How to Write A Communication Plan in 9 Steps + Free Templates

आपने एक नए उत्पाद को लॉन्च किया है, पांच वर्षों के प्रोटोटाइप बनाने, परीक्षण करने और सुनिश्चित करने के बाद कि उत्पाद बाजार के लिए तैयार है। लेकिन लॉन्च योजना के अनुसार नहीं गया। रिलीज के पहले सप्ताह के भीतर, नाराज ग्राहक आपकी ग्राहक सहायता लाइनों को खराब उत्पादों के बारे में शिकायत करने के लिए उड़ा देते हैं जो आग का खतरा बन गए हैं। 

सौभाग्य से, आपकी संचार टीम के पास इस परिदृश्य के लिए पहले से ही एक संचार योजना है। वे सुरक्षा चिंताओं पर ध्यान देने के लिए जल्दी अभियान शुरू करते हैं, उपभोक्ताओं के साथ विश्वास फिर से बनाते हैं और फिर भी उत्पाद को फिर से लॉन्च करते हैं (अपडेट के बाद) बड़ी सफलता के लिए।

हालांकि, एक संचार योजना केवल आग बुझाने के लिए नहीं होती है। यह एक नए उत्पाद को लॉन्च करने या एक महत्वपूर्ण अपडेट जारी करने के लिए भी सहायक है। यह सुनिश्चित करता है कि आप अपने लक्षित दर्शकों से सबसे अधिक दृश्यता प्राप्त करें।

आंतरिक रूप से, एक संचार योजना हितधारकों और टीम के सदस्यों को परियोजना प्रबंधन के दौरान एकीकृत करने के लिए आवश्यक है। एक संचार योजना यह भी स्थापित करती है कि कर्मचारी जब उन्हें इसकी आवश्यकता हो तो जानकारी कैसे खोजें और यदि वे नहीं कर सकते हैं तो फॉलो अप करें।

इस गाइड में, आप संचार योजना के लाभों के बारे में जानेंगे, इसे कैसे लिखें, और आपकी योजना में शामिल करने के लिए जानकारी। हमने आपके लिए प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए कई डाउनलोड करने योग्य टेम्पलेट भी शामिल किए हैं।

संचार योजना क्या है? 

संचार योजना एक व्यापक रणनीति है जो आपको आपके दर्शकों को जानकारी देने और सकारात्मक व्यावसायिक परिणाम प्राप्त करने में सक्षम बनाती है। 

एक संचार योजना आपको आवश्यकताओं की पहचान करने, अपने बजट को प्राथमिकता देने, समयसीमाएँ निर्धारित करने और दर्शकों के अनुकूल संचार विधियाँ तैयार करने में मदद करती है। यह सुनिश्चित करता है कि आपके संगठन का कोई भी संदेश चैनलों में संगत है और सही लक्षित दर्शकों द्वारा प्राप्त किया गया है। 

हालाँकि अधिकांश लोग संचार योजनाओं को संकट प्रबंधन से जोड़ते हैं, वे नए उत्पादों को लॉन्च करने या नए पहलों को प्रस्तुत करने के लिए भी उपयोग की जा सकती हैं।

एक संचार योजना का वर्णन करती है:

• आप किसे पहुंचाना चाहते हैं
• आप अपना ब्रांड कैसे प्रस्तुत करेंगे
• आप क्या संदेश संचार करना चाहते हैं
• संचार के लिए चैनल

जब आप इस संरचना का उपयोग करके संचार योजना बनाते हैं, तो आपके पास अपने संगठन के लक्ष्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक संदेश होगा। 

परियोजना प्रबंधन में संचार योजना क्या है? 

एक परियोजना प्रबंधन में संचार योजना यह रेखांकित करती है कि आप महत्वपूर्ण जानकारी को कैसे संवाद करेंगे। संचार योजना यह निर्धारित करती है कि टीम के सदस्यों को कब परियोजना के अपडेट साझा करने चाहिए और उन्हें किसके साथ साझा करना चाहिए। 

एक परियोजना प्रबंधन संचार योजना एक पीआर योजना नहीं है। यह आपको अपने दर्शकों की पहचान करने, सामाजिक मीडिया को संरेखित करने या अपने दर्शकों के खंडों के लिए संदेश स्थापित करने में मदद नहीं करती है। इसके बजाय, इन उद्देश्यों के लिए एक व्यावसायिक रणनीति या सोशल मीडिया योजना का उपयोग करने पर विचार करें।

टीम के सदस्यों को इन परियोजना प्रश्नों के उत्तर देने के लिए संचार योजना का उपयोग करना चाहिए:

• हम परियोजना के हितधारकों के साथ कैसे संवाद करते हैं?
• हर चैनल का क्या उपयोग है?
• क्या हम समानांतर या विषमकालिक रूप से संवाद करते हैं?
• परियोजना प्रबंधक कौन है?
• परियोजना टीम में कौन है और उनकी भूमिकाएँ क्या हैं?
• हम कब तक महत्वपूर्ण परियोजना विवरणों को हितधारकों के साथ साझा करेंगे?

संचार योजना का महत्व क्या है?

सहयोग और उत्पादकता बढ़ाएँ

ज्ञान श्रमिक वर्तमान में 60% समय अनुमोदनों का पीछा करने, दस्तावेज़ों की खोज, ऐप्स के बीच परिवर्तन करने और अपने मुख्य नौकरी के कार्यों के बाहर अन्य कार्य करने में बिता रहे हैं। यह तब होता है जब कर्मचारी नहीं जानते कि जानकारी कहां साझा की जाती है। इसलिए, वे जानकारी के लिए सहकर्मियों से पूछने में समय बर्बाद करते हैं।

वितरित या दूरस्थ टीमों के बढ़ने के साथ, संचार के साथ सहज होना आसान है। प्रबंधक काम के घंटों के बाद ईमेल भेजते हैं, जानकारी केंद्रीकृत नहीं है और कर्मचारी निश्चित नहीं होते कि कब या कैसे संवाद करना है। अपने ईमेल संचार की सुरक्षा और वैधता सुनिश्चित करना SPF रिकॉर्ड चेक के साथ महत्वपूर्ण हो जाता है।

प्रभावी टीम सहयोग स्वाभाविक रूप से नहीं होता है। यह एक कौशल है जो आपकी टीम बनाती है। प्रभावी टीम सहयोग का एक महत्वपूर्ण पहलू यह है कि आपकी टीम संवाद कैसे करती है, यह स्पष्ट किया जाए। 

एक संचार योजना के साथ, टीम के सदस्य जान सकते हैं कि कब, कहाँ और क्या संवाद करना है। आप "डिस्टर्ब मत करें" या स्लैक जैसी प्लेटफार्मों पर अविश्वास नोटिफिकेशन को सुचारू करने के लिए भी स्पष्ट करते हैं। निर्देश देना टीमों के बीच सुलभ संचार और सहयोग के लिए बाधाओं को समाप्त करता है। टीम के सदस्य अधिक आत्मविश्वास से संदेश भेजते हैं और विचार साझा करते हैं जब वे जानते हैं कि सही समय और सही जगह पर संवाद करना है।

पारदर्शिता बनाता है

पारदर्शिता उस सीमा तक है जिस पर जानकारी कर्मचारियों, प्रबंधकों और संगठनों में हितधारकों के साथ साझा की जाती है। कर्मचारी बड़े चित्र को देख सकते हैं और समझ सकते हैं कि उनकी योगदान कैसे महत्वपूर्ण है जब जानकारी आसानी से उपलब्ध होती है।

पारदर्शिता ज्ञान साझा करने, विश्वास बनाने और कर्मचारियों को प्रमाणित जानकारी के साथ अपडेट रखने के लिए आवश्यक है।

यह उस समय भी मदद करता है जब जानकारी हमेशा सकारात्मक नहीं होती है, पारदर्शी संचार कर्मचारियों को परिवर्तनों के अनुकूल होने और निरंतर रूप से स्मार्ट तरीके से काम करने में मदद करता है।

टीम के सदस्यों के बीच गलतफहमियों और निष्क्रिय कार्य को समाप्त करें

एक संचार योजना प्रलेखित प्रक्रियाओं के माध्यम से भ्रम और गलतफहमियों को कम करती है। अपरिणामस्वरूप, आपकी टीम को इस बारे में स्पष्टता मिलती है कि जानकारी कहाँ रहती है और जब कोई कठिनाई होती है तो किससे प्रश्न पूछते हैं। वे अधिक कुशल होते हैं और कम निराश होते हैं, जो आपकी कंपनी के लिए एक खुशहाल कार्यबल और अधिक राजस्व की ओर ले जाता है।

सुनिश्चित करें कि सही लोग आपका संदेश प्राप्त करें

"मुझे नहीं पता" शब्द सुनना या अगले व्यक्ति से प्रश्न पूछने के लिए कहना इससे अधिक निराशाजनक कुछ नहीं है। एक अच्छी संचार योजना यह बताती है कि कौन संदेश प्राप्त करता है और संवाद प्रक्रिया कैसे काम करती है। 

इस वातावरण में, आपकी टीम के सदस्य जानते हैं कि किससे प्रश्न पूछना है, और जिनके उत्तर होना चाहिए, उनके पास सही जानकारी होती है।

संचार योजना कैसे लिखें?

1. अपने वर्तमान संचार सामग्री का ऑडिट करें 

ऑडिट करते समय अनुसरण करने के लिए चरण शामिल हैं:

• आपकी संचार योजना लिखने से पहले, आधारभूत कार्य करें। सभी मौजूदा संचार सामग्रियों का इन्वेंटरी लें।
• अपने पिछले और वर्तमान संचार में पैटर्न की खोज करें। उन संदेशों की खोज करें जो सर्वोत्तम या सबसे खराब परिणाम प्राप्त करते हैं। समय के साथ संचार शैली में हुए परिवर्तनों पर ध्यान दें और ये परिणाम कैसे प्रभावित करते हैं।
• टीम के प्रबंधकों और कर्मचारियों से पूछें कि वे वर्तमान संचार योजना को कितना प्रभावी मानते हैं। सर्वेक्षण उपकरण, इंटरव्यू और फ़ोकस समूह प्राप्त करने के लिए जानकारी एकत्र करने के लिए गुणात्मक अनुसंधान विधियों का उपयोग करें। सर्वेक्षण के लिए, आप फॉर्म बनाने के लिए गुरु में टाइपफ़ॉर्म का उपयोग कर सकते हैं और जल्दी फीडबैक प्राप्त कर सकते हैं।
• अपने संचार में कमजोरियों, ताकतों, खतरों और अवसरों को उजागर करने के लिए SWOT विश्लेषण का उपयोग करें। कौन से तत्व आपकी संचार को बाधित कर रहे हैं और आपकी रणनीति को क्या मदद कर सकता है?

2. ऑडिट परिणामों के आधार पर SMART लक्ष्य निर्धारित करें 

ऑडिट के बाद, संचार योजना के लिए प्राप्त लक्ष्यों को स्थापित करने के लिए परिणामों का उपयोग करें। आपके SMART लक्ष्य विशेष, मापने योग्य, प्राप्त करने योग्य, प्रासंगिक और समयबद्ध होने चाहिए। 

उदाहरण के लिए, एचआर टीम एक संचार योजना लिखती है ताकि ऐसे कर्मचारियों के लिए एक विकास मैट्रिक्स तैयार किया जा सके जो प्रबंधक नहीं बनना चाहते। उन्हें उन विशेष लक्ष्यों की पहचान करने की आवश्यकता है, जिन्हें योजना प्राप्त करेगी, भले ही यह मात्रात्मक न हो। 

उद्देश्य कर्मचारी प्रतिधारण दर को अगले छह महीनों में 30% बढ़ाना या अगले वर्ष में कर्मचारी संतोष में सुधार करना हो सकता है। आप इन लक्ष्यों को प्रबंधन के सामने प्रस्तुत करने के लिए एक संचार योजना का उपयोग कर सकते हैं। 

3. अपने अद्वितीय विक्रय प्रस्ताव (USP) को परिभाषित करें 

आपका USP यह है कि आप ग्राहकों और संभावनाओं को वह प्रमुख विशेषता प्रदर्शित करते हैं जो आपको प्रतिस्पर्धियों से अलग करती है। यह एक ऐसा समाधान है जो केवल आपका ब्रांड पेश करता है, और ग्राहक इसे कहीं और नहीं पा सकते।

इन प्रश्नों के उत्तर दें ताकि आप अपने USP की पहचान कर सकें:

• मैं अपनी सेवा या उत्पाद से कौन सी समस्याएँ हल करता हूँ?
• मैं क्या एक चीज़ पेश करता हूँ जो प्रतिस्पर्धियों का अभाव है?
• क्या मेरे पास विशिष्ट विशेषताएँ हैं जिन्हें प्रतिकृत करना कठिन है?

अपने USP को लाभ दिखाने के लिए रूपरेखा तैयार करें और इसका उपयोग अपनी संचार योजना टेम्पलेट में करें। 

4. अपने USP को अपने मिशन बयानों से जोड़ें

इसके बाद, अपने मिशन बयानों में जाएं, जो आपके पूरे ब्रांड पहचान को संवाद करना चाहिए। 

उदाहरण के लिए, टेस्ला का USP पर्यावरण के अनुकूल, उच्च गुणवत्ता और उच्च प्रदर्शन वाले कार बनाना है। वे अनोखे हैं क्योंकि वे सिर्फ कारें नहीं बेच रहे हैं बल्कि नवोन्मेषी प्रौद्योगिकी भी हैं। यह उनके मिशन बयानों से जुड़ा है कि वे 21वीं सदी के सबसे आकर्षक ऑटोमोबाइल बनाने और दुनिया के इलेक्ट्रिक वाहनों की ओर बढ़ने की दिशा में नेतृत्व करने का प्रयास कर रहे हैं।

यहाँ एक समग्र गाइड है साझा करने के लिए मिशन और दृष्टि बयानों के लिए.

5. अपने दर्शकों की पहचान करें

अपने आदर्श ग्राहक से जुड़ने के लिए आपके दर्शकों की आवश्यकताओं और प्राथमिकताओं की गहरी समझ आवश्यक है। जब आप समस्त लोगों तक पहुंचना चाहते हैं, तो आपका संदेश एक विशिष्ट दर्शक के लिए अनुकूलित होने पर सबसे अधिक प्रभाव डालता है। लक्ष्य बनाना यह भी सुनिश्चित करता है कि आप अधिक योग्य नेतृत्व प्राप्त करते हैं।

यदि आप किसी परियोजना के लिए संचार योजना लिख रहे हैं, तो अपने दर्शकों को जानना अनिवार्य है। 

आप किसके लिए लिख रहे हैं? 
हितधारक कौन हैं? 

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हितधारकों के उदाहरणों में निवेशक, मीडिया आउटलेट, सरकारी अधिकारी, या ग्राहक शामिल हैं। यदि आप आंतरिक टीमों के लिए लिख रहे हैं, तो एक व्यापक दस्तावेज बनाएं जिसे कर्मचारी आपकी ज्ञान आधार प्लेटफ़ॉर्म में देख सकें। इस बात की पुष्टि करें कि आप किससे फॉलो-अप प्रश्न पूछना है उसकी जानकारी शामिल करें।

यदि आपका दर्शक प्रेस और मीडिया आउटलेट्स शामिल हैं, तो एक प्रेस विज्ञप्ति लिखें जो जनता के लिए आपके लक्ष्य का वर्णन करती है। हम अनुशंसा करते हैं कि प्रेस विज्ञप्ति टेम्पलेट का उपयोग किया जाए जो पीआर टीम को क्या कहना चाहिए उस पर विवरण बताता है।

यहाँ आपके लक्षित दर्शकों की पहचान करने में मदद करने के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं:

• प्राथमिकताओं और जनसांख्यिकी के बारे में जानकारी एकत्र करने के लिए गुरु में टाइपफ़ॉर्म जैसे सर्वेक्षण उपकरणों का उपयोग करें।
• गूगल एनालिटिक्स आपके साइट पर उपयोगकर्ता व्यवहार के बारे में जानकारी प्रदान करता है, साथ ही जनसांख्यिकी डेटा जैसे लिंग, आयु, और स्थान।
• अपने सामाजिक मीडिया अनुयायियों में पैटर्न की जाँच करें। आपके अधिकांश अनुयायियों का आयु समूह क्या है? वे कहां स्थित हैं? वे किस प्रकार की सामग्री के साथ संवाद करते हैं? यदि आपके पास एक छोटा अनुयायी है, तो आप अपने प्रतिस्पर्धियों पर नज़र रख सकते हैं कि वे किस प्रकार का दर्शक आकर्षित करते हैं।

6. प्रत्येक दर्शक के लिए अपनी संचार योजना को रूपरेखा और लिखें 

इस बिंदु पर, आप अपने विभिन्न दर्शक खंडों और अपनी संचार योजना के लक्ष्यों को जानते हैं। जब आप प्रत्येक दर्शक समूह के लिए संदेश तैयार करते हैं, तो संचार के लिए अपने सर्वसमावेशी ब्रांड संदेश का आधार के रूप में उपयोग करें। 

एक तालिका के साथ शुरू करें ताकि दर्शक, उन संदेशों की पहचान करें जिन्हें आपको बढ़ावा देना है, और उन्हें बढ़ावा देने के लिए चैनल।

जब आपके पास एक सामान्य रूपरेखा होती है, तो इन प्रश्नों का उत्तर दें:

• क्या महत्वपूर्ण जानकारी है जो दर्शकों को पता होनी चाहिए?
• मैं किस भ्रांति को स्पष्ट कर रहा हूँ?
• दर्शकों और मेरे ब्रांड के बीच कौन सी सामान्य मान हैं?
• कौन सी भाषा दर्शकों को सहज और समझादार महसूस कराएगी?

आपकी संवाद योजना टेम्पलेट के अंतर्गत उत्तरों को मुख्य संदेश अनुभाग में जोड़ें। जैसे ही आप लिखते हैं, उस दर्शक समूह के साथ पहले से काम करने वाले प्रतिनिधियों को आमंत्रित करें ताकि आपके संदेश की व्यक्तिगतकरण और सटीकता में सुधार हो सके। 

7. अपने दर्शकों के आधार पर वितरण चैनलों का निर्धारण करें 

आपके द्वारा चुने गए संचार चैनल इस पर निर्भर करते हैं कि आपका दर्शक कहाँ उपस्थित है। 

उदाहरण के लिए, यदि आप ग्राहकों के साथ संवाद कर रहे हैं, तो आप एक समाचार पत्र या प्रेस रिलीज भेज सकते हैं। यदि आप एक ठंडी दर्शकों के साथ संवाद कर रहे हैं, तो भुगतान विज्ञापन सहायक हो सकता है। और यदि आप कर्मचारियों के लिए एक संवाद योजना बना रहे हैं, तो अपना ज्ञान प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना संदेश को पहुंचाने का सबसे अच्छा तरीका है।

प्रभावी संचार चैनलों में शामिल हैं:

• ईमेल विपणन बिक्री प्रस्ताव, समाचार पत्र, और विपणन आउटरीच संदेश भेजने के लिए
• आपकी कंपनी ब्लॉग जहाँ आप अपने लक्षित दर्शक के साथ कंपनी की समाचार और सहायता जानकारी साझा करते हैं
• छूट, घटना अनुस्मारक, और बिक्री घोषणा के लिए टेक्स्ट संदेश
• प्रिंट सामग्री जैसे डायरेक्ट मेल, फ्लायर्स, साइनज और ब्रोशर
• आपकी कंपनी के पॉडकास्ट के माध्यम से या उद्योग के पॉडकास्ट पर अतिथि के रूप में उपस्थित होना
• पेपेर-क्लिक विज्ञापन जो उपयोगकर्ताओं को इंटरनेट ब्राउज़ करते हुए आपके विज्ञापनों को दिखाने के लिए
• पारंपरिक विज्ञापन जैसे बिलबोर्ड, रेडियो, और टीवी विज्ञापन
• सोशल मीडिया आपके दर्शक के साथ बातचीत करने के लिए
• इंट्रानेट प्लेटफार्म जहाँ आप कर्मचारियों, भागीदारों, विक्रेताओं और अन्य हितधारकों के साथ सामग्री साझा कर सकते हैं

8. एक संदेश मैट्रिक्स बनाएं

एक संदेश मैट्रिक्स एक चार्ट है जो आपके लक्षित दर्शक, मुख्य समस्या, ब्रांड वक्तव्य, और संचार चैनलों को एक साथ लाता है। यह सुनिश्चित करता है कि आपकी संवाद योजना हमेशा आपके मूल्य प्रस्ताव के अनुरूप हो। 

अधिकांश संगठनों के पास कई दर्शक होते हैं जिनकी अलग-अलग जरूरतें आपकी उत्पाद के समाधान करती हैं। आपको प्रत्येक दर्शक के लिए एक अनूठा संदेश, मार्केटिंग अभियान, और वितरण चैनल की आवश्यकता होती है। आपका संदेश मैट्रिक्स यह स्पष्टता देता है कि आपके संदेश प्रत्येक दर्शक और चैनल के लिए कैसे अनुकूलित होंगे।

9. निर्धारित सफलता के मेट्रिक्स के आधार पर परिणामों को मापें

जैसे-जैसे आप अपनी संवाद योजना को लागू करते हैं, यात्रा में परिणामों को मापें। कुछ परियोजनाएँ, जैसे कि सोशल मीडिया मार्केटिंग, के पास मापनीय परिणाम होते हैं। अन्य, जैसे कर्मचारी संतोष में सुधार, ब्रांड भावना के आधार पर अमूर्त लक्ष्य पूर्णता हो सकते हैं।

यह नोट करें कि क्या काम किया और सुधार के क्षेत्र। यदि आप अपने लक्ष्य को पूरा नहीं कर पाए, तो शायद टाइमलाइन बढ़ाने या अपने लक्ष्यों को फिर से काम करने की कोशिश करें ताकि उन्हें अधिक प्राप्त करने योग्य बनाया जा सके। 

एक संवाद योजना के घटक क्या हैं?

1. संवाद योजना के उद्देश्य

आपकी संवाद योजना के उद्देश्य इन सवालों के जवाब देने चाहिए:

• मैं किसे पहुँचा रहा हूँ?
• मुझे उन्हें क्यों पहुँचाने की आवश्यकता है?
• मैं क्या कहूँगा?
• मैं किस चैनल का उपयोग करके अपना संदेश पहुंचाऊँगा?
• इस संदेश को सबसे अधिक प्रभाव के लिए पहुँचाने का सबसे अच्छा समय क्या है?

2. आपका लक्षित दर्शक

परियोजना आधारित संवाद योजनाओं के लिए, हितधारकों के लिए संचार लक्षित करें। कौन-से विभाग या व्यक्तियों पर संवाद योजना का प्रभाव पड़ेगा? उन्हें परियोजना के बारे में कौन-सी जानकारी जाननी चाहिए?

दर्शक भिन्न होते हैं और उनमें कर्मचारी, ग्राहक, या मीडिया शामिल हो सकते हैं। अपने दर्शकों को विभाजित करने और प्रत्येक दर्शक के लिए अद्वितीय संदेश बनाने के लिए एक दर्शक मानचित्र का उपयोग करें।

3. संदेश

संदेश लिखते समय अंत लक्ष्य पर विचार करें। आप चाहते हैं कि दर्शक संवाद योजना के परिणामस्वरूप क्या कार्रवाई करें? प्रारंभ में उद्देश्य के साथ नेतृत्व करें। 

अपने संदेश में इन सवालों का जवाब दें:

• हम यह क्यों कर रहे हैं?
• यह हमारे समग्र मिशन के साथ कैसे फिट बैठता है?
• संचार योजना के बाद क्या बदलेगा?

सहानुभूति को अपनाना आपको समझने में मदद करता है कि आपका दर्शक क्या सुनना चाहता है। संदेश सरल, लगातार, सटीक, और स्पष्ट होना चाहिए।

4. समय

समय आपके संवाद योजना की सफलता और प्रभावशीलता के लिए महत्वपूर्ण है। सर्वश्रेष्ठ संचार समय के साथ होता है, एक साथ नहीं। 

लोगों का ध्यान कम समय के लिए होता है। आपको महत्वपूर्ण संदेश को मजबूत करने और अपने लक्षित दर्शक के साथ शीर्ष पर बने रहने के लिए बार-बार संवाद करना पड़ सकता है। आपको अप्रत्याशित घटनाओं के खिलाफ कुशन के लिए एक दूसरा संवाद योजना भी चाहिए।

5. प्रस्तुति विधि

आपकी संवाद रणनीति आपके आउटरीच गतिविधियों के लिए आधार तैयार करती है। इसमें क्या संदेश संप्रेषित करना है और प्रत्येक संदेश के लिए चैनल शामिल हैं। 

उदाहरण के लिए, यदि आप पेशेवर दर्शकों के साथ संवाद कर रहे हैं, तो लिंक्डइन और ट्विटर इंस्टाग्राम या टिकटॉक की तुलना में अधिक प्रभावी हो सकते हैं, जो (आम तौर पर) अधिक आकस्मिक उपयोग के लिए होते हैं।

6. संवादक

यदि आपके पास एक इन-हाउस संवाद टीम है, तो उन्हें आंतरिक और बाहरी दर्शकों के लिए संवाद योजना बनाने और लागू करने का काम संभालना चाहिए। हालांकि, पीआर और एचआर टीमें आंतरिक-facing संवाद में एक साथ काम करें जो कर्मचारियों को प्रभावित कर सकती हैं।

महान संवादक आमतौर पर होते हैं:

• महान श्रोता
• एक विश्वसनीय स्रोत जो एक ठंडी दर्शक से जुड़ने में सक्षम हो
• महत्वपूर्ण जानकारी एकत्र करने के लिए सही सवाल पूछने के बारे में विचारशील

7. पालन

प्रभावी संवाद केवल जानकारी साझा करने से अधिक है। यह यह सुनिश्चित करने के लिए पालन की आवश्यकता है कि सही लोग डेटा को देखें और भविष्य के संवाद में सुधार के लिए फीडबैक प्रदान करें।

क्या उन्होंने संदेश पढ़ा और समझा? क्या वे इच्छित कार्रवाई करेंगे? यदि वे संदेश नहीं पढ़ते तो क्या होगा?

क्या आप जानना चाहते हैं कि आपकी कर्मचारियों ने आपके साझा किए गए महत्वपूर्ण जानकारी को पढ़ा है? गुरु के कार्ड-स्तरीय डेटा का उपयोग करें ताकि आप अपनी संगठन के भीतर विशेष टीमों और कर्मचारियों के साथ जानकारी साझा कर सकें। गुरु कर्मचारियों को अपने स्वयं के गति से जानकारी को उपभोग करना आसान बनाता है और आपको यह ट्रैक करने की अनुमति देता है कि उन्होंने क्या पढ़ा है। यदि उन्होंने एक कार्ड नहीं पढ़ा है, तो आप एक फॉलो-अप भेज सकते हैं और उन्हें याद दिला सकते हैं।

8. कौन प्रभारी है?

एक संवाद समन्वयक नियुक्त करें जो संवाद योजना के निर्माण और कार्यान्वयन का प्रबंधन करें। हालाँकि यह भूमिका अक्सर परियोजना प्रबंधक या विभाग के प्रमुख को सौंपा जाता है, एक बेहतर विकल्प है कि किसी को नियुक्त करना जिनके पास कम जिम्मेदारियां हों जो यह सुन सकें कि संवाद की कहाँ आवश्यकता है, यह पता लगाएँ कि क्या गायब है, और जब टूटन होती है तो उसे हल करें। मैनेजर या टीम लीड के पास पहले से ही बहुत काम हो सकता है, इसलिए संवाद अक्सर पृष्ठभूमि में चले जाते हैं। 

संबंधित विभागों के सहयोगियों से पूछें कि वे उस समय संवाद योजना के कार्यान्वयन के दौरान सामना की जा सकने वाली समस्याओं की एक सूची बनाएं। उदाहरण के लिए, आंतरिक टीमों के लिए अपनाने में क्या बाधाएं हैं? जब आप एक नया उत्पाद लॉन्च करते हैं, तो क्या आप ऐसे कोई बाधाएं देखते हैं जो एक पीआर बुरे सपने में बदल सकती हैं? अपेक्षित चुनौतियों की एक सूची बनाना आपको समस्याओं को हल करने के लिए संवाद योजना तैयार करने में मदद कर सकता है।

9. कार्यकारी संक्षेप 

कार्यकारी संक्षेप आपके संवाद योजना का एक पृष्ठीय सारांश है। इसमें शामिल होना चाहिए:

• मूल्य
• मुख्य संदेश
• अलग करने वाले
• योजना बैठकों के दौरान आपकों जो समस्याएँ पता चलीं
• उद्देश्य जो आप प्राप्त करना चाहते हैं यदि संसाधन उपलब्ध होते हैं, लेकिन वर्तमान में संवाद योजना का हिस्सा नहीं होते हैं
• व्यावसायिक लक्ष्य

संवाद योजना के उदाहरण

विपणन संचार योजना 

एक विपणन संचार योजना आपके उत्पाद या सेवा के बारे में अपनी लक्षित दर्शकों के साथ जानकारी साझा करने की रणनीति है। यह ध्यान केंद्रित करता है, ताकि आप जान सकें कि अपने उत्पाद को अपने ग्राहक को बढ़ावा देते समय आपको क्या कहना है।

विपणन संचार योजना में शामिल हैं:

• आपके लक्षित बाजार और आदर्श ग्राहक का विवरण
• लक्ष्य और उद्देश्य
• स्वॉट विश्लेषण
• अनुसूची
• आपका अद्वितीय विक्रय प्रस्ताव
• रणनीतियाँ
• आपके दर्शक द्वारा सामना की जाने वाली समस्या
• उन दर्द बिंदुओं और आपके उत्पाद समाधान के बीच का चौराहा
• आपका संदेश
• वितरण का चैनल

परियोजना प्रबंधन संवाद योजना

एक परियोजना प्रबंधन संवाद योजना यह बताती है कि आप परियोजना के जीवनकाल में हितधारकों को महत्वपूर्ण जानकारी कैसे संवाद करेंगे। यह यह भी सुनिश्चित करता है कि आपकी टीम परियोजना पर सहयोग करते समय ट्रैक पर रहे, ताकि हर कोई जान सके कि उन्हें क्या करना चाहिए, कौन-सी जिम्मेदारी है और कब यह पूरा होना चाहिए।

परियोजना प्रबंधन संवाद योजना में शामिल होना चाहिए:

• परियोजना के लक्ष्य
• हितधारक विवरण
• हितधारकों के साथ साझा करने के लिए जानकारी का प्रकार
• संचार के चैनल
• संचार की आवृत्ति

उत्पाद लॉन्च संवाद योजना

एक उत्पाद लॉन्च संवाद योजना यह सुनिश्चित करती है कि आपके नए उत्पाद को लक्षित दर्शक से जुड़ने के लिए आवश्यक दृश्यता मिलें। यदि यह एक उत्पाद अद्यतन है, तो यह कहानी प्रतियोगियों और पिछले संस्करणों से भिन्नता को स्पष्ट रूप से प्रदर्शित करना चाहिए।

उत्पाद लॉन्च योजनाओं को पाँच चरणों में विभाजित करें:

1. योजनाबद्ध करना
2. पूर्व-लॉन्च
3. बिक्री और चैनल तत्परता
4. लॉन्च दिवस
5. पश्चात-लॉन्च की फॉलो-अप

एक उत्पाद लॉन्च संवाद योजना में शामिल करने के लिए विवरण:

• उत्पाद लॉन्च के प्राथमिक उद्देश्य
• आपका लक्षित दर्शक
• पोजीशनिंग वक्तव्य
• समस्याएँ जो आपका उत्पाद हल करता है
• उत्पाद का विवरण
• केपीआई
• प्रत्येक गतिविधि के लिए मुख्य गतिविधियाँ और समयरेखा
• जागरूकता अभियान

आंतरिक संचार योजना

सही तरीके से अभ्यास किए जाने पर, आंतरिक संचार को एक संगठन में कर्मचारियों के बीच कुशल सहयोग और संवाद को बढ़ावा देना चाहिए। इसमें संदेशों का उत्पादन और साझा करने के साथ-साथ कर्मचारियों के साथ स्वस्थ संवाद की सुविधा प्रदान करना शामिल है। 

अच्छा आंतरिक संचार सुनिश्चित करता है कि कर्मचारी कभी भी यह शब्द नहीं सुनते हैं कि "किसी ने मुझे नहीं बताया।" यह सभी आकारों के संगठनों में एक निराशाजनक अनुभव है जहाँ सही लोगों तक जानकारी नहीं पहुँचती है, अनदेखा कर दी जाती है, या परिवहन के दौरान खो जाती है।

एक आंतरिक संचार योजना आपके संगठन को आधुनिक कार्य वातावरण के बढ़ते प्रभाव को प्रबंधित करने के लिए सक्षम बनाती है।

एक आंतरिक संचार योजना में निम्नलिखित विवरण शामिल करें:

• श्रोताओं की व्यक्तित्व
• SMART लक्ष्य
• ट्रैक करने के लिए मुख्य मेट्रिक्स
• लक्ष्यों और उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए समयरेखा
• स्वीकृति प्रक्रिया
• आंतरिक संचार उपकरण
• मूल्यांकन

परिवर्तन प्रबंधन संचार योजना 

परिवर्तन सभी के लिए स्वीकार करना कठिन है। एक परिवर्तन प्रबंधन योजना सभी रणनीतिक योजनाओं, प्रक्रियाओं, और उपकरणों को एकत्र करती है ताकि संगठनात्मक परिवर्तनों को लागू किया जा सके और कर्मचारियों को इन परिवर्तनों के साथ अनुकूलित करने में मदद की जा सके। 

सही तरीके से किए जाने पर, परिवर्तन प्रबंधन योजना पुनर्गठन, नई स्थिति में जाने, या प्रक्रियाओं को उन्नत करने की स्थिति में असफल संगठनात्मक परिवर्तन के जोखिम को कम करती है। यह कर्मचारियों से सहमति प्राप्त करने का एकमात्र तरीका है बिना उन्हें विरोधी बनाये।

65% सीनियर प्रबंधकों का सर्वेक्षण करने वाले रॉबर्ट हाफ़ का मानना है कि संचार परिवर्तन के दौरान सफलतापूर्वक टीमों का नेतृत्व करने के लिए सबसे आवश्यक तत्व है। दुर्भाग्यवश, 70% संगठनात्मक परिवर्तन पहल अप्रभावी संचार के कारण असफल हैं। 

एक परिवर्तन प्रबंधन संचार योजना में शामिल करने का विवरण:

• परिवर्तन परियोजना का नाम
• परियोजना का मालिक
• प्रत्येक संचार के लिए हितधारक
• संचार का कारण
• आवश्यक संचार का विवरण
• संचार के तरीके
• मुख्य संदेश
• समयरेखा

शानदार सार्वजनिक और कर्मचारी संबंध एक संचार योजना के साथ शुरू होते हैं

संचार के लिए एक संरचना के बिना, आप अपने लक्षित दर्शकों के साथ सही ढंग से संपर्क नहीं कर सकते हैं या कुशलता से सहयोग नहीं कर सकते हैं। एक संचार योजना सुनिश्चित करती है कि आप तब तैयार रहते हैं जब संकट आता है। आंतरिक रूप से, आप व्यावसायिक निर्णय लेते समय या बड़े परिवर्तनों को लागू करते समय जानकारी को सही ढंग से वितरित करते हैं। और बाह्य रूप से, आप अपने कथानक को नियंत्रण में रखते हैं ताकि अपने ब्रांड और इसके प्रस्ताव की सार्वजनिक धारणा को आकार दे सकें।

गुरु आंतरिक संचार सॉफ़्टवेयर है जो कर्मचारी संचार को विशेषज्ञ-प्रमाणित जानकारी के साथ पूरा करता है। गुरु के साथ, आपके कर्मचारी जब उन्हें आवश्यकता होती है तब जानकारी तक पहुँच रखते हैं, ताकि वे कभी भी चक्र से बाहर महसूस न करें।

संचार योजना टेम्पलेट के लिए अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न 

संचार योजना में क्या शामिल है?

• संचार का उद्देश्य
• लक्षित दर्शक
• मुख्य संदेश
• अपेक्षित बाधाएँ
• वितरण विधि
• कार्यकारी सारांश

आप संचार योजना कैसे लिखते हैं?

1. अपने वर्तमान संचार सामग्रियों का ऑडिट करें
2. SMART लक्ष्य निर्धारित करें
3. अपने दर्शकों की पहचान करें
4. अपने मिशन विवरण और अद्वितीय मूल्य को परिभाषित करें
5. प्रत्येक लक्षित दर्शक के लिए एक संचार योजना लिखें
6. वितरण चैनलों का निर्धारण करें
7. कार्यान्वयन करें और परिणामों को मापें

संचार योजना के उदाहरण क्या हैं?

संचार योजनाओं के उदाहरणों में शामिल हैं:

• परिवर्तन प्रबंधन संचार योजना
• उत्पाद लॉन्च संचार योजना
• परियोजना प्रबंधन संचार योजना
• आंतरिक संचार योजना
• मार्केटिंग संचार योजना