One-on-One Meeting Templates for Productive, Trust-Building Meetings

Immaginiamo che, anche se gli incontri one-on-one (chiamati anche 1:1 o 1-2-1) siano già nel tuo calendario, tu non sia molto entusiasta. Ironia della sorte, le riunioni dovrebbero servire a portare a termine le cose, ma la produttività ne risente a causa del tempo speso in riunioni. Secondo la ricerca condotta da Deep Analysis per conto di Guru e Loom, metà dei lavoratori del settore tecnologico intervistati afferma che il 40% o più del tempo trascorso in videochiamate è stato improduttivo e sprecato.

Gli incontri one-on-one sono il modo più importante in cui i manager possono guidare, scambiare feedback, rivedere le priorità e supportare lo sviluppo professionale delle loro squadre. Non lasciare che il tuo cada nella trappola delle riunioni improduttive. I nostri modelli di incontri one-on-one selezionati a mano qui rendono le riunioni migliori. Quindi, invece di premere invio su quella chat di Zoom per dire: “La tua connessione internet non funziona,” prendili ora.

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Troverai ciascuno di questi modelli qui sotto: 

• Primo incontro one-on-one con il tuo dipendente 
• Incontro one-on-one settimanale con il dipendente
• Incontro one-on-one mensile
• Incontro one-on-one per la pianificazione degli obiettivi OKR
• Incontro di revisione delle prestazioni a 90 giorni
• Incontro di revisione delle prestazioni regolare
• Incontro di revisione della compensazione
• Incontro one-on-one tra pari
• Incontro one-on-one di salto livello

Primo incontro one-on-one con il tuo dipendente 

Il primo incontro prepara i nuovi dipendenti al successo assicurandosi che le aspettative dei manager siano chiaramente comunicate. I dipendenti possono fare domande, iniziare a esplorare come lavorare meglio con il loro manager e iniziare a comprendere gli OKR e gli obiettivi che aiuteranno a raggiungere. 

Nel tuo primo incontro one-on-one, dovrai assicurarti di trattare queste domande:

• Cosa ti piace fare al di fuori del lavoro? 
• Come si inserisce questo ruolo nella strategia più ampia dell'organizzazione? 
• Come verrà misurato il successo in questo ruolo? 
• Cosa ci si aspetta nei primi 30 giorni? 60 giorni? 90 giorni? 
• Quali colleghi sono importanti da conoscere? 
• Qual è il modo migliore per comunicare con te? Dove e con quale frequenza?
• A quali tipi di progetti ti piacerebbe lavorare di più?
• Dove vuoi arrivare nella tua carriera nei prossimi anni? 
• Dove sono le risorse per l'onboarding, come il manuale del dipendente?
• Dove vengono condivise le informazioni e gli aggiornamenti aziendali? 
• Quali procedure, SOP o modelli utilizza il nostro team?

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Incontro one-on-one settimanale

Ci sono solo così tante ore in una settimana, quindi perché non rendere ogni conversazione significativa? Il tuo incontro one-on-one settimanale con il dipendente è la tua migliore opportunità per costruire una relazione di fiducia e preparare tutti al successo. 

Lascia spazio per argomenti emersi durante la settimana. Queste domande assicurano che ogni dipendente stia ricevendo ciò di cui ha bisogno per mantenere il lavoro in movimento in avanti: 

• Come stanno andando i tuoi obiettivi questa settimana? 
• Stai affrontando dei blocchi di cui possiamo parlare? 
• Come trovi queste riunioni? Come possiamo migliorarle? 
• Sappiamo che il burnout è un problema in questo periodo. Voglio assicurarmi che ti senti di avere abbastanza tempo per ricaricarti. Come ti senti riguardo al tuo equilibrio lavoro-vita? 
  

Non nascondere nemmeno il personale. Parlare effettivamente della vita al di fuori del lavoro è il modo in cui i dipendenti possono far capire al loro manager che si prendono cura di loro anche come persone. 

Ecco alcune idee divertenti per conoscervi meglio che puoi aggiungere al tuo prossimo ordine del giorno: 

• Qual è stato il tuo momento migliore della settimana? 
• Qual è stata la parte più difficile della tua settimana?
• In Guru, condividiamo sfoghi e raccomandazioni, quindi chiediamo: “Cos'è qualcosa che non puoi sopportare?” (In Guru, chiamiamo questi sfoghi.) Oppure chiederemo: “Cosa hai davvero amato di recente?” (Li chiamiamo raccomandazioni.)
  

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Incontro one-on-one mensile

Quando i manager e i report si incontrano meno spesso, tende a esserci più terreno da coprire. Assicurati che entrambi prepariate un ordine del giorno affinché i punti chiave non vengano trascurati. Ecco alcune domande da considerare per il tuo ordine del giorno regolare: 

• Come ti sei sentito riguardo al tuo lavoro questo mese? 
• Come ti senti riguardo al tuo progresso verso i tuoi obiettivi? 
• Dove posso fornire supporto, aiutarti a riflettere o rimuovere blocchi? 
• Cosa desideri che facessimo che non abbiamo ancora fatto? 
• Ci sono cose che trovi frustranti nel nostro team? Come possiamo migliorare? 
• Come pensi che i nostri processi potrebbero funzionare meglio? 
• Quali idee hai per migliorare il nostro lavoro?
• Come ti senti riguardo al modo in cui ti supporto? Cosa posso fare per supportarti meglio?
  

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Incontro one-on-one per la pianificazione degli obiettivi OKR

La definizione degli obiettivi è un periodo speciale dell'anno in cui il lavoro di ciascun dipendente è strutturato per allinearsi al raggiungimento di obiettivi più grandi. Quando si lavora sulla definizione degli obiettivi, considera di chiedere queste domande: 

• Credi che questo sia un obiettivo raggiungibile? Se no, perché?
• Nell'ultima [mese, trimestre, anno], dove abbiamo avuto difficoltà e come pensi possiamo migliorare le cose questa volta?
• Cosa hai bisogno per avere successo nel raggiungere questi obiettivi? (Considera strumenti, budget e ruoli)
• Quali sono alcuni dei potenziali ostacoli o rischi che possiamo trovarci ad affrontare nel prossimo [trimestre, anno]? Come possiamo prepararci per affrontarli? 
• Quali sono i tuoi obiettivi per il prossimo anno nel tuo ruolo? Per il tuo sviluppo professionale?

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Incontro di revisione delle prestazioni a 90 giorni

La chiave del successo per qualsiasi dipendente è rispettare le aspettative del manager nei primi 90 giorni. È anche un momento per riflettere se i nuovi dipendenti stanno lavorando bene nell'organizzazione. I dipendenti possono completare una revisione di auto-valutazione e potrebbero anche voler nominare colleghi per revisioni tra pari. 

Ecco alcune domande per aiutarti a strutturare la tua conversazione: 

• Dove pensi di essere stato di successo finora qui? 
• Dove pensi di poter migliorare? 
• Cosa posso fare per supportarti meglio? 
• Dove vorresti crescere professionalmente? 
• Come ti senti riguardo alla tua performance rispetto agli obiettivi?

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Incontro di revisione delle prestazioni regolare

Qualsiasi revisione delle prestazioni può essere piena di nervosismo, soprattutto per i nuovi assunti. Prendersi del tempo per rassicurare il tuo dipendente riguardo il processo passo-passo e cosa aspettarsi aiuta a garantire una conversazione produttiva. Dovrai trovare tempo per parlare di: 

• Auto-valutazione e valutazione del manager
• Feedback di pari
• Revisione basata sulle prestazioni, inclusa la discussione degli obiettivi
• Cosa è andato bene
• Aree da migliorare
• Eventuali aggiornamenti di titolo, promozioni o cambiamenti di compensazione

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Incontro di revisione della compensazione

Per alcune organizzazioni, la compensazione non è parte delle revisioni delle prestazioni di routine. Durante una revisione della compensazione, condividere queste informazioni può aiutare a facilitare la conversazione: 

• Condividi come l'azienda determina la compensazione totale, inclusa una conversazione su livelli, fasce o approccio
• Compensazione/titolo aggiornati
• Dettagli sul cambio e dove andare per ulteriori informazioni
• Come ti senti riguardo all'aggiornamento? 
• Hai domande per me?

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Incontro one-on-one di salto livello

Se stai ottenendo tempo con il tuo CEO o i leader, vale la pena assicurarti di essere ben preparato per sfruttare il loro tempo e saggezza preziosi.

Ecco alcuni elementi da considerare di portare nel tuo ordine del giorno: 

Per i dipendenti:

• Revisione dell'impatto pianificato e/o effettivo della tua strategia
• Condividere l'impatto aziendale dei tuoi risultati fino ad oggi
  

Per i leader: 

• Quali obiettivi a lungo termine hai per la tua carriera? 
• Come ti trovi a lavorare qui? Cosa potrebbe migliorare la situazione?
• Qualcosa che potremmo fare anche meglio? 
• Quali idee hai per migliorare la situazione qui? Ci sono cose che dovremmo fare o smettere di fare?
• C'è qualcosa di poco chiaro nella nostra strategia?
  

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Incontro peer one-on-one

Consiglio: Quando sei nuovo in un ruolo, incontra i tuoi colleghi per un caffè o un pranzo (virtuale) e conoscetevi come persone. Tendiamo a fidarci di più delle persone quando le conosciamo un po', e questo aiuta a garantire che le relazioni lavorative siano fluide fin dall'inizio.

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Gli incontri one-on-one tra colleghi sono più informali e possono essere utili per costruire fiducia e condividere progetti pertinenti. Queste domande possono innescare una conversazione approfondita e divertente: 

• Come stanno andando le cose per te ultimamente? 
• Come sono andate le cose per te e il tuo team?
• Hai lavorato recentemente su qualcosa che potrebbe essere utile condividere?
• Qual è il modo migliore per tenerti aggiornato sulle cose rilevanti per te?
  

19 domande per incontri one-on-one che manager e dipendenti dovrebbero porre

Probabilmente hai avuto un incontro o due in cui non avevi davvero nulla da trattare. Se non cancelli, questi possono essere il modo migliore per costruire fiducia e far sapere alle persone che ti stanno a cuore. Risparmiati alcuni momenti imbarazzanti e inserisci queste domande nella tua tasca per stimolare incontri one-on-one più completi.

Per i manager per chiedere ai dipendenti

• Come sei stato al di fuori del lavoro?
• Quali priorità stai seguendo? 
• Stai affrontando qualche ostacolo adesso? 
• Cosa posso fare per supportarti?
• Dove ti vedi nella tua prossima fase di carriera? 
• A breve termine, ci sono competenze che vorresti sviluppare o conferenze a cui vuoi partecipare?
• Come è stato lavorare con me? Sarebbe utile avere più (o meno) indicazioni specifiche?
• Come potremmo rendere i nostri incontri ancora migliori?
• Come preferisci ricevere feedback?
• Ti do abbastanza feedback?
• Qualcosa che pensi dovrei smettere di fare o iniziare a fare?

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Per i dipendenti per chiedere al proprio manager

• Come posso supportare i nostri obiettivi di squadra? 
• Qual è il modo migliore per tenerti aggiornato (email, messaggi, aggiornamenti settimanali, ecc.)?
• Cosa posso fare subito per dimostrarti che sono pronto per un lavoro a livello superiore?
• Pensi che potrei lavorare su [progetto desiderato]? Penso che potrei contribuire [come affronteresti la responsabilità].
• Come sto andando con [cosa specifica]?
• Come posso contribuire meglio al nostro team? Ai nostri incontri?
• Qualcosa che non funziona bene oggi per il nostro team e che potrei aiutare a risolvere?
• Dove pensi di dover sviluppare le mie competenze per fare meglio qui?