How to Write A Communication Plan in 9 Steps + Free Templates

Anda baru saja meluncurkan produk baru, setelah lima tahun membangun prototipe, menguji, dan memastikan produk siap untuk pasar. Namun, peluncuran tidak berjalan sesuai rencana. Dalam minggu pertama rilis, pelanggan yang marah menghubungi layanan pelanggan Anda untuk mengeluh tentang produk yang cacat yang telah menjadi bahaya kebakaran. 

Untungnya, tim komunikasi Anda sudah memiliki rencana komunikasi untuk skenario ini. Mereka memulai kampanye dengan cepat untuk mengatasi masalah keamanan, membangun kembali kepercayaan dengan konsumen dan tetap meluncurkan produk (setelah pembaruan) dengan sukses besar.

Namun, rencana komunikasi tidak hanya untuk memadamkan kebakaran. Ini juga berguna saat meluncurkan produk baru atau merilis pembaruan penting. Ini memastikan Anda mendapatkan visibilitas maksimal dari audiens target Anda.

Secara internal, rencana komunikasi sangat penting untuk menjaga agar pemangku kepentingan dan anggota tim berada di halaman yang sama selama manajemen proyek. Rencana komunikasi juga menetapkan struktur sehingga karyawan dapat menemukan informasi saat mereka membutuhkannya dan menindaklanjuti jika mereka tidak bisa.

Dalam panduan ini, Anda akan belajar tentang manfaat menggunakan rencana komunikasi, cara menulisnya, dan detail yang perlu dimasukkan dalam rencana Anda. Kami juga menyertakan beberapa template yang dapat diunduh untuk menyederhanakan proses bagi Anda.

Apa itu rencana komunikasi? 

Rencana komunikasi adalah strategi komprehensif yang memungkinkan Anda menyampaikan informasi kepada audiens Anda dan menghasilkan hasil bisnis yang positif. 

Rencana komunikasi membantu Anda mengidentifikasi kebutuhan, memprioritaskan anggaran, menyusun jadwal, dan menyesuaikan metode komunikasi sesuai dengan audiens. Ini memastikan bahwa setiap pesan dari organisasi Anda konsisten di semua saluran dan diterima oleh audiens target yang tepat. 

Sementara sebagian besar orang mengaitkan rencana komunikasi dengan manajemen krisis, mereka juga dapat digunakan untuk meluncurkan produk baru atau mengusulkan inisiatif baru.

Rencana komunikasi menjelaskan:

• Siapa yang ingin Anda jangkau
• Bagaimana Anda akan mempresentasikan merek Anda
• Pesan yang ingin Anda komunikasikan
• Saluran untuk komunikasi

Ketika Anda menggunakan struktur ini untuk membangun rencana komunikasi, Anda akan memiliki pesan yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan organisasi Anda. 

Apa itu rencana komunikasi dalam manajemen proyek? 

Rencana komunikasi dalam manajemen proyek menguraikan bagaimana Anda akan mengkomunikasikan informasi penting tentang proyek yang sedang berlangsung kepada pemangku kepentingan utama. Rencana komunikasi menentukan kapan anggota tim harus membagikan pembaruan proyek, dan dengan siapa mereka harus membagikan pembaruan tersebut. 

Rencana komunikasi manajemen proyek bukanlah rencana PR. Ini tidak membantu Anda mengidentifikasi audiens Anda, menyesuaikan media sosial atau menetapkan pesan untuk segmen audiens Anda. Sebaliknya, pertimbangkan untuk menggunakan strategi bisnis atau perencana media sosial untuk tujuan ini.

Anggota tim harus menggunakan rencana komunikasi untuk menjawab pertanyaan proyek ini:

• Bagaimana kita berkomunikasi dengan pemangku kepentingan proyek?
• Apa yang digunakan setiap saluran?
• Apakah kita berkomunikasi secara asinkron atau sinkron?
• Siapa manajer proyek?
• Siapa yang ada di tim proyek, dan apa peran mereka?
• Seberapa sering kita akan membagikan detail proyek yang penting kepada pemangku kepentingan?

Apa pentingnya rencana komunikasi?

Meningkatkan kolaborasi dan produktivitas

Pekerja pengetahuan saat ini menghabiskan 60% dari waktu mereka mengejar persetujuan, mencari dokumen, beralih antara aplikasi, dan melakukan tugas lain di luar fungsi pekerjaan inti mereka. Ini sebagian besar terjadi ketika karyawan tidak tahu di mana informasi dibagikan. Karena itu, mereka membuang-buang waktu meminta informasi kepada rekan kerja.

Dengan meningkatnya tim yang terdistribusi atau jarak jauh, mudah untuk merasa nyaman dengan komunikasi. Manajer mengirim email setelah jam kerja, informasi tidak terpusat dan karyawan tidak yakin kapan atau bagaimana berkomunikasi. Memastikan keamanan dan legitimasi komunikasi email Anda dengan pemeriksa catatan SPF menjadi penting.

Kolaborasi tim yang efektif tidak terjadi secara alami. Ini adalah keterampilan yang dibangun tim Anda. Salah satu aspek penting dari kolaborasi tim yang efektif adalah menjelaskan bagaimana tim Anda berkomunikasi. 

Dengan rencana komunikasi, anggota tim tahu di mana, kapan, dan apa yang perlu dikomunikasikan. Anda juga memperjelas konvensi untuk "Jangan ganggu" atau menunda pemberitahuan di platform seperti Slack. Memberikan pedoman menghilangkan kendala untuk akses komunikasi dan kolaborasi antara tim. Anggota tim menjadi lebih percaya diri mengirim pesan dan berbagi ide ketika mereka tahu di mana untuk berkomunikasi dan pada waktu yang tepat.

Menciptakan transparansi

Transparansi adalah sejauh mana informasi tersedia dan dibagikan kepada karyawan, manajer, dan pemangku kepentingan dalam organisasi. Karyawan dapat memvisualisasikan gambaran yang lebih besar dan memahami bagaimana kontribusi mereka membuat perbedaan ketika informasi tersedia.

Transparansi sangat penting untuk berbagi pengetahuan, membangun kepercayaan, dan menjaga karyawan tetap terinformasi dengan informasi yang terverifikasi.

Bahkan ketika informasi tidak selalu positif, komunikasi yang transparan membantu karyawan menyesuaikan diri dengan perubahan dan terus bekerja lebih cerdas.

Meminimalkan kesalahpahaman dan pekerjaan yang berulang di antara anggota tim

Rencana komunikasi meminimalkan kebingungan dan kesalahpahaman melalui proses yang terdokumentasi. Akibatnya, tim Anda memiliki kejelasan tentang di mana informasi berada dan siapa yang harus diajak bertanya ketika menghadapi kesulitan. Mereka lebih efisien dan kurang frustrasi, yang mengarah pada tenaga kerja yang bahagia dan pendapatan yang lebih tinggi bagi perusahaan Anda.

Memastikan orang yang tepat menerima pesan Anda

Tidak ada yang lebih membingungkan daripada mendengar kata-kata, "Saya tidak tahu," atau diberitahu untuk meminta orang berikutnya untuk menjawab pertanyaan Anda. Rencana komunikasi yang baik menjelaskan siapa yang menerima pesan dan bagaimana proses komunikasi bekerja. 

Dalam lingkungan ini, anggota tim Anda tahu kepada siapa harus bertanya, dan mereka yang seharusnya memiliki jawaban dilengkapi dengan informasi yang benar.

Bagaimana cara menulis rencana komunikasi?

1. Audit bahan komunikasi Anda saat ini 

Langkah-langkah yang harus diikuti saat melakukan audit termasuk:

• Sebelum Anda menulis rencana komunikasi Anda, buat dasar yang kuat. Lakukan inventaris semua bahan komunikasi yang ada.
• Cari pola dalam komunikasi Anda yang lalu dan sekarang. Cari pesan yang mendapatkan hasil terbaik atau terburuk. Catat perubahan gaya komunikasi seiring waktu dan bagaimana mereka mempengaruhi hasil.
• Tanya manajer tim dan karyawan seberapa efektif mereka berpikir rencana komunikasi saat ini. Gunakan metode riset kualitatif seperti alat survei, wawancara, dan kelompok fokus untuk mengumpulkan umpan balik. Untuk survei, Anda dapat menggunakan Typeform di Guru untuk membuat kuis interaktif dan dengan cepat mengumpulkan umpan balik.
• Gunakan analisis SWOT untuk menyoroti kelemahan, kekuatan, ancaman, dan peluang dalam komunikasi Anda. Faktor-faktor apa yang merugikan komunikasi Anda, dan apa yang dapat membantu strategi Anda?

2. Tetapkan tujuan SMART berdasarkan hasil audit 

Setelah audit, gunakan hasilnya untuk menetapkan tujuan yang dapat dicapai untuk rencana komunikasi. Tujuan SMART Anda harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan tepat waktu. 

Contohnya, tim HR menulis rencana komunikasi untuk merancang matriks pertumbuhan bagi karyawan yang tidak ingin menjadi manajer. Mereka perlu mengidentifikasi tujuan spesifik yang akan dicapai rencana tersebut, meskipun tidak dapat diukur. 

Tujuannya bisa untuk meningkatkan tingkat retensi karyawan sebesar 30% dalam enam bulan ke depan atau meningkatkan kepuasan karyawan dalam setahun ke depan. Anda dapat menggunakan rencana komunikasi untuk mengusulkan tujuan ini kepada manajemen. 

3. Tentukan proposisi nilai unik Anda (USP) 

USP Anda adalah bagaimana Anda menunjukkan kepada pelanggan dan prospek fitur kunci yang membedakan Anda dari pesaing. Ini adalah solusi yang hanya ditawarkan merek Anda, dan pelanggan tidak dapat menemukannya di tempat lain.

Jawablah pertanyaan ini untuk mengidentifikasi USP Anda:

• Masalah apa yang saya selesaikan dengan layanan atau produk saya?
• Apa satu hal yang saya tawarkan yang tidak dimiliki pesaing?
• Apakah saya memiliki fitur khusus yang sulit untuk disalin?

Bingkai USP Anda untuk menunjukkan manfaat bagi pelanggan dan gunakan dalam template rencana komunikasi Anda. 

4. Kaitkan USP Anda dengan pernyataan misi

Selanjutnya, lanjutkan ke pernyataan misi Anda, yang harus mengkomunikasikan seluruh identitas merek Anda. 

Sebagai contoh, USP Tesla adalah membuat mobil ramah lingkungan, berkualitas tinggi, dan berkinerja tinggi. Mereka unik karena mereka tidak hanya menjual mobil tetapi teknologi inovatif. Ini terkait dengan pernyataan misi mereka untuk menciptakan mobil paling menarik di abad ke-21 dan memimpin transisi dunia ke kendaraan listrik.

Berikut adalah panduan komprehensif untuk menulis pernyataan misi dan visi.

5. Identifikasi audiens Anda

Menghubungkan dengan pelanggan ideal Anda memerlukan pemahaman mendalam tentang kebutuhan dan preferensi audiens Anda. Saat Anda ingin menjangkau sebanyak mungkin orang, pesan Anda memiliki dampak paling besar ketika disesuaikan untuk audiens tertentu. Penargetan juga memastikan bahwa Anda mendapatkan lebih banyak prospek berkualitas.

Jika Anda menulis rencana komunikasi untuk sebuah proyek, sangat penting untuk mengetahui audiens Anda. 

Siapa yang Anda tulis? 
Siapa saja pemangku kepentingan? 

‍

Contoh pemangku kepentingan termasuk investor, media, pejabat pemerintah, atau pelanggan. Jika Anda menulis untuk tim internal, buat dokumen komprehensif yang dapat dirujuk oleh karyawan di platform basis pengetahuan Anda. Pastikan Anda menyertakan informasi tentang siapa yang dapat dihubungi untuk pertanyaan lebih lanjut.

Jika audiens Anda mencakup pers dan outlet media, tulis siaran pers yang menjelaskan tujuan Anda kepada publik. Kami menyarankan untuk menggunakan template siaran pers yang merinci apa yang harus disampaikan tim PR.

Berikut beberapa tips untuk membantu Anda mengidentifikasi audiens target Anda:

• Gunakan alat survei seperti Typeform di Guru untuk mengumpulkan informasi tentang preferensi dan demografi.
• Google Analytics menyediakan informasi tentang perilaku pengguna di situs Anda serta data demografis seperti gender, usia, dan lokasi.
• Periksa pola di antara pengikut media sosial Anda. Apa kelompok usia dari sebagian besar pengikut Anda? Di mana mereka berada? Jenis konten apa yang mereka beri tanggapan? Jika Anda memiliki pengikut yang sedikit, Anda bisa mengintip kompetitor untuk melihat jenis audiens yang mereka tarik.

6. Gambarkan dan tulis rencana komunikasi Anda untuk setiap audiens 

Pada titik ini, Anda tahu segmen audiens yang berbeda dan tujuan untuk rencana komunikasi Anda. Saat Anda menyusun pesan untuk setiap kelompok audiens, gunakan pesan merek umum Anda sebagai dasar komunikasi. 

Mulailah dengan tabel untuk mengidentifikasi audiens, pesan yang perlu dipromosikan, dan saluran untuk mempromosikannya.

Ketika Anda memiliki garis besar umum, jawab pertanyaan ini:

• Apa informasi penting yang harus diketahui audiens?
• Kesalahpahaman apa yang saya klarifikasi?
• Nilai-nilai umum apa yang ada antara audiens dan merek saya?
• Bahasa apa yang akan membuat audiens merasa nyaman dan dipahami?

Tambahkan jawaban ke template rencana komunikasi Anda di bagian pesan kunci. Saat Anda menulis, undang perwakilan yang sudah bekerja dengan kelompok audiens tersebut untuk meningkatkan personalisasi dan akurasi pesan Anda. 

7. Tentukan saluran distribusi berdasarkan audiens Anda 

Saluran komunikasi yang Anda pilih tergantung di mana audiens Anda berada. 

Sebagai contoh, jika Anda berkomunikasi dengan pelanggan, Anda mungkin mengirimkan buletin atau siaran pers. Jika Anda berkomunikasi dengan audiens dingin, iklan berbayar mungkin bermanfaat. Dan jika Anda membuat rencana komunikasi untuk karyawan, menggunakan perangkat lunak manajemen pengetahuan Anda adalah cara terbaik untuk menyampaikan pesan Anda.

Saluran komunikasi yang populer termasuk:

• Pemasaran email untuk mengirimkan penawaran penjualan, buletin, dan pesan pemasaran
• Blog perusahaan Anda di mana Anda membagikan berita perusahaan dan informasi berguna kepada audiens target Anda
• Pesan teks untuk diskon, pengingat acara, dan pengumuman penjualan
• Materi cetak seperti surat langsung, pamflet, papan iklan, dan brosur
• Iklan podcast melalui podcast perusahaan Anda atau muncul sebagai tamu di podcast industri
• Iklan bayar per klik untuk menampilkan iklan Anda kepada pengguna yang menjelajahi internet
• Iklan tradisional seperti papan reklame, radio, dan iklan TV
• Media sosial untuk berinteraksi dengan audiens Anda
• Platform intranet di mana Anda dapat membagikan konten dengan karyawan, mitra, vendor, dan pemangku kepentingan lainnya

8. Buat matriks pesan

Matriks pesan adalah grafik yang menggabungkan audiens target Anda, masalah inti, pernyataan merek, dan saluran komunikasi. Ini memastikan bahwa rencana komunikasi Anda selalu selaras dengan proposisi nilai Anda. 

Sebagian besar organisasi memiliki beberapa audiens dengan kebutuhan berbeda yang diselesaikan oleh produk Anda. Anda membutuhkan pesan unik, kampanye pemasaran, dan saluran distribusi untuk setiap audiens. Matriks pesan Anda memberikan gambaran tentang bagaimana pesan Anda akan disesuaikan dengan setiap audiens dan saluran.

9. Ukur hasil berdasarkan metrik keberhasilan yang telah ditetapkan

Saat Anda menjalankan rencana komunikasi Anda, ukur hasil secara berkala. Beberapa proyek, seperti pemasaran media sosial, memiliki hasil yang terukur. Lainnya, seperti meningkatkan kepuasan karyawan, mungkin memiliki penyelesaian tujuan yang abstrak berdasarkan sentimen merek.

Catat apa yang berhasil dan area untuk perbaikan. Jika Anda tidak mencapai tujuan Anda, mungkin coba perpanjang jangka waktu atau ubah tujuan Anda agar lebih dapat dicapai. 

Apa saja komponen dari rencana komunikasi?

1. Tujuan dari rencana komunikasi

Tujuan dari rencana komunikasi Anda harus menjawab pertanyaan ini:

• Siapa yang saya jangkau?
• Mengapa saya perlu menjangkau mereka?
• Apa yang akan saya katakan?
• Saluran apa yang akan saya gunakan untuk menyampaikan pesan saya?
• Kapan waktu terbaik untuk menyampaikan pesan ini agar memberikan dampak terbesar?

2. Audiens target Anda

Untuk rencana komunikasi berbasis proyek, sasar komunikasi ke pemangku kepentingan. Departemen atau individu mana yang akan terpengaruh oleh rencana komunikasi? Informasi apa yang harus mereka ketahui tentang proyek tersebut?

Audiens berbeda dan mungkin termasuk karyawan, pelanggan, atau media. Gunakan peta audiens untuk membagi audiens Anda dan membuat pesan unik untuk setiap audiens.

3. Pesan tersebut

Pikirkan tujuan akhir saat menulis pesan. Apa tindakan yang ingin Anda lakukan supaya audiens lakukan sebagai hasil dari rencana komunikasi? Mulailah dengan tujuan di awal. 

Jawab pertanyaan-pertanyaan ini dalam pesan Anda:

• Mengapa kita melakukan ini?
• Bagaimana ini sesuai dengan misi keseluruhan kita?
• Apa yang akan berubah setelah rencana komunikasi?

Mengadopsi empati membantu Anda memahami apa yang perlu didengar audiens Anda. Pesan harus sederhana, konsisten, akurat, dan jelas.

4. Waktu

Waktu sangat penting untuk kesuksesan dan efektivitas rencana komunikasi Anda. Komunikasi terbaik terjadi seiring waktu, tidak langsung. 

Orang memiliki rentang perhatian yang pendek dan waktu yang terbatas. Anda mungkin perlu berkomunikasi secara berulang untuk memperkuat pesan kunci dan tetap diingat oleh audiens target Anda. Anda juga perlu rencana komunikasi kedua untuk melindungi Anda dari kejadian tak terduga yang terjadi di kemudian hari.

5. Metode pengiriman

Strategi komunikasi Anda membangun landasan bagi aktivitas jangkauan Anda. Ini termasuk pesan yang akan disampaikan dan saluran untuk setiap pesan. 

Sebagai contoh, jika Anda berkomunikasi dengan audiens profesional, LinkedIn dan Twitter mungkin lebih efektif daripada Instagram atau TikTok, yang (secara umum) untuk penggunaan yang lebih santai.

6. Penyampai

Jika Anda memiliki tim komunikasi internal, mereka harus menangani pembuatan dan pelaksanaan rencana komunikasi untuk audiens internal dan eksternal. Namun, tim PR dan HR harus bekerja sama dalam komunikasi yang ditujukan untuk internal yang mungkin mempengaruhi karyawan.

Komunikator yang hebat biasanya cenderung:

• Pendengar yang hebat
• Sumber tepercaya yang mampu terhubung dengan audiens dingin
• Memperhatikan untuk mengajukan pertanyaan yang tepat untuk mengumpulkan informasi yang berarti

7. Tindak lanjut

Komunikasi yang efektif lebih dari sekadar berbagi informasi. Ini memerlukan tindak lanjut untuk memastikan bahwa orang yang tepat melihat data dan memberikan umpan balik untuk memperbaiki komunikasi di masa mendatang.

Apakah mereka membaca dan memahami pesan tersebut? Apakah mereka akan mengambil tindakan yang diinginkan? Apa yang terjadi jika mereka tidak membaca pesan tersebut?

Ingin tahu apakah karyawan Anda telah membaca informasi penting yang Anda bagikan? Gunakan data tingkat kartu Guru untuk membagikan informasi kepada tim dan karyawan tertentu dalam organisasi Anda. Guru memudahkan karyawan untuk mengonsumsi informasi dengan ritme mereka sendiri dan memungkinkan Anda melacak apa yang telah mereka baca. Jika mereka belum membaca Kartu, Anda dapat mengirim tindak lanjut dan mengingatkan mereka.

8. Siapa yang bertanggung jawab?

Tunjuk seorang koordinator komunikasi untuk mengelola pembuatan dan pelaksanaan rencana komunikasi. Meskipun peran ini sering jatuh pada manajer proyek atau kepala departemen, lebih bijaksana untuk menunjuk seseorang dengan tanggung jawab lebih sedikit yang dapat mendengarkan di mana komunikasi diperlukan, menemukan apa yang kurang, dan menyelesaikan kebangkitan komunikasi ketika terjadi. Manajer atau pimpinan tim sudah memiliki banyak pekerjaan, jadi komunikasi mungkin terabaikan. 

Tanyakan kepada rekan-rekan dari departemen yang relevan untuk membuat daftar tantangan yang mungkin timbul selama pelaksanaan rencana komunikasi. Sebagai contoh, tantangan apa yang mungkin ada untuk adopsi oleh tim internal? Saat Anda meluncurkan produk baru, apakah Anda memprediksi ada hambatan yang bisa menjadi mimpi buruk PR? Membuat daftar tantangan yang diharapkan dapat membantu Anda mempersiapkan rencana komunikasi untuk mengurangi masalah.

9. Ringkasan eksekutif 

ringkasan eksekutif adalah ikhtisar satu halaman dari rencana komunikasi Anda. Ini harus mencakup:

• Nilai inti
• Pesan kunci
• Pembedaan
• Tantangan yang Anda temukan selama rapat perencanaan
• Tujuan yang ingin Anda capai jika sumber daya menjadi tersedia tetapi saat ini tidak termasuk dalam rencana komunikasi
• Tujuan bisnis

Contoh rencana komunikasi

Rencana komunikasi pemasaran 

Rencana komunikasi pemasaran adalah strategi untuk membagikan informasi tentang produk atau layanan Anda kepada audiens target Anda. Ini memberikan fokus, sehingga Anda tahu apa yang perlu Anda katakan saat mempromosikan produk Anda kepada pelanggan Anda.

Rencana komunikasi pemasaran mencakup:

• Deskripsi pasar sasaran dan pelanggan ideal Anda
• Tujuan dan sasaran
• Analisis SWOT
• Garis waktu
• Usulan nilai unik Anda
• Strategi
• Masalah yang dihadapi audiens Anda
• Persimpangan antara titik rasa sakit tersebut dan solusi produk Anda
• Pesan Anda
• Saluran distribusi

Rencana komunikasi manajemen proyek

Rencana komunikasi manajemen proyek menjelaskan bagaimana Anda akan berkomunikasi informasi penting kepada pemangku kepentingan selama masa proyek. Ini juga menjaga tim Anda tetap di jalur saat berkolaborasi pada proyek, sehingga semua orang tahu apa yang harus mereka lakukan, siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas, dan kapan tugas tersebut harus diselesaikan.

Rencana komunikasi manajemen proyek harus mencakup:

• Tujuan proyek
• Detail pemangku kepentingan
• Jenis informasi yang harus dibagikan kepada pemangku kepentingan
• Saluran komunikasi
• Frekuensi komunikasi

Rencana komunikasi peluncuran produk

Rencana komunikasi peluncuran produk memastikan produk baru Anda mendapatkan visibilitas yang dibutuhkan untuk terhubung dengan audiens target Anda. Jika itu adalah pembaruan produk, ceritanya harus jelas menunjukkan pembedaan dari pesaing dan versi sebelumnya.

Segmentasikan rencana peluncuran produk menjadi lima fase:

1. Perencanaan
2. Pra-peluncuran
3. Kesiapan penjualan dan saluran
4. Hari peluncuran
5. Tindak lanjut pasca-peluncuran

Detail yang harus disertakan dalam rencana komunikasi peluncuran produk:

• Tujuan utama dari peluncuran produk
• Audiens target Anda
• Pernyataan posisi
• Masalah yang diselesaikan oleh produk Anda
• Deskripsi produk
• KPI
• Kegiatan kunci dan jadwal untuk setiap kegiatan yang akan dilakukan
• Kampanye kesadaran

Rencana komunikasi internal

Ketika dipraktikkan dengan benar, komunikasi internal seharusnya mendorong kolaborasi dan percakapan yang efisien antara karyawan dalam suatu organisasi. Ini melibatkan memproduksi dan berbagi pesan, serta memfasilitasi dialog sehat dengan karyawan. 

Komunikasi internal yang baik memastikan karyawan tidak pernah mendengar kata-kata "tidak ada yang memberitahu saya." Ini adalah pengalaman yang mengecewakan di organisasi dari semua ukuran di mana informasi tidak sampai ke orang yang tepat, diabaikan, atau hilang dalam perjalanan.

Rencana komunikasi internal membekali organisasi Anda untuk mengelola dampak yang semakin besar dari lingkungan kerja modern.

Sertakan rincian berikut dalam rencana komunikasi internal:

• Persona audiens
• Tujuan SMART
• Metrik kunci untuk dilacak
• Jadwal untuk mencapai tujuan dan sasaran
• Proses persetujuan
• Alat komunikasi internal
• Evaluasi

Rencana komunikasi manajemen perubahan 

Perubahan sulit diterima oleh semua orang. Rencana manajemen perubahan merangkum semua rencana strategis, proses, dan alat untuk menyampaikan perubahan organisasi dan membantu karyawan beradaptasi dengan perubahan ini. 

Jika dilakukan dengan benar, rencana manajemen perubahan mengurangi risiko perubahan organisasi yang tidak berhasil jika ada restrukturisasi, pindah ke lokasi baru, atau memperbarui proses. Ini adalah satu-satunya cara untuk mendapatkan dukungan dari karyawan tanpa membuat mereka tersinggung.

65% manajer senior yang disurvei oleh Robert Half percaya bahwa komunikasi adalah elemen paling penting untuk memimpin tim melalui perubahan dengan sukses. Sayangnya, 70% inisiatif perubahan organisasi tidak berhasil karena komunikasi yang tidak efektif. 

Detail yang harus disertakan dalam rencana komunikasi manajemen perubahan:

• Nama proyek perubahan
• Pemilik proyek
• Pemangku kepentingan untuk setiap komunikasi
• Alasan untuk komunikasi
• Deskripsi komunikasi yang diperlukan
• Metode komunikasi
• Pesan kunci
• Jadwal

Hubungan publik dan karyawan yang baik dimulai dengan rencana komunikasi

Tanpa struktur untuk komunikasi, Anda tidak dapat terhubung dengan audiens target Anda atau berkolaborasi secara efisien. Rencana komunikasi memastikan bahwa Anda tetap siap ketika krisis terjadi. Secara internal, Anda menyebarkan informasi dengan baik saat membuat keputusan bisnis, atau melakukan perubahan besar. Secara eksternal, Anda mengendalikan narasi Anda untuk membentuk persepsi publik tentang merek dan tawaran Anda.

Guru adalah perangkat lunak komunikasi internal yang melengkapi komunikasi karyawan dengan informasi yang diverifikasi oleh ahli. Dengan Guru, karyawan Anda memiliki akses ke informasi ketika mereka membutuhkannya, sehingga mereka tidak pernah merasa terasing.

FAQ untuk template rencana komunikasi 

Apa yang termasuk dalam rencana komunikasi?

• Tujuan komunikasi
• Audiens yang ditargetkan
• Pesan kunci
• Rintangan yang diharapkan
• Metode penyampaian
• Ringkasan eksekutif

Bagaimana cara menulis rencana komunikasi?

1. Audit bahan komunikasi Anda saat ini
2. Tetapkan tujuan SMART
3. Identifikasi audiens Anda
4. Tentukan pernyataan misi Anda dan nilai unik
5. Tulis rencana komunikasi untuk setiap audiens target
6. Tentukan saluran distribusi
7. Laksanakan dan ukur hasilnya

Apa contoh rencana komunikasi?

Contoh rencana komunikasi termasuk:

• Rencana komunikasi manajemen perubahan
• Rencana komunikasi peluncuran produk
• Rencana komunikasi manajemen proyek
• Rencana komunikasi internal
• Rencana komunikasi pemasaran