One-on-One Meeting Templates for Productive, Trust-Building Meetings

हम अनुमान लगा रहे हैं कि भले ही एक-एक बैठक (जिसे 1:1 या 1-2-1 भी कहा जाता है) पहले से आपकी कैलेंडर में हो, आप उस पर ज्यादा खुश नहीं हैं। वास्तव में, बैठकों का उद्देश्य कार्यों को पूरा करना होना चाहिए, लेकिन उत्पादकता बैठकों में बिताए गए समय से प्रभावित होती है। गुरु और लूम के लिए डीप एनालिसिस द्वारा किए गए अनुसंधान के अनुसार, सर्वेक्षण में शामिल आधे तकनीकी श्रमिकों ने कहा कि उन्होंने वीडियो कॉल पर बिताए गए समय का 40% या उससे अधिक अव्यवस्थित और बर्बाद पाया।

एक-एक बैठकों के जरिए प्रबंधकों को नेतृत्व, फीडबैक का आदान-प्रदान, प्राथमिकताओं की समीक्षा करने और अपनी टीमों के पेशेवर विकास का समर्थन करने का सबसे महत्वपूर्ण तरीका है। अपनी बैठकों को अव्यवस्थित मीटिंग जाल में मत गिरने दो। यहां हमारे द्वारा चुने गए एक-एक बैठक के टेम्पलेट्स से बैठकों को बेहतर बनाएं। इसलिए, उस ज़ूम चैट पर भेजने के बजाय, "आपका इंटरनेट काम नहीं कर रहा है," इन्हें अभी पकड़ो।

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आपको इनमें से प्रत्येक टेम्पलेट्स नीचे मिलेगा: 

• अपने कर्मचारी के साथ पहली एक-एक बैठक 
• साप्ताहिक कर्मचारी एक-एक बैठक
• मासिक एक-एक बैठक
• OKR लक्ष्य नियोजन एक-एक बैठक
• 90-दिन का प्रदर्शन समीक्षा बैठक
• नियमित प्रदर्शन समीक्षा बैठक
• प्रतिश्रुति समीक्षा बैठक
• साथी एक-एक बैठक
• स्किप-लेवल एक-एक बैठक

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अपने कर्मचारी के साथ पहली एक-एक बैठक 

पहली बैठक नए कर्मचारियों को सफलता के लिए तैयार करने का काम करती है। कर्मचारी सवाल पूछ सकते हैं, यह पता लगाने की कोशिश कर सकते हैं कि अपने प्रबंधक के साथ कैसे बेहतर काम किया जाए, और OKRs और लक्ष्यों को समझना शुरू कर सकते हैं। 

आपकी पहली एक-एक बैठक में, आपको इन प्रश्नों को कवर करना चाहिए:

• काम के बाहर आपको क्या पसंद है? 
• यह भूमिका बड़े संगठन की रणनीति में कैसे मेल खाती है? 
• इस भूमिका में सफलता को कैसे मापा जाएगा? 
• पहले 30 दिनों में क्या अपेक्षित है? 60 दिन? 90 दिन? 
• कौन से सहकर्मी जानना महत्वपूर्ण हैं? 
• आपके साथ संवाद करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है? कहाँ और कितनी बार?
• आप किन प्रकार के प्रोजेक्ट्स पर काम करना चाहेंगे?
• आप अपने करियर में अगले कुछ वर्षों में कहाँ पहुँचाना चाहते हैं? 
• कहाँ हैं ऑनबोर्डिंग संसाधन, जैसे कि कर्मचारी हैंडबुक?
• कहाँ हैं कंपनी की जानकारी और अपडेट साझा किए जाते हैं? 
• हमारी टीम कौन सी प्रक्रियाएं, SOPs, या टेम्पलेट्स का उपयोग करती है?

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साप्ताहिक कर्मचारी एक-एक बैठक

सप्ताह में केवल इतने घंटे होते हैं, तो हर बातचीत को महत्वपूर्ण बनाना क्यों नहीं? आपका साप्ताहिक कर्मचारी एक-एक बैठक विश्वासपूर्ण संबंध बनाने और सभी को सफल होने के लिए स्थापित करने का सबसे अच्छा मौका है। 

सप्ताह के उभरते एजेंडा आइटम के लिए जगह छोड़ें। ये प्रश्न सुनिश्चित करने के लिए हैं कि प्रत्येक कर्मचारी को काम को आगे बढ़ाने के लिए उनकी आवश्यकता मिल रही है: 

• इस सप्ताह में आपके लक्ष्य कैसे ट्रैक कर रहे हैं? 
• क्या आप किसी रूकावट का सामना कर रहे हैं जिसे हम बातचीत कर सकते हैं? 
• आपको ये बैठकें कैसी लगती हैं? हम उन्हें बेहतर कैसे बना सकते हैं? 
• हमें पता है कि इस समय बर्नआउट एक समस्या है। मैं यह सुनिश्चित करना चाहता हूं कि आपको रिचार्ज करने का पर्याप्त समय मिल रहा है। आप अपने कार्य-जीवन संतुलन के बारे में कैसे महसूस करते हैं? 
  

निजी चीजों से भी मत छिपें। काम के बाहर जीवन के बारे में वास्तव में बात करना इस तरह है कि कर्मचारी अपने प्रबंधक से यह बता सकते हैं कि वे उनकी परवाह करते हैं। 

यहां कुछ मजेदार तरीके हैं जिनसे आप एक-दूसरे को जान सकते हैं जिन्हें आप अपनी अगली एजेंडा में जोड़ सकते हैं: 

• इस सप्ताह की आपकी सबसे बड़ी सफलता क्या थी? 
• इस सप्ताह का सबसे कठिन हिस्सा क्या रहा?
• गुरु में, हम रेंट और रेक्स साझा करते हैं, इसलिए हम पूछते हैं, "क्या कुछ ऐसा है जिसे आप सहन नहीं कर सकते?" (गुरु में, हम इन्हें रेंट्स कहते हैं।) या हम पूछेंगे, "आपको हाल ही में क्या बहुत पसंद आया है?" (हम इन्हें रेक्स कहते हैं।)
  

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मासिक एक-एक बैठक

जब प्रबंधक और रिपोर्ट कम बार मिलते हैं, तो अधिक क्षेत्र को कवर करना होता है। इस बात को सुनिश्चित करें कि आप दोनों एक एजेंडा तैयार करें ताकि कोई महत्वपूर्ण आइटम न छूट जाए। यहां कुछ प्रश्न हैं जिन पर आप अपने नियमित एजेंडा के लिए विचार कर सकते हैं: 

• आप इस महीने अपने काम के बारे में कैसा महसूस कर रहे हैं? 
• आप अपने लक्ष्यों की ट्रैकिंग के बारे में कैसा महसूस कर रहे हैं? 
• मैं कहां समर्थन प्रदान कर सकता हूं, आपको चीजों के बारे में सोचना मदद कर सकता हूं, या रुकावटों को दूर कर सकता हूं? 
• क्या आप ऐसी कोई चीज़ हैं जिसे आप चाहते हैं कि हम पहुंचें और हमने नहीं किया? 
• क्या ऐसी चीजें हैं जो आपको हमारी टीम पर निराशाजनक लग रही हैं? हम उन्हें बेहतर कैसे बना सकते हैं? 
• आपको लगता है कि हमारी प्रक्रियाएं बेहतर कैसे काम कर सकती हैं? 
• आपके पास हमारे काम को बेहतर बनाने के लिए क्या विचार हैं?
• आपको मेरे समर्थन के तरीके के बारे में कैसा लगता है? मैं आपको बेहतर तरीके से समर्थन देने के लिए क्या कर सकता हूं?
  

\\\"उत्पादकता को बढ़ाने और लागत को कम करने में मदद करता है।\\\"

OKR लक्ष्य नियोजन एक-एक बैठक

लक्ष्य निर्धारण एक विशेष समय होता है जब प्रत्येक कर्मचारी का काम बड़े लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए संरचित होता है। लक्ष्य निर्धारण पर काम करते समय, इन प्रश्नों से पूछना विचार करें: 

• क्या आपको लगता है कि यह एक प्राप्त करने योग्य लक्ष्य है? अगर नहीं, तो क्यों?
• पिछले [महीने, तिमाही, वर्ष] में, हम कहां संघर्ष कर रहे थे, और आप सोचते हैं कि हम इस बार चीजों में सुधार कैसे कर सकते हैं?
• आपको इन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए क्या चाहिए? (उपकरण, बजट, और भूमिकाओं पर विचार करें)
• कौन से संभावित बाधाएं या जोखिम हम अगले [तिमाही, वर्ष] में सामना करने की उम्मीद कर सकते हैं? हम उन पर काबू पाने के लिए कैसे तैयार कर सकते हैं? 
• आपकी भूमिका में अगले वर्ष के लिए आपके लक्ष्य क्या हैं? आपके पेशेवर विकास के लिए?

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90-दिन प्रदर्शन समीक्षा बैठक

किसी भी कर्मचारी के लिए सफलता की कुंजी प्रबंधक की अपेक्षाओं को पहले 90 दिनों में पूरा करना है। यह नए कर्मचारियों के संगठन में सही तरीके से काम कर रहे हैं या नहीं, इस पर विचार करने का भी समय है। कर्मचारी स्व-अंकेक्षण समीक्षा पूरी कर सकते हैं और साथ ही सहयोगियों को सहकर्मी समीक्षाओं के लिए नामांकित करना चाहते हैं। 

आपकी बातचीत को संरचित करने में मदद के लिए यहां कुछ प्रश्न हैं: 

• आपको लगता है कि आपने यहां अब तक कहाँ सफलता पाई है? 
• आपको लगता है कि आप कहाँ सुधार कर सकते हैं? 
• मैं आपको बेहतर तरीके से समर्थन देने के लिए क्या कर सकता हूं? 
• आप पेशेवर रूप से कहाँ बढ़ना चाहेंगे? 
• आप लक्ष्यों के खिलाफ अपने प्रदर्शन के बारे में कैसा महसूस करते हैं?

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नियमित प्रदर्शन समीक्षा बैठक

किसी भी प्रदर्शन समीक्षा में बहुत सारी नसें होती हैं, विशेष रूप से नए कर्मचारियों के लिए। अपने कर्मचारी को कदम से कदम तक की प्रक्रिया को संतोषजनक तरीके से समझाने के लिए समय निकालना सुनिश्चित करें, ताकि उत्पादक बातचीत सुनिश्चित हो सके। आपको ये विषय हड़पने का समय बनाना चाहिए: 

• स्व-समिक्षा और प्रबंधक की समीक्षा
• कोई सहकर्मी फीडबैक
• प्रदर्शन पर आधारित समीक्षा, जिसमें लक्ष्यों की चर्चा शामिल है
• क्या सही रहा
• विकास के लिए क्षेत्र
• कोई शीर्षक अपडेट, पदोन्नति, या प्रतिकूल परिवर्तन

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प्रतिश्रुति समीक्षा बैठक

कुछ संगठनों के लिए, प्रतिश्रुति नियमित प्रदर्शन समीक्षाओं का एक हिस्सा नहीं होती है। एक प्रतिश्रुति समीक्षा के दौरान, इस जानकारी को साझा करना बातचीत को सुगम बनाने में मदद कर सकता है: 

• कंपनी कुल प्रतिश्रुति को कैसे निर्धारित करती है, यह साझा करें, जिसमें स्तर, टियर या दृष्टिकोण के बारे में बातचीत शामिल है
• आपकी प्रतिश्रुति/शीर्षक की स्थिति
• परिवर्तन के विवरण और अतिरिक्त जानकारी कहाँ प्राप्त करें
• आप अपडेट के बारे में कैसा महसूस कर रहे हैं? 
• क्या आपके पास मेरे लिए कोई प्रश्न हैं?

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स्किप-लेवल एक-एक बैठक

अगर आपको अपने CEO या नेताओं के साथ समय मिल रहा है, तो यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आप उनके कीमती समय और ज्ञान का लाभ उठाने के लिए अच्छी तैयारी करें।

यहां कुछ आइटम हैं जिन्हें आप अपने एजेंडे में लाने पर विचार कर सकते हैं: 

कर्मचारियों के लिए:

• आपकी रणनीति के पूर्व निर्धारित और/या वास्तविक प्रभाव की समीक्षा
• अब तक आपकी उपलब्धियों का व्यावसायिक प्रभाव साझा करना
  

नेताओं के लिए: 

• आपके करियर के लिए क्या दीर्घकालिक लक्ष्य हैं? 
• आपको यहाँ काम करने में कैसा अनुभव हो रहा है? क्या चीज इसे बेहतर बनाएगी?
• क्या ऐसा कुछ है जो हम और बेहतर कर सकते हैं? 
• यहाँ चीजों को सुधारने के लिए आपके पास क्या विचार हैं? क्या ऐसे कुछ चीजें हैं जो हमें करनी या बंद करनी चाहिए?
• क्या हमारी रणनीति में कुछ ऐसा है जिसके बारे में आपको स्पष्टता नहीं है?
  

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साथी एक-एक बैठक

प्रो टिप: जब आप किसी भूमिका में नए होते हैं, तो अपने सहकर्मियों से (वर्चुअल) कॉफी या लंच के लिए मिलें और एक-दूसरे को लोगों के रूप में जानें। हम सभी लोगों पर अधिक विश्वास करते हैं जब हम उन्हें थोड़ा जान लेते हैं, और यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि कामकाजी रिश्ते शुरू से ही सुचारू हों।

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साथी एक-एक बैठकें अधिक अनौपचारिक होती हैं और विश्वास बनाने और संबंधित परियोजनाओं को साझा करने के लिएgreat होती हैं। ये प्रश्न गहन, मजेदार संवाद को प्रेरित कर सकते हैं: 

• आपके साथ हाल ही में कैसे चीज़ें चल रही हैं? 
• आप और आपकी टीम के लिए चीजें कैसे चल रही हैं?
• क्या आपने हाल ही में ऐसा कुछ काम किया है जो साझा करना सहायक हो सकता है?
• जब आपसे संबंधित चीजों पर काम करते समय आपको अपडेट रखने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?
  

19 एक-एक मीटिंग प्रश्न जो प्रबंधकों और कर्मचारियों को पूछने चाहिए

संभावना है, आपने एक या दो मीटिंग की होगी जहाँ आपके पास वास्तव में कोई बात नहीं थी। यदि आप इसे रद्द नहीं करते हैं, तो ये विश्वास बनाने और लोगों को यह बताने का सबसे अच्छा तरीका हो सकते हैं कि आप उनकी परवाह करते हैं। अपने आप को कुछ अजीब क्षणों से बचाएं और ये प्रश्न अपने पीछे की जेब में रखें ताकि अधिक संतुलित 1:1 मीटिंग को प्रेरित किया जा सके।

प्रबंधकों से कर्मचारियों से पूछे जाने वाले प्रश्न

• आप काम के अलावा कैसे हैं?
• आप किन प्राथमिकताओं पर काम कर रहे हैं? 
• क्या आप अब किसी बाधाओं का सामना कर रहे हैं? 
• आपकी सहायता के लिए मैं क्या कर सकता हूँ?
• आप अपने अगले करियर चरण में खुद को कहाँ देखते हैं? 
• क्या आपके पास कुछ ऐसे कौशल हैं जिन्हें आप विकसित करना चाहते हैं या ऐसी कॉन्फ्रेंस हैं जिनमें आपको भाग लेना है?
• मेरे साथ काम करते समय कैसा अनुभव हो रहा है? क्या अधिक (या कम) विशिष्ट दिशा उपयोगी होगी?
• हम अपनी मीटिंग को और बेहतर कैसे बना सकते हैं?
• आपको फीडबैक प्राप्त करने का पसंदीदा तरीका क्या है?
• क्या मैं आपको पर्याप्त फीडबैक देता हूँ?
• आपके अनुसार क्या ऐसा कुछ है जो मुझे खत्म करना या शुरू करना चाहिए?

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कर्मचारियों को अपने प्रबंधक से पूछने के लिए

• मैं हमारी टीम के लक्ष्यों का समर्थन कैसे कर सकता हूँ? 
• आपको अपडेट रखने का सबसे अच्छा तरीका क्या है (ई-मेल, संदेश, साप्ताहिक अपडेट आदि)?
• मैं अब क्या कर सकता हूँ ताकि आप मेरी अगले स्तर पर काम करने की तत्परता को समझ सकें?
• क्या आपको लगता है कि मैं [संबंधित प्रोजेक्ट/परियोजना] पर काम कर सकता हूँ? मुझे लगता है कि मैं योगदान दे सकता हूँ [आपके द्वारा जिम्मेदारी का कैसे निपटने का तरीका]।
• मैं [विशिष्ट चीज] के बारे में कैसे कर रहा हूँ?
• मैं हमारी टीम में बेहतर योगदान कैसे कर सकता हूँ? हमारी मीटिंग में?
• जो चीज आज हमारी टीम के लिए सही नहीं चल रही है, उसे मैं कैसे हल कर सकता हूँ?
• आप क्या सोचते हैं कि मुझे यहाँ बेहतर काम करने के लिए अपने कौशल को विकसित करने की आवश्यकता है?