Meeting Minutes: Templates and Examples
Gunakan template ini untuk menghemat waktu tim Anda, buat risalah rapat yang layak dibagikan, dan adakan rapat yang benar-benar dihargai orang.
Sebuah studi kerja jarak jauh baru oleh Guru dan Loom menemukan bahwa hampir setengah responden menemukan 40% atau lebih waktu mereka dalam panggilan video adalah “tidak produktif dan sia-sia.” Rapat memerlukan pembaruan. Jadilah orang yang membawa rapat yang luar biasa kepada tim Anda dengan template dan tips profesional ini.
Rapat! Momok kehidupan kerja. Alasan kita mengatakan “ini bisa jadi email.” Tapi kita tidak bisa menyingkirkan mereka karena ternyata... mereka sebenarnya berguna? Anda sebenarnya bisa menyelesaikan lebih banyak pekerjaan, lebih cepat, ketika semua orang berada di ruangan yang sama (secara virtual atau langsung) untuk membahas masalah terkini dan mencapai kesepakatan.
Sayangnya, kebanyakan karyawan merasa tertekan dengan rapat karena cenderung berlangsung tanpa keputusan konkret yang diambil. Penelitian baru dari Guru dan Loom menemukan hampir setengah dari orang merasa lebih dari 40% waktu yang dihabiskan dalam panggilan video adalah sia-sia. Itu terjadi ketika kita masuk ke rapat tanpa rencana dan tidak menggunakan template notulensi rapat untuk memandu diskusi dan menjaga semua orang tetap pada jalurnya.
Jadi, bagaimana Anda memastikan peserta tidak menyimpang tanpa terlalu ketat? Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara membuat rencana untuk rapat Anda, cara mengambil notulensi rapat dan menyimpannya dalam repositori pusat yang dapat diakses oleh semua orang.
Apa itu notulensi rapat?
Notulensi rapat adalah ringkasan resmi dari percakapan penting dan keputusan yang diambil selama rapat. Mereka juga disebut sebagai notulensi rapat (MOM).
Notulensi rapat adalah alat komunikasi internal yang penting yang membantu dalam cara berikut:
- Karyawan yang tidak dapat menghadiri rapat tetap terinformasi tentang pembaruan terbaru.
- Tindakan atau keputusan yang dicatat dalam notulensi dapat bertindak sebagai rencana untuk masa dekat, membantu tim Anda tetap fokus pada tujuan mereka.
- Dalam beberapa skenario, notulensi rapat memberikan perlindungan hukum bagi organisasi karena mereka adalah catatan resmi tentang bagaimana keputusan perusahaan dibuat dan oleh siapa.
Anda bisa menggunakan notulensi rapat untuk jenis rapat apapun, apakah itu antara karyawan dan pimpinan atau pemangku kepentingan eksternal.
Apa yang harus disertakan dalam notulensi rapat?
Detail dasar seperti nama, tanggal, waktu, dan lokasi
Di bagian atas notulensi rapat, sertakan informasi dasar seperti tempat rapat diadakan, kapan, dan daftar hadir. Menambahkan detail ini membantu Anda menemukan notulensi lebih cepat di masa depan.
Tujuan rapat
Tetapkan tujuan atau sasaran yang jelas untuk rapat. Ini tidak harus terperinci, tetapi harus memberikan tujuan yang jelas.
Misalnya, “Tinjau laporan keuangan untuk Juni” bisa menjadi tujuan rapat. Anda kemungkinan akan mendiskusikan banyak topik terkait selama rapat, seperti apa yang dibelanjakan tim Anda atau di mana mereka bisa menghemat sumber daya.
Agenda rapat
Agenda Anda mengacu pada poin-poin kunci yang akan dibahas selama rapat.
Item agenda rapat Anda harus dalam urutan berikut:
- Notulensi dari rapat sebelumnya
- Laporan/analisis
- Masalah mendesak atau yang sensitif terhadap waktu
- Tugas yang belum selesai, tujuan, dan poin pembicaraan dari rapat sebelumnya
- Diskusi umum
- Tujuan, tugas, atau item tindakan baru
Anda tidak harus mengikuti urutan ini secara ketat. Ini adalah titik awal untuk notulensi rapat Anda.
Item tindakan
Item tindakan adalah tugas atau kegiatan yang perlu dikerjakan setelah rapat. Beberapa item tindakan memiliki tenggat waktu yang ketat. Yang lain lebih samar, seperti “harus diselesaikan sebelum rapat berikutnya.”
Beberapa tips untuk membantu Anda saat menulis item tindakan Anda:
- Bersikaplah singkat dan jelas dalam mendefinisikan tindakan tersebut. “Tulis konten” adalah contoh yang buruk. Sebaliknya, gunakan “Tulis artikel tentang notulensi rapat.”
- Setiap item tindakan harus ditugaskan kepada peserta agar selesai.
- Jika item memiliki tanggal jatuh tempo, catat dengan jelas.
- Item tindakan Anda tidak perlu terperinci; yang ditugaskan dapat mencatat rincian.
- Tindak lanjuti item tindakan untuk memastikan mereka diselesaikan; tangani item yang tidak lengkap di rapat berikutnya.
Tanggal dan waktu rapat berikutnya
Menjelang akhir rapat, peserta harus memutuskan kapan dan di mana mengadakan rapat berikutnya.
Anda harus mencatat tanggal, waktu, dan tempat untuk rapat di masa depan dalam notulensi Anda. Hindari frasa seperti “seminggu dari sekarang” atau “Selasa depan.” Selalu gunakan tanggal dan waktu yang sebenarnya.
Dokumen yang harus disertakan sebagai bagian dari laporan
Dokumen apa pun yang relevan dengan rapat, seperti laporan dan presentasi, harus ditambahkan ke notulensi rapat.
Tim Anda dapat merujuk kembali ke dokumen ini jika diperlukan. Jika Anda menggunakan alat manajemen pengetahuan seperti Guru, Anda dapat dengan mudah menemukan dokumen ini dengan fungsi pencarian yang kuat.
Tips pro untuk rapat yang lebih baik
Sebelum rapat
Tentukan agenda untuk rapat
5 masalah utama dengan rapat termasuk:
- Pembaruan status
- Menyerempet topik
- Kurangnya persiapan
- Tidak ada hasil yang jelas
- Manajemen waktu
Agenda yang terdefinisi dengan baik mengurangi semua masalah ini dan membantu Anda menjalankan rapat yang efisien.
Agenda Anda secara eksplisit menguraikan poin utama yang akan dibahas selama rapat. Ini menjaga semua orang tetap pada jalurnya, menyoroti topik penting, dan mengurangi pemborosan waktu.
Harvard Business Review menyarankan untuk membingkai topik agenda sebagai pertanyaan dan mencantumkan topik yang paling penting terlebih dahulu. Agenda harus mencakup daftar peserta dan dokumen pendukung yang diperlukan untuk rapat.
Buat kerangka topik yang akan dibahas
Agenda Anda adalah gambaran singkat yang membantu Anda membuat kerangka terperinci untuk setiap item di bawah topik utama. Sebuah kerangka memudahkan mencatat informasi dan keputusan yang terkait dengan setiap item agenda.
Meskipun disarankan untuk menggunakan template notulensi rapat online, banyak orang masih menggunakan buku catatan. Jika Anda mencatat dengan tangan, sisakan ruang setelah setiap item untuk diisi selama rapat.
Bagikan poin pembicaraan dengan peserta sebelum rapat
Bagikan poin pembicaraan penting dengan semua peserta rapat sebelumnya untuk membantu mereka memahami apa yang diharapkan dari mereka sehingga mereka lebih siap. Dengan cara ini, diskusi menjadi lebih produktif.
Selama rapat
Gunakan template notulensi rapat
Sebuah taktik sederhana yang mempermudah pencatatan adalah menggunakan template notulensi rapat. Template adalah format yang telah ditentukan yang mempermudah Anda untuk membuat agenda dan menguraikan topik penting.
Pertimbangkan untuk menggunakan perangkat perekam
Karena rapat dapat bergerak melalui banyak topik dan keputusan dengan cepat, pertimbangkan untuk merekam rapat di ponsel atau perangkat perekam Anda. Rekaman dapat membantu Anda membuat notulensi rapat yang lebih akurat dan terperinci. Penting untuk memberi tahu peserta bahwa Anda merekam mereka sebelumnya.
Catat kehadiran
Pencatat harus datang lebih awal dari yang lain. Untuk rapat dewan, pencatat biasanya adalah sekretaris dewan. Untuk rapat tim, seorang koordinator proyek, asisten, atau peserta mana pun dapat menjadi pencatat.
Pencatat dapat mencentang setiap nama peserta saat mereka masuk ke ruangan atau panggilan video. Sebagai alternatif, Anda dapat mengedarkan daftar kehadiran sebelum rapat dimulai. Peserta dapat menandai nama mereka di daftar dan memperbaiki informasi jika diperlukan.
Ambil notulensi secara real-time
Menggunakan agenda Anda sebagai kerangka, catat poin-poin diskusi dan keputusan saat mereka terjadi secara real-time. Ketika informasi masih segar dalam pikiran Anda, itu memungkinkan pencatatan notulensi yang lebih baik.
Tambahkan konteks agar mudah dipahami
Ciptakan keseimbangan antara langsung menuju ke pokok permasalahan dan menambahkan cukup konteks agar mereka yang tidak hadir dapat memahaminya. Catatan Anda juga harus berguna untuk referensi di masa mendatang.
Hapus pengamatan pribadi
Jangan pernah menambahkan catatan pribadi pada notulensi rapat. Anda dapat mencatat sendiri secara terpisah, tetapi notulensi rapat harus menjadi catatan yang faktual dan tidak bias.
Cukup tangkap detail penting
Selama rapat, fokuslah pada menangkap poin-poin penting, item tindakan, dan keputusan dalam notulensi Anda. Anda dapat menambahkan detail ekstra atau catatan penjelasan setelah rapat selesai.
Catat keputusan
Untuk memastikan akurasi maksimal, catat item tindakan dan keputusan penting dalam kerangka Anda saat itu terjadi.
Gunakan format digital agar mudah dibagikan
Karena notulensi rapat adalah catatan dari apa yang terjadi selama rapat, lebih mudah untuk menyimpan dan membagikannya saat dalam format digital seperti mencatat di komputer Anda.
Setelah rapat
Periksa ejaan
Setelah rapat berakhir, periksa notulensi untuk kesalahan tata bahasa. Perluas singkatan pada kali pertama mereka digunakan, pertahankan format yang konsisten, dan berikan klarifikasi.
Sebarkan notulensi rapat
Pencatat bertanggung jawab untuk mendistribusikan notulensi rapat. Berbagi secara online adalah cara tercepat untuk menyebarluaskan informasi. Jika Anda menggunakan platform seperti Guru untuk menyimpan template notulensi rapat Anda, maka Anda dapat dengan mudah mengirimkan tautan ke dokumen saat siap dan semua karyawan yang relevan akan diberi tahu.
Simpan atau arsipkan notulensi
Beberapa organisasi menyimpan notulensi rapat mereka di hard drive eksternal, mencetaknya untuk disimpan dalam folder fisik, atau menggunakan perangkat lunak online seperti Google Docs. Metode penyimpanan terbaik adalah perangkat lunak komunikasi internal seperti Guru. Ini memungkinkan penyimpanan terpusat dan akses mudah bagi semua orang di tim Anda. Ekstensi browser Guru memungkinkan Anda untuk mencatat dengan mulus selama rapat dan menyimpannya di tempat yang mudah diakses.
Menjalankan rapat yang efisien dengan Guru
‍
Hemat waktu dengan template notulensi rapat yang sudah dibuat
Alih-alih membuang waktu untuk secara manual membuat agenda dan catatan terpisah untuk setiap rapat, Anda bisa menggunakan template notulensi rapat untuk segera menyiapkannya. Dengan template yang tepat, yang harus Anda lakukan hanyalah mencatat, memformatnya, dan membagikannya.
Jika Anda menghadiri banyak rapat, akan ada perbedaan dalam format. Misalnya, notulensi rapat untuk rapat dewan akan formal, tetapi notulensi untuk diskusi tim desain akan lebih fleksibel dan informal.
Anda dapat membuat template notulensi rapat khusus untuk kedua skenario dan menggunakannya untuk rapat mendatang.
Berkolaborasi pada dokumen yang sama, baik secara sinkron maupun asinkron
Pesan individu menghabiskan waktu. Jika Anda mengirimkan risalah rapat secara individu untuk setiap peserta agar dapat mengonfirmasi bahwa apa yang mereka katakan itu benar, itu akan memakan waktu selamanya untuk mendapatkan semua umpan balik.
Metode yang lebih cepat adalah dengan membuat Kartu Guru untuk risalah rapat di bawah papan topik tertentu. Tambahkan catatan rapat ke Kartu dan izinkan peserta untuk menyarankan editan dan klarifikasi pada waktu yang nyaman. Ketika risalah dikonfirmasi oleh semua peserta, simpan risalah rapat Anda di basis pengetahuan Anda agar tim Anda dapat mengaksesnya kapan saja.
Bagikan dokumen dengan mudah baik melalui Slack atau email
Gunakan integrasi Slack dan Gmail Guru untuk membagikan risalah rapat dengan karyawan.
Karena risalah dapat disimpan sebagai Kartu di Guru, notulen dapat membuat Kartu di dalam Slack untuk item tindakan, dan jika seseorang mengajukan pertanyaan yang relevan dengan rapat, Anda dapat menggunakan opsi “Jawab dengan Kartu”.
Anda juga dapat membuat Kartu langsung di Gmail dan menggunakan ekstensi Browser Chrome untuk mengakses Basis Pengetahuan kapan saja Anda membutuhkannya.
Integrasi ini memastikan bahwa tim Anda dapat mengakses risalah rapat Anda dan informasi perusahaan yang relevan langsung di dalam alat yang Anda gunakan dalam alur kerja Anda.
Contoh template risalah rapat
Template risalah rapat sederhana
Risalah rapat yang sederhana memiliki format yang mudah, sehingga Anda dapat dengan cepat menangkap topik terpenting dari rapat. Gunakan template ini untuk mencatat selama rapat atau untuk mengatur catatan Anda sebelum mengirimkannya kepada peserta untuk persetujuan.
Ini mencakup informasi seperti:
- Daftar peserta
- Poin diskusi dari rapat sebelumnya
- Agenda untuk rapat saat ini
- Daftar item tindakan, batas waktu untuk persetujuan dan pemilik tugas
Template risalah rapat formal
Risalah sangat baik untuk mendokumentasikan keputusan resmi yang memerlukan persetujuan. Bahasa yang digunakan formal dan disusun dengan tujuan untuk dibagikan kepada semua peserta rapat setelahnya.
Risalah rapat formal sebagian besar digunakan oleh lembaga pemerintah, perusahaan publik, dan organisasi nirlaba. Template ini berdasarkan Robert's Rule of Order di mana risalah hanya berisi catatan tentang apa yang dilakukan di rapat, bukan hanya apa yang dikatakan oleh anggota.
Informasi yang perlu disertakan dalam template risalah rapat formal meliputi:
- Nama perusahaan dan departemen
- Panggilan untuk memulai
- Presensi
- Persetujuan risalah rapat terakhir
- Masalah terbuka dengan ringkasan diskusi
- Agenda baru
- Penutupan
Template risalah rapat informal
Risalah rapat informal adalah referensi cepat untuk diskusi penting seperti hambatan, tujuan, ide, atau tenggat waktu yang muncul. Berbeda dengan rapat formal, risalah ini tidak memerlukan persetujuan karena satu-satunya tujuan adalah untuk mendokumentasikan topik kunci dan langkah-langkah selanjutnya yang disepakati.
Detail yang perlu disertakan dalam template risalah rapat informal meliputi:
- Tanggal
- Peserta rapat
- Tujuan rapat
- Poin pembicaraan
- Item tindakan
- Pemilik
- Tenggat waktu
Template risalah rapat tim
Umumnya, rapat ini dapat diadakan untuk membahas konflik, menilai kemajuan, atau memberikan pembaruan dan saran umum.
Beberapa detail yang perlu disertakan dalam template risalah rapat tim meliputi:
- Tanggal
- Nama peserta
- Tujuan rapat
- Agenda rapat
- Poin diskusi
- Hal-hal penting dan keputusan
- Catatan lain (informasi berharga yang mungkin tidak langsung terkait dengan topik saat ini)
- Item tindakan
- Langkah selanjutnya
Sentralisasikan dokumentasi rapat tim Anda di satu ruang kerja
Persiapan dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan rapat Anda. Jika Anda ditugaskan untuk mencatat risalah rapat, penting untuk memiliki rencana sebelum memasuki ruangan. Tentukan agenda sebelum rapat. Bagikan poin pembicaraan agar semua orang siap dan gunakan template risalah rapat untuk memperlancar pencatatan.
Wiki internal seperti Guru menyimpan semua template risalah rapat Anda. Anda dapat dengan mudah menemukan risalah rapat sebelumnya untuk menghilangkan kebingungan dan melihat keputusan yang telah dibuat.
Rapat! Momok kehidupan kerja. Alasan kita mengatakan “ini bisa jadi email.” Tapi kita tidak bisa menyingkirkan mereka karena ternyata... mereka sebenarnya berguna? Anda sebenarnya bisa menyelesaikan lebih banyak pekerjaan, lebih cepat, ketika semua orang berada di ruangan yang sama (secara virtual atau langsung) untuk membahas masalah terkini dan mencapai kesepakatan.
Sayangnya, kebanyakan karyawan merasa tertekan dengan rapat karena cenderung berlangsung tanpa keputusan konkret yang diambil. Penelitian baru dari Guru dan Loom menemukan hampir setengah dari orang merasa lebih dari 40% waktu yang dihabiskan dalam panggilan video adalah sia-sia. Itu terjadi ketika kita masuk ke rapat tanpa rencana dan tidak menggunakan template notulensi rapat untuk memandu diskusi dan menjaga semua orang tetap pada jalurnya.
Jadi, bagaimana Anda memastikan peserta tidak menyimpang tanpa terlalu ketat? Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara membuat rencana untuk rapat Anda, cara mengambil notulensi rapat dan menyimpannya dalam repositori pusat yang dapat diakses oleh semua orang.
Apa itu notulensi rapat?
Notulensi rapat adalah ringkasan resmi dari percakapan penting dan keputusan yang diambil selama rapat. Mereka juga disebut sebagai notulensi rapat (MOM).
Notulensi rapat adalah alat komunikasi internal yang penting yang membantu dalam cara berikut:
- Karyawan yang tidak dapat menghadiri rapat tetap terinformasi tentang pembaruan terbaru.
- Tindakan atau keputusan yang dicatat dalam notulensi dapat bertindak sebagai rencana untuk masa dekat, membantu tim Anda tetap fokus pada tujuan mereka.
- Dalam beberapa skenario, notulensi rapat memberikan perlindungan hukum bagi organisasi karena mereka adalah catatan resmi tentang bagaimana keputusan perusahaan dibuat dan oleh siapa.
Anda bisa menggunakan notulensi rapat untuk jenis rapat apapun, apakah itu antara karyawan dan pimpinan atau pemangku kepentingan eksternal.
Apa yang harus disertakan dalam notulensi rapat?
Detail dasar seperti nama, tanggal, waktu, dan lokasi
Di bagian atas notulensi rapat, sertakan informasi dasar seperti tempat rapat diadakan, kapan, dan daftar hadir. Menambahkan detail ini membantu Anda menemukan notulensi lebih cepat di masa depan.
Tujuan rapat
Tetapkan tujuan atau sasaran yang jelas untuk rapat. Ini tidak harus terperinci, tetapi harus memberikan tujuan yang jelas.
Misalnya, “Tinjau laporan keuangan untuk Juni” bisa menjadi tujuan rapat. Anda kemungkinan akan mendiskusikan banyak topik terkait selama rapat, seperti apa yang dibelanjakan tim Anda atau di mana mereka bisa menghemat sumber daya.
Agenda rapat
Agenda Anda mengacu pada poin-poin kunci yang akan dibahas selama rapat.
Item agenda rapat Anda harus dalam urutan berikut:
- Notulensi dari rapat sebelumnya
- Laporan/analisis
- Masalah mendesak atau yang sensitif terhadap waktu
- Tugas yang belum selesai, tujuan, dan poin pembicaraan dari rapat sebelumnya
- Diskusi umum
- Tujuan, tugas, atau item tindakan baru
Anda tidak harus mengikuti urutan ini secara ketat. Ini adalah titik awal untuk notulensi rapat Anda.
Item tindakan
Item tindakan adalah tugas atau kegiatan yang perlu dikerjakan setelah rapat. Beberapa item tindakan memiliki tenggat waktu yang ketat. Yang lain lebih samar, seperti “harus diselesaikan sebelum rapat berikutnya.”
Beberapa tips untuk membantu Anda saat menulis item tindakan Anda:
- Bersikaplah singkat dan jelas dalam mendefinisikan tindakan tersebut. “Tulis konten” adalah contoh yang buruk. Sebaliknya, gunakan “Tulis artikel tentang notulensi rapat.”
- Setiap item tindakan harus ditugaskan kepada peserta agar selesai.
- Jika item memiliki tanggal jatuh tempo, catat dengan jelas.
- Item tindakan Anda tidak perlu terperinci; yang ditugaskan dapat mencatat rincian.
- Tindak lanjuti item tindakan untuk memastikan mereka diselesaikan; tangani item yang tidak lengkap di rapat berikutnya.
Tanggal dan waktu rapat berikutnya
Menjelang akhir rapat, peserta harus memutuskan kapan dan di mana mengadakan rapat berikutnya.
Anda harus mencatat tanggal, waktu, dan tempat untuk rapat di masa depan dalam notulensi Anda. Hindari frasa seperti “seminggu dari sekarang” atau “Selasa depan.” Selalu gunakan tanggal dan waktu yang sebenarnya.
Dokumen yang harus disertakan sebagai bagian dari laporan
Dokumen apa pun yang relevan dengan rapat, seperti laporan dan presentasi, harus ditambahkan ke notulensi rapat.
Tim Anda dapat merujuk kembali ke dokumen ini jika diperlukan. Jika Anda menggunakan alat manajemen pengetahuan seperti Guru, Anda dapat dengan mudah menemukan dokumen ini dengan fungsi pencarian yang kuat.
Tips pro untuk rapat yang lebih baik
Sebelum rapat
Tentukan agenda untuk rapat
5 masalah utama dengan rapat termasuk:
- Pembaruan status
- Menyerempet topik
- Kurangnya persiapan
- Tidak ada hasil yang jelas
- Manajemen waktu
Agenda yang terdefinisi dengan baik mengurangi semua masalah ini dan membantu Anda menjalankan rapat yang efisien.
Agenda Anda secara eksplisit menguraikan poin utama yang akan dibahas selama rapat. Ini menjaga semua orang tetap pada jalurnya, menyoroti topik penting, dan mengurangi pemborosan waktu.
Harvard Business Review menyarankan untuk membingkai topik agenda sebagai pertanyaan dan mencantumkan topik yang paling penting terlebih dahulu. Agenda harus mencakup daftar peserta dan dokumen pendukung yang diperlukan untuk rapat.
Buat kerangka topik yang akan dibahas
Agenda Anda adalah gambaran singkat yang membantu Anda membuat kerangka terperinci untuk setiap item di bawah topik utama. Sebuah kerangka memudahkan mencatat informasi dan keputusan yang terkait dengan setiap item agenda.
Meskipun disarankan untuk menggunakan template notulensi rapat online, banyak orang masih menggunakan buku catatan. Jika Anda mencatat dengan tangan, sisakan ruang setelah setiap item untuk diisi selama rapat.
Bagikan poin pembicaraan dengan peserta sebelum rapat
Bagikan poin pembicaraan penting dengan semua peserta rapat sebelumnya untuk membantu mereka memahami apa yang diharapkan dari mereka sehingga mereka lebih siap. Dengan cara ini, diskusi menjadi lebih produktif.
Selama rapat
Gunakan template notulensi rapat
Sebuah taktik sederhana yang mempermudah pencatatan adalah menggunakan template notulensi rapat. Template adalah format yang telah ditentukan yang mempermudah Anda untuk membuat agenda dan menguraikan topik penting.
Pertimbangkan untuk menggunakan perangkat perekam
Karena rapat dapat bergerak melalui banyak topik dan keputusan dengan cepat, pertimbangkan untuk merekam rapat di ponsel atau perangkat perekam Anda. Rekaman dapat membantu Anda membuat notulensi rapat yang lebih akurat dan terperinci. Penting untuk memberi tahu peserta bahwa Anda merekam mereka sebelumnya.
Catat kehadiran
Pencatat harus datang lebih awal dari yang lain. Untuk rapat dewan, pencatat biasanya adalah sekretaris dewan. Untuk rapat tim, seorang koordinator proyek, asisten, atau peserta mana pun dapat menjadi pencatat.
Pencatat dapat mencentang setiap nama peserta saat mereka masuk ke ruangan atau panggilan video. Sebagai alternatif, Anda dapat mengedarkan daftar kehadiran sebelum rapat dimulai. Peserta dapat menandai nama mereka di daftar dan memperbaiki informasi jika diperlukan.
Ambil notulensi secara real-time
Menggunakan agenda Anda sebagai kerangka, catat poin-poin diskusi dan keputusan saat mereka terjadi secara real-time. Ketika informasi masih segar dalam pikiran Anda, itu memungkinkan pencatatan notulensi yang lebih baik.
Tambahkan konteks agar mudah dipahami
Ciptakan keseimbangan antara langsung menuju ke pokok permasalahan dan menambahkan cukup konteks agar mereka yang tidak hadir dapat memahaminya. Catatan Anda juga harus berguna untuk referensi di masa mendatang.
Hapus pengamatan pribadi
Jangan pernah menambahkan catatan pribadi pada notulensi rapat. Anda dapat mencatat sendiri secara terpisah, tetapi notulensi rapat harus menjadi catatan yang faktual dan tidak bias.
Cukup tangkap detail penting
Selama rapat, fokuslah pada menangkap poin-poin penting, item tindakan, dan keputusan dalam notulensi Anda. Anda dapat menambahkan detail ekstra atau catatan penjelasan setelah rapat selesai.
Catat keputusan
Untuk memastikan akurasi maksimal, catat item tindakan dan keputusan penting dalam kerangka Anda saat itu terjadi.
Gunakan format digital agar mudah dibagikan
Karena notulensi rapat adalah catatan dari apa yang terjadi selama rapat, lebih mudah untuk menyimpan dan membagikannya saat dalam format digital seperti mencatat di komputer Anda.
Setelah rapat
Periksa ejaan
Setelah rapat berakhir, periksa notulensi untuk kesalahan tata bahasa. Perluas singkatan pada kali pertama mereka digunakan, pertahankan format yang konsisten, dan berikan klarifikasi.
Sebarkan notulensi rapat
Pencatat bertanggung jawab untuk mendistribusikan notulensi rapat. Berbagi secara online adalah cara tercepat untuk menyebarluaskan informasi. Jika Anda menggunakan platform seperti Guru untuk menyimpan template notulensi rapat Anda, maka Anda dapat dengan mudah mengirimkan tautan ke dokumen saat siap dan semua karyawan yang relevan akan diberi tahu.
Simpan atau arsipkan notulensi
Beberapa organisasi menyimpan notulensi rapat mereka di hard drive eksternal, mencetaknya untuk disimpan dalam folder fisik, atau menggunakan perangkat lunak online seperti Google Docs. Metode penyimpanan terbaik adalah perangkat lunak komunikasi internal seperti Guru. Ini memungkinkan penyimpanan terpusat dan akses mudah bagi semua orang di tim Anda. Ekstensi browser Guru memungkinkan Anda untuk mencatat dengan mulus selama rapat dan menyimpannya di tempat yang mudah diakses.
Menjalankan rapat yang efisien dengan Guru
‍
Hemat waktu dengan template notulensi rapat yang sudah dibuat
Alih-alih membuang waktu untuk secara manual membuat agenda dan catatan terpisah untuk setiap rapat, Anda bisa menggunakan template notulensi rapat untuk segera menyiapkannya. Dengan template yang tepat, yang harus Anda lakukan hanyalah mencatat, memformatnya, dan membagikannya.
Jika Anda menghadiri banyak rapat, akan ada perbedaan dalam format. Misalnya, notulensi rapat untuk rapat dewan akan formal, tetapi notulensi untuk diskusi tim desain akan lebih fleksibel dan informal.
Anda dapat membuat template notulensi rapat khusus untuk kedua skenario dan menggunakannya untuk rapat mendatang.
Berkolaborasi pada dokumen yang sama, baik secara sinkron maupun asinkron
Pesan individu menghabiskan waktu. Jika Anda mengirimkan risalah rapat secara individu untuk setiap peserta agar dapat mengonfirmasi bahwa apa yang mereka katakan itu benar, itu akan memakan waktu selamanya untuk mendapatkan semua umpan balik.
Metode yang lebih cepat adalah dengan membuat Kartu Guru untuk risalah rapat di bawah papan topik tertentu. Tambahkan catatan rapat ke Kartu dan izinkan peserta untuk menyarankan editan dan klarifikasi pada waktu yang nyaman. Ketika risalah dikonfirmasi oleh semua peserta, simpan risalah rapat Anda di basis pengetahuan Anda agar tim Anda dapat mengaksesnya kapan saja.
Bagikan dokumen dengan mudah baik melalui Slack atau email
Gunakan integrasi Slack dan Gmail Guru untuk membagikan risalah rapat dengan karyawan.
Karena risalah dapat disimpan sebagai Kartu di Guru, notulen dapat membuat Kartu di dalam Slack untuk item tindakan, dan jika seseorang mengajukan pertanyaan yang relevan dengan rapat, Anda dapat menggunakan opsi “Jawab dengan Kartu”.
Anda juga dapat membuat Kartu langsung di Gmail dan menggunakan ekstensi Browser Chrome untuk mengakses Basis Pengetahuan kapan saja Anda membutuhkannya.
Integrasi ini memastikan bahwa tim Anda dapat mengakses risalah rapat Anda dan informasi perusahaan yang relevan langsung di dalam alat yang Anda gunakan dalam alur kerja Anda.
Contoh template risalah rapat
Template risalah rapat sederhana
Risalah rapat yang sederhana memiliki format yang mudah, sehingga Anda dapat dengan cepat menangkap topik terpenting dari rapat. Gunakan template ini untuk mencatat selama rapat atau untuk mengatur catatan Anda sebelum mengirimkannya kepada peserta untuk persetujuan.
Ini mencakup informasi seperti:
- Daftar peserta
- Poin diskusi dari rapat sebelumnya
- Agenda untuk rapat saat ini
- Daftar item tindakan, batas waktu untuk persetujuan dan pemilik tugas
Template risalah rapat formal
Risalah sangat baik untuk mendokumentasikan keputusan resmi yang memerlukan persetujuan. Bahasa yang digunakan formal dan disusun dengan tujuan untuk dibagikan kepada semua peserta rapat setelahnya.
Risalah rapat formal sebagian besar digunakan oleh lembaga pemerintah, perusahaan publik, dan organisasi nirlaba. Template ini berdasarkan Robert's Rule of Order di mana risalah hanya berisi catatan tentang apa yang dilakukan di rapat, bukan hanya apa yang dikatakan oleh anggota.
Informasi yang perlu disertakan dalam template risalah rapat formal meliputi:
- Nama perusahaan dan departemen
- Panggilan untuk memulai
- Presensi
- Persetujuan risalah rapat terakhir
- Masalah terbuka dengan ringkasan diskusi
- Agenda baru
- Penutupan
Template risalah rapat informal
Risalah rapat informal adalah referensi cepat untuk diskusi penting seperti hambatan, tujuan, ide, atau tenggat waktu yang muncul. Berbeda dengan rapat formal, risalah ini tidak memerlukan persetujuan karena satu-satunya tujuan adalah untuk mendokumentasikan topik kunci dan langkah-langkah selanjutnya yang disepakati.
Detail yang perlu disertakan dalam template risalah rapat informal meliputi:
- Tanggal
- Peserta rapat
- Tujuan rapat
- Poin pembicaraan
- Item tindakan
- Pemilik
- Tenggat waktu
Template risalah rapat tim
Umumnya, rapat ini dapat diadakan untuk membahas konflik, menilai kemajuan, atau memberikan pembaruan dan saran umum.
Beberapa detail yang perlu disertakan dalam template risalah rapat tim meliputi:
- Tanggal
- Nama peserta
- Tujuan rapat
- Agenda rapat
- Poin diskusi
- Hal-hal penting dan keputusan
- Catatan lain (informasi berharga yang mungkin tidak langsung terkait dengan topik saat ini)
- Item tindakan
- Langkah selanjutnya
Sentralisasikan dokumentasi rapat tim Anda di satu ruang kerja
Persiapan dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan rapat Anda. Jika Anda ditugaskan untuk mencatat risalah rapat, penting untuk memiliki rencana sebelum memasuki ruangan. Tentukan agenda sebelum rapat. Bagikan poin pembicaraan agar semua orang siap dan gunakan template risalah rapat untuk memperlancar pencatatan.
Wiki internal seperti Guru menyimpan semua template risalah rapat Anda. Anda dapat dengan mudah menemukan risalah rapat sebelumnya untuk menghilangkan kebingungan dan melihat keputusan yang telah dibuat.
.webp)
.webp)
