How to Write A Communication Plan in 9 Steps + Free Templates

5年間のプロトタイプの構築、テスト、製品が市場に適していることの確認の後、あなたは新製品を立ち上げました。 しかし、立ち上げは計画通りにはいきませんでした。 リリースの最初の週に、怒った顧客が不良品の火災危険について苦情を述べるためにカスタマーサポートラインを通じて爆発します。 

幸運なことに、あなたのコミュニケーションチームは、このシナリオのためにすでにコミュニケーションプランを持っています。 彼らは、安全上の懸念に対処するために迅速にキャンペーンを開始し、消費者との信頼を再構築し、製品を（アップデート後に）再発売することに成功します。

しかし、コミュニケーションプランは火を消すためだけのものではありません。 新製品を発売する際や重要な更新をリリースする際にも役立ちます。 それは、あなたがターゲットオーディエンスから最大の可視性を得ることを保証します。

内部的に、コミュニケーションプランはプロジェクト管理中にステークホルダーやチームメンバーを同じページに保つために不可欠です。 コミュニケーションプランはまた、従業員が必要な情報を見つけ、確認できない場合はフォローアップするための構造を確立します。

このガイドでは、コミュニケーションプランの利点、書き方、プランに含める詳細について学びます。 また、プロセスを簡素化するために、いくつかのダウンロード可能なテンプレートも含めました。

コミュニケーションプランとは何ですか？ 

コミュニケーションプランは、あなたがオーディエンスに情報を提供し、正のビジネス成果を促進することを可能にする包括的な戦略です。 

コミュニケーションプランは、ニーズを特定し、予算を優先し、タイムラインを構成し、オーディエンスに合わせたコミュニケーション方法を調整するのに役立ちます。 それは、組織からのメッセージがチャネル全体で一貫性があり、正しいターゲットオーディエンスに受け取られることを保証します。 

ほとんどの人がコミュニケーションプランを危機管理と関連付ける一方で、新製品の発売や新しいイニシアチブの提案にも使用できます。

コミュニケーションプランが説明するのは：

• 到達したい人
• ブランドをどのように提示するか
• 伝えたいメッセージ
• コミュニケーションのチャネル

この構造を使用してコミュニケーションプランを構築すると、組織の目標を達成するために必要なメッセージを持つことができます。 

プロジェクト管理におけるコミュニケーションプランとは何ですか？ 

プロジェクト管理におけるコミュニケーションプランは、進行中のプロジェクトに関する重要な情報を主要なステークホルダーにどのように伝えるかを概説します。 コミュニケーションプランは、チームメンバーがプロジェクトの更新をいつ共有すべきか、誰と共有すべきかを指定します。 

プロジェクト管理のコミュニケーションプランは、PRプランではありません。 オーディエンスを特定したり、ソーシャルメディアを調整したり、オーディエンスセグメントのためのメッセージを確立したりするのには役立ちません。 代わりに、ビジネス戦略やソーシャルメディアプランナーをこれらの目的に使用することを検討してください。

チームメンバーは、これらのプロジェクトに関する質問に答えるためにコミュニケーションプランを使用する必要があります：

• プロジェクトステークホルダーとどのようにコミュニケーションをとるか？
• 各チャネルは何のために使用されるのか？
• 非同期または同期的にコミュニケーションをとるのか？
• プロジェクトマネージャーは誰ですか？
• プロジェクトチームは誰で、それぞれの役割は何ですか？
• ステークホルダーと重要なプロジェクトの詳細をどのくらいの頻度で共有しますか？

コミュニケーションプランの重要性は何ですか？

コラボレーションと生産性を高める

知識労働者は現在、60％の時間を承認、文書の検索、アプリ間の切り替え、そして自分の仕事の機能以外の作業に費やしています。 これは、従業員が情報がどこに共有されているかを知らないときに主に発生します。 したがって、彼らは情報を得るために同僚に尋ねるのに時間を無駄にします。

分散またはリモートチームの増加に伴い、コミュニケーションに慣れるのは簡単です。 マネージャーは、業務時間外後にメールを送信し、情報は集中されず、従業員はいつ、どのようにコミュニケーションをとるべきかわからないという状況が生じます。 メールコミュニケーションの安全性と信頼性を確認することが重要です。SPFレコードチェッカー。

効果的なチームコラボレーションは自然には発生しません。 これは、あなたのチームが築くスキルの一つです。 効果的なチームコラボレーションの一つの重要な側面は、あなたのチームがどのようにコミュニケーションをとるのかを明確にすることです。 

コミュニケーションプランを通じて、チームメンバーはどこで、いつ、何を伝えるべきかを知ることができます。 「Do not disturb」やSlackなどのプラットフォームでの通知のスヌーズに関する規則を明確にします。 ガイドラインを提供することで、チーム間のアクセス可能なコミュニケーションとコラボレーションの障壁を取り除きます。 チームメンバーは、どこで、タイミングを知っていると、メッセージを送信し、アイデアを共有する際に自信を持てるようになります。

透明性を創出する

透明性は、情報が従業員、マネージャー、ステークホルダーにどれだけ利用可能で共有されているかの程度です。 従業員は、情報が容易に利用可能な場合、大きな視野を視覚化し、彼らの貢献がどのように違いを生むのかを理解することができます。

透明性は、知識共有、信頼の構築、および従業員を検証された情報で最新の状態に保つために不可欠です。

情報が常にポジティブではなくても、透明なコミュニケーションは、従業員が変化に適応し、継続的によりスマートに作業するのを助けます。

誤解とチームメンバー間の重複作業を最小限に抑える

コミュニケーションプランは、文書化されたプロセスを通じて混乱と誤解を最小限に抑えます。 その結果、あなたのチームは、情報がどこに存在するのかを明確に理解し、困難に直面したときに誰に質問すべきかを理解します。 彼らはより効率的で、フラustratedされることが少なくなるため、幸せな労働力と企業の収益の向上につながります。

正しい人があなたのメッセージを受け取ることを保証する

「わからない」と言われたり、次の人に質問を尋ねるように言われるのほどイライラすることはありません。 良いコミュニケーションプランは、誰がメッセージを受け取るのか、そしてコミュニケーションプロセスがどのように機能するのかを説明します。 

この環境では、チームメンバーは誰に質問をすべきかが分かり、情報を持っているべき人は正しい情報を持っています。

コミュニケーションプランを書くには？

1. 現在のコミュニケーション資料を監査します。 

監査を行う際に従うべきステップは次のとおりです。

• コミュニケーションプランを書く前に、下準備をしてください。 既存のコミュニケーション資料をすべて確認します。
• 過去及び現在のコミュニケーションのパターンを探します。 最良または最悪の結果をもたらしたメッセージを探します。 コミュニケーションスタイルの変化が時間とともに結果にどのように影響を与えたかに注意してください。
• チームマネージャーや従業員に、現在のコミュニケーションプランがどれほど効果的だと思うかを尋ねます。 調査ツール、インタビュー、フォーカスグループなどの定性的研究手法を使用してフィードバックを収集します。 調査では、GuruのTypeformを使用してインタラクティブなクイズを作成し、迅速にフィードバックを収集できます。
• SWOT分析を使用して、コミュニケーションの弱点、強み、脅威、機会を強調します。 コミュニケーションを妨げている要因は何ですか、そしてあなたの戦略に役立つものは何ですか？

2. 監査結果に基づいたSMART目標を設定します。 

監査の後に、その結果を使用してコミュニケーションプランの達成可能な目標を設定します。 あなたのSMART目標は、具体的で、測定可能で、達成可能で、関連性があり、タイムリーである必要があります。 

例えば、HRチームは、マネージャーになりたくない従業員のための成長マトリックスを設計するためのコミュニケーションプランを作成します。 彼らは、たとえ定量的ではなくても、プランが達成する具体的な目標を特定する必要があります。 

目標は、今後6ヶ月で従業員維持率を30％増加させることや、来年に従業員の満足度を向上させることです。 この目標を管理職に提案するために、コミュニケーションプランを使用できます。 

3. 独自の販売提案（USP）を定義します。 

あなたのUSPは、顧客や見込み客に、競合他社と差別化される重要な特徴を示す方法です。 これは、あなたのブランドだけが提供するソリューションであり、顧客は他では見つけることができません。

これらの質問に答えてあなたのUSPを特定します：

• 私のサービスや製品で解決する問題は何ですか？
• 競合他社が欠けている一つのものは何ですか？
• コピーするのが難しい特定の機能はありますか？

あなたのUSPを枠組みし、顧客に対する利点を示し、コミュニケーションプランテンプレートで使用します。 

4. あなたのミッションステートメントにUSPを結びつけます。

次に、ミッションステートメントに進みます。ブランドの全体的なアイデンティティを伝えるものであるべきです。 

たとえば、テスラのUSPは、エコフレンドリーで高品質、高性能の車を作ることです。 彼らのユニークさは、単に車を販売するだけでなく、革新的な技術を販売している点です。 それは、21世紀の最も魅力的な自動車を作り、世界の電気自動車への移行を導くという彼らのミッションステートメントに結びついています。

こちらが、ミッションとビジョンのステートメントを書くための包括的なガイドです。

5. オーディエンスを特定します

理想的な顧客とつながるには、オーディエンスのニーズと好みを深く理解することが必要です。 できるだけ多くの人にリーチしたいと思っていても、メッセージは特定のオーディエンスに合わせて調整されると最もインパクトがあります。 ターゲットを絞ることにより、より多くの質の高いリードを得ることも保証されます。

もしあなたがプロジェクトのためのコミュニケーションプランを書いているなら、オーディエンスを知ることが重要です。 

誰のために書いていますか？ 
ステークホルダーは誰ですか？ 

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ステークホルダーの例には、投資家、メディア、政府関係者、または顧客が含まれます。 もし内部チームのために書いている場合は、従業員がナレッジベースプラットフォームで参照できる包括的な文書を作成してください。 フォローアップの質問をする相手に関する情報も入れるようにしてください。

オーディエンスにプレスやメディアが含まれている場合は、あなたの目標を公共のために説明するプレスリリースを書く必要があります。 私たちは、PRチームが何を言うべきかの詳細を示すプレスリリーステンプレートの使用をお勧めします。

ターゲットオーディエンスを特定するためのヒントは以下です：

• TypeformのようなアンケートツールをGuruで使用して、好みや人口統計に関する情報を収集します。
• Google Analyticsは、サイト上のユーザーの行動や性別、年齢、場所などの人口統計データを提供します。
• ソーシャルメディアのフォロワーのパターンをチェックします。 あなたのフォロワーの大半はどの年齢層ですか？ 彼らの居住地はどこですか？ どのようなコンテンツに彼らは関与しているか？ フォロワーが少ない場合、競合他社のターゲットオーディエンスを調査することができます。

6. 各オーディエンスのコミュニケーションプランを概説および作成します。 

この時点で、あなたは異なるオーディエンスセグメントとコミュニケーションプランの目標を知っています。 各オーディエンスグループのためにメッセージを作成する際には、あなたの全体的なブランドメッセージをコミュニケーションの基盤として使用します。 

オーディエンス、宣伝したいメッセージ、宣伝するチャネルを特定するために表から始めます。

一般的なアウトラインができたら、次の質問に答えます：

• オーディエンスが知っておくべき重要な情報は何か？
• 私が解決している誤解は何か？
• オーディエンスと私のブランドの間にはどのような共通の価値があるのか？
• どのような言葉がオーディエンスに快適さと理解を与えるか？

あなたのコミュニケーションプランテンプレートのキーメッセージセクションに、回答を追加してください。 執筆中に、そのオーディエンスグループで既に活動している代表者に招待し、メッセージの個別化と正確性を向上させてください。 

7. オーディエンスに基づいて流通チャネルを決定してください 

選択するコミュニケーションチャネルは、オーディエンスが集まる場所に依存します。 

例えば、顧客とコミュニケーションをとる場合は、ニュースレターやプレスリリースを送信することが考えられます。 コールドオーディエンスとコミュニケーションをとる場合、有料広告が役立つかもしれません。 そして、従業員のためのコミュニケーションプランを作成する場合は、あなたのナレッジマネジメントソフトウェアを使用するのが、メッセージを伝える最良の方法です。

一般的なコミュニケーションチャネルには以下が含まれます：

• 販売オファー、ニュースレター、マーケティングアウトリーチメッセージを送信するためのメールマーケティング
• 企業ニュースやターゲットオーディエンスに役立つ情報を共有するためのあなたの会社のブログ
• 割引、イベントリマインダー、販売通知のためのテキストメッセージ
• ダイレクトメール、チラシ、看板、パンフレットのような印刷資料
• あなたの会社のポッドキャストや業界のポッドキャストにゲストとして出演することによるポッドキャスト広告
• インターネットを閲覧するユーザーに広告を表示するためのペイ・パー・クリック広告
• 看板、ラジオ、テレビ広告などの従来の広告
• ソーシャルメディアでオーディエンスと対話する
• 従業員、パートナー、ベンダー、および他の利害関係者とコンテンツを共有できるイントラネットプラットフォーム

8. メッセージングマトリックスを作成する

メッセージングマトリックスとは、ターゲットオーディエンス、核心的な問題、ブランドステートメント、およびコミュニケーションチャネルをまとめたチャートです。 これにより、あなたのコミュニケーションプランが常に価値提案と整合することが保証されます。 

ほとんどの組織は、異なるニーズを持つ複数のオーディエンスを持っています。あなたの製品はそれを解決します。 各オーディエンスに対してユニークなメッセージ、マーケティングキャンペーン、および配信チャネルが必要です。 あなたのメッセージングマトリックスは、メッセージが各オーディエンスとチャネルにどのように適応するかの概要を提供します。

9. 確立された成功の指標に基づいて結果を測定します。

コミュニケーションプランを実行する際、結果をその場で測定します。 ソーシャルメディアマーケティングなどのプロジェクトには、定量化可能な結果があります。 従業員の満足度を向上させるなどの他のプロジェクトは、ブランドの感情に基づく抽象的な目標達成を持つかもしれません。

何がうまくいったのか、改善すべき点に注意を払いましょう。 目標を達成できなかった場合は、タイムラインを延長するか、目標を再検討して達成可能なものにすることを考えてみてください。 

コミュニケーションプランの構成要素は何ですか？

1. コミュニケーションプランの目標

あなたのコミュニケーションプランの目標は、次の質問に答える必要があります：

• 誰にアプローチしますか？
• なぜ彼らにアプローチする必要があるのですか？
• 何を言いますか？
• メッセージを伝えるためにどのチャネルを使用しますか？
• 最大の影響を与えるために、このメッセージを伝えるのに最適な時間はいつですか？

2. ターゲットオーディエンス

プロジェクトベースのコミュニケーションプランでは、利害関係者に対してターゲットコミュニケーションを行います。 どの部門または個人がコミュニケーションプランの影響を受けますか？ 彼らがプロジェクトについて知っておくべき情報は何ですか？

オーディエンスは異なり、従業員、顧客、またはメディアを含む場合があります。 オーディエンスマップを使用して、オーディエンスをセグメント化し、各オーディエンスにユニークなメッセージを作成します。

3. メッセージ

メッセージを作成する際は、最終目標を考えてください。 コミュニケーションプランの結果として、オーディエンスにどのような行動をとってほしいですか？ 目的を早い段階で示してください。 

あなたのメッセージでこれらの質問に答えてください：

• なぜ私たちはこれをしているのですか？
• これは私たちの全体的なミッションとどのように関連していますか？
• コミュニケーションプランの後、何が変わりますか？

共感を持つことで、あなたはオーディエンスが耳にしたいことを理解するのに役立ちます。 メッセージはシンプルで、一貫性があり、正確で、明確であるべきです。

4. タイミング

タイミングは、あなたのコミュニケーションプランの成功と効果にとって重要です。 最高のコミュニケーションは、一度に行われるのではなく、時間をかけて行われます。 

人々は短い注意力を持っており、限られた時間しかありません。 あなたは、主要なメッセージを強化し、ターゲットオーディエンスの心に留めておくために、繰り返しコミュニケーションを行う必要があります。 また、予期しない事態に備えるための第二のコミュニケーションプランも必要です。

5. 配信方法

あなたのコミュニケーション戦略は、アウトリーチ活動の基盤を築きます。 これには、伝えるメッセージと各メッセージのチャネルが含まれます。 

たとえば、プロフェッショナルなオーディエンスとコミュニケーションをとっている場合、LinkedInとTwitterはInstagramやTikTokよりも効果的かもしれません。

6. コミュニケーター

社内コミュニケーションチームがいる場合は、彼らが内部および外部のオーディエンス向けのコミュニケーションプランの作成と実行を担当する必要があります。 ただし、PRチームとHRチームは、従業員に影響を与える可能性のある内部向けのコミュニケーションで協力する必要があります。

優れたコミュニケーターは通常、以下の傾向があります：

• 優れたリスナー
• 冷たいオーディエンスとつながる信頼される情報源
• 有意義な情報を収集するために適切な質問をすることを考慮している

7. フォローアップ

効果的なコミュニケーションは、情報を共有すること以上のものです。 適切な人々がデータを見て、将来のコミュニケーションを改善するためのフィードバックを提供することが必要です。

彼らはメッセージを読み、理解したか？ 彼らは欲しい行動をとるか？ 彼らがメッセージを読まなかった場合はどうなりますか？

共有した重要な情報を、従業員が読んだかどうかを知りたいですか？ Guruのカードレベルデータを使用して、組織内の特定のチームや従業員と情報を共有します。 Guruは従業員が自分のペースで情報を消化することを容易にし、彼らが読んだ内容を追跡することができます。 もし彼らがカードを読んでいない場合、フォローアップを送信してリマインドできます。

8. 誰が責任者ですか？

コミュニケーションプランの作成と実行を管理するためのコミュニケーションコーディネーターを指定します。 この役割は通常、プロジェクトマネージャーや部門長に割り当てられますが、コミュニケーションが必要な場所を聞き、欠落していることを見つけ、コミュニケーションの欠如を解決できる責任が少ない人を指定するのが賢明です。 マネージャーやチームリーダーはすでに多くのタスクを抱えているため、コミュニケーションは後回しになる可能性があります。 

関連する部門の同僚に、コミュニケーションプランの実行中に発生する可能性のある課題のリストを作成するよう依頼します。 たとえば、内部チームの採用に対する課題は何ですか？ 新製品を立ち上げる際、PRの悪夢になる可能性のある障害は予測できますか？ 予想される課題のリストを作成することで、問題を緩和するためのコミュニケーションプランを準備するのに役立ちます。

9. エグゼクティブサマリー 

エグゼクティブサマリーは、あなたのコミュニケーションプランの1ページの概要です。 これには以下が含まれるべきです：

• コアバリュー
• キーメッセージ
• 差別化要因
• 計画会議で発見された課題
• リソースが利用可能になった場合に達成したい目標
• ビジネスゴール

コミュニケーションプランの例

マーケティングコミュニケーションプラン 

マーケティングコミュニケーションプランは、製品やサービスに関する情報をターゲットオーディエンスと共有するための戦略です。 それは焦点を提供し、あなたが顧客に製品を促進する際に何を言うべきかを知ることができます。

マーケティングコミュニケーションプランには、以下が含まれます：

• ターゲット市場と理想的な顧客の説明
• 目標と目的
• SWOT分析
• タイムライン
• あなたのユニークな販売提案
• 戦略
• あなたのオーディエンスが直面している問題
• それらの痛みのポイントとあなたの製品ソリューション間の交差点
• あなたのメッセージング
• 流通チャネル

プロジェクト管理コミュニケーションプラン

プロジェクト管理コミュニケーションプランは、プロジェクトのライフサイクル全体にわたって重要な情報を利害関係者に伝える方法を説明しています。 また、プロジェクトの共同作業をする際にチームを軌道に乗せ、誰が何をしなければならず、誰が各タスクの責任を持ち、いつそれが期限かを全員が理解できるようにします。

プロジェクト管理コミュニケーションプランには、以下が含まれるべきです：

• プロジェクトの目標
• 利害関係者の詳細
• 利害関係者と共有する情報の種類
• コミュニケーションチャネル
• コミュニケーションの頻度

製品発表コミュニケーションプラン

製品発表のコミュニケーションプランは、新製品がターゲットオーディエンスとつながるために必要な可視性を得ることを保証します。 製品の更新の場合、ストーリーは競合他社や以前のバージョンとの違いを明確に示す必要があります。

製品発表計画を5つのフェーズに分けます：

1. 計画
2. プレローンチ
3. 販売とチャネルの準備
4. ローンチ日
5. ポストローンチフォローアップ

製品発表コミュニケーションプランに含めるべき詳細：

• 製品発表の主な目的
• ターゲットオーディエンス
• ポジショニングステートメント
• あなたの製品が解決する問題
• 製品の説明
• KPI
• 各活動のための主要な活動とタイムライン
• 認識キャンペーン

内部コミュニケーションプラン

正しく実践されると、内部コミュニケーションは、組織内の従業員間の効率的な協力と会話を促進するはずです。 それは、メッセージを作成し、共有すること、ならびに従業員との健全な対話を促進することを含みます。 

良好な内部コミュニケーションは、従業員が「誰も教えてくれなかった」という言葉を聞くことがないようにします。 情報が適切な人々に届かない、無視される、または輸送中に失われるというのは、すべてのサイズの組織において苛立たしい経験です。

内部コミュニケーションプランは、現代の作業環境の急増する影響を管理するためにあなたの組織を装備します。

内部コミュニケーションプランに次の詳細を含めてください：

• 対象者ペルソナ
• SMART目標
• 追跡する主要な指標
• 目標と目的を達成するためのタイムライン
• 承認プロセス
• 内部コミュニケーションツール
• 評価

変更管理コミュニケーションプラン 

変化は誰にとっても受け入れるのが難しい。 変更管理プランは、組織的な変更を実施し、従業員がこれらの変更に適応するのを助けるためのすべての戦略的プラン、プロセス、ツールを集約します。 

正しく行えば、変更管理プランは、再構築、新しい場所への移転、またはプロセスのアップグレード時に、失敗するリスクを減少させます。 それは、従業員から賛同を得る唯一の方法であり、敵対することなく行えます。

シニアマネージャーの65%が、ロバート・ハーフによって調査され、変化を成功裏に導くための最も重要な要素はコミュニケーションであると考えています。 残念ながら、70%の組織的変更の取り組みは、効果的なコミュニケーションの欠如によって失敗します。 

変更管理コミュニケーションプランに含めるべき詳細：

• 変更プロジェクト名
• プロジェクトオーナー
• 各コミュニケーションの利害関係者
• コミュニケーションの理由
• 必要なコミュニケーションの説明
• コミュニケーションの方法
• 主要なメッセージ
• タイムライン

優れた公衆および従業員関係は、コミュニケーションプランから始まります

コミュニケーションのための構造がなければ、ターゲットオーディエンスと接続したり、効率的に協力したりすることはできません。 コミュニケーションプランは、危機が発生したときに準備を整えることを保証します。 内部では、ビジネスの意思決定や重要な変更を行う際に、情報を適切に普及させます。 外部では、ブランドやその提供物の公の認識を形成するために、物語のコントロールを取ります。

Guruは、従業員コミュニケーションを専門家検証情報で補完する内部コミュニケーションソフトウェアです。 Guruを使用すると、従業員は彼らが必要なときに情報にアクセスできるため、常に情報から取り残されていると感じることはありません。

コミュニケーションプランテンプレートに関するFAQ 

コミュニケーションプランに含まれるものは何ですか？

• コミュニケーションの目的
• ターゲットオーディエンス
• 主要メッセージ
• 予想される障害
• 配信方法
• エグゼクティブサマリー

コミュニケーションプランを書くにはどうすればよいですか？

1. 現在のコミュニケーション資料を監査する
2. SMART目標を設定する
3. 対象者を特定する
4. ミッションステートメントと独自の価値を定義する
5. 各ターゲットオーディエンスのためにコミュニケーションプランを書く
6. 配信チャネルを決定する
7. 実行し、結果を測定する

コミュニケーションプランの例は何ですか？

コミュニケーションプランの例には次のものが含まれます：

• 変更管理コミュニケーションプラン
• 製品発表コミュニケーションプラン
• プロジェクト管理コミュニケーションプラン
• 内部コミュニケーションプラン
• マーケティングコミュニケーションプラン