Change Management Plans: Expert Guide and Templates

काम पर परिवर्तन लागू करना... कम से कम कहने के लिए चुनौतीपूर्ण है. चाहे आप परिवर्तन-प्रतिरोधी संस्कृति के खिलाफ हों या खरीदारी बनाने के लिए संघर्ष कर रहे हों, सही उपकरण और दस्तावेज होना आपके परिवर्तन प्रबंधन प्रयासों में बहुत मदद कर सकता है।

जब हमने कहा कि यह परिवर्तन प्रबंधन का विशेषज्ञ मार्गदर्शिका होने जा रहा है, तो हम मजाक नहीं कर रहे थे। जानते रहें कि आपको परिवर्तन प्रबंधन योजना की आवश्यकता क्यों है और इसमें क्या होना चाहिए, और आपकी मदद के लिए बहुत सारे मुफ्त परिवर्तन प्रबंधन योजना टेम्पलेट्स और गुरु कार्ड प्राप्त करें।

परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया की शब्दावली

हमारे पोस्ट के मुख्य हिस्से में कूदने से पहले, आइए कुछ शब्दों के बारे में बात करते हैं। यदि आप परिवर्तन प्रबंधन में उत्कृष्टता प्राप्त करना चाहते हैं और अपने प्रस्तावित परिवर्तनों के लिए ठोस मामला बनाना चाहते हैं, तो आपको शब्दकोष सीखना होगा। यहाँ कुछ शब्द हैं जिनकी आपको समझना सुनिश्चित करना चाहिए:

आपको परिवर्तन प्रबंधन योजना की आवश्यकता क्यों है

एक संगठनात्मक परिवर्तन के सफलतापूर्वक होने के लिए, कई चीजें एक साथ आनी चाहिए। आपको नेतृत्व से खरीदारी, अन्य टीमों से मदद और सब कुछ करने के लिए एक उचित समय सारणी की आवश्यकता होगी।

जब आपके पास एक सुविचार योजना होती है, तो आप अपने प्रस्तावित परिवर्तन के प्रभाव को कम करने और उसके लिए लेखा-जोखा रखने में मदद कर सकते हैं। यह ध्यान में रखना जरूरी है कि कोई भी बदलाव कार्य को बाधित करने की क्षमता रखता है. सब कुछ एक बार में करने के बजाय, एक परिवर्तन प्रबंधन रणनीति आपको छोटे, क्रमिक परिवर्तनों को लागू करने की अनुमति देती है जो आपको बिना कई टकराव के अपने अंतिम लक्ष्य तक पहुंचाती हैं।

एक औपचारिक, लिखित योजना होना भी आपको परिवर्तन प्रबंधन के लिए चुस्त दृष्टिकोण अपनाने का मौका देता है। जब आप योजना बनाने के चरण में होते हैं, तो आप जो कुछ भी कर रहे हैं वह परफेक्ट प्रतीत होता है, लेकिन अंततः, आपकी सभी योजनाएँ आदर्श से वास्तविकता में बदल जाती हैं। जब आपके पास परिवर्तन प्रबंधन योजना होती है, तो आप आवश्यकता के अनुसार बदलाव और समायोजन कर सकते हैं।

आप एक परिवर्तन प्रबंधन योजना कैसे लिखते हैं?

हर परिवर्तन प्रबंधन योजना अद्वितीय हो सकती है, लेकिन फिर भी उनमें कुछ महत्वपूर्ण मूल तत्व होते हैं। जब आप अपनी योजना एकत्र कर रहे हों, तब इन महत्वपूर्ण बातों का ध्यान रखना न भूलें।

परिवर्तन की आवश्यकता को प्रदर्शित करें

यह मान कर न चलें कि हर कोई जानता है कि चीजों को बदलने की जरूरत है (यहां तक कि अगर आपको लगता है कि यह बेहद स्पष्ट है)। कुछ लोगों का मानना हो सकता है कि चीजें अच्छी तरह चल रही हैं, और दूसरों को यह समझने के लिए पर्याप्त शामिल नहीं हो सकता है कि आप बदलाव करने के लिए इतना प्रयास क्यों कर रहे हैं।

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यह खरीदारी करने और परिवर्तन के प्रति प्रतिरोध को कम करने के लिए आसान बनाता है।

अपने प्रस्तावित परिवर्तन का समर्थन करने के लिए किसी भी डेटा में गहराई से गोता लगाएँ, चाहे वह आंतरिक स्रोतों से हो या बाहरी स्रोतों से (यदि आप दोनों को खोज पा रहे हैं तो इससे बेहतर कुछ नहीं)। अपने हितधारकों को प्रेरित करने वाली सबसे महत्वपूर्ण चीजों पर विचार करें और ऐसे डेटा बिंदुओं को खोजें जो उन्हें अपील करें ताकि आपका मामला और भी मजबूत हो जाए।

स्पष्ट रूप से बताएं कि आपका परिवर्तन संगठन को कौन-कौन से लाभ ला सकता है। योजना और प्रस्ताव जिन्हें आप समग्र कंपनी के लक्ष्यों से जोड़ते हैं, उन्हें सत्ताधारी लोगों द्वारा स्वागत किया जा सकता है।

अपने दायरे को समझें

जब ज्यादातर लोग परियोजना के दायरे के बारे में सोचते हैं, तो वे यह मानते हैं कि सब कुछ करने में कितना समय लगेगा। जबकि आपके प्रोजेक्ट के लिए एक उचित समयरेखा पर विचार करना महत्वपूर्ण है, यह केवल उन चीजों का आधार है जो होना चाहिए।

यह बहुत ही दुर्लभ है कि चीजें केवल एक व्यक्ति या यहां तक कि एक टीम या विभाग को ही प्रभावित करती हैं।

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आपके प्रस्तावित परिवर्तनों से प्रभावित होने वाली चीजों के बारे में सोचने के लिए समय निकालें।

क्या आपको अपने दायरे को निर्धारित करने में समस्या है? इन सवालों से खुद से पूछें:

• कौन सी टीमें और व्यक्ति मेरे प्रस्तावित परिवर्तनों से सबसे अधिक प्रभावित होंगे?
• मेरे परिवर्तनों से कौन से नीतियां प्रभावित होंगी?
• क्या नौकरियों की भूमिकाएं मेरे परिवर्तन को यथासंभव प्रभावी बनाने के लिए बदलनी चाहिए?
• क्या संगठनात्मक संरचना में परिवर्तनों पर विचार करने की आवश्यकता है?
  

मुख्य लोगों की पहचान करें

एक ही व्यक्ति के लिए काम पर परिवर्तन लागू करना कठिन (यदि असंभव नहीं है) है। यदि आप अपनी योजनाओं को संपूर्णता में देखना चाहते हैं, तो आपको कई मदद की आवश्यकता होगी, और वह ज्यादातर आपके हितधारकों और आपके परिवर्तन प्रबंधन टीम से आएगी।

याद रखें: हितधारक और टीम के सदस्य दो बहुत अलग चीजें हैं।

आपके हितधारक आपके प्रोजेक्ट के परिणाम में बहुत रुचि रख सकते हैं। वे निवेशक, सी-स्तरीय कर्मचारी या प्रबंधक हो सकते हैं, लेकिन वे शायद बहुत काम नहीं करेंगे, अगर कोई। आपकी परिवर्तन प्रबंधन टीम के सदस्य वे लोग होंगे जो अधिकांश काम को संभालेंगे जो परिवर्तन करने के लिए आवश्यक होते हैं।

जब आप अपनी टीम के सदस्यों के बारे में सोच रहे हों, तो केवल उन लोगों के बारे में न सोचें जो उत्पादन कार्य करने वाले होंगे। एक परिवर्तन सलाहकार बोर्ड शुरू करने पर विचार करें जो काम की देखरेख करने और आवश्यकता पर अनुमोदन और मार्गदर्शन प्रदान करने के लिए जिम्मेदार है।

बजट और मील का पत्थर निर्धारित करें

यह अनुमान लगाया गया है कि लगभग 70% परिवर्तन असफल होते हैं क्योंकि लोग या तो इस प्रयास को इसके लायक नहीं मानते या सोचते हैं कि चीजें काम कर रही हैं। इस जाल में नहीं गिरने के लिए सबसे आसान तरीकों में से एक यह है कि बहुत स्पष्ट मील का पत्थर और बजट की रूपरेखा तैयार करें।

हम समझते हैं कि परिवर्तन हवा से नहीं आ सकता।

चाहे आप दूसरों की मेहनत, समय या धन का निवेश करें, सुनिश्चित करें कि आप इसके लिए एक वास्तविक बजट बनाते हैं। एक अच्छा बजट आपके लिए थोड़ा लचीलापन होना चाहिए यह सुनिश्चित करने के लिए कि भविष्य में परिवर्तन करने की आवश्यकता होने पर सब कुछ सुचारू रूप से चल सके।

मील का पत्थर आपकी परिवर्तन यात्रा पर छोटे चेकप्वाइंट के रूप में देखे जा सकते हैं, लेकिन यदि आप उनसे बेहतर लाभ उठाना चाहते हैं, तो प्रत्येक को चेक-इन के तौर पर मानें। आगामी मील का पत्थर आपकी योजनाओं को फिर से मूल्यांकन करने और यह सुनिश्चित करने का एक शानदार समय है कि चीजें आपके टीम के लिए अभी भी काम कर रही हैं।

अपने संचार योजना को सेट करें

स्पष्ट और लगातार संचार किसी भी परिवर्तन प्रबंधन योजना की कुंजी है। जब आप संचार के लिए एक रणनीतिक दृष्टिकोण अपनाते हैं, तो आप लोगों को ध्यान केंद्रित रखने और विश्वास की भावना पैदा करने के लिए बहुत कुछ कर रहे होते हैं। आप अंधेरे में काम नहीं कर रहे हैं या अपनी प्रगति को छिपाने की कोशिश नहीं कर रहे हैं; आप हर कदम पर दृष्टिगोचर और सुलभ रहने के लिए प्रयास कर रहे हैं।

लोगों के लिए प्रश्न पूछने के अवसर उत्पन्न करें और स्पष्ट रहें कि आप कौन-सी जानकारी साझा कर सकते हैं और क्या ऐसी जानकारी है जिसे बाद में साझा करना है। बातचीत के लिए एक सकारात्मक स्वर सेट करें, और कठिन प्रश्नों से न डरें। भले ही आप मुश्किल में हों या अपनी योजनाओं का पुनर्मूल्यांकन करने की आवश्यकता हो, यह खुला और ईमानदार रहना कि क्या चल रहा है, समर्थन बनाए रखने में मदद कर सकता है।

हर परिवर्तन प्रबंधन योजना को सफल होने के लिए क्या चाहिए?

हर परिवर्तन प्रबंधन योजना में छोटे घटकों की एक श्रृंखला होती है, और सही दस्तावेज़ सब कुछ एक साथ रखने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। यदि आप अपनी योजनाओं को जीवन में लाने के लिए तैयार हैं, तो हम आपको यह बताने में मदद कर सकते हैं कि आपको क्या शामिल करना चाहिए और यहां तक कि आपको मदद करने के लिए कुछ टेम्पलेट्स भी प्रदान कर सकते हैं।

परिवर्तन प्रबंधन संचार योजना

यदि आप चाहते हैं कि आपकी परिवर्तन प्रबंधन योजना बिना किसी बाधा के चल जाए, तो आपको अपनी कंपनी के महत्वपूर्ण हितधारकों से खरीदारी बनाने की आवश्यकता होगी। यहां एकपरिवर्तन प्रबंधन संचार योजना काम में आती है।

परिवर्तन प्रबंधन रोडमैप

परिवर्तन प्रबंधन योजना बनाते समय समय बहुत महत्व रखता है। समय-सीमा बनाने में आपकी टीम को कुछ मील का पत्थर हासिल करने के लिए ट्रैक पर रखने में मदद करता है और आपकी कार्य गति के चारों ओर अपेक्षाएँ भी निर्धारित करने में मदद करता है।

परिवर्तन प्रबंधन भूमिकाएं स्पष्ट

भूमिकाओं को परिभाषित करना प्रभावी परिवर्तन प्रबंधन में अनिवार्य है। भूमिकाएँ बांटना आपके काम में संरचना जोड़ने में मदद करता है और यह सुनिश्चित करता है कि आपके प्रोजेक्ट का सबसे महत्वपूर्ण काम किया जा रहा है।

कौन इस पर काम कर रहे दस्तावेज़ों को अद्यतन करने का ध्यान रखेगा? क्या आपके इस परियोजना पर कोई निर्धारित डिजाइनर या डेवलपर है? कौन हितधारकों के साथ संचार को निरंतर बनाए रखने का ध्यान रखेगा?

क्या आपको भूमिकाओं को सौंपने में समस्या हो रही है? कभी-कभी यह केवल आपके हाथ में नहीं होता। टीम के सदस्यों के लिए इसे खोलने में संकोच न करें कि क्या कोई कार्य पर कार्यभार लेना चाहता है।

परिवर्तन नियंत्रण बोर्ड

अब समय है मुख्य लोगों के बारे में सोचने का, जो परियोजना को मुनासिब बनाएंगे। याद रखें, आपके प्रोजेक्ट पर काम करने वाले लोगों का एक बड़ा समूह हो सकता है, लेकिन आपको कुछ कार्यों के लिए एक 'निर्णायक' की आवश्यकता होगी। वे आपके मूल योजना से भिन्न किसी भी परिवर्तन और निर्णयों के लिए जिम्मेदार होंगे।

परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया को परिभाषित किया

अब जबकि आपके पास स्पष्ट विचार है कि आप क्या हासिल करना चाहते हैं और आपकी टीम और बोर्ड में क्या है, आप प्रक्रिया में कूद सकते हैं। यहाँ आप स्पष्ट रूप से रेखांकित करेंगे कि आपके परिवर्तन को आगे बढ़ाने के लिए क्या करना आवश्यक है। यह परिवर्तन प्रबंधन कार्य का सबसे महत्वपूर्ण भाग है, और खुशकिस्मती से हमारे पास एक मार्गदर्शिका है जो मदद कर सकती है। एक परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया को परिभाषित करने के बारे में और जानें।

परिवर्तन प्रबंधन उपकरण

जब आप परिवर्तन प्रबंधन प्रक्रिया में गहराई में होते हैं, तब आपके तकनीकी स्टैक में विभिन्न उपकरणों का होना गलत नहीं है। आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि सभी लोग उन उपकरणों के बारे में स्पष्ट हैं जिनका आप उपयोग करने जा रहे हैं।

आपका मुख्य डिज़ाइनर फ़िग्मा पर भीड़ रहते हुए काम नहीं कर सकता, जबकि अधिकांश लोग अभी भी एडोब में हैं। सुनिश्चित करें कि सभी लोग सही उपकरणों पर समर्थन करने से पहले गहराई में जाएं।

परिवर्तन प्रबंधन विश्लेषण योजना

आपकी उत्कृष्ट परिवर्तन प्रबंधन योजना लागू की जा चुकी है, और अब आपको देखना होगा कि क्या आपने सही परिवर्तन किए। यह वह जगह है जहां आपकी परिवर्तन प्रबंधन विश्लेषण योजना का आना है। यह निर्धारित करें कि आप सफलता निर्धारित करने के लिए कौन से मैट्रिक्स को मापेंगे और उन लक्ष्यों को रेखांकित करें जिन्हें आपको हिट करने की आवश्यकता है।

अतिरिक्त परिवर्तन प्रबंधन संसाधन

हमने परिवर्तन प्रबंधन योजनाओं के लिए कुछ आवश्यकताएँ उल्लेख की हैं। हमने आपको परिवर्तन करने के लिए आवश्यक चीजें दी हैं, लेकिन आपकी कंपनी की परिपक्वता और उद्योग के आधार पर, आपको थोड़ी अधिक मदद की आवश्यकता हो सकती है।

यदि आप अपनी सभी 'T' को पार करना और अपनी 'I' को बिंदु पर रखना चाहते हैं, तो आप अपने समग्र परिवर्तन प्रबंधन योजना में इन दस्तावेज़ों को जोड़ने पर विचार कर सकते हैं:

परिवर्तन प्रबंधन प्रशिक्षण योजना

परिवर्तन आने की जानकारी होने और परिवर्तन का सामना करने के लिए तैयार रहने के बीच एक अंतर है। जो भी परिवर्तन आपने किए हैं उसमें अनुमान लगाने का काम न करें और लोगों को आगे बढ़ने के लिए स्पष्ट दिशा दें।

परिवर्तन प्रबंधन संसाधनों का टेम्पलेट

यदि मुझे नए प्रक्रिया में बदलाव करने की आवश्यकता है, तो मुझे क्या करना चाहिए?

मैं कैसे सुनिश्चित करूं कि मैं सब कुछ सही तरीके से उपयोग कर रहा हूं?

लोगों को ऐसे सवालों के उत्तर दें जो उन्हें पूछने से पहले उनकी जरूरत होती हैं एक संसाधन गाइड के साथ। अतिरिक्त सहायक दस्तावेज़, आवश्यक दिशा-निर्देश और संपर्क करने की जानकारी शामिल करें यदि उन्हें अधिक सहायता की आवश्यकता है।

परिवर्तन अनुरोध फॉर्म

क्या आपको किसी विशेष प्रक्रिया में परिवर्तन करने की आवश्यकता है? क्या किसी अलग टीम में नए प्रक्रियाओं के लिए एक अद्भुत सुझाव है? लोगों को एक परिवर्तन अनुरोध फॉर्म प्रस्तुत करने के लिए कहें ताकि उनके सुझाव आपकी नजर में रहें।

परिवर्तन आदेश लॉग

परिवर्तन को अंधेरे में या बिना संदर्भ के करने न दें। एक उचित परिवर्तन प्रबंधन लॉग आपको आपके टीम द्वारा पहले से किए गए महत्वपूर्ण कार्य दिखा सकता है और आपके लिए यह समझा सकता है कि क्यों कुछ परिवर्तन किए गए।

इन टेम्पलेट्स का उपयोग कैसे करें

परिवर्तन कठिन है, लेकिन आपकी टीम को इसे अकेले नहीं करना पड़ेगा। हमने पाया है कि जब आप अपनी टीम को परिवर्तन के बारे में पर्याप्त जानकारी और प्रबंधन में मदद करने के लिए पर्याप्त संसाधन देते हैं, तो वे परिवर्तन को जल्दी से अपनाते हैं।

हम चाहते हैं कि प्रत्येक परिवर्तन आपके लिए संभवतः आसान हो। इन टेम्पलेट्स का उपयोग करके अपने कंपनी में सफल परिवर्तन प्रदान करें।

यह टेम्पलेट आपकी टीम की मदद कैसे कर सकता है:

• HR/लोगों के ऑप्स: जैसे ही आपकी टीम नए लाभ, नियुक्ति प्रक्रियाएँ, विकास पथ, और अधिक का वितरण करती है, सुनिश्चित करें कि आपके लोग प्रबंधन सही परिवर्तन प्रबंधन संसाधनों से लैस हैं ताकि नए प्रक्रियाओं या नीतियों में अपने प्रत्यक्ष रिपोर्ट्स को onboard कर सकें।
• ग्राहक सफलता और समर्थन: जैसे-जैसे आपकी टीम बढ़ती है, आपके समर्थन का प्रस्ताव बदल सकता है और आपकी टीम की संरचना अधिक परिभाषित हो सकती है। इस टेम्पलेट का उपयोग करें ताकि इन बड़ी संगठनात्मक परिवर्तनों का प्रबंधन किया जा सके और आपकी टीम को उनके कार्यों के बारे में आत्मविश्वास और ज्ञान का अनुभव कराया जा सके।
• उत्पाद और इंजीनियरिंग: ऐसे समय हो सकते हैं जहां आपकी टीमें एक विशेषता को विपणन में बदलाव के लिए छोड़ रही हैं। इस टेम्पलेट का उपयोग करें ताकि इस परिवर्तन का प्रबंधन किया जा सके और अपने उत्पाद और इंजीनियरिंग संगठन को इस परिवर्तन के बारे में सही मार्गदर्शन के साथ सक्षम किया जा सके।