Project Communication Plan Templates, Examples & How-To

अपने करियर के दौरान आपने जितने भी प्रोजेक्ट्स पर काम किया है उस बारे में सोचें। क्या संवाद की कमी के कारण लक्षित अवसर पर पहुँच पाना कठिन था? यदि उत्तर "हाँ" है, तो आप अकेले नहीं होंगे। खराब या अस्पष्ट संचार किसी भी परियोजना की सफलता की अहिलीस की एड़ी है।  

अच्छी खबर यह है? अपनी खुद की परियोजना संचार योजना बनाना एक आसान काम है। आइए हमारी सिफारिश किए गए सुझावों और ट्रिक्स पर नज़र डालें जो प्रभावी और संक्षिप्त योजना बनाने में मदद करेंगे।

परियोजना संचार योजना कैसे बनाएं

जब आप किसी परियोजना की शुरुआत करते हैं, तो आपको यह सोचना चाहिए कि आप पूरे प्रोजेक्ट के दौरान कैसे संवाद करेंगे। अपने प्रोजेक्ट संचार योजना का खाका बनाने का एक सरल तरीका यह है कि इसे अपने प्रोजेक्ट समय सीमा के अनुसार समन्वयित करें। सोचें कि आप अपने प्रोजेक्ट स्टेकहोल्डर्स के साथ कब और कैसे संवाद करने की योजना बना रहे हैं। खुद से निम्नलिखित प्रश्न पूछें:

• किसे कौन सी तरह की संचार प्राप्त करनी है?
• संचार का मुख्य चैनल क्या है?
• आपको कितनी बार संवाद करना है? 
  

आपको यह भी परिभाषित करना चाहिए कि कौन से स्टेकहोल्डर्सकौन सी अपडेट्स का संचार करेंगे। यह सुनिश्चित करें कि प्रत्येक स्टेकहोल्डर अपनी भूमिका को समझता है, ताकि कोई संदेश चूक न जाए।

परियोजना संचार योजना क्या है?

एक परियोजना संचार योजना एक सत्य का एकल स्रोत है जो यह परिभाषित करता है कि आप महत्वपूर्ण परियोजना जानकारी को स्टेकहोल्डर्स के साथ कैसे साझा करेंगे। यह स्टेकहोल्डर्स को बताता है कि उन्हें परियोजना अपडेट कब और कैसे प्राप्त होने चाहिए। आपकी परियोजना संचार योजना में यह भी शामिल हो सकता है कि आप आंतरिक और बाहरी दोनों तरह से कैसे संवाद करेंगे। 

याद रखें कि एक परियोजना संचार योजना एक बताई गई विधि है जो पूरे प्रोजेक्ट के दौरान संवाद करने के लिए है। इसमें परियोजना समयसीमा, बेंचमार्क, संसाधन, या कोई अन्य सूचना शामिल नहीं होती है जो किसी परियोजना के साथ जा सकती है।

शानदार परियोजना अपडेट केवल जानकारी साझा करने के बारे में नहीं हैं। यदि आपकी परियोजना संचार सभी एक स्थान पर रखी गई है और स्टेकहोल्डर्स को जानकारी वितरित करने के लिए एक स्पष्ट मार्ग है, तो आपके पास पहले दिन से ही एक सुव्यवस्थित परियोजना कार्यप्रवाह होगा।

संचार योजना vs एक परियोजना संचार योजना

एक संचार योजना किसी भी चीज़ का मतलब हो सकता है, जिसमें एक पीआर योजना से लेकर आप आंतरिक स्टेकहोल्डर्स के साथ कैसे संवाद करेंगे, जबकि एक परियोजना योजना परियोजना संचार पर केंद्रित होती है।

दूरस्थ और हाइब्रिड टीमों के युग में संचार टिप्स

दूरस्थ और हाइब्रिड कार्य वातावरण कई संगठनों के लिए नई वास्तविकता हैं। यह संवाद करने में एक अतिरिक्त चुनौती उत्पन्न करता है। टीमों को ईमेल, डायरेक्ट मैसेज, और अन्य प्रकार की असंक्रामक संचार को समायोजित करना होगा, जो अब जानकारी साझा करने का मुख्य रूप है। यह कहते हुए, स्पष्ट संवाद अब पहले से अधिक महत्वपूर्ण है। 

आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके प्रोजेक्ट के स्टेकहोल्डर्स को उनके जिम्मेदारियों का निर्वहन करने के लिए आवश्यक जानकारी मिल रही है, लेकिन पूरी परियोजना के लिए संभावित जानकारी का हर टुकड़ा नहीं। ज्यादा जानकारी हावी हो सकती है, और मानव मस्तिष्क केवल इतना ही चुप्पे रख सकता है उससे पहले कि वे नए ज्ञान को बंद करना शुरू कर दें। अपना संवाद संक्षेप में रखें और एक ऐसा टेम्पलेट अपनाएं जो जल्दी से पढ़ा जा सके।

परियोजना संचार योजना बनाने के लिए 5 सरल कदम

1) संचार के लक्ष्यों को निर्धारित करें

अपने परियोजना संचार योजना को संरचना देने से पहले, आपको अपने परियोजना संचार लक्ष्यों को परिभाषित करने की आवश्यकता है। ये लक्ष्य अद्यतन आवृत्ति, आंतरिक संचार के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं, या आपके सभी परियोजना जानकारी कहां होगी, के रूप में हो सकते हैं। जैसे ही आप अपनी योजना बनाने लगते हैं, खुद से निम्नलिखित प्रश्न पूछें:

• आप परियोजना स्टेकहोल्डर्स के साथ कितनी बार संवाद करेंगे?
• कौन सी जानकारी साझा करना महत्वपूर्ण है?
• जानकारी कैसे साझा की जाएगी?

2) संचार के तरीके का चयन करें

संचार के स्तर स्थापित करें, एक संचार का तरीका बताते हुए और उस पर अडिग रहें। यह स्टेकहोल्डर्स के लिए संवाद को पूर्वानुमानित रखता है, जिससे उनके लिए कम मानसिक ऊर्जा की आवश्यकता होती है। एक टेम्पलेट से संवाद करने से यह भी सुनिश्चित होता है कि सभी एक ही पृष्ठ पर हैं और जानकारी का वितरण समग्र है। आपका उपयोग किया गया संवाद का तरीका परियोजना के आधार पर भिन्न दिख सकता है। आप विचार कर सकते हैं:

• ईमेल्स
• प्रस्तुति
• सामने की मीटिंग्स
• वीडियो कॉल की शुरुआत
• ब्लॉग पोस्ट
• परियोजना ब्रीफ
• फोन कॉल
  

आंतरिक संचार विभिन्न जगहों पर होता है। आप महत्वपूर्ण परियोजना जानकारी के लिए संवाद करने के लिए एक ही दस्तावेज़ का उपयोग करने पर ध्यान केंद्रित करेंगे। 

3) संचार की आवृत्ति निर्धारित करें 

आप कितनी बार संवाद करते हैं यह आपकी परियोजना समयसीमा, आवश्यकताओं और स्टेकहोल्डर्स पर निर्भर करेगा। परियोजना की पहली दिन से संवाद आवृत्ति की उम्मीदें स्थापित करना विचार करें, ताकि स्टेकहोल्डर्स को पता हो कि उनसे क्या अपेक्षित है और उत्पादनशीलता बढ़े। संचार आवृत्ति तिथि-या क्रिया-आधारित हो सकती है।

जब आप अपनी परियोजना के बारे में संवाद कर रहे हैं, तो आप: 

• समय-आधारित संवाद करें: दैनिक, साप्ताहिक, मासिक या त्रैमासिक. 
• क्रिया-आधारित आवृत्तियों पर संवाद करें: जब कोई कार्य, कार्रवाई, मील का पत्थर आदि पूरा होता है।

4) मालिकों, स्टेकहोल्डर्स और दर्शकों की पहचान करें 

परियोजना अपडेट्स को संवाद करने के लिए कौन जिम्मेदार है? कौन इन सूचनाओं को प्राप्त करेगा? अपने परियोजना संचार योजना के स्थापित करते समय चौथा कदम है संचार दर्शकों और कौन संचार के लिए जिम्मेदार है उसे परिभाषित करना। एक स्प्रेडशीट बनाने पर विचार करें जिसमें सभी स्टेकहोल्डर्स के नाम, प्रासंगिक संपर्क जानकारी और उनकी परियोजना में भूमिका हो। संचार करने वालों और दर्शकों के लिए कब, कैसे और क्या संवाद किया जाएगा, उसके लिए एक अपेक्षा स्थापित करें। सुनिश्चित करें कि सभी परियोजना स्टेकहोल्डर्स एक पृष्ठ पर हैं। 

5) संचार रणनीति को परिभाषित करें 

एक संचार रणनीति संचार अपेक्षाओं को स्थापित करती है। आप परियोजना संचार योजना के लक्ष्यों को निर्धारित करेंगे, यह बताते हुए कि स्टेकहोल्डर्स को अपने प्राप्त किए गए प्रत्येक संचार के बारे में क्या उम्मीद करनी चाहिए। आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले उपकरण भी आपकी संचार रणनीति का एक प्रमुख तत्व होते हैं। 

यहां अपने स्टेकहोल्डर्स को शामिल करने पर विचार करें। उनसे पूछें कि वे संवाद के कौन से तरीके या उपकरणों का उपयोग करना पसंद करते हैं। कौन से संवाद माध्यम आपकी टीम के साथ सामंजस्य करेगा?

6) अपने परियोजना योजना को संवाद करने के लिए उपकरणों का उपयोग करें

आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले उपकरण आपके परियोजना को सुचारू या बाधित कर सकते हैं। यदि जानकारी कई स्रोतों में फैली हुई है, तो यह जानना मुश्किल हो जाता है कि किस पर भरोसा किया जाए। एक बार जब आप अपनी सभी परियोजना जानकारी जुटा लेते हैं, तो आप अपनी परियोजना के बारे में Slack, ईमेल या किसी अन्य मेसजिंग के माध्यम से संवाद कर सकते हैं। बस यह सुनिश्चित करें कि आपका एकल सत्य किसी भी परियोजना अपडेट के साथ अद्यतित रहे। यह एक स्थान को परियोजना जानकारी के लिए विश्वसनीय स्रोत के रूप में स्थापित करता है। आप स्टेकहोल्डर्स को पुनरावृत्त प्रश्न पूछने और विषय विशेषज्ञों पर अतिरिक्त दबाव को कम करेंगे। 

परियोजना संचार योजना को कैसे प्रारूपित करें

अपने परियोजना प्रबंधन संचार योजना में स्पष्ट और संक्षिप्त भाषा का उपयोग करें। एक टेम्पलेट आपकी संचार को सुसंगत रखने में मदद करेगा और आपकी परियोजना को ट्रैक पर रखेगा। 

आपकी परियोजना संचार योजना टेम्पलेट को उस दिनांक से शुरू करना चाहिए जिस दिन अद्यतन की घोषणा की जा रही है। इसका पालन करें सामान्य स्थिति अद्यतनों या प्रत्येक टीम सदस्य के अद्यतनों के लिए व्यक्तिगत अनुभागों के साथ। इस अनुभाग को इस तरह हेडर और उप-हेडर में विभाजित करें जो आपकी परियोजना और टीम के लिए सबसे अधिक समझ में आता हो। 

इससे नीचे टीम की प्रशंसा के लिए एक अनुभाग जोड़ने पर विचार करें। आप पहले से जानते हैं कि आप प्रतिभाशाली व्यक्तियों की एक टीम के साथ काम कर रहे हैं, तो हाल ही में विशेष रूप से अच्छा काम करने वालों को क्यों नहीं चमकाते? विशिष्ट उपलब्धियों, स्थानों को चिन्हित करें जहाँ स्टेकहोल्डर्स ने उत्कृष्टता दिखाई, और रचनात्मक विचार जो परियोजना को ऊंचा उठाते हैं। 

परियोजना संचार योजना को समाप्त करें एक अनुभाग के साथ जो बताता है कि स्टेकहोल्डर्स को आगे क्या होने की उम्मीद करनी चाहिए। परियोजना के आगामी चरण का दस्तावेजीकरण करें, जिसमें कार्य, मील के पत्थर और जो भी आवश्यक समझें। 

एक परियोजना प्रबंधन संचार योजना क्यों महत्वपूर्ण है?

एक परियोजना प्रबंधन संचार योजना होने के क्या लाभ हैं? पहले से ही, स्पष्ट संचार हर परियोजना की धुरी है। गलत संचार स्टेकहोल्डर्स को चूक गए बेंचमार्क और अवसरों की ओर ले जाता है। आपने आखिरी बार कब बिना नियमित संवाद के कोई परियोजना सहजता से पूरी की? अवश्यम्भावी, संचार की कमी ऐसी बाधाएं उत्पन्न करती है जिनसे परियोजना संचार योजना के साथ रोका जा सकता है। 

एक परियोजना संचार योजना:

• यह निर्धारित करता है कि स्टेकहोल्डर्स को कब अपडेट प्राप्त होगा।
• प्रतिक्रिया के लिए एक अवसर प्रदान करता है 
• संभावित जोखिमों और मुद्दों से बचने में मदद करता है 
• टीमों में उत्पादकता बढ़ाता है 
  

एक परियोजना संचार योजना आपकी पूरी टीम को सूचित रखती है। यह प्रत्येक स्टेकहोल्डर को समान अपेक्षाएं देती है और परियोजना ज्ञान में अंतराल को हटाती है। यह पारदर्शिता को आमंत्रित करती है। आपकी परियोजना संचार योजना को आपकी परियोजना और टीम की आवश्यकताओं के अनुसार प्रारूपित किया जाना चाहिए। एक स्पष्ट, संक्षिप्त परियोजना संचार योजना आपके परियोजना प्रबंधन के लिए एक गेम-चेंजर हो सकता है।