Project Status Report
השתמש בתבנית זו כדי לשלוח דוחות מצב פרויקט לבעלי העניין.
בין אם אתה עובד עם צוות של שניים או עשרים, דוח מצב הפרויקט שלך הוא חלק חשוב בתהליך. דוחות מצב הם בית מהיר ואמין לכל המידע הקשור לפרויקט. Spread the word על עדכוני הפרויקט באופן קבוע כדי לוודא שלא נשאר שום בעל עניין בחושך. הצוות שלך יודה לך על כך ששמרת את כולם מעודכנים.
ארגן את עדכון מצב הפרויקט שלך כך שיהיה קל לעבור עליו ולעכל אותו. הקפד שזה יהיה ברור, תמציתי ונגיש. הדרך הטובה ביותר להשיג זאת היא להיצמד לתבנית. פשוט מלא את החלקים של התבנית עם העדכונים האחרונים ויש לך את זה! חסכת לעצמך זמן יקר ותשלח עדכוני פרויקט לבעלי העניין שלך שהולכים ישר לעניין.
בנינו דוגמה לעדכון מצב פרויקט בשבילך לשקול. ערוך ושנה כדי להתאים את התבנית לצרכי הפרויקט שלך. בדוק את זה למטה.
מה כלול בדוח מצב פרויקט?
כוון את התכנים של דוח מצב הפרויקט שלך כדי להפוך את ההשלמה ואת שיתוף מידע זה לקל. גם אתה וגם בעלי העניין תוכלו לדעת מה לצפות כאשר תבנית עדכון מצב הפרויקט שלך היא מאורגנת וברורה.
1. תיאור פרויקט ושם
קודם כל, תן לדוח מצב הפרויקט שלך כותרת (בדרך כלל את כותרת הפרויקט) והוסף תיאור. התיאור יכול להיות סקירה קצרה של הפרויקט, אילו צוותים מעורבים או כל מידע נוסף שחשוב לך כאשר אתה מתאר את הפרויקט.
2. היתרונות, המטרות והמטרות של הפרויקט
בחלק זה של התבנית, תפרט את היתרונות, המטרות והמטרות של הפרויקט. בחר לקבל פרטים כפי שאתה מרגיש צורך. זכור כי רוב בעלי העניין כנראה מכירים את המידע הזה על הפרויקט, כך שבדרך כלל אינך צריך להוסיף את כל הפרטים כאן. שמור על זה תמציתי, אולי תכלול רק את המטרות של השלב האחרון ביותר של הפרויקט, ואז תעבור לשלב הבא.
3. לוח זמנים של פרויקט
האם הפרויקט שלך על המסלול הנכון? האם המשימות נפלו מאחור? האם יש בעלי עניין שצריכים להיות מודעים לשינוי בלוח הזמנים של הפרויקט? שימוש בחלק זה כדי לתעד את הציוני דרך של הפרויקט כפי שנקבע בתחילת פרויקט. שקול לשמור על זמן פעיל על ידי סימון שלבים של הפרויקט כאשר הצוות שלך משלים אותם.
4. עדכוני מצב פרויקט
יש לך אפשרויות כיצד לשתף ולפרסם עדכוני מצב פרויקט בחלק זה. בחר אדם אחד שיהיה אחראי על איסוף עדכוני מצב מכל בעלי העניין של הפרויקט שיכללו כאן או הזמנה לבעלי עניין להזין את העדכונים שלהם. האחרון מחזק סביבת עבודה יותר שיתופית. אתה יכול לעבוד עם רשימה מנוקדת או טבלה, לבחור את שיטת תקשורת שעובדת הכי טוב בשביל הצוות שלך.
5. שבחים לצוות
חלק חשוב במורל חיובי של הצוות הוא לתת קרדיט היכן קרדיט מגיע. השתמש בחלק זה כדי להדגיש את הישגי התורמים האישיים במהלך השלב האחרון ביותר של הפרויקט. הצב את בעלי העניין או את כל הצוותים כדי להראות הערכה על העבודה שהם השלימו עד כה בפרויקט.
6. שאלות או preocupations
כאן יש חלק לרשום ולהשיב על כל שאלותOutstanding במהלך עדכוני המצב. שימוש בחלק זה כיעד רשות אחד שיוכיח את כל השאלות והדאגות של הפרויקט מסיר את הסיכון של אובדן שאלות ב-Slack או בדואר אלקטרוני. הזמן את הצוות שלך להוסיף שאלה כאן ברגע שהם עולות כדי שלא יאבדו במפולת.
בין אם אתה עובד עם צוות של שניים או עשרים, דוח מצב הפרויקט שלך הוא חלק חשוב בתהליך. דוחות מצב הם בית מהיר ואמין לכל המידע הקשור לפרויקט. Spread the word על עדכוני הפרויקט באופן קבוע כדי לוודא שלא נשאר שום בעל עניין בחושך. הצוות שלך יודה לך על כך ששמרת את כולם מעודכנים.
ארגן את עדכון מצב הפרויקט שלך כך שיהיה קל לעבור עליו ולעכל אותו. הקפד שזה יהיה ברור, תמציתי ונגיש. הדרך הטובה ביותר להשיג זאת היא להיצמד לתבנית. פשוט מלא את החלקים של התבנית עם העדכונים האחרונים ויש לך את זה! חסכת לעצמך זמן יקר ותשלח עדכוני פרויקט לבעלי העניין שלך שהולכים ישר לעניין.
בנינו דוגמה לעדכון מצב פרויקט בשבילך לשקול. ערוך ושנה כדי להתאים את התבנית לצרכי הפרויקט שלך. בדוק את זה למטה.
מה כלול בדוח מצב פרויקט?
כוון את התכנים של דוח מצב הפרויקט שלך כדי להפוך את ההשלמה ואת שיתוף מידע זה לקל. גם אתה וגם בעלי העניין תוכלו לדעת מה לצפות כאשר תבנית עדכון מצב הפרויקט שלך היא מאורגנת וברורה.
1. תיאור פרויקט ושם
קודם כל, תן לדוח מצב הפרויקט שלך כותרת (בדרך כלל את כותרת הפרויקט) והוסף תיאור. התיאור יכול להיות סקירה קצרה של הפרויקט, אילו צוותים מעורבים או כל מידע נוסף שחשוב לך כאשר אתה מתאר את הפרויקט.
2. היתרונות, המטרות והמטרות של הפרויקט
בחלק זה של התבנית, תפרט את היתרונות, המטרות והמטרות של הפרויקט. בחר לקבל פרטים כפי שאתה מרגיש צורך. זכור כי רוב בעלי העניין כנראה מכירים את המידע הזה על הפרויקט, כך שבדרך כלל אינך צריך להוסיף את כל הפרטים כאן. שמור על זה תמציתי, אולי תכלול רק את המטרות של השלב האחרון ביותר של הפרויקט, ואז תעבור לשלב הבא.
3. לוח זמנים של פרויקט
האם הפרויקט שלך על המסלול הנכון? האם המשימות נפלו מאחור? האם יש בעלי עניין שצריכים להיות מודעים לשינוי בלוח הזמנים של הפרויקט? שימוש בחלק זה כדי לתעד את הציוני דרך של הפרויקט כפי שנקבע בתחילת פרויקט. שקול לשמור על זמן פעיל על ידי סימון שלבים של הפרויקט כאשר הצוות שלך משלים אותם.
4. עדכוני מצב פרויקט
יש לך אפשרויות כיצד לשתף ולפרסם עדכוני מצב פרויקט בחלק זה. בחר אדם אחד שיהיה אחראי על איסוף עדכוני מצב מכל בעלי העניין של הפרויקט שיכללו כאן או הזמנה לבעלי עניין להזין את העדכונים שלהם. האחרון מחזק סביבת עבודה יותר שיתופית. אתה יכול לעבוד עם רשימה מנוקדת או טבלה, לבחור את שיטת תקשורת שעובדת הכי טוב בשביל הצוות שלך.
5. שבחים לצוות
חלק חשוב במורל חיובי של הצוות הוא לתת קרדיט היכן קרדיט מגיע. השתמש בחלק זה כדי להדגיש את הישגי התורמים האישיים במהלך השלב האחרון ביותר של הפרויקט. הצב את בעלי העניין או את כל הצוותים כדי להראות הערכה על העבודה שהם השלימו עד כה בפרויקט.
6. שאלות או preocupations
כאן יש חלק לרשום ולהשיב על כל שאלותOutstanding במהלך עדכוני המצב. שימוש בחלק זה כיעד רשות אחד שיוכיח את כל השאלות והדאגות של הפרויקט מסיר את הסיכון של אובדן שאלות ב-Slack או בדואר אלקטרוני. הזמן את הצוות שלך להוסיף שאלה כאן ברגע שהם עולות כדי שלא יאבדו במפולת.
.webp)
.webp)
.webp)
