How to Write a Project Plan in 9 Simple Steps [+ Templates]

El éxito de cualquier gran proyecto comienza con un plan. Como dijo una vez un famoso padre fundador, "si no planificas, estás planeando fracasar".

Un plan de proyecto establece el escenario para cada fase del proyecto. ¿Quién es responsable de qué tareas? ¿Cuáles son los objetivos y metas? ¿Qué métricas se están utilizando para medir el progreso? La planificación del proyecto es una parte esencial para garantizar que los interesados, los equipos y los gerentes de proyecto vean el proyecto hasta su finalización. La falta de objetivos claros lleva a un estimado de el 37% de los proyectos a fallar.

Renunciar a una planificación suficiente es arriesgar la solidez del proyecto. Cada proyecto, grande o pequeño, debe utilizar una plantilla de plan de proyecto. Piensa en tu plantilla de plan de proyecto como un hogar para toda la información y recursos del proyecto. Al mantener tu proyecto organizado, eliminas la confusión y el riesgo de perder hitos.

Al final del proyecto, te agradecerás a ti mismo por estar organizado desde el primer día. Vamos a profundizar en cómo desarrollar un plan de gestión de proyectos.

¿Qué es un plan de proyecto?

Un plan de proyecto desglosa las secciones de tu proyecto en partes pequeñas. Es un documento formal que describe las expectativas y procesos del proyecto. Este es un único destino donde los miembros del equipo pueden encontrar rápidamente respuestas a sus preguntas. Las métricas de rendimiento del proyecto, resúmenes de tareas y actualizaciones frecuentes pueden vivir dentro de este documento o serie de documentos.

Los gerentes de proyecto pueden revisar regularmente el plan de proyecto para evaluar su estado, alertar a los miembros del equipo sobre áreas "en riesgo" e informar a los interesados del proyecto sobre pequeñas victorias a lo largo del camino. También pueden revisar el documento después del proyecto para evaluar sus fortalezas y debilidades para aprender dónde se pueden hacer mejoras en proyectos futuros.

Piensa en tu plan de proyecto como un itinerario de viaje por carretera. Al planear un viaje por carretera, estás anotando los lugares que quieres ver, los lugares para quedarte y dónde puedes rellenar un tanque de gasolina. En pocas palabras, necesitas saber qué quieres hacer y cómo quieres hacerlo.

¿Cuáles son las 5 fases de un plan de proyecto?

A medida que te sumerges en la creación de tu plan de proyecto, hay cinco pasos iniciales para ayudarte a comenzar. Ten en cuenta que cada proyecto, equipo y empresa es un poco diferente. Modifica, añade o elimina secciones o pasos según sea necesario hasta que el plan tenga más sentido para tu proyecto.

1. Concepto e inicio

La primera fase de desarrollar tu plan de proyecto es donde ocurre toda la lluvia de ideas. Reúne a tu equipo o escucha sus ideas individualmente para crear una lista maestra de ideas. No te preocupes por no tener todas las respuestas en este momento. Tu único enfoque en esta fase debe ser pensar en hacia dónde quieres que vaya tu proyecto.

2. Definición y planificación

Aquí es donde te sumergirás un poco más en lo concreto. La fase de definición y planificación de tu plan de proyecto establece los objetivos, la línea de tiempo y las responsabilidades del proyecto. Querrás asegurarte de que cada jugador clave conozca su papel y sus expectativas. También querrás establecer métricas claras que se utilizarán para medir el éxito del proyecto.

3. Ejecución del proyecto

El paso tres es la parte divertida: la ejecución. Ahora es el momento de poner en acción toda tu lluvia de ideas y planificación. Asegúrate de que cada interesado conozca el uso de la plantilla de plan de proyecto para actualizaciones, descubrimientos y conversaciones sobre el proyecto. Una buena comunicación y documentación a lo largo de un proyecto siempre es importante, pero especialmente en esta fase.

4. Rendimiento y control

Cuando llegue el momento de revisar el rendimiento del proyecto, estarás agradecido de haber establecido métricas claras antes en la fase de planificación. Revisa el proyecto de principio a fin.

Consejo profesional: considera hacer revisiones frecuentes durante el curso del proyecto en lugar de una última revisión al final.

5. Cierre del proyecto

¡Primero, felicidades! Si has llegado a esta etapa del proceso del proyecto, significa que has trabajado exitosamente a través de cada paso y ahora puedes cosechar los beneficios de tus esfuerzos. Asegúrate de revisar cada etapa del proyecto, evaluando qué funcionó y qué no. Archiva tu plan para referencia futura por ti o otros equipos. Toma un momento al final del proyecto para documentar todo lo que aprendiste. Puedes usar esta información para guiar futuros proyectos similares.

¿Cómo debería ser formateado un plan de proyecto?

Formatea tu plan de proyecto para imitar el flujo de trabajo del proyecto. Comienza definiendo el proyecto, estableciendo sus objetivos, partes interesadas y cómo se medirá su éxito. Esto puede ser tan detallado o general como consideres necesario.

A continuación, transita a las fases del proyecto. Si tienes varios equipos trabajando juntos, este es un buen lugar para enlazar a otras plantillas que describan el flujo de trabajo del proyecto para esos equipos. Quizás la sección más importante de tu plan de proyecto es la sección de "status". Aquí es donde puedes hacer actualizaciones frecuentes para el proyecto. Deja notas específicas para elementos del proyecto recién descubiertos o información general que pueda ser útil a medida que el proyecto continúa.

Como regla general, evita detallar una cantidad excesiva de información. Cuanta más información se requiera leer y digerir, menos probable será que todos recuerden los detalles presentados. Solo proporciona a los interesados del proyecto la información que necesitan para completar sus tareas en el proyecto con éxito.

Cómo escribir un plan de proyecto

Sentarse a escribir el plan de proyecto puede ser intimidante. ¡Lo entendemos! Empezar desde una plantilla preconstruida puede ayudar a que el proceso sea un poco menos abrumador. Sigue estos pasos al redactar tu impecable plan de gestión de proyectos:

1. Identificar la justificación del negocio y las necesidades de los interesados

Este paso debería responder al "¿por qué?" de tu proyecto. ¿Dónde encaja este proyecto en los objetivos comerciales generales de tu empresa? ¿Qué necesita lograr? Asegúrate de dedicar tiempo para hablar con los interesados del proyecto y entender sus necesidades para el proyecto.

2. Esbozar los objetivos y metas del proyecto

Los objetivos y metas declarados del proyecto serán un recurso integral durante toda la duración del proyecto. Esta es información que probablemente consultarás con frecuencia a medida que se completen las fases del proyecto. También ayuda a informar los pasos de la parte "ejecutar" del proyecto. Considera estos factores al completar los objetivos y metas del proyecto:

• Determinar la metodología/marco del proyecto
• Expectativas para los entregables
• Identificar riesgos clave y contramedidas
• Establecer hitos
• Crear una visión general de la línea de tiempo del proyecto
• Estimar los recursos necesarios para completar el proyecto

3. Definir el alcance del proyecto

Esta parte de tu plan de proyecto incluye un esquema detallado de todos los aspectos del proyecto. Recursos, cronogramas, entregables y cualquier otra documentación relacionada existe en esta sección de la plantilla del plan. También puedes identificar obstáculos potenciales y marcadores de hitos en relación con el proyecto en su totalidad o con tareas individuales. Usa los marcadores de abajo para guiar tu alcance.

Alinear los objetivos del proyecto

Cuando comienzas con los objetivos del proyecto, puedes determinar más fácilmente los pasos del proyecto. Tienes una comprensión clara de lo que se supone que debe lograr el proyecto y puedes articular esto a los miembros del equipo a medida que comienzan a trabajar en sus responsabilidades del proyecto. Aquí está el marco para establecer objetivos que toda tu organización referenciará.

Establecer objetivos de proyectos para alinearse con OKR

Tus OKR marcan tus objetivos y resultados clave del proyecto. Ahora que has definido estos objetivos medibles, es hora de establecer puntos de referencia de proyecto para ayudarte a alcanzar estos objetivos. Desglosa cada objetivo en partes más pequeñas que se puedan medir. Usa estos puntos de referencia para evaluar el éxito del proyecto desde el principio hasta el fin.

Determinar cómo se medirán los objetivos

Ahora que has desglosado tus objetivos en metas altamente específicas, es hora de asignar métricas útiles a cada objetivo. Los números que uses para determinar el éxito de tu proyecto variarán. Ya sea el porcentaje de tráfico web que proviene de las redes sociales o el número de nuevas inscripciones de productos, puedes elegir métricas que estén mejor diseñadas para mostrar el éxito de tu proyecto al final.

4. Crear el plan de proyecto

Con tus métricas y objetivos a mano, es hora de sumergirse en el plan de proyecto. Aquí es donde definirás qué se necesita y cuándo. Es el marco para establecer un cronograma.

Determinar los entregables

¿Qué necesita tu proyecto para tener éxito? Los entregables de tu proyecto pueden derivarse de interesados internos o externos. Pueden incluir dibujos de diseño, propuestas, informes de ingeniería, análisis de competidores o evaluaciones técnicas. Cualquier cosa desde artículos físicos hasta objetivos basados en números se consideran entregables potenciales para tu proyecto.

Establecer expectativas sobre el proceso para los entregables

Nombra los equipos o individuos que serán actores en el proyecto. Asigna tareas basadas en las áreas de expertise de un interesado. Establece expectativas para cada miembro del equipo o interesado involucrado en el proyecto. Una comunicación clara es fundamental para el éxito de cualquier proyecto.

Identificar tareas necesarias para la finalización

No hay lugar para trabajo excesivo en tu proyecto, especialmente si estás trabajando con un plazo ajustado. Con una lista de los entregables esperados para el proyecto, vas a delinear el orden en el que estos entregables deben completarse. Si hay necesidades específicas para cada entregable, asegúrate de que esto se comunique a la persona responsable de ellos.

Crear un plan de comunicación

¿Cómo se mantendrán en contacto las partes actuantes del proyecto? ¿Funciona mejor para tu equipo tener reuniones semanales para revisar el estado del proyecto o preferirías que toda la comunicación se realice de manera asincrónica? Incluso podrías considerar hacer reuniones según sea necesario. Puedes comunicarte principalmente en tu software de gestión de proyectos o depender de una base de conocimientos para registrar información y responder preguntas.

Crear un plan de gestión de cambios

Un plan de gestión de cambios describe los pasos precisos que una empresa tomará para aceptar suavemente cambios en el flujo de trabajo. El cambio en cualquier plan de proyecto puede ser un desafío. Tener en cuenta estos cambios en un plan de gestión de cambios puede ayudar a aliviar el estrés que acompaña a hacer ajustes repentinos a lo que antes se consideraba el flujo de trabajo.

5. Identificar y asignar recursos del proyecto

Antes de que comience el proyecto, haz un inventario de los recursos que podrían ser necesarios para asegurar que el proyecto funcione sin problemas. ¿Necesitas crear documentación interna suplementaria? ¿Se han completado proyectos similares por tu empresa en el pasado que puedas referenciar? Asegúrate de que cada actor clave del proyecto tenga lo que necesita para completar su trabajo bien y a tiempo.

Estimar los recursos necesarios y la disponibilidad de recursos

¿Se necesita documentación específica para ciertos pasos del proceso? Puede que haya software o herramientas que los equipos necesiten para completar sus responsabilidades en el proyecto. Conéctate con tus partes interesadas para preguntarles qué necesitan. Si necesitas añadir nuevas herramientas o recursos a tu presupuesto, asegúrate de anotarlos durante el proceso de planificación del proyecto.

Identificar la contribución y dependencias para la finalización de tareas

Dentro del flujo de trabajo del proyecto, puede haber algunas tareas que dependen de que otras tareas se completen para poder ser realizadas. Al mismo tiempo, puede haber lugares donde las partes interesadas encuentren obstáculos. Considera las contingencias y anótalas en la plantilla del plan del proyecto.

Crea un plan de gestión de costos para el presupuesto

Como con cualquier proyecto, lanzamiento o iniciativa, necesitas tener un presupuesto. Ya sea que se trate de gastos en anuncios o subcontratación de trabajo, debes tener un resumen detallado de las finanzas requeridas para el proyecto. Toma nota de dónde podría ajustarse el presupuesto según variables que puedan surgir. Esto ayudará a reducir el riesgo de encontrarse con gastos sorpresivos que retrasen el proyecto.

6. Establecer un cronograma del proyecto

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Grandes o pequeñas, todos los proyectos y tareas necesitan fechas de vencimiento. Cuando trabajas con un proyecto a gran escala, puede haber varios equipos y partes interesadas involucradas. Asegúrate de que cada persona conozca su rol y asegúrate de que todos estén informados sobre el cronograma del proyecto.

Determinar la duración de las actividades y tareas

Conéctate con las partes interesadas del proyecto para tener una idea de su carga de trabajo y cronograma personal para asegurarte de que esto se alinee con el cronograma maestro que estás estableciendo. Las personas responsables de cada parte del proyecto suelen estar especializadas en esa área; ellos sabrán mejor cuánto tiempo toma completar una parte del proyecto.

Establecer fechas de inicio y finalización para actividades y tareas del proyecto

Elige la fecha de finalización deseada del proyecto y trabaja hacia atrás. A partir de aquí, establece fechas de finalización para las actividades del proyecto. Si establecer un rango de fechas en lugar de una fecha específica funciona mejor para tu equipo, hazlo.

Delegar roles y responsabilidades individuales

Delegar roles y responsabilidades individuales puede provenir del administrador del proyecto o de cada equipo individual. Una vez que hayas identificado los equipos involucrados en el proceso, asegúrate de que hayan nombrado a personas específicas que son responsables de la parte de su equipo en el proyecto.

Identificar fases y hitos importantes

Divide tu proyecto general en fases y marca estas fases con hitos. Trata los hitos como pequeñas victorias. Si los alcanzas a tiempo, significa que estás bien encaminado hacia completar con éxito el proyecto.

Crear una hoja de ruta del proyecto

Tu hoja de ruta del proyecto es tu cronograma con un poco de información extra. Esto puede tomar la forma de un calendario, una lista datada de hitos, o un tablero de tareas en tu software de gestión de proyectos favorito. Aquí está lo que la hoja de ruta debería contener:

• Objetivos
• Entregables del proyecto
• Hitos y plazos clave
• Recursos

Importar tareas en una herramienta de gestión de proyectos

Una vez que hayas construido un cronograma de proyecto, necesitas un lugar para listar todas las tareas individuales que caen dentro de él. La plantilla sirve como una vista general del cronograma del proyecto. Úsala a medida que desglosas tareas en elementos accionables en tu software de gestión de proyectos favorito. Siente libre de incluir un enlace a la plantilla para referencia rápida a lo largo del proyecto.

7. Realizar una evaluación de riesgos

A nadie le gusta pensar en las formas en que su proyecto puede salir mal. Sin embargo, estarás agradecido de considerar todas las posibilidades si en algún momento del proceso te encuentras con problemas. Realizar una evaluación de riesgos te permite definir problemas potenciales y resolverlos antes de que surjan. Al hacer esto, reduces el riesgo de retrasar el proyecto al tener que pausar todo para solucionar problemas no planificados.

Crear un plan de gestión de riesgos

Tu plan de gestión de riesgos debe hacer referencia a lugares en el plan del proyecto donde podrían ocurrir contratiempos. Quizás estás trabajando con un proveedor externo que podría entregar el trabajo tarde o requerir más comunicación de lo que esperabas. En este caso, presupuesta más tiempo en el plan del proyecto para la colaboración con este proveedor.

8. Reúnete con el equipo y las partes interesadas

Ahora que te estás acercando al final de la planificación de tu proyecto, es hora de reunirte con las partes interesadas, ya sea en grupo o de manera individual, para esbozar responsabilidades. Esto también proporciona un espacio para que los actores clave hagan preguntas u ofrezcan sugerencias antes de sumergirse en el proyecto.

Comunicar roles individuales, expectativas y plazos

Ya lo hemos mencionado antes, pero estamos volviendo a ello porque es realmente importante. La comunicación es el corazón del éxito de tu proyecto. La transparencia con las expectativas y necesidades de las partes interesadas elimina confusiones y oportunidades perdidas. Si comunicas claramente los roles y responsabilidades de cada individuo, estás preparando a todos para el éxito.

9. Ejecutar el proyecto

Finalmente, la planificación está hecha. Ahora es el momento de ver cómo todo tu arduo trabajo organizacional se convierte en realidad. En este punto, la mayoría de los administradores de proyectos están monitoreando el proyecto, verificando con las partes interesadas y asegurándose de que se estén registrando los métricas clave.

Monitorear el desempeño a lo largo del ciclo de vida del proyecto

A medida que monitoreas el desempeño del proyecto, puedes hacer ajustes a las métricas o al flujo de trabajo según sea necesario. Verificaciones frecuentes ofrecen una oportunidad para proporcionar a las partes interesadas actualizaciones sobre el desempeño. Además de asegurar que estás en el camino correcto, también puede elevar la moral del equipo al ver comentarios positivos.

Utilizar informes para rastrear esfuerzos y costos

Ten en cuenta tu presupuesto al trabajar en el proyecto. Cuando hagas verificaciones regulares sobre las métricas de desempeño, considera echar un vistazo rápido al presupuesto también. Nuevamente, las revisiones frecuentes del estado, especialmente del presupuesto, ayudan a prevenir grandes contratiempos.

Utilizar el plan de gestión del cambio para adaptarse a las necesidades del proyecto según sea necesario

Tienes tu plan de proyecto en su lugar y está funcionando bien, pero esto no significa que no te encontrarás con contratiempos que requieran ajustes. Si esto sucede, consulta tu plan de gestión del cambio. Puede resultar ser una herramienta tremenda cuando ocurren inconvenientes. En lugar de ser sorprendido y arriesgarte a no cumplir con tus metas, haz un ajuste rápido y continúa con tu proyecto.

Ahora ejecútalo y observa los resultados.

Ejemplo de plan de proyecto

Observa cómo PetDesk mueve nuevas características de la idea a la implementación.

¿Cuáles son los beneficios de usar una plantilla de plan de proyecto?

Los objetivos del proyecto dependen del cumplimiento de hitos que se basan en que las partes interesadas completen su trabajo como se espera y a tiempo. Aquí en Guru, usamos plantillas predefinidas para ayudar a agilizar el proceso de gestión del plan de proyecto. Los tratamos como el punto de partida para definir un proyecto y sus objetivos. Echa un vistazo a por qué incorporar una plantilla de plan de proyecto en tu flujo de trabajo puede ayudar a facilitar el proceso.

Ningún tiempo gastado diseñando una plantilla

Tu tiempo es valioso al planear un proyecto. Tus mayores esfuerzos deben gastarse en generar ideas creativas y soluciones para asegurar que tu proyecto funcione bien. Evita gastar tiempo y energía mental tratando de decidir cómo debería verse tu plantilla de plan de gestión de proyectos comenzando con una plantilla.

Evita comenzar completamente de cero

Una página en blanco es desalentadora para todos. Puede parecer casi imposible saber por dónde empezar cuando trabajas desde cero. Usa una plantilla para tener una idea del cronograma de tu proyecto. Al empezar desde una plantilla de plan de proyecto, solo necesitas llenar los espacios.

Fuente única de información sobre el proyecto

Es una pendiente resbaladiza tener información dispersa a lo largo de software de gestión de proyectos, correo electrónico, comunicaciones internas y más. Trata tu plantilla de plan de proyecto como la única fuente de verdad. Aloja toda la información y actualizaciones que las partes interesadas necesitan para comprender el alcance del proyecto. Si una plantilla no es suficiente, usa diferentes plantillas para diferentes fases del proyecto y ¡conéctalas!

Herramientas para integrar tu plan de proyecto en tu negocio

Hay un millón de maneras de crear y compartir tu plan de proyecto. Nuestras plantillas de plan de gestión de proyectos son completamente personalizables, por lo que puedes compartir toda la información clave sobre tu proyecto con tu equipo dondequiera que estén trabajando. Colabora, difunde conocimiento y cumple tus objetivos intercambiando rápidamente información y procesos sobre cualquier herramienta que tu equipo use a lo largo de tu proyecto.

Guru se integra perfectamente con tu software de gestión de proyectos favorito para que tengas todo lo que necesitas, justo en un solo lugar.