Meeting Minutes: Templates and Examples

बैठकें! कार्य जीवन का अभिशाप। इसलिए हम कहते हैं “यह एक ईमेल हो सकता था।” लेकिन हम उन्हें नहीं हटा सकते क्योंकि ऐसा लगता है... वे वास्तव में उपयोगी हैं? आप वास्तव में जल्दी में बहुत अधिक काम कर सकते हैं, जब आपके पास एक ही कमरे (आभासी या व्यक्तिगत) में सभी लोग हों वर्तमान मुद्दों पर चर्चा करने और समझौते पर पहुँचने के लिए।

दुर्भाग्यवश, अधिकांश कर्मचारी बैठकों से डरते हैं क्योंकि उनके लंबे समय तक चलने की प्रवृत्ति होती है बिना ठोस निर्णय लिए। नई शोध गूरू और लूम से मिला है कि लगभग आधे लोग महसूस करते हैं कि वीडियो कॉल में उनके द्वारा व्यतीत किए गए समय का 40% से अधिक बेकार है। यह तब होता है जब हम बिना योजना के बैठकों में जाते हैं और चर्चा को मार्गदर्शित करने और सभी को ट्रैक पर रखने के लिए बैठक मिनट टेम्पलेट का उपयोग नहीं करते।

तो, आप कैसे सुनिश्चित करते हैं कि उपस्थित लोग अधिक चटक नहीं जाएं बिना बहुत सख्त हुए? इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि अपनी बैठक के लिए एक योजना कैसे बनानी है, बैठक मिनटें कैसे लेनी हैं और उन्हें एक केंद्रीय रिपॉजिटरी में संग्रहीत करना जो सभी के लिए सुलभ हो।

बैठक मिनट क्या हैं?

बैठक मिनट महत्वपूर्ण चर्चाओं और निर्णयों का आधिकारिक सारांश हैं जो बैठक के दौरान होते हैं। उन्हें बैठक के मिनट (MOM) के रूप में भी संदर्भित किया जाता है।

बैठक मिनट एक महत्वपूर्ण आंतरिक संचार उपकरण है जो निम्नलिखित तरीकों से सहायता करता है:

• जो कर्मचारी बैठक में उपस्थित नहीं हो सके, वे नवीनतम अपडेट से अवगत रहते हैं।
• बैठक के मिनटों में दर्ज कार्रवाई या निर्णय निकट भविष्य के लिए एक योजना के रूप में कार्य कर सकते हैं, जिससे आपकी टीम अपने लक्ष्यों पर केंद्रित रहे।
• कुछ परिदृश्यों में, बैठक के मिनट संगठन को कानूनी सुरक्षा प्रदान करते हैं क्योंकि वे इस बात का आधिकारिक रिकॉर्ड हैं कि कंपनी के निर्णय कैसे और किसने लिए।

आप किसी भी प्रकार की बैठक के लिए बैठक मिनटों का उपयोग कर सकते हैं, चाहे वह कर्मचारियों और नेतृत्व के बीच हो या बाहरी हितधारकों के बीच।

बैठक मिनटों में क्या शामिल होना चाहिए?

बुनियादी विवरण जैसे नाम, तारीख, समय, और स्थान

बैठक मिनटों के शीर्ष पर, इस बात की जानकारी शामिल करें कि बैठक कहाँ होगी, कब, और उपस्थित लोगों की सूची। इन विवरणों को जोड़ने से आपको भविष्य में मिनटों को तेजी से खोजने में सहायता मिलती है।

बैठक का उद्देश्य

बैठक के लिए एक स्पष्ट उद्देश्य या लक्ष्य निर्धारित करें। यह विस्तृत नहीं होना चाहिए, लेकिन इसे एक स्पष्ट लक्ष्य प्रदान करना चाहिए।

उदाहरण के लिए, "जून के लिए वित्तीय रिपोर्ट की समीक्षा" बैठक के उद्देश्य हो सकते हैं। आप संभवतः बैठक के दौरान कई संबंधित विषयों पर चर्चा करेंगे, जैसे आपकी टीम ने क्या खर्च किया या वे कहाँ संसाधनों को बचा सकते थे।

बैठक का एजेंडा

आपका एजेंडा बैठक के दौरान चर्चा किए जाने वाले मुख्य बिंदुओं को संदर्भित करता है।

आपकी बैठक एजेंडा आइटम निम्नलिखित क्रम में होने चाहिए:

• पिछली बैठक से मिनट
• रिपोर्ट/विश्लेषण
• आपातकालीन या समय-सीमित मामलों
• पिछली बैठक से अधूरे कार्य, लक्ष्य, और चर्चा के बिंदु
• सामान्य चर्चा
• नए लक्ष्य, कार्य, या कार्रवाई आइटम

आपको इस क्रम का सख्ती से पालन करने की आवश्यकता नहीं है। यह आपकी बैठक मिनटों के लिए एक शुरुआती बिंदु है।

कार्रवाई आइटम

कार्य आइटम वे कार्य या गतिविधियाँ हैं जिन पर बैठक के बाद काम करने की आवश्यकता है। कुछ कार्रवाई के आइटमों की सख्त समय सीमाएँ होती हैं। अन्य अधिक अस्पष्ट होते हैं, जैसे “अगली बैठक से पहले समाप्त किया जाना चाहिए।”

आपके कार्य आइटम लिखने के दौरान मार्गदर्शन के लिए कुछ सुझाव:

• संक्षिप्त रहें और कार्रवाई को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें। “सामग्री लिखें” एक बुरा उदाहरण है। इसके बजाय, “बैठक मिनटों पर एक लेख लिखें।” का उपयोग करें।
• प्रत्येक कार्रवाई आइटम को एक उपस्थित व्यक्ति को निर्दिष्ट किया जाना चाहिए ताकि इसे पूरा किया जा सके।
• यदि एक आइटम की अंतिम तिथि है, तो इसे स्पष्ट रूप से दस्तावेज़ करें।
• आपके कार्रवाई आइटम विस्तृत नहीं होने चाहिए; असाइन करने वाला व्यक्ति विशेषताओं को नोट कर सकता है।
• कार्रवाई आइटमों पर पालन करें यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे पूरे हो गए हैं; अगली बैठक में अधूरे आइटम पर ध्यान दें।

अगली बैठक की तारीख और समय 

बैठक के अंत के करीब, उपस्थित लोगों को यह तय करना चाहिए कि अगली बैठक कब और कहाँ होगी।

आपको अपने मिनटों में इस भविष्य की बैठक के लिए दिनांक, समय और स्थान को नोट करना चाहिए। “एक सप्ताह बाद” या “अगले मंगलवार” जैसे वाक्यांशों से बचें। हमेशा वास्तविक तारीख और समय का उपयोग करें।

रिपोर्ट का हिस्सा शामिल किए जाने वाले दस्तावेज़

बैठक से संबंधित कोई भी दस्तावेज़, जैसे रिपोर्ट और प्रस्तुतिकरण, बैठक की मिनटों में जोड़े जाने चाहिए।

आपकी टीम आवश्यकता पड़ने पर इन दस्तावेज़ों का संदर्भ वापस ले सकती है। यदि आप एक ज्ञान प्रबंधन उपकरण जैसे गूरू का उपयोग करते हैं, तो आप इन दस्तावेज़ों को सरलता से सुदृढ़ खोज कार्यक्षमता के साथ खोज सकते हैं।

बेहतर बैठकों के लिए प्रो टिप्स 

बैठक से पहले

बैठक के लिए एजेंडा निर्धारित करें

बैठकों के साथ शीर्ष 5 समस्याएँ हैं: 

• स्थिति अपडेट
• विषय से भटकना
• तैयारी की कमी
• कोई स्पष्ट निष्कर्ष नहीं
• समय प्रबंधन

एक अच्छी तरह से परिभाषित एजेंडा इन सभी मुद्दों को हल करती है और आपको कुशल बैठकें चलाने में मदद करती है।

आपका एजेंडा स्पष्ट रूप से बैठक के दौरान चर्चा किए जाने वाले मुख्य बिंदुओं को रेखांकित करता है। यह सभी को ट्रैक पर रखता है, महत्वपूर्ण विषयों को उजागर करता है, और समय बर्बाद करने को कम करता है।

हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू सुझाव देता है कि एजेंडा विषयों को प्रश्नों के रूप में फ्रेम करना और सबसे महत्वपूर्ण विषयों को पहले सूचीबद्ध करना चाहिए। एजेंडा में उपस्थित लोगों की सूची और बैठक के लिए आवश्यक किसी भी सहायक दस्तावेज़ों को शामिल करना चाहिए।

चर्चा के बिंदुओं की एक रूपरेखा बनाएं

आपका एजेंडा मुख्य विषयों के तहत प्रत्येक आइटम की विस्तृत रूपरेखा बनाने में आपकी सहायता करता है। एक रूपरेखा नोट्स और प्रत्येक एजेंडा आइटम से संबंधित निर्णयों को रिकॉर्ड करना सरल बनाती है।

हालांकि, यह अनुशंसा की जाती है कि आप ऑनलाइन बैठक मिनट टेम्पलेट का उपयोग करें, कई लोग अभी भी एक नोटबुक का उपयोग करते हैं। यदि आप हाथ से नोट्स लिख रहे हैं, तो हर आइटम के बाद भरने के लिए जगह छोड़ें।

उपस्थित लोगों के साथ बातचीत के बिंदुओं को बैठक से पहले साझा करें 

बैठक में शामिल सभी लोगों के साथ महत्वपूर्ण बातचीत के बिंदुओं को पूर्व में साझा करें ताकि उन्हें यह समझने में मदद मिल सके कि उनसे क्या अपेक्षित है ताकि वे बेहतर तैयार हों। इस तरह, चर्चाएँ अधिक उत्पादक होती हैं।

बैठक के दौरान

बैठक मिनट टेम्पलेट का उपयोग करें

एक सरल रणनीति जो नोट-जोड़ने को सरल बनाती है, वह है बैठक मिनट टेम्पलेट का उपयोग करना। यह टेम्पलेट एक पूर्व निर्धारित प्रारूप है जो आपको एजेंडा बनाने और महत्वपूर्ण विषयों को रेखांकित करने में सहायता करता है।

रिकॉर्डिंग डिवाइस का उपयोग करने पर विचार करें

चूंकि बैठकें तेजी से कई विषयों और निर्णयों के माध्यम से आगे बढ़ सकती हैं, इसलिए मोबाइल फोन या रिकॉर्डिंग डिवाइस पर बैठक रिकॉर्ड करने पर विचार करें। रिकॉर्डिंग आपको अधिक सटीक और विस्तृत बैठक मिनट बनाने में मदद कर सकते हैं। यह महत्वपूर्ण है कि उपस्थित लोगों को पहले से बता दें कि आप उन्हें रिकॉर्ड कर रहे हैं।

उपस्थितियों का रिकॉर्ड रखें

नोट-लेने वाला सभी से पहले आना चाहिए। बोर्ड की बैठकों में, नोट-लेने वाला आमतौर पर बोर्ड सचिव होता है। टीम बैठकों के लिए एक परियोजना समन्वयक, सहायक, या कोई भी उपस्थित व्यक्ति नोट-लेने वाला हो सकता है।

नोट-लेने वाला कमरे या वीडियो कॉल में प्रवेश करते समय प्रत्येक उपस्थित व्यक्ति के नाम को चेक कर सकता है। वैकल्पिक रूप से, आप बैठक शुरू होने से पहले एक उपस्थिति सूची को प्रसारित कर सकते हैं। उपस्थित लोग सूची पर अपने नाम चिह्नित कर सकते हैं और यदि आवश्यक हो तो किसी भी जानकारी को सही कर सकते हैं।

वास्तविक समय में मिनट्स ले

अपने एजेंडे को रूपरेखा के रूप में उपयोग करते हुए, चर्चा के बिंदुओं और निर्णयों को वास्तविक समय में लिखें। जब जानकारी आपके मन में ताजा होती है, तो यह बेहतर नोट-जोड़ने की अनुमति देती है।

संदर्भ जोड़ें ताकि इसे समझना आसान हो

सीधे मुद्दे पर जाने और गैरहाजिरों के लिए पर्याप्त संदर्भ जोड़ने के बीच संतुलन बनाएं। आपके नोट्स भविष्य में संदर्भ के लिए भी उपयोगी होने चाहिए।

व्यक्तिगत टिप्पणियाँ हटाएँ

बैठक मिनटों में कभी भी व्यक्तिगत नोट्स न जोड़ें। आप अलग से अपने नोट्स ले सकते हैं, लेकिन बैठक मिनटों को एक तथ्यात्मक और निष्पक्ष रिकॉर्ड होना चाहिए।

केवल आवश्यक विवरण कैप्चर करें

बैठक के दौरान, आवश्यक बिंदुओं, कार्रवाई आइटमों, और निर्णयों को अपने मिनटों में कैप्चर करने पर ध्यान दें। आप बैठक पूर्ण होने के बाद अतिरिक्त विवरण या स्पष्ट करने वाले नोट्स जोड़ सकते हैं।

निर्णय रिकॉर्ड करें

अधिकतम सटीकता सुनिश्चित करने के लिए, कार्रवाई के आइटम और महत्वपूर्ण निर्णयों को आपकी रूपरेखा में लिखें जैसे वे होते हैं।

साझा करना आसान बनाने के लिए डिजिटल प्रारूप का उपयोग करें 

चूंकि बैठक विवरण क्या हुआ इसका रिकॉर्ड है, इसलिए इसे डिजिटल प्रारूप में बचाना और साझा करना आसान है जैसे कि अपने कंप्यूटर पर नोट लेने के रूप में।

बैठक के बाद

प्रूफरीड करें

बैठक समाप्त होने के बाद, व्याकरण की गलतियों के लिए मिनटों की प्रूफरीड करें। पहली बार उपयोग किए जाने पर संक्षिप्ताक्षरों का विस्तार करें, लगातार प्रारूप बनाए रखें, और स्पष्टता प्रदान करें।

बैठक मिनटों का वितरण करें

नोट-लेने वाला बैठक मिनटों के वितरण का प्रभारी होता है। ऑनलाइन साझा करना जानकारी वितरित करने का सबसे तेज़ तरीका है। यदि आप एक प्लेटफ़ॉर्म जैसे गूरू का उपयोग करते हैं अपने बैठक मिनट टेम्पलेट को संग्रहीत करने के लिए, तो आप इसे तैयार होने पर दस्तावेज़ के लिंक को सरलता से भेज सकते हैं और सभी संबंधित कर्मचारियों को सूचना दी जाएगी।

मिनटों को संग्रहीत या फ़ाइल करें

कुछ संगठन अपने बैठक निदेशात्मक मिनटों को एक बाहरी हार्ड ड्राइव पर संग्रहीत करते हैं, उन्हें भौतिक फ़ाइल में प्रिंट करते हैं, या ऑनलाइन सॉफ़्टवेयर जैसे Google Docs का उपयोग करते हैं। सर्वश्रेष्ठ स्टोरेज विधि एक आंतरिक संचार सॉफ़्टवेयर जैसे गूरू है। यह केंद्रीकृत भंडारण और आपकी टीम के सभी लोगों के लिए आसान पहुँच की अनुमति देता है। गूरू का ब्राउज़र एक्सटेंशन आपको बैठक के दौरान सहजता से नोट्स लेने की अनुमति देता है और उन्हें आसान पहुँच में रखता है।

गूरू के साथ कुशल बैठकें चलाना

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प्रीमेड बैठक मिनट टेम्पलेट्स के साथ समय बचाएं

हर बैठक के लिए अलग से एजेंडा और नोट्स बनाने में समय बर्बाद करने के बजाय, आप जल्दी सेटअप करने के लिए बैठक मिनट टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं। सही टेम्पलेट के साथ, आपको केवल नोट्स लेने, इसे प्रारूपित करने और साझा करने की आवश्यकता होती है।

यदि आप कई बैठकों में भाग लेते हैं, तो प्रारूप में मतभेद होंगे। उदाहरण के लिए, बोर्ड बैठक के लिए बैठक मिनटें औपचारिक होंगी, लेकिन डिज़ाइन टीम की चर्चा के लिए मिनट अधिक लचीले और अनौपचारिक होंगे।

आप दोनों परिदृश्यों के लिए कस्टम बैठक मिनटों के टेम्पलेट्स बना सकते हैं और उन्हें भविष्य की बैठकों के लिए उपयोग कर सकते हैं।

समान दस्तावेज़ पर सहकार्य करें चाहे सिंक्रोनस रूप में या असिंक्रोनस रूप में

व्यक्तिगत संदेश समय बर्बाद करते हैं।  यदि आप हर प्रतिभागी के लिए बैठक के मिनट अलग-अलग भेजते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि क्या उन्होंने कहा वह सत्य है, तो सभी फीडबैक प्राप्त करने में हमेशा लग जाएगा।

एक तेज़ विधि यह है कि एक विशेष विषय बोर्ड के तहत बैठक के मिनटों के लिए एक गुरु कार्ड बनाया जाए। एक कार्ड में बैठक के नोट्स जोड़ें और उपस्थित लोगों को सुविधाजनक समय पर संपादन और स्पष्टीकरण का सुझाव देने की अनुमति दें। जब सभी उपस्थित लोगों द्वारा इन मिनटों की पुष्टि की जाती है, तो अपनी बैठक के मिनटों को अपनी ज्ञान भंडार में संग्रहीत करें ताकि आपकी टीम किसी भी समय पहुंच सके।

दस्तावेज़ आसानी से साझा करें चाहे वह स्लैक के माध्यम से हो या ईमेल के जरिए

गुरु के Slack और Gmail एकीकरण का उपयोग करें ताकि कर्मचारियों के साथ बैठक के मिनटों को साझा किया जा सके।

चूंकि मिनटों को गुरु पर कार्ड के रूप में संग्रहीत किया जा सकता है, नोट लेने वाला स्लैक में कार्यों के लिए कार्ड बना सकता है, और यदि कोई बैठक से संबंधित प्रश्न पूछता है, तो आप "कार्ड के साथ उत्तर दें" विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।

आप सीधे जीमेल पर भी कार्ड बना सकते हैं और जब भी आपको इसकी आवश्यकता हो, तो ज्ञान भंडार तक पहुंचने के लिए क्रोम ब्राउज़र एक्सटेंशन का उपयोग कर सकते हैं। 

ये एकीकरण सुनिश्चित करते हैं कि आपकी टीम आपके बैठक के मिनट और किसी भी प्रासंगिक कंपनी की जानकारी को आपके कार्य प्रवाह में उपयोग किए जाने वाले उपकरणों के भीतर ही एक्सेस कर सकेगी। 

बैठक के मिनटों के टेम्पलेट के उदाहरण

सरल बैठक के मिनटों का टेम्पलेट 

एक साधारण बैठक के मिनटों में एक आसान प्रारूप होता है ताकि आप बैठक के सबसे महत्वपूर्ण विषयों को जल्दी पकड़ सकें। इस टेम्पलेट का उपयोग बैठक के दौरान नोट लेने या प्रतिभागियों को अनुमोदन के लिए भेजने से पहले अपने नोटों को व्यवस्थित करने के लिए करें।

 इसमें जानकारी शामिल होती है जैसे:

• उपस्थितियों की सूची
• पिछली बैठकों के चर्चा बिंदु
• वर्तमान बैठक के लिए एजेंडा
• अनुमोदन के लिए कार्य सूची की समय सीमा और कार्य का स्वामी

औपचारिक बैठक के मिनटों का टेम्पलेट

 मीटिंग मिनट्स औपचारिक निर्णयों को दस्तावेज़ित करने के लिए बेहतरीन होते हैं जिन्हें अनुमोदन की आवश्यकता होती है। भाषा औपचारिक है और इसे इस उद्देश्य से संरचित किया गया है कि इसे बाद में सभी बैठक प्रतिभागियों के साथ साझा किया जाएगा।

औपचारिक बैठक के मिनट आमतौर पर सरकारी एजेंसियों, सार्वजनिक कंपनियों और गैर-लाभकारी संगठनों द्वारा उपयोग किए जाते हैं। यह रॉबर्ट्स रूल ऑफ ऑर्डर पर आधारित है जहाँ मिनटों में केवल उस चीज़ का रिकॉर्ड होता है जो बैठक में किया गया था, केवल सदस्यों द्वारा क्या कहा गया था।

एक औपचारिक बैठक टेम्पलेट में शामिल करने के लिए जानकारी शामिल करें:

• कंपनी का नाम और विभाग
• आदेश देने का कॉल
• रोल कॉल
• पिछली बैठक के मिनटों की स्वीकृति
• चर्चा के सारांश के साथ खुले मुद्दे
• नई एजेंडा
• बैठक समाप्ति

अऔपचारिक बैठक के मिनटों का टेम्पलेट

अऔपचारिक बैठक के मिनट महत्वपूर्ण चर्चाओं के लिए त्वरित संदर्भ हैं जैसे कि रुकावटें, लक्ष्य, विचार, या समय सीमा जो उत्पन्न हुई। औपचारिक बैठक के विपरीत, इसे अनुमोदन की आवश्यकता नहीं है क्योंकि केवल लक्ष्य प्रमुख विषयों का दस्तावेज़ीकरण करना और सहमति के साथ अगले कदम तय करना है।

अऔपचारिक बैठक के मिनटों के टेम्पलेट में शामिल करने के लिए विवरण शामिल करें:

• तारीख
• बैठक के प्रतिभागी
• बैठक के उद्देश्य
• बातचीत के बिंदु
• कार्य वस्तुएं
• स्वामी
• समय सीमा

टीम बैठक के मिनटों का टेम्पलेट

आम तौर पर, इन बैठकों को संघर्षों का समाधान, प्रगति का आकलन, या सामान्य अपडेट और सुझाव देने के लिए बुलाया जा सकता है।

टीम बैठक के मिनटों के टेम्पलेट में शामिल करने के लिए कुछ विवरण शामिल हैं:

• तारीख
• उपस्थितियों के नाम
• बैठक का उद्देश्य
• बैठक का एजेंडा
• चर्चा बिंदु
• मुख्य निष्कर्ष और निर्णय
• अन्य नोट्स (मूल्यवान जानकारी जो वर्तमान विषय से सीधे संबंधित नहीं है)
• कार्य वस्तुएं
• अगले कदम

अपने टीम बैठक की दस्तावेज़ीकरण को एकल कार्यक्षेत्र में केंद्रीकृत करें

तैयारी आपकी बैठकों को बना या बिगाड़ सकती है। यदि आपको बैठक के मिनट लेने का कार्य सौंपा गया है, तो कमरे में प्रवेश करने से पहले योजना होना महत्वपूर्ण है। बैठक से पहले एजेंडा निर्धारित करें। सभी को तैयार करने के लिए बातचीत के बिंदु साझा करें और नोट लेने के लिए बैठक मिनटों के टेम्पलेट का उपयोग करें।

आंतरिक विकी जैसे गुरु आपके सभी बैठक मिनटों के टेम्पलेट को संग्रहीत करते हैं। आप आसानी से पिछले बैठक के मिनट खोज सकते हैं ताकि भ्रम का निवारण हो सके और निर्णय क्या लिए गए थे।