Project Communication Plan Templates, Examples & How-To

Pensa a tutti i progetti su cui hai lavorato nel corso della tua carriera. La mancanza di comunicazione ha reso difficile rispettare le scadenze previste? Se la risposta è "sì", non saresti l'unico. Una comunicazione scadente o poco chiara è il tallone d'Achille del successo di qualsiasi progetto.  

La buona notizia? Stabilire il proprio piano di comunicazione del progetto è un gioco da ragazzi. Diamo un'occhiata ai nostri consigli e suggerimenti per creare un piano di comunicazione efficace e conciso per il progetto.

Come creare un piano di comunicazione del progetto

Il momento in cui avvii un progetto è quando dovresti iniziare a pensare a come comunicare durante il progetto. Un modo semplice per iniziare a delineare il tuo piano di comunicazione del progetto è allinearlo con la timeline del tuo progetto. Pensa a quando e come intendi comunicare con gli stakeholder del tuo progetto. Chiediti le seguenti domande:

• Chi deve ricevere quali tipi di comunicazione?
• Qual è il canale principale per la comunicazione?
• Quanto spesso devi comunicare? 
  

Dovrai anche definire quali stakeholder sono responsabili di comunicare quali aggiornamenti. Assicurati che ogni stakeholder comprenda il proprio ruolo, in modo che nessun messaggio vada perso.

Che cos'è un piano di comunicazione del progetto?

Un piano di comunicazione del progetto è una fonte unica di verità che definisce come intendi comunicare informazioni importanti del progetto agli stakeholder. Aiuta gli stakeholder a capire quando e come dovrebbero aspettarsi aggiornamenti sul progetto. Il tuo piano di comunicazione del progetto può includere come intendi comunicare sia internamente che esternamente. 

Tieni presente che un piano di comunicazione del progetto è un metodo dichiarato per comunicare durante il progetto. Non include timeline del progetto, traguardi, risorse o altre informazioni che potrebbero accompagnare un progetto.

Ottimi aggiornamenti di progetto riguardano più che semplicemente condividere informazioni. Se le comunicazioni del tuo progetto sono tutte archiviate in un luogo e c'è un chiaro percorso per distribuire informazioni agli stakeholder del progetto, avrai un flusso di lavoro del progetto semplificato sin dal primo giorno.

Piano di comunicazione vs piano di comunicazione del progetto

Un piano di comunicazione può significare qualsiasi cosa, da un piano PR a come comunicherai con i dipendenti internamente, mentre un piano di progetto si concentra sulle comunicazioni del progetto.

Consigli per la comunicazione nell'era dei team remoti e ibridi

Ambienti di lavoro remoti e ibridi sono la nuova realtà per molte organizzazioni. Questo crea una sfida aggiuntiva quando si tratta di comunicare. I team devono adattarsi per accogliere e-mail, DMs e altre forme di comunicazione asincrona, ora essendo la principale forma di condivisione e diffusione della conoscenza. Detto ciò, una comunicazione chiara è più importante che mai. 

Vuoi assicurarti che gli stakeholder del tuo progetto stiano ricevendo le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere le proprie responsabilità, ma non ogni pezzo di informazione possibile per l'intero progetto (a seconda del loro ruolo). Troppe informazioni sono opprimenti, e i cervelli umani possono assorbire solo così tanto prima di iniziare a escludere nuove conoscenze. Tieni la tua comunicazione concisa e attieniti a un template che sia facilmente leggibile.

5 semplici passi per creare un piano di comunicazione del progetto

1) Determina gli obiettivi della comunicazione

Prima di iniziare a strutturare il tuo piano di comunicazione del progetto, devi definire i tuoi obiettivi di comunicazione. Questi obiettivi possono assumere la forma di frequenza degli aggiornamenti, best practice per la comunicazione interna o dove vive tutta la tua informazione di progetto. Chiediti le seguenti domande mentre inizi a costruire il tuo piano:

• Quanto spesso comunicherai con gli stakeholder del progetto?
• Quale tipo di informazione è importante condividere?
• Come sarà condivisa l'informazione?

2) Scegli il metodo di comunicazione

Stabilisci gli standard di comunicazione nominando un metodo di comunicazione e attenendoti ad esso. Questo rende la comunicazione prevedibile per gli stakeholder, richiedendo meno energia mentale da parte loro. Comunicare da un template garantisce inoltre che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e che la ricezione dell'informazione sia equa. Il metodo di comunicazione che usi potrebbe sembrare diverso a seconda del progetto. Puoi considerare:

• E-mail
• Presentazione
• Riunioni di persona
• Kickoff con videochiamata
• Post sul blog
• Brief del progetto
• Chiamata telefonica
  

Le comunicazioni interne avvengono in una varietà di luoghi. Risparmierai tempo se ti affidi a un unico documento per comunicare informazioni importanti del progetto. 

3) Stabilisci la frequenza di comunicazione 

Quanto spesso comunichi varierà in base alle tempistiche del tuo progetto, alle esigenze e agli stakeholder. Considera di stabilire le aspettative per la frequenza di comunicazione fin dal primo giorno del progetto, in modo che gli stakeholder sappiano cosa ci si aspetta da loro e per aumentare la produttività. La frequenza di comunicazione può essere basata su date o azioni.

Quando comunichi riguardo al tuo progetto, potresti: 

• Comunicare con una scadenza: quotidianamente, settimanalmente, mensilmente o trimestralmente. 
• Comunicare con una frequenza basata su azioni: quando un incarico, un'azione, un traguardo, ecc. è completato

4) Identifica i proprietari, gli stakeholder e il pubblico 

Chi è responsabile della comunicazione degli aggiornamenti del progetto? Chi riceverà queste notifiche? Il quarto passo per stabilire il tuo piano di comunicazione del progetto è definire il pubblico della comunicazione e chi è responsabile della comunicazione. Considera di creare un foglio di calcolo che contenga i nomi di tutti gli stakeholder, le informazioni di contatto rilevanti e il loro ruolo nel progetto. Stabilisci un'aspettativa per i comunicatori e il pubblico su quando, come e cosa sarà comunicato. Assicurati che tutti gli stakeholder del progetto siano sulla stessa lunghezza d'onda. 

5) Definisci la strategia di comunicazione 

Una strategia di comunicazione stabilisce le aspettative di comunicazione. Dovrai dichiarare gli obiettivi del tuo piano di comunicazione del progetto, specificando cosa gli stakeholder dovrebbero aspettarsi di ricevere da ogni informazione che ricevono riguardo al progetto. Gli strumenti che usi per comunicare sono anche un elemento chiave della tua strategia di comunicazione. 

Considera di coinvolgere qui i tuoi stakeholder. Chiedi loro quali metodi di comunicazione o strumenti preferiscono utilizzare. Quali mezzi di comunicazione risuoneranno con il tuo team?

6) Usa strumenti per comunicare il tuo piano di progetto

Gli strumenti che usi per comunicare renderanno più fluido il tuo progetto o lo ostacoleranno. Se le informazioni sono diffuse in più fonti, diventa difficile sapere a cosa dare fiducia. Una volta che hai raccolto tutte le informazioni del tuo progetto, puoi comunicare il tuo progetto tramite Slack, e-mail o qualsiasi altro messaggio. Assicurati solo di mantenere aggiornata la tua fonte unica di verità con eventuali aggiornamenti del progetto. Questo stabilisce un'unica posizione come fonte affidabile per tutte le informazioni del progetto. Impedirai agli stakeholder di porre domande ripetute e ridurrai le richieste di chiarimenti agli esperti in materia. 

Come formattare un piano di comunicazione del progetto

Usa un linguaggio chiaro e conciso nel tuo piano di comunicazione per la gestione del progetto. Un template aiuterà a mantenere la tua comunicazione coerente e il tuo progetto sulla buona strada. 

Il tuo template per il piano di comunicazione del progetto dovrebbe iniziare con la data degli aggiornamenti che vengono annunciati. Segue un aggiornamento generale sullo stato o sezioni individualizzate per ciascun aggiornamento dei membri del team. Suddividi questa sezione in intestazioni e sotto-intestazioni in modo che abbia più senso per il tuo progetto e il tuo team. 

Considera di aggiungere una sezione per i riconoscimenti dei membri del team qui sotto. Sai già che stai lavorando con un team di individui talentuosi, quindi perché non mettere in risalto coloro che hanno fatto particolarmente bene di recente? Individua traguardi specifici, luoghi in cui gli stakeholder hanno eccelso e idee creative che hanno elevato il progetto. 

Chiudi il piano di comunicazione del progetto con una sezione che elenca cosa gli stakeholder possono aspettarsi di accadere successivamente. Documenta la prossima fase del progetto, inclusi incarichi, traguardi e tutto ciò che ritieni necessario. 

Perché è importante un piano di comunicazione per la gestione dei progetti?

Quali sono i vantaggi di avere un piano di comunicazione per la gestione dei progetti? Per cominciare, una comunicazione chiara è il fulcro di ogni progetto. La cattiva comunicazione porta gli stakeholder a un percorso di traguardi e opportunità mancate. Quando è stata l'ultima volta che hai completato un progetto senza comunicazione regolare? È probabile che la mancanza di comunicazione crei ostacoli che possono essere evitati con un piano di comunicazione del progetto. 

Un piano di comunicazione del progetto:

• Stabilisce aspettative su quando gli stakeholder riceveranno aggiornamenti
• Fornisce un'opportunità per il feedback 
• Aiuta a evitare potenziali rischi e problemi 
• Aumenta la produttività tra i team 
  

Un piano di comunicazione del progetto mantiene tutto il tuo team aggiornato. Dà a ogni stakeholder le stesse aspettative e rimuove le lacune nella conoscenza del progetto. Invita alla trasparenza. Il tuo piano di comunicazione del progetto dovrebbe essere delineato per soddisfare le necessità del tuo progetto e del tuo team. Un piano di comunicazione chiaro e conciso potrebbe essere un cambiamento decisivo per la tua gestione del progetto.