Project Status Report

Baik Anda bekerja dengan tim beranggotakan dua orang atau dua puluh orang, laporan status proyek Anda adalah bagian penting dari proses. Laporan status adalah tempat yang cepat dan dapat diandalkan untuk semua informasi terkait proyek. Sebarkan informasi tentang pembaruan proyek secara teratur untuk memastikan bahwa tidak ada pemangku kepentingan yang tertinggal. Tim Anda akan berterima kasih telah menjaga semua orang dalam loop.

Organisir pembaruan status proyek Anda agar mudah dibaca dan dipahami. Pastikan itu jelas, ringkas, dan mudah diakses. Cara terbaik untuk mencapai ini adalah dengan tetap menggunakan template. Isi bagian template dengan pembaruan terbaru dan Anda selesai! Anda baru saja menghemat waktu berharga dan akan mengirimkan pembaruan proyek kepada pemangku kepentingan yang langsung ke intinya.

Kami telah membuat contoh pembaruan status proyek untuk Anda pertimbangkan. Lakukan edit dan penyesuaian untuk menyelaraskan template dengan kebutuhan proyek Anda. Periksa di bawah ini.

Apa yang termasuk dalam laporan status proyek?

Sesuaikan isi laporan status proyek Anda agar menyelesaikan dan membagikan informasi ini menjadi lebih mudah. Baik Anda maupun pemangku kepentingan akan tahu apa yang diharapkan ketika template pembaruan status proyek Anda terorganisir dan jelas.

1. Deskripsi dan nama proyek

Pertama dan terpenting, berikan judul pada pembaruan status proyek Anda (biasanya judul proyek) dan tambahkan deskripsi. Deskripsi dapat berupa gambaran umum singkat tentang proyek, tim apa yang terlibat, atau informasi lain yang Anda anggap penting ketika mendeskripsikan proyek.

2. Manfaat, tujuan, dan sasaran proyek

Di bagian template ini, Anda akan mencantumkan manfaat, tujuan, dan sasaran proyek. Pilih untuk menjadi sedetail yang Anda rasa perlu. Ingatlah bahwa sebagian besar pemangku kepentingan mungkin sudah familiar dengan informasi proyek ini, jadi Anda kemungkinan besar tidak perlu menambahkan semua detail di sini. Jaga agar tetap ringkas, mungkin hanya sertakan tujuan untuk fase terbaru dari proyek ini, lalu lanjutkan ke langkah berikutnya.

3. Garis waktu proyek

Apakah proyek Anda berjalan sesuai rencana? Apakah ada tugas yang tertunda? Apakah ada pemangku kepentingan yang perlu diberitahu tentang perubahan dalam garis waktu proyek? Gunakan bagian ini untuk mencatat tolok ukur proyek saat ditetapkan di awal proyek. Pertimbangkan untuk menjaga garis waktu aktif dengan mencentang fase-fase proyek saat tim Anda menyelesaikannya.

4. Pembaruan status proyek

Anda memiliki pilihan dalam cara membagikan dan menyebarkan pembaruan status proyek di bagian ini. Pilih satu orang untuk bertanggung jawab mengumpulkan pembaruan status dari semua pemangku kepentingan proyek untuk dimasukkan di sini atau ajak pemangku kepentingan untuk memberikan pembaruan mereka sendiri. Yang terakhir memperkuat ruang kerja yang lebih kolaboratif. Anda dapat bekerja dengan daftar berpoin atau grafik, memilih metode komunikasi yang paling cocok untuk tim Anda.

5. Sanjungan tim

Bagian penting dari moral tim yang positif adalah memberikan kredit di mana kredit itu pantas. Gunakan bagian ini untuk menyoroti pencapaian individu yang berkontribusi selama fase terbaru dari proyek. Tunjukkan apresiasi kepada pemangku kepentingan atau seluruh tim untuk pekerjaan yang telah mereka selesaikan di proyek sejauh ini.

6. Pertanyaan atau kekhawatiran

Ini adalah bagian untuk mencantumkan dan menjawab pertanyaan yang tertunda menjelang pembaruan status. Menggunakan bagian ini sebagai tujuan tunggal yang otoritatif untuk semua pertanyaan dan kekhawatiran proyek menghilangkan risiko kehilangan pertanyaan di Slack atau email. Ajak tim Anda untuk menambahkan pertanyaan di sini segera setelah muncul agar tidak hilang dalam kesibukan.