Project Communication Plan Templates, Examples & How-To

Pikirkan semua proyek yang telah Anda kerjakan sepanjang karir Anda. Apakah kurangnya komunikasi membuat sulit untuk memenuhi tenggat waktu yang ditargetkan? Jika jawabannya "ya", Anda tidak akan sendiri. Komunikasi yang buruk atau tidak jelas adalah titik lemah dari kesuksesan proyek mana pun.  

Kabar baiknya? Menyusun rencana komunikasi proyek Anda sendiri itu mudah sekali. Mari kita lihat beberapa tips dan trik yang direkomendasikan untuk membuat rencana komunikasi proyek yang efektif dan ringkas.

Cara membuat rencana komunikasi proyek

Saat Anda memulai proyek, adalah saat yang tepat untuk mulai memikirkan bagaimana Anda akan berkomunikasi selama proyek berlangsung. Cara sederhana untuk mulai merangkum rencana komunikasi proyek Anda adalah dengan menyelaraskannya dengan garis waktu proyek Anda. Pikirkan tentang kapan dan bagaimana Anda berencana untuk berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan proyek Anda. Ajukan beberapa pertanyaan berikut:

• Siapa yang perlu menerima jenis komunikasi apa?
• Apa saluran utama untuk komunikasi?
• Seberapa sering Anda perlu berkomunikasi? 
  

Anda juga ingin mendefinisikan pemangku kepentingan mana yang bertanggung jawab atas komunikasi pembaruan yang mana. Pastikan setiap pemangku kepentingan memahami perannya, sehingga tidak ada pesan yang terlewat.

Apa itu rencana komunikasi proyek?

Rencana komunikasi proyek adalah sumber kebenaran tunggal yang menentukan bagaimana Anda akan mengomunikasikan informasi proyek penting kepada para pemangku kepentingan. Ini membantu pemangku kepentingan tahu kapan dan bagaimana mereka harus mengharapkan pembaruan proyek. Rencana komunikasi proyek Anda dapat mencakup bagaimana Anda akan berkomunikasi baik secara internal maupun eksternal. 

Ingatlah bahwa rencana komunikasi proyek adalah cara yang dinyatakan tentang cara berkomunikasi selama proyek. Ini tidak mencakup garis waktu proyek, tolok ukur, sumber daya, atau informasi lain yang mungkin menyertai proyek.

Pembaharuan proyek yang baik melibatkan lebih dari sekadar berbagi informasi. Jika komunikasi proyek Anda disimpan semua di satu tempat dan ada jalur yang jelas untuk menyebarluaskan informasi kepada para pemangku kepentingan proyek, Anda akan memiliki alur kerja proyek yang teratur sejak hari pertama.

Rencana komunikasi vs rencana komunikasi proyek

Sebuah rencana komunikasi dapat berarti apa saja mulai dari rencana PR hingga bagaimana Anda akan berkomunikasi dengan karyawan secara internal, sedangkan rencana proyek berfokus pada komunikasi proyek.

Tips komunikasi di era tim jarak jauh dan hybrid

Lingkungan kerja jarak jauh dan hybrid adalah kenyataan baru bagi banyak organisasi. Ini menciptakan tantangan tambahan dalam hal komunikasi. Tim harus menyesuaikan diri untuk mengakomodasi email, DM, dan bentuk komunikasi asinkron lainnya, yang sekarang menjadi bentuk utama berbagi dan menyebarkan pengetahuan. Meskipun demikian, komunikasi yang jelas lebih penting daripada sebelumnya. 

Anda ingin memastikan bahwa para pemangku kepentingan proyek Anda mendapatkan informasi yang mereka butuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab mereka, tetapi tidak setiap informasi yang mungkin ada untuk seluruh proyek (tergantung pada peran mereka). Terlalu banyak informasi dapat menjadi berlebihan, dan otak manusia hanya dapat menahannya hingga batas tertentu sebelum mulai menutup pengetahuan baru. Jaga agar komunikasi Anda tetap ringkas dan gunakan template yang mudah dibaca.

5 langkah sederhana untuk membuat rencana komunikasi proyek

1) Tentukan tujuan komunikasi

Sebelum Anda mulai menyusun rencana komunikasi proyek Anda, Anda perlu mendefinisikan tujuan komunikasi proyek Anda. Tujuan ini bisa berupa frekuensi pembaruan, praktik terbaik untuk komunikasi internal, atau tempat semua informasi proyek Anda disimpan. Ajukan beberapa pertanyaan berikut saat Anda mulai menyusun rencana Anda:

• Seberapa sering Anda akan berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan proyek?
• Informasi apa yang penting untuk dibagikan?
• Bagaimana informasi tersebut akan dibagikan?

2) Pilih metode komunikasi

Tetapkan standar komunikasi dengan menyebutkan metode komunikasi dan mematuhinya. Ini menjaga komunikasi tetap dapat diprediksi bagi para pemangku kepentingan, membutuhkan lebih sedikit energi mental dari mereka. Berk komunikasi menggunakan template juga memastikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama dan penerimaan informasi itu adil. Metode komunikasi yang Anda gunakan mungkin terlihat berbeda tergantung pada proyek. Anda dapat mempertimbangkan:

• Email
• Presentasi
• Pertemuan tatap muka
• Kickoff video call
• Posting blog
• Rincian proyek
• Telepon
  

Komunikasi internal terjadi di berbagai tempat. Anda akan menghemat waktu jika Anda menggunakan satu dokumen untuk berkomunikasi tentang informasi penting proyek. 

3) Tetapkan frekuensi komunikasi 

Seberapa sering Anda berkomunikasi akan bervariasi berdasarkan garis waktu proyek, kebutuhan, dan pemangku kepentingan. Pertimbangkan untuk menetapkan harapan untuk frekuensi komunikasi sejak hari pertama proyek, sehingga pemangku kepentingan tahu apa yang diharapkan dari mereka dan untuk meningkatkan produktivitas. Frekuensi komunikasi dapat berdasarkan tanggal atau tindakan.

Saat berkomunikasi tentang proyek Anda, Anda mungkin: 

• Berkomunikasi secara berkala: harian, mingguan, bulanan, atau triwulanan. 
• Berkomunikasi dengan frekuensi berbasis tindakan: ketika sebuah tugas, aksi, pencapaian, dll. selesai

4) Identifikasi pemilik, pemangku kepentingan, dan audiens 

Siapa yang bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan pembaruan proyek? Siapa yang akan menerima notifikasi ini? Langkah keempat dalam menyusun rencana komunikasi proyek Anda adalah mendefinisikan audiens komunikasi serta siapa yang bertanggung jawab atas komunikasi tersebut. Pertimbangkan untuk membuat spreadsheet yang mencakup nama semua pemangku kepentingan, informasi kontak yang relevan, dan peran mereka dalam proyek. Tetapkan harapan bagi komunikator dan audiens tentang kapan, bagaimana, dan apa yang akan dikomunikasikan. Pastikan semua pemangku kepentingan proyek berada di halaman yang sama. 

5) Definisikan strategi komunikasi 

Strategi komunikasi menetapkan ekspektasi komunikasi. Anda akan menyatakan tujuan dari rencana komunikasi proyek Anda, menyatakan apa yang harus diharapkan oleh para pemangku kepentingan dari setiap komunikasi yang mereka terima tentang proyek. Alat yang Anda gunakan untuk berkomunikasi juga merupakan elemen kunci dari strategi komunikasi Anda. 

Pertimbangkan untuk melibatkan pemangku kepentingan Anda di sini. Tanyakan kepada mereka metode komunikasi atau alat apa yang mereka lebih suka gunakan. Medium komunikasi mana yang akan beresonansi dengan tim Anda?

6) Gunakan alat untuk mengomunikasikan rencana proyek Anda

Alat yang Anda gunakan untuk berkomunikasi akan memperlancar proyek Anda atau menghambatnya. Jika informasi tersebar di berbagai sumber, menjadi sulit untuk mengetahui mana yang dapat dipercaya. Setelah Anda mengumpulkan semua informasi proyek Anda, Anda dapat berkomunikasi tentang proyek Anda melalui Slack, email, atau pesan lainnya. Pastikan untuk menjaga sumber kebenaran tunggal Anda terbarui dengan pembaruan proyek apa pun. Ini menetapkan satu lokasi sebagai sumber yang dapat diandalkan untuk semua informasi proyek. Anda akan mencegah pemangku kepentingan dari mengajukan pertanyaan berulang dan mengurangi gangguan kepada pakar subjek. 

Cara memformat rencana komunikasi proyek

Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas dalam rencana komunikasi manajemen proyek Anda. Template akan membantu menjaga konsistensi komunikasi Anda dan proyek Anda tetap pada jalurnya. 

Template rencana komunikasi proyek Anda harus dimulai dengan tanggal pembaruan yang diumumkan. Ikuti dengan pembaruan status umum atau bagian khusus untuk pembaruan setiap anggota tim. Pecah bagian ini menjadi judul dan subjudul dengan cara yang paling masuk akal untuk proyek dan tim Anda. 

Pertimbangkan untuk menambahkan bagian untuk pengakuan tim di bawah ini. Anda sudah tahu Anda bekerja dengan tim yang berbakat, jadi mengapa tidak memberi penghargaan kepada mereka yang telah melakukan dengan baik baru-baru ini? Tentukan pencapaian tertentu, tempat di mana pemangku kepentingan unggul, dan ide kreatif yang meningkatkan proyek. 

Tutup rencana komunikasi proyek dengan bagian yang mencantumkan apa yang dapat diharapkan pemangku kepentingan terjadi selanjutnya. Dokumentasikan tahap berikutnya dari proyek, termasuk tugas, pencapaian, dan apa pun yang Anda anggap perlu. 

Mengapa rencana komunikasi manajemen proyek itu penting?

Apa manfaat memiliki rencana komunikasi manajemen proyek? Sebagai permulaan, komunikasi yang jelas adalah kuncinya setiap proyek. Kesalahan komunikasi menjadikan pemangku kepentingan di jalan yang terlewatkan untuk pencapaian dan peluang. Kapan terakhir kali Anda menyelesaikan proyek dengan lancar tanpa komunikasi yang teratur? Kemungkinan kurangnya komunikasi menciptakan rintangan yang dapat dicegah dengan rencana komunikasi proyek. 

Rencana komunikasi proyek:

• Menetapkan ekspektasi kapan pemangku kepentingan akan menerima pembaruan
• Memberikan kesempatan untuk umpan balik 
• Membantu menghindari risiko dan isu potensial 
• Meningkatkan produktivitas di antara tim 
  

Rencana komunikasi proyek menjaga seluruh tim Anda tetap terinformasi. Ini memberikan setiap pemangku kepentingan ekspektasi yang sama dan menghilangkan kesenjangan dalam pengetahuan proyek. Ini mengundang transparansi. Rencana komunikasi proyek Anda harus disusun untuk memenuhi kebutuhan proyek dan tim Anda. Rencana komunikasi proyek yang jelas dan ringkas mungkin menjadi pengubah permainan bagi manajemen proyek Anda.