע הזמן לראות את כל עבודת הארגון הקשה שלך מתממשת. בנקודה זו, רוב מנהלי הפרויקטים עוקבים אחרי הפרויקט, בודקים עם בעלי העניין, ומוודאים שמודדים מרכזיים מתועדים.

עקוב אחרי הביצועים לאורך מחזור חיי הפרויקט

כשהשגת ביצועים במהלך הפרויקט, אתה יכול לבצע התאמות במודדים או בזרימת העבודה לפי הצורך. בדיקות תכופות מספקות הזדמנות לספק לעובדים עדכוני ביצועים. בנוסף להבטחת שאתה בדרך הנכונה, זה גם יכול לשפר את המורל של הצוות לראות משוב חיובי.

נצל דיווחים כדי לעקוב אחרי המאמצים והעלויות

שמור על התקציב שלך בראש כשאתה עובד על הפרויקט. כשאתה עורך בדיקות תדירות על מדדי ביצועים, שקול להסתכל גם על התקציב. שוב, בדיקות עדכונים תכופות, במיוחד של התקציב, מסייעות למנוע בעיות גדולות.

נצל תכנית לניהול שינוי כדי להתאים לצרכים של הפרויקט במידת הצורך

יש לך את תכנית הפרויקט שלך במקום והיא מתנהלת חלק, אבל זה לא אומר שלא תיתקל בבעיות שדורשות התאמות. אם זה קורה, התייעץ עם תכנית ניהול השינוי שלך. זה יכול להוכיח לכמה כלי ברגע שדברים משתבשים. במקום להתפס לא מוכנים ולסכן את ההישגים שלך, עשה התאמה מהירה והמשך בפרויקט שלך.

עכשיו בצע את זה וראה את התוצאות.

דוגמה לתכנית פרויקט

ראה כיצד פטדסק מעביר תכונות חדשות מהרעיון ליישום.

מה היתרונות של שימוש בתכנית פרויקט?

מטרות פרויקט תלויות בהשגת מדדים התלויים בהשלמת העבודה של בעלי העניין כמצופה ובמועד. כאן ב-Guru, אנחנו משתמשים בתבניות מוכנות מראש כדי לעזור לייעל את תהליך תכנית ניהול הפרויקטים. אנחנו מתייחסים אליהם כנקודת קפיצה לגיבוש פרויקט והמטרות שלו. קח מבט למה שילוב תבנית תכנית פרויקט בעבודתך יכול להקל על התהליך.

אין זמן להקדיש לעיצוב תבנית

הזמן שלך יקר כשאתה מתכנן פרויקט. המאמצים הגדולים ביותר שלך צריכים להיות מושקעים בהעלאת רעיונות יצירתיים ופתרונות כדי להבטיח שהפרויקט שלך מתנהל היטב. הימנע מהקדשת זמן ואנרגיה נפשית בניסיון לקבוע כיצד אמורה להיראות תבנית תכנית ניהול הפרויקטים שלך על ידי התחלה עם תבנית.

הימנע מהתחלה מהתחלה לגמרי

דף ריק הוא מפחיד לכולם. זה עשוי להיראות כמעט בלתי אפשרי לדעת מאיפה להתחיל כשעובדים מהתחלה. שימוש בתבנית כדי להבין את לוח הזמנים של הפרויקט שלך. כאשר אתה מתחיל מתבנית תכנית פרויקט, רק עליך למלא את הפערים.

מקור מידע יחיד על הפרויקט

זהו מדרון שטני שיהיה מידע מפוזר ברחבי תוכנות ניהול פרויקטים, אימייל, תקשורת פנימית ועוד. התייחס לתבנית תכנית הפרויקט שלך כמקור האוקי היחיד. היא מכילה את כל המידע והעדכונים שבעלי העניין צריכים כדי להבין את היקף הפרויקט. אם תבנית אחת לא מספיקה, השתמש בתבניות שונות לשלבים שונים של הפרויקט וחבר ביניהן!

כלים לשלב את תכנית הפרויקט שלך בעסק שלך

יש מיליון דרכים ליצור ולשתף את תכנית הפרויקט שלך. תבניות תכנית ניהול פרויקטים שלנו ניתנות להתאמה מלאה, כך שאתה יכול לשתף את כל המידע המרכזי על הפרויקט שלך עם הצוות שלך בכל מקום שבו הם עובדים. שיתוף פעולה, הפצת ידע, והשגת מטרותיך על ידי החלפת מידע ותהליכים במהירות בכל כלי שהצוות שלך משתמש במהלך הפרויקט.

גורס משתלב בצורה חלקה עם תוכנת ניהול הפרויקטים המועדפת עליך כך שיש לך את כל מה שאתה צריך במקום אחד.