Project Status Report

Ya sea que trabajes con un equipo de dos o veinte, tu informe de estado del proyecto es una parte importante del proceso. Los informes de estado son un hogar rápido y confiable para toda la información relacionada con el proyecto. Difunde la noticia de las actualizaciones del proyecto regularmente para asegurar que ningún interesado se quede en la oscuridad. Tu equipo te agradecerá por mantener a todos informados.

Organiza tu actualización de estado del proyecto para que sea fácil de leer y digerir. Asegúrate de que sea claro, conciso y accesible. La mejor manera de lograr esto es apegarse a una plantilla. ¡Solo completa las secciones de la plantilla con las actualizaciones más recientes y habrás terminado! Te has ahorrado un tiempo valioso y enviarás actualizaciones del proyecto a tus interesados que van directo al grano.

Hemos creado un ejemplo de actualización de estado del proyecto para que lo consideres. Haz ediciones y ajustes para alinear la plantilla con las necesidades de tu proyecto. Míralo a continuación.

¿Qué se incluye en un informe de estado del proyecto?

Ajusta el contenido de tu informe de estado del proyecto para que completar y compartir esta información sea fácil. Tanto tú como los interesados sabrán qué esperar cuando tu plantilla de actualización de estado del proyecto esté organizada y sea directa.

1. Descripción y nombre del proyecto

Primero y ante todo, dale a tu actualización de estado del proyecto un título (normalmente el título del proyecto) y añade una descripción. La descripción puede ser una breve visión general del proyecto, qué equipos están involucrados o cualquier otra información que consideres importante al describir el proyecto.

2. Beneficios, objetivos y metas del proyecto

En esta sección de la plantilla, enumerarás los beneficios, objetivos y metas del proyecto. Elige ser tan detallado como consideres necesario. Ten en cuenta que la mayoría de los interesados probablemente están familiarizados con esta información del proyecto, por lo que no necesitarás agregar todos los detalles aquí. Manténlo conciso, tal vez solo incluye los objetivos de la fase más reciente del proyecto, luego pasa al siguiente paso.

3. Cronograma del proyecto

¿Está tu proyecto en camino? ¿Se han retrasado algunas tareas? ¿Algún interesado necesita ser alertado sobre un cambio en el cronograma del proyecto? Usa esta sección para registrar los puntos de referencia del proyecto a medida que se establecieron al comienzo del proyecto. Considera mantener un cronograma activo marcando las fases del proyecto a medida que tu equipo las completa.

4. Actualizaciones de estado del proyecto

Tienes opciones sobre cómo compartir y difundir actualizaciones de estado del proyecto en esta sección. Elige a una persona que sea responsable de recopilar las actualizaciones de estado de todos los interesados en el proyecto para incluirlas aquí o invita a los interesados a ingresar sus propias actualizaciones. Esta última fomenta un espacio de trabajo más colaborativo. Puedes trabajar con una lista con viñetas o un gráfico, eligiendo el método de comunicación que mejor funcione para tu equipo.

5. Reconocimientos al equipo

Una parte importante de la moral positiva del equipo es dar crédito donde se merece el crédito. Usa esta sección para resaltar los logros de los colaboradores individuales durante la fase más reciente del proyecto. Menciona a los interesados o a equipos enteros para mostrar aprecio por el trabajo que han completado en el proyecto hasta ahora.

6. Preguntas o preocupaciones

Aquí hay una sección para listar y responder cualquier pregunta pendiente al entrar en la actualización del estado. Usar esta sección como un destino único y autoritativo para todas las preguntas y preocupaciones del proyecto elimina el riesgo de perder preguntas en Slack o en el correo electrónico. Invita a tu equipo a añadir una pregunta aquí tan pronto como surja para que no se pierda en la confusión.