How to Write a Project Plan in 9 Simple Steps [+ Templates]

किसी भी महान प्रोजेक्ट की सफलता एक योजना के साथ शुरू होती है। जैसे कि एक प्रसिद्ध संस्थापक ने कहा, "यदि आप योजना बनाने में असफल रहते हैं, तो आप विफलता की योजना बना रहे हैं।"

एक प्रोजेक्ट योजना प्रोजेक्ट के हर चरण के लिए मंच तैयार करती है। किसके लिए कौन सी जिम्मेदारी है? लक्ष्य और उद्देश्य क्या हैं? प्रगति को मापने के लिए कौन-कौन से मापदंड का उपयोग किया जा रहा है? प्रोजेक्ट योजना निवेशकों, टीमों और प्रोजेक्ट प्रबंधकों को प्रोजेक्ट को पूरा करने में सुनिश्चित करने का एक अनिवार्य भाग है। स्पष्ट लक्ष्यों की कमी लगभग 37% प्रोजेक्ट को असफल बनाती है।

पर्याप्त योजना को छोड़ना प्रोजेक्ट की मजबूती को खतरे में डालता है। हर प्रोजेक्ट, बड़ा या छोटा, को एक प्रोजेक्ट योजना टेम्पलेट का उपयोग करना चाहिए। अपने प्रोजेक्ट योजना टेम्पलेट को सभी प्रोजेक्ट जानकारी और संसाधनों के लिए एक स्थान के रूप में सोचें। अपने प्रोजेक्ट को व्यवस्थित रखकर, आप भ्रम और चूक की संभावना को समाप्त कर देते हैं।

प्रोजेक्ट के अंत में, आपको पहले दिन से संगठित रहने के लिए खुद को धन्यवाद देना होगा। आओ देखें कि प्रोजेक्ट प्रबंधन योजना विकसित की जाए।

एक प्रोजेक्ट योजना क्या है?

एक प्रोजेक्ट योजना आपके प्रोजेक्ट के खंडों को छोटे हिस्सों में विभाजित करती है। यह एक औपचारिक दस्तावेज है जो प्रोजेक्ट के लिए अपेक्षाएँ और प्रक्रियाओं का वर्णन करता है। यह एक ऐसा स्थान है जहाँ टीम के सदस्य तेजी से अपने सवालों के जवाब पा सकते हैं। प्रोजेक्ट प्रदर्शन मापदंड, कार्य सारांश, और लगातार अपडेट सभी इस दस्तावेज़ या दस्तावेज़ों की श्रृंखला में शामिल हो सकते हैं।

प्रोजेक्ट प्रबंधक नियमित रूप से प्रोजेक्ट योजना की स्थिति की जाँच कर सकते हैं, टीम के सदस्यों को "जोखिम में" क्षेत्रों के बारे में सूचित कर सकते हैं, और प्रोजेक्ट भागीदारों को छोटे जीत की सूचना दे सकते हैं। वे प्रोजेक्ट के बाद दस्तावेज़ की समीक्षा भी कर सकते हैं ताकि इसकी ताकत और कमजोरियों का आकलन किया जा सके और भविष्य की परियोजनाओं के लिए सुधार की आवश्यकता का पता चल सके।

अपने प्रोजेक्ट योजना को एक रोड ट्रिप यात्रा कार्यक्रम के रूप में सोचें। जब आप एक सड़क यात्रा की योजना बना रहे हैं, तो आप उन स्थलों को नोट कर रहे हैं जिन्हें आप देखना चाहते हैं, ठहरने के स्थान, और जहां आप गैस भर सकते हैं। सरल शब्दों में, आपको यह जानने की आवश्यकता है कि आप क्या करना चाहते हैं और इसे सुनिश्चित करना चाहते हैं।

एक प्रोजेक्ट योजना के 5 चरण क्या हैं?

जब आप अपनी प्रोजेक्ट योजना बनाने में गोता लगाते हैं, तो आपको शुरू करने में मदद करने के लिए 5 प्रारंभिक चरण हैं। ध्यान रखें कि हर प्रोजेक्ट, टीम, और कंपनी थोड़ी अलग होती है। योजना को सबसे अधिक समझ में आने तक आवश्यकतानुसार अनुभागों या चरणों को संशोधित, जोड़ें या हटाएँ।

1. संकोच और प्रारंभ

आपकी प्रोजेक्ट योजना विकसित करने का पहला चरण है जहाँ सभी मंथन होता है। अपनी टीम को इकट्ठा करें या अपने विचारों को व्यक्तिगत रूप से प्राप्त करें ताकि विचारों की एक मास्टर सूची बनाई जा सके। अभी सभी उत्तर होने के बारे में चिंता न करें। इस चरण में आपका एकमात्र ध्यान इस बात पर होना चाहिए कि आप अपने प्रोजेक्ट को कहाँ लेकर जाना चाहते हैं।

2. परिभाषा और योजना बनाना

यहाँ आप थोड़ी अधिक बारीकी से जाएंगे। आपकी प्रोजेक्ट योजना की परिभाषा और योजना चरण लक्ष्यों, समयसीमा और प्रोजेक्ट की जिम्मेदारियों को स्थापित करती है। आप चाहते हैं कि हर महत्वपूर्ण व्यक्ति अपनी भूमिका और अपेक्षाएँ जानता हो। आप यह भी सुनिश्चित करना चाहेंगे कि सफलता को मापने के लिए स्पष्ट मापदंड स्थापित किए जाएं।

3. प्रोजेक्ट कार्यान्वयन

चरण तीन मजेदार भाग है: कार्यान्वयन। अब सभी मंथन और योजना को कार्य में डालने का समय है। यह सुनिश्चित करें कि प्रत्येक हितधारक परियोजना अपडेट, खोजों और चर्चाओं के लिए प्रोजेक्ट योजना टेम्पलेट का उपयोग करने के लिए जानता है। अच्छा संचार और प्रलेखन पूरे प्रोजेक्ट में हमेशा महत्वपूर्ण है, लेकिन विशेष रूप से इस चरण में।

4. प्रदर्शन और नियंत्रण

जब प्रोजेक्ट के प्रदर्शन पर नजर रखने का समय आएगा, तो आप योजना चरण में पहले स्पष्ट मापदंडों को स्थापित करने के लिए आभारी होंगे। प्रोजेक्ट की समीक्षा शुरुआत से अंत तक करें।

प्रो टिप: परियोजना के दौरान लगातार जांच करने पर विचार करें, अंत में एक अंतिम नज़र डालने के बजाय।

5. प्रोजेक्ट बंद करना

पहले, बधाई हो! यदि आप प्रोजेक्ट प्रक्रिया के इस चरण तक पहुँच गए हैं तो इसका मतलब है कि आपने सफलतापूर्वक प्रत्येक चरण में कार्य किया है और अब आपको अपने प्रयासों के लाभ उठाने को मिलते हैं। प्रोजेक्ट के प्रत्येक चरण की समीक्षा करें, यह आकलन करते हुए कि क्या काम किया और क्या नहीं। भविष्य में आप या अन्य टीमों के लिए संदर्भ के लिए अपनी योजना को संग्रहित करें। प्रोजेक्ट के अंत में, आपने जो कुछ सीखा है उसे दस्तावेजित करने के लिए एक पल निकालें। आप भविष्य की समान परियोजनाओं को मार्गदर्शन देने के लिए इस जानकारी का उपयोग कर सकते हैं।

एक प्रोजेक्ट योजना कैसे तैयार की जानी चाहिए?

अपनी प्रोजेक्ट योजना को प्रोजेक्ट के कार्यप्रवाह को अनुकरण करने के लिए स्वरूपित करें। प्रोजेक्ट को परिभाषित करके शुरू करें, इसके लक्ष्यों, हितधारकों और इसकी सफलता को कैसे मापा जाएगा। यह उतना विस्तृत या उच्च-स्तरीय हो सकता है जितना आप आवश्यक समझते हैं।

इसके बाद, प्रोजेक्ट चरणों में संक्रमण करें। यदि आपके पास कई टीमें एक साथ काम कर रही हैं, तो यहाँ अन्य टेम्पलेट्स पर लिंक करने का यह एक अच्छा स्थान है जो उन टीमों के लिए प्रोजेक्ट कार्यप्रवाह का वर्णन करते हैं। आपकी प्रोजेक्ट योजना का सबसे महत्वपूर्ण खंड "स्थिति" खंड है। यहाँ आप प्रोजेक्ट के लिए लगातार अपडेट कर सकते हैं। नई पहचानी गई प्रोजेक्ट तत्वों या सामान्य जानकारी के लिए विशिष्ट नोट छोड़ दें जो प्रोजेक्ट के दौरान उपयोगी हो सकती है।

एक सामान्य नियम के रूप में, अत्यधिक जानकारी को विवरण में न छोड़ें। जितनी अधिक जानकारी लोगों को पढ़ने और पचाने की आवश्यकता होती है, उतनी ही कम संभावना होती है कि वे प्रस्तावित सभी विवरणों को याद रखेंगे। केवल प्रोजेक्ट के हितधारकों को उनकी आवश्यकता की जानकारी दें ताकि वे प्रोजेक्ट में अपने कार्यों को सफलतापूर्वक पूरा कर सकें।

प्रोजेक्ट योजना कैसे लिखें

प्रोजेक्ट योजना लिखने के लिए बैठना डराने वाला हो सकता है। हम इसे समझते हैं। प्री-बिल्ट टेम्पलेट से शुरू करना इस प्रक्रिया को थोड़ी कम दमनकारी बनाने में मदद कर सकता है। अपना अद्वितीय प्रोजेक्ट प्रबंधन योजना लिखने के लिए इन चरणों का पालन करें:

1. व्यावसायिक औचित्य और हितधारक की आवश्यकताओं की पहचान करें

यह कदम आपके प्रोजेक्ट का "क्यों?" उत्तर देना चाहिए। यह प्रोजेक्ट आपकी कंपनी के समग्र व्यावसायिक लक्ष्यों में कहां फिट बैठता है? यह क्या हासिल करने की आवश्यकता है? यह सुनिश्चित करें कि प्रोजेक्ट के हितधारकों के साथ बात करने के लिए समय निकालें और उनके प्रोजेक्ट की आवश्यकताओं को समझें।

2. परियोजना के उद्देश्यों और लक्ष्यों का खाका बनाना

प्रोजेक्ट के stated उद्देश्यों और लक्ष्यों का निर्माण प्रोजेक्ट की पूरी अवधि के लिए एक अभिन्न संसाधन होगा। यह ऐसी जानकारी है जिसका आप संभवतः प्रोजेक्ट के चरणों के पूरा होने के समय बार-बार संदर्भित करेंगे। यह प्रोजेक्ट के "क्रियान्वयन" भाग के चरणों को सूचित करने में भी मदद करता है। परियोजना के उद्देश्यों और लक्ष्यों को पूरा करते समय इन कारकों पर विचार करें:

• परियोजना पद्धति/फ्रेमवर्क का निर्धारण करें
• डिलिवरेबल्स के लिए अपेक्षाएँ
• प्रमुख जोखिम और प्रतिकूल उपायों की पहचान करें
• मीलस्टोन सेट करें
• प्रोजेक्ट समयरेखा का सारांश तैयार करें
• प्रोजेक्ट पूरा करने के लिए आवश्यक संसाधनों का अनुमान लगाएँ

3. परियोजना का दायरा निर्धारित करें

आपकी प्रोजेक्ट योजना का यह हिस्सा प्रोजेक्ट के सभी पहलुओं का विस्तृत खाका शामिल करता है। संसाधन, समयसीमाएं, डिलिवरेबल्स, और अन्य संबंधित प्रलेख इस योजना टेम्पलेट के इस खंड में हैं। आप संभावित बाधाओं और मील स्टोन मार्करों की पहचान भी कर सकते हैं क्योंकि वे प्रोजेक्ट के अंश के रूप में या व्यक्तिगत कार्यों के रूप में संबंधित होते हैं। अपने दायरे का मार्गदर्शन करने के लिए नीचे दिए गए मार्कर्स का उपयोग करें।

परियोजना उद्देश्यों का संरेखण करें

जब आप प्रोजेक्ट उद्देश्यों के साथ शुरू करते हैं, तो आप प्रोजेक्ट चरणों को अधिक आसानी से निर्धारित कर सकते हैं। आपको यह स्पष्ट रूप से समझ में आता है कि प्रोजेक्ट का क्या मतलब है और जब आपकी टीम अपनी जिम्मेदारियों के माध्यम से कार्य करना शुरू करती है तो आप इसे स्पष्ट रूप से व्यक्त कर सकते हैं। यहाँ लक्ष्यों को सेट करने के लिए ढांचा है जिस पर आपकी पूरी संगठन का संदर्भ होता है।

प्रोजेक्ट लक्ष्यों को OKRs के साथ संरेखित करें

आपके OKRs आपके प्रोजेक्ट उद्देश और मुख्य परिणाम को चिह्नित करते हैं। अब जब आपने इन मापनीय लक्ष्यों को परिभाषित किया है, तो अब परियोजना मील का पत्थर निर्धारित करने का समय है ताकि आप इन लक्ष्यों को प्राप्त कर सकें। प्रत्येक उद्देश्य को छोटे हिस्सों में बांटें जिन्हें मापदंड दिए जा सकें। इन मील का पत्थर का उपयोग प्रोजेक्ट की सफलता का मूल्यांकन करने के लिए शुरुआती से अंत तक करें।

निर्धारित करें कि लक्ष्यों को कैसे मापा जाएगा

अब जब आपने अपने उद्देश्यों को अत्यधिक-विशिष्ट लक्ष्यों में विभाजित किया है, तो अब प्रत्येक लक्ष्य के लिए उपयोगी मापदंड सौंपने का समय है। आप जिन संख्याओं का उपयोग अपने प्रोजेक्ट की सफलता का निर्धारण करने के लिए करते हैं, वे भिन्न होंगी। चाहे यह वेबसाइट ट्रैफ़िक का प्रतिशत हो जो सोशल मीडिया से आता है या नए उत्पाद साइनअप की संख्या हो, आप ऐसे मापदंड चुन सकते हैं जो आपकी परियोजना की सफलता को दर्ज करने के लिए सबसे अच्छे से डिज़ाइन किए गए हों।

4. प्रोजेक्ट योजना बनाएं

अपने मापदंडों और उद्देश्यों को ध्यान में रखते हुए, अब प्रोजेक्ट योजना में गोता लगाने का समय है। यहाँ आप क्या आवश्यक है और कब परिभाषित करेंगे। यह एक समयरेखा स्थापित करने के लिए ढांचा है।

डिलिवरेबल्स का निर्धारण करें

आपके प्रोजेक्ट को सफल होने के लिए क्या चाहिए? आपके प्रोजेक्ट के डिलिवरेबल्स आंतरिक या बाह्य हितधारकों से आ सकते हैं। इनमें डिज़ाइन चित्र, प्रस्ताव, इंजीनियरिंग रिपोर्ट, प्रतियोगी विश्लेषण, या तकनीकी आकलन शामिल हो सकते हैं। भौतिक वस्तुओं से लेकर संख्या-आधारित लक्ष्यों तक सभी को आपके प्रोजेक्ट के संभावित डिलिवरेबल्स माने जाते हैं।

डिलिवरेबल्स के लिए प्रक्रिया पर अपेक्षाएँ सेट करें

उन टीमों या व्यक्तियों का नाम बताएं जो प्रोजेक्ट में शामिल होंगे। हितधारक के विशेषज्ञता के क्षेत्रों के आधार पर कार्य सौंपें। प्रोजेक्ट में शामिल प्रत्येक टीम के सदस्य या हितधारक के लिए अपेक्षाएँ तय करें। स्पष्ट संचार किसी भी प्रोजेक्ट की सफलता में महत्वपूर्ण है।

पूर्णता के लिए आवश्यक कार्यों की पहचान करें

आपकी परियोजना में अतिरिक्त काम करने के लिए कोई जगह नहीं है, खासकर यदि आप एक संकीर्ण समय सीमा पर काम कर रहे हैं। प्रोजेक्ट के लिए अपेक्षित डिलिवरेबल्स की एक सूची के साथ, आप इन डिलिवरेबल्स को पूरा करने के क्रम का संक्षिप्त रूप देंगे। यदि प्रत्येक डिलिवरेबल के लिए विशिष्ट आवश्यकताएँ हैं, तो सुनिश्चित करें कि इसे उन व्यक्ति को संप्रेषित किया गया है जो इसके लिए जिम्मेदार हैं।

एक संचार योजना बनाएं

प्रोजेक्ट के क्रियान्वयन पार्टी संपर्क में कैसे बने रहेंगे? क्या आपकी टीम के लिए प्रोजेक्ट की स्थिति की जांच करने के लिए साप्ताहिक बैठकें करना बेहतर है या क्या आप सभी संचार को ऐक्रोनस रूप से करना चाहेंगे? आप यहां तक कि आपातकालीन आधार पर बैठकें करने पर विचार कर सकते हैं। आप अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में बड़े पैमाने पर संवाद कर सकते हैं या किसी सूचना अधिवासी को सूचनाएँ रिकॉर्ड करने और सवालों के जवाब देने के लिए भरोसा कर सकते हैं।

एक बदलाव प्रबंधन योजना बनाएं

एक परिवर्तन प्रबंधन योजना उस कंपनी के सटीक चरणों को रेखांकित करती है जो कार्यप्रवाह में बदलाव को सुगम बनाती है। किसी भी प्रोजेक्ट योजना में बदलाव चुनौतीपूर्ण हो सकता है। कार्यप्रवाह में अचानक बदलावों को स्वीकार करते समय इन परिवर्तनों को एक परिवर्तन प्रबंधन योजना में शामिल करना तनाव को कम करने में मदद कर सकता है।

5. परियोजना संसाधनों की पहचान करें और आवंटित करें

परियोजना शुरू होने से पहले, सुनिश्चित करें कि परियोजना सुचारू रूप से चलने के लिए क्या संसाधनों की आवश्यकता हो सकती है। क्या आपको अतिरिक्त आंतरिक दस्तावेज़ बनाने की आवश्यकता है? क्या आपकी कंपनी ने अतीत में समान परियोजनाएं पूरी की हैं जिन्हें आप संदर्भित कर सकते हैं? सुनिश्चित करें कि परियोजना में प्रत्येक प्रमुख व्यक्ति के पास अपना काम सही और समय पर पूरा करने के लिए आवश्यक चीजें हैं।

आवश्यक संसाधनों और संसाधनों की उपलब्धता का अनुमान लगाएं

क्या प्रक्रिया के कुछ चरणों के लिए विशिष्ट दस्तावेज़ों की आवश्यकता है? टीमों को अपनी परियोजना जिम्मेदारियों को पूरा करने के लिए कुछ सॉफ़्टवेयर या उपकरणों की आवश्यकता हो सकती है। अपने हितधारकों से संपर्क करें और पूछें कि उन्हें क्या आवश्यकता है। यदि आपको अपने बजट में नए उपकरण या संसाधन जोड़ने की आवश्यकता है, तो सुनिश्चित करें कि इन चीजों को परियोजना योजना प्रक्रिया के दौरान नोट किया जाए।

कार्य पूर्णता के लिए योगदान और निर्भरताओं की पहचान करें

परियोजना वर्कफ्लो के भीतर, कुछ कार्य हो सकते हैं जो अन्य कार्यों के पूरा होने पर निर्भर करते हैं। साथ ही, ऐसे स्थान हो सकते हैं जहां हितधारक बाधाओं का सामना करते हैं। अनपेक्षित समस्याओं के लिए विचार करें और उन्हें परियोजना योजना टेम्पलेट में नोट करें।

बजट के लिए एक लागत प्रबंधन योजना बनाएं

किसी भी परियोजना, लॉन्च, या पहल के रूप में, आपके पास बजट होना चाहिए। चाहे वह विज्ञापनों पर खर्च करना हो या काम आउटसोर्स करना, आपको परियोजना की आवश्यक वित्तीय जानकारी का विस्तृत सारांश होना चाहिए। जहां बजट को समायोजित किया जा सकता है, उसके बारे में ध्यान में रखें। यह परियोजना में देरी करने वाले अप्रत्याशित खर्च का सामना करने के जोखिम को कम करने में मदद करेगा।

6. एक परियोजना समयरेखा निर्धारित करें

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बड़े या छोटे, सभी परियोजनाओं और असाइनमेंट को समय सीमा की आवश्यकता होती है। जब किसी बड़े पैमाने पर परियोजना पर काम करते हैं, तो इसमें कई टीमें और हितधारक शामिल हो सकते हैं। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक व्यक्ति अपनी भूमिका को जानता है और सभी को परियोजना समयरेखा के बारे में सूचित करें।

गतिविधियों और कार्यों की अवधि निर्धारित करें

परियोजना के हितधारकों से संपर्क करें ताकि उनके कार्यभार और व्यक्तिगत समयरेखा का अंदाजा मिल सके कि यह आपके द्वारा स्थापित मास्टर समयरेखा के साथ मेल खाता है। परियोजना के प्रत्येक भाग के लिए जिम्मेदार लोग आमतौर पर उस क्षेत्र में विशेषज्ञ होते हैं। - वे सबसे अच्छे से जानेंगे कि परियोजना के एक भाग को पूरा करने में कितना समय लगता है।

परियोजना गतिविधियों और कार्यों के लिए शुरू और समाप्त होने की तारीखें सेट करें

इच्छित परियोजना समाप्ति तिथि चुनें और पीछे की ओर काम करें। यहां से, परियोजना गतिविधियों के लिए समाप्ति तिथियां सेट करें। यदि आपके दल के लिए एक विशिष्ट तिथि के बजाय एक तिथि सीमा निर्धारित करना बेहतर है, तो ऐसा करें।

निजी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों का प्रतिनिधित्व करें

निजी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों का प्रतिनिधित्व करना परियोजना प्रबंधक या प्रत्येक व्यक्तिगत टीम के भीतर से आ सकता है। एक बार जब आप संबंधित टीमों की पहचान कर लेते हैं, तो सुनिश्चित करें कि उन्होंने परियोजना में उनकी टीम के हिस्से के लिए जिम्मेदार विशेष व्यक्तियों को नामित किया है।

महत्वपूर्ण चरणों और मील के पत्थरों की पहचान करें

अपनी समग्र परियोजना को चरणों में विभाजित करें और इन चरणों को मील के पत्थरों के साथ चिह्नित करें। मील के पत्थरों को छोटे विजय के रूप में व्यवहार करें। यदि आप उन्हें समय पर तक पहुँचते हैं, तो इसका मतलब है कि आप सफलतापूर्वक परियोजना पूरी करने के रास्ते पर हैं।

एक परियोजना रोडमैप बनाएं

आपका परियोजना रोडमैप आपकी समयरेखा है जिसमें थोड़ी अतिरिक्त जानकारी शामिल है। यह कैलेंडर, मील के पत्थरों की दिनांकित सूची, या आपके पसंद के परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में निर्मित कार्य बोर्ड के रूप में हो सकता है। यहाँ वह जानकारी है जो रोडमैप में होनी चाहिए:

• उद्देश्य
• परियोजना डिलिवरेबल्स
• मील के पत्थर और मुख्य समय सीमाएँ
• संसाधन

एक परियोजना प्रबंधन टूल में कार्य आयात करें

एक बार जब आप परियोजना समयरेखा बना लेते हैं, तो आपको उन सभी व्यक्तिगत कार्यों को सूचीबद्ध करने के लिए एक स्थान की आवश्यकता होती है जो इसके भीतर आते हैं। टेम्पलेट परियोजना की समयरेखा का उच्च स्तरीय दृश्य प्रदान करता है। इसे इस रूप में उपयोग करें जब आप अपने पसंद के परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में कार्यों को कार्यशील वस्तुओं में विभाजित करते हैं। संपूर्ण परियोजना के दौरान संदर्भ के लिए टेम्पलेट के लिए एक लिंक शामिल करने में संकोच न करें।

7. एक जोखिम आकलन करें

कोई भी अपने प्रोजेक्ट में गलतियाँ करने के तरीकों के बारे में सोचना पसंद नहीं करता। हालाँकि, यदि आप कहीं प्रक्रिया में समस्याओं का सामना करते हैं, तो सभी संभावनाओं पर विचार करने के लिए आप आभारी होंगे। जोखिम का आकलन करना आपको संभावित मुद्दों को परिभाषित करने और उन समस्याओं को पैदा होने से पहले हल करने की अनुमति देता है। इससे, आप अनपेक्षित समस्याओं के समाधान के लिए सब कुछ रोकने में जोखिम को कम करते हैं।

एक जोखिम प्रबंधन योजना बनाएं

आपकी जोखिम प्रबंधन योजना में परियोजना योजना में उन स्थानों का संदर्भ होना चाहिए जहाँ रुकावटें हो सकती हैं। शायद आप एक तीसरे पक्ष के विक्रेता के साथ कार्य कर रहे हैं जो कार्य को देर करके या आपसे अधिक संवाद की आवश्यकता हो सकती है। इस मामले में, इस विक्रेता के साथ सहयोग के लिए परियोजना योजना में अधिक समय बजट करें।

8. टीम और हितधारकों के साथ मिलें

अब जब आप अपनी परियोजना योजना के अंत के करीब हैं, तो यह हितधारकों के साथ मिलने का समय है, या तो एक समूह के रूप में या व्यक्तिगत रूप से, जिम्मेदारियों को स्पष्ट करने के लिए। यह भी मुख्य खिलाड़ियों के लिए किसी भी प्रश्न पूछने या सुझाव देने के लिए एक स्थान प्रदान करता है।

व्यक्तिगत भूमिकाओं, अपेक्षाएँ, और समय सीमाएँ संप्रेषित करें

हमने पहले इसे छुआ था, लेकिन हम फिर से इस पर लौट रहे हैं क्योंकि यह उतना ही महत्वपूर्ण है। संचार आपके परियोजना की सफलता के केंद्र में है। हितधारकों की अपेक्षाओं और आवश्यकताओं में पारदर्शिता भ्रम और छूटे हुए अवसरों को समाप्त करती है। यदि आप प्रत्येक व्यक्ति की भूमिकाएँ और जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से संप्रेषित करते हैं, तो आप सभी को सफलता के लिए व्यवस्थित कर रहे हैं।

9. प्रोजेक्ट का कार्यान्वयन करें

अंत में, योजना तैयार है। अब यह देखने का समय है कि आपकी कठिन संगठनात्मक मेहनत का परिणाम क्या है। इस बिंदु पर, अधिकांश परियोजना प्रबंधक परियोजना की निगरानी कर रहे हैं, हितधारकों के साथ संपर्क में हैं, और सुनिश्चित कर रहे हैं कि मुख्य मेट्रिक्स को रिकॉर्ड किया जा रहा है।

परियोजना जीवन चक्र के दौरान प्रदर्शन की निगरानी करें

जैसे ही आप परियोजना के प्रदर्शन की निगरानी करते हैं, आप आवश्यकतानुसार मैट्रिक्स या कार्यप्रवाह में समायोजन कर सकते हैं। नियमित चेक-इन से हितधारकों को प्रदर्शन अपडेट प्रदान करने का अवसर मिलता है। सुनिश्चित करने के साथ-साथ, सकारात्मक फीडबैक देखने से टीम का मनोबल भी बढ़ सकता है।

प्रयासों और लागतों को ट्रैक करने के लिए रिपोर्टिंग का उपयोग करें

परियोजना के दौरान अपने बजट को ध्यान में रखें। जब आप प्रदर्शन मैट्रिक्स पर नियमित चेक-इन करते हैं, तो बजट पर एक त्वरित नज़र डालने पर विचार करें। फिर से, विशेष रूप से बजट की नियमित स्थिति की समीक्षाएं, बड़ी बाधाओं को रोकने में मदद करती हैं।

ज़रूरत पड़ने पर परियोजना की आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलन करने के लिए परिवर्तन प्रबंधन योजना का उपयोग करें

आपकी परियोजना योजना जगह में है और यह सुचारू रूप से चल रही है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आप किसी भी बाधाओं का सामना नहीं करेंगे जो समायोजन की आवश्यकता हो सकती है। यदि ऐसा होता है, तो अपनी परिवर्तन प्रबंधन योजना से परामर्श करें। यह हिचकिचाहट होने पर एक अद्भुत उपकरण साबित हो सकता है। आपकी सभी परियोजना की बुनियाद पूरी हो गई है।

परियोजना योजना उदाहरण

प्रोजेक्ट योजना उदाहरण

देखें कि पेटडेस्क नए सुविधाओं को विचार से कार्यान्वयन तक कैसे ले जाता है।

परियोजना योजना टेम्पलेट के लाभ क्या हैं?

परियोजना के लक्ष्य उस मीट्रिक पर निर्भर करते हैं जो समय पर अपने काम को पूरा करने की उम्मीद से हितधारकों को पूरा करते हैं। गुरु पर, हम परियोजना प्रबंधन योजना प्रक्रिया को सुगम बनाने में मदद करने के लिए पूर्व-निर्मित टेम्पलेट का उपयोग करते हैं। हम उन्हें परियोजना और इसके लक्ष्यों का स्कोपिंग करने के लिए कूदने के बिन्दु के रूप में मानते हैं। यहां देखें कि अपने कार्यप्रवाह में परियोजना योजना टेम्पलेट को शामिल करने से प्रक्रिया को सरल बनाने में मदद मिल सकती है।

टेम्पलेट डिजाइन करने में कोई समय नहीं बिताना

आपका समय परियोजना की योजना बनाते समय बहुत मूल्यवान है। आपको अपने परियोजना का कार्यान्वयन सुनिश्चित करने के लिए रचनात्मक विचारों और समाधानों के लिए सबसे बड़ी मेहनत करनी चाहिए। एक टेम्पलेट से शुरू करने से आप अपने परियोजना प्रबंधन योजना टेम्पलेट को क्या दिखना चाहिए, यह तय करने में समय और मानसिक ऊर्जा खर्च करने से बच सकते हैं।

कंप्लीटली स्क्रैच से शुरू करने से बचें

खाली पृष्ठ सभी के लिए भयानक होता है। खुद से पूरी तरह से शुरू करना लगभग असंभव लग सकता है। अपने परियोजना का समयरेखा प्राप्त करने के लिए एक टेम्पलेट का उपयोग करें। जब आप परियोजना योजना टेम्पलेट से शुरू करते हैं, तो आपको बस खाली स्थान भरना होता है।

परियोजना के बारे में जानकारी का एकल स्रोत

सूचना को परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर, ई-मेल, आंतरिक संचार और अधिक में फैलाना एक फिसलन भरा slope है। अपनी परियोजना योजना को सत्य के एकल स्रोत के रूप में मानें। यह सभी जानकारी और अद्यतन रखता है जो हितधारकों को परियोजना के दायरे का अनुमान लगाने की आवश्यकता होती है। यदि एक टेम्पलेट पर्याप्त नहीं है, तो परियोजना के विभिन्न चरणों के लिए विभिन्न टेम्पलेट्स का उपयोग करें और उन्हें जोड़ें!

अपने व्यवसाय में परियोजना योजना को एकीकृत करने के लिए उपकरण

परियोजना योजना बनाने और साझा करने के कई तरीके हैं। हमारे परियोजना प्रबंधन योजना टेम्पलेट पूरी तरह से अनुकूलन योग्य हैं, ताकि आप अपनी परियोजना के बारे में सभी महत्वपूर्ण जानकारी अपनी टीम के साथ साझा कर सकें, चाहे वे कहीं पर भी काम कर रहे हों। पारस्परिक रूप से सहयोग करें, ज्ञान फैलाएं, और जल्दी से जानकारी और प्रक्रियाओं का आदान-प्रदान करके अपने लक्ष्यों को प्राप्त करें।

गुरु आपके पसंदीदा परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के साथ आसानी से एकीकृत होता है ताकि आपके पास सब कुछ एक स्थान पर हो।