How to Write a Project Plan in 9 Simple Steps [+ Templates]
Use esses modelos para completar seu planejamento de projeto.
O sucesso de qualquer grande projeto começa com um plano. Como disse um famoso pai fundador, "se você falhar em planejar, você está planejando falhar."
Um plano de projeto prepara o cenário para cada fase do projeto. Quem é responsável por quais tarefas? Quais são os objetivos e metas? Quais métricas estão sendo utilizadas para medir o progresso? O planejamento de projetos é uma parte essencial para garantir que partes interessadas, equipes e gerentes de projetos vejam o projeto até a conclusão. Uma falta de objetivos claros leva cerca de 37% dos projetos a falhar.
Deixar de lado planejamento suficiente é arriscar a solidez do projeto. Todo projeto, grande ou pequeno, deve utilizar um modelo de plano de projeto. Considere seu modelo de plano de projeto como um lar para todas as informações e recursos do projeto. Ao manter seu projeto organizado, você elimina confusão e o risco de benchmarks perdidos.
No final do projeto, você agradecerá a si mesmo por ter sido organizado desde o primeiro dia. Vamos nos aprofundar em como desenvolver um plano de gerenciamento de projetos.
O que é um plano de projeto?
Um plano de projeto divide as seções do seu projeto em pedaços pequenos. É um documento formal que descreve as expectativas e processos para o projeto. Este é um único destino onde os membros da equipe podem rapidamente encontrar respostas para suas perguntas. Métricas de desempenho do projeto, resumos de tarefas e atualizações frequentes podem residir dentro deste documento, ou série de documentos.
Os gerentes de projeto podem verificar regularmente o plano de projeto para avaliar seu status, alertar os membros da equipe sobre quaisquer áreas "em risco" e informar as partes interessadas do projeto sobre pequenas vitórias ao longo do caminho. Eles também podem rever o documento pós-projeto para avaliar suas forças e fraquezas e aprender onde melhorias podem ser feitas para projetos futuros.
Considere seu plano de projeto como um itinerário de viagem. Enquanto você planeja uma viagem de carro, você anota os locais que deseja ver, os lugares para ficar e onde você pode abastecer. Simplificando, você precisa saber o que quer fazer e como quer fazê-lo.
Quais são as 5 fases de um plano de projeto?
Ao mergulhar na criação do seu plano de projeto, há cinco etapas iniciais para ajudá-lo a começar. Tenha em mente que cada projeto, equipe e empresa é um pouco diferente. Modifique, adicione ou remova seções ou etapas conforme necessário até que o plano faça mais sentido para seu projeto.
1. Conceito e iniciação
A primeira fase de desenvolvimento do seu plano de projeto é onde toda a brainstorming acontece. Reúna sua equipe ou obtenha suas opiniões individualmente para criar uma lista mestra de ideias. Não se preocupe em não ter todas as respostas neste momento. Seu único foco nesta fase deve ser pensar sobre onde você quer levar seu projeto.
2. Definição e planejamento
Aqui é onde você ficará um pouco mais nos detalhes. A fase de definição e planejamento do seu plano de projeto estabelece os objetivos, cronograma e responsabilidades para o projeto. Você vai querer ter certeza de que todos os principais participantes conhecem seu papel e suas expectativas. Você também vai querer estabelecer métricas claras que serão utilizadas para medir o sucesso do projeto.
3. Execução do projeto
O passo três é a parte divertida: execução. Agora é a hora de colocar toda a sua brainstorming e planejamento em ação. Certifique-se de que cada parte interessada saiba utilizar o modelo de plano de projeto para atualizações, descobertas e conversas sobre o projeto. Uma comunicação e documentação adequadas ao longo de um projeto é sempre importante, mas especialmente nesta fase.
4. Desempenho e controle
Quando chegar a hora de verificar o desempenho do projeto, você ficará grato por ter estabelecido métricas claras mais cedo na fase de planejamento. Revise o projeto do início ao fim.
Dica: Considere fazer check-ins frequentes ao longo do projeto em vez de uma revisão final no final.
5. Fechamento do projeto
Primeiro, parabéns! Se você chegou a esta fase do processo do projeto, significa que trabalhou com sucesso em cada etapa e agora pode colher os benefícios dos seus esforços. Certifique-se de revisar cada etapa do projeto, avaliando o que funcionou e o que não funcionou. Arquive seu plano para referência futura por você ou outras equipes. Reserve um momento no final do projeto para documentar tudo que você aprendeu. Você pode usar essas informações para guiar projetos futuros semelhantes.
Como um plano de projeto deve ser formatado?
Formate seu plano de projeto para imitar o fluxo de trabalho do projeto. Comece definindo o projeto, stating seus objetivos, partes interessadas e como seu sucesso será medido. Isso pode ser tão detalhado ou geral quanto você achar necessário.
Em seguida, transite para as fases do projeto. Se você tem várias equipes trabalhando juntas, aqui é um bom lugar para vincular outros modelos que delineiam o fluxo de trabalho do projeto para essas equipes. Talvez a seção mais importante do seu plano de projeto seja a seção "status". Aqui você pode fazer atualizações frequentes sobre o projeto. Deixe notas específicas para elementos de projeto recém-descobertos ou informações gerais que podem ser úteis à medida que o projeto continua.
Como regra geral, evite detalhar um excesso de informações. Quanto mais informações as pessoas precisarem ler e digerir, menos provável é que elas se lembrem de todos os detalhes apresentados. Forneça apenas às partes interessadas do projeto as informações necessárias para concluir com sucesso suas tarefas no projeto.
Como escrever um plano de projeto
Sentar-se para escrever o plano do projeto pode ser intimidador. Entendemos. Começar a partir de um modelo pré-construído pode ajudar a tornar o processo um pouco menos assustador. Siga estas etapas ao escrever seu impecável plano de gerenciamento de projetos:
1. Identifique a justificativa de negócios e as necessidades das partes interessadas
Esta etapa deve responder ao "por quê?" do seu projeto. Onde este projeto se encaixa nos objetivos gerais de negócios da sua empresa? O que ele precisa realizar? Certifique-se de reservar um tempo para falar com as partes interessadas do projeto e entender suas necessidades para o projeto.
2. Apresente os objetivos e metas do projeto
Os objetivos e metas declarados do projeto serão um recurso integral durante toda a duração do projeto. Esta é uma informação que você provavelmente fará referência com frequência à medida que as fases do projeto forem concluídas. Isso também ajuda a informar os passos da parte "executar" do projeto. Considere esses fatores ao concluir os objetivos e metas do projeto:
- Determine a metodologia/framework do projeto
- Expectativas para entrega
- Identifique os principais riscos e contramedidas
- Defina marcos
- Crie uma visão geral do cronograma do projeto
- Estime os recursos necessários para concluir o projeto
3. Defina o escopo do projeto
Esta parte do seu plano de projeto inclui um esboço detalhado de todos os aspectos do projeto. Recursos, cronogramas, entregas e qualquer outra documentação relacionada residem nesta seção do modelo do plano. Você também pode identificar obstáculos potenciais e marcadores de marcos conforme se relacionam ao projeto como um todo ou como tarefas individuais. Use os marcadores abaixo para orientar seu escopo.
Alinhe os objetivos do projeto
Quando você começa com os objetivos do projeto, pode determinar mais facilmente os passos do projeto. Você tem uma compreensão clara do que o projeto deve realizar e pode articular isso aos membros da equipe conforme eles começam a trabalhar nas suas responsabilidades do projeto. Aqui está o framework para definir metas que toda a sua organização referenciará.
Defina as metas do projeto para alinhar com os OKRs
Seus OKRs marcam seus objetivos e resultados-chave do projeto. Agora que você definiu essas metas mensuráveis, é hora de definir benchmarks do projeto para ajudá-lo a alcançar essas metas. Divida cada objetivo em partes menores que possam ser dadas métricas. Use esses benchmarks para avaliar o sucesso do projeto do início ao fim.
Determine como os objetivos serão medidos
Agora que você dividiu seus objetivos em metas altamente específicas, é hora de atribuir métricas úteis a cada meta. Os números que você usa para determinar o sucesso do seu projeto variarão. Seja a porcentagem de tráfego do site proveniente de mídias sociais ou o número de novas inscrições de produtos, você pode escolher métricas que sejam mais adequadas para mostrar o sucesso do seu projeto no final.
4. Crie o plano do projeto
Com suas métricas e objetivos em mãos, é hora de mergulhar no plano do projeto. Aqui é onde você definirá o que é necessário e quando. É a estrutura para estabelecer um cronograma.
Determine as entregas
O que seu projeto precisa para ter sucesso? As entregas do seu projeto podem derivar de partes interessadas internas ou externas. Elas podem incluir desenhos de design, propostas, relatórios de engenharia, análise de concorrentes ou avaliações técnicas. Qualquer coisa, desde itens físicos até metas baseadas em números, é considerada entregas potenciais para seu projeto.
Defina expectativas sobre o processo para as entregas
Nomeie as equipes ou indivíduos que serão participantes do projeto. Atribua responsabilidades com base nas áreas de especialização das partes interessadas. Defina expectativas para cada membro da equipe ou parte interessada envolvida no projeto. A comunicação clara é fundamental para o sucesso de qualquer projeto.
Identifique as tarefas necessárias para a conclusão
Não há margem para trabalho excessivo em seu projeto, especialmente se você está trabalhando em um prazo apertado. Com uma lista das entregas esperadas para o projeto, você vai esboçar a ordem na qual estas entregas devem ser concluídas. Se houver necessidades específicas para cada entrega, certifique-se de que isso seja comunicado à pessoa responsável por elas.
Crie um plano de comunicação
Como as partes atuantes do projeto manterão contato? Funciona melhor para sua equipe ter reuniões semanais para verificar o status do projeto ou você prefere que toda a comunicação seja feita assíncrona? Você pode até considerar fazer reuniões ad-hoc. Você pode se comunicar amplamente em seu software de gerenciamento de projetos ou contar com uma base de conhecimento para registrar informações e responder perguntas.
Crie um plano de gestão de mudanças
Um plano de gerenciamento de mudanças descreve os passos precisos que uma empresa adotará para abraçar mudanças no fluxo de trabalho de forma suave. Mudanças em qualquer plano de projeto podem ser desafiadoras. Considerar essas mudanças em um plano de gerenciamento de mudanças pode ajudar a aliviar o estresse que vem junto com fazer ajustes repentinos no que anteriormente era considerado o fluxo de trabalho.
5. Identificar e alocar recursos do projeto
Antes do início do projeto, avalie quais recursos podem ser necessários para garantir que o projeto funcione sem problemas. Você precisa criar documentação interna suplementar? Projetos semelhantes foram concluídos pela sua empresa no passado que você pode consultar? Certifique-se de que cada parte essencial do projeto tenha o que precisa para completar seu trabalho bem e a tempo.
Estime os recursos necessários e a disponibilidade dos recursos
Há documentação específica necessária para certas etapas do processo? Pode haver software ou ferramentas que as equipes precisam para cumprir suas responsabilidades no projeto. Converse com seus stakeholders para perguntar o que eles precisam. Se você precisar adicionar novas ferramentas ou recursos ao seu orçamento, certifique-se de anotá-los durante o processo de planejamento do projeto.
Identificar contribuição e dependências para a conclusão das tarefas
Dentro do fluxo de trabalho do projeto, pode haver algumas tarefas que dependem de outras tarefas serem concluídas para serem feitas. Ao mesmo tempo, pode haver lugares onde os stakeholders encontram obstáculos. Considere as contingências e anote-as no modelo de plano do projeto.
Crie um plano de gerenciamento de custos para o orçamento
Assim como em qualquer projeto, lançamento ou iniciativa, você precisa ter um orçamento. Seja gasto com anúncios ou terceirização de trabalho, você deve ter um resumo detalhado das finanças necessárias para o projeto. Anote onde o orçamento pode ser ajustado com base em variáveis que podem entrar em jogo. Isso ajudará a reduzir o risco de enfrentar despesas inesperadas que atrasam o projeto.
6. Estabeleça um cronograma do projeto
Grandes ou pequenas, todos os projetos e atribuições precisam de datas de entrega. Ao trabalhar com um projeto de grande escala, pode haver várias equipes e stakeholders envolvidos. Certifique-se de que cada pessoa saiba seu papel e garanta que todos sejam informados sobre o cronograma do projeto.
Determine a duração das atividades e tarefas
Converse com os stakeholders do projeto para ter uma noção de sua carga de trabalho e cronograma pessoal para garantir que isso se alinhe ao cronograma mestre que você está colocando em prática. As pessoas responsáveis por cada parte do projeto geralmente são especializadas naquela área -- elas saberão melhor quanto tempo leva para concluir uma parte do projeto.
Defina datas de início e término para atividades e tarefas do projeto
Escolha a data de término desejada do projeto e trabalhe para trás. A partir daqui, defina as datas de término das atividades do projeto. Se definir um intervalo de datas em vez de uma data específica funcionar melhor para sua equipe, faça isso.
Delegar papéis e responsabilidades individuais
Delegar papéis e responsabilidades individuais pode vir do gerente do projeto ou de dentro de cada equipe individual. Uma vez que você identificou as equipes envolvidas no processo, certifique-se de que eles nomearam indivíduos específicos que são responsáveis pela parte de sua equipe no projeto.
Identifique fases e marcos importantes
Divida seu projeto geral em fases e marque essas fases com marcos. Trate marcos como pequenas vitórias. Se você os atingir a tempo, significa que está no caminho certo para concluir o projeto com sucesso.
Crie um roteiro do projeto
Seu roteiro do projeto é seu cronograma com um pouco de informação extra. Isso pode ter a forma de um calendário, uma lista datada de marcos ou um quadro de tarefas construído em seu software de gerenciamento de projetos favorito. Aqui está o que o roteiro deve conter:
- Objetivos
- Entregáveis do projeto
- Marcos e prazos importantes
- Recursos
Importe tarefas para uma ferramenta de gerenciamento de projetos
Depois de construir um cronograma de projeto, você precisa de um lugar para listar todas as tarefas individuais que se enquadram nele. O modelo serve como uma visão geral do cronograma do projeto. Use-o à medida que você divide tarefas em itens acionáveis em seu software de gerenciamento de projetos favorito. Sinta-se à vontade para incluir um link para o modelo para fácil referência ao longo do projeto.
7. Realize uma avaliação de risco
Ninguém gosta de pensar nas maneiras como seu projeto pode dar errado. No entanto, você ficará grato por considerar todas as possibilidades se em algum ponto do processo você encontrar problemas. Realizar uma avaliação de risco permite que você defina problemas potenciais e os resolva antes que eles surjam. Ao fazer isso, você minimiza o risco de atrasar o projeto tendo que pausar tudo para resolver problemas imprevistos.
Crie um plano de gerenciamento de riscos
Seu plano de gerenciamento de riscos deve fazer referência a lugares no plano do projeto onde contratempos podem ocorrer. Talvez você esteja trabalhando com um fornecedor terceirizado que pode entregar o trabalho atrasado ou exigir mais comunicação do que você esperava. Nesse caso, reserve mais tempo no plano do projeto para a colaboração com este fornecedor.
8. Reunião com a equipe e stakeholders
Agora que você está chegando ao final do seu planejamento de projeto, é hora de se encontrar com os stakeholders, seja em grupo ou individualmente, para delinear responsabilidades. Isso também proporciona um espaço para que pessoas-chave façam perguntas ou ofereçam sugestões antes de mergulhar no projeto.
Comunique papéis, expectativas e prazos individuais
Já falamos sobre isso antes, mas estamos voltando a isso novamente porque é simplesmente muito importante. Comunicação está no coração do sucesso do seu projeto. Transparência com expectativas e necessidades dos stakeholders remove confusão e oportunidades perdidas. Se você comunicar claramente os papéis e responsabilidades de cada indivíduo, estará preparando todos para o sucesso.
9. Executar projeto
Finalmente, o planejamento está concluído. Agora é hora de ver todo o seu duro trabalho organizacional se concretizar. Neste ponto, a maioria dos gerentes de projeto está monitorando o projeto, verificando com os stakeholders e garantindo que as métricas-chave estejam sendo registradas.
Monitore o desempenho ao longo do ciclo de vida do projeto
À medida que você monitora o desempenho através do projeto, pode fazer ajustes nas métricas ou no fluxo de trabalho conforme necessário. Verificações frequentes oferecem uma oportunidade para fornecer aos stakeholders atualizações sobre o desempenho. Além de garantir que você esteja no caminho certo, isso também pode aumentar a moral da equipe ao ver feedback positivo.
Utilize relatórios para acompanhar esforços e custos
Mantenha seu orçamento em mente ao trabalhar no projeto. Quando você faz verificações regulares sobre métricas de desempenho, considere dar uma rápida olhada no orçamento também. Novamente, revisões de status frequentes, especialmente do orçamento, ajudam a prevenir grandes contratempos.
Utilize o plano de gerenciamento de mudanças para se adaptar às necessidades do projeto conforme necessário
Você tem seu plano de projeto em vigor e está funcionando bem, mas isso não significa que você não encontrará contratempos que exijam ajustes. Se isso acontecer, consulte seu plano de gerenciamento de mudanças. Ele pode se provar uma ferramenta tremenda quando surgem imprevistos. Em vez de ser pego desprevenido e arriscar não atingir seus marcos, faça um ajuste rápido e continue com seu projeto.
Exemplo de plano de projeto
Veja como a PetDesk leva novas funcionalidades da ideia à implementação.
Quais são os benefícios de usar um modelo de plano de projeto?
Os objetivos do projeto dependem do cumprimento de marcos que dependem dos stakeholders concluindo seu trabalho como esperado e a tempo. Aqui na Guru, usamos modelos pré-fabricados para ajudar a simplificar o processo de planejamento de gerenciamento de projetos. Tratamos eles como ponto de partida para escopar um projeto e seus objetivos. Dê uma olhada em por que incorporar um modelo de plano de projeto em seu fluxo de trabalho pode ajudar a tornar o processo mais fácil.
Nenhum tempo gasto projetando um modelo
Seu tempo é valioso ao planejar um projeto. Seus maiores esforços devem ser gastos brainstorming ideias criativas e soluções para garantir que seu projeto seja bem-sucedido. Evite gastar tempo e energia mental tentando decidir como seu modelo de plano de gerenciamento de projetos deve parecer começando com um modelo.
Evite começar completamente do zero
Uma página em branco é desanimadora para todos. Pode parecer quase impossível saber por onde começar ao trabalhar a partir do zero. Use um modelo para ter uma noção do cronograma do seu projeto. Ao começar a partir de um modelo de plano de projeto, você só precisa preencher as lacunas.
Fonte única de informação sobre o projeto
É um caminho escorregadio ter informações espalhadas por software de gerenciamento de projetos, e-mail, comunicações internas e mais. Trate seu modelo de plano de projeto como a única fonte da verdade. Ele abriga todas as informações e atualizações que os stakeholders precisam para compreender o escopo do projeto. Se um modelo não é suficiente, use diferentes modelos para diferentes fases do projeto e conecte-os!
Ferramentas para integrar seu plano de projeto ao seu negócio
Há um milhão de maneiras de criar e compartilhar seu plano de projeto. Nossos modelos de plano de gerenciamento de projetos são totalmente personalizáveis, para que você possa compartilhar todas as informações principais sobre seu projeto com sua equipe, onde quer que esteja trabalhando. Colabore, espalhe conhecimento e atinja suas metas trocando rapidamente informações e processos através de qualquer ferramenta que sua equipe use ao longo do seu projeto.
Guru se integra perfeitamente ao software de gerenciamento de projetos que você mais gosta, para que você tenha tudo o que precisa, tudo em um só lugar.
O sucesso de qualquer grande projeto começa com um plano. Como disse um famoso pai fundador, "se você falhar em planejar, você está planejando falhar."
Um plano de projeto prepara o cenário para cada fase do projeto. Quem é responsável por quais tarefas? Quais são os objetivos e metas? Quais métricas estão sendo utilizadas para medir o progresso? O planejamento de projetos é uma parte essencial para garantir que partes interessadas, equipes e gerentes de projetos vejam o projeto até a conclusão. Uma falta de objetivos claros leva cerca de 37% dos projetos a falhar.
Deixar de lado planejamento suficiente é arriscar a solidez do projeto. Todo projeto, grande ou pequeno, deve utilizar um modelo de plano de projeto. Considere seu modelo de plano de projeto como um lar para todas as informações e recursos do projeto. Ao manter seu projeto organizado, você elimina confusão e o risco de benchmarks perdidos.
No final do projeto, você agradecerá a si mesmo por ter sido organizado desde o primeiro dia. Vamos nos aprofundar em como desenvolver um plano de gerenciamento de projetos.
O que é um plano de projeto?
Um plano de projeto divide as seções do seu projeto em pedaços pequenos. É um documento formal que descreve as expectativas e processos para o projeto. Este é um único destino onde os membros da equipe podem rapidamente encontrar respostas para suas perguntas. Métricas de desempenho do projeto, resumos de tarefas e atualizações frequentes podem residir dentro deste documento, ou série de documentos.
Os gerentes de projeto podem verificar regularmente o plano de projeto para avaliar seu status, alertar os membros da equipe sobre quaisquer áreas "em risco" e informar as partes interessadas do projeto sobre pequenas vitórias ao longo do caminho. Eles também podem rever o documento pós-projeto para avaliar suas forças e fraquezas e aprender onde melhorias podem ser feitas para projetos futuros.
Considere seu plano de projeto como um itinerário de viagem. Enquanto você planeja uma viagem de carro, você anota os locais que deseja ver, os lugares para ficar e onde você pode abastecer. Simplificando, você precisa saber o que quer fazer e como quer fazê-lo.
Quais são as 5 fases de um plano de projeto?
Ao mergulhar na criação do seu plano de projeto, há cinco etapas iniciais para ajudá-lo a começar. Tenha em mente que cada projeto, equipe e empresa é um pouco diferente. Modifique, adicione ou remova seções ou etapas conforme necessário até que o plano faça mais sentido para seu projeto.
1. Conceito e iniciação
A primeira fase de desenvolvimento do seu plano de projeto é onde toda a brainstorming acontece. Reúna sua equipe ou obtenha suas opiniões individualmente para criar uma lista mestra de ideias. Não se preocupe em não ter todas as respostas neste momento. Seu único foco nesta fase deve ser pensar sobre onde você quer levar seu projeto.
2. Definição e planejamento
Aqui é onde você ficará um pouco mais nos detalhes. A fase de definição e planejamento do seu plano de projeto estabelece os objetivos, cronograma e responsabilidades para o projeto. Você vai querer ter certeza de que todos os principais participantes conhecem seu papel e suas expectativas. Você também vai querer estabelecer métricas claras que serão utilizadas para medir o sucesso do projeto.
3. Execução do projeto
O passo três é a parte divertida: execução. Agora é a hora de colocar toda a sua brainstorming e planejamento em ação. Certifique-se de que cada parte interessada saiba utilizar o modelo de plano de projeto para atualizações, descobertas e conversas sobre o projeto. Uma comunicação e documentação adequadas ao longo de um projeto é sempre importante, mas especialmente nesta fase.
4. Desempenho e controle
Quando chegar a hora de verificar o desempenho do projeto, você ficará grato por ter estabelecido métricas claras mais cedo na fase de planejamento. Revise o projeto do início ao fim.
Dica: Considere fazer check-ins frequentes ao longo do projeto em vez de uma revisão final no final.
5. Fechamento do projeto
Primeiro, parabéns! Se você chegou a esta fase do processo do projeto, significa que trabalhou com sucesso em cada etapa e agora pode colher os benefícios dos seus esforços. Certifique-se de revisar cada etapa do projeto, avaliando o que funcionou e o que não funcionou. Arquive seu plano para referência futura por você ou outras equipes. Reserve um momento no final do projeto para documentar tudo que você aprendeu. Você pode usar essas informações para guiar projetos futuros semelhantes.
Como um plano de projeto deve ser formatado?
Formate seu plano de projeto para imitar o fluxo de trabalho do projeto. Comece definindo o projeto, stating seus objetivos, partes interessadas e como seu sucesso será medido. Isso pode ser tão detalhado ou geral quanto você achar necessário.
Em seguida, transite para as fases do projeto. Se você tem várias equipes trabalhando juntas, aqui é um bom lugar para vincular outros modelos que delineiam o fluxo de trabalho do projeto para essas equipes. Talvez a seção mais importante do seu plano de projeto seja a seção "status". Aqui você pode fazer atualizações frequentes sobre o projeto. Deixe notas específicas para elementos de projeto recém-descobertos ou informações gerais que podem ser úteis à medida que o projeto continua.
Como regra geral, evite detalhar um excesso de informações. Quanto mais informações as pessoas precisarem ler e digerir, menos provável é que elas se lembrem de todos os detalhes apresentados. Forneça apenas às partes interessadas do projeto as informações necessárias para concluir com sucesso suas tarefas no projeto.
Como escrever um plano de projeto
Sentar-se para escrever o plano do projeto pode ser intimidador. Entendemos. Começar a partir de um modelo pré-construído pode ajudar a tornar o processo um pouco menos assustador. Siga estas etapas ao escrever seu impecável plano de gerenciamento de projetos:
1. Identifique a justificativa de negócios e as necessidades das partes interessadas
Esta etapa deve responder ao "por quê?" do seu projeto. Onde este projeto se encaixa nos objetivos gerais de negócios da sua empresa? O que ele precisa realizar? Certifique-se de reservar um tempo para falar com as partes interessadas do projeto e entender suas necessidades para o projeto.
2. Apresente os objetivos e metas do projeto
Os objetivos e metas declarados do projeto serão um recurso integral durante toda a duração do projeto. Esta é uma informação que você provavelmente fará referência com frequência à medida que as fases do projeto forem concluídas. Isso também ajuda a informar os passos da parte "executar" do projeto. Considere esses fatores ao concluir os objetivos e metas do projeto:
- Determine a metodologia/framework do projeto
- Expectativas para entrega
- Identifique os principais riscos e contramedidas
- Defina marcos
- Crie uma visão geral do cronograma do projeto
- Estime os recursos necessários para concluir o projeto
3. Defina o escopo do projeto
Esta parte do seu plano de projeto inclui um esboço detalhado de todos os aspectos do projeto. Recursos, cronogramas, entregas e qualquer outra documentação relacionada residem nesta seção do modelo do plano. Você também pode identificar obstáculos potenciais e marcadores de marcos conforme se relacionam ao projeto como um todo ou como tarefas individuais. Use os marcadores abaixo para orientar seu escopo.
Alinhe os objetivos do projeto
Quando você começa com os objetivos do projeto, pode determinar mais facilmente os passos do projeto. Você tem uma compreensão clara do que o projeto deve realizar e pode articular isso aos membros da equipe conforme eles começam a trabalhar nas suas responsabilidades do projeto. Aqui está o framework para definir metas que toda a sua organização referenciará.
Defina as metas do projeto para alinhar com os OKRs
Seus OKRs marcam seus objetivos e resultados-chave do projeto. Agora que você definiu essas metas mensuráveis, é hora de definir benchmarks do projeto para ajudá-lo a alcançar essas metas. Divida cada objetivo em partes menores que possam ser dadas métricas. Use esses benchmarks para avaliar o sucesso do projeto do início ao fim.
Determine como os objetivos serão medidos
Agora que você dividiu seus objetivos em metas altamente específicas, é hora de atribuir métricas úteis a cada meta. Os números que você usa para determinar o sucesso do seu projeto variarão. Seja a porcentagem de tráfego do site proveniente de mídias sociais ou o número de novas inscrições de produtos, você pode escolher métricas que sejam mais adequadas para mostrar o sucesso do seu projeto no final.
4. Crie o plano do projeto
Com suas métricas e objetivos em mãos, é hora de mergulhar no plano do projeto. Aqui é onde você definirá o que é necessário e quando. É a estrutura para estabelecer um cronograma.
Determine as entregas
O que seu projeto precisa para ter sucesso? As entregas do seu projeto podem derivar de partes interessadas internas ou externas. Elas podem incluir desenhos de design, propostas, relatórios de engenharia, análise de concorrentes ou avaliações técnicas. Qualquer coisa, desde itens físicos até metas baseadas em números, é considerada entregas potenciais para seu projeto.
Defina expectativas sobre o processo para as entregas
Nomeie as equipes ou indivíduos que serão participantes do projeto. Atribua responsabilidades com base nas áreas de especialização das partes interessadas. Defina expectativas para cada membro da equipe ou parte interessada envolvida no projeto. A comunicação clara é fundamental para o sucesso de qualquer projeto.
Identifique as tarefas necessárias para a conclusão
Não há margem para trabalho excessivo em seu projeto, especialmente se você está trabalhando em um prazo apertado. Com uma lista das entregas esperadas para o projeto, você vai esboçar a ordem na qual estas entregas devem ser concluídas. Se houver necessidades específicas para cada entrega, certifique-se de que isso seja comunicado à pessoa responsável por elas.
Crie um plano de comunicação
Como as partes atuantes do projeto manterão contato? Funciona melhor para sua equipe ter reuniões semanais para verificar o status do projeto ou você prefere que toda a comunicação seja feita assíncrona? Você pode até considerar fazer reuniões ad-hoc. Você pode se comunicar amplamente em seu software de gerenciamento de projetos ou contar com uma base de conhecimento para registrar informações e responder perguntas.
Crie um plano de gestão de mudanças
Um plano de gerenciamento de mudanças descreve os passos precisos que uma empresa adotará para abraçar mudanças no fluxo de trabalho de forma suave. Mudanças em qualquer plano de projeto podem ser desafiadoras. Considerar essas mudanças em um plano de gerenciamento de mudanças pode ajudar a aliviar o estresse que vem junto com fazer ajustes repentinos no que anteriormente era considerado o fluxo de trabalho.
5. Identificar e alocar recursos do projeto
Antes do início do projeto, avalie quais recursos podem ser necessários para garantir que o projeto funcione sem problemas. Você precisa criar documentação interna suplementar? Projetos semelhantes foram concluídos pela sua empresa no passado que você pode consultar? Certifique-se de que cada parte essencial do projeto tenha o que precisa para completar seu trabalho bem e a tempo.
Estime os recursos necessários e a disponibilidade dos recursos
Há documentação específica necessária para certas etapas do processo? Pode haver software ou ferramentas que as equipes precisam para cumprir suas responsabilidades no projeto. Converse com seus stakeholders para perguntar o que eles precisam. Se você precisar adicionar novas ferramentas ou recursos ao seu orçamento, certifique-se de anotá-los durante o processo de planejamento do projeto.
Identificar contribuição e dependências para a conclusão das tarefas
Dentro do fluxo de trabalho do projeto, pode haver algumas tarefas que dependem de outras tarefas serem concluídas para serem feitas. Ao mesmo tempo, pode haver lugares onde os stakeholders encontram obstáculos. Considere as contingências e anote-as no modelo de plano do projeto.
Crie um plano de gerenciamento de custos para o orçamento
Assim como em qualquer projeto, lançamento ou iniciativa, você precisa ter um orçamento. Seja gasto com anúncios ou terceirização de trabalho, você deve ter um resumo detalhado das finanças necessárias para o projeto. Anote onde o orçamento pode ser ajustado com base em variáveis que podem entrar em jogo. Isso ajudará a reduzir o risco de enfrentar despesas inesperadas que atrasam o projeto.
6. Estabeleça um cronograma do projeto
Grandes ou pequenas, todos os projetos e atribuições precisam de datas de entrega. Ao trabalhar com um projeto de grande escala, pode haver várias equipes e stakeholders envolvidos. Certifique-se de que cada pessoa saiba seu papel e garanta que todos sejam informados sobre o cronograma do projeto.
Determine a duração das atividades e tarefas
Converse com os stakeholders do projeto para ter uma noção de sua carga de trabalho e cronograma pessoal para garantir que isso se alinhe ao cronograma mestre que você está colocando em prática. As pessoas responsáveis por cada parte do projeto geralmente são especializadas naquela área -- elas saberão melhor quanto tempo leva para concluir uma parte do projeto.
Defina datas de início e término para atividades e tarefas do projeto
Escolha a data de término desejada do projeto e trabalhe para trás. A partir daqui, defina as datas de término das atividades do projeto. Se definir um intervalo de datas em vez de uma data específica funcionar melhor para sua equipe, faça isso.
Delegar papéis e responsabilidades individuais
Delegar papéis e responsabilidades individuais pode vir do gerente do projeto ou de dentro de cada equipe individual. Uma vez que você identificou as equipes envolvidas no processo, certifique-se de que eles nomearam indivíduos específicos que são responsáveis pela parte de sua equipe no projeto.
Identifique fases e marcos importantes
Divida seu projeto geral em fases e marque essas fases com marcos. Trate marcos como pequenas vitórias. Se você os atingir a tempo, significa que está no caminho certo para concluir o projeto com sucesso.
Crie um roteiro do projeto
Seu roteiro do projeto é seu cronograma com um pouco de informação extra. Isso pode ter a forma de um calendário, uma lista datada de marcos ou um quadro de tarefas construído em seu software de gerenciamento de projetos favorito. Aqui está o que o roteiro deve conter:
- Objetivos
- Entregáveis do projeto
- Marcos e prazos importantes
- Recursos
Importe tarefas para uma ferramenta de gerenciamento de projetos
Depois de construir um cronograma de projeto, você precisa de um lugar para listar todas as tarefas individuais que se enquadram nele. O modelo serve como uma visão geral do cronograma do projeto. Use-o à medida que você divide tarefas em itens acionáveis em seu software de gerenciamento de projetos favorito. Sinta-se à vontade para incluir um link para o modelo para fácil referência ao longo do projeto.
7. Realize uma avaliação de risco
Ninguém gosta de pensar nas maneiras como seu projeto pode dar errado. No entanto, você ficará grato por considerar todas as possibilidades se em algum ponto do processo você encontrar problemas. Realizar uma avaliação de risco permite que você defina problemas potenciais e os resolva antes que eles surjam. Ao fazer isso, você minimiza o risco de atrasar o projeto tendo que pausar tudo para resolver problemas imprevistos.
Crie um plano de gerenciamento de riscos
Seu plano de gerenciamento de riscos deve fazer referência a lugares no plano do projeto onde contratempos podem ocorrer. Talvez você esteja trabalhando com um fornecedor terceirizado que pode entregar o trabalho atrasado ou exigir mais comunicação do que você esperava. Nesse caso, reserve mais tempo no plano do projeto para a colaboração com este fornecedor.
8. Reunião com a equipe e stakeholders
Agora que você está chegando ao final do seu planejamento de projeto, é hora de se encontrar com os stakeholders, seja em grupo ou individualmente, para delinear responsabilidades. Isso também proporciona um espaço para que pessoas-chave façam perguntas ou ofereçam sugestões antes de mergulhar no projeto.
Comunique papéis, expectativas e prazos individuais
Já falamos sobre isso antes, mas estamos voltando a isso novamente porque é simplesmente muito importante. Comunicação está no coração do sucesso do seu projeto. Transparência com expectativas e necessidades dos stakeholders remove confusão e oportunidades perdidas. Se você comunicar claramente os papéis e responsabilidades de cada indivíduo, estará preparando todos para o sucesso.
9. Executar projeto
Finalmente, o planejamento está concluído. Agora é hora de ver todo o seu duro trabalho organizacional se concretizar. Neste ponto, a maioria dos gerentes de projeto está monitorando o projeto, verificando com os stakeholders e garantindo que as métricas-chave estejam sendo registradas.
Monitore o desempenho ao longo do ciclo de vida do projeto
À medida que você monitora o desempenho através do projeto, pode fazer ajustes nas métricas ou no fluxo de trabalho conforme necessário. Verificações frequentes oferecem uma oportunidade para fornecer aos stakeholders atualizações sobre o desempenho. Além de garantir que você esteja no caminho certo, isso também pode aumentar a moral da equipe ao ver feedback positivo.
Utilize relatórios para acompanhar esforços e custos
Mantenha seu orçamento em mente ao trabalhar no projeto. Quando você faz verificações regulares sobre métricas de desempenho, considere dar uma rápida olhada no orçamento também. Novamente, revisões de status frequentes, especialmente do orçamento, ajudam a prevenir grandes contratempos.
Utilize o plano de gerenciamento de mudanças para se adaptar às necessidades do projeto conforme necessário
Você tem seu plano de projeto em vigor e está funcionando bem, mas isso não significa que você não encontrará contratempos que exijam ajustes. Se isso acontecer, consulte seu plano de gerenciamento de mudanças. Ele pode se provar uma ferramenta tremenda quando surgem imprevistos. Em vez de ser pego desprevenido e arriscar não atingir seus marcos, faça um ajuste rápido e continue com seu projeto.
Exemplo de plano de projeto
Veja como a PetDesk leva novas funcionalidades da ideia à implementação.
Quais são os benefícios de usar um modelo de plano de projeto?
Os objetivos do projeto dependem do cumprimento de marcos que dependem dos stakeholders concluindo seu trabalho como esperado e a tempo. Aqui na Guru, usamos modelos pré-fabricados para ajudar a simplificar o processo de planejamento de gerenciamento de projetos. Tratamos eles como ponto de partida para escopar um projeto e seus objetivos. Dê uma olhada em por que incorporar um modelo de plano de projeto em seu fluxo de trabalho pode ajudar a tornar o processo mais fácil.
Nenhum tempo gasto projetando um modelo
Seu tempo é valioso ao planejar um projeto. Seus maiores esforços devem ser gastos brainstorming ideias criativas e soluções para garantir que seu projeto seja bem-sucedido. Evite gastar tempo e energia mental tentando decidir como seu modelo de plano de gerenciamento de projetos deve parecer começando com um modelo.
Evite começar completamente do zero
Uma página em branco é desanimadora para todos. Pode parecer quase impossível saber por onde começar ao trabalhar a partir do zero. Use um modelo para ter uma noção do cronograma do seu projeto. Ao começar a partir de um modelo de plano de projeto, você só precisa preencher as lacunas.
Fonte única de informação sobre o projeto
É um caminho escorregadio ter informações espalhadas por software de gerenciamento de projetos, e-mail, comunicações internas e mais. Trate seu modelo de plano de projeto como a única fonte da verdade. Ele abriga todas as informações e atualizações que os stakeholders precisam para compreender o escopo do projeto. Se um modelo não é suficiente, use diferentes modelos para diferentes fases do projeto e conecte-os!
Ferramentas para integrar seu plano de projeto ao seu negócio
Há um milhão de maneiras de criar e compartilhar seu plano de projeto. Nossos modelos de plano de gerenciamento de projetos são totalmente personalizáveis, para que você possa compartilhar todas as informações principais sobre seu projeto com sua equipe, onde quer que esteja trabalhando. Colabore, espalhe conhecimento e atinja suas metas trocando rapidamente informações e processos através de qualquer ferramenta que sua equipe use ao longo do seu projeto.
Guru se integra perfeitamente ao software de gerenciamento de projetos que você mais gosta, para que você tenha tudo o que precisa, tudo em um só lugar.
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