How to Write a Project Plan in 9 Simple Steps [+ Templates]

Keberhasilan proyek besar dimulai dengan rencana. Seperti yang pernah dikatakan seorang bapak pendiri terkenal, "jika Anda gagal merencanakan, Anda sedang merencanakan untuk gagal."

Rencana proyek menetapkan panggung untuk setiap fase dalam proyek. Siapa yang bertanggung jawab untuk tugas apa? Apa tujuan dan sasaran? Metode apa yang digunakan untuk mengukur kemajuan? Perencanaan proyek adalah bagian penting dari memastikan pemangku kepentingan, tim, dan manajer proyek melihat proyek sampai selesai. Kurangnya tujuan yang jelas menyebabkan 37% proyek gagal.

Mengabaikan perencanaan yang cukup adalah mempertaruhkan kekuatan proyek. Setiap proyek, besar atau kecil, harus menggunakan template rencana proyek. Anggap template rencana proyek Anda sebagai rumah untuk semua informasi dan sumber daya proyek. Dengan menjaga proyek Anda terorganisir, Anda menghilangkan kebingungan dan risiko melewatkan tolok ukur.

Di akhir proyek, Anda akan berterima kasih pada diri sendiri karena telah terorganisir sejak hari pertama. Mari kita hapus cara mengembangkan rencana manajemen proyek.

Apa itu rencana proyek?

Rencana proyek merinci bagian-bagian dari proyek Anda menjadi potongan-potongan kecil. Ini adalah dokumen formal yang menggambarkan harapan dan proses untuk proyek. Ini adalah satu tujuan di mana anggota tim dapat dengan cepat menemukan jawaban atas pertanyaan mereka. Rincian kinerja proyek, ringkasan tugas, dan pembaruan berkala semuanya dapat ada dalam dokumen ini, atau serangkaian dokumen.

Manajer proyek dapat secara rutin memeriksa rencana proyek untuk menilai statusnya, memberi tahu anggota tim tentang area "yang berisiko", dan menginformasikan pemangku kepentingan proyek tentang kemenangan kecil sepanjang jalan. Mereka juga dapat meninjau dokumen setelah proyek untuk menilai kekuatan dan kelemahannya agar dapat belajar di mana perbaikan dapat dilakukan untuk proyek-proyek di masa depan.

Anggap rencana proyek Anda sebagai rencana perjalanan darat. Saat Anda merencanakan perjalanan darat, Anda mencatat tempat yang ingin Anda lihat, tempat untuk tinggal, dan di mana Anda dapat mengisi bahan bakar. Singkatnya, Anda perlu tahu apa yang ingin Anda lakukan dan bagaimana Anda ingin melakukannya.

Apa saja 5 fase dari rencana proyek?

Saat Anda mulai membuat rencana proyek Anda, ada lima langkah awal untuk membantu Anda memulai. Ingatlah bahwa setiap proyek, tim, dan perusahaan sedikit berbeda. Modifikasi, tambahkan, atau hapus bagian atau langkah sesuai kebutuhan hingga rencana tersebut masuk akal untuk proyek Anda.

1. Konsep dan inisiasi

Fase pertama pengembangan rencana proyek Anda adalah di mana semua brainstorming terjadi. Kumpulkan tim Anda atau dapatkan pemikiran mereka secara individu untuk membuat daftar ide utama. Jangan khawatir jika tidak memiliki semua jawaban saat ini. Fokus Anda hanya di fase ini seharusnya adalah memikirkan ke mana Anda ingin proyek Anda pergi.

2. Definisi dan perencanaan

Di sinilah Anda akan lebih mendalam. Fase definisi dan perencanaan dari rencana proyek Anda menetapkan tujuan, jadwal, dan tanggung jawab untuk proyek. Anda ingin memastikan setiap pemain kunci mengetahui peran dan harapannya. Anda juga ingin menetapkan metrik yang jelas yang akan digunakan untuk mengukur keberhasilan proyek.

3. Eksekusi proyek

Langkah ketiga adalah bagian yang menyenangkan: eksekusi. Sekarang saatnya untuk menerapkan semua brainstorming dan perencanaan Anda ke dalam tindakan. Pastikan setiap pemangku kepentingan tahu untuk menggunakan template rencana proyek untuk pembaruan, hal baru, dan percakapan tentang proyek. Komunikasi yang baik dan dokumentasi sepanjang proyek selalu penting, tetapi terutama di fase ini.

4. Kinerja dan pengendalian

Saat tiba waktunya untuk memeriksa kinerja proyek, Anda akan bersyukur karena telah menetapkan metrik yang jelas lebih awal di fase perencanaan. Tinjau proyek dari awal hingga akhir.

Tip pro: Pertimbangkan untuk melakukan pemeriksaan berkala selama proyek daripada satu peninjauan akhir di akhir.

5. Penutupan proyek

Pertama, selamat! Jika Anda telah mencapai tahap ini dalam proses proyek berarti Anda telah berhasil melewati setiap langkah dan sekarang dapat memetik manfaat dari usaha Anda. Pastikan untuk meninjau setiap langkah proyek, menilai apa yang berhasil dan apa yang tidak. Arsipkan rencana Anda untuk referensi di masa depan oleh Anda atau tim lain. Luangkan waktu di akhir proyek untuk mendokumentasikan semua yang Anda pelajari. Anda dapat menggunakan informasi ini untuk membimbing proyek serupa di masa mendatang.

Bagaimana seharusnya format rencana proyek?

Format rencana proyek Anda agar menyerupai alur kerja proyek. Mulailah dengan mendefinisikan proyek, menyatakan tujuannya, pemangku kepentingan, dan bagaimana keberhasilannya akan diukur. Ini bisa sesederhana atau setinggi tingkat detail yang Anda rasa diperlukan.

Selanjutnya, beralih ke fase proyek. Jika Anda memiliki beberapa tim yang bekerja sama, ini adalah tempat yang baik untuk menghubungkan ke template lain yang merinci alur kerja proyek untuk tim tersebut. Mungkin bagian terpenting dari rencana proyek Anda adalah bagian "status". Di sinilah Anda dapat membuat pembaruan berkala untuk proyek. Tinggalkan catatan khusus untuk elemen proyek yang baru ditemukan atau informasi umum yang dapat berguna selama proyek berlangsung.

Sebagai aturan umum, hindari mendetailkan terlalu banyak informasi. Semakin banyak informasi yang perlu dibaca dan dicerna orang, semakin sedikit kemungkinan mereka mengingat semua rincian yang disampaikan. Hanya memberikan pemangku kepentingan proyek informasi yang mereka butuhkan untuk berhasil menyelesaikan tugas mereka dalam proyek.

Bagaimana cara menulis rencana proyek

Mulai duduk untuk menulis rencana proyek bisa menakutkan. Kami mengerti. Memulai dari template yang sudah ada dapat membantu membuat proses ini terasa sedikit lebih mudah. Ikuti langkah-langkah ini saat menulis rencana manajemen proyek Anda yang sempurna:

1. Identifikasi justifikasi bisnis dan kebutuhan pemangku kepentingan

Langkah ini harus menjawab "mengapa?" proyek Anda. Di mana proyek ini cocok dalam tujuan bisnis keseluruhan perusahaan Anda? Apa yang perlu dicapai? Pastikan untuk menyisihkan waktu untuk berbicara dengan pemangku kepentingan proyek dan memahami kebutuhan mereka untuk proyek.

2. Gambarkan tujuan dan sasaran proyek

Tujuan dan sasaran proyek yang dinyatakan akan menjadi sumber daya penting sepanjang durasi proyek. Ini adalah informasi yang kemungkinan besar akan Anda referensikan secara berkala saat fase proyek selesai. Ini juga membantu menginformasikan langkah-langkah bagian "eksekusi" dari proyek. Pertimbangkan faktor-faktor berikut saat menyelesaikan tujuan dan sasaran proyek:

• Tentukan metodologi/framework proyek
• Harapan untuk hasil yang harus disampaikan
• Identifikasi risiko kunci dan langkah-langkah penanggulangan
• Tetapkan pencapaian
• Buat gambaran umum tentang jadwal proyek
• Perkirakan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek

3. Tentukan ruang lingkup proyek

Bagian ini dari rencana proyek Anda mencakup garis besar terperinci tentang semua aspek proyek. Sumber daya, jadwal, hasil yang harus disampaikan, dan dokumentasi terkait lainnya ada di bagian ini dari template rencana. Anda juga dapat mengidentifikasi kemungkinan hambatan dan penanda pencapaian terkait proyek secara keseluruhan atau sebagai tugas individu. Gunakan penanda di bawah ini untuk memandu ruang lingkup Anda.

Sesuaikan tujuan proyek

Ketika Anda mulai dengan tujuan proyek, Anda dapat dengan lebih mudah menentukan langkah-langkah proyek. Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang dimaksudkan proyek dan dapat mengartikulasikannya kepada anggota tim saat mereka mulai menjalankan tanggung jawab mereka dalam proyek. Berikut adalah kerangka kerja untuk menetapkan tujuan yang akan dirujuk oleh seluruh organisasi Anda.

Tetapkan tujuan proyek agar selaras dengan OKR

OKR Anda menandai tujuan dan hasil kunci proyek Anda. Sekarang bahwa Anda telah mendefinisikan tujuan yang dapat diukur ini, waktunya untuk menetapkan tolok ukur proyek untuk membantu Anda mencapai tujuan ini. Pecah setiap tujuan menjadi bagian-bagian kecil yang dapat diberikan metrik. Gunakan tolok ukur ini untuk menilai keberhasilan proyek dari awal hingga akhir.

Tentukan bagaimana tujuan akan diukur

Sekarang bahwa Anda telah memecah tujuan Anda menjadi tujuan yang sangat spesifik, saatnya untuk menetapkan metrik yang berguna untuk setiap tujuan. Angka yang Anda gunakan untuk menentukan keberhasilan proyek Anda akan bervariasi. Apakah itu persentase lalu lintas situs web yang berasal dari media sosial atau jumlah pendaftaran produk baru, Anda dapat memilih metrik yang paling cocok untuk menunjukkan keberhasilan proyek Anda pada akhirnya.

4. Buat rencana proyek

Dengan metrik dan tujuan Anda yang siap, saatnya untuk menyelami rencana proyek. Di sinilah Anda akan menentukan apa yang dibutuhkan dan kapan. Ini adalah kerangka kerja untuk menetapkan garis waktu.

Tentukan hasil yang harus disampaikan

Apa yang dibutuhkan proyek Anda untuk sukses? Hasil yang harus disampaikan dari proyek Anda dapat berasal dari pemangku kepentingan internal atau eksternal. Hasil ini dapat mencakup gambar desain, proposal, laporan teknik, analisis pesaing, atau penilaian teknis. Apa saja dari barang fisik hingga target berbasis angka dianggap sebagai hasil yang mungkin untuk proyek Anda.

Tetapkan harapan mengenai proses untuk hasil yang harus disampaikan

Sebutkan tim atau individu yang akan terlibat dalam proyek. Tugaskan tugas berdasarkan bidang keahlian pemangku kepentingan. Tetapkan harapan untuk setiap anggota tim atau pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek. Komunikasi yang jelas sangat penting untuk kesuksesan proyek mana pun.

Identifikasi tugas yang diperlukan untuk penyelesaian

Tidak ada ruang untuk pekerjaan yang berlebihan dalam proyek Anda, terutama jika Anda bekerja dengan tenggat waktu yang ketat. Dengan daftar hasil yang diharapkan untuk proyek, Anda akan merinci urutan di mana hasil ini harus diselesaikan. Jika ada kebutuhan khusus untuk setiap hasil, pastikan ini disampaikan kepada orang yang bertanggung jawab atasnya.

Buat rencana komunikasi

Bagaimana pihak-pihak yang terlibat dalam proyek akan tetap berhubungan? Apakah lebih baik bagi tim Anda untuk mengadakan pertemuan mingguan untuk memeriksa status proyek atau apakah Anda lebih suka semua komunikasi dilakukan secara asinkron? Anda bahkan dapat mempertimbangkan untuk melakukan pertemuan berdasarkan kebutuhan. Anda dapat berkomunikasi sebagian besar melalui perangkat lunak manajemen proyek Anda atau bergantung pada basis pengetahuan untuk mencatat informasi dan menjawab pertanyaan.

Buat rencana manajemen perubahan

Rencana manajemen perubahan merinci langkah-langkah tepat yang akan diambil perusahaan untuk menerima perubahan dalam alur kerja. Perubahan dalam setiap rencana proyek dapat menjadi tantangan. Mengakomodasi perubahan ini dalam rencana manajemen perubahan dapat membantu mengurangi stres yang muncul dengan membuat penyesuaian mendadak pada apa yang sebelumnya dianggap sebagai alur kerja.

5. Identifikasi dan alokasikan sumber daya proyek

Sebelum proyek dimulai, hitung sumber daya yang mungkin diperlukan untuk memastikan proyek berjalan lancar. Apakah Anda perlu membuat dokumentasi internal tambahan? Apakah perusahaan Anda sebelumnya telah menyelesaikan proyek serupa yang bisa Anda rujuk? Pastikan setiap pemain kunci dalam proyek memiliki apa yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka dengan baik dan tepat waktu.

Perkirakan sumber daya yang diperlukan dan ketersediaan sumber daya

Apakah ada dokumentasi khusus yang diperlukan untuk langkah tertentu dalam proses? Mungkin ada perangkat lunak atau alat yang dibutuhkan oleh tim untuk menyelesaikan tanggung jawab proyek mereka. Diskusikan dengan pemangku kepentingan Anda untuk menanyakan apa yang mereka butuhkan. Jika Anda perlu menambahkan alat atau sumber daya baru ke anggaran Anda, pastikan untuk mencatatnya selama proses perencanaan proyek.

Identifikasi kontribusi dan ketergantungan untuk penyelesaian tugas

Dalam alur kerja proyek, mungkin ada beberapa tugas yang bergantung pada tugas lain yang harus diselesaikan untuk dapat diselesaikan sendiri. Pada saat yang sama, mungkin ada tempat di mana pemangku kepentingan menghadapi kendala. Pertimbangkan keadaan darurat dan catat mereka dalam template rencana proyek.

Buat rencana pengelolaan biaya untuk anggaran

Seperti halnya setiap proyek, peluncuran, atau inisiatif, Anda perlu memiliki anggaran. Baik itu pengeluaran untuk iklan atau mengalihdayakan pekerjaan, Anda harus memiliki ringkasan rinci mengenai keuangan yang diperlukan untuk proyek. Catat di mana anggaran mungkin perlu disesuaikan berdasarkan variabel yang mungkin muncul. Ini akan membantu mengurangi risiko menghadapi pengeluaran tak terduga yang menunda proyek.

6. Tentukan timeline proyek

‍

Besar atau kecil, semua proyek dan tugas memerlukan tenggat waktu. Saat bekerja dengan proyek berskala besar, mungkin ada beberapa tim dan pemangku kepentingan yang terlibat. Pastikan setiap orang mengetahui peran mereka dan memastikan semua orang diinformasikan tentang timeline proyek.

Tentukan durasi aktivitas dan tugas

Diskusikan dengan pemangku kepentingan proyek untuk mendapatkan pemahaman tentang beban kerja mereka dan timeline pribadi untuk memastikan ini disesuaikan dengan timeline utama yang sedang Anda susun. Orang-orang yang bertanggung jawab atas setiap bagian proyek biasanya spesialis di area itu – mereka akan mengetahui dengan baik berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu bagian proyek.

Tetapkan tanggal mulai dan selesai untuk aktivitas dan tugas proyek

Pilih tanggal akhir proyek yang diinginkan dan bekerja mundur. Dari sini, buat tanggal akhir untuk aktivitas proyek. Jika menetapkan rentang tanggal daripada tanggal tertentu lebih baik untuk tim Anda, lakukanlah.

Delegasikan peran dan tanggung jawab individu

Pendelegasian peran dan tanggung jawab individu mungkin berasal dari manajer proyek atau dari dalam masing-masing tim individu. Setelah Anda mengidentifikasi tim yang terlibat dalam proses, pastikan mereka telah menunjuk individu tertentu yang bertanggung jawab atas bagian proyek tim mereka.

Identifikasi fase dan tonggak penting

Pecahkan proyek Anda secara keseluruhan menjadi fase-fase dan tandai fase-fase ini dengan tonggak pencapaian. Anggap tonggak pencapaian sebagai sedikit kemenangan. Jika Anda mencapainya tepat waktu, itu berarti Anda berada di jalur yang benar untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.

Buat peta jalan proyek

Peta jalan proyek Anda adalah timeline Anda dengan sedikit informasi tambahan. Ini dapat berupa bentuk kalender, daftar tanggal pencapaian, atau papan tugas yang dibangun dalam perangkat lunak manajemen proyek pilihan Anda. Berikut adalah apa yang harus dimiliki peta jalan:

• Tujuan
• Hasil proyek
• Tonggak dan batas waktu kunci
• Sumber daya

Impor tugas ke alat manajemen proyek

Setelah Anda membangun timeline proyek, Anda perlu tempat untuk mencatat semua tugas individu yang ada di dalamnya. Template ini berfungsi sebagai pandangan tingkat tinggi dari timeline proyek. Gunakan saat Anda merinci tugas menjadi item yang dapat ditindaklanjuti di perangkat lunak manajemen proyek favorit Anda. Silakan sertakan tautan ke template untuk referensi mudah sepanjang proyek.

7. Lakukan penilaian risiko

Tidak ada yang suka memikirkan tentang cara-cara proyek mereka bisa berjalan salah. Namun, Anda akan bersyukur telah mempertimbangkan semua kemungkinan jika di suatu tempat dalam proses Anda mengalami masalah. Melakukan penilaian risiko memungkinkan Anda untuk mendefinisikan masalah potensial dan menyelesaikannya sebelum mereka muncul. Dengan melakukan ini, Anda meminimalkan risiko menunda proyek dengan harus menghentikan segalanya untuk menangani masalah yang tidak terduga.

Buat rencana manajemen risiko

Rencana manajemen risiko Anda harus mengacu pada tempat dalam rencana proyek di mana kemunduran dapat terjadi. Mungkin Anda bekerja dengan vendor pihak ketiga yang bisa menyerahkan pekerjaan terlambat atau memerlukan lebih banyak komunikasi daripada yang Anda harapkan. Dalam hal ini, anggarkan lebih banyak waktu dalam rencana proyek untuk kolaborasi dengan vendor ini.

8. Temui tim dan pemangku kepentingan

Sekarang Anda mendekati akhir perencanaan proyek Anda, saatnya untuk bertemu dengan pemangku kepentingan, baik sebagai sebuah kelompok atau secara individu, untuk menjelaskan tanggung jawab. Ini juga menyediakan ruang bagi pemain kunci untuk mengajukan pertanyaan atau memberikan saran sebelum terjun ke dalam proyek.

Komunikasikan peran, ekspektasi, dan tenggat waktu individu

Kami telah menyentuhnya sebelumnya, tetapi kami kembali ke hal ini lagi karena ini sangat penting. Komunikasi adalah inti dari keberhasilan proyek Anda. Transparansi dengan ekspektasi dan kebutuhan dari pemangku kepentingan menghilangkan kebingungan dan peluang yang hilang. Jika Anda berkomunikasi secara jelas mengenai peran dan tanggung jawab masing-masing individu, Anda sedang mempersiapkan semua orang untuk berhasil.

9. Laksanakan proyek

Akhirnya, perencanaan telah selesai. Sekarang saatnya melihat semua kerja keras organisasi Anda terbayar. Pada titik ini, sebagian besar manajer proyek sedang memantau proyek, memeriksa dengan pemangku kepentingan, dan memastikan metrik kunci direkam.

Pantau kinerja sepanjang siklus hidup proyek

Saat Anda memantau kinerja proyek, Anda bisa melakukan penyesuaian terhadap metrik atau alur kerja jika diperlukan. Pemeriksaan rutin memberikan kesempatan untuk memberikan pembaruan kinerja kepada pemangku kepentingan. Selain memastikan Anda tetap di jalur, ini juga bisa meningkatkan semangat tim untuk melihat umpan balik positif.

Manfaatkan pelaporan untuk melacak usaha dan biaya

Ingatlah anggaran Anda saat bekerja melalui proyek. Saat Anda melakukan pemeriksaan rutin terhadap metrik kinerja, pertimbangkan untuk melihat anggaran juga. Sekali lagi, ulasan status yang sering, terutama mengenai anggaran, membantu mencegah kemunduran besar.

Gunakan rencana manajemen perubahan untuk beradaptasi dengan kebutuhan proyek sesuai kebutuhan

Anda memiliki rencana proyek yang sudah ada dan berjalan lancar, tetapi ini tidak berarti Anda tidak akan menghadapi kemunduran yang memerlukan penyesuaian. Jika ini terjadi, konsultasikan rencana manajemen perubahan Anda. Ini bisa menjadi alat yang sangat berguna ketika masalah terjadi. Alih-alih terkejut dan berisiko tidak mencapai tolok ukur Anda, lakukan penyesuaian cepat dan teruskan proyek Anda.

Sekarang laksanakan dan lihat hasilnya.

Contoh rencana proyek

Lihat bagaimana PetDesk menggerakkan fitur baru dari ide ke implementasi.

Apa manfaat menggunakan template rencana proyek?

Tujuan proyek tergantung pada pemenuhan tolok ukur yang bergantung pada pemangku kepentingan menyelesaikan pekerjaan mereka sesuai harapan dan tepat waktu. Di Guru, kami menggunakan template yang sudah dibuat untuk membantu menyederhanakan proses rencana manajemen proyek. Kami menganggapnya sebagai titik tolak untuk merumuskan proyek dan tujuannya. Lihat mengapa menggabungkan template rencana proyek ke dalam alur kerja Anda bisa membantu mempermudah proses.

Tidak ada waktu yang dihabiskan untuk merancang sebuah template

Waktu Anda sangat berharga saat merencanakan sebuah proyek. Upaya terbesar Anda harus dihabiskan untuk brainstorming ide-ide kreatif dan solusi untuk memastikan proyek Anda berjalan dengan baik. Hindari menghabiskan waktu dan energi mental mencoba memutuskan bagaimana terlihat template rencana manajemen proyek Anda dengan memulai dari template.

Hindari memulai sepenuhnya dari awal

Halaman kosong terasa menakutkan bagi semua orang. Mungkin terasa hampir tidak mungkin untuk mengetahui dari mana harus memulai saat bekerja dari awal. Gunakan template untuk mendapatkan gambaran tentang timeline proyek Anda. Ketika memulai dari template rencana proyek, Anda hanya perlu mengisi bagian yang kosong.

Sumber informasi tunggal tentang proyek

Ini adalah lereng licin untuk memiliki informasi yang tersebar di seluruh perangkat lunak manajemen proyek, email, komunikasi internal, dan lainnya. Anggap template rencana proyek Anda sebagai sumber kebenaran tunggal. Template ini menyimpan semua informasi dan pembaruan yang dibutuhkan pemangku kepentingan untuk memahami ruang lingkup proyek. Jika satu template tidak cukup, gunakan template yang berbeda untuk fase-fase proyek yang berbeda dan tautkan mereka!

Alat untuk mengintegrasikan rencana proyek Anda ke dalam bisnis Anda

Ada seribu cara untuk membuat dan membagikan rencana proyek Anda. Template rencana manajemen proyek kami sepenuhnya dapat disesuaikan, sehingga Anda dapat membagikan semua informasi kunci tentang proyek Anda dengan tim Anda di mana pun mereka bekerja. Berkolaborasi, menyebarkan pengetahuan, dan memenuhi tujuan Anda dengan cepat menukar informasi dan proses di atas alat apa pun yang digunakan tim Anda sepanjang proyek.

Guru terintegrasi dengan mulus dengan perangkat lunak manajemen proyek favorit Anda sehingga Anda memiliki semua yang Anda butuhkan, tepat di satu tempat.