One-on-One Meeting Templates for Productive, Trust-Building Meetings

Kami menduga bahwa meskipun pertemuan satu-satu (juga disebut 1:1 atau 1-2-1) sudah ada di kalender Anda, Anda tidak terlalu senang dengan hal itu. Ironisnya, pertemuan seharusnya tentang menyelesaikan hal-hal, tetapi produktivitas menderita dari waktu yang dihabiskan dalam pertemuan. Menurut penelitian yang dilakukan oleh Deep Analysis atas nama Guru dan Loom, setengah dari pekerja teknologi yang disurvei mengatakan 40% atau lebih dari waktu yang mereka habiskan dalam panggilan video tidak produktif dan terbuang.

Pertemuan satu-satu merupakan cara terpenting bagi manajer untuk memimpin, memberikan umpan balik, meninjau prioritas, dan mendukung pengembangan profesional tim mereka. Jangan biarkan pertemuan Anda jatuh ke dalam perangkap pertemuan yang tidak produktif. Templat pertemuan satu-satu yang kami pilih secara khusus di sini membuat pertemuan lebih baik. Jadi, alih-alih menekan kirim di obrolan Zoom itu untuk mengatakan, "Internet Anda tidak berfungsi," ambil sekarang.

‍

‍

Anda akan menemukan masing-masing templat ini di bawah: 

• Pertemuan satu-satu pertama dengan karyawan Anda 
• Pertemuan satu-satu karyawan mingguan
• Pertemuan satu-satu bulanan
• Pertemuan satu-satu perencanaan tujuan OKR
• Pertemuan tinjauan kinerja 90 hari
• Pertemuan tinjauan kinerja rutin
• Pertemuan tinjauan kompensasi
• Pertemuan satu-satu dengan rekan
• Pertemuan satu-satu skip-level

‍

Pertemuan satu-satu pertama dengan karyawan Anda 

Pertemuan pertama menetapkan pegawai baru untuk sukses dengan memastikan harapan manajer dikomunikasikan dengan jelas. Karyawan dapat mengajukan pertanyaan, mulai mengeksplorasi cara terbaik untuk bekerja dengan manajer mereka, dan mulai memahami OKR dan tujuan yang akan mereka bantu capai. 

Di pertemuan satu-satu pertama Anda, Anda akan ingin memastikan untuk membahas pertanyaan-pertanyaan ini:

• Apa yang Anda nikmati di luar pekerjaan? 
• Bagaimana peran ini terhubung dengan strategi organisasi yang lebih besar? 
• Bagaimana keberhasilan dalam peran ini diukur? 
• Apa yang diharapkan dalam 30 hari pertama? 60 hari? 90 hari? 
• Kolegakolegak yang penting untuk dikenal? 
• Apa cara terbaik untuk berkomunikasi dengan Anda? Di mana dan seberapa sering?
• Proyek jenis apa yang paling Anda cintai untuk kerjakan?
• Ke mana Anda ingin mencapai dalam karir Anda dalam beberapa tahun ke depan? 
• Di mana sumber daya onboarding, seperti buku pegangan karyawan?
• Di mana informasi dan pembaruan perusahaan dibagikan? 
• Prosedur apa, SOP, atau templat yang digunakan tim kita?

‍

Pertemuan satu-satu mingguan karyawan

Hanya ada begitu banyak jam dalam seminggu, jadi mengapa tidak membuat setiap percakapan berharga? Pertemuan satu-satu mingguan karyawan Anda adalah kesempatan terbaik untuk membangun hubungan saling percaya dan menyiapkan semua orang untuk sukses. 

Sediakan ruang untuk item agenda mendatang dari minggu ini. Pertanyaan-pertanyaan ini untuk memastikan setiap karyawan mendapatkan apa yang mereka butuhkan untuk menjaga pekerjaan tetap berjalan ke depan: 

• Bagaimana perkembangan tujuan Anda minggu ini? 
• Apakah Anda menghadapi hambatan yang bisa kita diskusikan? 
• Bagaimana Anda menemukan pertemuan-pertemuan ini? Bagaimana kita bisa memperbaikinya? 
• Kami tahu kelelahan adalah masalah selama waktu ini. Saya ingin memastikan Anda merasa mendapatkan waktu yang cukup untuk mengisi ulang energi. Bagaimana perasaan Anda tentang keseimbangan kerja-hidup Anda? 
  

Jangan sembunyikan hal-hal pribadi juga. Membicarakan kehidupan di luar pekerjaan adalah cara bagi karyawan untuk menunjukkan kepada manajer bahwa mereka peduli pada mereka sebagai orang juga. 

Berikut adalah beberapa cara menyenangkan untuk saling mengenal yang bisa Anda tambahkan ke agenda berikutnya: 

• Apa sorotan terbesar Anda minggu ini? 
• Apa bagian tersulit dari minggu Anda?
• Di Guru, kami berbagi keluhan dan rekomendasi, jadi kami bertanya, "Apa yang bisa Anda katakan tidak?" (Di Guru, kami menyebut ini keluhan.) Atau kami akan bertanya, "Apa yang sangat Anda cintai akhir-akhir ini?" (Kami menyebut ini rekomendasi.)
  

‍

Pertemuan satu-satu bulanan

Ketika manajer dan laporan bertemu kurang sering, biasanya ada lebih banyak hal yang harus dibahas. Pastikan masing-masing dari Anda mempersiapkan agenda sehingga item-item kunci tidak terlewatkan. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan untuk agenda rutin Anda: 

• Bagaimana perasaan Anda tentang pekerjaan Anda bulan ini? 
• Bagaimana perasaan Anda tentang cara Anda mengejar tujuan Anda? 
• Di mana saya bisa memberikan dukungan, membantu Anda berpikir, atau menghilangkan hambatan? 
• Apa yang Anda harapkan agar kami lakukan yang belum? 
• Apakah ada hal-hal yang Anda anggap menjengkelkan di tim kami? Bagaimana kita bisa memperbaikinya? 
• Bagaimana menurut Anda proses kami bisa bekerja lebih baik? 
• Punya ide untuk meningkatkan pekerjaan kami?
• Bagaimana perasaan Anda tentang cara saya mendukung Anda? Apa yang bisa saya lakukan untuk mendukung Anda dengan lebih baik?
  

‍

Pertemuan satu-satu perencanaan tujuan OKR

Penetapan tujuan adalah waktu khusus dalam setahun di mana pekerjaan setiap karyawan disusun untuk mencapai tujuan yang lebih besar. Saat bekerja pada penetapan tujuan, pertimbangkan untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini: 

• Apakah Anda pikir ini adalah tujuan yang dapat dicapai? Jika tidak, kenapa?
• Di [bulan, kuartal, tahun] terakhir, di mana kami kesulitan, dan bagaimana menurut Anda kami bisa memperbaiki hal-hal kali ini?
• Apa yang Anda butuhkan untuk berhasil mencapai tujuan ini? (Pertimbangkan alat, anggaran, dan peran)
• Apa saja rintangan atau risiko potensial yang dapat kami antisipasi menghadapi di [kuartal, tahun] mendatang ini? Bagaimana kita bisa mempersiapkan untuk melewati itu? 
• Apa tujuan Anda untuk tahun depan dalam peran Anda? Untuk pengembangan profesional Anda?

‍

Pertemuan tinjauan kinerja 90 hari

Kunci keberhasilan bagi setiap karyawan adalah menepati harapan manajer untuk 90 hari pertama. Ini juga waktu untuk merenungkan apakah karyawan baru bekerja dengan baik dalam organisasi. Karyawan dapat menyelesaikan tinjauan penilaian diri dan juga mungkin ingin mencalonkan rekan untuk tinjauan sejawat. 

Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk membantu menyusun percakapan Anda: 

• Di mana Anda berpikir telah berhasil sejauh ini? 
• Di mana Anda berpikir Anda dapat memperbaiki? 
• Apa yang bisa saya lakukan untuk lebih mendukung Anda? 
• Di mana Anda ingin tumbuh secara profesional? 
• Bagaimana perasaan Anda tentang kinerja Anda terhadap tujuan?

‍

Pertemuan tinjauan kinerja rutin

Setiap tinjauan kinerja bisa penuh dengan kegugupan, terutama bagi karyawan baru. Mengambil waktu untuk meyakinkan karyawan tentang proses langkah demi langkah dan apa yang diharapkan membantu memastikan percakapan yang produktif. Anda akan ingin meluangkan waktu untuk berbicara tentang: 

• Tinjauan diri dan tinjauan manajer
• Umpan balik dari rekan mana pun
• Tinjauan berbasis kinerja, termasuk diskusi tentang tujuan
• Apa yang berjalan dengan baik
• Area untuk tumbuh
• Pembaruan judul, promosi, atau perubahan kompensasi

‍

Pertemuan tinjauan kompensasi

Untuk beberapa organisasi, kompensasi bukanlah bagian dari tinjauan kinerja rutin. Selama tinjauan kompensasi, membagikan info ini dapat membantu melancarkan pembicaraan: 

• Bagikan bagaimana perusahaan menentukan total kompensasi, termasuk percakapan tentang pengelompokan, tingkat, atau pendekatan
• Pembaruan kompensasi/judul
• Rincian tentang perubahan dan di mana untuk mendapatkan informasi tambahan
• Bagaimana perasaan Anda tentang pembaruan tersebut? 
• Apakah Anda memiliki pertanyaan untuk saya?

‍

Pertemuan satu-satu skip-level

Jika Anda mendapatkan waktu dengan CEO atau pemimpin, sangat berharga untuk memastikan Anda siap untuk memanfaatkan waktu dan kebijaksanaan mereka yang berharga.

Berikut adalah beberapa item yang perlu dipertimbangkan untuk dibawa ke agenda Anda: 

Untuk karyawan:

• Tinjauan dampak rencana Anda yang direncanakan dan/atau yang sebenarnya
• Membagikan dampak bisnis dari pencapaian Anda sampai saat ini
  

Untuk para pemimpin: 

• Apa tujuan jangka panjang yang Anda miliki untuk karir Anda? 
• Bagaimana Anda suka bekerja di sini? Apa yang bisa membuatnya lebih baik?
• Apa sesuatu yang bisa kita lakukan lebih baik? 
• Apa ide yang Anda miliki untuk memperbaiki keadaan di sini? Apakah ada hal yang seharusnya kita lakukan atau berhenti lakukan?
• Apakah ada yang Anda rasa kurang jelas tentang strategi kami?
  

‍

Pertemuan satu lawan satu rekan

Tips pro: Ketika Anda baru dalam sebuah peran, temui rekan kerja Anda untuk kopi atau makan siang (virtual) dan kenali satu sama lain sebagai manusia. Kita semua lebih percaya pada orang ketika kita mengenal mereka sedikit, dan itu membantu memastikan hubungan kerja berjalan lancar sejak awal.

‍

Pertemuan satu lawan satu lebih informal dan bisa sangat baik untuk membangun kepercayaan dan berbagi proyek yang relevan. Pertanyaan-pertanyaan ini dapat memicu percakapan yang mendalam dan menyenangkan: 

• Bagaimana keadaan Anda akhir-akhir ini? 
• Bagaimana keadaan Anda dan tim Anda?
• Apakah Anda bekerja pada sesuatu yang mungkin berguna untuk dibagikan?
• Apa cara terbaik untuk memberi Anda kabar terbaru saat mengerjakan hal-hal yang relevan bagi Anda?
  

19 pertanyaan pertemuan satu lawan satu yang harus ditanyakan manajer dan karyawan

Kemungkinan besar, Anda telah melakukan satu atau dua pertemuan di mana Anda benar-benar tidak memiliki sesuatu untuk dibahas. Jika Anda tidak membatalkan, ini bisa menjadi cara terbaik untuk membangun kepercayaan dan memberi tahu orang bahwa Anda peduli. Hindari momen-momen canggung dan simpan pertanyaan-pertanyaan ini di saku belakang Anda untuk memicu pertemuan 1:1 yang lebih komprehensif.

Untuk ditanyakan manajer kepada karyawan

• Bagaimana keadaan Anda di luar pekerjaan?
• Prioritas apa yang sedang Anda kerjakan? 
• Apakah Anda menghadapi kendala sekarang? 
• Apa yang bisa saya lakukan untuk mendukung Anda?
• Di mana Anda melihat diri Anda di fase karir berikutnya? 
• Dalam jangka pendek, apakah ada keterampilan yang ingin Anda kembangkan atau konferensi yang ingin Anda hadiri?
• Bagaimana rasanya bekerja dengan saya? Apakah arah yang lebih (atau kurang) spesifik bermanfaat?
• Bagaimana kita bisa membuat pertemuan kita bersama lebih baik?
• Bagaimana Anda lebih suka menerima umpan balik?
• Apakah saya memberi Anda cukup banyak umpan balik?
• Apa yang Anda pikir saya harus berhenti atau mulai lakukan?

‍

Untuk ditanyakan karyawan kepada manajer

• Bagaimana saya bisa mendukung tujuan tim kita? 
• Apa cara terbaik untuk memberi Anda kabar terbaru (email, pesan, pembaruan mingguan, dll.)?
• Apa yang bisa saya lakukan sekarang untuk menunjukkan bahwa saya siap untuk bekerja di level berikutnya?
• Apakah Anda rasa saya bisa mengerjakan [proyek/reken yang diinginkan]? Saya rasa saya bisa berkontribusi [bagaimana Anda akan mendekati tanggung jawab tersebut].
• Bagaimana kinerja saya dalam [hal tertentu]?
• Bagaimana saya bisa berkontribusi lebih baik untuk tim kita? Untuk pertemuan kita?
• Apa yang tidak berjalan dengan baik hari ini untuk tim kita yang mungkin bisa saya bantu selesaikan?
• Di mana Anda pikir saya perlu mengembangkan keterampilan saya untuk melakukan pekerjaan yang lebih baik di sini?