Meeting Minutes: Templates and Examples

Riunioni! La maledizione della vita lavorativa. Il motivo per cui diciamo “questo poteva essere un'email.” Ma non possiamo liberarci di esse perché si scopre che... sono davvero utili? In effetti, puoi ottenere di più più rapidamente quando hai tutti nella stessa stanza (virtualmente o di persona) per discutere le questioni correnti e giungere a un accordo.

Sfortunatamente, la maggior parte dei dipendenti teme le riunioni a causa della loro tendenza a durare per sempre senza che vengano mai prese decisioni concrete. Una nuova ricerca di  Guru e Loom ha scoperto che quasi la metà delle persone ritiene che oltre il 40%  del loro tempo speso in videochiamate sia sprecato. Ciò accade quando entriamo nelle riunioni senza un piano e non utilizziamo un modello di verbale per guidare le discussioni e mantenere tutti in carreggiata.

Quindi, come garantire che i partecipanti non si discostino dal tema senza essere troppo severi? In questo articolo, ti mostreremo come creare un piano per la tua riunione, come prendere i verbali e archiviarli in un repository centrale accessibile a tutti.

Cosa sono i verbali di riunione?

I verbali di riunione sono un riepilogo ufficiale delle conversazioni importanti e delle decisioni che si svolgono durante una riunione. Vengono anche chiamati verbali di riunione (MOM).

I verbali di riunione sono uno strumento di comunicazione interno cruciale che aiuta nei seguenti modi:

• I dipendenti che non sono riusciti a partecipare alla riunione restano informati sugli ultimissimi aggiornamenti.
• Le azioni o le decisioni registrate nei verbali possono fungere da piano per il futuro prossimo, aiutando il tuo team a rimanere concentrato sui propri obiettivi.
• In alcuni scenari, i verbali di riunione offrono protezione legale all'organizzazione poiché sono una registrazione ufficiale di come sono state prese le decisioni aziendali e da chi.

Puoi utilizzare i verbali di riunione per qualsiasi tipo di riunione, che si tratti di incontri tra dipendenti e dirigenti o di stakeholder esterni.

Cosa dovrebbe essere incluso nei verbali di riunione?

Dettagli di base come nomi, data, ora e luogo

Nella parte superiore dei verbali di riunione, includi informazioni di base come dove si svolgerà la riunione, quando e l'elenco dei partecipanti. Aggiungere questi dettagli ti aiuta a trovare i verbali più rapidamente in futuro.

Scopo della riunione

Stabilisci uno scopo o un obiettivo chiaro per la riunione. Non deve essere dettagliato, ma dovrebbe fornire un obiettivo chiaro.

Ad esempio, “Revisare il rapporto finanziario di giugno” può essere lo scopo di una riunione. Probabilmente discuterai molti argomenti correlati durante la riunione, come ciò che il tuo team ha speso o dove avrebbe potuto risparmiare risorse.

Ordine del giorno per la riunione

Il tuo ordine del giorno si riferisce ai punti chiave da discutere durante la riunione.

Gli elementi dell'ordine del giorno della tua riunione dovrebbero essere nell'ordine seguente:

• Verbali della riunione precedente
• Rapporti/analisi
• Questioni urgenti o sensibili al tempo
• Attività incomplete, obiettivi e punti di discussione dalla riunione precedente
• Discussione generale
• Nuovi obiettivi, compiti o azioni

Non è necessario seguire quest'ordine rigorosamente. È un punto di partenza per i verbali della tua riunione.

Elementi d’azione

Gli elementi d'azione sono compiti o attività che devono essere affrontati dopo la riunione. Alcuni elementi d'azione hanno scadenze rigide. Altri sono più vaghi, come “da completare prima della prossima riunione.”

Alcuni suggerimenti per guidarti nella scrittura degli elementi d'azione:

• Sii conciso e definisci chiaramente l'azione. “Scrivere contenuti” è un cattivo esempio. Invece, usa “Scrivere un articolo sui verbali di riunione.”
• Ogni elemento d'azione deve essere assegnato a un partecipante in modo che venga completato
• Se un elemento ha una data di scadenza, documentala chiaramente
• I tuoi elementi d'azione non devono essere dettagliati; l'assegnatario può annotare i dettagli
• Segui gli elementi d'azione per assicurarti che vengano completati; affronta gli elementi incompleti nella prossima riunione

Data e ora della prossima riunione 

Verso la fine della riunione, i partecipanti dovrebbero decidere quando e dove tenere la prossima riunione. 

Dovresti annotare la data, l'ora e il luogo per questa futura riunione nei tuoi verbali. Evita frasi come “una settimana da ora” o “martedì prossimo.” Usa sempre la data e l'ora reali.

Documenti da includere come parte del rapporto

Qualsiasi documento che sia stato rilevante per la riunione, come relazioni e presentazioni, deve essere aggiunto ai verbali della riunione. 

Il tuo team può fare riferimento a questi documenti quando necessario. Se utilizzi un strumento di gestione delle conoscenze come Guru, puoi facilmente trovare questi documenti con la funzione di ricerca robusta.

Suggerimenti extra per riunioni migliori 

Prima della riunione

Determina l'ordine del giorno per la riunione

I 5 principali problemi con le riunioni includono: 

• Aggiornamenti sullo stato
• Divagare
• Mancanza di preparazione
• Nessun risultato chiaro
• Gestione del tempo

Un ordine del giorno ben definito allevia tutti questi problemi e ti aiuta a gestire riunioni efficienti.

Il tuo ordine del giorno delinea esplicitamente i punti principali da discutere durante la riunione. Mantiene tutti in carreggiata, evidenzia argomenti cruciali e riduce il tempo sprecato.

Harvard Business Review suggerisce di formulare i temi dell'ordine del giorno come domande e di elencare i temi più importanti per primi.  L'ordine del giorno deve includere l'elenco dei partecipanti e eventuali documenti di supporto necessari per la riunione.

Crea una bozza degli argomenti da discutere

Il tuo ordine del giorno è una panoramica breve che ti aiuta a creare una bozza dettagliata di ciascun elemento sotto i temi principali. Una bozza rende più facile registrare appunti e decisioni relative a ciascun punto dell'ordine del giorno. 

Sebbene sia consigliato utilizzare un modello di verbale di riunione online, molte persone usano ancora un quaderno. Se stai annotando appunti a mano, lascia spazio dopo ciascun elemento da compilare durante la riunione.

Condividi i punti di discussione con i partecipanti prima della riunione 

Condividi i punti di discussione cruciali con tutti i partecipanti alla riunione in anticipo per aiutarli a capire cosa ci si aspetta da loro in modo che siano meglio preparati. In questo modo, le discussioni saranno più produttive.

Durante la riunione

Usa un modello di verbale di riunione

Una semplice tattica che semplifica la presa di appunti è usare un modello di verbale di riunione.  Il modello è un formato predeterminato che rende più facile creare un ordine del giorno e delineare argomenti importanti.

Considera di utilizzare un dispositivo di registrazione

Poiché le riunioni possono trattare molti argomenti e decisioni rapidamente, considera di registrare la riunione sul tuo telefono mobile o dispositivo di registrazione. Le registrazioni possono aiutarti a creare verbali di riunione più accurati e dettagliati. È importante far sapere ai partecipanti che li stai registrando in anticipo. 

Registra la presenza

Il redattore dei verbali dovrebbe arrivare prima di tutti gli altri. Per le riunioni del consiglio, il redattore dei verbali è solitamente il segretario del consiglio.  Per le riunioni di team, un coordinatore di progetto, un assistente o qualsiasi partecipante possono essere il redattore dei verbali.

Il redattore dei verbali può spuntare il nome di ogni partecipante mentre entrano nella stanza o nella videochiamata. In alternativa, puoi circolare un elenco presenze prima dell'inizio della riunione. I partecipanti possono contrassegnare i loro nomi sull'elenco e correggere eventuali informazioni se necessario.

Prendi i verbali in tempo reale

Utilizzando il tuo ordine del giorno come bozza, annota i punti di discussione e le decisioni mentre accadono in tempo reale. Quando le informazioni sono fresche nella tua mente, consente di prendere appunti migliori.

Aggiungi contesto per facilitarne la comprensione

Crea un equilibrio tra andare dritto al punto e aggiungere abbastanza contesto affinché gli assenti possano capire. Le tue note dovrebbero anche essere utili per eventuali riferimenti futuri.

Rimuovi osservazioni personali

Non aggiungere mai note personali ai verbali della riunione. Puoi prendere appunti separatamente, ma i verbali della riunione dovrebbero essere una registrazione fattuale e imparziale.

Cattura solo i dettagli essenziali

Durante la riunione, concentra i tuoi appunti su catturare punti essenziali, azioni e decisioni. Puoi aggiungere dettagli extra o note di chiarimento dopo il termine della riunione.

Registrare le decisioni

Per garantire la massima accuratezza, annota gli elementi d'azione e le decisioni cruciali nella tua bozza man mano che si verificano.

Usa un formato digitale in modo che sia facile da condividere 

Poiché i verbali delle riunioni sono una registrazione di ciò che è successo durante la riunione, è più facile salvarli e condividerli quando sono in un formato digitale come prendere appunti sul computer.

Dopo la riunione

Correggi

Una volta terminata la riunione, correggi i verbali per errori grammaticali. Espandi le abbreviazioni la prima volta che vengono utilizzate, mantieni un formato coerente e fornisci chiarimenti.

Distribuisci i verbali della riunione

Il redattore dei verbali è responsabile della distribuzione dei verbali della riunione. La condivisione online è il modo più veloce per diffondere informazioni. Se utilizzi una piattaforma come Guru per memorizzare il tuo modello di verbale di riunione, puoi facilmente inviare un link al documento quando è pronto e tutti i dipendenti pertinenti saranno avvisati.

Archivia o salva i verbali

Alcune organizzazioni memorizzano i propri verbali di riunione su un disco rigido esterno, li stampano per archiviarli in un fascicolo cartaceo o utilizzano software online come Google Documenti. Il miglior metodo di archiviazione è un software di comunicazione interna come Guru. Consente un'archiviazione centralizzata e un facile accesso per tutti nel tuo team. L'estensione del browser di Guru ti consente di prendere appunti senza problemi durante la riunione e tenerli facili da accedere.

Condurre riunioni efficienti con Guru

‍

Risparmia tempo con modelli di verbali di riunione predefiniti

Invece di perdere tempo a creare manualmente ordini del giorno e note separatamente per ogni riunione, puoi utilizzare un modello di verbale per impostarti rapidamente. Con il modello giusto, non devi far altro che prendere appunti, formattarli e condividerli.

Se partecipi a più riunioni, ci saranno differenze di formattazione. Ad esempio, un verbale per una riunione del consiglio sarà formale, ma un verbale per la discussione del team di design sarà più flessibile e informale.

Puoi creare modelli di verbali di riunione personalizzati per entrambi gli scenari e utilizzarli per riunioni future.

Collabora sullo stesso documento sia in modo sincrono che asincrono

I messaggi individuali fanno perdere tempo.  Se invii i verbali della riunione singolarmente a ciascun partecipante per confermare che ciò che hanno detto è vero, ci vorrà un'eternità per ricevere tutto il feedback.

Un metodo più veloce è creare una Scheda Guru per i verbali di una riunione sotto un argomento specifico. Aggiungi note della riunione a una Scheda e consenti ai partecipanti di suggerire modifiche e chiarimenti in un momento conveniente. Quando i verbali sono verificati da tutti i partecipanti, archivia i tuoi verbali nella tua base di conoscenza per il tuo team da consultare in qualsiasi momento.

Condividi documenti facilmente sia tramite Slack che email

Utilizza l'integrazione di Guru con Slack e Gmail per condividere i verbali delle riunioni con i dipendenti.

Poiché i verbali possono essere archiviati come Schede su Guru, il redattore può creare Schede all'interno di Slack per le azioni, e se qualcuno pone una domanda pertinente alla riunione, puoi utilizzare l'opzione 'Rispondi con Scheda'.

Puoi anche creare Schede direttamente su Gmail e utilizzare l'estensione del browser Chrome per accedere alla base di conoscenza ogni volta che ne hai bisogno. 

Queste integrazioni assicurano che il tuo team possa accedere ai verbali delle riunioni e a qualsiasi informazione aziendale pertinente direttamente negli strumenti che utilizzi nel tuo flusso di lavoro. 

Esempi di modelli per verbali delle riunioni

Modello semplice per verbali delle riunioni 

Un verbale semplice ha un formato facile in modo che tu possa catturare rapidamente i temi più importanti di una riunione. Utilizza questo modello per prendere appunti durante la riunione o per organizzare i tuoi appunti prima di inviarli ai partecipanti per l'approvazione.

 Include informazioni come:

• Un elenco di partecipanti
• Punti di discussione delle riunioni precedenti
• L'agenda per la riunione attuale
• Scadenza per l'approvazione degli elementi dell'azione e proprietario del compito

Modello per verbali delle riunioni formali

 I verbali sono ideali per documentare le decisioni ufficiali che necessitano di approvazione. Il linguaggio è formale ed è strutturato con l'obiettivo di essere condiviso con tutti i partecipanti alla riunione.

I verbali delle riunioni formali sono principalmente utilizzati da enti governativi, aziende pubbliche e organizzazioni non profit. Si basa su Robert's Rule of Order dove i verbali contengono solo un resoconto di quanto è stato fatto nella riunione, non solo cosa è stato detto dai membri.

Le informazioni da includere in un modello di riunione formale includono:

• Nome dell'azienda e dipartimento
• Apertura della riunione
• Verifica presenze
• Approvazione dei verbali dell'ultima riunione
• Problemi aperti con un riepilogo della discussione
• Nuova agenda
• Chiusura della riunione

Modello per verbali informali

I verbali informali sono un riferimento rapido a discussioni importanti come ostacoli, obiettivi, idee o scadenze emerse. A differenza di una riunione formale, non richiede approvazione perché l'unico obiettivo è documentare i temi chiave e i passi successivi concordati.

Dettagli da includere in un modello di verbali informali includono:

• Data
• Partecipanti della riunione
• Obiettivi della riunione
• Punti di discussione
• Elementi d'azione
• Proprietari
• Scadenze

Modello per verbali della riunione del team

In generale, queste riunioni possono essere indette per affrontare conflitti, valutare progressi o fornire aggiornamenti e suggerimenti generali.

Alcuni dettagli da includere in un modello di verbali della riunione del team includono:

• Data
• Nome dei partecipanti
• L'obiettivo della riunione
• Agenda della riunione
• Punti di discussione
• Principali takeaway e decisioni
• Altre note (informazioni preziose che potrebbero non essere direttamente correlate all'argomento attuale)
• Elementi d'azione
• Passi successivi

Centralizza la documentazione delle riunioni del team in un'unica area di lavoro

Le preparazioni possono determinare il successo o il fallimento delle tue riunioni. Se ti è stato assegnato di scrivere i verbali della riunione, è importante avere un piano prima di entrare nella stanza. Determina l'agenda prima della riunione. Condividi i punti di discussione affinché tutti siano preparati e utilizza un modello di verbali per semplificare la raccolta delle note.

Wiki interni come Guru archivieranno tutti i tuoi modelli di verbali. Puoi facilmente trovare i verbali delle riunioni passate per chiarire la confusione e vedere quali decisioni sono state prese.