

Questi modelli aiutano a risparmiare tempo e assicurano che la tua prossima comunicazione raggiunga il tuo pubblico e abbia l'impatto desiderato.
Hai appena lanciato un nuovo prodotto, dopo cinque anni di costruzione di un prototipo, di test e di garanzia che il prodotto sia pronto per il mercato. Ma il lancio non è andato come previsto. Durante la prima settimana dal rilascio, clienti arrabbiati inondano le tue linee di supporto per lamentarsi di prodotti difettosi che sono diventati pericoli di incendio.
Fortunatamente, il tuo team di comunicazione ha già un piano di comunicazione per questo scenario. Avviano rapidamente la campagna per affrontare le preoccupazioni per la sicurezza, ricostruire la fiducia dei consumatori e rilanciare il prodotto (dopo gli aggiornamenti) con grande successo.
Tuttavia, un piano di comunicazione non serve solo a spegnere incendi. È anche utile quando si lancia un nuovo prodotto o si rilascia un aggiornamento importante. Assicura di ottenere la massima visibilità dal tuo pubblico target.
A livello interno, un piano di comunicazione è essenziale per mantenere gli stakeholder e i membri del team sulla stessa lunghezza d'onda durante la gestione del progetto. Un piano di comunicazione stabilisce anche una struttura affinché i dipendenti possano trovare informazioni quando ne hanno bisogno e fare follow-up se non possono.
In questa guida, imparerai i benefici di utilizzare un piano di comunicazione, come scriverne uno e i dettagli da includere nel tuo piano. Abbiamo anche incluso diversi modelli scaricabili per semplificare il processo per te.
Un piano di comunicazione è una strategia completa che ti consente di fornire informazioni al tuo pubblico e generare risultati aziendali positivi.
Un piano di comunicazione ti aiuta a identificare le necessità, a dare priorità al tuo budget, a strutturare le tempistiche e a adattare i metodi di comunicazione per soddisfare il pubblico. Assicura che ogni messaggio proveniente dalla tua organizzazione sia coerente attraverso i canali e ricevuto dal giusto pubblico target.
Sebbene la maggior parte delle persone associ i piani di comunicazione con la gestione delle crisi, possono essere utilizzati anche per lanciare nuovi prodotti o proporre nuove iniziative.
Un piano di comunicazione descrive:
Quando usi questa struttura per costruire un piano di comunicazione, avrai il messaggio di cui hai bisogno per raggiungere gli obiettivi della tua organizzazione.
Un piano di comunicazione nella gestione del progetto delinea come comunicherai informazioni importanti su un progetto in corso agli stakeholder principali. Il piano di comunicazione specifica quando i membri del team devono condividere aggiornamenti sul progetto e con chi devono condividere quegli aggiornamenti.
Un piano di comunicazione per la gestione del progetto non è un piano di PR. Non ti aiuta a identificare il tuo pubblico, allineare i social media o stabilire messaggi per i segmenti del tuo pubblico. Invece, considera di utilizzare una strategia aziendale o un piano di social media per questi scopi.
I membri del team dovrebbero usare il piano di comunicazione per rispondere a queste domande sul progetto:
I lavoratori della conoscenza trascorrono attualmente il 60% del loro tempo a inseguire approvazioni, cercare documenti, passare tra app e svolgere altre attività al di fuori della loro funzione lavorativa principale. Ciò avviene principalmente quando i dipendenti non sanno dove le informazioni siano condivise. Pertanto, sprecano tempo a chiedere informazioni ai colleghi.
Con l'aumento di team distribuiti o remoti, diventa facile sentirsi a proprio agio con la comunicazione. I manager inviano email dopo l'orario di lavoro, l'informazione non è centralizzata e i dipendenti non sanno quando o come comunicare. Garantire la sicurezza e la legittimità della tua comunicazione email con un controllo del record SPF diventa importante.
Una collaborazione efficace del team non avviene naturalmente. È una competenza che il tuo team costruisce. Un aspetto cruciale della collaborazione efficace del team è delineare come il tuo team comunica.
Con un piano di comunicazione, i membri del team sanno dove, quando e cosa comunicare. Chiarisci anche le convenzioni per il "Non disturbare" o per silenziare le notifiche su piattaforme come Slack. Fornire linee guida rimuove le barriere a una comunicazione e collaborazione accessibile tra i team. I membri del team sono più sicuri di inviare messaggi e condividere idee quando sanno dove comunicare e al momento giusto.
La trasparenza è l'estensione in cui le informazioni sono disponibili e condivise con i dipendenti, i manager e gli stakeholder all'interno di un'organizzazione. I dipendenti possono visualizzare il quadro generale e comprendere come il loro contributo fa la differenza quando le informazioni sono facilmente disponibili.
La trasparenza è essenziale per la condivisione della conoscenza, costruire fiducia e mantenere i dipendenti aggiornati con informazioni verificate.
Anche quando l'informazione non è sempre positiva, una comunicazione trasparente aiuta i dipendenti ad adattarsi ai cambiamenti e a lavorare in modo più efficiente.
Un piano di comunicazione minimizza la confusione e i malintesi attraverso processi documentati. Di conseguenza, il tuo team ha chiarezza su dove si trovano le informazioni e a chi rivolgersi per domande in caso di difficoltà. Sono più efficienti e meno frustrati, il che porta a un personale felice e a maggiori entrate per la tua azienda.
Non c'è niente di più frustrante che sentire le parole "Non lo so" o essere detto di chiedere alla persona successiva di rispondere alla tua domanda. Un buon piano di comunicazione descrive chi riceve i messaggi e come funziona il processo di comunicazione.
In questo ambiente, i membri del tuo team sanno a chi chiedere domande e coloro che dovrebbero avere le risposte sono dotati delle informazioni corrette.
I passaggi da seguire durante un'audito includono:
Dopo l'audit, usa i risultati per stabilire obiettivi raggiungibili per il piano di comunicazione. I tuoi obiettivi SMART dovrebbero essere specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e tempestivi.
Ad esempio, il team HR scrive un piano di comunicazione per progettare una matrice di crescita per i dipendenti che non vogliono diventare manager. Devono identificare obiettivi specifici che il piano conseguirà, anche se non è quantificabile.
L'obiettivo potrebbe essere quello di aumentare il tasso di ritenzione dei dipendenti del 30% nei prossimi sei mesi o migliorare la soddisfazione dei dipendenti nell'anno successivo. Puoi usare un piano di comunicazione per presentare questi obiettivi alla direzione.
La tua USP è come mostri ai clienti e ai potenziali clienti la caratteristica chiave che ti distingue dai concorrenti. È una soluzione che solo il tuo marchio offre e che i clienti non possono trovare da nessun'altra parte.
Rispondi a queste domande per identificare la tua USP:
Inquadra la tua USP per mostrare i benefici ai clienti e usala nel tuo modello di piano di comunicazione.
Successivamente, passa alla tua dichiarazione di missione, che dovrebbe comunicare la tua intera identità di marchio.
Ad esempio, la USP di Tesla è quella di costruire auto ecologiche, di alta qualità e ad alte prestazioni. Sono uniche perché non stanno semplicemente vendendo auto, ma tecnologia innovativa. Si collega alla loro dichiarazione di missione di creare le automobili più coinvolgenti del 21° secolo e guidare la transizione del mondo ai veicoli elettrici.
Ecco una guida completa per scrivere una dichiarazione di missione e di visione.
Collegarsi con il tuo cliente ideale richiede una profonda comprensione delle esigenze e delle preferenze del tuo pubblico. Anche se vuoi raggiungere il maggior numero di persone possibile, il tuo messaggio ha il maggiore impatto quando è adattato a un pubblico specifico. L'orientamento garantisce anche che tu ottenga lead più qualificati.
Se stai scrivendo il piano di comunicazione per un progetto, è essenziale conoscere il tuo pubblico.
Per chi stai scrivendo?
Chi sono gli stakeholder?
Esempi di stakeholder includono investitori, media, funzionari governativi o clienti. Se stai scrivendo per team interni, crea un documento completo a cui i dipendenti possano fare riferimento nella tua piattaforma di knowledge base. Assicurati di includere informazioni su chi chiedere follow-up.
Se il tuo pubblico include la stampa e i media, scrivi un comunicato stampa che descriva il tuo obiettivo per il pubblico. Ti suggeriamo di utilizzare un template per comunicato stampa che dettagli cosa il team PR dovrebbe dire.
Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a identificare il tuo pubblico target:
A questo punto, conosci i tuoi diversi segmenti di pubblico e gli obiettivi per il tuo piano di comunicazione. Mentre redigi un messaggio per ciascun gruppo di pubblico, usa il tuo messaggio di brand principale come base per la comunicazione.
Inizia con una tabella per identificare il pubblico, i messaggi che devi promuovere e i canali per promuoverli.
Quando hai un abbozzo generale, rispondi a queste domande:
Aggiungi le risposte al modello del tuo piano di comunicazione nella sezione messaggio chiave. Mentre scrivi, invita rappresentanti che lavorano già con quel gruppo di pubblico per migliorare la personalizzazione e l'accuratezza del tuo messaggio.
I canali di comunicazione che scegli dipendono da dove si trova il tuo pubblico.
Ad esempio, se stai comunicando con i clienti, potresti inviare una newsletter o un comunicato stampa. Se stai comunicando con un pubblico freddo, la pubblicità a pagamento potrebbe essere utile. E se stai creando un piano di comunicazione per i dipendenti, utilizzare il tuo software di gestione della conoscenza è il modo migliore per trasmettere il tuo messaggio.
I canali di comunicazione più popolari includono:
Una matrice di messaggi è una tabella che riunisce il tuo pubblico target, il problema centrale, la dichiarazione del marchio e i canali di comunicazione. Garantisce che il tuo piano di comunicazione sia sempre allineato con la tua proposta di valore.
La maggior parte delle organizzazioni ha diversi pubblici con esigenze diverse che il tuo prodotto risolve. Hai bisogno di un messaggio unico, di una campagna di marketing e di un canale di distribuzione per ogni pubblico. La tua matrice di messaggi fornisce una panoramica di come i tuoi messaggi si adatteranno a ciascun pubblico e canale.
Mentre esegui il tuo piano di comunicazione, misura i risultati on the go. Al alcuni progetti, come il marketing sui social media, danno risultati quantificabili. Altri, come migliorare la soddisfazione dei dipendenti, possono avere il completamento degli obiettivi in modo astratto in base ai sentimenti del marchio.
Annota ciò che ha funzionato e le aree di miglioramento. Se non hai raggiunto il tuo obiettivo, prova ad aumentare il tempo a disposizione o rielaborare i tuoi obiettivi per renderli più raggiungibili.
Gli obiettivi del tuo piano di comunicazione dovrebbero rispondere a queste domande:
Per i piani di comunicazione basati su progetti, comunica in modo mirato con gli stakeholder. Quali reparti o persone saranno interessati dal piano di comunicazione? Quali informazioni dovrebbero conoscere riguardo al progetto?
Le audience differiscono e possono includere dipendenti, clienti o media. Utilizza una mappa del pubblico per segmentare il tuo pubblico e creare messaggi unici per ciascuna audience.
Pensa all'obiettivo finale mentre scrivi il messaggio. Qual è l'azione che vuoi che il pubblico intraprenda a seguito del piano di comunicazione? Inizia con lo scopo fin dall'inizio.
Rispondi a queste domande nel tuo messaggio:
Abbracciare l'empatia ti aiuta a capire cosa ha bisogno di sentire il tuo pubblico. Il messaggio dovrebbe essere semplice, coerente, preciso e chiaro.
Il tempismo è fondamentale per il successo e l'efficacia del tuo piano di comunicazione. La migliore comunicazione avviene nel tempo, non tutto in una volta.
Le persone hanno brevi periodi di attenzione e tempo limitato. Potresti aver bisogno di comunicare ripetutamente per rafforzare il messaggio chiave e rimanere nella mente del tuo pubblico target. Hai anche bisogno di un secondo piano di comunicazione per proteggerti da eventi inaspettati che possono verificarsi lungo la strada.
La tua strategia di comunicazione pone le basi per le tue attività di outreach. Ciò include quale messaggio comunicare e i canali per ogni messaggio.
Ad esempio, se comunichi con un pubblico professionale, LinkedIn e Twitter potrebbero essere più efficaci rispetto a Instagram o TikTok, che sono (generalmente) per un uso più informale.
Se hai un team di comunicazione interno, dovrebbe occuparsi della creazione e dell'esecuzione del piano di comunicazione per il pubblico interno ed esterno. Tuttavia, i team PR e HR dovrebbero collaborare sulle comunicazioni interne che possono influenzare i dipendenti.
I grandi comunicatori tendono ad essere:
Una comunicazione efficace è più di condividere informazioni. Richiede un follow-through per garantire che le persone giuste vedano i dati e forniscano feedback per migliorare le comunicazioni future.
Hanno letto e compreso il messaggio? Prenderanno l'azione desiderata? Cosa succede se non leggono il messaggio?

Vuoi sapere se i tuoi dipendenti hanno letto un'importante informazione che hai condiviso? Utilizza i dati a livello di Card di Guru per condividere informazioni con team e dipendenti specifici all'interno della tua organizzazione. Guru rende facile per i dipendenti consumare informazioni al proprio ritmo e ti consente di monitorare cosa hanno letto. Se non hanno letto un Card, puoi inviare un promemoria per ricordarglielo.
Designa un coordinatore della comunicazione per gestire la creazione e l'esecuzione del piano di comunicazione. Anche se questo ruolo spetta spesso al project manager o al capo dipartimento, è più saggio designare qualcuno con meno responsabilità che può ascoltare dove è necessaria la comunicazione, scoprire cosa manca e risolvere i problemi di comunicazione quando si verificano. Il manager o il team leader ha già molto da fare, quindi le comunicazioni potrebbero finire in secondo piano.
Chiedi ai colleghi dei reparti pertinenti di creare un elenco delle sfide che potrebbero sorgere durante l'esecuzione del piano di comunicazione. Ad esempio, quali sono le sfide all'adozione per i team interni? Mentre lanci un nuovo prodotto, prevedi ostacoli che potrebbero diventare un incubo PR? Creare un elenco delle sfide attese può aiutarti a preparare un piano di comunicazione per mitigare i problemi.
Il riepilogo esecutivo è un riepilogo di una pagina del tuo piano di comunicazione. Dovrebbe includere:
Un piano di comunicazione di marketing è una strategia per condividere informazioni sul tuo prodotto o servizio con il tuo pubblico target. Fornisce un focus, così sai cosa devi dire quando promuovi il tuo prodotto al tuo cliente.
Il piano di comunicazione di marketing include:
Un piano di comunicazione per la gestione del progetto descrive come comunicherai informazioni importanti agli stakeholder durante il ciclo di vita del progetto. Mantiene anche il tuo team sulla retta via durante la collaborazione su un progetto, così tutti sanno cosa devono fare, chi è responsabile di ciascun compito e quando deve essere completato.
Il piano di comunicazione per la gestione del progetto dovrebbe includere:
Un piano di comunicazione per il lancio del prodotto assicura che il tuo nuovo prodotto ottenga la visibilità necessaria per connettersi con il tuo pubblico target. Se si tratta di un aggiornamento del prodotto, la storia dovrebbe mostrare chiaramente il differenziatore rispetto ai concorrenti e le versioni precedenti.
Segmenta i piani di lancio del prodotto in cinque fasi:
Dettagli da includere in un piano di comunicazione per il lancio del prodotto:
Se praticata correttamente, la comunicazione interna dovrebbe promuovere una collaborazione e conversazione efficienti tra i dipendenti di un'organizzazione. Comporta la produzione e la condivisione di messaggi, oltre a facilitare un dialogo sano con i dipendenti.
Buone comunicazioni interne garantiscono che i dipendenti non sentano mai le parole "nessuno mi ha detto". È un'esperienza frustrante in organizzazioni di tutte le dimensioni in cui le informazioni non arrivano alle persone giuste, vengono ignorate o perse durante il transito.
Un piano di comunicazione interna equipaggia la tua organizzazione per gestire l'impatto crescente di un ambiente di lavoro moderno.
Includi i seguenti dettagli in un piano di comunicazione interna:
Il cambiamento è difficile per tutti da accettare. Un piano di gestione del cambiamento racchiude tutti i piani strategici, i processi e gli strumenti per attuare cambiamenti organizzativi e aiutare i dipendenti ad adattarsi a questi cambiamenti.
Fatto bene, un piano di gestione del cambiamento riduce il rischio di un cambiamento organizzativo non riuscito in caso di ristrutturazione, trasloco in una nuova sede o aggiornamento dei processi. È l'unico modo per ottenere consenso dai dipendenti senza antagonizzarli.
Il 65% dei dirigenti senior intervistati da Robert Half ritiene che la comunicazione sia l'elemento più essenziale per guidare i team attraverso il cambiamento con successo. Sfortunatamente, il 70% delle iniziative di cambiamento organizzativo non hanno successo a causa di una comunicazione inefficace.
Dettagli da includere in un piano di comunicazione per la gestione del cambiamento:
Senza una struttura per le comunicazioni, non puoi connetterti con il tuo pubblico target o collaborare in modo efficiente. Un piano di comunicazione garantisce che tu sia sempre pronto per quando si verifica una crisi. Internamente, diffondi le informazioni correttamente quando prendi decisioni aziendali o attui grandi cambiamenti. E esternamente, prendi il controllo della tua narrativa per plasmare la percezione pubblica del tuo marchio e delle sue offerte.
Guru è il software di comunicazione interna che completa la comunicazione con i dipendenti con informazioni verificate da esperti. Con Guru, i tuoi dipendenti hanno accesso alle informazioni quando ne hanno bisogno, così non si sentono mai esclusi.
Esempi di piani di comunicazione includono:
Hai appena lanciato un nuovo prodotto, dopo cinque anni di costruzione di un prototipo, di test e di garanzia che il prodotto sia pronto per il mercato. Ma il lancio non è andato come previsto. Durante la prima settimana dal rilascio, clienti arrabbiati inondano le tue linee di supporto per lamentarsi di prodotti difettosi che sono diventati pericoli di incendio.
Fortunatamente, il tuo team di comunicazione ha già un piano di comunicazione per questo scenario. Avviano rapidamente la campagna per affrontare le preoccupazioni per la sicurezza, ricostruire la fiducia dei consumatori e rilanciare il prodotto (dopo gli aggiornamenti) con grande successo.
Tuttavia, un piano di comunicazione non serve solo a spegnere incendi. È anche utile quando si lancia un nuovo prodotto o si rilascia un aggiornamento importante. Assicura di ottenere la massima visibilità dal tuo pubblico target.
A livello interno, un piano di comunicazione è essenziale per mantenere gli stakeholder e i membri del team sulla stessa lunghezza d'onda durante la gestione del progetto. Un piano di comunicazione stabilisce anche una struttura affinché i dipendenti possano trovare informazioni quando ne hanno bisogno e fare follow-up se non possono.
In questa guida, imparerai i benefici di utilizzare un piano di comunicazione, come scriverne uno e i dettagli da includere nel tuo piano. Abbiamo anche incluso diversi modelli scaricabili per semplificare il processo per te.
Un piano di comunicazione è una strategia completa che ti consente di fornire informazioni al tuo pubblico e generare risultati aziendali positivi.
Un piano di comunicazione ti aiuta a identificare le necessità, a dare priorità al tuo budget, a strutturare le tempistiche e a adattare i metodi di comunicazione per soddisfare il pubblico. Assicura che ogni messaggio proveniente dalla tua organizzazione sia coerente attraverso i canali e ricevuto dal giusto pubblico target.
Sebbene la maggior parte delle persone associ i piani di comunicazione con la gestione delle crisi, possono essere utilizzati anche per lanciare nuovi prodotti o proporre nuove iniziative.
Un piano di comunicazione descrive:
Quando usi questa struttura per costruire un piano di comunicazione, avrai il messaggio di cui hai bisogno per raggiungere gli obiettivi della tua organizzazione.
Un piano di comunicazione nella gestione del progetto delinea come comunicherai informazioni importanti su un progetto in corso agli stakeholder principali. Il piano di comunicazione specifica quando i membri del team devono condividere aggiornamenti sul progetto e con chi devono condividere quegli aggiornamenti.
Un piano di comunicazione per la gestione del progetto non è un piano di PR. Non ti aiuta a identificare il tuo pubblico, allineare i social media o stabilire messaggi per i segmenti del tuo pubblico. Invece, considera di utilizzare una strategia aziendale o un piano di social media per questi scopi.
I membri del team dovrebbero usare il piano di comunicazione per rispondere a queste domande sul progetto:
I lavoratori della conoscenza trascorrono attualmente il 60% del loro tempo a inseguire approvazioni, cercare documenti, passare tra app e svolgere altre attività al di fuori della loro funzione lavorativa principale. Ciò avviene principalmente quando i dipendenti non sanno dove le informazioni siano condivise. Pertanto, sprecano tempo a chiedere informazioni ai colleghi.
Con l'aumento di team distribuiti o remoti, diventa facile sentirsi a proprio agio con la comunicazione. I manager inviano email dopo l'orario di lavoro, l'informazione non è centralizzata e i dipendenti non sanno quando o come comunicare. Garantire la sicurezza e la legittimità della tua comunicazione email con un controllo del record SPF diventa importante.
Una collaborazione efficace del team non avviene naturalmente. È una competenza che il tuo team costruisce. Un aspetto cruciale della collaborazione efficace del team è delineare come il tuo team comunica.
Con un piano di comunicazione, i membri del team sanno dove, quando e cosa comunicare. Chiarisci anche le convenzioni per il "Non disturbare" o per silenziare le notifiche su piattaforme come Slack. Fornire linee guida rimuove le barriere a una comunicazione e collaborazione accessibile tra i team. I membri del team sono più sicuri di inviare messaggi e condividere idee quando sanno dove comunicare e al momento giusto.
La trasparenza è l'estensione in cui le informazioni sono disponibili e condivise con i dipendenti, i manager e gli stakeholder all'interno di un'organizzazione. I dipendenti possono visualizzare il quadro generale e comprendere come il loro contributo fa la differenza quando le informazioni sono facilmente disponibili.
La trasparenza è essenziale per la condivisione della conoscenza, costruire fiducia e mantenere i dipendenti aggiornati con informazioni verificate.
Anche quando l'informazione non è sempre positiva, una comunicazione trasparente aiuta i dipendenti ad adattarsi ai cambiamenti e a lavorare in modo più efficiente.
Un piano di comunicazione minimizza la confusione e i malintesi attraverso processi documentati. Di conseguenza, il tuo team ha chiarezza su dove si trovano le informazioni e a chi rivolgersi per domande in caso di difficoltà. Sono più efficienti e meno frustrati, il che porta a un personale felice e a maggiori entrate per la tua azienda.
Non c'è niente di più frustrante che sentire le parole "Non lo so" o essere detto di chiedere alla persona successiva di rispondere alla tua domanda. Un buon piano di comunicazione descrive chi riceve i messaggi e come funziona il processo di comunicazione.
In questo ambiente, i membri del tuo team sanno a chi chiedere domande e coloro che dovrebbero avere le risposte sono dotati delle informazioni corrette.
I passaggi da seguire durante un'audito includono:
Dopo l'audit, usa i risultati per stabilire obiettivi raggiungibili per il piano di comunicazione. I tuoi obiettivi SMART dovrebbero essere specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e tempestivi.
Ad esempio, il team HR scrive un piano di comunicazione per progettare una matrice di crescita per i dipendenti che non vogliono diventare manager. Devono identificare obiettivi specifici che il piano conseguirà, anche se non è quantificabile.
L'obiettivo potrebbe essere quello di aumentare il tasso di ritenzione dei dipendenti del 30% nei prossimi sei mesi o migliorare la soddisfazione dei dipendenti nell'anno successivo. Puoi usare un piano di comunicazione per presentare questi obiettivi alla direzione.
La tua USP è come mostri ai clienti e ai potenziali clienti la caratteristica chiave che ti distingue dai concorrenti. È una soluzione che solo il tuo marchio offre e che i clienti non possono trovare da nessun'altra parte.
Rispondi a queste domande per identificare la tua USP:
Inquadra la tua USP per mostrare i benefici ai clienti e usala nel tuo modello di piano di comunicazione.
Successivamente, passa alla tua dichiarazione di missione, che dovrebbe comunicare la tua intera identità di marchio.
Ad esempio, la USP di Tesla è quella di costruire auto ecologiche, di alta qualità e ad alte prestazioni. Sono uniche perché non stanno semplicemente vendendo auto, ma tecnologia innovativa. Si collega alla loro dichiarazione di missione di creare le automobili più coinvolgenti del 21° secolo e guidare la transizione del mondo ai veicoli elettrici.
Ecco una guida completa per scrivere una dichiarazione di missione e di visione.
Collegarsi con il tuo cliente ideale richiede una profonda comprensione delle esigenze e delle preferenze del tuo pubblico. Anche se vuoi raggiungere il maggior numero di persone possibile, il tuo messaggio ha il maggiore impatto quando è adattato a un pubblico specifico. L'orientamento garantisce anche che tu ottenga lead più qualificati.
Se stai scrivendo il piano di comunicazione per un progetto, è essenziale conoscere il tuo pubblico.
Per chi stai scrivendo?
Chi sono gli stakeholder?
Esempi di stakeholder includono investitori, media, funzionari governativi o clienti. Se stai scrivendo per team interni, crea un documento completo a cui i dipendenti possano fare riferimento nella tua piattaforma di knowledge base. Assicurati di includere informazioni su chi chiedere follow-up.
Se il tuo pubblico include la stampa e i media, scrivi un comunicato stampa che descriva il tuo obiettivo per il pubblico. Ti suggeriamo di utilizzare un template per comunicato stampa che dettagli cosa il team PR dovrebbe dire.
Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a identificare il tuo pubblico target:
A questo punto, conosci i tuoi diversi segmenti di pubblico e gli obiettivi per il tuo piano di comunicazione. Mentre redigi un messaggio per ciascun gruppo di pubblico, usa il tuo messaggio di brand principale come base per la comunicazione.
Inizia con una tabella per identificare il pubblico, i messaggi che devi promuovere e i canali per promuoverli.
Quando hai un abbozzo generale, rispondi a queste domande:
Aggiungi le risposte al modello del tuo piano di comunicazione nella sezione messaggio chiave. Mentre scrivi, invita rappresentanti che lavorano già con quel gruppo di pubblico per migliorare la personalizzazione e l'accuratezza del tuo messaggio.
I canali di comunicazione che scegli dipendono da dove si trova il tuo pubblico.
Ad esempio, se stai comunicando con i clienti, potresti inviare una newsletter o un comunicato stampa. Se stai comunicando con un pubblico freddo, la pubblicità a pagamento potrebbe essere utile. E se stai creando un piano di comunicazione per i dipendenti, utilizzare il tuo software di gestione della conoscenza è il modo migliore per trasmettere il tuo messaggio.
I canali di comunicazione più popolari includono:
Una matrice di messaggi è una tabella che riunisce il tuo pubblico target, il problema centrale, la dichiarazione del marchio e i canali di comunicazione. Garantisce che il tuo piano di comunicazione sia sempre allineato con la tua proposta di valore.
La maggior parte delle organizzazioni ha diversi pubblici con esigenze diverse che il tuo prodotto risolve. Hai bisogno di un messaggio unico, di una campagna di marketing e di un canale di distribuzione per ogni pubblico. La tua matrice di messaggi fornisce una panoramica di come i tuoi messaggi si adatteranno a ciascun pubblico e canale.
Mentre esegui il tuo piano di comunicazione, misura i risultati on the go. Al alcuni progetti, come il marketing sui social media, danno risultati quantificabili. Altri, come migliorare la soddisfazione dei dipendenti, possono avere il completamento degli obiettivi in modo astratto in base ai sentimenti del marchio.
Annota ciò che ha funzionato e le aree di miglioramento. Se non hai raggiunto il tuo obiettivo, prova ad aumentare il tempo a disposizione o rielaborare i tuoi obiettivi per renderli più raggiungibili.
Gli obiettivi del tuo piano di comunicazione dovrebbero rispondere a queste domande:
Per i piani di comunicazione basati su progetti, comunica in modo mirato con gli stakeholder. Quali reparti o persone saranno interessati dal piano di comunicazione? Quali informazioni dovrebbero conoscere riguardo al progetto?
Le audience differiscono e possono includere dipendenti, clienti o media. Utilizza una mappa del pubblico per segmentare il tuo pubblico e creare messaggi unici per ciascuna audience.
Pensa all'obiettivo finale mentre scrivi il messaggio. Qual è l'azione che vuoi che il pubblico intraprenda a seguito del piano di comunicazione? Inizia con lo scopo fin dall'inizio.
Rispondi a queste domande nel tuo messaggio:
Abbracciare l'empatia ti aiuta a capire cosa ha bisogno di sentire il tuo pubblico. Il messaggio dovrebbe essere semplice, coerente, preciso e chiaro.
Il tempismo è fondamentale per il successo e l'efficacia del tuo piano di comunicazione. La migliore comunicazione avviene nel tempo, non tutto in una volta.
Le persone hanno brevi periodi di attenzione e tempo limitato. Potresti aver bisogno di comunicare ripetutamente per rafforzare il messaggio chiave e rimanere nella mente del tuo pubblico target. Hai anche bisogno di un secondo piano di comunicazione per proteggerti da eventi inaspettati che possono verificarsi lungo la strada.
La tua strategia di comunicazione pone le basi per le tue attività di outreach. Ciò include quale messaggio comunicare e i canali per ogni messaggio.
Ad esempio, se comunichi con un pubblico professionale, LinkedIn e Twitter potrebbero essere più efficaci rispetto a Instagram o TikTok, che sono (generalmente) per un uso più informale.
Se hai un team di comunicazione interno, dovrebbe occuparsi della creazione e dell'esecuzione del piano di comunicazione per il pubblico interno ed esterno. Tuttavia, i team PR e HR dovrebbero collaborare sulle comunicazioni interne che possono influenzare i dipendenti.
I grandi comunicatori tendono ad essere:
Una comunicazione efficace è più di condividere informazioni. Richiede un follow-through per garantire che le persone giuste vedano i dati e forniscano feedback per migliorare le comunicazioni future.
Hanno letto e compreso il messaggio? Prenderanno l'azione desiderata? Cosa succede se non leggono il messaggio?

Vuoi sapere se i tuoi dipendenti hanno letto un'importante informazione che hai condiviso? Utilizza i dati a livello di Card di Guru per condividere informazioni con team e dipendenti specifici all'interno della tua organizzazione. Guru rende facile per i dipendenti consumare informazioni al proprio ritmo e ti consente di monitorare cosa hanno letto. Se non hanno letto un Card, puoi inviare un promemoria per ricordarglielo.
Designa un coordinatore della comunicazione per gestire la creazione e l'esecuzione del piano di comunicazione. Anche se questo ruolo spetta spesso al project manager o al capo dipartimento, è più saggio designare qualcuno con meno responsabilità che può ascoltare dove è necessaria la comunicazione, scoprire cosa manca e risolvere i problemi di comunicazione quando si verificano. Il manager o il team leader ha già molto da fare, quindi le comunicazioni potrebbero finire in secondo piano.
Chiedi ai colleghi dei reparti pertinenti di creare un elenco delle sfide che potrebbero sorgere durante l'esecuzione del piano di comunicazione. Ad esempio, quali sono le sfide all'adozione per i team interni? Mentre lanci un nuovo prodotto, prevedi ostacoli che potrebbero diventare un incubo PR? Creare un elenco delle sfide attese può aiutarti a preparare un piano di comunicazione per mitigare i problemi.
Il riepilogo esecutivo è un riepilogo di una pagina del tuo piano di comunicazione. Dovrebbe includere:
Un piano di comunicazione di marketing è una strategia per condividere informazioni sul tuo prodotto o servizio con il tuo pubblico target. Fornisce un focus, così sai cosa devi dire quando promuovi il tuo prodotto al tuo cliente.
Il piano di comunicazione di marketing include:
Un piano di comunicazione per la gestione del progetto descrive come comunicherai informazioni importanti agli stakeholder durante il ciclo di vita del progetto. Mantiene anche il tuo team sulla retta via durante la collaborazione su un progetto, così tutti sanno cosa devono fare, chi è responsabile di ciascun compito e quando deve essere completato.
Il piano di comunicazione per la gestione del progetto dovrebbe includere:
Un piano di comunicazione per il lancio del prodotto assicura che il tuo nuovo prodotto ottenga la visibilità necessaria per connettersi con il tuo pubblico target. Se si tratta di un aggiornamento del prodotto, la storia dovrebbe mostrare chiaramente il differenziatore rispetto ai concorrenti e le versioni precedenti.
Segmenta i piani di lancio del prodotto in cinque fasi:
Dettagli da includere in un piano di comunicazione per il lancio del prodotto:
Se praticata correttamente, la comunicazione interna dovrebbe promuovere una collaborazione e conversazione efficienti tra i dipendenti di un'organizzazione. Comporta la produzione e la condivisione di messaggi, oltre a facilitare un dialogo sano con i dipendenti.
Buone comunicazioni interne garantiscono che i dipendenti non sentano mai le parole "nessuno mi ha detto". È un'esperienza frustrante in organizzazioni di tutte le dimensioni in cui le informazioni non arrivano alle persone giuste, vengono ignorate o perse durante il transito.
Un piano di comunicazione interna equipaggia la tua organizzazione per gestire l'impatto crescente di un ambiente di lavoro moderno.
Includi i seguenti dettagli in un piano di comunicazione interna:
Il cambiamento è difficile per tutti da accettare. Un piano di gestione del cambiamento racchiude tutti i piani strategici, i processi e gli strumenti per attuare cambiamenti organizzativi e aiutare i dipendenti ad adattarsi a questi cambiamenti.
Fatto bene, un piano di gestione del cambiamento riduce il rischio di un cambiamento organizzativo non riuscito in caso di ristrutturazione, trasloco in una nuova sede o aggiornamento dei processi. È l'unico modo per ottenere consenso dai dipendenti senza antagonizzarli.
Il 65% dei dirigenti senior intervistati da Robert Half ritiene che la comunicazione sia l'elemento più essenziale per guidare i team attraverso il cambiamento con successo. Sfortunatamente, il 70% delle iniziative di cambiamento organizzativo non hanno successo a causa di una comunicazione inefficace.
Dettagli da includere in un piano di comunicazione per la gestione del cambiamento:
Senza una struttura per le comunicazioni, non puoi connetterti con il tuo pubblico target o collaborare in modo efficiente. Un piano di comunicazione garantisce che tu sia sempre pronto per quando si verifica una crisi. Internamente, diffondi le informazioni correttamente quando prendi decisioni aziendali o attui grandi cambiamenti. E esternamente, prendi il controllo della tua narrativa per plasmare la percezione pubblica del tuo marchio e delle sue offerte.
Guru è il software di comunicazione interna che completa la comunicazione con i dipendenti con informazioni verificate da esperti. Con Guru, i tuoi dipendenti hanno accesso alle informazioni quando ne hanno bisogno, così non si sentono mai esclusi.
Esempi di piani di comunicazione includono: