How to Write a Project Plan in 9 Simple Steps [+ Templates]

Le succès de tout grand projet commence par un plan. Comme l'a dit un père fondateur célèbre, "si vous échouez à planifier, vous planifiez d'échouer."

Un plan de projet prépare chaque phase du projet. Qui est responsable de quelles tâches ? Quels sont les objectifs et les buts ? Quels indicateurs sont utilisés pour mesurer les progrès ? La planification de projet est une partie essentielle pour s'assurer que les parties prenantes, les équipes et les chefs de projet voient le projet jusqu'à sa réalisation. Un manque d'objectifs clairs conduit environ 37 % des projets à échouer.

Renoncer à une planification suffisante risque la solidité du projet. Chaque projet, grand ou petit, devrait utiliser un modèle de plan de projet. Pensez à votre modèle de plan de projet comme à un foyer pour toutes les informations et ressources du projet. En gardant votre projet organisé, vous éliminez la confusion et le risque de manquer des éléments essentiels.

À la fin du projet, vous vous remercierez d'avoir été organisé dès le premier jour. Plongeons-nous dans comment développer un plan de gestion de projet.

Qu'est-ce qu'un plan de projet ?

Un plan de projet décompose les sections de votre projet en morceaux digestes. C'est un document formel qui décrit les attentes et les processus pour le projet. C'est une destination unique où les membres de l'équipe peuvent rapidement trouver des réponses à leurs questions. Les indicateurs de performance du projet, les résumés des tâches et les mises à jour fréquentes peuvent tous vivre dans ce document, ou une série de documents.

Les chefs de projet peuvent régulièrement consulter le plan de projet pour évaluer son état, alerter les membres de l'équipe sur des zones "à risque", et informer les parties prenantes du projet des petites victoires en cours de route. Ils peuvent également examiner le document après le projet pour évaluer ses forces et ses faiblesses afin d'apprendre où des améliorations peuvent être faites pour les projets futurs.

Pensez à votre plan de projet comme à un itinéraire de voyage. Lorsque vous planifiez un voyage, vous notez les sites que vous souhaitez voir, les endroits où séjourner et où vous pouvez faire le plein. En d'autres termes, vous devez savoir ce que vous voulez faire et comment vous voulez le faire.

Quelles sont les 5 phases d'un plan de projet ?

Alors que vous plongez dans la création de votre plan de projet, il y a cinq étapes initiales pour vous aider à commencer. Gardez à l'esprit que chaque projet, équipe et entreprise est un peu différente. Modifiez, ajoutez ou supprimez des sections ou des étapes selon vos besoins jusqu'à ce que le plan ait le plus de sens pour votre projet.

1. Concept et initiation

La première phase de développement de votre plan de projet est celle où toutes les idées sont brainstormées. Rassemblez votre équipe ou recueillez leurs pensées individuellement pour créer une liste maîtresse d'idées. Ne vous inquiétez pas de ne pas avoir toutes les réponses pour le moment. Votre seul objectif dans cette phase doit être de pensez à où vous voulez que votre projet aille.

2. Définition et planification

C'est là où vous allez entrer un peu plus dans les détails. La phase de définition et de planification de votre plan de projet établit les objectifs, le calendrier et les responsabilités du projet. Assurez-vous que chaque acteur clé connaît son rôle et ses attentes. Vous devrez également établir des indicateurs clairs qui seront utilisés pour mesurer le succès du projet.

3. Exécution du projet

L'étape trois est la partie amusante : l'exécution. C'est le moment de mettre toute votre réflexion et votre planification en action. Assurez-vous que chaque partie prenante utilise le modèle de plan de projet pour les mises à jour, les découvertes et les conversations concernant le projet. Une bonne communication et une documentation tout au long d'un projet sont toujours importantes, mais surtout dans cette phase.

4. Performance et contrôle

Lorsqu'il est temps de vérifier la performance du projet, vous serez reconnaissant d'avoir établi des indicateurs clairs plus tôt dans la phase de planification. Examinez le projet du début à la fin.

Conseil pro : envisagez de faire des vérifications fréquentes tout au long du projet plutôt qu'une seule vérification finale à la fin.

5. Clôture du projet

Tout d'abord, félicitations ! Si vous avez atteint cette étape du processus du projet, cela signifie que vous avez réussi à travailler à travers chaque étape et que vous pouvez maintenant récolter les bénéfices de vos efforts. Assurez-vous de réviser chaque étape du projet, en évaluant ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné. Archivez votre plan pour référence future par vous ou d'autres équipes. Prenez un moment à la fin du projet pour documenter tout ce que vous avez appris. Vous pouvez utiliser ces informations pour guider de futurs projets similaires.

Comment un plan de projet doit-il être formaté ?

Formatez votre plan de projet pour imiter le flux de travail du projet. Commencez par définir le projet, en indiquant ses objectifs, ses parties prenantes et comment son succès sera mesuré. Ceci peut être aussi détaillé ou général que vous le jugez nécessaire.

Ensuite, passez aux phases du projet. Si vous avez plusieurs équipes travaillant ensemble, voici un bon endroit pour lier à d'autres modèles qui décrivent le flux de travail du projet pour ces équipes. Peut-être que la section la plus importante de votre plan de projet est la section "état". C'est ici que vous pouvez faire des mises à jour fréquentes pour le projet. Laissez des notes spécifiques pour les éléments découverts récemment ou des informations générales qui peuvent être utiles à mesure que le projet progresse.

En règle générale, évitez de détailler une quantité excessive d'informations. Plus les gens doivent lire et digérer d'informations, moins ils sont susceptibles de se souvenir de tous les détails présentés. Fournissez uniquement aux parties prenantes du projet les informations nécessaires pour mener à bien leurs tâches dans le projet.

Comment rédiger un plan de projet

S'asseoir pour rédiger le plan de projet peut être intimidant. Nous comprenons. Commencer avec un modèle préconstruit peut aider à rendre le processus un peu moins intimidant. Suivez ces étapes lors de la rédaction de votre plan de gestion de projet impeccable :

1. Identifiez la justification commerciale et les besoins des parties prenantes

Cette étape devrait répondre au "pourquoi ?" de votre projet. Où ce projet s'inscrit-il dans les objectifs commerciaux globaux de votre entreprise ? Que doit-il accomplir ? Assurez-vous de consacrer du temps pour parler avec les parties prenantes du projet et comprendre leurs besoins pour le projet.

2. Décrivez les objectifs et les buts du projet

Les objectifs et les buts déclarés du projet seront une ressource intégrale pendant toute la durée du projet. C'est une information que vous référencerez probablement fréquemment au fur et à mesure que les phases du projet sont complétées. Cela aide également à informer les étapes de la partie "exécution" du projet. Prenez en compte ces facteurs lors de la complétion des objectifs et buts du projet :

• Déterminez la méthodologie/cadre du projet
• Attentes pour les livrables
• Identifier les principaux risques et contre-mesures
• Fixer des jalons
• Créer un aperçu du calendrier du projet
• Estimez les ressources nécessaires pour compléter le projet

3. Définir la portée du projet

Cette partie de votre plan de projet comprend un aperçu détaillé de tous les aspects du projet. Les ressources, les délais, les livrables, et toute autre documentation connexe existent dans cette section du modèle de plan. Vous pouvez également identifier les obstacles potentiels et les marqueurs d'étape en rapport avec le projet dans son ensemble ou en tant que tâches individuelles. Utilisez les marqueurs ci-dessous pour guider votre portée.

Aligner les objectifs du projet

Lorsque vous commencez avec les objectifs du projet, vous pouvez plus facilement déterminer les étapes du projet. Vous avez une compréhension claire de ce que le projet est censé accomplir et pouvez articuler cela aux membres de l'équipe alors qu'ils commencent à travailler sur leurs responsabilités dans le projet. Voici le cadre pour définir des objectifs auxquels toute votre organisation se référera.

Fixer les objectifs de projets pour être en phase avec les OKRs

Vos OKRs marquent vos objectifs et résultats clés du projet. Maintenant que vous avez défini ces objectifs mesurables, il est temps de fixer des repères de projet pour vous aider à atteindre ces objectifs. Décomposez chaque objectif en morceaux plus petits qui peuvent être assignés à des métriques. Utilisez ces benchmarks pour évaluer le succès du projet du début à la fin.

Déterminer comment les objectifs seront mesurés

Maintenant que vous avez décomposé vos objectifs en objectifs très spécifiques, il est temps d'assigner des métriques utiles à chaque objectif. Les chiffres que vous utilisez pour déterminer le succès de votre projet peuvent varier. Que ce soit le pourcentage de trafic du site Web provenant des réseaux sociaux ou le nombre de nouvelles inscriptions au produit, vous pouvez choisir des métriques conçues pour mettre en valeur le succès de votre projet à la fin.

4. Créer le plan de projet

Avec vos métriques et objectifs à portée de main, il est temps de plonger dans le plan de projet. C'est ici que vous allez définir ce qui est nécessaire et à quel moment. C'est le cadre pour établir un calendrier.

Déterminer les livrables

Qu'est-ce que votre projet doit réussir ? Les livrables de votre projet peuvent provenir des parties prenantes internes ou externes. Ils peuvent inclure des dessins de conception, des propositions, des rapports d'ingénierie, des analyses de concurrents, ou des évaluations techniques. Tout, des éléments physiques aux cibles basées sur des chiffres, est considéré comme des livrables potentiels pour votre projet.

Fixer des attentes sur le processus pour les livrables

Nommer les équipes ou les individus qui seront impliqués dans le projet. Assigner des tâches en fonction des domaines d'expertise d'une partie prenante. Fixer des attentes pour chaque membre de l'équipe ou partie prenante impliquée dans le projet. Une communication claire est cruciale pour le succès de tout projet.

Identifier les tâches nécessaires à l'achèvement

Il n'y a pas de place pour un travail excessif dans votre projet, surtout si vous travaillez avec un délai serré. Avec une liste des livrables attendus pour le projet, vous allez définir l'ordre dans lequel ces livrables doivent être complétés. S'il y a des besoins spécifiques pour chaque livrable, assurez-vous que cela soit communiqué à la personne responsable.

Créer un plan de communication

Comment les acteurs du projet resteront-ils en contact ? Est-il préférable pour votre équipe d'avoir des réunions hebdomadaires pour vérifier l'état du projet ou préférez-vous que toute la communication se fasse de manière asynchrone ? Vous pourriez même envisager de faire des réunions sur une base ad hoc. Vous pouvez communiquer largement dans votre logiciel de gestion de projet ou compter sur une base de connaissances pour enregistrer des informations et répondre à des questions.

Créer un plan de gestion du changement

Un plan de gestion du changement outline les étapes précises qu'une entreprise suivra pour accueillir en douceur les changements dans le flux de travail. Le changement dans tout plan de projet peut être difficile. Tenir compte de ces changements dans un plan de gestion du changement peut aider à alléger le stress qui accompagne les ajustements soudains à ce qui était précédemment considéré comme le flux de travail.

5. Identifier et allouer les ressources du projet

Avant le lancement du projet, faites le point sur les ressources nécessaires pour garantir le bon déroulement du projet. Avez-vous besoin de créer de la documentation interne supplémentaire ? Des projets similaires ont-ils été réalisés auparavant par votre entreprise et que vous pouvez référencer ? Assurez-vous que chaque acteur clé du projet dispose de ce dont il a besoin pour bien et rapidement accomplir son travail.

Estimez les ressources nécessaires et la disponibilité des ressources

Y a-t-il une documentation spécifique requise pour certaines étapes du processus ? Il pourrait y avoir des logiciels ou des outils dont les équipes ont besoin pour accomplir leurs responsabilités de projet. Contactez vos parties prenantes pour leur demander ce dont elles ont besoin. Si vous devez ajouter de nouveaux outils ou ressources à votre budget, assurez-vous de les noter pendant le processus de planification du projet.

Identifier la contribution et les dépendances pour l'achèvement des tâches

Dans le flux de travail du projet, il peut y avoir certaines tâches qui dépendent de l'achèvement d'autres tâches pour pouvoir elles-mêmes être réalisées. En même temps, il peut y avoir des endroits où les parties prenantes rencontrent des obstacles. Considérez les imprévus et notez-les dans le modèle de plan de projet.

Créez un plan de gestion des coûts pour le budget

Comme pour tout projet, lancement ou initiative, vous devez disposer d'un budget. Qu'il s'agisse de dépenses en publicités ou de sous-traitance, vous devez avoir un résumé détaillé des finances requises par le projet. Prenez note des endroits où le budget pourrait être ajusté en fonction des variables qui pourraient entrer en jeu. Cela aidera à réduire le risque de rencontrer des dépenses imprévues qui retardent le projet.

6. Établissez un calendrier de projet

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Qu'ils soient grands ou petits, tous les projets et missions nécessitent des dates d'échéance. Lorsque vous travaillez sur un projet à grande échelle, il peut y avoir plusieurs équipes et parties prenantes impliquées. Assurez-vous que chaque personne connaît son rôle et veillez à ce que tout le monde soit informé du calendrier du projet.

Déterminez la durée des activités et des tâches

Contactez les parties prenantes du projet pour avoir une idée de leur charge de travail et de leur calendrier personnel afin de vous assurer que cela soit aligné avec le calendrier maître que vous mettez en place. Les personnes responsables de chaque partie du projet sont généralement spécialisées dans ce domaine - elles sauront le mieux combien de temps il faut pour réaliser une partie du projet.

Définissez des dates de début et de fin pour les activités et les tâches du projet

Choisissez la date de fin de projet souhaitée et travaillez en arrière. À partir de là, définissez les dates de fin des activités du projet. Si définir une plage de dates plutôt qu'une date spécifique fonctionne mieux pour votre équipe, faites-le.

Déléguer des rôles et des responsabilités individuels

La délégation des rôles et responsabilités individuels peut provenir du chef de projet ou de chaque équipe. Une fois que vous avez identifié les équipes impliquées dans le processus, assurez-vous qu'elles ont désigné des individus spécifiques qui sont responsables de la part de leur équipe dans le projet.

Identifier les phases importantes et les jalons

Divisez votre projet global en phases et marquez ces phases avec des jalons. Considérez les jalons comme de petites victoires. Si vous les atteignez à temps, cela signifie que vous êtes bien en route pour réussir le projet.

Créez une feuille de route de projet

Votre feuille de route de projet est votre calendrier avec un peu d'informations supplémentaires. Cela peut prendre la forme d'un calendrier, d'une liste datée de jalons ou d'un tableau de tâches construit dans le logiciel de gestion de projet de votre choix. Voici ce que la feuille de route devrait contenir :

• Objectifs
• Livrables de projet
• Jalons et délais clés
• Ressources

Importer des tâches dans un outil de gestion de projet

Une fois que vous avez créé un calendrier de projet, vous avez besoin d'un endroit pour lister toutes les tâches individuelles qui y figurent. Le modèle sert de vue d'ensemble du calendrier du projet. Utilisez-le tandis que vous décomposez les tâches en éléments actionnables dans votre logiciel de gestion de projet préféré. N'hésitez pas à inclure un lien vers le modèle pour une référence facile tout au long du projet.

7. Réaliser une évaluation des risques

Personne n'aime penser aux manières dont leur projet peut mal tourner. Cependant, vous serez reconnaissant d'avoir considéré toutes les possibilités si, à un moment du processus, vous rencontrez des problèmes. Réaliser une évaluation des risques vous permet de définir les problèmes potentiels et de les résoudre avant qu'ils ne surviennent. Ce faisant, vous minimisez le risque de retarder le projet en ayant à suspendre tout pour résoudre des problèmes imprévus.

Créez un plan de gestion des risques

Votre plan de gestion des risques doit faire référence aux endroits dans le plan de projet où des retards pourraient se produire. Peut-être que vous travaillez avec un fournisseur tiers qui pourrait remettre son travail en retard ou nécessiter plus de communication que vous l'espériez. Dans ce cas, prévoyez plus de temps dans le plan de projet pour la collaboration avec ce fournisseur.

8. Rencontrez l'équipe et les parties prenantes

Maintenant que vous approchez de la fin de votre planification de projet, il est temps de rencontrer les parties prenantes, soit en groupe, soit individuellement, pour définir les responsabilités. Cela offre également un espace aux acteurs clés pour poser des questions ou faire des suggestions avant de plonger dans le projet.

Communiquez les rôles, les attentes et les délais individuels

Nous en avons déjà parlé, mais nous y revenons à nouveau parce que c'est juste si important. La communication est au cœur du succès de votre projet. La transparence des attentes et des besoins des parties prenantes élimine la confusion et les opportunités manquées. Si vous communiquez clairement les rôles et responsabilités de chaque individu, vous mettez tout le monde dans de bonnes conditions pour réussir.

9. Exécution du projet

Enfin, la planification est terminée. Il est maintenant temps de voir tout votre travail d'organisation porter ses fruits. À ce stade, la plupart des chefs de projet surveillent le projet, contactent les parties prenantes et s'assurent que les indicateurs clés soient enregistrés.

Surveillez la performance tout au long du cycle de vie du projet

En surveillant la performance au cours du projet, vous pouvez ajuster les indicateurs ou le flux de travail si nécessaire. Des vérifications fréquentes offrent l'occasion de communiquer aux parties prenantes des mises à jour sur la performance. En plus de vous assurer que vous êtes sur la bonne voie, cela peut également booster le moral de l'équipe de voir des retours positifs.

Utilisez les rapports pour suivre les efforts et les coûts

Gardez votre budget à l'esprit en travaillant sur le projet. Lorsque vous effectuez des vérifications régulières des indicateurs de performance, envisagez de jeter rapidement un œil au budget aussi. Encore une fois, des examens fréquents des statuts, en particulier du budget, aident à prévenir de grands retards.

Utilisez le plan de gestion des changements pour s'adapter aux besoins du projet si nécessaire

Vous avez votre plan de projet en place et il fonctionne sans problème, mais cela ne signifie pas que vous ne rencontrerez pas d'obstacles qui nécessitent des ajustements. Si cela se produit, consultez votre plan de gestion des changements. Cela peut se révéler être un outil précieux lorsque des problèmes surviennent. Au lieu d'être pris au dépourvu et de risquer de ne pas atteindre vos objectifs, apportez un ajustement rapide et continuez avec votre projet.

Maintenant, exécutez-le et constatez les résultats.

Exemple de plan de projet

Voyez comment PetDesk fait passer de nouvelles fonctionnalités de l'idée à la mise en œuvre.

Quels sont les avantages d'utiliser un modèle de plan de projet ?

Les objectifs de projet dépendent de l'atteinte des repères qui reposent sur l'achèvement du travail prévu par les parties prenantes dans les délais. Ici chez Guru, nous utilisons des modèles préconçus pour aider à rationaliser le processus de planification de la gestion de projet. Nous les considérons comme le point de départ pour définir un projet et ses objectifs. Jetez un œil à pourquoi l'incorporation d'un modèle de plan de projet dans votre flux de travail peut faciliter le processus.

Pas de temps passé à concevoir un modèle

Votre temps est précieux lorsque vous planifiez un projet. Vos meilleurs efforts doivent être consacrés à réfléchir à des idées et des solutions créatives pour garantir le bon déroulement de votre projet. Évitez de passer du temps et de l'énergie mentale à essayer de décider à quoi devrait ressembler votre modèle de planification de gestion de projet en commençant par un modèle.

Évitez de partir complètement de zéro

Une page blanche est intimidante pour tout le monde. Il peut sembler presque impossible de savoir par où commencer lorsque l'on part de zéro. Utilisez un modèle pour avoir une idée du calendrier de votre projet. Lorsque vous partez d'un modèle de plan de projet, il suffit de remplir les espaces vides.

Source unique d'information sur le projet

C'est une pente glissante d'avoir des informations éparpillées dans des logiciels de gestion de projet, des e-mails, des communications internes, etc. Traitez votre modèle de plan de projet comme la source unique de vérité. Il contient toutes les informations et les mises à jour dont les parties prenantes ont besoin pour comprendre l'ampleur du projet. Si un modèle ne suffit pas, utilisez différents modèles pour les différentes phases du projet et liez-les ensemble !

Outils pour intégrer votre plan de projet dans votre entreprise

Il existe un million de façons de créer et de partager votre plan de projet. Nos modèles de plan de gestion de projet sont entièrement personnalisables, vous pouvez donc partager toutes les informations clés sur votre projet avec votre équipe où qu'elle soit. Collaborez, diffusez des connaissances et atteignez vos objectifs en échangeant rapidement des informations et des processus via n'importe quel outil utilisé par votre équipe tout au long de votre projet.

Guru s'intègre parfaitement à votre logiciel de gestion de projet préféré afin que vous ayez tout ce dont vous avez besoin, au même endroit.